UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG. Runder Tisch der Drittmittelverwaltung 6. und 13. Oktober 2015

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1 UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG Runder Tisch der Drittmittelverwaltung 6. und 13. Oktober 2015

2 Agenda I. Vorstellungsrunde II. Allgemeine Themen III. Was bringt die neue EFRE-Förderperiode mit sich IV. Überblick Projektverlauf Drittmittelprojekt allgemein V. Ablauf Projekte wirtschaftliche Tätigkeit/ Auftragsforschung VI. Fragen und Antworten VII. Diskussion UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 2

3 II. Allgemeine Themen Für Sie wichtige Webseiten zum Thema Allgemeine und aktuelle Themen zur LHO Agenda der Veranstaltung und Ausblick auf weitere Veranstaltungen UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 3

4 III. Richtlinie zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation Verwaltungsvorschrift (vom ) des Ministeriums für Wirtschaft, Bau und Tourismus Es sind nur Ausgaben der am Vorhaben beteiligten Forschungseinrichtung zuwendungsfähig, die durch das Vorhaben zusätzlich verursacht werden und nicht durch Grundfinanzierung oder andere öffentliche Mittel abgedeckt sind. Für die Förderung künftiger Verbundprojekte stehen nur EFRE-Mittel zur Verfügung, d.h. es muss nur ein Antrag gestellt werden UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 4

5 Änderungen der neuen Richtlinie im Vergleich zur alten Förderrichtlinie Personalkosten Projektbezogene Gemeinkosten Sonstiges (einschl. Material) Instrumente / Ausrüstungen Förderperiode Förderperiode Pauschal in Form von qualifikationsabhängigen Stundensätzen, max. 143 produktive Stunden / Monat bzw. maximal 1720 Stunden / Jahr Pauschalsatz von 25% auf die Personalkosten* Nicht zuwendungsfähig (aus der Pauschale zu finanzieren) Ab einem Artikelwert von , AfA über Nutzungsdauer im Projektzeitraum zuwendungsfähig Vollkosten (nachgewiesen durch TBL / LBSA) Wurden nicht abgerufen aufgrund geforderter Abrechnungsmodalitäten Techn. Wissen von Dritten In begründeten Ausnahmefällen Nicht zuwendungsfähig *keine echten Gemeinkosten, aus der Pauschale sind alle direkten Projektausgaben, die nicht unter Personal oder Abschreibung laufen, zu finanzieren. (besser: Sachkostenpauschale) UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 5 100% 100%

6 Risikobewertung / Personal Die Abrechnung von Personalkosten über pauschale Stundensätze und produktive Stunden wird zum Problem, wenn Mitarbeiter einen höheren Stundensatz infolge einer hohen Erfahrungsstufe haben oder krankheitsbedingt länger ausfallen. Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall soll genau wie Urlaub, Tarifsteigerungen oder Stufenanpassungen durch die Sachkostenpauschale abgeglichen werden. Kalkuliert wird im Antrag mit max Stunden / Jahr (entspricht 215 Tage x 8 Stunden, bei Vollbeschäftigung) UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 6

7 Risikobewertung 365 Kalendertage / Jahr Beispiel: PostDoc, vollbeschäftigt im Projekt (38,11 / h) Tage (Wochenende) h x 38,11 = ,20 / Jahr (Antrag) - 30 Tage (Urlaub) h x 38,11 = ,16 / Jahr (Risikobewert.) - 10 Feiertage (durchschnittlich) - 14 Krankheitstage (Bundesdurchschnitt) 207 produktive Tage 207 x 8 Stunden = produktive Stunden / Jahr (bei Vollbeschäftigung) UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 7

8 Erfahrungsstufenvergleich am Beispiel PostDoc E13 / Jahr (nach Personalkostenrechnung der Universität Rostock) Antrags-PK Ist-PK Diff. zwischen abrechen- Ist-PK Diff. zwischen Ist Ist und Antrag bare PK und abrechenb. PK E13/Stufe 3: , ,66 = 2.361, , ,66 = -77,59 E13/Stufe 5: , ,02 = , , ,02 = ,86 E14/Stufe 2: , ,34 = 1.308, , ,34 = , UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 8

