Wissen einfach bilanziert

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1 Will, M. und S. Wuscher. Wissen einfach bilanziert [online]. Wissensbilanz-Toolbox: Kostenlose Unternehmenssoftware zum Management des Intellektuellen Kapitals, 2010 [letzter Zugriff am: 14. März 2013]. Verfügbar unter: Online-Artikel/ / zzr%20BMWI%20Wissensbilanz%20Made%20in%20Germany.htm Wissensbilanz-Toolbox: Kostenlose Unternehmenssoftware zum Management des Intellektuellen Kapitals Wissen einfach bilanziert»wissen ist Macht«Dieser Satz des englischen Philosophen Francis Bacon gilt auch für Unternehmen. Denn wenn Unternehmen ihr Wissen und das ihrer Mitarbeiter effizient nutzen können sie ihre strategischen Ziele erreichen. D och dazu muss dem Unternehmen klar sein, was es weiß und über welches Intellektuelle Kapital es verfügt. Um eine effiziente Methode zur Steuerung ihrer immateriellen Erfolgsfaktoren zu erarbeiten, initiierte das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) schon 2003 das Pilotprojekt»Wissensbilanz Made in Germany«. Geleitet wird das Projekt vom aus erfahrenen Experten bestehenden Arbeitskreis Wissensbilanz (AK-WB). Über 100 Unternehmen haben nach der vom Arbeitskreis entwickelten Methode bereits die Wissensbilanz als Management-Tool eingeführt und Unternehmen haben den Leitfaden zur Erstellung einer Wissensbilanz und die unterstützende Software»Wissensbilanz-Toolbox«angefordert. Dieses kostenlose Software-Werkzeug ermöglicht es, das Intellektuelle Kapital von Unternehmen mit optimalem Kosten-Nutzen-Verhältnis strukturiert darzustellen und strategiekonforme Maßnahmen abzuleiten. Was ist das Intellektuelle Kapital? Das Intellektuelle Kapital setzt sich aus den drei Kapitalarten Humankapital, Strukturkapital und Beziehungskapital zusammen: Das Humankapital beinhaltet Faktoren, die die Mitarbeiter näher charakterisieren, wie deren fachlichen- und sozialen Kompetenzen oder die Bereitschaft, Führungsarbeit zu übernehmen. Auch die Fertigkeiten und die Motivation der Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens werden dem Humankapital zugeschrieben. Das Strukturkapital umfasst all jene Organisationsstrukturen und -prozesse, welche die Mitarbeiter benötigen, um in ihrer Gesamtheit produktiv und innovativ zu sein. Das sind beispielsweise die Kommunikation und Organisation im Unternehmen, Produkt- und Verfahrensinnovationen sowie die Unternehmenskultur. Zum Beziehungskapital einer Organisation zählen alle Beziehungen zu organisationsexternen Gruppen und Personen, die in der Geschäftstätigkeit genutzt werden. Beispiele für Faktoren des Beziehungskapitals sind Beziehungen zu Geschäftspartnern, Investoren, Kunden oder Lieferanten.

2 Abbildung 1: Das Wissensbilanzmodell des AK-WB Der Nutzen der Wissensbilanz-Toolbox Unter fachlicher Leitung des Fraunhofer-Instituts für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik in Berlin hat der AK-WB in Zusammenarbeit mit der incowia GmbH eine Microsoft Windows basierte Softwareanwendung entwickelt. Im Juli 2010 ist aufgrund der großen Nachfrage bereits die dritte Auflage der Toolbox erschienen. Die IT-Lösung, die sich konkret mit dem Thema Wissensbilanzierung beschäftigt, führt Anwender durch die komplexen Prozesse wie die Bewertung einzelner Wissensindikatoren und erklärt in mehreren e-learning- Einheiten die Grundlagen der Wissensbilanzierung. Neben der Bewertung und Messung der»weichen«faktoren ermöglicht die»wissensbilanz-toolbox«die Analyse komplexer Wirkungszusammenhänge zwischen Intellektuellem Kapital, Geschäftsprozessen und Geschäftserfolg. Anwender lernen Schritt für Schritt die wichtigsten Bestimmungsfaktoren des Intellektuellen Kapitals kennen und erfahren wie diese bewertet werden. So kann jedes Unternehmen eigenständig einen vollständigen, zuverlässigen und aussagekräftigen Wissensbilanzbericht erstellen. Die neue Wissensbilanz-Toolbox verfügt neben den bewährten Funktionen auch über ein Exportmodul zur Ausgabe der vollständigen Wissensbilanz als Word- Dokument und kann jederzeit kostenlos heruntergeladen werden (www.akwissensbilanz.org). Einsatz als Management- und Kommunikationsinstrument Das Instrument Wissensbilanz und die unterstützende Toolbox dienen zwei Zielen: Erstens ermöglichen sie die interne systematische Steuerung der immateriellen Werttreiber und das Management erhält eine fundierte Entscheidungsgrundlage zur Umsetzung von Entwicklungsmaßnahmen. Dabei stößt schon der Bilanzierungsprozess im Workshop-Team wichtige Reflexionen an und baut ein gemeinsames Verständnis für die Erfolg entscheidenden

