Prozessorientierung in der Verwaltung Prozessmanagement, IKS und Risikomanagement einfaches Zusammenspiel! - Swiss Day

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1 Prozessorientierung in der Verwaltung Prozessmanagement, IKS und Risikomanagement einfaches Zusammenspiel! - Swiss Day

2 Auftrag egovernment: mit den Bürgern Schritt halten Im Schweizer egovernment herrscht neu der Imperativ vor. Der elektronische Behördenschalter «muss» Realität werden, Einzellösungen «sind» durch flächendeckende Angebote «zu ersetzen». «egovernment wird eine echte epartizipation der Bürger am Staat möglich machen. Zugleich werden die elektronischen Prozesse dabei helfen, Bürokratie abzubauen» Vision laut Bundesrätin Leuthard (2012) Netcetera 2

3 Agenda Einleitung und Vorstellung BPM-Plattform für Gemeinden IKS von der Theorie in die Praxis Workshop IKS in der Verwaltung Round-up Netcetera 3

4 «Vernetzte Verwaltung» - Elemente zur Beschreibung aus: ech-0138 Rahmenkonzept zur Beschreibung von Aufgaben, Leistungen, Prozessen und Zugangsstrukturen der öffentlichen Verwaltung der Schweiz Betrachtungsebenen Netcetera 4

5 Mit Prozessmanagement den Herausforderungen von heute begegnen Fit sein für die Zukunft: egovernment / Vernetzte Verwaltung, regionale Zusammenarbeit, Kundenorientierung Qualitätssicherung und Verbesserung (Bsp. QMS und IKS) Sicherstellung einer ordentlichen Geschäftsführung (GEVER, ECM, Langzeitarchivierung) Sicherstellung von Nachfolgeregelung, Stellvertretungen (Wissensmanagement) Prozessoptimierung vor Beschaffung neuer Applikationen Bewältigung der wachsenden Herausforderungen mit gleichbleibenden Ressourcen (Effizienz- und Kostenoptimierung) Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der Organisation Netcetera 5

6 Der Reifegrad der Gemeinde wird berücksichtigt Awareness (Auftrag): Themen wie QMS, IKS, HRM2 und Wissensmanagement erfordern dokumentierte Prozesse Readiness: Gemeinsam werden erste Musterprozesse erarbeitet, nach ech- Standards überprüft und in das Prozess- Repository hochgeladen. Es werden die notwendigen Grundlagen geschaffen, damit die Gemeinde selbständig weitere Prozesse modellieren kann Readiness+: Auf Wunsch der Gemeinde wird weitere Unterstützung bei der Prozessmodellierung oder der Abbildung von weiterführenden Themen wie z.b. IKS geboten. Fitness: Gemeinden partizipieren am Prozessportal. Sie modellieren Prozesse nach den ech-standards und stellen diese den anderen beteiligten Stellen zur Verfügung. Gleichzeitig kann von Best Practices anderer Gemeinden profitiert werden. Netcetera 6

7 Schweizweit harmonisiert & integriert Prozess-Kreislauf BPM-Prozessportal Referenzdienste B2.13 verfügt über sämtliche auf ech-basis vereinbarten Referenzdaten wie Leistungskatalog, Leistungsbeschreibung, Behördenverzeichnis, etc. und dient der Veredelung/Anreicherung von egovernment-prozessen. Prozessplattform B1.13 ist «Schaufenster» und Dialogplattform für alle prozessorientierten Verwaltungen mit dem Ziel, einheitliche Dokumentationsstandards zu leben, Best- Practice zu erlernen und egovernment zu harmonisieren. Referenzdienste Prozessplattform B1.13 B2.13 BPM Prozessportal für Gemeinden vereint Modellierungs-, Dokumentations- und Auswertungs-Dienst aus der Cloud für Gemeinden und Kantone. Ergänzt durch Qualitätssicherungs- Prozesse (ech), Organisations-Handbuch (ech-0143) und eine direkte Integration in die Prozessplattform. BPM- Prozessportal für Gemeinden Netcetera 7

