I n f o r m a t i o n

Transkript

1 INFORMATION I n f o r m a t i o n I N H A L T : A.eins Archiv 1 Archivierung 2 Externe Dokumente 3 Verknüpfung 3 Belege ins Archiv 4 Externe Belege 4 Dateien 5 Unterschriften 6 Verschlagwortung 6 Recherche 7 Belegverfolgung 8 Mail / Fax / CRM 9 Speicherort 10 Erweiterungen 10 Aufwand 11 D M A Mit der zunehmenden Fülle an Informationen und den Anforderungen, diese auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen, wird die digitale Dokumentenverarbeitung zu einer zentralen Leistung der Unternehmens-EDV: Selbsterstellte Dokumente werden direkt archiviert, Eingangsbelege werden eingescannt, Dateien oder s werden abgelegt. Nach allen Informationen kann unter einer einheitlichen Oberfläche recherchiert werden. Die Dokumentenverwaltung A.eins-DOC bietet Ihnen in Ausbaustufen die elektronische Ablage für alle Dokumente Ihres Unternehmens: Belege laut Abgabenordnung, wie Rechnungen, Gutschriften,... Alle in A.eins erstellten Dokumente und Auswertungen: Aufträge, Angebote, Kontrakte, Mahnungen, Übergabe von Dokumenten aus Word, Excel, Outlook an A.eins: Briefe, Kalkulationen, Übernahme von Dateien und Verknüpfung mit A.eins Elementen: Sicherheitsdatenblatt zum Artikel, Bauanleitung.,.. eingescannte Belege Das A.eins-DOC ist vollständig in A.eins integriert und bietet gegenüber externen Archiven damit entscheidende Vorteile: Integrierte Funktionalität mit einheitlicher Oberfläche in einem Programm Direkte Verknüpfung von Dokumenten, Stammdaten und Bewegungsdaten Automatische Verschlagwortung über Buchungssätze und Stammdaten Zugriffsmöglichkeit aus allen A.eins Programmbereichen Einfache Installation und Handhabung Zur einfachen Bedienbarkeit gehört auch, dass alle internen Dokumente im einheitlichen PDF Format gespeichert werden. Dies alles stellt sicher, dass der Einführungsaufwand gering bleibt. UND: Die Sicherheit wird groß geschrieben Alle Unterlagen werden im Archiv verschlüsselt abgelegt und sind somit gegen Veränderungen geschützt.

2 Seite 2 A Seit dem schreibt es die Abgabenordnung vor: Der Finanzbuchhaltung elektronisch übergebene Belege müssen elektronisch revisionssicher und auswertbar archiviert werden - und das natürlich über 10 Jahre! Darüber hinaus kann der Finanzamtsprüfer selber entscheiden, welche technischen Hilfsmittel er einsetzt: Er kann also verlangen, dass ihm die Daten elektronisch übergeben werden. Nutzen Sie die Möglichkeiten des A.eins Archivs, um Ihre Ablage effizienter zu gestalten, machen Sie aus der Not eine Tugend. Nachfolgende Ausführungen schildern das Potenzial, das im A.eins Archiv schlummert. V A. B Alle intern erzeugten Belege Das Archiv als Informations- Quelle Elektronische Verwaltung... aller in A.eins erzeugten Vorgänge und Auswertungen, z.b.: Abgesandte Handelsbriefe laut Abgabenordnung: Ausgangsrechnungen/-gutschriften Rohwarengutschriften und verkaufsbelege Kontokorrentrechnungen Kassenbelege Alle anderen Verkaufsbelege Lieferscheine Auftragsbestätigungen Angebote Wiegescheine Finanzbuchhaltungsbelege Buchungsbelege Mahnungen, Zahlungen Betriebsauswertungen Alle ausdruckbaren Statistiken Erfassungsprotokolle des Einkaufes Eingangsrechnungen und gutschriften Eingangslieferscheine Bestellungen Bestellanfragen Vertragsunterlagen Auftragsbestätigungen Kontraktbestätigungen Kontrakterfüllung Preisvereinbarungen Interne Belege und Protokolle Umlagerungen Produktion Ausschuss Provisionsabrechnung Bonusabrechnungen Abrechnungsunterlagen Journale Buchungsjournal Rechnungsaus- und Rechnungseingangsbuch Kontoblätter Umsatzsteuervoranmeldungen Abschlussunterlagen Summen- und Saldenlisten, Bilanz BWA Kostenrechnungen Warenerfolgsrechnung Kundenanschreiben Lieferbestätigungen Kontoauszüge und Mahnungen Überweisungsträger Kontraktmahnung Das alles mit automatischer Verknüpfung zu den A.eins Verursachern: Kunden, Beleg, Partie, Kontrakt, Das A.eins-DOC macht die Ablage zur Informationsquelle

