6. Praxisforum BPM und ERP. Analyse des Order-to-Cash Prozesses mit dem lizenzkostenfreien SAP Process Observer

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1 6. Praxisforum BPM und ERP Analyse des Order-to-Cash Prozesses mit dem lizenzkostenfreien SAP Process Observer Daniel Scheel M.Sc., Dipl.-Inform.(FH) Paul Vahle GmbH & Co. KG

2 AGENDA 1. Einleitung 2. Ausgangssituation bei VAHLE 3. Process Observer 4. Einsatz Process Observer bei VAHLE 5. Projektablauf und -ergebnisse 6. Zusammenfassung und Ausblick 2

3 1 Einordnung Process Observer im BPM Business Process Management (BPM) ist ein systematischer Ansatz Prozesse zu erfassen, zu gestalten, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern und damit die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Prozessziele zu erreichen. Quelle: EABPM (2009), S. 54 3

4 1 Drei Gründe für den Process Observer 1. Sie besitzen Ihn bereits! 2. Schnelle und einfache Implementierung! 3. Es geht um Ihre Kernprozesse! 4

5 2 Vorstellung VAHLE Gruppe Fakten Mittelständisches Fertigungsunternehmen Hauptsitz in Kamen (bei Dortmund) 13 Gesellschaften weltweit Umsatz > 100 Mio. EUR Mehr als 600 Mitarbeiter weltweit (davon 520 in Deutschland) 5

6 2 Organisation des Prozessmanagements Geschäftsführung / Kaufm. Leitung Prozessmanagment & SAP Fachbereiche ITK SAP Fachberatung 2 Personen KeyUser 5 Personen ServiceDesk/ Support 2 Personen SW-Entwicklung 3 Personen Netzwerke und Server 2 Personen SAP Admin./Entw. 2 Personen 6

7 2 PDCA im Rahmen von ERP-Prozessverbesserungen Vor der Einführung Process Observer Verbesserungsmaßnahmen Act Beobachtung, Befragung und Bauchgefühl Check Plan Fachkonzepte, Blueprints und Customizing Do 7 Prozessausführung im SAP ERP

8 2 PDCA im Rahmen von ERP-Prozessverbesserungen Nach der Einführung Process Observer Verbesserungsmaßnahmen Act Beobachtung, Befragung, objektive Messergebnisse Check Plan Fachkonzepte, Blueprints und Customizing Do 8 Prozessausführung im SAP ERP

9 2 Ausgangsituation bei VAHLE SAP ERP (ECC 6.0) Einführung Juli 2012 in Deutschland für ca. 350 User Logistik und Rechnungswesen mit folgenden Teilmodulen: SD, MM, PP, WM, FI und CO Kein SAP BW Kein Solution Manager Kein Enterprise-Support Order-to-Cash Prozess Ca Vorgänge im Jahr ( > 50 % Kundeneinzelfertigung) Kundenbeschwerden über lange Lieferzeiten nach ERP Einführung Manuelle Messung der Durchlaufzeit des Gesamtprozesses und der Teilprozesse komplex umzusetzen 9

10 2 Der VAHLE Order-to-Cash-Prozess im Detail Verkauf (SD) Technik (PLM) Beschaffung (MM) Produktion (PP) Lager (WM) Versand (SD) Fakturierung (SD/FI) Fragestellungen Wie ist die Durchlaufzeit des Gesamtprozesses? Wie ist die Durchlaufzeit der einzelnen Teilprozesse? Wie oft wird der Auftrag geändert? Gibt es eine SAP ERP Lösung, die diese Fragen automatisiert beantwortet? 10

11 3 Process Observer Überblick und Features Lizenzkostenfreie Komponente der Business Suite Für das Monitoring der Built-in-Prozesse der SAP Business Suite wie Order-to-Cash oder Procure-to-Payment Automatische Findung von Vorgängerbelegen Einbindung beliebiger an Prozessen beteiligter Systeme (auch non SAP) Nutzung von SAP-Standardkomponenten: Alerting Framework, BRFplus Nahtlos integriert in die ERP-Welt: Customizing, Datenmodell im Backend, Nutzung des BOR, Transaktionen, BW-Extraktion Kein SAP BW erforderlich Quelle: CubeServ (2013), S

12 3 Process Observer Systemübersicht Quelle: CubeServ (2013), S

13 3 Process Observer Von der Prozessdefinition zur Prozesskennzahl Anlage Model im Process Observer Zuordnung der Ereignisse Zuordnung von Aktivitäten KPIs definieren 13

14 3 Process Observer Anlage Model im Process Observer BO-Objekt-Typ und Aufgabentypen erstellen BO-Objekt-Typ und Aufgabentypen einander zuordnen 14

15 3 Process Observer Zuordnung der Ereignisse über vordefinierte BOR-Events über eigene BOR-Events mit Hilfe von Änderungsbelegen über manuellen Aufruf in einem User-Exit oder BAdI 15