8 Unser Ansatz 5. Gemeinden modifizieren veröffentlichte Prozesse auf eigene Bedürfnisse 4. Gemeinden und Kantone greifen auf die untereinander veröffentlichten Prozesse zu Prozesse, Standards 3. Gemeinden im Verbund sowie Kantone gestalten und unterhalte ihr ganz individuelles Repository 1. Gemeinden nutzen Modellierungstool und erstellen Prozesse 2. Prozesse werden überprüft und publiziert Netcetera 8

9 Ein Kooperationsprojekt BPM-Prozessportal für Gemeinden Gemeinsam zum Ziel egovernment funktioniert nur mit dem Einbezug der Gemeinden! BPM-Prozessportal für Gemeinden ist ein Kooperations- Projekt von Netcetera, Abraxas und BOC. Das BPM-Prozessportal bietet ein ausgereiftes Tool (Adonis), Expertise der Partner und einen Rundum-Sorglos- Service (Cloud). Im Einsatz für IG ICT wird die Verbreitung und Nutzung unterstützt von VZGV und VZF (Patronatspartner). Es bietet direkten bidirektionalen Zugang zur nationalen Austauschplattform (B1.13). Es ist unterstützt alle relevanten ech-standards Im «Starterpaket» ist eine Kurzschulung und das Setup mit allen relevanten Prozesslandkarten und Musterprozessen enthalten. BPM- Prozessportal für Gemeinden Netcetera 9

10 ech Fachgruppe Geschäftsprozesse Arbeitsgruppe IKS-BPM Die Themen IKS und Prozessmanagement lassen sich nicht unabhängig voneinander betrachten. Vielerorts sind die gesetzlichen IKS-Vorgaben der Grund, warum sich Verwaltungen überhaupt mit Prozessmanagement/- dokumentation beschäftigen. Die gesetzlichen Grundlagen zu IKS bilden eine unverrückbare Grundlage. Ziel der Arbeitsgruppe ist die Erarbeitung von Standards und Hilfsmittel zur Umsetzung eines integrierten IKS auf Basis von BPM. Netcetera 10

11 ech Fachgruppe Geschäftsprozesse Arbeitsgruppe IKS-BPM Es wurden 3 Arbeitsteams gebildet, welche unterschiedliche Themen bearbeiten: Arbeitsteam IKS-relevante Musterprozesse Beschreibung von IKS-relevanten Musterprozessen nach ech-0158 à Publikation von Prozessen auf ech-bpm) Arbeitsteam Best Practices praxisnahes Rezept für die Einführung eines IKS entwickeln, mit dem ein einfaches IKS in vernünftiger Zeit eingeführt werden kann Arbeitsteam Modellierungskonvention Standardisierte BPMN-Beschreibung für IKS-Risiken und Kontrollen) Netcetera 11

12 Agenda Einleitung und Vorstellung BPM-Plattform für Gemeinden IKS von der Theorie in die Praxis Workshop IKS in der Verwaltung Round-up Netcetera 12

13 Dr. Christian Lichka IKS von der Theorie zur Praxis Schach dem operationellen Risiko Netcetera 13

14 Begriffe des IKS Risikomanagement Unternehmensweites Risikomanagement ist ein Prozess, ausgeführt durch Überwachungs- und Leitungsorgane, Führungskräfte und Mitarbeiter einer Organisation, angewandt bei der Strategiefestlegung sowie innerhalb der Gesamtorganisation, gestaltet um die die Organisation beeinflussenden, möglichen Ereignisse zu erkennen, und um hinreichende Sicherheit bezüglich des Erreichens der Ziele der Organisation zu gewährleisten. Internes Kontrollsystem Ist ein Prozess zur Sicherstellung der Erreichung der Geschäftsziele unter Einhaltung von Vorgaben hinsichtlich Effektivität und Effizienz, Korrektheit der Finanzberichterstattung und in Übereinstimmung mit gesetzlichen Rahmenbedingungen. Risiko Interne und externe Ereignisse, die das Erreichen der Ziele einer Organisation beeinflussen Kontrolle Instrumente zur Risikosteuerung - Vermeiden, Annehmen, Verringern oder Teilen von Risiken Massnahme Laufende Anpassung der Kontrollen an die veränderliche Risikolandschaft des Unternehmens. (Kontrollen ändern, austauschen, ) Quelle: vgl. RM BOC Whitepaper Netcetera 14