3 Information Seite 3 EXTERNE DOKUMENTE Mit den automatisch archivierten A.eins Dokumenten sind häufig weitere externe Dokumente verknüpft, die natürlich dann auch in diesem Zusammenhang abgelegt werden sollen. Hierbei handelt es sich z.b. um Dokumente, die mit anderen Programmen selbst erzeugt wurden, z.b. Briefe mit Word, Kalkulationen mit Excel Empfangene elektronische Dokumente, z.b. Papierdokumente, z.b. Eingangsrechnungen Dateien im EDV System, z.b. Bilder, um einen Schaden zu dokumentieren Inhaltlich sind das dann z.b. mit Word erstellte Kundenanschreiben, die einem Kontrakt zugeordnet werden sollen Eine empfangene oder gesendete , die eine Mahnung betrifft Die schriftliche Bestätigung eines Einkaufkontraktes Eingescannte und zugeordnete Eingangsrechnungen Testate zur Partie Vertragstexte, z.b. Kaufvertrag eines Anlagegutes Unterschriebener Lieferschein Bilder zu einem Schadensfall für die Reklamationsabwicklung Das Archiv als Informationssystem ist erst komplett, wenn alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente abgelegt und in einem Zusammenhang wieder betrachtet werden können. Neben der elektronischen Ablage kommt es deshalb entscheidend darauf an, die externen Belege strukturiert zu archivieren. Bei der Archivierung wird deshalb die Zuordnung erfragt: Kunden, Vorgang, Kontrakt, Partie, etc.. Natürlich besteht die Möglichkeit, diese Zuordnungen zu überarbeiten. Offen für Fremdbelege A. VERKNÜPFUNG MIT A.EINS Aus verschiedenen A.eins Anwendungen heraus kann direkt eine Zuordnung von Dokumenten und A.eins Objekt erfolgen. Derzeit sind dies: Vorgang: alle Belegklassen im Verkauf, Einkauf, Produktion und intern Kunde /Lieferant / Interessent Artikel Kontrakt Partie Baustelle / Projekt Hotlineeintrag Finanzbuchhaltungsbeleg Anlagenbuchhaltung Besuchsbericht Jedes Objekt kann beliebig viele Archiveinträge umfassen: Einer Rechnung ist so z.b. das Rechnungsformular, eine Nachricht, ein Brief und eine Excel- Kalkulation zugeordnet. Der Aufruf des Archivs zur Rechnung stellt sofort alle zugeordneten Dokumente zur Verfügung. Die A.eins Anwendungsgliederung liefert also gleichzeitig die Archiv- Struktur - ein wesentlicher Grund für den geringen Einführungsaufwand: Kontextorientierte automatische Verschlagwortung bei der Ablage und damit erheblich reduzierter Aufwand Recherchieren am Objekt: Dokumente zur Rechnung, Schreiben zur Mahnung, Testate zur Partie Zuordnung zu A.eins einfache Ablage schnelle Suche