3 weichen Faktoren und der Funktionsweise des eigenen Unternehmens auf. Die Wissensbilanz- Toolbox kann zusätzlich als Controllinginstrument genutzt werden, um die Erfolgswirksamkeit von Entwicklungsmaßnahmen kontinuierlich und valide zu überprüfen. Zweitens fungiert die Wissensbilanz als Berichtsinstrument, das sowohl zur internen als auch zur externen Kommunikation der unternehmensspezifischen immateriellen Werte genutzt werden kann. So kann die Unternehmensleitung die Zusammenhänge der weichen Faktoren mit dem Geschäftserfolg und daraus abgeleitete Entwicklungsmaßnahmen anschaulich darstellen. Zusätzlich zeigt die Wissensbilanz auch externen Zielgruppen, wie Kunden oder Kapitalgebern, den Status Quo des Intellektuellen Kapitals und somit den wahren Wert des Unternehmens auf. In acht Schritten zur fertigen Wissensbilanz Die Wissensbilanz-Toolbox untergliedert die AKWB-Methode zur Wissensbilanzierung in acht einfache Arbeitsschritte. Jeder dieser Arbeitsschritte liefert bereits ein in sich schlüssiges Ergebnis, womit Anwender die Wahl haben, die Wissensbilanzierung bis hin zum fertigen Wissensbilanzdokument oder nur bis zum Erreichen von Teilergebnissen durchzuführen. Zu Beginn wird das Geschäftsmodell des bilanzierenden Unternehmens beschrieben. Dabei werden Informationen zum Geschäftsumfeld (Möglichkeiten und Risiken) und strategischen Zielen gesammelt (Schritt 1). Das Geschäftsmodell mit den strategischen Zielen bildet bei allen weiteren Schritten die Basis für die Bewertung der weichen Faktoren. Vor dem Hintergrund der strategischen Ziele werden dann die für den Geschäftserfolg ausschlaggebenden Leistungsprozesse und Einflussfaktoren des Intellektuellen Kapitals identifiziert (Schritt 2). Die verschiedenen Faktoren des Intellektuellen Kapitals können für jedes Unternehmen individuell definiert werden, allerdings kann der Software auch eine Datei mit Standardeinflussfaktoren hinzugefügt werden, die auf Basis der Erfahrungen mit den Pilotanwendern erarbeitet wurde. Die Bewertung der Einflussfaktoren erfolgt hinsichtlich der Kriterien Qualität, Quantität und Systematik (Schritt 3). Diese Selbsteinschätzung durch das Workshop-Team wird im nächsten Schritt durch die Bestimmung von Indikatoren zur Messung des Intellektuellen Kapitals in Form von Zahlen und Fakten untermauert (Schritt 4). Nach der Bewertung des Intellektuellen Kapitals schätzen die Workshop-Teilnehmer die Wirkungszusammenhänge zwischen Intellektuellem Kapital, Geschäftsprozessen und Geschäftserfolgen ein (Schritt 5). Die Wissensbilanz-Toolbox ermöglicht die strukturierte Erfassung der im Workshop erhobenen Daten. Darüber hinaus können sowohl die Ergebnisse des Schritts»Bewertung«als auch des Schritts»Wirkung«prägnant visualisiert werden, was das Verständnis erleichtert und die Diskussion im Workshop anregt.

