Iststandanalyse und Zielstellungen für ein Datenbanksystem zur Verwaltung von Labordaten (LIMS)

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1 Kunststoff Zentrum in Leipzig ggmbh Akkreditiertes Prüflabor Iststandanalyse und Zielstellungen für ein Datenbanksystem zur Verwaltung von Labordaten (LIMS) 1. Vorbemerkungen Im Akkreditierten Prüflabor (APL) des KuZ werden seit Jahren in steigender Zahl Prüfaufträge für externe Kunden bearbeitet. Dabei handelt e sich um Angebote und Prüfberichte pro Jahr. Hinzu kommen noch ca. 50 Prüfaufträge für interne Kunden (Projekte). Insgesamt umfassen die Prüfleistungen des APL die Bestimmung von 100 bis 150 Kennwerte und Kennwertfunktionen bestimmt. Die Zahl der zu zugrunde liegenden Prüfnormen (sie definieren die Prüfbedingungen zur Ermittlung der Kennwerte/Kennwertfunktionen) liegt im Bereich von > Die Zahl der Mitarbeiter im Prüflabor beträgt 11. Das ist auch als Nutzerzahl für Zugriffe auf die Datenbank anzusehen. Motivation für ein LIMS Die Kunden erwarten vom Prüflabor eine schnelle Reaktion auf die Anfragen eine anforderungsgerechte Umsetzung der Anfrage in ein Angebot (zunehmende Breite der nachgefragten Prüfungen, hoher Bedarf an speziell angepassten Prüfhilfsmitteln, ) ein hohes Maß an Verständnis für die Bedürfnisse der Kunden, für Veränderungen der Prüfinhalte zwischen Angebot und Auftrag eine fehlerfreie Bearbeitung der Prüfaufträge eine klare, verständliche und fehlerfreie Abfassung der Prüfberichte (Dokumentation) eine möglichst kurzfristige Erledigung der Prüfaufträge Mit der wachsenden Ausstattung mit Prüftechnik steigen der Aufwand zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Prüfgeräte und der Aufwand zur Sicherstellung der Messfähigkeit (Kalibrierung) der Geräte. Die Auslastung der Geräte insbesondere im Bereich der Umweltsimulation (Klimakammern, Xenontest, Wärmeschränke) muss optimal organisiert werden. Zugleich hat seit Jahren die Breite der Prüfungen zugenommen, was einen verstärkten Einsatz von spezieller Labortechnik, Chemikalien und weiteren Hilfsmitteln zur Folge hat. Die Gewährleistung einer hohen Qualität, Pünktlichkeit, Flexibilität in der Arbeit des APL sowie der Richtigkeit der Prüfergebnisse sind von hoher politischer (Ansehen, Akzeptanz des APL auf dem Markt) und wirtschaftlicher Bedeutung (Erzielung wachsender Umsätze und Erlöse). 1

2 2. Zielstellungen für ein LIMS Die Zielstellungen für ein LIMS im APL des KuZ lassen sich wie folgt zusammenfassen: 1. Verringerung des Aufwands für die internen Arbeits und Organisationsprozesse des APL (Optimierung Workflow) 2. Vermeidung von Redundanz und Erhöhung der Sicherheit bei der Handhabung und Verwaltung der Daten im APL (Optimierung Datensicherheit) Schwerpunkte sind dabei die Arbeits und Organisationsprozesse bei der Angebots und Auftragsbearbeitung. 3. Randbedingungen Zu den Randbedingungen zählen: Die Datenbestände und strukturen im APL Die Möglichkeiten/Erfordernisse der online Einbindung von Prüftechnik bzw. der manuellen Datenübernahme Vorhandene Systeme zur Kundendatenverwaltung (CRM) und zur Rechnungslegung (Fibu) Einführungsaufwand für ein LIMS (Zeit, stufenweise Umsetzung, ) Mitwirkung der Labormitarbeiter bei der Gestaltung/Entwicklung des LIMS Schulungs und Qualifikationsbedarf für die Nutzer Anforderungen an Hardwarestruktur und kapazität für ein LIMS Softwareanforderungen und voraussetzungen für eine LIMS 4. Darstellung der vorhandenen Datenstrukturen/Anforderungen an die Handhabung der Daten 4.1. Kundendaten 4.2. Angebotsdaten 4.3. Daten Kundenauftrag, 4.4. Auftrag für Abarbeitung Kundenauftrag im Prüflabor (Prüfauftrag) 4.5. Messdaten 4.6. Prüfberichte 4.7. Prüfleistungen (Normen, Preise) 4.8. Gerätedaten 4.9. Kapazitätsdaten Materialdaten Im Folgenden erfolgt nur eine Betrachtung der Daten 4.1. bis 4.7. Unter Definition sind die notwendigen und möglichen Daten zu verstehen, die in die entsprechende Kategorie fallen. Ist Stand meint die aktuelle Handhabung. Mit Zielstellung sind die Mindestanforderungen gemeint, die das LIMS erfüllen soll. Kundendaten (4.1.): 2

