Fördern und gefördert werden zwei Seiten einer Medaille. Worauf kommt es an?

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1 Fördern und gefördert werden zwei Seiten einer Medaille. Worauf kommt es an? Worauf kommt es bei der internen Abwicklung der Förderprojekte an, welche Ressourcen und Strukturen werden benötigt? Stiftung Haus der kleinen Forscher Cornelia Teitge, Leiterin Personal & Finanzen Berlin, den

2 Die Stiftung Haus der kleinen Forscher stellt sich vor

3 Die Stiftung Haus der kleinen Forscher unterstützt eine bundesweite Initiative für frühe naturwissenschaftliche Bildung. engagiert sich für die Bildung von Kindern im Kita- und Grundschulalter in den Bereichen Naturwissenschaften, Mathematik und Technik. unterstützt pädagogische Fach- und Lehrkräfte dabei, gemeinsam mit den Kindern die Welt und die Phänomene des Alltags zu entdecken und zu erforschen. Lokale Netzwerkpartner der Stiftung sorgen für die Verbreitung der Angebote in den Regionen überall in Deutschland. Kitas, Horte und Grundschulen können Häuser der kleinen Forscher werden und der Begegnung mit Naturwissenschaften und Technik einen festen Platz im Alltag der Kinder geben. Stiftung Haus der kleinen Forscher Die Stiftung stellt sich vor. 3

4 Rund 1,9 Millionen Kinder forschen bereits bundesweit in Kitas, Horten und Grundschulen. 225 lokale Netzwerkpartner haben mit ihren Strukturen und Angeboten bereits mehr als Kitas, Horte und Grundschulen erreicht Pädagogische Fach- und Lehrkräfte aus über Kitas, Horten und Grundschulen haben am Fortbildungsprogramm der Initiative teilgenommen. Mehr als Kitas, Horte und Grundschulen haben das Zertifikat Haus der kleinen Forscher. 601 Trainerinnen und Trainer bilden die pädagogischen Fach- und Lehrkräfte kontinuierlich weiter. Karte: Zuständigkeitsbereiche der Haus der kleinen Forscher -Netzwerke Stand: II/2016 Stiftung Haus der kleinen Forscher Die Stiftung stellt sich vor. 4

5 Worauf kommt es bei der internen Abwicklung der Förderprojekte an, welche Ressourcen und Strukturen werden benötigt?

6 Phasen eines Projekts Stiftung Haus der kleinen Forscher Cornelia Teitge 6

7 Initialisierung des Projektes - der Projektauftrag Im Projektauftrag wird der Rahmen des geplanten Projekts festgelegt Folgende Punkte sind vorab zu planen: Kurzbeschreibung Projektziele / Projektnichtziele Projektergebnis Startereignis / Projektstarttermin und Endereignis/ Projektendtermin Projekthauptaufgaben Planung der personellen und finanziellen Ressourcen Genehmigung durch die Leitungsebene 7

8 Initialisierung des Projektes - der Projektauftrag Projektsteckbrief wurde auf Basis des Business Model Canvas erstellt Zweck? Überblick über die wichtigsten Eckpfeiler des Projekts. Wird im Intranet veröffentlicht und dient der internen Kommunikation. 8

9 Initialisierung des Projektes - der Projektauftrag Definition der Ziele und Nichtziele Projektziele sollten SMART (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert) sein Nicht-Ziele werden definiert, um die Grenzen der Projektumsetzung aufzuzeigen. -> wichtig für die inhaltliche Orientierung im Projektverlauf. Wichtig: in diesem Zuge sollten auch die Messkritierien festgelegt werden. Woran wird am Ende des Projekts gemessen, dass die Ziele erreicht wurden? Kernfragen: Was soll am Ende des Projekts anders sein? Wie hat sich die Wirklichkeit am Ende des Projekts verändert? 9

10 Planung des Projektes Projektressourcen und -kosten Vorbereitungsteam (bzw. der Projektleitung) erstellt eine Budgetplanung Personal 2016 F0812 Entgeltgruppe E ,00 F0817 Entgeltgruppe E1-E11 0,00 F0822 Beschäftigungsentgelte 0,00 F0824 Summe Personalausgaben 0,00 F0831 Gegenstände bis zu 410 0,00 F0835 Vergabe von Aufträgen 0,00 F0843 Sonstige Allgemeine Verwaltungsausgaben 0,00 F0846 Dienstreisen Inland 0,00 F0850 Summe sächlicher Verwaltungsaufgaben gesamt 0,00 Ausgaben für Gegenstände über 410 im Einzelfall 0,00 F0861 Gesamtausgaben des Vorhabens 0,00 10

