Vertragsverwaltung. Fakturierung. Finanzbuchhaltung

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1 24534 Neumünster Schleusberg Telefon / Telefax / ISDN Web Mail Stand November 2005

2 Vertrags-Statistik Vertragsverwaltung Werkstattabrechnung TeKu-Statistik Fakturierung Maschinenkartei Lagerbuchhaltung Bestellwesen Finanzbuchhaltung Kundenstamm Lieferanten Seite 2

3 Die Entstehungsgeschichte von DESK Seit vielen Jahren befassen wir uns mit dem Vertrieb von Kopiertechnik, Hardware und Software. Außerdem unterhalten wir eine eigene Programmierabteilung, bisher jedoch nur für Branchenlösungen wie: Recyclingwirtschaft, Containerdienste, Landhandel usw. Wir standen vor der Frage: Programmieren wir ein eigenes Programm auch für uns, oder setzen wir eine fertige Software ein? Vor 3 Jahren entschieden wir uns für den Ankauf eines Branchenprogramms. Leider lernt man jedes Programm erst richtig kennen, wenn man es gekauft und eingesetzt hat. Neben sehr interessanten Teilen fehlte dem Programm einiges, worauf wir nicht verzichten wollten. Wir versuchten, den Programmhersteller von der Wichtigkeit zu überzeugen, fanden jedoch kein Gehör. Nach längeren eingehenden Überlegungen beschlossen wir, mit der Programmierung eines eigenen Programmpakets zu beginnen. Als Entwicklungs- und Arbeitsplattform wählten wir das Microsoft.NET Framework zusammen mit SQL Datenbank, um für alle zukünftigen Entwicklungen, was Betriebssysteme und Internet betrifft, gerüstet zu sein. Erwartungen an das neue Programm: 1. Maschinenkartei Erfassung aller eingehenden Geräte mit einer lfd. Nummer und zugehörigen Einkaufsdaten. Bei Verkauf automatische Zuweisung der Verkaufsdaten. Maschinenbestandsliste. 2. Werkstatt Abrechnung auch pro Mitarbeiter für alle durchgeführten Arbeiten, unabhängig davon, ob die Arbeit weiterberechnet wird, einem Vertrag zugeordnet werden kann oder nicht. Automatische Fakturierung der zu berechnenden Aufträge. 3. Fakturierung aller Warenrechnungen mit und ohne Zuordnung zu einer Maschine. Überprüfung der Kalkulation und Lagerbuchhaltung. Angebotswesen, Auftragsverwaltung, Lieferscheine. Teillieferungen auf allen Ebenen. 4. Klick-Verträge mit automatischer Zuordnung von Aufwand (über TEKU Leistungen und Warenlieferungen) und Ertrag (über Vertrags-Abrechnungen und Freikopien). Rohertrag, Poolabrechnungen, Zählerstandshistorie und Freikopienabrechnung. 5. Bestellwesen mit automatischen Lagerzugangsbuchungen. Seite 3

4 Aufgrund eigener Erwartungen und Anforderungen anderer Firmen bietet DESK inzwischen folgende Funktionen: Maschinenkartei Zuordnung von Einkaufs- und Verkaufswerten Zuordnung von Komponenten und Zählerständen Aufwand- und Ertragsstatistik Maschinenrechnungen Werkstatt Abrechnung Erfassung sämtlicher (auch innerbetrieblicher) Technikerleistungen Klassifizierung der Tätigkeiten über Leistungsarten (wie z.b. Weiterberechnen, Vertragsleistung, verkaufsfertig machen, Garantie) Zuweisung des Gerätes (für spätere Maschinenhistorie und Vertragsstatistik) Diverse Stundensatztypen Automatische Fakturierung von zu berechnenden TKD-Aufträgen Mitarbeiterstatistik u. a. mit allen Aufträgen, Produktivstunden, Materialien, durchschnittlichem Stundenerlös, Leistungen Mitarbeiter/Tag, Aufwendungen nach Leistungsart Vertragsabrechnung Poolabrechnung, Freikopien, Zählerstandshistorie Automatische Zuordnung von Aufwand an den Vertrag über TKD- Aufträge und Vertragslieferschein Automatische Zuordnung von Ertrag an den Vertrag durch Fakturierung von Vertragsüberhängen und Ertrag aus Freikopien Automatische Fakturierung von Vertragsüberhängen Sofortige Rohgewinn-Berechnung am Bildschirm Ergebnisermittlung aller Verträge mit Aufwand und Ertrag Vertragsmeldungen (Serienbriefe, -faxe, - s an Vertragskunden) Freikopienberechnung nach Leasingbank Warenwirtschaft Angebote Aufträge, Daueraufträge Lieferscheine Rechnungen, Barverkauf Sammelrechnungen Lagerbuchhaltung, Inventur Bestellwesen Seite 4