3 Definition Kundendaten: o Kundennummer o Firmenname (mehrere verbundene Firmen möglich) o Ansprechpartner (Auftraggeber, Rechnungsstelle, andere) o Adressen (Adressen Auftraggeber, Rechnungsstelle, ) o Telefonnummern o Adressen Ist Stand acecess; word o Liegen im APL bisher in Form einer Access DB vor (sehr einfache Struktur, unvollständig (z.b. hinsichtlich mehrerer AP pro Firma, abweichende Adressen für Rechnungsstelle, etc.), Fehler in der Erfassung der Firmendaten, keine Kundennummer eingeführt) o Korrekte Daten finden sich in den Prüfberichtsunterlagen (Datei und Schriftform) Zielstellung: o Übernahmen der vorhandenen Daten aus den verschiedenen Datenbeständen in eine einheitliche Datenbank o Definition einer Schnittstelle mit dem Rechnungswesen (Fibu) für korrekte Kundendaten o Optional: Einrichtung einer Schnittstelle zwischen dem LIMS und einem vorhandenen Customer Relationsship Management System (CRM) Angebotsdaten(4.2): Definition Angebotsdaten o Kundennummer o Firma o AP o Adresse o Adresse o Telefonnummer o Angebotsnummer o Angebotsdatum o Angebotene Prüfleistungen (Kurzbezeichnung Prüfnorm, Text) o Preis(e) o Rabatte Ist Stand word o Angebote werden unter Nutzung bisheriger Angebote erstellt o Daten liegen in Datei und Schriftform vor (Angebote, Aufträge) o Erstellung erfolgt auf Basis Kundenanfrage (Kundenanfrage in der Regel schriftlich ( , Fax, Brief) oder selten auf telefonisch Basis) o Eintragung der wichtigsten Angebotsdaten in Access DB (Firma, Angebotsdatum, Nr., wichtigste Prüfungen, Angebotspreis), erfolgt nur unvollständig o Übermittlung an Kunden als , Brief oder Fax 3

4 Zielstellungen o Aufruf der Kundendaten aus der Datenbank (Korrektur und Änderungsmöglichkeiten) o Verwaltung der Prüfleistungen in der Datenbank (Bezeichnung, Norm; Preis) o Vereinfachung der Erstellung der Angebote Daten zum Kundenauftrag (4.3.) Definition Auftragsdaten o Kundendaten o Eingangsdatum o Fertigstellungsdatum o Auftragsnummer des Kunden o Leistungen o Preis o Rechnungsadresse o Interne Auftragsnummer (= Nummer Prüfbericht) o Zuordnung Prüfer o Zuordnung Prüfbedingungen, geräte, o Spezielle Vereinbarungen (Teilleistungen, Prüfbericht in engl. Sprache,.) o Abweichungen (z.b. Veränderungen des Leistungsumfangs während der Auftragsbearbeitung, ) Ist Stand access, word o Bei Auftragseingang erfolgen Eintragungen in Access DB: Vergabe interner Auftrags (Berichtsnummer) Eintragung weniger Daten (Eingangsdatum, Auftrags Nummer, wichtigste Prüfleistungen, Preis) Angebot und weitere Unterlagen/Informationen sind an den Prüfauftrag angehängt Zielstellung o Sichere und übersichtliche Speicherung sowie Zugriff auf alle relevanten Auftragsdaten o Voraussetzung für effektive und rationelle Erstellung des internen Prüfauftrags Prüfauftrag (4.4.) Definition Prüfauftrag (aktuelle Bezeichnung Probenbegleit Formular) o Interne Auftragsnummer o Aufgabe o Vorlagedatum o Leistungstermin o Probenbezeichnung o Probenform o Werkstoff/Farbe o Prüfaufgaben 4

