Handbuch. CrefoTEAM FM Online. Forderungsmanagement Online. Verband der Vereine Creditreform e. V.

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1 Handbuch CrefoTEAM FM Online Forderungsmanagement Online Verband der Vereine Creditreform e. V.

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3 Inhalt Forderungsmanagement Online 5 Forderungsmanagement-Online... 5 Einführung in FM-Online... 5 Voraussetzungen für den Betrieb... 5 FM-Online starten... 6 Durch FM-Online navigieren... 7 Mahnsache (MS) beauftragen Gläubiger des MS-Auftrags erfassen Schuldner für MS erfassen Sonstige Angaben zur MS-Forderung erfassen Forderungsposition erfassen Forderungsposition korrigieren Auftrag erteilen Überwachungssache (ÜS) beauftragen Gläubiger des ÜS-Auftrags erfassen Schuldner für ÜS erfassen Sonstige Angaben zur ÜS-Forderung erfassen Titelposition erfassen Auftragsdatei übergeben Akte suchen Akte öffnen Akte bearbeiten Allgemeine Daten Schuldner Forderungspositionen Posteingang bearbeiten Postausgang bearbeiten Buchungspositionen zur Forderung anzeigen Zahlungen anzeigen Forderungsaufstellung anzeigen Posteingang suchen Postausgang suchen Statistiken abrufen Index 57 Inhalt iii

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5 Forderungsmanagement Online Forderungsmanagement-Online Einführung in FM-Online Bei dem Forderungsmanagement-Online (FM-Online) handelt es sich um ein Web- Portal von Creditreform, über das Inkassoaufträge erteilt und verwaltet werden können. FM-Online kann nur von registrierten Creditreform-Mitgliedern benutzt werden und bietet nach der Freischaltung folgende Möglichkeiten: Inkassoaufträge erfassen und an Creditreform übergeben, nach bereits übergebenen Inkassoverfahren suchen, Details eines laufenden Verfahrens betrachten, einem laufenden Verfahren weitere Forderungspositionen hinzufügen, Zahlungseingänge verbuchen, Mitteilung verfassen und an Creditreform senden, Mitteilungen von Creditreform lesen, auf Mitteilungen antworten, statistische Auswertungen erzeugen. Testdaten Alle in dieser Dokumentation gezeigten Bildschirminhalte sind Testdaten, die keinen Bezug zu real existierenden Inkassoverfahren haben und in der gezeigten Kombination unter Umständen so nicht vorkommen können. Voraussetzungen für den Betrieb Um FM-Online nutzen zu können, sollten im Vorfeld folgende Punkte geregelt sein: Es liegt eine von der zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle zugeteilte Mitgliedsnummer vor, von der zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle wurde ein allgemeines Kennwort zugeteilt, Forderungsmanagement Online 5

6 von der zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle wurde ein persönliches Kennwort zugeteilt, am Arbeitsplatz des Nutzers ist ein Internetzugang vorhanden, am Arbeitsplatz des Nutzers ist ein funktionstüchtiger Internet-Browser installiert, entweder der Microsoft Internet-Explorer ab Version 6.0, oder der Mozilla Firefox Browser ab Version 2.0. am Arbeitsplatz des Nutzers ist ein Programm zum Lesen von PDF-Dateien installiert, mit der für den Nutzer zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle wurden entsprechende vertragliche Vereinbarungen über die Abwicklung der Inkassoverfahren getroffen, dem Nutzer wurden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von der für ihn zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle ausgehändigt und wurden gelesen und akzeptiert. FM-Online starten FM-Online wird aufgerufen, in dem entweder in der Adresszeile des geöffneten Browsers die Adresse eingegeben, oder auf der Startseite der Homepage der für den Nutzer zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle der Login-Button Webinkasso genutzt wird. Es erscheint der Dialog zum Anmelden am System: Mitgliedsnummer Die Mitgliedsnummer besteht immer aus 12 Ziffern. Sie wird bei der vom Nutzer zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle beantragt und dann entsprechend zugewiesen. 6 Forderungsmanagement Online

7 Allgemeines Passwort Das allgemeine Passwort wird von der für den Nutzer zuständigen Creditreform- Geschäftsstelle vergeben und besteht aus mehreren Ziffern und Zeichen, die immer unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung eingegeben werden müssen. Persönliches Passwort Das persönliche Passwort wird für die erste Anmeldung von der für den Nutzer zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle vergeben und lautet cisstart. Nach der ersten Anmeldung wird der Nutzer aufgefordert, ein neues persönliches Passwort zu vergeben, welches bei jeder weiteren Anmeldung unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung verwendet werden muss. In der Folge ist es jederzeit möglich, das persönliche Passwort zu ändern, siehe Passwort ändern. Speichern Wenn die Option Speichern eingeschaltet wird, merkt sich der Rechner am Arbeitsplatz des Nutzers die Anmeldeinformationen Mitgliedsnummer, und Allgemeines Passwort und vereinfacht damit alle folgenden Anmeldevorgänge. Anmelden Nachdem alle Zugangsinformationen korrekt eingegeben wurden, wird mit dieser Schaltfläche die Anmeldung am System vorgenommen. Es folgt ein allgemeiner Begrüßungstext. FM-Online wird dann mit der Menüauswahl Forderungsmanagement gestartet. Ich kann mich nicht mehr anmelden Sofern mindestens drei Mal ein falsches Kennwort eingegeben wurde, wird der Zugang zum System gesperrt. In diesem Fall ist Kontakt zur Creditreform-Geschäftsstelle aufzunehmen. Im Regelfall wird dann das persönliche Kennwort wieder auf den Startwert cisstart zurückgesetzt und der Anmeldvorgang kann dann wie beim ersten Mal unter Angabe eines neuen Kennworts wiederholt werden. Durch FM-Online navigieren Nach der Anmeldung wird das Online-Portal von Creditreform angezeigt. In diesem Dokument wird ausschließlich auf die Elemente eingegangen, die sich auf das Creditreform-Forderungsmanagement beziehen. Es gilt dabei generell: Es dürfen niemals die Browser eigenen Schaltflächen für Vor und Zurück zur Navigation durch das Creditreform-Portal verwendet werden. Forderungsmanagement Online 7

8 Alle Eingabefelder, die zusätzlich mit einem Stern markiert sind, sind sogenannte Pflichtfelder und müssen einen sinnvollen Inhalt haben, bevor die erfassten Informationen gespeichert bzw. übermittelt werden können. Wenn beim Speichern der Informationen ein Fehler festgestellt wird, wird im oberen Bildbereich ein entsprechender Hinweis in roter Farbe ausgegeben und vor den fehlerhaften Feldern steht ein rotes Ausrufezeichen. Durch Klick auf die entsprechenden Einträge können die nachfolgend beschrieben Funktionen gestartet werden: Auftrag Mahnsache Mit dieser Funktion wird die Möglichkeit zum Erfassen eines Inkassoauftrags eröffnet, siehe Mahnsache beauftragen. In Abhängigkeit von den mit der zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle getroffenen Vereinbarungen beginnt Creditreform nach erfolgreicher Übermittlung der notwendigen Daten umgehend mit der Beitreibung der offenen Forderung. 8 Forderungsmanagement Online

9 Auftrag Überwachung Mit dieser Funktion wird die Möglichkeit zum Erfassen eines Überwachungsauftrags im nachgerichtlichen Inkasso gestartet, siehe Überwachungssache beauftragen. In Abhängigkeit von den mit der zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle getroffenen Vereinbarungen beginnt Creditreform nach erfolgreicher Übermittlung der notwendigen Daten umgehend mit der Langzeitüberwachung des Schuldners. Auftragsdatei Neben der Möglichkeit der manuellen Erfassung eines Inkassoauftrags über die Funktion Auftrag Mahnsache besteht die Möglichkeit, Creditreform zu jedem beliebigen Zeitpunkt eine Auftragsdatei im vereinbarten Format zu übermitteln, die beliebig viele Mahnaufträge beinhaltet, siehe Auftragsdatei übergeben. Eine solche Auftragsdatei kann in unterschiedlichen Formaten, z. B. CSV, Excel, Access, XML übergeben werden. In jedem Fall ist dafür vorher Rücksprache mit Creditreform zu nehmen, um die Voraussetzungen abzuklären. Akteninfo Diese Funktion öffnet einen Dialog mit diversen Feldern zum Suchen und Finden von Akten, siehe Akte suchen. Posteingang Diese Funktion öffnet einen Dialog mit diversen Eingabefeldern zum Suchen und Finden von Posteingängen / Schreiben von Creditreform, siehe Posteingang suchen. Postausgang Diese Funktion öffnet einen Dialog mit diversen Eingabefeldern zum Suchen und Finden von Postausgängen, also Nachrichten, die der Auftraggeber an Creditreform gesendet hat, siehe Postausgang suchen. Statistiken Diese Funktion öffnet einen Dialog, in dem Berichte und statistische Auswertungen zum Abruf angeboten werden, siehe Statistiken abrufen. Passwort ändern Mit dieser Funktion kann der Benutzer sein persönliches Kennwort ändern. Es wird dringend empfohlen, ein sicheres Kennwort zu verwenden, das mindestens aus Groß- und Kleinbuchstaben und Ziffern besteht und eine Gesamtlänge von 8 Zeichen / Ziffern nicht unterschreiten sollte. Forderungsmanagement Online 9