4 Abbildung 2: Das Potenzial-Portfolio ist zentrales Ergebnis der Auswertung der Wissensbilanz-Toolbox. Zentrales Ergebnis der Auswertung (Schritt 6) ist das Potenzial-Portfolio, in dem die Bewertung der Faktoren das Unternehmen zusammen mit ihrem Einflussgewicht dargestellt wird. Somit ist auf einen Blick erkennbar, welche Faktoren auf Grund ihrer hohen Wirkung auf das Gesamtsystem und ihrer relativ niedrigen Bewertung entwickelt werden müssen. Nachdem dringende Handlungsfelder identifiziert worden sind, können entsprechende Maßnahmen definiert werden (Schritt 7). Durch die vorangehenden Schritte ist gewährleistet, dass diese Maßnahmen die Erreichung der strategischen Ziele unterstützen und die größtmögliche Hebelwirkung entfalten. Schließlich ermöglicht die Wissensbilanz-Toolbox die Erstellung des fertigen Wissensbilanzdokuments auf Knopfdruck (Schritt 8). Für die Kommunikation an ausgewählte Stakeholder, wie zum Beispiel Mitarbeiter, Kunden und Kreditgeber, können die Inhalte ausgewählt werden und in einem Dokument zusammengeführt sowie weiterverarbeitet werden. Der Wissensbilanz-Schnelltest Für einen einfachen Einstieg in die wissensbasierte Unternehmensführung und in das Thema»Intellektuelles Kapital«eignet sich der Wissensbilanz-Schnelltest. Er basiert auf der Methode»Wissensbilanz Made in Germany«und soll gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen das Prinzip einer Wissensbilanz näher bringen und ermöglicht Führungskräften einen schnellen ersten Einblick, wie es um das Intellektuelle Kapital im eigenen Unternehmen bestellt ist. Der Schnelltest ist als Online-Fragebogen konzipiert und zeigt in nur etwa zehn Minuten in anschaulichen Grafiken auf, wie stark Firmen in den Bereichen Human-, Strukturund Beziehungskapital aufgestellt sind. Zudem verschafft er einen Überblick über die Chancen, die Risiken und die Verbesserungspotenziale der immateriellen Vermögenswerte. Die Beantwortung von 14 Fragen und die Einschätzung von 18 Faktoren reichen aus, um klare