4 Information DATEIEN EINLESEN Im Archiv Anzeige Dialog können auf dem EDV-System befindliche Dateien einem Objekt direkt zugeordnet werden. So z.b. eine ausführliche Produktbeschreibung und/oder ein Bild zu einem Artikel die aktuelle Preiskalkulation zum Lieferanten Eine Anfahrtskizze zum Kunden, etc. Eine Abrechnungsdokumentation als Word Dokument zu einer Rechnung Auch hier öffnet sich wieder der Verschlagwortungsdialog, aus dem heraus dann die Dateizuordnung mit Hilfe der Windows-Techniken möglich ist. Ausgehend von dem Objekt, in diesem Beispiel der Rechnung, wird dann das Archivdokument gefunden. Natürlich kann für die Suche auch eins der anderen Kriterien, wie Kategorie, Stichwort, etc. verwendet werden. hinzufügen Seite 4 DRAG&DROP DROP UND SPEICHERN UNTER NTER Nachrichten, Word und Excel -Dateien, etc. können auch mittels drag&drop in das Archiv gelangen: Einfach die in das Archiv ziehen. Natürlich gelangen dann auch die Anhänge in das Archiv. Jede Fremdanwendung kennt die Funktion Speichern unter. Legen DATEIEN ÖFFNEN Externe Dateien werden im Archiv mit dem Originalprogramm geöffnet; das muss dann natürlich auf dem Rechner zur Verfügung stehen. Die geöffnete Datei steht dann für weitere Bearbeitung zur Verfügung, kann aber Sie die Datei auf dem Importpfad ab - sofort ist sie im Archiv, wo sie dann verschlagwortet bzw. zugeordnet wird. Der Importpfad kann durch entsprechende Einrichtung in den Favoriten angelegt werden - mit einem Knopfdruck ins Archiv! natürlich die archivierte Datei nicht überschreiben. Neben den bereits erwähnten Formaten Xlsx Docx und PDF werden auch zahlreiche andere unterstützt: Tiff, bmp, msg, u.a.m. Erfassung, Disposition, Avis in einem Arbeitsgang

5 Seite 5 SUCHEN UND FINDEN Die archivierten Belege können direkt aus den gewohnten A.eins Dialogen aufgerufen werden: Selektieren der Daten Markieren des gewünschten Objektes (Kunde, Artikel, Vorgang, ) Aufruf des Archivs Diese Grundfunktionalität steht in allen Bereichen von A.eins zur Verfügung: Warenwirtschaft Finanzbuchhaltung Kontrakte etc. Die Anwendung Formulararchiv stellt weitere Funktionen bereit: Suche nach Archivierungsdatum, Objekt, etc. Freie Suche im Archiv nach Kunden, Vorgängen, etc. Interne Kriterien, wie Anleger, Belegklasse Freie Kriterien, wie Stichwort, Kategorie, Betreff Als Ergebnis der Suche werden je nach Einstellung Einzelbelege alle zugehörigen Dokumente angezeigt. BELEGHISTORIE Eine Belegänderung führt zu einem erneuten Archiveintrag. Bei Aufruf des Archivs werden die Vorgänge nach Aktualität geordnet in einer Liste dargestellt. Jeder Beleg kann dann wieder angezeigt werden. Die Historie von Angeboten / Aufträgen / Kontrakten etc. ist somit inhaltlich und terminlich ebenso nachvollziehbar, wie Mengenkorrekturen an Lieferscheinen o- der Preisveränderungen in Rechnungen. Verknüpft mit einem Projekt ergeben sich weitere Datensichten.

6 Seite 6 SO GELANGEN BELEGE INS A. A.EINS DOKUMENTE INS A.-DOC schnell im Blick Intern erzeugte Belege (Rechnungen, Aufträge,, FiBu-Belege, Mahnungen,...) und Auswertungen (Kontoblatt, Umsatzliste, ) werden automatisch mit dem Druck verschlagwortet archiviert. Je Vorgangsklasse / Unterklasse und je Auswertung muss in den Stammdaten lediglich hinterlegt werden, dass dies erfolgen soll. Ein reiner Wiederholungsdruck wird erkannt und nicht archiviert; wurden jedoch Änderungen vorgenommen, erfolgt automatisch ein erneuter Archiveintrag. Somit kann auch die Historie eines Beleges, z.b. Änderungen am Angebot, lückenlos nachvollzogen werden. Die Reihenfolge ergibt sich automatisch durch Datum und Uhrzeit. Angezeigt werden die archivierten Belege direkt am Originaldokument, z.b.: Rechnung markieren, Archiv anzeigen auslösen - schon öffnet sich das Archiv! EXTERNE PAPIERBELEGE scannen Generell gelangen externe Papierdokumente, z.b. Eingangsrechnungen, Kontraktbestätigungen über den Weg Einscannen, Ablage auf dem Importpfad und automatischer Import Zuordnung in A.eins in das Archiv. Je nach Anwendungsfall unterscheiden sich jedoch die Organisationsformen. Bei geringerem Beleganfall wird der Beleg am Erfassungsplatz gescannt und direkt dem gewünschten A.eins- Objekt zugeordnet. Spezielle Verfahren stehen für die Massendatenverarbeitung, wie z.b. der Erfassung von Eingangsrechnungen im großen Maßstab, zur Verfügung. Die eingegangenen Belege werden in drei Schritten erfasst: Versehen der Belege mit Barcodeetiketten Einscannen und erkennen der Belege im Stapelbetrieb; Importpfad und Import Zuordnung der gescannten Belege zu A.eins Vorgängen anhand der Barcodenummer Damit sind die gescannten Belege zugeordnet! Über die A.eins Belegnummer, die Lieferanten-/Kundennummer kann dann ohne weitere Verschlagwortung auf die Dokumente zugegriffen werden