10 Abmelden Mit dieser Funktion meldet sich der Benutzer vom System ab. Nicht gespeicherte Daten gehen verloren Alle Daten, die zuvor eingegeben wurden und noch nicht gespeichert oder an Creditreform übergeben wurden, gehen beim Abmelden verloren. Akte Suchen Neben den umfangreichen Suchmöglichkeiten, um ein Inkassoverfahren zu finden (siehe Akte suchen) kann über diese Funktion ein Inkassoverfahren direkt unter Eingabe einer Creditreform-Aktennummer oder einem Aktenzeichen des Auftraggebers (sofern bekannt) geöffnet werden, siehe Akte öffnen. Mahnsache (MS) beauftragen Mit der Funktion Auftrag Mahnsache können Forderungen, die der Kunde trotz Mahnung nicht beglichen hat, als Inkassoauftrag an Creditreform zwecks Beitreibung dieser Forderungen übergeben werden. Nach Start der Funktion wird folgendes Bild angezeigt: 10 Forderungsmanagement Online

11 Es sind 5 Bereiche zu erkennen, die seitens des Auftraggebers so exakt und vollständig wie möglich ausgefüllt werden müssen, wobei es sich bei Feldern, die mit einem * gekennzeichnet sind, um Pflichtfelder handelt. Gläubiger des MS-Auftrags erfassen Neu / geändert in Version Zunächst wird hier der Name des angemeldeten Creditreform-Mitglieds angezeigt. Dieser kann im Normalfall genauso übernommen werden. Für den Fall, dass für das Creditreform-Mitglied weitere Mitglieder bei Creditreform angelegt sind und diese auch als Gläubiger in Inkassoverfahren zugelassen sind, können genau diese in der Liste als Gläubiger ausgewählt werden. Damit ist es z. B. möglich, innerhalb einer Konzernstruktur als Berechtigter mehrere Bereiche des eigenen Unternehmens innerhalb von FM-Online zu bearbeiten, neue Inkassoverfahren für andere Gläubiger zu erfassen. Bei Fragen hierzu gibt die für den Nutzer zuständige Creditreform-Geschäftsstelle gerne jederzeit Auskunft. Forderungsmanagement Online 11

12 Schuldner für MS erfassen Schuldnerdaten einer Privatperson erfassen Land Hier muss das Land ausgewählt werden, das für die nachfolgend anzugebende Adresse gilt. Als Standardvorschlagswert ist dieses Feld mit Deutschland vorbelegt. Anrede Es stehen verschiedene Anredemöglichkeiten zur Verfügung. In Abhängigkeit von der gewählten Anrede ändert sich die Darstellung zur Aufnahme der Schuldnerdaten. Nachname Der Nachname des Schuldners muss mindestens zwei Buchstaben enthalten. Bei ausländischen Namen ist vor allem zu beachten, dass diese häufig so ungewohnt klingen, dass eine Unterscheidung zwischen dem Vor- und dem Nachnamen nur sehr schwer möglich ist. Vorname Der Vorname des Schuldners ist so genau wie möglich zu erfassen. Bei ausländischen Namen ist vor allem zu beachten, dass diese häufig so ungewohnt klingen, dass eine Unterscheidung zwischen dem Vor- und dem Nachnamen nur sehr schwer möglich ist. Geburtsname Hier kann der Geburtsname des Schuldners - soweit bekannt - angegeben werden. Diese Information kann bei der Identifikation des richtigen Schuldners helfen. 12 Forderungsmanagement Online

13 Geburtsdatum Hier kann das Geburtsdatum des Schuldners angegeben werden. Diese Information ist insbesondere dann von großer Bedeutung, wenn der Schuldner einen weit verbreiteten Namen hat. Es ermöglicht eine deutlich vereinfachte Identifizierung des Schuldners und beschleunigt somit das Verfahren. Art der Adresse Hier kann die Art der Adresse ausgewählt werden. Als Standardvorschlagswert ist dieses Feld mit Zustelladresse vorbelegt. Es kann pro Schuldner nur eine Adresse angegeben werden. Sind mehrere Adressarten bekannt, sollte nach Möglichkeit die Zustelladresse verwendet werden. Zustelladresse Hierbei handelt es sich um die klassische, per Post zustellbare Adresse, bei der sowohl Straße, als auch Postleitzahl und Ort angegeben werden müssen. Postfachadresse Hierbei handelt es sich um eine Postfachadresse, bei der neben Postleitzahl und Ort auch die Nummer des Postfaches angegeben werden muss. Großkundenadresse Eine Großkundenadresse benötigt nur eine Postleitzahl und einen Ort, nicht jedoch eine Straße oder eine Postfachnummer. Straße Die Eingabe einer Straße ist nur möglich, wenn zuvor Zustelladresse als Adressart eingestellt wurde. Eine Straße besteht in Deutschland aus einem Straßennamen, optional einer Hausnummer und optional einem Hausnummernzusatz. Je nach Vorhandensein müssen Straßenname, Hausnummer und Zusatz in die dafür getrennt vorgesehen Eingabefelder eingegeben werden. Postfach Die Eingabe eines Postfachs ist nur möglich, wenn zuvor Postfachadresse als Adressart eingestellt wurde. PLZ / Ort Unabhängig von der eingestellten Adressart muss hier sowohl eine Postleitzahl als auch ein Ortsname angegeben werden. Telefon Sofern bekannt, sollte an dieser Stelle die Telefonnummer angegeben werden, unter der der Schuldner erreichbar ist. Insbesondere die Kontaktaufnahme per Telefon ist für den außergerichtlichen Beitreibungserfolg von Bedeutung. Sofern eine Telefonnummer an Creditreform übermittelt werden soll, müssen in jedem Fall die Ortsvorwahl und der Telefonanschluss und optional die Landesvorwahl angegeben werden: Ortsvorwahl und Anschluss Forderungsmanagement Online 13

14 01234/56789, mithin die Ortsvorwahl mit führender Null, gefolgt von einem Schrägstrich gefolgt vom Anschluss ohne weitere Sonderzeichen oder Leerstellen, Landesvorwahl, Ortsvorwahl und Anschluss +49/1234/56789, folglich die Landesvorwahl mit führendem +-Zeichen gefolgt von einem Schrägstrich, gefolgt von der Ortsvorwahl ohne führende Null, gefolgt von einem Schrägstrich gefolgt vom Anschluss ohne weitere Sonderzeichen oder Leerstellen. Bei Nichteinhaltung der Formatregeln ist eine Aufnahme des Inkassoauftrags nicht möglich. Fax Sofern bekannt, sollte an dieser Stelle die Faxnummer angegeben werden, unter der der Schuldner erreichbar ist. Es müssen in jedem Fall die Ortsvorwahl und der Telefonanschluss und optional kann zusätzlich die Landesvorwahl angegeben werden: Ortsvorwahl und Anschluss 01234/56789, also die Ortsvorwahl mit führender Null, gefolgt von einem Schrägstrich gefolgt vom Anschluss ohne weitere Sonderzeichen oder Leerstellen, Landesvorwahl, Ortsvorwahl und Anschluss +49/1234/56789, also die Landesvorwahl mit führendem +-Zeichen gefolgt von einem Schrägstrich, gefolgt von der Ortsvorwahl ohne führende Null, gefolgt von einem Schrägstrich gefolgt vom Anschluss ohne weitere Sonderzeichen oder Leerstellen. Bei Nichteinhaltung der Formatregeln ist eine Aufnahme des Inkassoauftrags nicht möglich. Sofern bekannt, sollte an dieser Stelle die adresse angegeben werden, unter der der Schuldner erreichbar ist. Das Format der adresse wird nach folgenden Regeln überprüft: Es muss genau enthalten sein, Vor muss mindestens 1 und maximal 127 Zeichen stehen, Hinter müssen mindestens 5 und maximal 127 Zeichen stehen. Bei Nichteinhaltung der Formatregeln ist eine Aufnahme des Inkassoauftrags nicht möglich. weitere Schuldner hinzufügen Mit dieser Schaltfläche werden die Schuldnerdaten in die Schuldnerliste übernommen, wenn alle erforderlichen Informationen korrekt erfasst wurden. Schuldnerdaten einer Firma erfassen Wenn bei der Anrede Firma 14 Forderungsmanagement Online

15 ausgewählt wurde, ändert sich die Anzeige der Erfassungsfelder. Nachfolgend wird nur der Unterschied zur Erfassung von Daten zu einer Privatperson erläutert: Firmenname Hier muss anstelle des Vor- und Nachnamens einer Privatperson der Firmenname angegeben werden. Auch hier ist auf eine exakte Eingabe der offiziellen Firmierung eines Unternehmens zu achten, eine schnelle und rechtssichere Bearbeitung des Verfahrens sicherzustellen. Rechtsform Sofern bekannt, kann hier die Rechtsform der Firma angegeben werden. Schuldnerdaten einer Schuldnergemeinschaft erfassen Sofern zu den ausstehenden Forderungen nur ein Schuldner bekannt ist, ist die Schuldnerdatenerfassung mit der Aufnahme einer Person beendet. Nicht selten können Forderungen von einer sogenannten Schuldnergemeinschaft geschuldet werden. Beispiel hierfür können Mietforderungen, Versorgungsleistungen -Strom/Gas/Wasser/Wärme- o. ä. sein, die häufig von Ehepartnern oder Lebensgemeinschaften geschuldet werden. Auch sind Forderungen von Firmen mit bestimmten Rechtsformen i. d. R. Forderungen an eine Schuldnergemeinschaft. Beispiel hierfür ist die GbR, bei der die Forderung grundsätzlich von allen Gesellschaftern gleichermaßen geschuldet wird. Sofern mehrere Schuldner gleichermaßen die Forderung schulden, können alle bekannten Personen erfasst werden, siehe Schuldner für MS erfassen. Es können durchaus auch Firmen und Privatpersonen gemischt erfasst werden. Name einer Schuldnergemeinschaft Wenn eine Akte mehrere Schuldnern im Rahmen einer Schuldnergemeinschaft enthält, wird ein zusätzlicher Name erzeugt, der sich aus den Elementen SG für Schuldnergemeinschaft, Name des ersten erfassten Schuldners und Name des zweiten erfassten Schuldners zusammensetzt. Dieser wird an mehreren Stellen angezeigt, kann aber generell nicht für eine Suche benutzt werden. Schuldner entfernen Nach der Aufnahme jedes einzelnen Schuldners werden diese in der Schuldnerliste aufgeführt: Forderungsmanagement Online 15

