smartpoint Meetings. SharePoint Produktlösungen SharePoint Produktlösung Einfach eingespielt. Einfach verwendbar. Einfach produktiv.

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1 SharePoint Produktlösungen Einfach eingespielt. Einfach verwendbar. Einfach produktiv. smartpoint Meetings. SharePoint Produktlösung smartpoint IT consulting GmbH Version 1b Richard Pfeiffer, MA +43 (664) think big start smart!

2 Die Produktlösung auf einen Blick: Entwickler: Supports: Perfekt für: smartpoint Microsoft SharePoint 2010, Microsoft SharePoint 2013 (ab Foundation) Administratoren, Management, Entwickler, End-User Preis, EUR : 4.900,- Lizensierung: Teststellung: Wartung: per Web Front End Server kostenlos am Demoportal 18% p.a. Kurzbeschreibung Professionelle Meeting-Abwicklung direkt in Microsoft SharePoint smartpoint Meetings bietet alle nötigen Funktionalitäten um den vielfältigen Herausforderungen an eine digitale Meeting-Lösung gerecht zu werden. Die Übersicht über alle angelegten Meeting-Workspaces wird durch ein grafisches Kachel-Dashboard erleichtert. Dies kann auch als Einstiegsseite für Ihre Mitarbeiter verstanden werden. Innerhalb der Arbeitsbereiche bietet die Lösung einen grafischen Eventselektor sowie sechs frei konfigurier- sowie platzierbare WebParts (Details, Protokolle, Anhänge, Agenda, Aufgaben, offene Aufgaben). Abbildung 1: Startseite des smartpoint Meetings. Arbeitsbereiches Seite 2 von 6

3 smartpoint Meetings Quick-Wins Erleben Sie die Vorteile direkt auf unserem Demoportal Meeting-Komplettlösung für Microsoft SharePoint Grafischer Eventselektor für die Terminauswahl Grafisches Tile-Dashboard als Übersicht über alle Meeting-Arbeitsbereiche Rechteabhängige Ansichten des Dashboards Frei konfigurier- sowie platzierbare WebParts (Details, Protokolle, Anhänge, Agenda, Aufgaben, offene Aufgaben) Verwaltung aller relevanten Informationen und Dateien in einem einzigen Fenster Festgelegte Aufgaben können beliebig getrennt und neu verbunden werden Microsoft-Outlook-Kompatibilität Erstellung der Arbeitsbereiche auf Basis von vordefinierten Vorlagen smartpoint Meetings. Kernfunktionen Tile-Dashboard Das grafische Dashboard kann als Einstiegsseite für die Anwender angesehen werden. Es werden nur die jeweiligen Meetings angezeigt, für die der Benutzer auch berechtigt ist. Auf diesem Weg können alle relevanten Informationen auf einen Blick eingesehen werden. Die Farbe der Kacheln ist in unserem Beispiel an den Projektstart, sowie die Dauer des Projekts gekoppelt. Hier kann jede beliebige Logik frei hinterlegt werden. Die Icons im rechten unteren Eck einer jeden Kachel stehen für den Status des Projekts. Mittels Mouse-Over-Effekt werden der aktuell letzte sowie der kommende Termin angezeigt. Im unteren Bereich erhält man eine visualisierte Übersicht über das Verhältnis von abgeschlossenen zu offenen Aufgaben. Seite 3 von 6