9 Fazit Zuwendungsfähige Personalkosten decken bei bestimmten Tarifgruppen und hohen Erfahrungsstufen schon ohne Risikobewertung nicht die tatsächlichen Personalkosten der Universität und müssen durch die Sachkostenpauschale ausgeglichen werden. Da lediglich produktive Stunden abgerechnet werden können, kann der längere Ausfall von Mitarbeitern (z.b. Krankheit, Beschäftigungsverbot) zusätzlich zu einem noch nicht prognostizierbaren Defizit führen. Verwendung der Sachkostenpauschale vorrangig für Personalmehrkosten Vorsorge durch Rückstellung i. H. v. 20 % der Sachkostenpauschale in einen gemeinsamen Risikofonds für alle durch das Wirtschaftsministerium geförderten Projekte geplant UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 9

10 IV. Überblick Projektverlauf Drittmittelprojekt allgemein *dargestellter Verlauf eines Drittmittelprojektes sowohl für den hoheitlichen als auch den wirtschaftlichen Bereich -Leistungsinhalte -Projektbudget -Möglichkeiten der Vertragsgestaltung -Projektplan, insbes. Kalkulation -Antragsunterzeichnung nach Anforderungen des Zuwenders -Antragsabgabe -Drittmittelanzeige -jurist. Prüfung der Verträge -Vorlage der Verträge zur Unterzeichnung -Vertragsunterzeichnung durch Vertretungsberechtigten -Einrichtung des Drittmittelkontos -Mittelabruf / -anforderungen Rechnungsstellung -Zwischenberichte/ - nachweise, insbes. auch Verwendungsnachweise für die öff. Hand -Überprüfung des Budgets -Abschlussbericht mit Verwendungsnachweis -Nachkalkulation -Löschen des Drittmittelkontos UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 10

11 V. Ablauf Projekte wirtschaftliche Tätigkeit/ Auftragsforschung Projektphase: Kalkulation des Projektes/ Vertragsabschluss/ Projekteröffnung Arbeitsschritt zu beachten/ Beispiele To-Do-Liste Lehrstuhl Stammpersonal kalkulieren geplante Gerätebeschaffungen: Abschreibung kalkulieren Gewinn kalkulieren Vertragslaufzeit festlegen Arbeitsanteil des Projektleiters bei Einstellung von zusätzlichem Personal, Einarbeitung, Dienstreisen fürs Projekt, Projektbesprechungen intern und mit Auftraggeber (Aufzählung nicht abschließend) Geräte nicht mit Anschaffungspreis kalkulieren, sondern nur mit Anteil der Nutzung im Projekt (=Abschreibung) mindestens 3 %, kann aber auch mehr sein (nicht gegenüber dem Auftraggeber offenzulegen, nicht als Anlage zum Angebot bzw. Vertrag nehmen!) Vertragslaufzeit/ Projekteröffnung nicht rückwirkend realistische, ausreichend lange Projektlaufzeit vereinbaren Termin für die Abschlussrechnung noch in die Projektlaufzeit legen Vertrag/ Kalkulation/ Drittmittelanzeige mit Ref. 1.3 abstimmen und einreichen UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 11

12 Projektphase: Projektverlauf Arbeitsschritt zu beachten To-Do-Liste Lehrstuhl Vertragslaufzeit einhalten! Änderungen im Projektlaufzeit schriftlich mit Auftraggeber vereinbaren (Schriftform!) Einstellung von Personal / Abschreibung für Geräte/ Vorsteuerabzug nur während Projektlaufzeit möglich Achtung: bei Vertragsänd. reicht nicht! Kontakt mit Auftraggeber, schriftliche Änderungen zum Vertrag mit Ref. 1.3 und 2.2 kommunizieren ( Änderungsvertrag ) Kalkulation weitgehend einhalten! Gerätebeschaffung möglichst gleich zu Projektbeginn (Abschreibung!) Rechnungslegung (durch Ref. 2.2)lt. Vertrag Abschlussrechnung noch in der Projektlaufzeit stellen einmal jährlich: Termin: jährlich Abführung Stammpersonal Abführung Gemeinkosten für zusätzliches Personal Stundenzettel für Stammpersonal bei Ref. 2.2 einreichen UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 12