5 o o o o o Hinweise Angebots Nr. Prüfer: Freigabedatum Unterschrift Ist Stand word, handschriftlich o Eintragung der Daten in Formular o Geht mit Proben zusammen ins Labor Vergabe interner Auftrags (Berichtsnummer) Eintragung weniger Daten (Eingangsdatum, Auftrags Nummer, wichtigste Prüfleistungen, Preis) Zielstellung o Effektive und rationelle Erstellung des internen Prüfauftrags Messdaten (4.5.) Definition Messdaten o Numerische Daten (Zahlenwerte) o Graphische Daten (Messkurven) o Bilddaten (Bilddateien) o Eindeutige Zuordnung zu Prüfgerät, Prüfauftrag und Prüfer o Datum der Prüfung o Prüfbedingungen o (Kalibrierzustand des Prüfgerätes) Iststand word, excel, origin, grafikformat, im Einzelfall spezielle Formate der Prüfmaschinen Messprotokolle werden in schriftlicher oder elektronischer Form erstellt o Maschinenerstellte Messprotokolle durch das Prüfgerät (Zwick, Thermoanalyse,..) o Manuell erstellte Messprotokolle (Eintragung der Messergebnisse in elektronische oder Papierformulare) o Messprotokolle in graphischer Form (Messkurven, Bilddateien) Daten werden durch Abschreibe und copy&past in die Prüfberichte eingefügt Speicherung erfolgt vorwiegend nur in Papierform (Ausdruck der Messprotokolle, handschriftliche Aufzeichnungen) Zielstellung: Messdaten in Datenbank ablegen Alle Daten elektronisch speichern (Hardwareschnittstellen, Eingabemasken (Formulare)) Einfache Übernahme in Prüfberichte Bearbeitung der Messdaten zum Zwecke der Datenverdichtung und Auswertung in Excel/Origin Prüfberichte (4.6) 5

6 Definition Prüfberichtsdaten Deckblatt o Prüfberichtsnummer (=Auftragsnummer) o Firma o AP (Auftraggeber) o Adresse (PLZ, Ort) o Titel Prüfaufgabe o Inhaltsverzeichnis o Prüfer (Prüfgebietsverantwortlicher) Bericht o Probenbezeichnungen o Probenvorbereitung o Prüfungen Prüfgeräte Prüfbedingungen o Ergebnisse o Kommentare, Bewertungen der Ergebnisse Ist Stand word Prüfberichte stellen neben den Angeboten den umfangreichsten Dokumentationsteil der Arbeiten im Prüflabor dar (Anteil standardisierbaren Prüfberichte ist gering) Erstellung Deckblatt (Sekretariat) Erstellung Prüfbericht (Leiter APL, Prüfgebietsverantwortliche) Zielstellung Starke Vereinfachung der Erstellung der Prüfberichte unter weitgehend automatischer Einbindung aller relevanten Daten ( ) Beim Erstellen von Prüfberichten mit neuen Prüfnormen, Prüfbedingungen sollen die jeweiligen Daten direkt in die Datenbank übernommen werden können (gilt auch für die Erstellung neuer Angebote 4.2. und neuer (interner) Aufträge 4.3) Einfacher und sicherer Import der Ergebnisse in die Berichtsmaske Leichtes Bearbeiten der Ergebnisrohdaten zur Fertigstellung der Berichtsform Ergebnisrohdaten müssen unverändert bleiben und gegen Überschreiben gesichert sein 4.7 Prüfleistungen (Normen, Preise) Definition Daten Preise Kurzbezeichnung der Prüfung (Normbezeichnung) Bezeichnung Prüfung Standard Prüfbedingungen (für internen Prüfauftrag, Prüfbericht) Standardpreis Iststand excel Preisliste im Word/Excelformat 6