16 Stellt sich nach Prüfung der aufgenommenen Schuldner ein Fehler in den Daten heraus, kann die betreffende Person aus der Schuldnerliste entfernt werden (1) und anschließend neu erfasst werden, siehe Schuldner für MS erfassen. Sonstige Angaben zur MS-Forderung erfassen Im rechten oberen Bereich des Browsers können allgemeine Angaben für den Inkassoauftrag angegeben werden: Ihr Zeichen Diese Angabe dient der Vereinfachung der Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und Creditreform. Jedes Inkassoverfahren bekommt nach Beauftragung eine Creditreform-Aktennummer, unter der es eindeutig identifiziert werden kann. Auf der Seite des Auftraggebers kann es ein eigenes Identifikationsmerkmal, wie z. B. eine Debitorennummer, Kundennummer, o. ä. geben. Wird dieses Merkmal hier erfasst, wird es dem Verfahren zugeordnet und kann später zur Identifikation verwendet werden. Es können maximal 30 beliebige Zeichen verwendet werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass dieses Zeichen jedes beauftragte Inkassoverfahren eindeutig bezeichnet. 16 Forderungsmanagement Online

17 Zinssatz Gemäß 280, 286 BGB umfasst der von einem in Verzug befindlichen Schuldner zu tragende Verzugsschaden auch die Zinsen, die ab Fälligkeit der Forderung entstanden sind. gesetzlich Sofern zwischen den Vertragsparteien nichts anderes vereinbart wurde und dem Gläubiger kein höherer Zinsschaden entstanden ist, richtet sich der Zinssatz nach 288 BGB. Dieser gesetzliche Zinssatz beträgt gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank und gegenüber sogenannten Nicht-Verbrauchern (z. B. Firmen) 8 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank. Der Basiszinssatz kann sich am 1.1. und am 1.7. eines Jahres ändern. Er wird immer aktuell im Browser angezeigt. Haben die Vertragsparteien einen von der gesetzlichen Regelung abweichenden Zinssatz für den Fall des Verzugs vereinbart, kann entweder ein fester Zinssatz oder ein variabler Zinssatz, d. h. ein vom gesetzlichen Zinssatz abweichender Aufschlag auf den Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank angeben werden. Währung Als Währung ist Euro (EUR) voreingestellt. Diese Voreinstellung kann nicht geändert werden. Bemerkung In dieses Feld kann eine freie Textbemerkung mit höchstens 1000 Zeichen eingegeben werden. Der Text kann dazu benutzt werden, Creditreform für die Abwicklung des neuen Inkassoverfahrens besondere Instruktionen oder Hinweise zu geben. AGB Im Rahmen der Mitgliedschaft bei Creditreform wurden die allgemeinen Geschäftsbedingungen und Preislisten übergeben und ggfs. sonstige vertragliche Vereinbarungen getroffen. Mit dem Setzen dieses Merkmals bestätigt der Inkassoauftraggeber, diese erhalten, gelesen und anerkannt zu haben. Ohne dieses Merkmal ist eine Beauftragung nicht möglich. Forderungsposition erfassen Im unteren Bereich des Fensters sind die einzelnen Forderungspositionen zu erfassen. Sie setzen sich aus unterschiedlich gearteten Beträgen zusammen: Forderungsmanagement Online 17

18 Art der Position Forderung/Rechnung Mit dieser Auswahl wird eine ausstehende Rechnung oder sonstige nicht beglichene Forderung erfasst. Es können beliebig viele davon aufgenommen werden. Zu allen aufgenommenen Forderungen / Rechnungen muss es Belege geben, die den Anspruch rechtfertigen und aus denen hervorgeht, dass sich der Schuldner mit dem Ausgleich der Forderung in Verzug befindet. Mahnkosten Mit dieser Auswahl können Kosten, die durch bereits im Vorfeld erstellte Mahnungen entstanden sind, erfasst werden. Bankkosten Wenn im Vorfeld Bankkosten, z. B. in Form einer Rücklastschrift entstanden sind, können diese mit dieser Auswahl aufgenommen werden. Darunter sind keine Verzugszinsen zu verstehen, da diese durch Angabe eines Zinssatzes automatisch berechnet werden, siehe Sonstige Angaben zur MS-Forderung erfassen. Ermittlungskosten Wenn im Vorfeld Informationen zum Schuldner eingeholt wurden (z. B. durch eine Anfrage beim Einwohnermeldeamt oder den Abruf einer Creditreform-Auskunft), können die Kosten dafür mit dieser Position aufgenommen werden. Gutschrift Wenn dem Schuldner von der Hauptforderung nachträglich Teilbeträge gutgeschrieben wurden, kann dies hier erfasst werden. Der Betrag der Gutschrift wird grundsätzlich mit der ältesten Forderungsposition / Rechnung verrechnet. Sofern eine abweichende Verrechnung erforderlich sein sollte, kann diese Information als Texthinweis an Creditreform übermittelt werden, siehe Sonstige Angaben zur MS-Forderung erfassen. Zahlung vor Abgabe Hiermit können alle Zahlungen, die der Schuldner vor der Abgabe des Inkassoverfahrens an Creditreform geleistet hat, aufgenommen werden. 18 Forderungsmanagement Online

19 Forderung/Rechnung erfassen Pflichfelder Alle Felder mit einem Stern sind Pflichtfelder und müssen gefüllt werden. Ohne diese Angaben kann das Inkassoverfahren nicht beauftragt werden. Rechnungsdatum Es muss das exakte Datum der Rechnung bzw. bei Dauerschuldverhältnissen das Datum der jeweiligen Fälligkeit der einzelnen Forderungen (z. B. der 1. Tag des jeweiligen Monats bei Wohnraummiete) erfasst werden. Das Datum kann entweder über die Tastatur im Format TT.MM.JJJJ eingegeben oder nach Klick auf das Kalendersymbol ausgewählt werden. Es darf nicht in die Zukunft datiert sein. Betrag Hier muss der Betrag der ausstehenden Forderung im Format nnnnn,nn eingegeben werden. Rechnungsnummer Hier kann entweder die auf einer Rechnung stehende Rechnungsnummer oder je nach Art der Forderung die Vertragsnummer o. ä. angegeben werden. Obwohl die Angabe optional ist, wird dringend empfohlen, den Wert anzugeben, da er spätestens im gerichtlichen Mahnverfahren zwingend erforderlich ist. Es können maximal 30 beliebige Zeichen und Ziffern verwendet werden. Forderungsgrund Mit dem Forderungsgrund wird die Art der Forderung näher spezifiziert. Es steht eine Liste aller derzeit in Deutschland im gerichtlichen Mahnverfahren zulässigen Forderungsgründe zur Verfügung. Zins-ab-Datum Hier muss hier das Datum gewählt werden, ab dem sich der Schuldner mit der Forderung in Verzug befindet. Es muss jünger als das Rechnungsdatum sein. Das Datum kann entweder über die Tastatur im Format TT.MM.JJJJ eingegeben oder nach Klick auf das Kalendersymbol ausgewählt werden. Leistungszeitraum von bis Sofern die vom Schuldner nicht beglichene Leistung zum Rechnungsdatum erbracht wurde, muss kein Leistungszeitraum angegeben werden. Je nach Art der Forderung Forderungsmanagement Online 19

20 kann es sich aber um Leistungen handeln, die über einen längeren Zeitraum erbracht wurden. Beispiel hierfür wäre u. a. die Versorgungsleistung-Strom/Wasser/Gas-. Das Datum kann entweder über die Tastatur im Format TT.MM.JJJJ eingegeben oder nach Klick auf das Kalendersymbol ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche Position hinzufügen werden die eingegebenen Daten zur Forderungsposition gespeichert und in einer Tabelle unterhalb des Erfassungsbereichs aufgeführt. Mahnkosten erfassen Datum Hier wird das Datum des Belegs eingegeben, der im Rahmen eines Mahnvorgangs entstandene Kosten aufführt. Betrag Hier wird der Betrag für die Mahnkosten eingegeben. Grundsätzlich ist es möglich, mehrere einzelne Beträge zu Mahnkosten summiert zu erfassen. Es sollte dann aber das Datum des jüngsten Belegs angegeben werden. Mit der Schaltfläche Position hinzufügen werden die eingegebenen Daten zur Forderungsposition gespeichert und in einer Tabelle unterhalb des Erfassungsbereichs aufgeführt. Bankkosten erfassen Die Erfassung von Bankkosten erfolgt wie die Erfassung von Mahnkosten, siehe Mahnkosten erfassen. Ermittlungskosten erfassen Die Erfassung von Ermittlungskosten erfolgt wie die Erfassung von Mahnkosten, siehe Mahnkosten erfassen. 20 Forderungsmanagement Online

