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1 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 1

2 PUBLIS Public Info Service AG die Organisation von Gemeinden für Gemeinden Publis BPMN 2.0 Prozessmanagement as a Service epool-info vom 19. Februar 2014 in Lenzburg Ruedi Kurt, Gérald Strub PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 2

3 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept 3. Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe 4. Gemeinsame Umsetzung in der Praxis 5. Nutzen und Mehrwert BPMN 2.0 as a Service 6. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 3

4 Begrüssung, Zielsetzung Die Teilnehmenden - kennen die Grundlage und den Inhalt des Publis BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzepts nach ech Standard - wissen, wie die Geschäftsprozesse und die Organisationskultur entwickelt und verbessert werden können - Verstehen die Anwendungsmethodik des BPMN-Tools - Verstehen, was der Nutzen und Mehrwert der Dienstleistung Prozessmanagement as a Service bietet PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 4

5 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept 3. Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe 4. Gemeinsame Umsetzung in der Praxis 5. Nutzen und Mehrwert BPMN 2.0 as a Service 6. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 5

6 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Warum erweitert Publis das Dienstleistungsportfolio? - Standortbestimmung und Bedürfnis-Analyse im Erwartungshaltung der Mitgliedergemeinden an Publis - Erkenntnisse und Erfahrung aus umgesetzten Projekten - Stetig verändernde Anforderungen und Bedürfnisse an die Verwaltungen Dies erfordert tiefgreifende Veränderung der Strukturen und Prozesse PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 6

7 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Publis Dienstleistungsportfolio Organisationsberatung Strategie und Entwicklung Unabhängige Evaluationen Projektleistungen & & & & E-Government Prozessgestaltung Ausschreibungen Interimsleistungen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 7

8 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Publis Entwicklungsplanung Publis Entwicklungsplanung Check-up Organisations- und Informatikstatus Definieren kurz-, mittel-, langfristiger Veränderungsbedarf Benchmarking / Vergleich mit anderen Gemeinden Kostenlose Beratungsleistungen Neutraler Verwaltungsbericht Neurale Budgetunterstützung Informatik- Benchmarking Gemeinschafts- Leistungen Nutzen Mehrwert Kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess Konstante Entlastung der Verwaltungsressourcen Ausschöpfung Optimierungs- Kostensenkungspotential Kontinuierliche Qualitätssteigerung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 8

9 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Publis BPMN 2.0 as a service Zertifizierung Publis Projektleiter SGO Prozessmanager Beratung Prozessanalyse Methodenberatung Prozessaufnahme Projekte Einführung BPMN Spezifikation Customizing Einführung Umsetzung BPMN 2.0 ech Standard (Geschäfts-Prozess-Management Tool Xpert.ivy) - Modellierung - Publizierung - Freigabe PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 9

10 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Ausgangslage E-Government-Strategie Ziele E-Government-Strategie CH 1. Die Wirtschaft wickelt den Verkehr mit den Behörden elektronisch ab 2. Die Behörden haben Ihre Geschäftsprozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch 3. Die Bevölkerung kann die wichtigen häufigen oder mit grossem Aufwand verbundenen Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 10

11 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept ech Standards Der Verein - Erstellt Standards für E-Government CH - Auftrag im Rahmen der Umsetzung der E-Government Strategie CH - ech-standards haben den Status von Empfehlungen - Der Einsatz der Standards kann auf Stufe Bund, Kantone oder Städten und Gemeinden für verbindlich erklärt werden. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 11

12 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Relevante Standards 0070 Leistungsinventar welche Prozesse? Dokumentationsstandard Prozesse grafisch darstellen BPMN-Modellierungskonventionen BPM Starter Kit welcher Inhalt? welche Symbole? wie anwenden? Hilfsmittel zur Umsetzung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 12

13 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Sichten der Verwaltungsarchitektur Aufbauorganisation Welche Organisationseinheiten sind an welchen Prozessen beteiligt? Welche IT-Systeme sind von der Änderung eines bestimmten Prozesses betroffen? IT Prozessmodell (BPMN) Wo werden welche Daten benötigt? Risiken und Kontrollen Welche Prozesse müssen betrachtet werden, um ein bestimmtes Risiko zu minimieren? Dokumente und Daten PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 13

