Von der Unternehmensvision zum Workflow Was heißt Prozessmanagement wirklich?

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1 Österreichische Vereinigung für Organisation und Management Von der Unternehmensvision zum Workflow Was heißt Prozessmanagement wirklich? Innsbruck, 27. September 2013 Dr. Gerd Nanz Mitglied des Vorstands der ÖVO Mitglied des Vorstands des IIBA Austria Chapter Geschäftsführer covalgo consulting GmbH

2 Vorstellung ÖVO 1981 als Spin-off der Wirtschaftsuniversität in Wien gegründet private, gemeinnützige Vereinigung Ziele organisatorisches Wissen verbreiten Wissenschaft und Praxis vernetzen Angebote Expertengespräche (Vortragsveranstaltungen, Round-Table-Diskussionen) Inhouse Seminare zu (fast) allen wesentlichen Themen der Unternehmensorganisation (BPM, Business Analyse, Projektmanagement usw.) Offene Seminare zu BPM, Business Analyse, Organisation Partner gfo (Gesellschaft für Organisation, Deutschland) sgo (Gesellschaft für Organisation, Schweiz) EABPM (European Association of Business Process Management) ABPMP (Association of Business Process Management Professionals) OCG (Österreichische Computergesellschaft) IIBA Austria Chapter (Internationales Institut für Business Analyse) Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

3 Vorstellung Gerd Nanz, CBPP Studium der Mathematik (TU München) und Promotion in Elektrotechnik (TU Wien) Forschungszentrum von Digital Equipment Corp. in Wien Leitung der Dokumentationsabteilung und des Total Quality Center bei Frequentis in Wien Leiter Consulting bei SQS in Wien /2010 Partner und Geschäftsführer der corporate quality consulting GmbH Seit 09/2010 Partner und Geschäftsführer der covalgo consulting GmbH (Business Analyse, Geschäftsprozessmanagement, Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Strategieberatung) Seit 10/2011 Mitglied des Vorstands des IIBA Austria Chapters Mitglied des Herausgeberbeirats der zfo (Zeitschrift für Organisation und Management) Seit 6/2013 Mitglied des Vorstands der ÖVO Lehraufträge an der FH Burgenland und der FH des bfi in Wien Trainer der ÖVO für Business Analyse und BPM Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

4 Frage Warum reden eigentlich alle vom Geschäftsprozessmanagement? Früher haben doch Unternehmen auch funktioniert. Und Menschen sind 1969 auf dem Mond gelandet ohne V-Modell, SCRUM oder andere Prozesstheorien Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

5 Definition Business Process Management (BPM CBOK) Geschäftsprozessmanagement oder Prozessmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz, alle Geschäftsprozesse konsequent auf die Unternehmensstrategie auszurichten, einzelne Prozesse effizient zu gestalten, einzuführen und kontinuierlich zu optimieren sowie ein wirkungsvolles Prozessmanagementsystem zu etablieren. Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

6 Ziele des Geschäftsprozessmanagements ist ein integriertes Konzept von Führung, Organisation und Controlling, das eine zielgerichtete Steuerung der Geschäftsprozesse des Unternehmens ermöglicht. Ausrichtung auf die Erfüllung der Bedürfnisse der Kunden und anderer Interessensgruppen, wie z. B. Kapitalgeber, Lieferanten, Personal, und trägt wesentlich dazu bei, die strategischen und operativen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Zielsetzung ist die Effektivität und Effizienz des Unternehmens zu erhöhen und damit den Wert des Unternehmens zu steigern. BPM ist mehr als NUR Geschäftsprozessmodellierung Nach Schmelzer, H.J., Sesselmann, W.; Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, Seite 5ff Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

7 Der Prozess des Prozessmanagements Markt- & Wettbewerbs- Strategie Prozess- Vision Unternehmens- Prozessmodell Strategische Prozess- Organisation Prozess- Priorisierung Unternehmensprozessmanagement Prozess Strategie Prozess Design Prozess Implementation Prozess Steuerung Prozess des Prozessmanagements Order to Cash Procure to Pay Produktion Finanzierung... Operative Geschäftsprozesse Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