21 Gutschrift erfassen Wenn dem Kunden vor der Abgabe der Forderung an Creditreform eine Gutschrift erteilt wurde und diese vorab nicht schon von der ausstehenden Forderung abgezogen wurde, kann diese hier erfasst werden. Datum Hier wird das genaue Datum der Gutschrift eingegeben. Betrag Hier wird der Betrag der Gutschrift eingegeben. Mit der Schaltfläche Position hinzufügen werden die eingegebenen Daten zur Forderungsposition gespeichert und in einer Tabelle unterhalb des Erfassungsbereichs aufgeführt. Zahlung vor Abgabe erfassen Wenn der Kunde bereits vor der Abgabe der Forderung an Creditreform eine Zahlung geleistet hat und diese vorab nicht schon von der ausstehenden Forderung abgezogen wurde, kann diese hier erfasst werden. Datum Hier wird das genaue Datum des Zahlungseingangs eingegeben. Es ist zu beachten, dass das Datum einer Zahlung / Gutschrift nicht vor dem frühesten Rechnungsdatum der Rechnungen / Forderungen liegen darf. In solchen Fällen, z. B. bei Abschlagszahlungen vor Rechnungsstellung, sollten nur die vorher reduzierten Rechnungen / Forderungen zur Beitreibung übergeben werden. Betrag Hier wird der Betrag der Zahlung eingegeben. Mit der Schaltfläche Position hinzufügen werden die eingegebenen Daten zur Forderungsposition gespeichert und in einer Tabelle unterhalb des Erfassungsbereichs aufgeführt. Forderungsposition korrigieren Wurde eine Forderungsposition mit der Schaltfläche Forderung hinzufügen zur Liste hinzugefügt, kann sie nicht mehr verändert werden. Wenn eine Korrektur an einer Position erforderlich ist, muss sie mit dem Kreuzsymbol in der letzten Spalte der Liste gelöscht und anschließend korrekt neu erfasst werden siehe Abbildung. Forderungsmanagement Online 21

22 Auftrag erteilen Wenn alle erforderlichen Forderungspositionen, Schuldnerdaten und sonstige Angaben erfasst wurden, kann mit der Schaltfläche Auftrag erteilen der Auftrag zur Durchführung des Inkassoverfahrens an Creditreform übermittelt werden. Es wird bei Creditreform umgehend eine Akte angelegt und das System bestätigt die Übernahme in das Creditreform-Inkassosystem nach einer kurzen Wartezeit mit einer Auftragsbestätigung: Mit einem Klick auf den Link kompletten Auftrag anzeigen und drucken 22 Forderungsmanagement Online

23 wird der Auftrag in einer Textform angezeigt, und kann optional mit der Browser-eigenen Druckfunktion ausgedruckt werden. Je nach Vereinbarung mit der zuständigen Creditreform-Geschäftsstelle wird kurze Zeit später eine Auftragsbestätigung per Post zugeschickt oder online im Portal zugestellt, siehe Posteingang bearbeiten. Zusätzlich wird in einem weiteren Link die für den erteilten Auftrag vergebene Aktennummer als Link angeboten. Ein Klick auf diesen Klick öffnet die Akte, siehe Akte bearbeiten. Forderungsmanagement Online 23

24 Überwachungssache (ÜS) beauftragen Mit der Funktion Auftrag Überwachungssache können Forderungen, für die ein Vollstreckungsbescheid (Titel) oder Urteil als Originaldokument vorliegt und die der Kunde trotz Aufforderung nicht beglichen hat, als Überwachungsauftrag an Creditreform zwecks Beitreibung dieser Forderungen übergeben werden. Creditreform versucht dann bis zu 30 Jahre lang, solche meistens sehr langwierige Verfahren zu überwachen und kontrolliert in regelmäßigen Abständen die Zahlungsfähigkeit des Schuldners. Nachfolgend ein Beispiel eines Vollstreckungsbescheids, dessen Angaben zur Aufnahme der Überwachungssache herangezogen werden sollen: Quelle Abbildung mit freundlicher Genehmigung: Gerichtliches Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung, 4. Aufl. Salten/Gräve, Verlag Dr. Otto Schmidt, Köln Die Aufnahme einer Überwachungssache unterscheidet sich nur wenig von der Aufnahme einer Mahnsache, so dass nachfolgend nur auf die Unterschiede eingegangen wird. Nach Start der Funktion wird folgendes Bild angezeigt: 24 Forderungsmanagement Online

25 Unschwer sind 4 Bereiche zu erkennen, die nun alle so exakt und vollständig wie möglich ausgefüllt werden müssen. Im Gegensatz zur Mahnsache kann eine Überwachungssache immer nur zu einem einzelnen Schuldner aufgenommen werden. Deshalb fehlt hier der Bereich Schuldnerliste. Gläubiger des ÜS-Auftrags erfassen Neu / geändert in Version Die gleiche Vorgehensweise wie unter Gläubiger des MS-Auftrags erfassen beschrieben. Schuldner für ÜS erfassen Ein Schuldner für eine Überwachungssache kann dem Originaldokument entnommen werden (1) und wird genauso aufgenommen, wie für eine Mahnsache, siehe Schuldner für MS erfassen. Es gibt jedoch keine besondere Schaltfläche, mit der der Schuldner hinzugefügt werden müsste. Das Füllen der Eingabefelder reicht aus. Sonstige Angaben zur ÜS-Forderung erfassen Ihr Zeichen Siehe gleiches Feld wie in Sonstige Angaben zur MS-Forderung erfassen. Forderungsmanagement Online 25

26 Titelart Die Art des Titels kann dem Originaldokument entnommen werden (2) und wird dann hier ausgewählt. Titelaktenzeichen Das Titelaktenzeichen kann dem Originaldokument entnommen werden (3) und wird dann hier eingegeben. Titelgericht Das Titelgericht kann dem Originaldokument entnommen werden (4) und wird dann hier ausgewählt. Die Liste der möglichen Gerichte ist sehr lang. Da sie nach Ortsnamen der Gerichte sortiert ist, kann ein Gericht nach dem Öffnen der Auswahlliste durch Eingabe der Anfangsbuchstaben schnell gefunden werden. Erlassdatum Das Erlassdatum kann dem Originaldokument entnommen werden (5) und wird dann hier eingegeben. Zustelldatum Das Zustelldatum kann dem Originaldokument entnommen werden (6) und wird dann hier eingegeben. Währung Als Währung ist Euro (EUR) voreingestellt und kann auch nicht geändert werden. Bemerkung In dieses Feld kann eine freie Textbemerkung mit höchstens 1000 Zeichen eingegeben werden. Der Text kann dazu benutzt werden, Creditreform für die Abwicklung des neuen Inkassoverfahrens besondere Instruktionen oder Hinweise zu geben. AGB Im Rahmen der Mitgliedschaft bei Creditreform wurden die allgemeinen Geschäftsbedingungen und Preislisten übergeben und ggfs. sonstige vertragliche Vereinbarungen getroffen. Mit dem Setzen dieses Merkmals bestätigt der Inkassoauftraggeber, diese erhalten, gelesen und anerkennt zu haben. Ohne dieses Merkmal ist eine Beauftragung nicht möglich. Titelposition erfassen Neben den Schuldnerinformationen und sonstigen Informationen muss jetzt der zu überwachende Titel genau beschrieben werden. Er setzt sich aus unterschiedlich gearteten Beträgen zusammen, die nun der Reihe nach aufgenommen werden: 26 Forderungsmanagement Online

27 Art der Position Hauptforderung Die Hauptforderung ist im Originaldokument unter (7) zu finden. Jede dort aufgeführte Position ist einzeln aufzunehmen: Verzinsliche Kosten Die verzinslichen Kosten werden im Originaldokument unter (8) und (9) aufgeführt. Es kann eine Summe dieser Positionen in einer Position aufgenommen werden: Unverzinsliche Kosten Alle Kosten, die neu entstehen, aber nicht im Originaldokument aufgeführt werden, müssen unter dieser Position aufgenommen werden: Forderungsmanagement Online 27

28 Ausgerechnete Zinsen Die ausgerechneten Zinsen sind dem Originaldokument unter (10) zu entnehmen und einzeln zu erfassen: Laufende Zinsen Die laufenden Zinsen sind dem Originaldokument unter (11) zu entnehmen und einzeln zu erfassen: Hier ist zu beachten, dass die laufenden Zinsen immer im Zusammenhang mit der Hauptforderung stehen. Deshalb müssen, wie oben bereits erwähnt, die Hauptforderungspositionen einzeln erfasst werden, weil sich die laufenden Zinsen im Bescheid darauf jeweils beziehen. Die Angabe zu 1.1, oder zu 1.2 bezieht sich auf die 1. (= Hauptforderung) und auf die 1 bzw. 2 für die jeweilige Position. Die zweite Ziffer ist im Feld Nr 28 Forderungsmanagement Online

29 einzugeben. Der vollständige erfasste Beispielbescheid sieht nun wie folgt aus: und kann nun mit der Schaltfläche Auftrag erteilen an Creditreform übergeben werden. Sobald der Auftrag ins System eingegangen ist, kann mit einem Klick auf den Link kompletten Auftrag anzeigen und drucken der Auftrag in Textform angezeigt und optional mit der Browser-eigenen Druckfunktion ausgedruckt werden. Je nach Vereinbarung mit der zuständigen Creditreform- Forderungsmanagement Online 29

