Z E R T I F I Z I E R U N G

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1 Z E R T I F I Z I E R U N G PM-ZERT ZERTIFIZIERUNGSSTELLE DER GPM Anleitung zum Transfernachweis IPMA Level D GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v.

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite 1. Zielsetzung des Transfernachweises 3 2. Erstellung des Transfernachweises 3 3. Form des Transfernachweises 3 4. Abgabe des Transfernachweises 4 5. Gliederung und Inhalte des Transfernachweises 5 6. Im Transfernachweis erreichbare Punktezahl 8 7. Bewertung des Transfernachweises 9 8. Datenschutz und Vertraulichkeit 10 Tabelle 1: Gliederung des Transfernachweises 4 Tabelle 2: Erläuterung der erwarteten Darstellungstypen 7 Tabelle 3: Maximal erreichbare Punktezahl 7 Tabelle 4.Taxonomie zum Transfernachweis 8 Tabelle 5: Bewertungsbeispiel 8 Tabelle 6: Berechnung der Gesamtpunktzahl 9 erstellt / revidiert geprüft Freigegeben Stelle PM-ZERT PM-ZERT Qualitätsmanagement PM-ZERT Geschäftsstelle Bearbeiter Werner Schmehr Dieter Eysel Werner Schmehr Unterschrift Anleitung zum Transfernachweis Seite 2 von 11

3 1. Zielsetzung des Transfernachweises Mit dem Transfernachweis beweist der Zertifikant seine Fähigkeit, Projektmanagement-Wissen in Projektmanagement-Praxis umsetzen zu können. Der Transfernachweis ist die schriftliche Darstellung eines realen oder fiktiven Projektes (z.b. Bau eines Hauses, Umzug von A nach B oder Organisation eines Schulfestes). Darin beschreibt der Zertifikant nach den Vorgaben dieser Anleitung seine Vorstellung oder Erfahrung zur praktischen Anwendung von Projektmanagement-Wissen. Der Transfernachweis ist ein eigenständiger Prüfungsteil im Zertifizierungsverfahren für Level D. 2. Erstellung des Transfernachweises Der Transfernachweis wird grundsätzlich in Einzelarbeit von jedem Zertifikanten erstellt. In besonderen Fällen kann Paar- oder Gruppenarbeit sinnvoll sein. Eine Gruppe darf maximal aus 4 Zertifikanten bestehen. Ein Transfernachweis, der nicht in Einzelarbeit erstellt wird, muss von allen Beteiligten gemeinsam erstellt werden, wobei jeder Verfasser an jedem Element mitarbeiten muss. Für den Inhalt des Transfernachweises sind die Beteiligten insgesamt verantwortlich. 3. Form des Transfernachweises Für die Gestaltung der Arbeit gelten die folgenden Vorschriften: Das Papierformat ist DIN A4 hoch. In der Tabelle unter 5. sind die erwarteten Darstellungstypen für die einzelnen Anforderungen mit Kennbuchstaben angegeben. Die Erläuterung dazu finden Sie am Ende der Tabelle. Abkürzungen und Begriffe müssen in einem Abkürzungsverzeichnis/Glossar übersichtlich aufgelistet und verständlich erläutert werden. Für Abbildungen, Anlagen und verwendete Quellen müssen Verzeichnisse angelegt werden. Die Fußzeile muss Dateinamen und Seitennummer enthalten. Die Arbeit darf einen Gesamtumfang von 60 Seiten (inkl. Anlagen) nicht überschreiten. Umfangreichere Arbeiten werden nicht angenommen. Definitionen und Beschreibungen sind in eigenen Worten zu formulieren (Kopien sind zu kennzeichnen und mit Quellenhinweis zu versehen. Auf dem Deckblatt muss die Versionsnummer des Z08 Anleitung zum Transfernachweis stehen, damit die entsprechenden Bewertungskriterien berücksichtigt werden können. Im Dateiname muss die Prüfungsnummer, der Name des Zertifikanten, bei Paar- oder Gruppenarbeiten die Namen aller beteiligten Zertifikanten enthalten sein. z.b _Müller_Hugo.pdf oder _Müller-Meier_Sonja oder _Müller_Hugo&Mustermann_Inge&Kunze_Sven.pdf. Der Transfernachweis in Form der vorgegebenen Gliederung nach Abschnitt 5 muss mit allen Anlagen in einer Datei zusammengefasst werden. Die Kapitel, Anhänge und Beispiele werden durch Lesezeichen (Bookmarks) gekennzeichnet. Transfernachweise, die diesen Gestaltungsregeln nicht entsprechen, können zurückgewiesen werden. Anleitung zum Transfernachweis Seite 3 von 11

