Die Außenprüfung durch das Finanzamt

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1 Die Außenprüfung durch das Finanzamt Teil 4: Lohnsteueraußenprüfung Nachdem wir uns in der Reihe Außenprüfung bereits den allgemeinen Grundlagen, den Prüfungsschwerpunkten bei der Betriebsprüfung und der Umsatzsteuersonderprüfung gewidmet haben, wenden wir uns nun den Besonderheiten der Lohnsteueraußenprüfung zu. Besonders häufige Prüfungssachverhalte bilden bei diesem Beitrag den Schwerpunkt. 1. Zweck Die Lohnsteueraußenprüfung verfolgt das Ziel, die ordnungsgemäße Anmeldung, Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber sicherzustellen. 2. Prüfungsumfang Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für Rechnung des Arbeitnehmers Lohnsteuer vom Arbeitslohn einzubehalten und an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Die Lohnsteueraußenprüfung hat sich auf die dem Arbeitgeber auferlegten Pflichten zu beschränken. Dabei werden zwangsläufig auch die steuerlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers aus der nichtselbständigen Tätigkeit ermittelt. Neben der Lohnsteuer werden auch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer mitgeprüft. Im Gegensatz zu der normalen Betriebsprüfung ist die Lohnsteueraußenprüfung nicht auf drei Besteuerungszeiträume begrenzt, sondern kann auch mehrere Zeiträume umfassen. 3. Mitwirkungspflichten Neben der Erfüllung der allgemeinen Auskunftspflicht muss der Arbeitgeber nach Aufforderung durch den Betriebsprüfer regelmäßig im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung folgende Dokumente vorlegen: Kanzleianschrift: Tel / Kanzleiinhaber: Bankverbindung: Kreissparkasse Kopp Steuerberatung Fax / Klaus Kopp Volksbank Rems eg Waiblingen Bahnhofstr. 21 info@kopp-steuerberatung.de Steuerberater BLZ BLZ Waiblingen Dipl. Betriebsw. (FH) Kto Kto

2 - Lohn- und Gehaltskonten - Lohnjournale - Aufzeichnungen aus dem Lohnkonto - Kassenbücher - bestimmte Sachkonten - Buchführungsbelege - Bilanzen - Abschlussberichte - Verträge (insbesondere Anstellungsverträge) - LSt-Karten der Arbeitnehmer 4. Prüfungssachverhalte Nachfolgende Sachverhalte werden erfahrungsgemäß von den Lohnsteueraußenprüfern besonders in Augenschein genommen. a) Arbeitnehmereigenschaft In Einzelfällen wird bei freiberuflich Beschäftigten geprüft, ob diese nicht in einem Abhängigkeitsverhältnis in der Form stehen, dass diese als nichtselbständige Arbeitnehmer zu qualifizieren sind. Neben der nicht einbehaltenen Lohnsteuer kann dies auch Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeiträge (insbesondere Renten- und Arbeitslosenversicherung) haben. b) Abfindungen c) Lohnsteuerpauschalierungen Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer bei folgenden Vergütungen mit einem Pauschsteuersatz erheben: - unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten - Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen - Erholungsbeihilfen - Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen in bestimmten Fällen - Übereignung von PC und Internetzugang - Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsstätte Die Erhebung des Pauschsteuersatzes knüpft im Einzelnen an weitere Voraussetzungen an, die vom Lohnsteueraußenprüfer begutachtet werden. Für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte kann die Lohnsteuer pauschaliert werden. Da diese Lohnsteuerpauschalierung an einige Voraussetzungen gebunden ist, werden diese Sachverhalte regelmäßig überprüft. Seite 2

3 d) PKW-Gestellung Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen PKW zur privaten Nutzung, gehört dieser Nutzungsvorteil zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dabei lässt der Gesetzgeber zwei Bewertungsmethoden zu: - pauschale Nutzungswertermittlung ( 1 %-Regel ) - individuelle Nutzungswertermittlung ( Fahrtenbuchmethode ). Bei PKW-Gestellung überprüft der Außenprüfer neben den allgemeinen Aufzeichnungs-, Nachweis- und Bescheinigungspflichten insbesondere folgende Punkte: - Ansatz des zutreffenden Bruttolistenpreises zuzüglich Sonderausstattungen - Ordnungsmäßigkeit und Schlüssigkeit des Fahrtenbuches - zutreffende Erfassung Fahrten Wohn- und Arbeitsstätte - umsatzsteuerliche Behandlung e) Reisekosten Reisekostenerstattungen, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Dabei ist die Steuerfreiheit im Wesentlichen auf die Beträge begrenzt, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann. Der Lohnsteueraußenprüfer sieht sich in diesem Zusammenhang insbesondere an, ob es sich überhaupt um eine berufliche Auswärtstätigkeit handelt. Weiter Prüfungsschwerpunkte in diesem Bereich sind: - 3-Monatsgrenze für Verpflegungsmehraufwendungen - Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen insbesondere im Ausland - Berechnung der maßgebenden Abwesenheitszeiten für vorgenannte Pauschalen - bei Fahrtkosten insbesondere die Nachweisführung der tatsächlich angefallenen Aufwendungen - Übernachtungskosten Seite 3

