Architrave GMBH Q&A für Administratoren

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1 Architrave GMBH Q&A für Administratoren / Q&A für Administratoren 1

2 Architrave GmbH Q&A für Administratoren Benutzerhandbuch [erstellt am 12. Oktober 2015; geändert am 02. November 2015] Q&A für Administratoren.doc; Version: 1.1 Architrave GmbH, Berlin 2015 Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Architrave GmbH unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Änderungen Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in dieser Dokumentation bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich Informationszwecken und können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Die Architrave GmbH übernimmt keinerlei Verantwortung oder Haftung für in dieser Dokumentation eventuell enthaltene Fehler oder Ungenauigkeiten. Die verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sowie Markennamen der jeweiligen Firmen unterliegen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz. / Q&A für Administratoren 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 Einleitung Erklärung der Icons Der Q&A Workflow Wer ist wer im Q&A-Prozess Der Q&A-Prozess Fragesteller Experte Clearer Beobachter Q&A Administration Anlage Q&A-Prozess Experten pro Ordner verwalten Wer sieht was Q&A-Prozessinformation Fragenübersicht: Status und Dringlichkeit Fragenübersicht: Fragen pro Gruppe Offene Fragen Beantwortete Fragen Freigegebene Antworten / Q&A für Administratoren 3

4 1 EINLEITUNG Das vorliegende Benutzerhandbuch richtet sich speziell an Administratoren von Architrave und thematisiert die Einrichtung und Steuerung von Q&A-Prozessen (Fragen und Antworten). Das Prinzip Architraves Frage-und-Antwort (Q&A) Modul funktioniert nach dem einfachen, aus der Verkaufs-Due-Diligence bekannten Prinzip: Fragesteller stellen Fragen zu Ordnern oder einzelnen Dokumenten. Experten erstellen die entsprechenden Antworten dazu. Und in einer nachgelagerten Freigabenstelle korrigieren Clearer die Antworten, geben sie frei oder bitten den Experten um Nachbesserungen. Nur in Architrave: Multiple Frageprozesse Damit die Due Dilligence schnell, effizient und revisionssicher abläuft, bietet Architrave einen klar definierten, strukturierten Q&A-Prozess an. Um die Anforderungen der Real-Estate-Branche optimal abzubilden, können in Architrave sogar multiple Frageprozesse auf Asset- und Portfolioebene aufgesetzt werden. Für jeden gewünschten Prozess werden dazu vom Administrator individuell die Frage-, Antwort- und Freigabeberechtigungen definiert. Auch für interne Prozesse Was sich in der Due Dilligence bewährt, ist auch für die interne Kommunikation von großem Nutzen. Ankauf, Bewertungen, Mietvertragsfreigaben: Mit Architrave haben Sie die Möglichkeit, für jeden Use-Case einen Prozess aufzusetzen, der die gesamte interne Kommunikation auf einer Plattform abbildet. Mit allen daraus resultierenden Vorteilen eines strukturierten, transparenten, nachvollziehbaren und dokumentierten Austauschs. Einfache Administration Damit jede Frage optimal (schnell und richtig) bearbeitet wird, müssen die Prozesse vom Adminstrator eingerichtet, individualisiert und verwaltet werden. Im Kern geht es bei jedem Prozess darum,... den unterschiedlichen Beteiligten die passende Rolle zuzuweisen (Fragesteller, Experte, Clearer, Beobachter), die jeweiligen Rollen mit den entsprechenden Rechten zu versehen, Beteiligte, Rollen und Rechte aktuell zu halten und ggf. an neue Anforderungen anzupassen. Dank intuitiver Workflows und modernem Interface-Design lassen sich die Prozesse im Verwaltungsbereich schnell und übersichtlich einrichten und verwalten. Einfache Kommunikation Alle Beteiligte werden umgehend und persönlich über für sie relevante Vorgänge per informiert. Frageprozesse aktiv steuern Zusätzlich steht in Architrave ein Q&A-Dashboard zur Verfügung, das auf oberster Ebene einen umfassenden Überblick liefert. Hier sehen Sie unter anderem, welche Bietergruppen am aktivsten sind oder wo noch Fragen auf ihre Antworten warten. Der Effekt: Frageprozesse werden nicht nur verwaltet, sondern aktiv gesteuert. Mit positivem Effekt auf Antwortdauer, Antwortqualität und nicht zuletzt den Verkaufspreis. / Q&A für Administratoren 4