4 4. Abgabe des Transfernachweises Die Abgabe des Transfernachweises erfolgt spätestens am 14. Kalendertag vor dem Tag der Zertifizierungsprüfung entweder a) durch Upload der PDF-Datei in einen geschützten Datenbereich, auf den ausschließlich die Geschäftsstelle PM-ZERT und die mit der Prüfung beauftragten Assessoren Zugriff haben. Als Eingangsdatum bei PM-ZERT gilt das Upload-Datum. Der Absender erhält als Nachweis der Abgabe automatisch eine mit Angabe der Uploaddaten. Nach dem Download durch alle Berechtigten wird die Datei von der PM-ZERT Geschäftsstelle gelöscht, eine Kopie des Transfernachweises wird bei PM- ZERT elektronisch archiviert. b) alternativ in 3-facher Ausfertigung elektronisch (3 CDs) an die PM-ZERT Geschäftsstelle, (Nachweis ist der Poststempel des Einlieferungstages) Anmerkung: für die Erstellung von PDF-Dateien sind im Internet zahlreiche (kostenlose oder sehr preiswerte) Freeware- / Shareware- Tools verfügbar, die aus einer MS-Word-Gliederung auf Kapitelebene auch automatisch die Lesezeichen erstellen. Zur Prüfung bringt der Zertifikant ein ausgedrucktes Exemplar mit, auf Basis dessen ihm die Assessoren ein Feedback zu der Bewertung geben. Anleitung zum Transfernachweis Seite 4 von 11

5 5. Gliederung und Inhalte des Transfernachweises Für den Transfernachweis werden Gliederung und inhaltliche Anforderungen hiermit verbindlich vorgegeben. Diese Vorgabe ermöglicht den Zertifikanten die Selbstkontrolle auf Vollständigkeit und den Qualitätsanspruch ihrer Arbeit. Anmerkung: Durch die mit dieser Gliederungsvorgabe getroffene Auswahl bestimmter PM-Elemente wird die Relevanz aller PM- Elemente der ICB für das Zertifizierungsverfahren zum Level D nicht berührt. Nr. PM-Elemente (Subelemente in 2. Gliederungsebene) Inhaltliche Anforderungen 1 Projekt / Projektziele ICB-Elemente: 8 Projektziele und -strategien 13 Projektinhalt, Leistungsbeschreibung 1.1 Projektbeschreibung Steckbrief mit stichwortartigen Angaben zu Inhalt, Dauer, Budget, eigener Rolle im Projekt mit Verantwortlichkeiten Angaben zu Auftraggeber bzw. Kunde, eigenes Unternehmen und Projektkontext F / ST. 1.2 Zielbeschreibung / Zielhierarchie Zielformulierung, Klassifizierung (z.b. nach Ergebniszielen und Vorgehenszielen oder nach Termin-, Leistungs- und monetären Zielen), Messkriterium (es muss erkennbar sein, wie Ziele gemessen bzw. überprüft werden), Priorisierung der Ziele T. Darstellung einer Zielhierarchie GB. Beschreibung von 3 verschiedenen Zielbeziehungen ST. 2 Projektumfeld, Stakeholder ICB-Element: 5 Projektumfeld 2.1 Projektumfeld, Umfeldfaktoren 2.2 Stakeholder (Interested Parties) Grafische Darstellung des Projektumfeldes G / T. Erfassen der relevanten Einflussfaktoren, gegliedert nach sachlichen und sozialen Aspekten. Klassifizierung z.b. nach internen und externen Faktoren. Beschreiben und Bewerten der Schnittstellen zwischen Projekt und Projektumfeld T. Beschreibung der Stakeholder-Interessen (z.b. Erwartungen und Befürchtungen), Bewertung der Stakeholder-Interessen (z.b. Einfluss, Betroffenheit und Einstellung) sowie geeignete Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung T. 3 Risikoanalyse ICB-Element: 18 Projektrisiken 3.1 Erfassung, Klassifizierung und Beschreibung der Risiken 3.2 Bewertung der Risiken und Maßnahmen zur Risikobegegnung Risikoformulierung (muss konkret beschrieben sein), Klassifizierung (z.b. technische, terminliche, wirtschaftliche Risiken) und Risikoursachen (müssen konkret beschrieben sein) T. Bewertung der Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkungen (Schaden, möglichst monetärer Wert) und Risikowert je Risiko inklusive Beschreibung von präventiven (risikovermeidenden) und korrektiven (schadenmindernden) Maßnahmen T. 4 Projektorganisation ICB-Elemente: 22 Projektorganisation 4.1 Organisationsform des Projektes Grafische Darstellung der gewählten Projektorganisation mit Einbindung in die Stammorganisation GO und kurzer Funktionenbeschreibung der Beteiligten (Rollenbeschreibungen). 4.2 Entscheidungsgremien, Eskalation Beschreibung eines Beispiels für einen Entscheidungsprozess mit Eskalationsstufen im Projektablauf GF. Anleitung zum Transfernachweis Seite 5 von 11