7 Felder: Prüfnorm; Kurzbezeichnung Prüfung; Preis Zielstellung: In Datenbank ablegen Automatischer Aufruf der entsprechenden Daten über Kurzbezeichnung an den entsprechenden Stellen in den Formularen Zusammenfassung/ Anforderungen an ein LIMS: Ablage aller relevanten Daten in der Datenbank Herstellung sicherer und einsehbarer Verknüpfungen zwischen Kundendaten, Anfragedaten, Angebotsdaten, Auftragsdaten (Kunde), Prüfauftrag (intern, extern an Koop. partner) und Prüfbericht o Gleiche Textelemente (z.b. Normbezeichnung, text, zugeordneter Preis) automatisch wiederverwenden o Flexible Handhabung der Textelemente (dokumentspezifische Anpassung) o Flexible Handhabung der Preise (kundenspezifische Preise und Rabatte) o Editierbare Zusatzinformationen anbieten (Prüfbedingungen, Prüfgeräte zu den Normen) Erstellung spezifischer Formulare für o Angebot o Prüfauftrag, Kunde o Auftragsbestätigung o Prüfauftrag, intern (Probenbegleitforumlar) o Prüfauftrag, extern (Auftrag zu Teilleistung an externen Partner) o Messdateneingabe o Interne Ergebnislisten o Prüfbericht o Rechnung (Entwurf) Generierung erforderlicher Berichte (Monatsumsatz etc.) Übernahme, Eingabemöglichkeiten für die Prüfergebnisse Automatisierbare Übernahme von Neueintragungen in Formularen in die jeweiligen Datenbankbereiche (z.b. neue Prüfnorm, neuer Preis, ) Über geeignete Indizes sollen die unterschiedlichen Dokumente sicher und eindeutig mit einander verknüpft sein. Die miteinander verknüpften Dokumente und Daten sollen auf geeignete Art und Weise leicht zur Ansicht gebracht werden können. (Wechsel zwischen verschiedenen Ansichten) Optional: Schnittstellen mit Prüfgeräten Optional: Verknüpfungen mit CRM und Fibu (Datensicherheit, Reduzierung Datenredundanz) Schlussbemerkung: Alle bisher durch uns betrachteten LIMS zeichnen sich durch folgende Merkmale aus: 7

8 Sie sind für die Abwicklung großer Durchsätze durch das Labor und für sich häufig wiederholende Prüfungen (Routineprüfungen) ausgelegt Sie sind für unsere Ansprüche überdimensioniert Sie sind unflexibel und an die spezifischen Nutzanforderungen nur schwer anpassbar Sie enthalten Module und Komponenten, die für uns nicht notwendig sind (SAP Anbindungen; Workflow Analyse Instrumente, ) Die freie Gestaltung von Prüfberichten (typischerweise in Word) ist häufig sehr eingeschränkt oder gar nicht vorgesehen. Sie gestatten nicht die frühzeitige Einflussnahme bzw. Mitwirkung bei Konzeption und Aufbau des LIMS 8

9 LIMS Kunststoff Zentrum Leipzig Anfragen, Angebote, Aufträge Messdaten Berichte Lieferantendaten Kundendaten Prüfnormen, Prüfbedingungen Preise Gerätedaten Materialdaten CRM Datenbankbereiche Prüfberichte Umsatz Fibu Prüfgeräte Schnittstellen LIMS (Datenbank) Berichte Geräteauslastung Materialverbrauch Formulare Kapazitäten (technisch, personell) Angebot Prüfauftrag, Kunde Auftragsbestätigung Prüfauftrag, intern Prüfbericht Rechnung (Entwurf) Messprotokolle Prüfauftrag, extern 9

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