30 Geschäftsstelle wird kurze Zeit später eine Auftragsbestätigung per Post zugeschickt oder online im Portal zugestellt, siehe Posteingang bearbeiten. Zusätzlich wird in einem weiteren Link die für den erteilten Auftrag vergebene Aktennummer als Link angeboten. Ein Klick auf diesen Klick öffnet die Akte, siehe Akte bearbeiten. Auftragsdatei übergeben Mit dieser Funktion besteht die komfortable Möglichkeit, mehrere in einer Datei gespeicherte Inkassoaufträge der Creditreform-Geschäftsstelle zu übermitteln, ohne dass jeder Auftrag einzeln im Browser erfasst werden muss. Als Dateiformate sind z. B. CSV, Excel, TXT, Access möglich. Vor der Nutzung dieser Option ist es zur Vermeidung fehlerhafter Dateiübermittlungen zwingend erforderlich, mit der Creditreform-Geschäftsstelle die genaue Dateistruktur zu vereinbaren. Das System nimmt nur ihm bekannte Dateiformate entgegen. Sofern diese Umstände geklärt sind, kann der Name der Auftragsdatei in das Eingabefeld eingegeben oder über die Schaltfläche Durchsuchen mit dem Standard-Dateiauswahldialog ausgewählt und in das Eingabefeld übernommen werden. Mit der Schaltfläche Datei übertragen wird die Datei zu Creditreform übertragen und die darin enthaltenen Inkassoverfahren angelegt. Im Gegensatz zur manuellen Erfassung von Inkassoaufträgen gibt es hierbei keine unmittelbare Auftragsbestätigung. Es hängt von der Vereinbarung mit der Creditreform-Geschäftsstelle ab, ob dem Auftraggeber eine Liste mit den angenommenen Aufträgen oder für jeden Auftrag einzeln eine Auftragsbestätigung zugestellt wird. Auch die Art der Zustellung per Post, oder Online im Portal kann vereinbart werden. Die nachfolgende Bearbeitung der Inkassoverfahren unterscheidet sich nicht von denen, die manuell erfasst wurden. 30 Forderungsmanagement Online

31 Akte suchen Neu / geändert in Version Über die Funktion Akteninfo kann eine Akte mit den beauftragten Inkassoverfahren unter Angabe von verschiedenen Suchkriterien gesucht und gefunden werden: Forderungsmanagement Online 31

32 Alle Datumsangaben sind im Format TT.MM.JJJJ einzugeben. Pro Suchvorgang werden höchstens 99 Akten, auf die die Suchkriterien zutreffen, gefunden. Wenn unter den 99 gefundenen Akten eine gesuchte Akte fehlt, muss die Suche durch Hinzufügen weiterer Suchkriterien verfeinert werden. Gläubiger Wenn der angemeldete Nutzer berechtigt ist, die Inkassoverfahren anderer Gläubiger innerhalb einer Unternehmensstruktur zu sehen (siehe Gläubiger des MS-Auftrags erfassen), kann hier der Gläubiger ausgewählt werden, für den die Akten gesucht werden sollen. Bei Angabe von Alle werden mit entsprechender Berechtigung Akten aller Gläubiger gefunden. Aktennummer Die Aktennummer ist das eindeutige Identifikationsmerkmal, unter der ein Inkassoverfahren bei Creditreform gespeichert ist. Es handelt sich um eine bis zu 9- stellige Zahl, die ohne Sonderzeichen oder Leerschritte vollständig eingegeben werden muss. Ihr Zeichen Sofern bei der Beauftragung Ihr Zeichen übergeben wurde, kann eine Akte darüber auch gesucht werden. Es ist durchaus möglich, dass mehrere Aufträge unter Angabe eines identischen Zeichens erteilet werden, so dass dieses Zeichen nicht unbedingt eindeutig sein muss. Schuldner Mit diesem Suchkriterium kann eine Akte mit dem Namen des Schuldners gesucht werden. Handelt es sich bei dem Schuldner um eine Firma, so ist der vollständige Name einzugeben. Handelt es sich um eine Privatperson, kann entweder mit dem Vornamen oder dem Nachnamen gesucht werden. Der Name muss nicht unbedingt vollständig eingegeben werden, da immer alle Namen gefunden werden, die mit den eingegebenen Zeichen beginnen. Beispiel: Muster findet Muster, Mustermann und Musterfrau. Die Suche nach einem Namen wird immer für die Vornamen und Nachnamen gleichzeitig durchgeführt. Beispiel: Den Namen Henning gibt es sowohl als Vor- als auch als Nachnamen. Wird danach gesucht, werden alle Akten gefunden, in denen Schuldner entweder den Vornamen Henning oder den Nachnamen Henning tragen. Das gilt auch, wenn nur nach beginnenden Namensteilen gesucht wird. Beispiel: Die Suche nach dem beginnenden Namensteil Be findet Akten, deren Schuldner den Vornamen Berta oder Bert oder / und den Nachnamen Becker oder Beckmann tragen. Die Groß-/Kleinschreibung ist zu beachten. Beispiel: mustermann findet nicht Mustermann. Name einer Schuldnergemeinschaft Wenn eine Akte mehrere Schuldner im Rahmen einer Schuldnergemeinschaft enthält, wird ein zusätzlicher Name erzeugt, der sich aus den Elementen SG für Schuldnergemeinschaft, Name des ersten erfassten Schuldners und 32 Forderungsmanagement Online

33 Name des zweiten erfassten Schuldners zusammensetzt. Dieser wird an mehreren Stellen angezeigt, kann aber generell nicht für eine Suche benutzt werden. Vor allem die Suche nach SG führt nicht zum Erfolg. Stattdessen müssen auch Schuldnergemeinschaftsakten nach dem konkreten Namen eines Schuldners gesucht werden. Rechnungsdatum Hier kann nach dem Rechnungsdatum gesucht werden, welches im Rahmen der Beauftragung übergeben wurde. Das Rechnungsdatum kann durch Eingabe beider Felder eingegrenzt werden, es werden alle Akten gefunden, in denen mindestens eine der Forderungspositionen zwischen den beiden Datumsangaben einschließlich des Datums selbst liegt. Die Eingabe nur eines Datums findet alle Akten, in denen mindestens ein Rechnungsdatum gleich oder jünger als das gesuchte Datum ist. Rechnungsnummer Hier kann nach der Rechnungsnummer gesucht werden, die im Rahmen der Beauftragung übergeben wurde. Die Rechnungsnummer muss nicht unbedingt vollständig eingegeben werden, da immer alle Akten gefunden werden, in denen die Rechnungsnummer mit den eingegebenen Zeichen beginnen. Beispiel: 4711 findet 4711, und 4711/abc. Rechnungsbetrag Hier kann nach dem Rechnungsbetrag gesucht werden, der im Rahmen der Beauftragung übergeben wurde. Der Rechnungsbetrag kann durch Eingabe beider Felder eingegrenzt werden. Es werden alle Akten gefunden, in denen mindestens eine der Forderungspositionen zwischen den beiden Beträgen einschließlich des Betrags selbst liegt. Die Eingabe nur eines Betrags findet alle Akten, in denen mindestens ein Betrag gleich oder größer als der gesuchte Betrag ist. Erledigungsstatus alle Es werden Akten unabhängig davon, ob sie noch in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind, gefunden. offen Es werden nur Akten gefunden, die sich noch in Bearbeitung befinden. abgeschlossen Es werden nur Akten gefunden, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen wurde. Verfahrensart alle Es werden sowohl Mahnsachen als auch Überwachungssachen gefunden. Mahnsache Es werden nur Mahnsachen gefunden. Überwachungssache Forderungsmanagement Online 33

34 Es werden nur Überwachungssachen gefunden. Zahlungseingang Hier kann nach Akten gesucht werden, in denen bereits Zahlungen geflossen sind. Das Zahlungseingangsdatum kann durch Eingabe beider Felder eingegrenzt werden, es werden alle Akten gefunden, in denen mindestens eine Zahlung zwischen den beiden Datumsangaben einschließlich des Datums selbst liegt. Die Eingabe nur eines Datums findet alle Akten, in denen mindestens ein Zahlungseingangsdatum gleich oder jünger als das gesuchte Datum ist. Abgabedatum Hier kann nach Akten gesucht werden, die in einem bestimmten Zeitraum an Creditreform übergeben wurden. Das Abgabedatum kann durch Eingabe beider Felder eingegrenzt werden, es werden alle Akten gefunden, die zwischen den beiden Datumsangaben einschließlich des Datums selbst übergeben wurden. Die Eingabe nur eines Datums findet alle Akten, die an diesem Tag oder später übergeben wurden. Abschlussdatum Hier kann nach Akten gesucht werden, deren Bearbeitung in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen wurde. Das Abschlussdatum kann durch Eingabe beider Felder eingegrenzt werden, es werden alle Akten gefunden, die zwischen den beiden Datumsangaben einschließlich des Datums selbst abgeschlossen wurden. Die Eingabe nur eines Datums findet alle Akten, die an diesem Tag oder später abgeschlossen wurden. Die Suche wird nach Eingeben der Suchkriterien mit der Schaltfläche Suche starten durchgeführt. Es werden nur Suchkriterien für die Suche herangezogen, die einen Inhalt haben, leere Felder werden ignoriert. Sind mehrere Suchfelder gefüllt, werden nur Akten gefunden, auf die alle Suchkriterien zutreffen. Sofern die Suche einer Akte zu einem exakten Treffer führt, wird sie geöffnet, siehe Akte bearbeiten. Führt die Suche zu keinem genauen Treffer, werden alle in Betracht kommenden Akten in einer Liste angezeigt. Diese können durch Klick auf die Aktennummer geöffnet werden, siehe Akte bearbeiten. Die Bedeutung der Tabellenspalten ist: 34 Forderungsmanagement Online