6 Nr. PM-Elemente, Subelemente Inhaltliche Anforderungen 5 Phasenplanung ICB-Element: 6 Projektphasen und Lebenszyklus 5.1 Beschreibung der Projektphasen und der Meilensteine Erläuterungen zum Inhalt der Projektphasen T / ST. Tabellarische Beschreibung der Meilensteine T. 5.2 Veranschaulichung Grafische Darstellung der Phasen und Meilensteine G. der Projektphasen 6 Projektstrukturplan ICB-Element: 12 Projektstrukturen 6.1 Darstellung und Codierung des PSP Grafische Darstellung des PSP (bei großen Projekten reicht ein signifikanter Ausschnitt), mit PM-Aufgaben und Codierung (inkl. Wurzelelement) GB. Begründung der gewählten Orientierung/Art. 6.2 Arbeitspaketbeschreibung Beschreibung von 2 Arbeitspaketen des PSP (nicht PM-Aufgaben) F. 7 Ablauf- und Terminplanung ICB-Element: 14 Projektablauf und Termine 7.1 Vorgangsliste Auflisten der Arbeitspakete oder/und Vorgänge und der Meilensteine des Phasenplans mit Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand) T; die PSP-Struktur muss erkennbar sein. 7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter Netzplan 8 Einsatzmittel- /Kostenplanung ICB-Elemente: 15 Einsatzmittel 8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan Darstellung eines grafischen Ablaufplans in Form eines vernetzten Balkenplans oder eines berechneten Netzplans (mit Angabe der Art der Anordnungsbeziehungen) GG / GN; der PSP und die Meilensteine des Phasenplans müssen erkennbar sein. 16 Projektkosten und Finanzmittel Beschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird (bei Personal mit Hinweis auf die Qualifikation) T. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs (Einsatzmittel-plan) auf der Ebene der Arbeitspakete mit Erläuterung des Verfahrens für die Bedarfsermittlung T. 8.2 Projektkosten Tabellarische Darstellung des Kostenanfalls (z.b. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des Einsatzmittelplans) mit Erläuterung der Kostenberechnung T. Grafische Darstellung einer Kostenganglinie und einer Kostensummenlinie des Projektes über der Zeitachse. GK. Anleitung zum Transfernachweis Seite 6 von 11