5 2 ERKLÄRUNG DER ICONS Icon Kommentar Menü Cockpit Fragen & Antworten Reports Verwaltung Abmelden Benutzer & Gruppen Portfolios & Assets Berechtigungen Filter: Alle anzeigen Filter: Selektierte anzeigen Filter: Unselektierte anzeigen Ändern / Q&A für Administratoren 5

6 3 DER Q&A WORKFLOW / Q&A für Administratoren 6

7 4 WER IST WER IM Q&A-PROZESS 4.1 Der Q&A-Prozess In Architrave können Sie beliebig viele Q&A-Prozesse (z.b. für Ankauf, Verkauf, Mietvertragsfreigabe und Bewertung) anlegen. Sowohl die zugehörigen Assets als auch die beteiligten Nutzer und Nutzergruppen (Fragesteller, Experten, Clearer,...) sind dabei für jeden Q&A-Prozess individuell administrierbar.! Achten Sie während des Setups bitte darauf, dass Sie den Nutzern und Nutzergruppen alle Rechte zuweisen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben im Q&A-Prozess wahrnehmen zu können. Eine Bietergruppe muss bspw. zumindest Leserechte erhalten, um im Q&A-Prozess Fragen stellen zu können. / Q&A für Administratoren 7

8 4.2 Fragesteller Damit ein Nutzer im System Fragen stellen kann, muss er in den User-Settings einer Nutzergruppe zugeteilt sein. Anschließend wird diese Gruppe dann im jeweiligen Q&A-Prozess als Fragestellergruppe hinterlegt. In der Fragenübersicht kann der Fragesteller alle eigenen und Fragen seiner Nutzergruppe einsehen. Fragen von anderen Nutzergruppen kann er nicht einsehen. Auch in die interne Kommunikation zwischen Experten und Clearern hat er keinen Einblick. Erst wenn eine Frage beantwortet und freigegeben wird, erhält der Fragesteller eine Benachrichtigung und kann die freigegebene Antwort einsehen. 4.3 Experte Der Experte ist für die Beantwortung der Fragen verantwortlich. Nutzer können für den gesamten Q&A Prozess als Experten hinterlegt werden, aber auch Variationen der Experten auf Basis einzelner Ordner sind möglich. Der zuständige Experte erhält eine Benachrichtigung per sobald eine neue Frage von einem Fragesteller eingeht, eine Antwort vom Clearer abgelehnt wurde oder eine Frage länger als 3 Tage auf ihre Antwort wartet. 4.4 Clearer Der Clearer ist für den gesamten Q&A-Prozess verantwortlich. Er überprüft die Antworten der Experten und gibt Sie entweder frei oder lehnt sie mit einer Begründung ab. Des Weiteren kann er bestehende Fragen an andere Experten zuweisen oder selbst Antworten verfassen. Beantwortet der Clearer eine Frage selbst, so wird diese direkt freigegeben. Der Clearer erhält Benachrichtigungen bei neuen Antworten. 4.5 Beobachter Der Beobachter hat dieselben Leserechte wie der Clearer und kann somit den gesamten Q&A-Prozess verfolgen. Er kann allerdings nicht aktiv in den Prozess eingreifen: Fragen beantworten, Antworten freigeben oder ablehnen ist ihm nicht erlaubt. Der Beobachter erhält keine Benachrichtigungen aus dem Q&A-Prozess. / Q&A für Administratoren 8