14 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Prozessmodell-Hierarchie Ebene 1 Prozesslandkarte (Unternehmensmodell) Ebene 3 Ebene 2 Hauptprozesse od. Prozessgruppe (Bereichsmodell) Prozesse (Prozessmodell 1. Stufe) Ebene 4 Teil-/Unterprozesse (n - Stufen) PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 14

15 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Verknüpfungen - Verknüpfung mit Aufbauorganisation oder Rollen - Verknüpfung mit Dokumenten und Daten - Verknüpfung mit IT-System: IT-Landkarte - Verknüpfung mit IT-Systemen: IT-Architektur - Verknüpfung mit IT: Services - Verknüpfung mit Risiken, Kontrollen und Kennzahlen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 15

16 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Verknüpfungen Beispiel 1 PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 16

17 BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept Konventionen und Methodik Legen Sie in Abhängigkeit von Ihren Modellierungszwecken fest: - Wie Sie bei der Entwicklung der verschiedenen Sichten vorgehen wollen. - Welche Ebenen Sie verwenden - Wie detailliert Sie auf jeder Ebene welche Inhalte modellieren - Welche Sichten Sie verwenden - Welche Notationen Sie verwenden - Welche Symbole Sie daraus verwenden - Welche Verbindungen zwischen den Sichten Sie modellieren Resultat: Prozessmanagement- und Konventionenhandbuch PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 17

18 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept 3. Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe 4. Gemeinsame Umsetzung in der Praxis 5. Nutzen und Mehrwert BPMN 2.0 as a Service 6. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 18

19 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Projektabwicklung - Die Projektabwicklung in einem BPM-Projekt stellt uns vor neue Herausforderungen, welche mit herkömmlichen Vorgehensmodellen oft nur schwer berücksichtigt werden können Frage: - Welches methodische Vorgehen sollen wir bei der Durchführung eines BPMN-Projektes anwenden? - Rufen wir uns zuerst nochmals den vereinfachten BPM-Kreislauf in Erinnerung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 19

20 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Geschäftsprozess-Management Controlling Überwachung Auswertung Optimierung Projektabschluss Operative Umsetzung Schulung / Einführung Projektabschluss Betrieb Projektantrag und Organisation BPM Projekt- Phasen Standortbestimmung Situationsanalyse Definition Projektziele BPM-Rollen BPM-Doku-Struktur BPM-Organisation Organisationshandbuch Auswirkungen auf Organisation Organisation anpassen Erstellen von Prozessverzeichnis Prozesslandkarte Prozessmerkmale Prozessmodellierung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 20

21 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Prozessmanagement Rollen Für die Aufgaben-Erfüllung im Rahmen eines BPMN-Projekts sind unterschiedliche Rollen und Skills notwendig Prozessausschuss (Prozessverantwortliche & Prozessanalyst) Prozessanalyst (Prozessmodellierer - Publis Prozessmanager) Prozessmanager (Abteilungsleiter) Prozessverantwortlicher (Prozessowner Verwaltungsleiter) Mitarbeiter PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 21

22 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Prozessmanagement Rollen & Hauptaufgaben Prozessausschuss (Prozessverantwortliche & Prozessanalyst) Prozessanalyst (Prozessmodellierer - Publis Prozessmanager) Prozessverantwortlicher (Prozessowner Verwaltungsleiter) Prozessmanager (Abteilungsleiter) Mitarbeiter Abstimmung Prozessstrategie Freigabe Ressourcen / Budget Verträglichkeitsprüfung, Kompatibilität Modellieren der Prozesse Prozessdokumentation Ansprechpartner & Support für Bereiche Prozessziele und Messgrössen Leiten, beauftragen Prozessreviews Initiiert, steuert, koordiniert Massnahmen Operative Führung & Steuerung Prozesse Initiieren von Prozesslücken Planung, Mitwirkung bei Verbesserungen Prozessdurchführung Daten/Infos von u. über Prozesse abrufen Feedback & Mitarbeit bei der Optimierung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 22

23 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Publis Instrumentierung für die fachliche BPMN Umsetzung modellieren publizieren freigeben PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 23