7 Seite 7 BELEGVERFOLGUNG Die Anwendung Vorgangsnachverfolgung VNV ermöglicht es, sich den kompletten Vorgang von z.b. Angebot bis zur Rechnung, inkl. aller Korrekturen sowie zusätzlicher Dokumente anzuzeigen. Wenn man in dieser Anwendung das Archivfenster öffnet, werden alle Belege über alle Prozessstufen angezeigt. UND Natürlich können Sie diese Dokumente sofort wieder drucken, faxen oder als versenden BELEGANSICHT ELEGANSICHT: : DERD VIEWER : D Die internen Belege werden als PDF- Datei gespeichert. Ihre Anzeige erfolgt mit dem Adobe PDF Viewer, dem Standardwerkzeug für die Betrachtung von PDF-Dateien oder der Windows Bild- und Faxanzeige. Über die Anzeige hinaus bietet das Werkzeug noch weitere Funktionen: Druck des Beleges Versenden als Kopieren des Textes zur z.b. Erzeugung eines neuen Briefes alles im Blick VERKNÜPFTE DOKUMENTE OKUMENTE: : STRECKES Vorgangsabwicklungen können sehr komplex und mit erheblichem Dokumentationsaufwand verbunden sein. Streckengeschäftsabwicklungen betreffen Ein-/Verkauf, Kontrakte, Abrufe und Avise, Transportaufträge, u.a.m.. A.eins vergibt solchen Geschäften automatisch ein Gruppenkennzeichen, unter dem die Belege des Geschäftes, ggf. auch sortiert nach Auslöse und Folgegeschäft, zusammengefasst im Archiv dargestellt werden können. : S

8 Information Seite 8 UNTERSCHRIEBENE BELEGE automatisch scannen und erkennen Suche leicht gemacht Mit der Unterschrift auf dem Lieferschein bestätigt der Kunde den korrekten Warenempfang. Ggf. enthält der Beleg noch weitere Informationen, die erst bei der Auslieferung beim Kunden bekannt werden, z.b. die exakte Heizölmenge, einen handschriftlichen Vermerk über mindere Qualität, etc.. Diese Informationen gehören hinsichtlich einer VERSCHLAGWORTUNG Die Zuordnung und Verschlagwortung der Dokumente erfolgt mit der Abspeicherung im Archiv. Interne Belege werden immer sofort verschlagwortet: Rechnungen z.b. eindeutigen Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle in das Archiv. Automatisch archiviert ist bereits der Originalbeleg. Die korrigierten Belege sollen diesem nun eindeutig zugeordnet werden und das natürlich ohne großen Mehraufwand. Die A.eins Lösung besteht aus folgenden Schritten: Mit der Erzeugung des Originalbeleges wird eine eindeutige Belegreferenznummer vergeben. Diese wird als Barcode auf den Beleg gedruckt Bei Rücklauf wird der Beleg eingescannt, der Barcode wird erkannt und der Beleg auf dieser Grundlage dem Original zugeordnet. Originalbeleg und korrigierter Beleg befinden sich jetzt also im Archiv. Bei Aufruf des Archivs zum Originalbeleg werden dann beide Dokumente angeboten. mit der Kundennummer, der Rechnungsnummer, dem Belegtyp und der Belegreferenz. Im Zusammenhang mit A.eins Objekten (Kunde, Rechnung, Partie, ) archivierte externe Belege werden hiermit automatisch referenziert. Freie Einträge müssen natürlich verschlagwortet werden. Falls gewünscht können Archiveinträge mit zusätzlichen Informationen versehen bzw. Zuordnungen geändert werden. Diese Informationen stehen zur Belegrecherche zur Verfügung.

