Online Buchungs-Datenbank. Bedienungsanleitung. Tourist Information Booking Secure System V 11/2003. Vertrieb ISP

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1 Online Buchungs-Datenbank Bedienungsanleitung V 11/2003 Vertrieb ISP Versahl 336, A-6561 Ischgl, Austria Tel Fax: info@tiboss.at Technik ATEG AutomationsTechnologieEntwicklungsGesellschaft mbh Wickenburggasse 8, A-8010 Graz, Austria Tel Fax: technik@tiboss.at ISP TIBoSS 1

2 Inhaltsübersicht 1. Einführung 1.1 Systemvoraussetzungen 1.2 Installation 2. Wartung & Einstellungen 2.1 Stammdaten Betrieb Benutzer Ermäßigung Kategorie Zimmer Saison Kategoriepreis Verpflegung Verpflegungspreis Angebote 2.3 Buchung Buchungsliste Zimmerplan Auslastung Gäste 2.4 Sonstiges Layout-Einstellungen Jobs Events 2.5 Abmelden 3. Veröffentlichung TIBoSS 2

3 1. Einführung Die Buchungsdatenbank kann von jedem PC mit Internetanschluss weltweit bedient werden. Voraussetzung ist ein gültiger Benutzername und ein Passwort. Den gültigen Benutzernamen und Kennwort erhalten Sie beim Einrichten Ihres Logins. 1.1 Systemvoraussetzungen Zur Installation und Ausführung der Datenbank benötigen Sie: PC (mind. 32 MB Ram, Prozessor mit 166 MHz) Betriebssystem Win95b oder höher (kompatibel mit allen Windows Versionen) Internetzugang Bildschirmauflösung (>) 800 x 600, Schriftarten klein Internet Explorer 4.0 oder höher Gültiges Mailkonto TIBoSS 3

4 1.2 Installation Zur Installation des IMEX-Clients (= Datenbank-Modul) klicken Sie auf Members only auf dem Orteserver (z.b. Bei der erstmaligen Installation wird der IMEX-Client vom Server heruntergeladen (ca. 1,4 MB, 5 Minuten je nach Internetverbindung). Sollte der Internet Explorer folgende Meldung zeigen gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Internet Explorer auf EXTRAS INTERNETOPTIONEN: Wählen Sie die Registerkarte SICHERHEIT und klicken Sie auf den Button STUFE ANPASSEN. Im Fenster SICHERHEITSEINSTELLUNGEN setzen Sie die Sicherheitseinstellungen zurück auf Sehr Niedrig und klicken auf den Button ZURÜCKSETZEN. Klicken Sie dann auf den Button OK. Es erscheint eine Meldung, ob die Sicherheitseinstellungen wirklich zurückgesetzt werden sollen. Bestätigen Sie mit JA. TIBoSS 4

5 Bestätigen Sie die zwei noch offenen Fenster mit OK, und klicken Sie im Browser auf AKTUALISIEREN. TIBoSS (IMEX Client) wird nun neu heruntergeladen. Zu Beginn und Ende des Herunterladens erscheint jeweils dieses Hinweisfenster: Bestätigen Sie dies jeweils mit JA. Anschließend empfehlen wir Ihnen die Sicherheitseinstellungen wieder auf eine höhere Stufe zu stellen, z.b. MITTEL. Das Herunterladen des IMEX Clients muss nur einmal durchgeführt werden, mit Ausnahme, dass ein Update vom Betreiber vorgenommen wurde oder die Datei im Ordner Temporäre Internetdateien wurde gelöscht. Nach erfolgreicher Installation erscheint das Einstiegsfenster, indem Sie Ihren Benutzernamen und Passwort eingeben. (Benutzername und Passwort erhalten Sie vom Betreiber der Datenbank.) Geben Sie hier ihren Benutzernamen und Kennwort ein und klicken Sie anschließend auf ANMELDEN. TIBoSS 5

6 2. Wartung & Einstellungen Grundlegendes: Alle Daten können über die Buttons NEU oder ÄNDERN eingegeben oder verändert werden. Um Eingaben oder Änderungen wirksam zu machen, müssen Sie auf ÜBERNEHMEN klicken. Können die Daten nicht übernommen werden, kann es sein, dass nicht alle benötigten Felder ausgefüllt sind oder die Daten in einem Feld ungültig sind. (z.b. Überschneidung von Saisonen) Weiters ist es wichtig die Daten nach Bearbeitung unter dem Menü ABMELDEN zu speichern. Ausgewählte Bereiche sind blau hinterlegt. TIBoSS 6