24 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Publis Tool Xpert.ivy Modeller Was ist der Nutzen und Zweck von «Xpert.ivy Modeller»? - BPMN-Entwicklungswerkzeug, um unterschiedliche Aspekte der Verwaltungstwicklung und -führung mittels methodischem Ansatz zu entwickeln, dokumentieren, implementiert und zu steuern - Grafische Darstellungen bzw. Modelle bilden die Grundlage dazu und werden in einem zentralen Repository bzw. einer Datenbank vorgehalten - Integrierte Analysefunktionen in Form von Berichten ermöglichen umfangreiche Auswertungen zur Prozessoptimierung - Die Ergebnisse können zur Weiterverarbeitung in MS Office-Anwendungen exportiert werden PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 24

25 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Publis Tool Xpert.ivy Modeller Inhalt - Unterstützt BPMN 2.0 und die relevanten ech-standards - Effiziente und intuitive Modellierung / integrierte Konsistenzprüfung - Unterschiedliche Sichten abbildbar (z.b. Prozesslandkarte, Risikolandkarte, Organigramme, IT-Landschaften etc.) - Vorkonfigurierte Auswertungen und Dokumentationen (z.b. Prozesshandbuch, Risiko Kontroll-Matrix) Publis Modellierungs-Leistungen - Die Beschaffung des Tools und das Know how für die Modellierung und Anwendung wird von Publis erfüllt - Publis Gemeinden erhalten BPMN 2.0 as a Service PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 25

26 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Publis Tool Xpert.ivy Modeller Ebene Sichten PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 26

27 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Publis Tool Xpert.ivy Modeller Beispiel: Mahnverfahren PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 27

28 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Publis Tool Xpert.ivy Publish Was ist der Nutzen und Zweck von «Xpert.ivy Publish»? - Xpert.ivy Publish ist die leistungsfähige Komponente zur Prozessvisualisierung und -Dokumentation - Ist ein innovatives Prozessportal, das unterschiedliche Sichten wie Prozesse, Dokumente, IT-Strukturen, etc. dynamisch darstellt - Durch interaktive Navigation bietet es den verschiedenen Adressaten in der Verwaltung eine Orientierungshilfe und Unterstützung zur Erfüllung der spezifischen Aufgaben - Verbindet die Akteure bzw. Mitarbeitenden der Verwaltung, schafft Transparenz und Raum für Veränderungen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 28

29 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Publis Tool Xpert.ivy Publish Inhalt - Ist Single Point of Information, der dem Benutzer einfache Suchund Navigationsmöglichkeiten bietet - Basis standardisierter Methoden und effizienter Zusammenarbeit - Dient als Drehscheibe zwischen den IT-Systemen bzw. deren Informationen Nutzungsleistungen - Darstellungen und Auswertungen lassen sich individualisieren bzw. personalisieren - Über die Rechteverwaltung wird die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen gewährleistet - Einsatzgebiete sind z.b. IKS, GEVER, elektronische Organisationshandbücher, etc. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 29

30 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Publis Tool Xpert.ivy Publish Informationsumfang von «Xpert.ivy Publish» - Effiziente Bereitstellung von Prozesswissen und Dokumentation - Beinhaltet die Prüfung und Freigabe neuer Inhalte - Verschiedene Arten der Informationsdarstellung (Grafik, Ablauf, Tabelle, etc.) - Feedback-Funktionen und Integrierte Berichtsgenerierung - Unterstützt die gezielte Verteilung an ausgewählte Empfänger - Berechtigungssteuerung und integrierter Glossar - Effiziente Suchfunktion PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 30

31 Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe Publis Tool Xpert.ivy Publish PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 31

32 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept 3. Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe 4. Gemeinsame Umsetzung in der Praxis 5. Nutzen und Mehrwert BPMN 2.0 as a Service 6. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 32

33 Publis Projektvorgehen BPMN 2.0 Umsetzung Methodik Konzeption Konventionen-Handbuch Terminologie Realisierung Referenzbeispiele Einführung Erfassungsvorlagen Organisation Prozessorganisation Rollenkonzept Freigabeverfahren Prozessverantwortung Berechtigungskonzept Einführung Prozessorganisation Fachlicher Betrieb System Spezifikation, Customizing Web-Portal, Reporting, Schnittstellen, Workflow Realisierung Customizing Mitarbeit Customizing Test & Abnahme Daten Konzept, Datenmigration Datenbereinigung Datenbereitstellung Datenmigration Schulung Prozess-Schulung Schulungsunterlagen Prozess-Schulung Informatik Software as a Service Software as a Service Software as a Service Zuständigkeit: blau = Publis schwarz = Gemeinde PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 33