15 Die Zielsetzungen eines IKS Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen Zuverlässigkeit und Vollständigkeit von finanziellen und operationellen Informationen Sicherung des Betriebsvermögens Der Kern des IKS Einhaltung von Gesetzen, Bestimmungen und Verträgen Netcetera 15

16 Operationelle Risiken sind bekannt Societe General Nicht genehmigte Termingeschäfte Sumitomo Unerlaubte Transaktionen am Kupfermarkt Barings Fehlende Trennung von Front- und Backoffice Daiwa Bank Vorschriftswidrige Geschäfte Mrd EUR Netcetera 16

17 Wahrscheinlichkeit Verteilung der Risikostruktur Ist und Sollzustand Vgl. ONR S 26ff 1 Auswirkung (T ) Kapitalbedarf (T ) Ist - Risikostruktur Soll - Risikostruktur Netcetera 17

18 IKS im öffentlichen Sektor Die Einführung und der Betrieb eines IKS ist bei der Bundesverwaltung bereits Pflicht. Der Gemeinderat sorgt für eine zweckmässige Organisation des Finanzhaushaltes und ein wirksames internes Kontrollsystem (Kanton Bern, BSG ) Betrachtet man das IKS nicht aus dem Müssen sondern aus dem Können : Für die meisten Gemeinden und Städte, die ein IKS eingeführt haben stehen vor allem der Transparenzgewinn über Prozesse, potenzielle Fehler- und Risikoquellen sowie die Ergänzung und Verbesserung von Kontrollelementen im Vordergrund Netcetera 18

19 Ziele und Chancen eines IKS umfassender gesehen Erhöhung der Effizienz der Organisation sowie des eingesetzten Kapitals Stärkung des Vertrauens in die Organisation und die Zielerfüllung durch erhöhte Sicherheit und Transparenz Netcetera 19

20 Risiken und Kontrollen haben mit Prozessmanagement nichts zu tun. Das sind bei uns zwei Bereiche Netcetera 20

21 Operationelle Risiken im Kontext von Personen Externen Ereignissen Systemen Prozessen Netcetera 21

22 Wie gehe ich vor? Netcetera 22

23 IKS und Risikomanagement als Prozess Risikomanagement Life Cycle Risiko-Strategie Evaluierung der Risiken und Kontrollen Risiko-Analyse Ausführung der Kontrollen Kontrolldefinition und Risikooptimierung Implementierung der Kontrollen Netcetera 23

24 Unabhängigkeit von Rahmenwerken und Standards COSO II ISO Top Down Verpflichtung der obersten Führung Str. Management ONR Op. Management Leistungsprozesse Bottom Up ISO sowie weitere Netcetera 24