7 2.1 Stammdaten Betrieb Um etwas neu einzugeben oder zu verändern, müssen Sie zuerst auf den Button ÄNDERN klicken, bei Beendigung der Eingabe auf ÜBERNEHMEN. Im Menü BETRIEB werden grundsätzliche Daten zum Betrieb eingegeben. Folgen Sie dabei den leeren Feldern. (Meist hat der Betreiber die Betriebsdaten bereits ausgefüllt.) Die ID-Nr. ist vom Datenbankbetreiber vorgegeben. Im Feld NAME nur den Namen des Betriebes eingeben, ohne Art oder Kategorie. (ohne z.b. Hotel). Geben Sie die Anzahl der STERNE an, falls keine 0. Wählen Sie bei ART eine Kategorie aus. Mit dem Button FINDEN AUCH ALS können Sie eine zusätzliche Kategorie angeben. (z.b. Sie vermieten Ferienwohnungen und Zimmer). BILD : Bild des Betriebes (Größe 70x50 Pixel, Format JPEG), Einfügen durch Doppelklick, Löschen durch rechte Maustaste LEEREN). In die Felder STRASSE, PLZ, ORT, TELEFON-NR 1, TELEFON-NR 2, FAX-NR, E- MAIL und HOMEPAGE (inkl. geben Sie die jeweiligen Daten ein. Im Feld BESCHREIBUNG eine kurze Beschreibung des Hauses und eventuell die Lage. Verlangen Sie eine %-mäßige Anzahlung, so können Sie dies im Feld ANZAHLUNG festlegen. Sollen Ihre Zimmer frei gemeldet werden muss das Kästchen ZIMMERFREIMELDUNG angehackt sein. Verwenden Sie auch die Software WIN-HOTEL, können Sie Ihren Win-Hotel Zimmerplan in TIBoSS importieren. bei TIBoSS 7

8 2.1.2 Benutzer Im Menü BENUTZER steht Ihnen die Benutzerverwaltung zu Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, über den Button NEU einen neuen Benutzer anzulegen, einen bestehenden Benutzer zu verändern ( ÄNDERN ) oder einen Benutzer zu LÖSCHEN. Um einen bestehenden Benutzer zu ändern, klicken Sie auf den gewünschten Benutzer im Auswahlfeld in der Ecke unten links (Der ausgewählte Benutzer ist blau hinterlegt) Bei NEUANLAGE oder ÄNDERN: Geben Sie einen NACH- und VORNAMEN ein. Im Feld ADMINISTRATOR haben Sie die Möglichkeit dem Benutzer alle Rechte zu geben, d.h. er hat auf alle Daten Zugriff und kann diese verändern aber auch löschen. Geben Sie dem Benutzer nicht die Administrator Rechte (Feld nicht ausgewählt) hat er beschränkten Zugriff, d.h. er kann die Stammdaten nicht ändern. Mindestens 1 Benutzer muss die Administrator Rechte besitzen! Im Feld BENUTZER und PASSWORT geben Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort ein, mit dem Sie sich in die Datenbank einloggen. (Benutzername und Passwort sind frei wählbar, müssen aber klein geschrieben werden, erlaubt sind nur Zahlen und Buchstaben - keine Leerzeichen und Sonderzeichen). TIBoSS 8

9 2.1.3 Ermäßigung Die Ermäßigung bezieht sich immer auf ein Zusatzbett. (Angabe in Prozent) Im Feld KÜRZEL geben Sie z.b. <6 im Feld NAME Kinder bis 6 Jahre im Feld PROZENT zweimal 50. Das bedeutet, dass ein Kind bis 6 Jahre im Zusatzbett eine Ermäßigung von 50% auf den Normalpreis erhält. Sie haben die Möglichkeit, die Ermäßigung nach Kategorie und Verpflegung zu unterscheiden, z.b. Kategorie 50% Verpflegung 0%, d.h. dass die Unterkunft (Kategorie) im Zusatzbett 50% ermäßigt ist, aber die Verpflegung voll verrechnet wird. TIBoSS 9