34 Publis Projektvorgehen BPMN 2.0 Umsetzung Publis Cloud Eine Installation und ein Hosting für alle Zugang auf Repository ist Rollenbasierend pro Gemeinde Jede Gemeinde hat nur Zugang auf das eigene Repository Jede Gemeinde hat Zugriff auf ihre eigenen Daten Repository / Gemeinde A Repository / Gemeinde B Repository / Gemeinde Y PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 34

35 Publis Projektvorgehen BPMN 2.0 Umsetzung Prozesslandkarte Verwaltung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 35

36 Publis Projektvorgehen BPMN 2.0 Umsetzung Prozesslandkarte Ebene 2 / Prozessgruppe Steuern PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 36

37 Publis Projektvorgehen BPMN 2.0 Umsetzung Prozesslandkarte Ebene 3 / Prozessgruppe Steuererklärung PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 37

38 Publis Projektvorgehen BPMN 2.0 Umsetzung Prozesslandkarte Ebene 4 / BPMN-Diagramm «Mahnwesen» PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 38

39 Publis Projektvorgehen BPMN 2.0 Umsetzung: Beispiel - BPMN.CH Prozess Plattform PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 39

40 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept 3. Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe 4. Gemeinsame Umsetzung in der Praxis 5. Nutzen und Mehrwert BPMN 2.0 as a Service 6. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 40

41 Nutzen und Mehrwert BPMN 2.0 as a Service - BPMN 2.0 as a Service Kosten und Leistungen sind bei Ruedi Kurt, zu beziehen. PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 41

42 Nutzen und Mehrwert BPMN 2.0 as a Service - Keine Investitionskosten > Gemeinden beziehen BPMN 2.0 /ech- Standard als Service-Leistung von Publis - Die Gemeinden müssen ein moderates internes BPMN Know How aufbauen > es fallen minimale Schulungskosten an - Die Dienstleistung Prozessgestaltung und optimierung wird von Publis durch zertifizierte Prozessmanager erbracht - Die Prozessmodellierung und entwicklung wird gemeinsam erarbeitet > die Dokumentation erfolgt zentral durch Publis - Die Gemeinden haben jederzeit Zugriff auf ihre Prozesse PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 42

43 Vorteile Publis BPMN 2.0 as a Service - Reviews und periodische Anpassung der Prozesse erfolgen in enger Zusammenarbeit mit Publis - BPMN-Lösungen sind der Schlüssel für optimierte und flexible Geschäftsprozesse - Das Geld steckt letztlich in den Geschäftsprozessen - Nur wer seine Prozesse kennt, kann diese gezielt optimieren und seine Ressourcen effizient und effektiv einsetzen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 43

44 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept 3. Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe 4. Gemeinsame Umsetzung in der Praxis 5. Nutzen und Mehrwert BPMN 2.0 as a Service 6. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 44

45 Beantwortung von Fragen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 45

46 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. BPMN 2.0 Prozessmanagement Konzept 3. Vorgehen / Modellierung / Publizierung / Freigabe 4. Gemeinsame Umsetzung in der Praxis 5. Nutzen und Mehrwert BPMN 2.0 as a Service 6. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen 7. Abschluss und Apéro PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 46

47 Weitere Veranstaltungen Publis - Publis epool Veranstaltung zum Thema: «Kurzeinführung für neu gewählte Gemeinderäte»; Durchführung 7. Mai Publis epool Veranstaltung zum Thema: «Beschaffungen im Informatikumfeld»; Durchführung noch offen - Publis epool Veranstaltung zum Thema: «IKS internes Kontrollsystem»; Durchführung noch offen PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 47

48 Abschluss Informationen auf und Facebook-Seite Publis Public Info Service AG, Niederlenzerstrasse 25, 5600 Lenzburg, Mail Telefon PUBLIS Public Info Service AG Publis epool BPMN 2.0 Prozessmanagement 19. Februar 2014 Seite 48

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