25 Wo treten die Risiken auf? Aktivitäts-/Assetbezogenes Risiko Ermittlung der Risiken basierend auf einzelnen Prozessaktivitäten / Assets Jede Aktivitätsausprägung ist einzeln und gesondert betreffend möglicher Risiken zu analysieren Ausprägungen in unterschiedlichen Business Units sind jeweils gesondert zu bewerten Jedem Risiko ist eine spezifisch adaptierte Kontrolle zuzuordnen Prozessbezogenes Risiko Alleinstehendes Risiko Risiken werden für die Gesamtheit eines Prozesses ermittelt Analyse erfolgt gemäß der Inputs, Outputs sowie der Prozessdurchführung Risiken, die nicht ursächlich innerhalb des Prozesses entstehen / beeinflusst werden können sind nicht aufzunehmen Jede den Prozess nutzende Business Unit ist gesondert zu analysieren Kontrollen sind spezifisch für jedes Risiko zu erheben Bestimmen der Risiken, die eine definierte Business Unit betreffen Analyse jener Risiken, die das Geschäfts- und Tätigkeitsfeld der Business Unit unmittelbar tangieren Alleinstehende Risiken sind nicht innerhalb des Workflows darzustellen, können jedoch mittels des Modellviewers eingesehen werden Erhobene Risiken müssen die Business Unit direkt betreffen (Ursprung des Risikos) sowie direkt beeinflussbar sein Jedem Risiko ist eine geeignete Kontrolle zu definieren und zuzuweisen Netcetera 25

26 Die Sicherstellung der korrekten Jahresrechnung Scoping: Bsp. Retrograde Prozessanalyse Abschlussprozesse (Rechnungslegungs-Prozesse) Vorgelagerte Prozesse (Kern- und Supportprozesse) Jahresabschluss Pos A Pos A Pos B Pos B Pos C Pos C COSO II Assertions, Information Processing Objectives, etc. bspw.: Vollständigkeit (z.b. Überleitung) Richtigkeit (Berechnung), etc. Netcetera 26

27 Abbildung der Prozessorganisation in ADONIS Ebenen der Prozessmodellierung Struktur-Ebenen Prozesslandkarten Produktmodelle / Leistungskatalog Detailprozess- Ebenen Geschäftsprozessdiagramme Arbeitsumgebungsmodell IT-Systemmodell Dokumentenmodell Pool-Ebenen Netcetera 27

28 Risiken & Kontrollen ADONIS: Erweiterung GPM-Sicht Ebenen der Prozessmodellierung Struktur-Ebenen Prozesslandkarten Produktmodelle / Leistungskatalog Detailprozess- Ebenen Geschäftsprozessdiagramme Risikopool Kontrollpool ggf. Konten Pool-Ebenen (Erweiterung zu Dokumenten, IT- Systemen etc.) Netcetera 28

29 Ein Kreislauf: Prozessbasiertes IKS und Risikomanagement Geschäftsprozess Risiken Kontrollen Kontrollprozess Aktivitätsbezogene Risiko/Kontrollzuordnung Alternativ: Prozessbezogen Prozess-/Aktivitätsunabhängig Netcetera 29

30 Die Ergebnisse Die Prozesse dienen nicht nur zur Identifikation der Risiken Sie stossen zumeist auch eine Prozessoptimierung an! Netcetera 30

31 Risikoidentifikation: Erstellung Risiko-Katalog Aufbau oder Übernahme eines einheitlichen Risikokatalogs Level 1 Level 2 Level 3 Netcetera 31

32 Generierung von Reports aus ADONIS Individuelle, revisions- und prüfungskonforme Berichtsmöglichkeiten Reporting Netcetera 32

33 Ein exemplarischer ADONIS IKS Bericht Netcetera 33

34 IKS auf einen Blick die Kernbestandteile des Betriebs Kontrollziele Assets Kataloge Kontrollziele zur Evaluation der Risiken und Kontrollen Prozesslandkarte, Prozesse, Systeme, Daten, Dokumente etc. als Identifikationsobjekte für Risiken Risiken ggf. mit unterschiedlichen Attributausprägungen Risikolandkarte, Kataloge Kontrollkataloge Klasse Kontrolle Als Gegenstück zum Risiko Klasse Massnahme typischerweise zur Optimierung von Kontrollen, Umsetzung von Änderungen Netcetera 34