13 Projektphase: Projektende/ Nachkalkulation 1 Arbeitsschritt zu beachten To-Do-Liste Lehrstuhl Abschluss des Projektes innerhalb von 3 Monaten nach Ende der Vertragslaufzeit Nachkalkulation: letztmalige Abführung Stammpersonal letztmalige Abführung Gemeinkosten Leistungszulage abführen: 10 % der Gemeinkosten als persönliche LZ oder auf Kostenstelle des Lehrstuhls MG 64 (durch Ref. 2.1) Abgleich mit Kalkulation: Änderungen? "Erklärung zum Abschluss des Forschungsauftrages" bei Ref. 2.2 einreichen Stundenzettel für Stammpersonal bei Ref. 2.2 einreichen Auszahlung der persönlichen Leistungszulage als Gehaltsbestandteil schriftlicher Antrag (formlos) auf persönliche unter Abzug von Steuern/ Sozialabgaben Auszahlung der LZ an Ref. 2.2 nur bei W-Professoren auf Antrag möglich Achtung, falls wesentlich weniger Stammpersonal/ zusätzliches Personal als kalkuliert abgerechnet wird! schriftliche Begründung zur Abweichung von ursprünglicher Kalkulation an Ref UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 13

14 Berechnung Abschreibung Geräte/ Ermittlung Restbuchwert Ermittlung und Abführung des entstandenen Gewinns Projektphase: Projektende/ Nachkalkulation 2 nur Abschreibung (=Nutzung im Projekt) verbleibt netto im Projekt Restbuchwert: Verkauf an hoheitlichen Bereich oder Umbuchung in anderes Projekt der Auftragsforschung Vorsteuerkorrektur automatisch bei Verkauf in hoheitl. Bereich Uminventarisierung der Gerätes zur neuen Kostenstelle/ Kostenträger Abführung auf die Kostenstelle des Lehrstuhls/ MG 64 Information über Weiternutzung an Ref. 2.2: Nutzung in anderen Projekten/ Nutzung am Lehrstuhl allgemein/ Sonderfälle wenn keine Weiternutzung möglich ist (Gerät zerstört?), Rechnung bzw. Umbuchung unterschrieben an Ref. 2.2 Ermittlung eines etwaigen Verlustes Verlustübernahme nur innerhalb MG 73 möglich (anderes Projekt der Auftragsforschung, ggf. auch von einem anderen Lehrstuhl) Schließung des Projektes Umbuchung zur Verlustübernahme an Ref UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 14

15 Ein Beispiel für Gerätenutzung in Projekten der Auftragsforschung 1 Projektlaufzeit Gerät PC Nutzungsdauer Geräte lt. AfA-Tabelle 36 Monate Anschaffungsdatum damit Nutzung im Projekt ( ) 9 Monate dabei prozentuale Nutzung im Projekt 100% Anschaffungspreis Brutto 3.570,00 davon MwSt. 570,00 Netto 3.000,00 Abschreibung (Anschaffungspreis 3000 durch Nutzungsdauer 36 Monate mal Nutzung im Projekt 9 Monate) Restbuchwert nach Projektende/ netto (Anschaffungspreis minus Abschreibung) 750,00 verbleibt als Kosten im Projekt/ netto 2.250,00 Restbuchwert: Übergabe an die Stelle, die das Gerät weiternutzt UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 15