35 Ihr Zeichen Sofern Ihr Zeichen im Rahmen der Beauftragung übergeben wurde, wird dieses hier angezeigt. Aktennummer Unter dieser eindeutigen Nummer wird die Inkassoakte bei Creditreform geführt. Sie ist als Link dargestellt, so dass eine Akte mit einem Klick darauf geöffnet werden kann, siehe Akte bearbeiten. Schuldner Hier wird der Name des Schuldners angezeigt, wenn in der Akte nur ein Schuldner enthalten ist. Sind mehrere Schuldner enthalten, wird der Name der Schuldnergemeinschaft angezeigt, siehe Schuldnerdaten einer Schuldnergemeinschaft erfassen. Abgabedatum Dies ist das Datum, an dem der Auftrag für das Inkassoverfahren an Creditreform erteilt wurde. Art MS Mahnsache ÜS Überwachungssache Verfahrensstand Der Verfahrensstand zeigt für das Verfahren auf, welche Maßnahme gerade aktuell durchgeführt wird. Ausnahme: Ist ein Verfahren nicht mehr in Bearbeitung, wird der Verfahrensstand ABGESCHLOSSEN angezeigt. Zahlungseingang Dieses Datum zeigt an, an welchem Tag die letzte Zahlung eines Schuldners eingegangen ist. Mitgliedsnummer Es wird die Mitgliedsnummer des Gläubigers angezeigt, mit der die Akte angelegt wurde. Gläubiger Es wird der Name des Gläubigers angezeigt, für den die Akte angelegt wurde. Akte öffnen Eine Akte kann auf verschiedene Art und Weise geöffnet werden: Direkte Eingabe einer Creditreform-Aktennummer im Bereich Akte suchen unten links Forderungsmanagement Online 35

36 Nach Betätigen der Schaltfläche suchen wird die Akte bei einem eindeutigen Treffer entweder geöffnet, oder es wird eine Liste mit mehrfach vorhandenen Aufträgen / Titeln angezeigt aus der dann das gewünschte Element anhand der Nummer in der Spalte Aktennummer ausgewählt werden kann. Direkte Eingabe des Zeichens des Auftraggebers im Bereich Akte suchen unten links Nach Betätigen der Schaltfläche suchen wird diese bei einem eindeutigen Treffer geöffnet. Anderenfalls wird eine Liste der Akten angezeigt, auf die das Zeichen zutrifft. Suchen einer Akte mit diversen Suchkriterien, siehe Akte suchen, Suchen einer Akte über deren Posteingänge, siehe Posteingang suchen, Suchen einer Akte über deren Postausgänge, siehe Postausgang suchen. Akte bearbeiten Nach dem Öffnen einer Akte wird diese wie folgt angezeigt: 36 Forderungsmanagement Online

37 Im oberen Bereich sind 3 Blöcke und im unteren Bereich 5 Registerkarten zu erkennen, die nachfolgend in jeweils eigenen Kapiteln erläutert werden: Allgemeine Daten In diesem Block werden die folgenden Informationen angezeigt: Ihr Zeichen Sofern bei der Beauftragung Ihr Zeichen übergeben wurde, wird dieses hier angezeigt. Abgabedatum Dies ist das Datum, an dem der Auftrag für das Inkassoverfahren an Creditreform erteilt wurde. Verfahrensart Gibt an, ob es sich um eine Mahnsache oder Überwachungssache handelt. Verfahrensstand Der Verfahrensstand zeigt für das Verfahren auf, welche Maßnahme gerade aktuell durchgeführt wird. Ausnahme: Ist ein Verfahren nicht mehr in Bearbeitung, wird der Verfahrensstand ABGESCHLOSSEN angezeigt. Schuldner In diesem Block wird der Name des Schuldners angezeigt, wenn in der Akte nur ein Schuldner enthalten ist. Sind mehrere Schuldner enthalten, wird der Name der Schuldnergemeinschaft angezeigt, siehe Schuldnerdaten einer Schuldnergemeinschaft erfassen. Mit der Schaltfläche Schuldnergemeinschaft öffnen wird eine Liste aller Schuldner der Schuldnergemeinschaftsakte geöffnet: Forderungsmanagement Online 37

38 Name Der Name des Schuldners. Adresse Die Adresse des Schuldners. Telefon, Fax, Die Kommunikationsmerkmale des Schuldners. Bonität Auf Basis der über den Schuldner bekannten Daten sollen die Farben der Bonitätsampel einen schnellen Überblick über dessen finanzielle Verhältnisse verschaffen. Die einzelnen Farben stehen für die folgenden Informationen: grün Zum Schuldner sind keine Negativmerkmale oder weitere Inkassoverfahren bekannt. gelb Zum Schuldner sind weitere Inkassoverfahren oder weiche Negativmerkmale bekannt. rot Zum Schuldner ist mindestens eines der nachfolgend genannten harten Negativmerkmale Vermögensauskunft nicht abgegeben Gläubigerbefriedigung ausgeschlossen Gläubigerbefriedigung nach 1 Monat nicht nachgewiesen Insolvenz läuft Eidesstattliche Versicherung abgegeben Haft zur zwangsweisen Abgabe der eidesstattlichen Versicherung wurde angeordnet bekannt. Negativmerkmal Hier wird das jüngste der bekannten Negativmerkmale zum Schuldner angezeigt. Die Schaltfläche hinter diesem Negativmerkmal öffnet eine Liste aller bekannten Merkmale: 38 Forderungsmanagement Online

39 Restgesamtforderung Die Restgesamtforderung ist der tagesaktuelle Betrag, den der Schuldner noch zu zahlen hat. Erledigungskennzeichen Wenn das Inkassoverfahren zu diesem Schuldner bereits beendet wurde, wird hier das Erledigungskennzeichen angezeigt, das aussagt, mit welchem Erfolg / Misserfolg das Verfahren abgeschlossen wurde. Forderungspositionen In diesem Block werden die zwei wichtigsten Forderungspositionen der Akte angezeigt, die für jeden Schuldner der Akte gleichermaßen gelten: Noch offen Dies ist der Betrag der offenen Gesamtforderung. Er setzt sich zusammen aus der Summe aller uns zum Einzug übergebenen Forderungsbeträge, den Kosten, den Zinsen sowie weiteren Nebenforderungen abzüglich der bereits geleisteten Zahlungen. Hauptforderung Dies ist die Summe der Rechnungsbeträge aller uns zum Einzug übergebenen Forderungen / Rechnungen ohne jeden Abzug, so wie sie zum Zeitpunkt der Auftragserteilung erfasst wurden. Unterhalb der 3 Blöcke mit den allgemeinen Informationen zur Akte sind 5 Registerkarten angesiedelt, die entweder einen noch detaillierteren Blick auf die Bearbeitung der Akte ermöglichen oder über die die Korrespondenz zwischen Ihnen und uns abgewickelt werden kann. Forderungsmanagement Online 39

40 Posteingang bearbeiten In der Registerkarte Posteingang werden alle Schreiben, die Creditreform über dieses Online-Portal an den Auftraggeber gesendet hat, aufgeführt. Schreiben in fetter Schrift wurden noch nicht gelesen. Thema Dies ist der Name des Schreibens, der auch als Link zum Öffnen des Schreibens dient. Erstelldatum An diesem Datum wurde das Schreiben erstellt und in das Portal eingestellt. Lesedatum Wenn das Schreiben mindestens 1 Mal zum Lesen geöffnet wurde, wird hier das Lesedatum abgelegt. Schaltflächen In der letzten Spalte der Liste mit den Schreiben können die Symbole zum Bearbeiten des Schreibens verwendet werden: Siehe Schreiben beantworten Siehe Schreiben als ungelesen markieren (nur bei bereits gelesenen Schreiben) Siehe Schreiben löschen Schreiben öffnen Durch Klick auf den Namen des Schreibens wird das Schreiben als PDF-Dokument in einem neuen Browserfenster geöffnet. Dieses kann auf Wunsch mit den Browsereigenen Methoden gespeichert oder gedruckt werden. Schreiben beantworten Es besteht die Möglichkeit, der Creditreform-Geschäftsstelle zu einem Schreiben eine Antwort zukommen zu lassen. Vor allem Schreiben, in denen um eine Antwort gebeten wird, können auf diese Weise einfach und schnell beantwortet werden. Nach Betätigen der Schaltfläche in der Zeile des betreffenden Schreibens öffnet sich ein Textfenster, 40 Forderungsmanagement Online

41 in das ein Text mit bis zu 1000 Zeichen eingegeben und mit der Schaltfläche OK übermittelt werden kann. Die übermittelte Nachricht wird sofort an Creditreform übertragen und dort umgehend bearbeitet. Die Nachricht wird im Portal als Postausgang abgelegt und kann später erneut eingesehen werden, siehe Postausgang suchen. Schreiben als ungelesen markieren Sobald ein Schreiben im Posteingang geöffnet wurde, wird es als gelesen markiert und nicht mehr in Fettschrift angezeigt. Wenn nach Posteingängen gesucht wird, wird ein gelesenes Schreiben in der ergebnisliste nicht mehr aufgeführt. Es besteht die Möglichkeit, mit der Schaltfläche ein bereits gelesenes Schreiben wieder als ungelesen zu markieren. Bei einem späteren Suchen nach Posteingängen (siehe Posteingang suchen) wird es dann dort wieder aufgeführt. Schreiben löschen Wenn ein Schreiben im Posteingang nicht mehr benötigt wird, kann es mit in der Zeile des betreffenden Schreibens endgültig gelöscht werden. Sollte ein Schreiben versehentlich gelöscht, obwohl es noch benötigt wird, kann dieses von Creditreform erneut zugestellt werden. Hierfür kann die Funktion Nachricht an Creditreform erfassen benutzt werden. Nachricht an Creditreform erfassen Im Posteingang unterhalb der Schreibenliste kann die Schaltfläche Nachricht an Creditreform erfassen dazu benutzt werden, unabhängig von einem Schreiben Informationen an Creditreform zu senden, siehe auch Schreiben beantworten. Forderungsmanagement Online 41