10 2.1.4 Kategorie Im Menü KATEGORIE werden die einzelnen Unterbringungsarten angelegt. Ziel ist nicht jedes Zimmer oder Appartement einzeln anzulegen, sondern Unterkünfte mit dem selben Preis und Ausstattung zu einer Kategorie zusammen zu fassen. Die Anzahl der einzelnen Einheiten spielt dabei keine Rolle. Dies verschafft dem Gast und Ihnen einen besseren Überblick. KÜRZEL : Geben Sie hier ein Kürzel für eine Kategorie ein (z.b. T1) NAME : Name der Kategorie (z.b. TOP 1 od. Doppelzimmer) KATEGORIEART : Wählen Sie eine passende Kategorieart aus BESCHREIBUNG INTERN : Beschreibung für den Datenbankanwender BESCHREIBUNG EXTERN : Beschreibung, die der Gast im Internet sieht BETTEN: z.b. für Doppelzimmer ANZ = 2, MAX gibt die maximale Bettenanzahl an. VERPFLEGUNG: Es kann eine oder mehrere Verpflegungen zugewiesen werden. Die Verpflegungen müssen vorher im Menü VERPFLEGUNG angelegt werden. Die Kategorie ist nur mit Verpflegung buchbar wenn Sie zugewiesen wurde. Werden mehrere Verpflegungen zugewiesen kann der Gast eine auswählen. Wurde eine Verpflegung zugewiesen, ist die Kategorie ohne Verpflegung nicht mehr buchbar. TIBoSS 10

11 2.1.5 Zimmer Im Menüpunkt ZIMMER hat man die Möglichkeit Zimmer anzulegen. Für jedes Zimmer muss eine bereits existierende Kategorie und eine Zimmernummer eingegeben werden. Jedem Zimmer kann zusätzlich eine interne Beschreibung hinzugefügt werden. Diese Zimmer bzw. Wohnungen sind nun automatisch freigeschalten und online buchbar. Alle Zimmer bzw. Wohnungen scheinen im Zimmerplan auf. (Zimmerplan siehe Punkt 2.3.3) TIBoSS 11

12 2.1.6 Saison Im Menü SAISON werden die einzelnen Saisonszeiten angelegt. Zu beachten ist dabei, dass sich die Saisonszeiten nicht überschneiden dürfen! Eine Saison die mehrmals vorkommt, muss nicht mehrmals angelegt werden, es können für ein und dieselbe Saison mehrere Zeiten angegeben werden. ( HINZUFÜGEN Button erscheint wenn Sie eine neue Saison anlegen) Im Feld ANREISETAG kann ein Anreisetag für diese Saison bestimmt werden, wird einer angegeben, ist die jeweilige Saison nur mehr ab diesem Tag buchbar. BUCHUNGSTAGE: Hier können Sie die Mindestbuchungstage in der jeweiligen Saison angeben. Unter SAISONSPLAN sehen Sie die Saisonen zeitlich geordnet nach ihrem Ablauf. TIBoSS 12

13 2.1.7 Kategoriepreis Der Preis wird je Kategorie und je Saison angegeben. Der Preis ist immer der Preis für die gesamte Kategorie für dem im Menü KATEGORIE Tag ohne jeglicher Verpflegung (ohne Frühstück!) - BETTEN ANZAHL angegebenen Wert pro Preis wird nicht pro Person sondern pro Einheit angegeben! KURZAUFENTHALTSZUSCHLAG: bezieht sich wieder auf die gesamte Kategorie (nicht pro Person sondern pro Wohnung oder Zimmer). Im Feld TAGE kann die Dauer angegeben werden bis wie lange ein Kurzaufenthaltszuschlag berechnet werden soll. BETTAUFPREIS: bezieht sich auf den Unterschied der Bettenanzahl im Menü. KATEGORIE ANZAHL BETTEN und MAXIMALE BETTENANZAHL. (Zusatzbett) ENDREINIGUNG: kann pro Kategorie (z.b. Wohnung) oder pro Person angegeben werden. TIBoSS 13

14 2.1.8 Verpflegung Geben Sie ein Kürzel und einen Namen für die Verpflegung an (z.b. fr = Frühstücksbuffet, hp = Halbpension) TIBoSS 14

15 2.1.9 Verpflegungspreis Der Verpflegungspreis muss pro Person und für jede Saison angegeben werden, er wird zur Berechnung des Gesamtpreises benötigt. Der Preis z.b. für Halbpension ist inklusiv dem Preis für das Frühstück da der Gast nicht Frühstück und Halbpension wählen kann, sondern nur Halbpension. TIBoSS 15

16 Die s sind so aufgebaut, dass der Datenbankanwender sie nur einmal eingeben muss. Es wird eine Vorlage angelegt, die notwendigen Daten werden von der Datenbank selbstständig eingesetzt. (Vergleich Serienbrief Microsoft Word). Die sogenannten Token wie z.b. Anrede, Nachname, Vorname werden als Ersatz für die tatsächlichen Daten eingefügt und beim Senden des s automatisch durch die aktuellen Daten der Buchung ersetzt. TIBoSS 16