7 9 Soziale Kompetenz ICB-Elemente Teamarbeit (Teambildung, Konflikte) 23 Teamarbeit 26 Konflikte und Krisen 9.2 Führung (Führungsstile, 24 Führung Entscheidungsfindung) 9.3 Kommunikation 25 Kommunikation 10 Wahlelemente ICB-Elemente 10.1 Beschaffung und Verträge 27 Beschaffung, Verträge 10.2 Qualitätsmanagement 28 Projektqualität 10.3 Konfiguration und Änderungen 17 Konfiguration u. Änderungen 37 Veränderungsmanagement 10.4 Projektstart, Projektende 10 Projektstart 10.5 Berichtswesen, Projektdokumentation 11 Projektabschluss 21 Information, Dokumentation, Berichtswesen Freie Auswahl von 2 Themen bei freier Gestaltung des Inhalts. Beschreibung eines Fallbeispiels ST / G: - Kurze Darstellung der Theorie - mit eigenen Worten - Darstellung eines erlebten Beispiels - Transfer auf das Beispiel und Erkenntnisse daraus - Vorschläge für besseres Problemverhalten. Freie Auswahl von 1 Thema bei freier Gestaltung des Inhalts. Erwartet werden Aussagen zu erlebten oder fiktiven Situationen aus dem Bereich des Wahlthemas: Ausführung: - Kurze Darstellung der Situation und der theoretischen Grundlagen dazu mit eigenen Worten - Transfer auf die erlebte/fiktive Situation mit Darlegung wesentlicher Erkenntnisse - Vorschläge für Verbesserungsmöglichkeiten Hinweis: Die Wiedergabe firmeninterner Regelungen ohne projektbezogenen Transfer ist nicht ausreichend. Die bearbeiteten Themen werden im Register 10 in das Inhaltsverzeichnis des Transfernachweises aufgenommen. 11 Anhang 11.1 Abkürzungsverzeichnis 11.2 Glossar 11.3 Abbildungsverzeichnis 12 Anlagen 12.1 Anlagenverzeichnis 12.2-n Anlagen Tabelle 1: Gliederung des Transfernachweises Die Register 11 und 12 enthalten keine PM-Elemente. Sie sind auf die in Abschnitt 3 genannten formalen Anforderungen an den Transfernachweis bezogen. Anleitung zum Transfernachweis Seite 7 von 11

8 Erläuterung der erwarteten Darstellungstypen Kennung Beschreibung Kennung Beschreibung F Formular, Formblatt GP Grafik als Portfolio G Grafik als zweckmäßiges Schaubild GK Grafik als Kurve (Gang- /Summenlinie) GB Grafik als Baumstruktur L Liste GF Grafik als Flussdiagramm M Matrix GG Grafik als Gantt Chart ST Strukturierter Text GN Grafik als Netzplan T Tabelle GO Grafik als Organigramm Keine Angabe nur Text erwartet / Oder mit gleichwertiger Auswahl + Beides erforderlich Zusammenfassungen verschiedener Anforderungen in einem Darstellungstyp sind möglich, wenn Redundanzen vermieden oder eine bessere Übersichtlichkeit erreicht werden können. Tabelle 2: Erläuterung der erwarteten Darstellungstypen 6. Im Transfernachweis erreichbare Punktezahl Maximal erreichbare Punktezahl: PM-Elemente je Element: maximal erreichbare Punktezahl Gesamt: maximale Punktezahl PM-Elemente Nr Tabelle 3: Maximal erreichbare Punktezahl Anleitung zum Transfernachweis Seite 8 von 11