16 3 Process Observer Zuordnung von Aktivitäten Erstellung der Aktivitäten für einen Prozess Zuordnung eines BO- und Aufgabentyps zu der Aktivität 16

17 3 Process Observer KPIs definieren Zählen-KPI Wie oft wurde das Wunschlieferdatum geändert? 17

18 3 Process Observer KPIs definieren Dauer-KPI Dauer der Durchlaufzeit in den einzelnen Prozessschritten 18

19 4 Einsatz Process Observer bei VAHLE Definition Messpunkt, -ereignis und Event Handling 19

20 4 Einsatz Process Observer bei VAHLE Auswertung und Visualisierung der Ergebnisse Pro Auftrag direkt im SAP ERP (VA03) Über mehrere Aufträge externes JAVA-Programm per RFC auf Log-Table des Process Observers 20

21 4 Einsatz Process Observer bei VAHLE Analyseprogramm Custom-Funktionsbausteine zur Auswertung der Process Observer Logtabellen Abruf der Daten über RFC (Java Connector für SAP) Täglich automatische Berichterstellung in PDF-Form Zugriff auf aktuellsten Daten direkt über das Analyseprogramm 21

22 22 4 Einsatz Process Observer bei VAHLE

23 23 4 Einsatz Process Observer bei VAHLE

24 4 Einsatz Process Observer bei VAHLE Lange Bearbeitung in im Technischen Büro Technische Änderungen während der Auftragsphase 24

25 4 Einsatz Process Observer bei VAHLE Gespräche mit Lieferanten Kaizen- Workshop 25

26 5 Projektablauf 1. Anforderungsworkshop Dauer: 1 Tag Aufwand: 1 MT extern / 3 MT intern Kennenlernen des Process Observers und Definition der benötigten Messpunkte 2. Implementierung der Messung Dauer: 3 Tage Aufwand: 6 MT extern / 3 MT intern Customizing des Process Observers und Ausprägung von UserExits 26

27 5 Projektablauf 3. Kontrolle der Messergebnisse Dauer: ca. 30 Tage Aufwand: 10 MT intern Überwachung der Ergebnisse im Produktivbetrieb und Nachbesserung 4. Entwicklung des externen Analyse-Programms Dauer: laufende Anpassung Aufwand: 15 MT intern Schaffung von zusätzlichen Auswertungsmöglichkeiten über mehrere Aufträge hinweg Gesamtaufwand: 7 MT extern / 31 MT intern 27

28 5 Ermittelte Bottlenecks im Prozess Fehlbedienungen SAP ERP z.b. Statuswechsel sind nicht erfolgt Konnte durch Nachschulung behoben werden. Hoher Dispositionsaufwand Kunden-AB kann bei vielen Materialien erst nach manueller Disposition versendet werden (keine ATP-Mengen) In Zukunft Verbesserung der Vorplanung und Investition in ein A-Teile Lager Zusammenarbeit Vertrieb und Technik Lange Liegezeiten im Vergleich zu Bearbeitungszeit Wiederholtes Hin- und Hersenden von Akten In Zukunft Nutzung von Konfigurationstools (extern und SAP VC) 28

29 5 Schwierigkeiten bei der Umsetzung / Lessons learned Process Observer Start mit zu vielen Messpunkten Keine Berücksichtigung der Z-Transaktionen Fehlende BOR-Events im Standard Auswertungen Wie und was soll eigentlich ausgewertet werden? Welche Durchschnittswerte sind sinnvoll? Einbindung in ein ganzheitliches BPM Regelmäßiges Review der KPIs (auch durch Fachabteilungen) Aus Kennzahlen die richtigen Maßnahmen ableiten 29

30 6 Zusammenfassung und Ausblick Zusammenfassung Process Observer Lizenzkostenfreie Komponente der Business Suite Messung von SAP Built-in-Prozessen, wie Order-to-Cash oder Purchase-to-Pay Einbindung Drittsysteme möglich Schnelle und kostengünstige Implementierung ohne SAP BW möglich Ausblick Nutzung bei VAHLE Aktives Monitoring bei Problemen Nutzung der Ergebnisse für weiterführende Verbesserungsmaßnahmen und deren Erfolgskontrolle im Rahmen von Lean Management und Kaizen Benchmark Prozesse der internationalen Tochtergesellschaften (nach SAP Roll-Out) Messung des Purchase-to-Pay-Prozesses 30

31 6 Weblinks SCN-Website zum Process Observer mit Präsentationen und Anleitungen DSAG Leitfaden Business Process Management Übersicht SAP-Produktportfolio im Bereich BPM 31

32 Fragen Zeit für Fragen und Antworten 32

33 Ansprechpartner Paul Vahle GmbH & Co. KG Daniel Scheel Leiter Prozessmanagement & SAP CubeServ GmbH Sebastian Zick Head of Competence Center Business Process Management 33

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