4 Grafischer Eventselektor Die Terminauswahl erfolgt im Meeting-Arbeitsbereich durch einen grafischen Eventselektor. Die Termine werden monatsweise gefiltert dargestellt. Mittels der Navigationspfeile können Sie zwischen den einzelnen Monaten blättern. Gibt es mehrere Termine an einem Tag, so werden diese entsprechend gruppiert. Wird ein Termin per Mausklick selektiert, so wird dieser orange gekennzeichnet und die restlichen Webparts auf der Seite filtern die passenden Informationen. Mittels neues Meeting können Sie direkt ein neues Meeting erstellen. Agendapflege alles in einem Fenster smartpoint Meetings ermöglicht die gesamte Abarbeitung von einzelnen Agendapunkten in einem einzigen Fenster. Aufgaben und Anhänge können dem Besprechungspunkt direkt zugewiesen werden. Wenn Sie einzelne Elemente wieder löschen möchten bzw. Aufgaben einem anderen Agendapunkt zuordnen wollen, so können Sie dies ebenfalls ohne Medienbruch, direkt in dem Eingabefenster vornehmen. Frei konfigurier- und platzierbare WebParts Die verwendeten WebParts und Controls können frei konfiguriert, also mit verschiedenen Größen oder Ansichten versehen sowie platziert werden. Es stehen folgende WebParts zur Verfügung: Details, Agenda, Aufgaben (Terminbezogen), offene Aufgaben (Arbeitsbereichbezogen), Anhänge, Protokolle. Seite 4 von 6

5 automatisierte Protokollerstellung Per Knopfdruck wird ein automatisch generiertes Meeting- Protokoll erstellt, welches alle von Ihnen eingegebenen und im Verlauf des Meetings besprochenen Information beinhaltet. Die Erstellung erfolgt auf Basis einer zuvor definierten Microsoft Word Vorlage. Hier wird mit Platzhaltern gearbeitet, sodass das Protokoll gänzlich an Ihre Anforderungen und Corporate Design angepasst werden kann. Microsoft Outlook Kompatibilität Die jeweiligen Kalender sowie Aufgabenlisten der Meeting- Workspaces können direkt in Microsoft Outlook angezeigt werden. Auf diesem Weg lassen sich beispielsweise Meetings einfach in Outlook anlegen, um sie anschließend in Microsoft SharePoint bearbeiten zu können. Termine können somit auch schnell mittels copy/paste erstellt und über Wochen und Monate verteilt werden. Alle Änderungen werden sofort und ohne Zeitverlust in Microsoft SharePoint gesynct. smartpoint Meetings optionale Features* *nicht im Standardlizenzangebot enthalten automatische Erstellung der Meeting-Arbeitsbereiche (smartpoint Provisionsing) Automatische Anlage von Agendapunkten (gemäß d. Kategorie des Meetings) Redirect Web Part automatische URL Weiterleitung Monitoring Timer-Job welcher Größe, Änderungsdatum etc. der Bereiche ausliest Workflows Kenntnisnahme-Prozess sowie Verteilungs-Prozess von Protokollen Projekt Life-Cycle Timer-Job der inaktive ober abgelaufene Sites verlängert, archiviert etc. Freigabe einzelner Anhänge und Protokolle für externe Benutzer Seite 5 von 6

6 smartpoint Meetings Features* *auch separat erhältlich smartpoint Dashboards smartpoint Relations smartpoint Document-Compiler Erleben Sie die Vorteile für Ihre Microsoft SharePoint Umgebung smartpoint Demoportal Die Produktlösung kann direkt in Microsoft SharePoint 2013 live und kostenlos getestet werden. Auf dem Demoportal finden Sie umfangreiche Erklärungen und Informationen rund um die Lösung. Empfohlener Ablauf: Anforderung eines kostenlosen Zugriffs auf das Demoportal (Gültigkeitsdauer: 2 Monate) Anleitungen sind direkt am Portal durch Screencasts vorhanden bei Bedarf erfolgt eine persönliche und kostenlose Einweisung per remote-session Teststellung auf Ihrem System Für die Beste Nutzererfahrung testen Sie die Produktlösung direkt auf Ihrem System. Die Lösung wird von einem unserer Consultants bei Ihnen vor Ort oder per remote-session eingespielt und aktiviert. Empfohlener Ablauf: gemeinsame Anforderungserhebung und Integrationsszenarien Angebot für die Teststellung auf Ihrem System Installation vor Ort bzw. per remote-session Verrechnet wird der tatsächliche Aufwand nach Stunden (abhängig von der Anforderungserhebung maximal halber Personentag) Bei einem Lizenzkauf der Produktlösung wird der Installationsaufwand wieder gutgeschrieben Seite 6 von 6

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