42 Postausgang bearbeiten In der Registerkarte Postausgang werden alle Nachrichten, die vom Auftraggeber an Creditreform gesendet wurden, aufgeführt. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Nachricht in Verbindung mit einem konkreten Schreiben (siehe Schreiben beantworten) oder unabhängig davon (siehe Nachricht an Creditreform erfassen) verfasst wurde. Datum An diesem Datum wurde die Nachricht an Creditreform gesendet. Thema Dies ist der Text des Postausgangs. Buchungspositionen zur Forderung anzeigen In der Registerkarte Forderung werden sämtliche zum Einzug übergebenen Forderungspositionen aufgeführt, die im Verlauf des Verfahrens ab der Anlage bis zum aktuellen Tag erfasst wurden, siehe Forderungsposition erfassen. Wenn die Akte bereits titulierte Forderungen enthält, weicht die Tabelle geringfügig von der oben dargestellten ab und es sind keine Nacherfassungen möglich. Forderungsposition nacherfassen Unter bestimmten Umständen ist es in der Registerkarte Buchungspositionen zur Forderung anzeigen möglich, während des bereits in Bearbeitung befindlichen Inkassoverfahrens zusätzlich angefallene bzw. nachträglich bekannt gewordene Forderungspositionen zu erfassen. Dazu muss am Ende der Liste die Art der zu 42 Forderungsmanagement Online

43 erfassenden Position ausgewählt werden. Es stehen dieselben Forderungsarten wie unter Forderungsposition erfassen beschrieben zur Verfügung: Forderung/Rechnung Mahnkosten Bankkosten Ermittlungskosten. Sobald eine Auswahl getroffen wurde, werden weitere Eingabefelder eingeblendet. Bei den Nebenforderungen sind das Fälligkeitsdatum und der Betrag dieser Position anzugeben, die mit der Schaltfläche Neue Nebenforderung erfassen an Creditreform übertragen werden. Wird Forderung/Rechnung ausgewählt, werden alle bekannten Felder wie unter Forderungsposition erfassen beschrieben eingeblendet: Nach der Eingabe der Daten kann mit der Schaltfläche Neue Forderung / Rechnung erfassen die neue Position an Creditreform übertragen werden. Sofern die Schaltfläche zum Auswählen einer Positionsart nicht angezeigt wird, befindet sich das Inkassoverfahren bereits in einem Verfahrensstadium, zu dem eine nacherfasste Forderungsposition aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht mehr in dieses konkrete Verfahren mit einbezogen werden kann. Bei folgenden Verfahrensständen (siehe Allgemeine Daten) ist mithin keine Nachmeldung mehr möglich: Akte wurde bereits abgeschlossen, die Forderung befindet sich im gerichtlichen oder nachgerichtlichen Mahnverfahren, ein Gerichtsvollzieher wurde mit der Beitreibung beauftragt, Creditreform wartet auf eine Antwort vom Auftraggeber, für die Forderung wurde mit dem Schuldner ein Vergleich vereinbart und der ausstehende Restbetrag soll in Raten bezahlt werden. Forderungsmanagement Online 43

44 Zahlungen anzeigen In der Registerkarte Zahlungen werden sämtliche Zahlungseingänge von Schuldnern aufgeführt, die im Verlauf des Verfahrens ab der Anlage bis zum aktuellen Tag erfasst wurden, siehe Forderungsposition erfassen. Zahlung nacherfassen Unter bestimmten Umständen ist es in der Registerkarte Zahlungen anzeigen möglich, direkt eingegangene Zahlungen an den Gläubiger bzw. durch diesen erteilte Gutschriften zu erfassen. Dazu muss am Ende der Liste bei - Bitte wählen - die Art der zu erfassenden Zahlung ausgewählt werden: Zahlung vor Abgabe Gutschrift Zahlung nach Beauftragung. Sobald eine Auswahl getroffen wurde, werden weitere Eingabefelder eingeblendet: Datum Das genaue Datum des Zahlungseingangs bzw. der Gutschrift. Dieses Datum darf nicht vor dem frühesten Rechnungsdatum der übergebenen Rechnungen / Forderungen liegen. Betrag Der gezahlte bzw. gutgeschriebene Betrag. Schuldner In einer Akte mit mehreren Schuldnern ist der Schuldner auszuwählen, der die Zahlung geleistet hat. Diese Angabe ist deshalb wichtig, da jeder Schuldner neben den von allen Schuldnern gleichermaßen zu begleichenden Forderungen auch solche zu zahlen hat, die nur ihm belastet wurden. Nach Eingabe der Werte wird die Zahlung mit der Schaltfläche Neue Zahlung / Gutschrift erfassen an Creditreform übermittelt und in die Liste aller Zahlungen aufgenommen. 44 Forderungsmanagement Online

45 Sofern die Schaltfläche zum Auswählen einer Zahlungsart (- Bitte Wählen -) nicht angezeigt wird, befindet sich das Inkassoverfahren bereits in einem Verfahrensstadium, zu dem eine nacherfasste Zahlungsmeldung bzw. Gutschrifterteilung aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht mehr in dieses konkrete Verfahren mit einbezogen werden kann. Bei folgenden Verfahrensständen ist mithin keine Nachmeldung mehr möglich: Die Akte wurde bereits abgeschlossen oder die Akte befindet sich gerade in einer Prüfungsphase durch Creditreform. Forderungsmanagement Online 45

46 Forderungsaufstellung anzeigen Die Registerkarte Forderungsaufstellung gibt einen Überblick über das Forderungskonto des Auftraggebers. Hier werden sämtliche Buchungen chronologisch aufgeführt, die seit der Anlage des Verfahrens gebucht wurden. Zusätzlich wird für jede Buchung deren Wirkung auf die Einzelpositionen des Forderungskontos dargestellt. Die Anzeige ist in zwei Hauptspalten, diese wiederum in mehrere Spalten aufgeteilt: Linke Hauptspalte Hier wird die Buchung als solche dargestellt. Es handelt sich sowohl um Belastungsbuchungen, die die Gesamtforderung gegenüber dem / den Schuldner(n) 46 Forderungsmanagement Online

47 erhöhen, als auch um Zahlungseingänge und Gutschriften, die die Gesamtforderung gegenüber dem / den Schuldner(n) mindern. Position Dies ist die Art der Buchung. Handelt es sich um solche, die vom Auftraggeber im Portal selbst erfasst wurden, entsprechen die Positionen denen, wie unter Forderungsposition erfassen beschrieben, die Bezeichnungen können aber voneinander abweichen. So wird beispielsweise die Position Forderung/Rechnung im Portal als Teilforderung bezeichnet. Alle anderen Buchungen sind bei Creditreform entstanden, wobei deren Bezeichnungen in der Regel selbst erklärend sind. Warum so viele Zinsbuchungen? Creditreform berechnet alle Zinsen auf den Tag und Cent genau. Da sich einerseits die Berechnungsgrundlage für die Zinsen (der Betrag und die Anzahl der Forderungen / Rechnungen) zum Beispiel durch Zahlungen, Nachmeldungen, Storno und andererseits sich der Zinssatz zum Beispiel durch Änderung des Zinssatzes seitens der Europäischen Zentralbank zwei Mal pro Jahr am 1.1. bzw eines Jahres ändern kann, werden die Zinsen für jeden Zinssatz bzw. jede Zinsperiode einzeln berechnet. Anders ausgedrückt: Nach jeder Zinssatzänderung, Teilforderung und Zahlung / Gutschrift entsteht eine neue Zinsbuchung pro gebuchter Teilforderung, die dadurch betroffen ist. Datum Dies ist das Datum der Wertstellung der Buchung. Betrag Dies ist der Betrag der Buchung. Rechte Hauptspalte Hier wird die Wirkung einer Buchung auf die Einzelpositionen des Forderungskontos dargestellt. Ist der Betrag größer als 0,00, handelt es sich um eine Belastung (Erhöhung der Forderung). Ist er kleiner als 0,00, handelt es sich um eine Zahlung / Gutschrift (Reduzierung der Forderung). In der Spalte Gesamtforderung GL wird pro Buchung die Entwicklung der Gesamtforderung dargestellt. Der letzte Betrag in dieser Spalte entspricht der noch nicht beglichenen Forderung. Die Spalte Kontokorrent MG Inkasso weist pro Zahlungsbuchung aus, welcher aus der Verrechnung der Zahlung resultierende Betrag dem Auftraggeber / Gläubiger zusteht. Eventuelle aus einer Zahlung resultierende Belastungen des Auftraggebers wie z. B. die Provision und die Mehrwertsteuer auf die Provision sind von diesem Betrag bereits einbehalten worden. Forderungsmanagement Online 47

48 Posteingang suchen Diese Funktion kann benutzt werden, um von Creditreform an den Gläubiger über FM- Online versandte Schreiben im Posteingang zu suchen und anschließend zu lesen. Es werden grundsätzlich nur ungelesene Schreiben gefunden. An der Art der Darstellung des Funktionsaufrufs ist erkennbar, ob es überhaupt ungelesene Posteingänge gibt: In diesem Beispiel wird die Zeile Posteingang in Fettschrift dargestellt, was bedeutet, dass es ungelesene Posteingänge gibt. In Klammern dahinter wird die Anzahl (106) der ungelesenen angezeigt. Das Suchergebnis enthält höchstens 99 Posteingänge. Gibt es mehr, und der gesuchte Posteingang ist in der Ergebnismenge nicht enthalten, muss das Suchergebnis mit qualifizierten Suchkriterien weiter eingeschränkt werden. 48 Forderungsmanagement Online

