Digitalisierung was nun?

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1 Digitalisierung was nun? Erfahrungen und Strategie im Wiener Stadt- und Landesarchiv

2 Voraussetzungen: Bestände Wiener Stadt- und Landesarchiv Stadtarchiv Landesarchiv Sammlungen Etwa 51 Regallaufkilometer davon etwa Pläne und Fotos

3 Was bisher geschah Fotos, einzelne Akten, Handschriften, Pläne und Karten im Wiener Archivinformationssystem WAIS Pläne auf Wien Kulturgut Urkunden auf monasterium.net Filme auf Filmarchiv media wien Verschiedene Digitalisate auf diversen externen Festplatten oder Fileservices

4 Laufende Projekte: Handelsregister Register der beim Handels- gericht Wien protokollierten Firmen : Erschließungsdaten: Serien B76 B Bände Serien B83 B 85 3 Indexbände Digitalisate insgesamt Datensätze

5 Laufende Projekte: Historische Meldeunterlagen Ca , Mehrere Millionen Meldezettel Prominentensammlung etwa Personen, rund Meldezettel

6 Laufende Projekte: Infodat Wien Informationsdatenbank des Wiener Landtages und Gemeinderates drei Mitarbeiterinnen für die Erschließung, etwa 1 Personentag/Woche einscannen

7 Problemfall Akten Einzelstücken, Handschriften und Bücher: einfache Struktur = wenig Erschließungsaufwand Akten mit Geschäftsstücken komplizierte Struktur = hoher Aufwand für Erschließung (Archivinformationssystem geeignet für die Darstellung von Einzelstücken, aber nicht zum Durchblättern von Handschriften oder Akten)

8 Beispiel Verlassenschaftsabhandlung Ludwig van Beethovens Blatt Erschließung: 2 Wochen Arbeitszeit durch Praktikanten

9 und was noch dazukommt Auftragsarbeiten und Zufallsdigitalsierungen Digitalisierung aus Fremdprojekten: Yad Vashem: etwa Scans aus unterschiedlichen Beständen ohne hinreichende Erschließungsdaten Mormonen: 3 Millionen Digitalisate von Mikrofilmvorlagen aus den Historischen Meldeunterlagen ( davon namentlich erschlossen)

10 Ressourcen Herstellung Erschließung (Webspace, Applikationen) Langzeitspeicherung (derzeit 1,48.-/GB/Monat) Erschließung Herstellung Speicherung

11 Warum digitalisieren? - zur Sicherung? - für BenützerInnen? - für uns? wie warum was wann wer - weil gerade Geld da ist? - weil es alle tun?

12 Erwartungen der Stakeholder Politik Verwaltung Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Benutzerinnen und Benutzer Erfolge Effektivität Effizienz Arbeitserleichterung Bestes Service Kostenbewusstsein

13 Benutzerstruktur Rechtliche Angelegenheiten Familienforschung Privates Interesse Wissenschaft können nicht mit Digitalisierungsprojekten bedient werden können nur in sehr kleinem Ausmaß bedient werden

14 Unsere Strategien Keine Speicherung von Digitalisaten, die als Auftragsarbeit angefertigt wurden Ausnahmen (z.b. besondere Ausstellungsobjekte): werden in WAIS integriert bzw. exemplarisch als Zeitzeugnis online

15 Künftige Digitalisierungsprojekte - Primär Maßnahme zur Sicherung von gefährdetem Archivgut - Erschließungsdaten müssen vorhanden sein (Ausnahme: Digitalisierung von Dias vor der Erschließung) - in einem Format mit niedrigster Qualität wie möglich! - Ziel: Online verfügbar sein

16 Technische Vorgaben Digitalisierung von Fotos: grundsätzlich wird in niedriger Qualität produziert Digitalisierung von Schriftgut: JPG in ausreichender Größe (um schnellen Zugang zu ermöglichen)

17 Metadaten Minimum: copyright WStLA Metadaten bei Veröffentlichung: -IPTC:DigitalCreationDate<FileModifyDate -IPTC:DigitalCreationTime<FileModifyTime -IPTC:ObjectName=AT-WSTLA FC M -IPTC:SpecialInstructions=Zu zitieren als: WStLA, Fotoarchiv Gerlach, FC4: 22070M -IPTC:Headline=2., 20., Nordwestbahnbrücke -IPTC:Caption-Abstract=Blick zur Nordwestbahnbrücke vom rechten Donauufer stromaufwärts. Eisstoß auf der Donau. o.d. -IPTC:DateCreated= -IPTC:By-line=Foto Gerlach -IPTC:Credit=WStLA/Foto Gerlach -IPTC:CopyrightNotice=Wiener Stadt- und Landesarchiv -IPTC:Writer-Editor=Margit Altfahrt -IPTC:Country-PrimaryLocationCode=AUT -IPTC:City=Wien -IPTC:Sub-location=2., 20., Nordwestbahnbrücke -IPTC:Source= \\lxapplfs\fotom08\digitalisate_final_zu_bearbeiten\3_sammlungen\fotoarchiv_gerla ch\fc4\wstla_fotoarchiv_gerlach_fc4_22070m.jpg -v2

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