16 Was passiert mit dem Restbuchwert? Ein Beispiel für Gerätenutzung in Projekten der Auftragsforschung 2 ENTWEDER Weiternutzung in einem Projekt der Auftragsforschung 2.250,00 Umbuchung des Restbuchwertes netto in neues Projekt der Auftragsforschung ODER Weiternutzung im hoheitlichen Bereich zzgl. 19% MwSt. Verkaufspreis brutto 2.250,00 427, ,50 Stellung einer Rechnung an den hoheitlichen Bereich zzgl. 19 % MwSt. Hoheitlicher Bereich zahlt die Rechnung brutto Vorsteuerabzug darf nur für den Teil des Gerätes erfolgen, der wirtschaftlich genutzt wird, der Vorsteueranteil für den Restbuchwert wird im Projekt der Auftragsforschung korrigiert AUSNAHMEFALL Keine Weiternutzung möglich Anschaffungspreis netto 3.000,00 verbleibt als Kosten im Projekt Schriftliche Begründung notwendig! Denkbare Fälle: spezielles Gerät wurde nur für das eine Projekt beschafft Geräte wurde im Projekt zerstört UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 16

17 Projektphase: Projektverlauf/ Projektende/ Nachkalkulation Dienstleistungen Rechnungslegung an den Auftraggeber erfolgt durch den Projektleiter keine Leistungszulage oder Programmpauschalen Abweichungen zur Auftragsforschung Abschluss des Projektes kann erst nach Vorliegen der(s) Steuerbescheide(s) erfolgen die Steuerberechnung erfolgt auf Basis der tatsächlich realisierten Einnahmen und Ausgaben je Kalenderjahr!!! kalenderjahrübergreifende Projekte sollten daher die Rechnungslegung an den Auftraggeber so steuern, dass je Kalenderjahr ein geringer Gewinn im Projekt entsteht => geringe Steuerbelastung im Projekt nach Abführung der Steuerschuld wird der verbleibende Gewinn/Verlust in die MG 64 auf die KST des Projektleiters übertragen UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 17

18 Analyseraster: (nicht) wirtschaftlicher Bereich Auftragsforschung (neue wiss. Erkenntnisse) vs. Dienstleistungen (Anwendung gesicherter Erkenntnisse) Quelle: Analyseraster zur Unterscheidung wirtschaftlicher und nichtwirtschaftlicher Tätigkeit von Hochschulen Ein Leitfaden III C-4120/6.1.2 Anlage 4 Stand: Nicht wirtschaftlicher Bereich (Abs ) Wirtschaftlicher Bereich (Abs i.v.m ) Die unabhängige FuE, auch im Verbund, zur Erweiterung des Wissens und des Verständnisses. Bei Verbundforschung (Forschungskooperationen) gilt, dass diese auf der Erarbeitung eines Konzeptes für das Vorhaben beruht, gemeinsam durchgeführt wird und die Forschungsergebnisse frei zugänglich sind Auftragsforschung oder Dienstleistungen (letztere im Sinne von beauftragten Leistungen, die in Anwendung überwiegend gesicherter Erkenntnisse erfolgen, z.b. Gutachter-/Beratungstätigkeiten, Analysen etc.) Indizien: Die Verbreitung der Forschungsergebnisse Auftrag von einem Dritten Kooperative Forschung, auch gemeinsam mit Unternehmen, wenn die Forschungsergebnisse frei zugänglich sind Technologietransfer (z.b. Gründung von Spin-offs, Lizenzvergabe, Patentverkäufe etc., soweit es die Tätigkeit von Transferstellen, Patentverwertungsagenturen etc. der Hochschulen betrifft, und wenn die Einnahmen (z.b. Erträge aus Verkäufen/Verwertungen, Gebühren für Beratungen) dem allgemeinen Haushalt der Forschungseinrichtung bzw. der Hochschule für die wesentlichen Tätigkeiten zufließen Auf Grundlage eines privatrechtlichen Vertrages Gegen Entgelt Auftraggeber legt Konditionen für Dienstleistung fest Auftraggeber erhält Rechte an Forschungsergebnissen Auftraggeber trägt Risiko des Scheiterns UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 18