4 Vielfach werden dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber evtl. zwecks Honorierung so genannte Incentive-Reisen gewährt. Sofern die Teilnahme an der Reise nicht im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgt, führt diese Gewährung beim Arbeitnehmer zu einem einkommensteuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Diese Abgrenzungen werden in einer Lohnsteueraußenprüfung unter die Lupe genommen. f) Warengutscheine Grundsätzlich sind alle Sachzuwendungen des Arbeitgebers bei dem Arbeitnehmer als Einnahme zu erfassen und damit dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer bleiben steuerfrei, wenn deren Wert die Freigrenze von 44,00 pro Monat nicht übersteigt. Um die Steuerfreigrenze auszunutzen, verschenken Arbeitgeber in der Praxis gerne Warengutscheine an die Arbeitnehmer. Dabei ist aber darauf zu achten, dass die Einlösung dieser Warengutscheine nur bei Dritten erfolgen darf, da Gutscheine zum Bezug von Waren aus dem Sortiment des Arbeitgebers stets zu steuerpflichtigen Sachzuwendungen führen. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass nur bei Warengutscheinen, die zu dem Bezug einer bestimmten Ware berechtigen, die Freigrenze anzuwenden ist. Wird dagegen im Gutschein ein bestimmter Betrag angegeben, so ist der Warengutschein als Barzuwendung anzusehen, bei der die Freigrenze nicht anzuwenden ist. Die Einnahme des Arbeitnehmers aus einem Warengutschein gilt als zugeflossen, sobald er vom Arbeitgeber überlassen wird. Auch ist zu diesem Zeitpunkt der Wert des Gutscheines zu bestimmen. Nicht entscheidend für den Zufluss und damit den Wert ist es, wann der Arbeitnehmer den Gutschein einlöst. Aus diesem Grund ist es notwendig, besondere Aufzeichnungen, insbesondere bei Wirtschaftsgütern, die ständigen Preisschwankungen unterliegen, zu führen. Für Arbeitslohn, der nicht in Geld besteht, ist der Geldwert festzustellen. Nach den Lohnsteuerrichtlinien ist aus Vereinfachungsgründen der Wert mit 96 % der unverbindlichen Preisempfehlung anzusetzen. g) Arbeitnehmerentsendung ins Ausland Insbesondere im Bereich der Führungskräfte und gut ausgebildeten Spezialisten gewinnt die Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland sowie die Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter immer mehr an Bedeutung. Dies führt häufig dazu, dass zwei Staaten nach Maßgabe ihrer jeweiligen Steuergesetzgebung das Besteuerungsrecht für die gezahlten Arbeitslöhne haben. Seite 4

5 5. Haftung der Arbeitgebers Steuerschuldner der Lohnsteuer ist der Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber ist lediglich verpflichtet, für Rechnung des Arbeitnehmers die Lohnsteuer zu berechnen, anzumelden und abzuführen. Der Arbeitgeber haftet für die richtige Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung ergibt sich regelmäßig die Frage, wer die festgestellte Mehrsteuer zu tragen hat. Soweit die normierte Haftung des Arbeitgebers reicht, ist er mit dem Arbeitnehmer Gesamtschuldner der Lohnsteuer. Die Vorschrift unterscheidet folgende Haftungsfälle: - nicht einbehaltene und nicht abgeführte Lohnsteuer - beim Lohnsteuerjahresausgleich zu Unrecht erstattete Lohnsteuer - Verkürzung der Lohnsteuer aufgrund fehlender Angaben des Arbeitnehmers Im Rahmen der Gesamtschuldnerschaft kann das Finanzamt die Leistung der Steuer von jedem Schuldner verlangen (Ermessensausübung). Gegenüber dem Arbeitgeber ist die Schuld mittels Haftungsbescheid geltend zu machen. Seite 5