35 Kollaboration im Fokus der Mehrwert Höhere Qualität und geringe Zentralisierung durch Einbezug aller Rollen Chief Process Officer Risiko-Supervisor Kontrollen-Supervisor Prüfungsausschuss Prozess-Berater Wirtschaftsprüfer Prozess-Verantwortlicher/ Prozess-Owner Risiko-Verantwortlicher/ Risiko-Owner/ Risiko-Freigabe Kontrollen-Verantwortlicher/ Kontroll-Freigabe Risiko-Experte/ Risiko-Manager Kontrollen-Experte/ Kontrollen-Manager Kontrollen- Durchführender Interne Revision Risiko-Management Prozess-Experte/ Prozess-Analyst Risiko-Bewerter Kontrollen-Bewerter... Netcetera 35

36 Rollenbasierter Zugang: Jeder Rolle ihre Sicht Prozess-Sicht Prozessmanager-/ Leser Risiko-Sicht Risiko-Bewerter Risiko-Freigeber Risiko-Leser Sicht Kontrollen- Kontroll-Bewerter Kontroll-Freigeber Kontroll-Durchführender Kontroll-Leser Netcetera 36

37 ADONIS: Das Management Cockpit ADONIS Prozessportal mit IKS Sichten Status meiner Prozesse Verbesserungsvorschläge Aktuelle Geschäftsfälle Anstehende Prozessfreigaben Meine Risiken auf einen Blick Netcetera 37

38 ADONIS Risiko- und Kontrollüberwachung Massgeschneiderte Dashboards für rollenspezifische Informationen Netcetera 38

39 ADONIS: eine Plattform für BPM, IKS und mehr Klein beginnen modular wachsen myviews meine persönlichen Dashboards Vorschläge Netcetera 39

40 Umsetzung von IKS und RM mit ADONIS und dem APP Umfassende Unterstützung aller Szenarien Direkte Integration von Prozessen, Risiken, Kontrollen und Massnahmen, Audits, u.v.m. Vollständig auf ech/bpmn aufbauend Workflowunterstützung für die regelmässige Risikobewertung und das Kontrolltesting. Direkte Erstellung der Prüfungsberichte. Audit- und revisionskonform. Management- und persönliche Cockpits. Einfach einzusetzen. Integriert. Erweiterbar und zukunftssicher. Netcetera 40

41 Informieren Sie sich weiter IKS und Risikomanagement Whitepaper IKS Vorgehensmodell und Best Practise Poster Testzugang Persönliche Demonstration Bilden Sie sich weiter GPM Foundation Kurse CBPP Zertifizierung IKS Grundlagenseminar IKS Praxisworkshop IKS in der öffentlichen Verwaltung Fachlichkeit. Software. Training. Alles aus einer Hand. Netcetera 41

42 Agenda Einleitung und Vorstellung BPM-Plattform für Gemeinden IKS von der Theorie in die Praxis Workshop IKS in der Verwaltung Round-up Netcetera 42

43 Workshop IKS in Ihrer Verwaltung Ziel Aufbereitung Anforderungen, Nutzen & Handlungsfelder Fragestellung Wie -> Methoden Warum -> Nutzen Wer -> Organisation, Rollen und Aufgaben Netcetera 43

44 Workshop IKS in Ihrer Verwaltung Vorgehen Chancen und Gefahren von IKS Welche möchten Sie gerne vertieft diskutieren Gruppenarbeiten (kurz) Themen-Cluster vertiefen Kurze Präsentation Fachliche dokumentierte Würdigung (ca. Ende April) Netcetera 44

45 Agenda Einleitung und Vorstellung BPM-Plattform für Gemeinden IKS von der Theorie in die Praxis Workshop IKS in der Verwaltung Round-up Netcetera 45

46 Gesucht: Neue, Kunden-orientierte und vernetzte Formen der Zusammenarbeit Netcetera 46

47 Round-up Wie weiter? Auswertung Workshop Seminare BOC zum Thema IKS Präsentation vor Ort Verlosung Buch BPM in der Praxis Herzlichen Dank für Ihre Mitarbeit Netcetera 47

48 Prozessorientierung in der Verwaltung BPM Prozessportal für Gemeinden Partizipieren - Profitieren Netcetera 48

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