19 VI. Fragen und Antworten Welche Unterlagen sind wann erforderlich (Anfang bis Ende)? Je nach dem, welches Projekt und welcher Mittelgeber Weitere Informationen zu erforderlichen Antragsunterlagen finden Sie unter ZPP Infoportal z.b. Antragstellung bei der DFG etc. Individuelle Beratung im Referat 1.3 bis zur Eröffnung des Projektes, danach Mitarbeiter des Referates UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 19

20 Wer sind meine Ansprechpartner (es gibt immer Unterschiede zwischen den verschiedenen Mittelgebern)? Von der Projektidee bis zur Bewilligung ist das Referat 1.3 für Sie zuständig Von der Projektverwaltung bis zum Projektabschluss ist das Drittmittelreferat 2.2 für Sie zuständig Jeweilige Ansprechpartner sind auf der Homepage der UR aufgelistet UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 20

21 Sind Kontostände beim Mittelanforderungen auch im Minus auszuweisen, und wenn ja, warum? Ja, sowohl bei BMBF und der DFG, als auch anderen Mittelgebern Begründung: ordnungsgemäße Buchführung, Klarheit und Wahrheit UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 21

22 Informationsfluss bei Änderungen, wie z.b. Verlängerungen? Bitte jederzeit den kompletten Schriftverkehr mit den Mittelgebern auch an Ihren Sachbearbeiter im Drittmittelreferat 2.2 geben UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 22

23 Bei welchen Projekten kann ich einen Bonus beantragen? Bitte fragen Sie beim Prorektor für Forschung nach UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 23

24 Wer ist im Projekt wofür verantwortlich (nach LHO M-V, VV zu 70 bis 80)? Anordnungsverfahren (siehe Hand-out v. SG 2.06 Belegbearbeitung und Steuern) - rechnerische Richtigkeit - sachliche Richtigkeit - Anordnung UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 24

25 Umfasst die VN-Prüfung auch die ordnungsgemäße Auftragsvergabe und die Einhaltung der Bestimmungen des Zuwendungsgebers? Die ordnungsgemäße Auftragsvergabe wurde bereits geprüft (bei der Rechnungsstellung) Einhaltung der Bestimmungen des Zuwendungsgebers werden geprüft hinsichtlich 20 %-iger Überziehung ohne Umwidmung und die Höchstbetragsabrechnung in den Ausgabearten sowie sonstiger besonderer Bestimmungen des Mittelgebers UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 25

26 Welche Unterlagen (z.b. Beschaffungsunterlagen, Nachweis der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, Bietereignung, Nachweis guter wissenschaftlicher Praxis) und Belege werden wo (zentral oder dezentral) im Original und in Kopie aufbewahrt? Zu allen Rechnungen bei Beschaffungen bitte diese Unterlagen beilegen, werden zentral in D 2 aufbewahrt und archiviert Beschaffungen, welche über die zentrale Beschaffungsstelle laufen, werden ebenfalls zentral in D 2 aufbewahrt und archiviert UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 26

27 Welche Möglichkeiten der OPOS (Offene Posten)-Buchführung (Festlegung) gibt es zur Prüfung der Mittelverfügbarkeit (Softwarelösung? Kopplung an QIS-FSV?) Eine technische Lösung über QIS-FSV ist zu aufwendig Eine alternative Lösung, insbesondere bei Verbundprojekten, könnte über das Share-Point Tool realisiert werden: px Bei Interesse Share-Point Schulung über das ITMZ anmelden: fuer-websitebesitzer/ u.a. Termine am Di Mi , Mo , Mi , Mo , Fr :00-13:00 oder Termin erfragen UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 27

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Anregungen! Über Ihr Anregungen freuen wir uns: UNIVERSITÄT ROSTOCK VERWALTUNG 28

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