9 7. Bewertung des Transfernachweises PM-Elemente Die Subelemente der PM-Elemente Nr werden entsprechend der Bearbeitungsqualität mit jeweils bis zu 6 Punkten bewertet. Bewertung: Der Bewertung der einzelnen Subelemente wird eine Taxonomie zugrunde gelegt, welche die inhaltlichen Anforderungen und die Güte der Ausarbeitung entsprechend dem Grad des Wissenstransfers berücksichtigt: Bewertung Bewertungspunkte Bedeutung der Transferbewertung 0 Nicht ausgeführt oder nicht zutreffend 1 Kein Transfer ausschließlich Theorie beschrieben schwerwiegende inhaltlich-methodische Fehler Grafik nicht verständlich 2 Transferansatz überwiegend Theorie beschrieben viele inhaltlich-methodische Fehler Grafik mit Fehlern 3 Ausreichender Transfer Theorie als Basis erkennbar wenige inhaltlich-methodische Fehler Grafik nicht verständlich erläutert 4 Befriedigender Transfer Theorie erläuternd beschrieben unbedeutende inhaltlich-methodische Fehler Grafik verständlich aber nicht vollständig 5 Guter Transfer fallweise theoretische Erläuterungen keine inhaltlich-methodische Fehler Grafik vollständig und verständlich 6 Sehr guter Transfer fallweise theoretische Erläuterungen keine inhaltlich-methodischen Fehler Grafik vollständig, verständlich und einprägsam Tabelle 4: Taxonomie zum Transfernachweis Anleitung zum Transfernachweis Seite 9 von 11

10 Beispiel für die Einzelbewertung eines PM-Elements: Assessor Subelement x.1 Subelement x.2 PM-Element x Grad des Wissenstransfers Assessor 1 4 x (6/12) = 2,0 5 x (6/12) = 2,5 2,0+2,5 = 4,5 Assessor 2 4 x (6/12) = 2,0 6 x (6/12) = 3,0 2,0+3,0 = 5,0 Beide Assessoren 4,0 5,5 4,0+5,5 = 9,5 Tabelle 5: Bewertungsbeispiel nach Berechnungsformel 2 Assessoren bewerten die Transfernachweise unabhängig voneinander. Jeder Assessor vergibt je Subelement für den Grad des Wissenstransfers maximal 6 Punkte. Damit entspricht jeder von einem Assessor gegebene Punkt innerhalb eines PM-Elements einem Zwölftel der 12 maximal möglichen Punkte. Durch eine Berechnungsformel werden die Einzelergebnisse der Assessoren halbiert. Die Addition der Einzelergebnisse der Assessoren ergibt dann das Gesamtergebnis des Transfernachweises von maximal 120 Punkten. Beispiel für die Gesamtbewertung eines Transfernachweises: Gesamtpunktezahl je Assessor Assessor 1 42,5 Assessor 2 45,5 Tabelle 6: Berechnung der Gesamtpunktzahl Gesamtpunktezahl beider Assessoren 88 Zum Bestehen des Transfernachweises müssen mindestens 60 Punkte erreicht werden. Werden weniger als 60 Punkte erreicht, wird der Transfernachweis als nicht bestanden gewertet. 8. Datenschutz und Vertraulichkeit 1. Die Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. PM-ZERT, verpflichtet sich, Firmendaten und persönliche Daten, sowie die Inhalte von Projektstudienarbeiten, Projektkurzberichten und Transfernachweisen, die ihr im Zusammenhang mit den Zertifizierungsverfahren zur Verfügung gestellt werden, nicht an Dritte weiterzugeben oder zu veröffentlichen. 2. Die Daten und Inhalte werden ausschließlich PM-ZERT-Funktionsträgern, insbesondere den Assessoren, zur Verwendung innerhalb ihres Funktionsbereiches mitgeteilt. PM-ZERT ist von dieser Verpflichtung befreit, sobald ein Zertifikant ausdrücklich einer Veröffentlichung oder einer Weitergabe zustimmt. 3. Sollte PM-ZERT im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten zu verarbeiten haben, wird PM-ZERT die Belange des Datenschutzes im Rahmen der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen wahren. Anleitung zum Transfernachweis Seite 10 von 11

11 PM-ZERT FrankenCampus Frankenstraße Nürnberg Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Anleitung zum Transfernachweis Seite 11 von 11