5 Handlungsfelder für jedes Unternehmen zu definieren. Der Wissensbilanz-Schnelltest ist unter zu finden. Resümee. Um nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu generieren, müssen Unternehmen in der Lage sein, ihr immaterielles Vermögen zielgerichtet zu steuern und entsprechend der Bedürfnisse ihrer Stakeholder zu kommunizieren. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen, die sich weder Strategieabteilungen noch groß angelegte Projekte mit externen Beratern leisten können oder wollen, fehlte bisher eine effiziente Methode um ihr Intellektuelles Kapital strategiekonform zu entwickeln. Die Wissensbilanz-Toolbox hilft Unternehmen, die Wissensbilanzierung einfach und effizient durchzuführen. Sowohl das Gesamtergebnis in Form des eigentlichen Wissensbilanzdokuments wie auch alle vorhergehenden Teilergebnisse werden mit Hilfe der Softwareanwendung dokumentiert und gesichert. Nutzer eignen sich durch»learning by doing«selbst Kompetenzen an. Dies und die strukturierte Führung durch den Prozess der Wissensbilanzierung mit Hilfe der Wissensbilanz-Toolbox minimiert den externen Beratungsbedarf. Markus Will, Dipl.-Kfm. Sven Wuscher Markus Will, M.A., Jahrgang 1975, ist wissenschaftlicher Mitarbeiter im Bereich Unternehmensmanagement am Fraunhofer IPK, Berlin, und Projektleiter des deutschen Pilotprojekts»Wissensbilanz Made in Germany«und des europäischen Projekts»InCaS: Intellectual Capital Statement Made in Europe«. Der Kaufmann und Kommunikationswissenschaftler ist seit 2001 im Fraunhofer Competence Center Wissensmanagement beschäftigt und leitete zahlreiche Projekte zu Veränderungsprozessen und interner Kommunikation in mittelständischen Firmen und Konzernen. Er ist seit 2005 Mitglied des»arbeitskreis Wissensbilanz«und war verantwortlich für die Konzeption der Software»Wissensbilanz-Toolbox«. Dipl.-Kfm. Sven Wuscher, Jahrgang 1980, arbeitet seit 2005 am Fraunhofer IPK und studierte Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Organisation und Controlling an der Europa-Universität Viadrina in Frankfurt Oder. Im Anschluss an das Studium zum Diplomkaufmann spezialisierte er sich im Competence Center Wissensmanagement des Fraunhofer IPK auf das Themenfeld des strategischen Wissensmanagement, insbesondere auf das Instrument der Wissensbilanzierung. Verantwortlich ist Herr Wuscher unter anderem für die Entwicklung des»zukunftscheck Mittelstand«zur Erhöhung der Transparenz zwischen KMU und Banken sowie der Implementierung von Wissensbilanzen in nationalen und internationalen Forschungsprojekten. Fallbeispiel M&M Software GmbH M&M Software ist ein Unternehmen für Informationstechnologie in der industriellen Automation. Gegründet 1987, hat das Unternehmen heute 40 Mitarbeiter in Deutschland und 20 an seinem Standort in Suzhou/China. M&M Software erstellt für namhafte deutsche und internationale Kunden der Fabrik- und Prozessautomation technologisch führende PC- und Web-basierte Individuallösungen und Softwareprodukte. Die Rohstruktur der Wissensbilanz wurde bei der M&M Software GmbH von einem Team aus sechs Mitarbeitern in der Zeit zwischen Juni und September 2006 erarbeitet. Mit Hilfe der Wissensbilanz möchte M&M Software die erfolgskritischen immateriellen Faktoren im Unternehmen erkennen. Die M&M Software GmbH erkannte vor allem die Mitarbeiter als

6 bestimmende Erfolgsfaktoren. In konstruktiven Gesprächen während der Workshops wurde festgestellt, dass die Mitarbeitermotivation den stärksten Einfluss im gesamten Wirkungsgefüge hat. Weiterhin sind Technologie-, Branchen- und Führungskompetenz von großer Bedeutung und stehen in direktem Wirkungszusammenhang zueinander. Bei den strukturellen Faktoren sind es vor allem das Wissens-, das Qualitäts- und das Innovationsmanagement, die den größten Einfluss auf den Geschäftserfolg der M&M Software GmbH nehmen. Auf Grund der Ergebnisse der ersten Wissensbilanz vollzog das Unternehmen konkrete Maßnahmen. Hierzu zählten die Optimierung der Mitarbeiterbefragung, eine Ergänzung der Instrumente zur Mitarbeiterführung und eine Erhöhung der Technologie-, Branchen- und Führungskompetenzen der Mitarbeiter durch ein verbessertes Wissensmanagement sowie zusätzliche Weiterbildungsmaßnahmen. Bedeutende IT-Infrastrukturmaßnahmen, die umgesetzt wurden, sind eine unternehmensweite Teamplattform sowie ein Wiki mit leistungsfähigen Strukturen und Suchfunktionen, in dem viele Aspekte des Intellektuellen Kapitals des Unternehmens bereits hinterlegt sind. Weitere Einzelmaßnahmen sind die Verbesserung des Qualitätsmanagements, die Systematisierung der Kundenzufriedenheitsermittlung und der Aufbau eines Web-basierten Kundenportals. Der Nutzen der Wissensbilanz-Toolbox für den Bilanzierungsprozess liegt bei M&M Software vor allem in der klar strukturierten Vorgehensweise der Software bei der Erstellung der Wissensbilanz. Sie hilft die Maßzahlen der erfolgskritischen Faktoren zu verwalten und kontinuierlich zu überprüfen. Dasselbe gilt für Verbesserungs-Maßnahmen, die aufgrund der Ergebnisse bei der Wissensbilanzierung durchgeführt wurden.

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