17 Das Menü besteht aus drei s RESERVIERUNG, BESTÄTIGUNG und ABSAGE. Das RESERVIERUNG wird selbstständig von der Datenbank nach einer Buchung versandt. Die s BESTÄTIGUNG und ABSAGE werden durch den Datenbankanwender im Menü BUCHUNG BUCHUNGSLISTE durch Klick auf BESTÄTIGEN oder ABSAGEN gesendet. Jedes , dass von der Datenbank versandt wird, erhält der Datenbankanwender ebenfalls in seiner Mailbox. (zur Kontrolle und Sicherheit) TIBoSS 17

18 2.2 Angebote Im Menü Angebote können Sie Pauschalangebote und Last Minute Angebote setzen. Hinweis: Jedes Feld muss ausgefüllt sein! Sollten Sie ein Angebot für einen Tag eingeben so ist es auch nur für einen Tag buchbar. Im Feld ANREISETAG kann ein Anreisetag gewählt werden, z.b. Samstag, d.h. es ist nur möglich das Angebot mit Anreisetag Samstag zu buchen. Geben Sie einen TITEL ein. Lassen Sie das Kästchen neben AKTIV angeklickt, wenn das Angebot auf Ihrer Homepage und auf dem Ortsserver (z.b. ischgl.at) aufscheinen soll. Sie können es auch zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren, falls es erst später aufscheinen soll. TAGE: gibt an für wie viel Tage das Angebot gültig ist. (ACHTUNG: fixe Angabe, nicht Mindestaufenthaltsdauer, d.h. das Angebot ist nur für diese Anzahl von Tagen gültig). GÜLTIG VON BIS gibt an, über welchen Zeitraum das Angebot gültig ist. KATEGORIE: Geben Sie eine Kategorie an für welche das Angebot gültig ist. Im Feld PREIS geben Sie den Gesamtpreis pro Person und Tag an. (nicht pro Tag). Geben Sie eine KURZBESCHREIBUNG an, achten Sie auf die Länge. BESCHREIBUNG: Geben Sie an, was im Angebot enthalten ist usw. Die Eingabe von PAUSCHALEN und LAST MINUTE Angeboten wird gleich durchgeführt. Der Unterschied ist, dass LAST MINUTE s erst 3 Wochen vor deren Beginn aufscheinen. TIBoSS 18

19 2.3 Buchung Buchungsliste Neu im Menü BUCHUNGSLISTE ist die Spalte ART. Sie gibt an ob es sich um eine Eigenbuchung (E) oder um eine Online-Buchung handelt. Bei einer Online-Buchung wird entweder ein O für eine Normale Buchung, ein P für eine Pauschalangebots-Buchung, oder ein L für eine Lastminute-Buchung angezeigt. Die Farbe jeder einzelner Buchung zeigt, ob es sich um eine bestätigte Buchung (grün), eine Absage (weiß) oder um eine Reservierung (blau) handelt. (siehe Legende) Online-Reservierungen bzw. Eigenbuchungen können mit dem Button BESTÄTIGEN bestätigt oder mit dem Button ABSAGEN storniert werden. Bei Eigenbuchungen werden bei einer Absage bzw. Bestätigung keine s versendet. Die entsprechende Buchung wird automatisch aus dem Zimmerplan entfernt. Mit Klick auf den Button Anzeigen rechts unten, öffnet sich ein neues Fenster mit dem Zimmerplan. TIBoSS 19

20 2.3.2 Zimmerplan In diesem Fenster erhält man einen vollständigen Zimmerplan, in dem Zimmer oder Wohnungen für bestimmte Zeiträume gesperrt bzw. Eigenbuchungen durchgeführt werden können. Hier werden auch alle online gebuchten Zimmer oder Wohnungen angezeigt. Die jeweilige Farbe zeigt an, um welche Buchung es sich handelt. Wollen Sie ein Zimmer für einen bestimmten Zeitraum sperren, so klicken Sie auf den Button SPERREN. Danach bewegen Sie den Maus-Cursor in das entsprechende Zimmer im Zimmerplan, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen den Maus-Cursor bis zum Enddatum (z.b. vom , siehe Grafik). Dieser Zeitraum wird nun grau angezeigt und es öffnet sich ein Zusatzfenster, in dem man die Sperrung mit einem Kommentar versehen kann. Für eine Eigenbuchung bewegen Sie den Maus-Cursor in das entsprechende Zimmer mit Zimmerplan, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen den Maus-Cursor bis zum Enddatum (z.b. vom , siehe Grafik). Wieder öffnet sich ein Zusatzfenster in welchem die Daten für die Eigenbuchung eingegeben werden müssen. TIBoSS 20