9 Information Seite 9 MAILEN / FAXEN / DRUCKEN Archivierte Dokumente können ausgegeben werden, z.b. als Mail: Beleg markieren Funktion anwählen den Adressaten aus der Liste wählen oder manuell hinzufügen Ggf. einen Anhang hinzufügen Versenden fertig. Genauso einfach können Belege gedruckt oder gefaxt werden. CRM CRM UND UND A.EINS-DOC Integriert in das frei gestaltbare Kundeninformationssystem KUI werden dem Anwender alle Informationen aus A.eins Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung und alle archivierten Informationen in einer zentralen Sicht bereit gestellt: Statistische Information Offene Angebote / Aufträge / Rechnungen Gesprächsnotizen Wiedervorlagen Preislisten Ansprechpartner Archiv mit z.b. - Korrespondenz - Belegen - Kalkulation Aus dem KUI heraus können dann direkt wieder Vorgänge erfasst oder Briefe geschrieben werden, die dann natürlich wieder im Archiv landen. den Kunden im Blick Entsprechende Informationssysteme können für Projekte, Artikel, Partien, Kontrakte, etc. aufgebaut werden.

10 Seite 10 SPEICHERORT UND SICHERHEIT sicher ist sicher Der Speicherort des Archivs befindet sich In der (Mandanten-) Datenbank: Bei geringem Belegvolumen ist dies sinnvoll. In einer separaten (mandantenübergreifenden) Datenbank: Bei großem Belegvolumen sollte dieses Verfahren gewählt werden, zumal das Archiv auch auf einem separaten Server verlagert werden kann. Die Organisation wird durch die erwartete Größe bestimmt; kann jedoch auch geändert werden. Das A.eins Archiv ist in Container aufgeteilt. Das könnte z.b. ein Jahr, ein Monat, etc. sein, je nach Größe des Archivs. Ein abgeschlossener Container kann nur noch lesend geöffnet werden; Löschungen oder Hinzufügungen sind nicht mehr möglich. Ein Container kann dann z.b. separat gesichert werden. A.eins Archiv bedient sich der Sicherheitsmechanismen der Sybasedatenbank, so dass unbefugte technische Zugriffe ausgeschlossen sind. Innerhalb von A.eins greift das A.eins Schutzkonzept: Nur autorisierte Personen dürfen auf das Archiv zugreifen. Belege können nachträglich natürlich nicht mehr überschrieben werden; Änderungen am Urbeleg führen immer zu einer neuen (zusätzlichen) Eintragung im Archiv. Das Archiv wird mit der Tagessicherung automatisch gesichert. In Verbindung mit organisatorischen Maßnahmen, wie Hinterlegung im Safe etc., erreichen Sie eine bisher nicht erreichte Sicherheit gegenüber Feuer, Vandalismus u.a. Gefährdungen. War Ihr Papierarchiv jemals so sicher? MÖGLICHE ERWEITERUNGEN Über die beschriebenen Module hinaus stehen Erweiterungsmodule zur Verfügung. Mitarbeiter, die innerhalb A.eins keine Aufgabe haben, können mit dem Management-Studio außerhalb von A.eins auf das Archiv zugreifen, recherchieren, Archiveinträge veranlassen, Briefe schreiben etc. Die OCR-Erkennung ermöglicht es, ein Volltextrecherchesystem aufzubauen: Die Eingabe eines Suchbegriffs liefert als Ergebnis dann alle Belege, die diesen Suchbegriff enthalten.