11 Planung des Projektes Projektressourcen und -kosten Einbeziehung von Personal und Finanzen vor Beantragung der Förderung -> Steuerrecht -> Gemeinnützigkeitsrecht -> Plausibilität der Kosten (Personal- und Sachkosten) -> Bedingungen, die im Antrag formuliert sind 11

12 Durchführung des Projektes Zuwendungs-/Kooperationsvereinbarung ist geschlossen Benennung ProjektleiterIn und finanziellen AnsprechpartnerIn (zur Unterstützung der Projektleitung) ProjektleiterIn -> übernimmt Kommunikation mit dem Mittelgeber erstellt Sachberichte hat die fachlich/inhaltliche Gesamtverantwortung verantwortet den personellen und finanziellen Ressourceneinsatz -> übernimmt die interne Kommunikation Vorstellung des Projektes in der Stiftung 12

13 Durchführung des Projektes Finanzieller AnsprechpartnerIn -> übernimmt das Projektcontrolling Erstellt Finanzberichte Identifizierung der Bestimmungen der Vereinbarung Festlegung der Kostenträger/Ordnerstruktur im Laufwerk/Projektakte Terminierung der festgelegten Meilensteine in Outlook Abbildung der Sach- und Personalkosten als Soll-/Ist Vergleich Überwachung von Zahlungsterminen 13

14 Durchführung des Projektes Mind. monatliche Projekttreffen Identifizierung von Mehr- und Minderkosten Budget - Projekt BNE - FA 22 Zeitraum Personal 2016 Ist-Kosten bis Differnz Minderkosten (- ), Mehrkosten (+) IST-Kosten Ist- Kosten+Plankost en bis Differnz Minderkosten (-), Mehrkosten (+) Plankosten/IST- Kosten Abweichung in % F0812 Entgeltgruppe E ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% F0817 Entgeltgruppe E1-E11 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% F0822 Beschäftigungsentgelte 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% F0824 Summe Personalausgaben 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% F0831 Gegenstände bis zu 410 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% F0835 Vergabe von Aufträgen 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% F0843 Sonstige Allgemeine Verwaltungsausgaben 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% F0846 Dienstreisen Inland 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% F0850 Summe sächlicher Verwaltungsaufgaben gesamt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% Ausgaben für Gegenstände über 410 im Einzelfall 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% F0861 Gesamtausgaben des Vorhabens 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% 14

15 Projektpersonal in Matrix organisiert Abstimmung mit Linie enge Abstimmung mit der Teamleitung, die für die disziplinarische Führung zuständig ist Ziel: Reflextion der Verteilung der Personalressourcen Team / Projekt Abstimmung mit Steuerungskreis Regelmäßige Information an den Steuerungskreis über: Umsetzungsqualität Einhaltung des Zeitplanes des Projekts wird das Budget eingehalten Bei Konflikten entscheidet der Steuerungskreis über das weitere Vorgehen. Stiftung Haus der kleinen Forscher <###Name###> 15

16 Abschluss des Projektes Beurteilung und Abnahme der Projektergebnisse Reflexion der Zusammenarbeit Erfahrungssicherung für zukünftige Projekte Erstellung der Verwendungsnachweise Stiftung Haus der kleinen Forscher <###Name###> 16

17 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKET

18 Backup Folien Stiftung Haus der kleinen Forscher <###Name###> 18

19 Initialisierung des Projektes - der Projektauftrag Projektteam Wer gehört zum Projektteam? Projekte sind häufig teamübergreifend, d.h. es muss klar geregelt werden, wie viele Personen sind mit wie viel Prozent ihrer Arbeitszeit für das Projekt tätig 19

20 Personal Ressourcenplanung Zum Controlling der Personalressourcen kann diese Vorlage verwendet werden: Jan 16 Feb 16 Mrz 16 Apr 16 Mai 16 PL (Name) Person 1 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Person 2 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Soll Person Person Person Person Summe PL (Name) ,7 0, Person 1 0,5 0, ,1 0,1 0,5 0,5 0,5 0,5 Person 2 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Ist Person Person Person Person 6 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1 Summe ,2 6,2 5,4 5,4 5,7 5,7 3,8 4,8 5,1 4,1 4,1 5,1 PL (Name) ,3-0, Person ,5 0,5 0,5 0,5-0,4-0, Person Person Person Differenz Person Person 6 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1 Summe in VZÄ ,2 1,2 0,4 0,4 0,7 0,7-1,2-0,2 0,1-0,9-0,9 0,1 Differenz in % 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 24% 24% 8% 8% 14% 14% -24% -4% 2% -18% -18% 2% Summe Monat in VZÄ 0 0,25 0,8 0-0,4 Differenz in % 0% 25% 16% 0% -8% Stiftung Haus der kleinen Forscher <###Name###> 20

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