9 5 Q&A ADMINISTRATION Über das Optionsmenü gelangen Sie in die Verwaltung und von hier geht es direkt in die Q&A Verwaltung. / Q&A für Administratoren 9

10 5.1 Anlage Q&A-Prozess Mit dem neuen Q&A gibt es keine Gruppenrechte auf interne oder DD Fragen mehr. Ein Admin kann jetzt beliebig viele Q&A-Prozesse anlegen und frei definieren. Mit dem Icon legen Sie einen neuen Prozess an:! Fragen können nur gestellt werden, wenn der Prozess auf aktiv gesetzt wurde.! Der Prozessname ist für den Fragesteller sichtbar. Ist ein Prozess angelegt, oder wird ein bestehender Prozess aus der Liste ausgewählt, können die Nutzer und Nutzergruppen verwaltet werden. / Q&A für Administratoren 10

11 Assets zuweisen: Ist ein Prozess ausgewählt steuern Sie die Zuordnung von Assets wie gewohnt mit den Icons + und auf den Asset- Kacheln: / Q&A für Administratoren 11

12 5.2 Experten pro Ordner verwalten Im Unterschied zu Fragestellern, Clearern, und Beobachtern kann die Verwaltung der Experten bis auf die Ebene einzelner Ordner verfeinert werden. Dafür wählen sie, bei ausgewähltem Prozess, einfach ein Asset aus. Ein Klick auf das Expertenfeld erlaubt die Auswahl der neuen Experten für die gewünschten Ordner.! Bitte beachten Sie, dass die Änderung von Experten sich auch auf alle bestehenden Fragen auswirkt. / Q&A für Administratoren 12

13 6 WER SIEHT WAS Durch einen Klick auf Q&A-Prozesse im Menü gelangen Sie zur Übersicht aller für Sie einsehbaren Q&A-Prozesse: 6.1 Q&A-Prozessinformation Rechte Fragesteller Experte Clearer Beobachter Admin Anzahl Assets X X X X X Anzahl Fragesteller- Gruppen Anzahl Beobachter- Gruppen - - X X X - X X X X Experten - X X X X Clearer - X X X X Status Icon (aktiv/inaktiv) X X X X X / Q&A für Administratoren 13

14 6.2 Fragenübersicht: Status und Dringlichkeit Rechte Fragesteller Experte Clearer Beobachter Admin offen X X X X X beantwortet - X X X X freigegeben X X X X X Delay columns with counts X X X X X 6.3 Fragenübersicht: Fragen pro Gruppe Rechte Fragesteller Experte Clearer Beobachter Admin Group Statistics Region - - X X X / Q&A für Administratoren 14

15 6.4 Offene Fragen Rechte Name des Fragestellers Zugeteilte Experten Funktion: Experten ändern Datum Eingang Funktion: Antworten Fragesteller Experte Clearer Beobachter Admin X - X X X - X X X X - - X - X X X X X X - X - - / Q&A für Administratoren 15

16 6.5 Beantwortete Fragen Rechte 1 Name des Fragestellers Fragesteller Experte Clearer Beobachter Admin X - X X X 2 Zugeteilte Experten - X X X X 3 Funktion: Experten ändern - - X - X 4 Datum Eingang X X X X X 5 Antworttext - X X X X 6 Name des Antwortgebers - X X X 7 Funktion: Ablehnen - - X - X 8 Funktion: Bearbeiten und freigeben - - X - X 9 Funktion: Freigeben - - X - X / Q&A für Administratoren 16

17 6.6 Freigegebene Antworten Rechte Fragesteller Experte Clearer Beobachter Admin 1 Name des Fragestellers X - X X X 2 Zugeteilte Experten - X X X X 3 Datum Eingang X X X X X 4 Antworttext X X X X X 5 Freigabe von - X X X X 6 Datum Freigabe X X X X X 7 8 Name des Antwortgebers Clearing Verlauf (inklusive Namen von Experten/Clearer und Bearbeitungsdatum) - X X X X - X X X X / Q&A für Administratoren 17

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