21 Die Felder Kategorie, Betten, Zimmer Nr., Anz., Personen, Verpflegung, Anreise, Abreise werden automatisch eingefügt, können aber abgeändert werden. Im Feld GAST ist entweder durch Klick auf NEU ein neuer Gast anzulegen oder durch Klick auf AUSWAHL ein schon vorhandener Gast auszuwählen. Den Preis kann man selbst eingeben oder durch Klick auf den Button BERECHNEN einfügen. TIBoSS 21

22 2.3.3 Auslastung Hier sehen Sie die Auslastung des Betriebes aufgegliedert nach Kategorie und Zeit. Dies dient zur Kontrolle. (grün = frei, rot = besetzt). Die Zahl in Klammer zeigt an, wie viel Einheiten für diese Zeit von Ihnen im Menü Kontingent feigeschalten wurden. Die Zahl vor der Klammer zeigt, wie viel davon durch Eigenbuchungen oder Fremdbuchungen besetzt sind. TIBoSS 22

23 2.3.4 Gäste Im Menüpunkt GÄSTE sehen Sie alle Gäste, die eine Buchung bzw. Reservierung vorgenommen haben. Hier werden auch alle Buchungen die jeder einzelne Gast vorgenommen hat angezeigt. Weiters werden die jeweiligen Buchungen durch die entsprechende Farbe gekennzeichnet. (siehe Legende) Der Button INFO gibt Ihnen weitere Informationen über den Gast. Durch den Button EXPORT hat man die Möglichkeit die Adressen als Textdatei abzuspeichern. Sie können die abgespeicherten Adressen z.b. in Excel aufrufen. Öffnen Sie Excel und Klicken Sie auf DATEI, ÖFFNEN. Wählen Sie die entsprechende Datei wo Sie die Adressen abgespeichert haben. ACHTUNG: Wählen Sie Dateityp Alle Dateien. Öffnen Sie nun die entsprechende Datei. Nun öffnet sich der Textkonvertierungsassistent. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und die Adressen werden eingefügt. TIBoSS 23

24 2.4 Sonstiges Layout-Einstellungen Unter dem Menüpunkt EINSTELLUNGEN hat man die Möglichkeit, die Module von TIBoSS individuell auf jede Homepage anzupassen. Durch Klick auf den Button ÄNDERN, kann man mit der Farbanpassung beginnen. Durch Klick auf die jeweilige Farbe, kann die Farbe entweder transparent (T) oder jede andere Farbe eingestellt werden Jobs Hier wird eine Jobbörse angeboten. Betriebe die Mitarbeiter suchen, können hier Jobangebote veröffentlichen. (scheinen auf den Ortsservern auf) Events Hier können Veranstaltungen die in Ihrem Betrieb im Laufe des Jahres stattfinden, eingetragen werden. TIBoSS 24

25 2.5 Abmelden Um Daten zu speichern, müssen Sie sich vorher abmelden. Gehen Sie auf das Menü abmelden. Sie haben die Möglichkeit zu SPEICHERN oder sich ABZUMELDEN. Beim Speichern werden die Daten gesichert, die Datenbank bleibt dabei geöffnet. (warten Sie ab bis INFORMATION DATEN WURDEN GESPEICHERT erscheint) Beim Abmelden werden die Daten ebenfalls gesichert, Voraussetzung ist, dass das Feld DATEN SPEICHERN BEIM ABMELDEN ausgewählt ist. Die Datenbank wird dabei geschlossen. (warten Sie bis das Startfenster der Datenbank erscheint) Es ist sinnvoll, die Daten immer wieder während der Arbeit zu speichern. TIBoSS 25

26 3.Veröffentlichung Die Angebote werden einerseits auf Ihrer Homepage (nach Verlinkung) publiziert, weiters scheinen Sie auf Ihrem Ortsserver unter Paznaun.at und unter Pauschalangebote und Lastminute auf. Der Gast hat die Möglichkeit unter SUCHEN & BUCHEN nach Betrieben zu suchen, die zu seinem gewünschten Zeitpunkt noch Zimmer frei haben. TIBoSS 26