11 Information Seite 11 INSTALLATIONS NSTALLATIONS UND EINFÜHRUNGSAUFWAND Das Archiv ist vollständig in A.eins integriert und beruht auf der bekannten Bedienoberfläche. Eine spezielle Schulung ist kaum erforderlich, der Belegviewer ist schnell erklärt. Für die Archivierung der in A.eins erzeugten Belege ist lediglich je Vorgangsklasse / -unterklasse anzugeben, welche Belegart automatisch zu archivieren ist. Dies erfolgt in wenigen Minuten und kann selbst vorgenommen werden. Bei der Neueinführung der Archivierung verursacht die Einrichtung einer separaten Archivdatenbank ca. 2 Std. Aufwand; bei einer Umstellung kommt die Belegkonvertierung hinzu. Für die Integration externer Dokumente (Eingangsrechnungen, Einkaufkontrakte, ,..) sind neben der Archiv-Lizenz (Eingangsscanning) Installationen des Archivdruckers sowie Schulungen hinsichtlich der Dokumentenzuordnung erforderlich. In ca. 6 Std. sollte dies erfolgt sein. Das Konzept des A.eins Archivs kommt im Vergleich mit externen Lösungen mit einem Bruchteil des Investitions und Einarbeitungsaufwandes aus. Da Teilaufgaben der Archivierung bereits durch Abgabenordnung erzwungen werden, ist es sicherlich sinnvoll, über den nicht mehr aufwändigen zusätzlichen Einsatz nachzudenken. und der Aufwand? A. VORTEILE DER INTERNEN A.EINS LÖSUNG A.eins verknüpft alle intern erzeugten Belege automatisch mit Objekten, wie Kunde, Rechnung, Partie, Baustelle, Anlagenbuchhaltung, etc.. Die Zuordnung gescannter Eingangsbelege zu diesen Objekten ist denkbar einfach. Einem fremden Archivsystem können Belege über eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden; die Versorgung des externen Systems mit o.a. Objekten ist damit jedoch noch nicht gewährleistet. Fremdsysteme setzen als Alternative auf die Volltextrecherche und/oder eine manuelle Klassifizierung der Dokumente. Eine Belegstrecke vom Angebot bis zur Rechnung, mit Korrekturen und ergänzenden Belegen - weder die Volltextrecherche noch Klassifizierungsverfahren werden hier sicher weiter helfen. A.eins dagegen stellt eine Automatik sicher. UND: Natürlich wollen Sie die Dokumente zur A.eins Rechnung, zur A.eins Partie, zum Kunden, etc. ad-hoc sehen - Das ist mit A.eins umgesetzt! Vorteile der Integration KOSTEN UND NUTZEN Warum wollen Sie in Ordnern suchen, wenn die EDV das doch viel schneller kann? Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten arbeitet: wie oft haben Sie schon Kopien verschickt? Alle Dokumente an (soweit erlaubt!) jedem Arbeitsplatz ohne andere darum bemühen zu müssen - wie viel Potenzial steckt alleine hier drin! Wenn Sie auf die Papierkopie nicht verzichten wollen: Lassen Sie Ihre eine(!) Rechnungskopie auf Endlospapier in einem separaten (Archiv-) Raum drucken, legen Sie den Stapel ab und verzichten Sie auf die Ablage im (Kunden-) Ordner: A.eins findet den Beleg schneller! Darum: Das A.eins-DOC - eine runde Sache Ein Baustein auf dem Weg zum digitalen Büro

12 Seite 12 SOFTWARE OFTWARECOMPANY OMPANY OMPANY AMIC GMB G MBH Spezielle Fact Sheets erhalten Sie u.a. zu folgenden Themen: CRM mit A.eins A.eins Chefcockpit Kontraktengagement und Kontraktdisposition Kundeninformationssystem Reklamationsbearbeitung Business Intelligence Intercompany Abwicklung A.eins: internationale Geschäftsabwicklung Einlagerung eclearing Datensicherheit Prozessautomatisierung Anlagenbuchhaltung Dokumentenverwaltung Rohwarenabwicklung Shop Sie finden uns im Web: SoftwareCompany AMIC GmbH Im Saal Kiel Telefon: Fax: info@amic.de Web: Copyright SoftwareCompany AMIC GmbH Alle Rechte vorbehalten