49 Einmal gelesene Posteingänge werden in der aktuellen Suchergebnisliste nicht mehr in fetter, sondern in normaler Schrift dargestellt. Sobald eine neue Suche gestartet wird, sind sie im Suchergebnis nicht mehr enthalten. Gläubiger Wenn der angemeldete Nutzer berechtigt ist, die Inkassoverfahren anderer Gläubiger innerhalb einer Unternehmensstruktur zu sehen (siehe Gläubiger des MS-Auftrags erfassen), kann hier der Gläubiger ausgewählt werden, für den die Akten gesucht werden sollen. Bei Angabe von Alle werden mit entsprechender Berechtigung Posteingänge aller Gläubiger gefunden. Aktennummer Wenn bekannt, kann hier die genaue Creditreform-Aktennummer angegeben werden. Es werden dann nur alle ungelesenen Posteingänge in dieser Akte angezeigt. Ihr Zeichen Hier kann das genaue Aktenzeichen des Auftraggebers (siehe Sonstige Angaben zur MS-Forderung erfassen) angegeben werden. Es werden dann nur, alle ungelesenen Posteingänge in Akten mit diesem Zeichen angezeigt. Erledigungsstatus alle Es werden alle ungelesenen Posteingänge in allen Akten gefunden, unabhängig davon, ob die Akten noch in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind. offen Es werden nur ungelesene Posteingänge in Akten gefunden, die sich noch in Bearbeitung befinden. abgeschlossen Es werden nur ungelesene Posteingänge in Akten gefunden, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen wurde. Verfahrensart alle Es werden ungelesene Posteingänge sowohl in Mahnsachen, als auch Überwachungssachen gefunden. Mahnsache Es werden nur ungelesene Posteingänge in Mahnsachen gefunden. Überwachungssache Es werden nur ungelesene Posteingänge in Überwachungssachen gefunden. Lesedatum Ohne Funktion. Forderungsmanagement Online 49

50 Erstelldatum Mit der Angabe eines Zeitraums kann die Menge der gefundenen ungelesenen Posteingänge auf die beschränkt werden, die in dem angegebenen Zeitraum zugestellt wurden. Mit der Schaltfläche Suchen wird der Suchvorgang gestartet und anschließend eine Ergebnisliste angezeigt: In der Spalte Aktennummer wird die Nummer der Akte angezeigt, in der ein ungelesenes Schreiben enthalten ist. Diese Nummer kann per Mausklick dazu benutzt werden, die Akte zu öffnen, um anschließend in deren Posteingang die Schreiben zu lesen, siehe Posteingang bearbeiten. In der Spalte Thema wird das ungelesene Schreiben innerhalb einer gefundenen Akte mit seinem Namen dargestellt. Dieser Name kann per Mausklick dazu benutzt werden, das Schreiben zu öffnen, siehe Schreiben öffnen. In der Spalte Mitgliedsnummer wird die Mitgliedsnummer des Gläubigers angezeigt, mit der die Akte angelegt wurde. In der Spalte Gläubiger wird der Name des Gläubigers angezeigt, für den die Akte angelegt wurde. 50 Forderungsmanagement Online

51 Postausgang suchen Diese Funktion kann benutzt werden, um Postausgänge, also Nachrichten, die an Creditreform gesendet wurden, zu suchen und anschließend zu lesen. Das Suchergebnis enthält höchstens 99 Postausgänge. Gibt es mehr, und der gesuchte Postausgang ist in der Ergebnismenge nicht enthalten, muss das Suchergebnis mit qualifizierten Suchkriterien weiter eingeschränkt werden. Gläubiger Wenn der angemeldete Nutzer berechtigt ist, die Inkassoverfahren anderer Gläubiger innerhalb einer Unternehmensstruktur zu sehen (siehe Gläubiger des MS-Auftrags erfassen), kann hier der Gläubiger ausgewählt werden, für den die Akten gesucht werden sollen. Bei Angabe von Alle werden mit entsprechender Berechtigung Posteingänge aller Gläubiger gefunden. Aktennummer Wenn bekannt, kann hier die genaue Creditreform-Aktennummer angegeben werden. Es werden dann nur Postausgänge in dieser Akte gefunden. Ihr Zeichen Hier kann das genaue Aktenzeichen des Auftraggebers (siehe Sonstige Angaben zur MS-Forderung erfassen) angegeben werden. Es werden dann nur Postausgänge in Akten mit diesem Zeichen gefunden. Erledigungsstatus alle Forderungsmanagement Online 51

52 Es werden alle Postausgänge in Akten unabhängig davon, ob sie noch in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind, gefunden. offen Es werden nur Postausgänge in Akten gefunden, die sich noch in Bearbeitung befinden. abgeschlossen Es werden nur Postausgänge in Akten gefunden, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen wurde. Verfahrensart alle Es werden Postausgänge sowohl in Mahnsachen als auch Überwachungssachen gefunden. Mahnsache Es werden nur Postausgänge in Mahnsachen gefunden. Überwachungssache Es werden nur Postausgänge in Überwachungssachen gefunden. Erstelldatum Mit der Angabe eines Zeitraums kann die Menge der gefundenen Posteingänge auf diejenigen beschränkt werden, die in dem angegebenen Zeitraum zugestellt wurden. Nachricht Status Alle Es werden alle Postausgänge gefunden. Erledigt Es werden nur Postausgänge gefunden, die von Creditreform bereits bearbeitet wurden. Nicht erledigt Es werden nur Postausgänge gefunden, die von Creditreform noch nicht bearbeitet wurden. Mit der Schaltfläche Suchen wird der Suchvorgang gestartet und anschließend eine Ergebnisliste angezeigt: 52 Forderungsmanagement Online

53 In der Spalte Aktennummer wird die Nummer der Akte angezeigt, in der ein Postausgang enthalten ist. Diese Nummer kann per Mausklick dazu benutzt werden, die Akte zu öffnen, um anschließend in deren Postausgang die Nachrichten zu lesen, siehe Postausgang bearbeiten. In der Spalte Text wird der Inhalt der Nachricht dargestellt, so dass sich in vielen Fällen ein Öffnen der Akte erübrigt. In der Spalte Mitgliedsnummer wird die Mitgliedsnummer des Gläubigers angezeigt, mit der die Akte angelegt wurde. In der Spalte Gläubiger wird der Name des Gläubigers angezeigt, für den die Akte angelegt wurde. Statistiken abrufen Es besteht die Möglichkeit, im FM-Online-Portal Berichte und statistische Auswertungen selbstständig abzurufen. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktionalität ist jedoch die vorherige Festlegung der benötigten Berichte sowie die Freischaltung derselben durch die Creditreform-Geschäftsstelle. Die Ansicht kann je nach Absprache variieren. In dieser Dokumentation wird auf die wichtigsten Grundfunktionen eingegangen. Weiterführende Informationen können bei Creditreform eingeholt werden. Wenn die Funktion Statistiken aufgerufen wird, werden nach einer entsprechenden Freischaltung alle abrufbaren Berichte angezeigt: Forderungsmanagement Online 53

54 In der Spalte Name werden die verfügbaren Berichte angezeigt. Ein Mausklick auf den Namen startet den Bericht. In der Spalte Aktionen kann mit dem Symbol Blauer Pfeil ebenfalls der Bericht gestartet werden. Vorher wird aber noch die Möglichkeit geboten, das Ausgabeformat des Berichts zu beeinflussen: 54 Forderungsmanagement Online

55 Format Hiermit kann das Ausgabeformat des Berichts bestimmt werden: HTML Es wird eine im Browser direkt anzeigbare Liste erzeugt. Dies Option führt zu einem schnellen Ergebnis, lässt sich aber nicht gut weiterverarbeiten. PDF Es wird ein PDF-Dokument erzeugt und im Browser angezeigt. Dieses Dokument kann mit den Browser-eigenen Funktionen gedruckt oder gespeichert werden. Excel 2007 Es wird eine Excel-Mappe erzeugt, die nach Fertigstellung auf Wunsch in einem Excel-tauglichen Programm geöffnet oder gespeichert werden kann. Excel 2003 Es wird eine Excel-Mappe erzeugt, die nach Fertigstellung auf Wunsch in einem Excel-tauglichen Programm geöffnet oder gespeichert werden kann. Text mit Trennzeichen Es wird eine Textdatei erzeugt, die nach Fertigstellung auf Wunsch in einem Editor oder Excel-tauglichen Programm geöffnet oder gespeichert werden kann. XML Der Bericht wird im Format XML ausgegeben und kann gespeichert und entsprechend weiterverarbeitet werden. Eingabehilfen Ohne Funktion Sprache Ohne Funktion Zustellung Den Bericht jetzt anzeigen Der Bericht wird nach Fertigstellung am Bildschirm im ausgewählten Format angezeigt. Den Bericht drucken Ohne Funktion Eingabeaufforderungswerte Zur Eingabe von Werten auffordern In den meisten Fällen sind die Berichte so konzipiert, dass sie vom Aufrufer auf eine begrenzte Menge von Daten eingeschränkt werden können. Häufig kann dann ausgewählt werden, ob der Bericht nur Mahnsachen und / oder Überwachungssachen, offene und / oder geschlossene Akten, in einem bestimmten Zeitraum angelegte Akten Forderungsmanagement Online 55

56 usw. enthalten soll. Wird diese Option ausgeschaltet, wird der Bericht ohne jede einschränkende Vorgabe ausgeführt. Abhängig von der Art des Berichts entsteht dann eine vollständige Liste mit allen Akten / Inkassoverfahren oder eine leere Liste. Meistens sind beide Varianten nicht sinnvoll. Die Empfehlung lautet: Diese Option immer eingeschaltet lassen. In dem folgenden Dialog können dann die von Bericht zu Bericht unterschiedlichen Auswahlkriterien festgelegt werden, z. B.: Nachdem der Name des Berichts, die Schaltfläche Ausführen oder die Schaltfläche Fertigstellen bestätigt wurde, wird der Bericht erzeugt. Je nach Umfang und Datenmenge kann dies einige Sekunden bis zu mehreren Minuten dauern. 56 Forderungsmanagement Online