5 Anschluss an Finanzbuchhaltung, DATEV Schnittstelle DESK kann an die Finanzbuchhaltung angeschlossen werden. Buchungen werden automatisch für Rechnungen und Eingangsrechnungen erstellt. Außerdem besteht dadurch direkter Zugriff auf OPs und Kreditlimit. Wahlweise erstellt DESK auch Buchungen für die DATEV. List & Label Listgenerator Durch den integrierten Listgenerator mit Designer können vom Anwender eigene Listen und Beleg-Layouts erzeugt bzw. vorhandene angepasst werden. Moderne Softwareumgebung: Paralleles Arbeiten in mehreren Programmfenstern Onlinehilfe Komfortable Suchfunktion Netzwerkfähig Mandantenfähig SQL Server Datenbank Voraussetzungen für den Einsatz von DESK: Arbeitsplatz mit mindestens 1Ghz Prozessor Bildschirm mit Auflösung 1024 x 786 Bildpunkten (17 Monitor empfohlen) Windows 98 SE, Windows 2000 oder Windows XP (Windows XP empfohlen) Microsoft SQL Server oder MSDE (MSDE wird mitgeliefert) DESK im Internet: Wichtiges Merkmal einer guten Software ist die Softwarepflege: Neben einer Hotline und der normalen Pflege der Software bieten wir Ihnen Programmupdates und Neuerungen direkt über die Internetseite von DESK, so dass Sie sich sofort über Neuerungen informieren und Updates herunterladen können. Seite 5

6 Maschinenkartei zur Anlage und Pflege der Geräte: Hier werden alle Maschinen angelegt und der Maschinenbestand gepflegt. Die Einkaufsdaten (Lieferant, EK-Preis ) werden zugewiesen. Komponenten können bereits hier eingetragen werden oder automatisch über einen TKD Auftrag mit der Leistungsart Geräte-Aufbesserung. Verkaufsdaten (Kunde, VK-Preis ) können manuell zugewiesen werden oder automatisch durch Fakturierung einer Maschinenrechnung. Eine Zählerhistorie ist einsehbar, und Sie erhalten sofort Einblick in den Aufwand und Ertrag der Maschine. Erfassung des Maschinenkopfes Hier kann auch unter Kunde der Stellplatz des Gerätes eingetragen werden, so dass bei einem TEKU-Auftrag der Standort für den Techniker übertragen werden kann. Seite 6

7 Ausdruck einer Maschinenkarteikarte (mit allen Komponenten): Seite 7

8 Ausdruck Maschinendatei und Maschinenbestand: Seite 8

9 TKD Aufträge erfassen und bearbeiten: Hierüber werden alle Technikertätigkeiten erfasst und disponiert. Maschinen bzw. Geräte können zugewiesen werden (die Suche kann über Kunde oder Maschinenkartei erfolgen). Es können Materialleistungen und Arbeitszeiten erfasst werden Vertragsleistungen werden dem Vertrag sofort angelastet. Zu berechnende Aufträge können freigegeben und automatisch fakturiert werden. Kundenauswahl Suche über Maschinenauswahl Seite 9