8 Was gehört dazu? Das BPM Big Picture Kunde Kunde Quelle: Pulinco Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

9 Vorgaben und Einflüsse Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

10 Vision, Mission, Strategie, Unternehmensziele Vision Beschreibung, wie das Unternehmen in n Jahren aussehen soll, wo es im Markt steht Übliche Betrachtungszeit: 3 bis 7 Jahre Mission Aktueller Geschäftsinhalt (z.b. Unternehmensinhalt gemäß Gesellschaftsvertrag einer GmbH) Übliche Betrachtungszeit: mindestens 2 bis 3 Jahre Strategie Beschreibung, wie das Unternehmen die o.a. Punkte umsetzen will Unternehmensziele Beschreibung, was das Unternehmen in naher Zukunft erreichen will Übliche Betrachtungszeit: 1 bis 2 Jahre Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

11 Prozessziele Jeder Prozess muss ein explizites Ziel haben, andernfalls braucht man ihn nicht. Jeder Ausführungsprozess muss Nutzen bringen, andernfalls generiert er nur Overhead. Jeder Unterstützungsprozess muss etwas zu einem Management- oder Ausführungsprozess beitragen, andernfalls ist er Selbstzweck. Jeder Managementprozess muss zur Steuerung beitragen. Organisation Prozesse Operatives Geschäft Die Ziele und der Nutzen von Prozessen muss aus den Unternehmenszielen und der Strategie abgeleitet werden -> Enterprise Analysis, eine Disziplin der Business Analyse Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

12 Definition Business Analyse/Enterprise Analysis Definition Business Analyse ist die Summe der Aufgaben und Methoden, die eingesetzt werden, um zwischen unterschiedlichen Stakeholdern zu vermitteln mit dem Ziel, die Strukturen, Grundsätze und Abläufe eines Unternehmens zu verstehen und zielführende Lösungen zu empfehlen. Quelle: BABOK 2.0, Kapitel 1.2 Das Wissensgebiet Unternehmensanalyse (Enterprise Analysis) beschreibt, wie ein Unternehmensbedarf ermittelt, präzisiert und abgegrenzt wird und wie daraus der Lösungsumfang unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Unternehmensressourcen abgeleitet wird. Hier werden die Problemdefinition und -analyse, die Entwicklung von Business Cases, Machbarkeitsstudien und die Festlegung des Lösungsumfangs behandelt. Quelle: BABOK 2.0, Kapitel 1.4 Fazit Idealerweise bekommen wir also die Prozessziele aus der Enterprise Analyse geliefert. Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

13 Die Frage (fast) aller Fragen Woran erkenne ich, dass mein Prozess gut ist und gut abläuft? Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

14 Und nun? Wir haben Prozesse identifiziert und ihre Ziele festgelegt. Jetzt geht s an die Prozessanalyse! Welche Anforderungen gibt es? Kunde Unternehmen Stakeholder Wo stehen wir? Was müssen wir tun, um die Prozessziele zu erreichen? Wie soll jeder Prozess aussehen? Was müssen wir ändern? Anmerkung: X X X Wie schon angesprochen: Wenn wir Glück haben, bekommen wir wesentliche Informationen dafür aus der Business Analyse. Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

15 Immer noch nicht fertig - Prozessdesign Detaillierte Definition der Prozesse Nehmen Sie den Bleistift in die rechte Hand und schreiben Sie - Wenn Sie LinkshänderIn sind, nehmen Sie die Bleistift in die linke Hand. Tragen Sie die Adresse der Person ein. Was ist richtig? Die ganz einfache Antwort: Das, was das Unternehmen mit seiner Qualifikationsstruktur und den regulatorischen Anforderungen braucht. Der Ausdruck Workflow bezeichnet den Ablauf, der (elektronisch) umgesetzt ist und die detaillierte Umsetzung der Prozesse im operativen Umfeld darstellt. Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

16 Prozessdesign ist nicht nur das Malen bunter Bildchen. Genauer Überlegung des Prozesse Vereinfachen Alternativen Automatisierungsmöglichkeiten Pilotierung und Test Irgendjemand muss das ja auch im täglichen Leben umsetzen Herausforderungen Versteht das jeder, was da aufgeschrieben ist, gleich? Akzeptiert das jeder, der die Prozesse umsetzen muss? Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

17 Und dann geht die Arbeit los: Einführung Prozessdefinition bis zum Design umfasst ca. 30 % bis 40 % der Aufgabe. Die Einführung ist das wirklich Spannende. Aber das ist eine ganz andere Geschichte, ihr Titel lautet Changemanagement Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

18 Beispiele aus der Praxis Regina Klein stellt Ihnen jetzt zwei Varianten der Umsetzung aus der Praxis vor. Fragen zum Gesamtbild bitte am Ende der Vorträge. Von der Unternehmensvision zum Workflow 27. September

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