10 Zuweisung Maschine und Leistungsart (oben) Erfassung der Arbeitszeiten Seite 10

11 Beispielausdruck für einen TKD Auftrag (das Layout ist frei definierbar): Seite 11

12 TKD Auftragsstatistik nach Leistungsarten: Seite 12

13 Belegerfassung (Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen): Hier werden Aufträge, Daueraufträge für wiederkehrende Leistungen, Angebote, Lieferscheine, Vertrags-Lieferscheine, Rechnungen und Maschinenrechnungen erfasst. Belege können umgewandelt werden, d.h. es wird z.b. aus einem Auftrag ein Lieferschein erzeugt. Teillieferungen sind möglich. Es können Text- und Artikelpositionen angelegt werden. Zuweisung einer Maschine ist zu jeder Artikelzeile möglich. Neben der normalen Artikelsuche kann auch über Zubehörartikel einer Maschine gesucht werden. Vertragslieferscheine werden sofort dem Vertrag angelastet. Rechnungen aus TKD-Aufträgen werden automatisch nach Freigabe erzeugt. Abgeschlossene Belege können in der Fibu verbucht oder an die DATEV Schnittstelle übergeben werden. Erfassung des Belegkopfes (wahlweise mit Lieferanschrift) Seite 13

14 Erfassung von Artikeln (Änderung von erfassten Positionen ist jederzeit möglich). Erfassung von Teilpositionen (Teillieferungen eines Auftrages) Seite 14

15 Ausdruck eines Lieferscheins (Layout frei definierbar): Seite 15

16 Ausdruck einer Rechnung (Layout frei definierbar): Seite 16

17 Klickverträge: Für jeden Vertrag wird die Berechnungsart (Freikopien, Poolabrechnung ) festgelegt. Es können beliebig viele Maschinen zugewiesen werden. Die Maschinen des Vertrages können unterschiedlichen Pools zugeordnet werden. Für die so genannten Freikopien kann die Zahlungsbank mit Abrechnungszeitraum hinterlegt werden. Jeder Vertragsmaschine können Freiartikel zugewiesen werden, d.h. Artikel, die als Vertragsleistung ohne Berechnung enthalten sein sollen. Sie erhalten am Bildschirm sofort Auskunft über den aktuellen Stand des Vertrages mit geleistetem Aufwand, erwirtschaftetem Ertrag und Rohgewinn. Erfassung des Vertragkopfes mit Kunden und Berechnungsart Seite 17

18 Erfassung der Maschine für den Vertrag mit Freiartikeln (unten) Seite 18

19 Anzeige des für den Vertrag geleisteten Aufwandes: Anzeige des Vertrag-Ertrages: Seite 19

20 Ausdruck Vertrag mit aktuellen Maschinenwerten: Seite 20

21 Vertragslieferscheine Hier werden nur Artikel zugelassen, die als ohne Berechnung im Klick-Vertrag hinterlegt sind. Sie werden dem Vertrag als Aufwand angelastet. Seite 21

22 Erfassung der aktuellen Zählerstände: Automatische Berechnung der Verträge, mit Überhängen (Sockelbetrag frei wählbar) Seite 22

23 Vertrag Aufwand und Ertrag Hiermit erhalten Sie sofort eine Vertragsübersicht mit dem Stand aller Verträge. Verträge, bei denen der Aufwand größer als der Ertrag ist, werden in rot dargestellt. Außerdem können Sie Serienbriefe, -faxe oder s an die Vertragskunden erstellen, um z.b. die Kunden anzufaxen, die seit einem bestimmten Zeitraum keine Zählerstände mehr gemeldet haben. Seite 23

24 Bestellwesen: Das Bestellwesen ist ähnlich der normalen Belegerfassung. Allerdings können im Lieferantenstamm Lieferantenartikel mit Bestellnummer, Preis und Rabatt angelegt werden. Erfassung des Wareneingangs mit automatischer Buchung des Wareneingangs Seite 24

25 Bestellformular Seite 25

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