Referenzbericht Stand: März 2008

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1 Referenzbericht Stand: März 2008

2 Explosionsgeschützte Produkte der R.STAHL AG. Referenzbericht R. STAHL AG Am Bahnhof 30 D Waldenburg Telefon: +49 (7942) Telefax: +49 (7942) Internet: Verantwortlich für den Inhalt: Centric altro GmbH Centroallee 285 D Oberhausen Germany Verwendung der Fotos mit freundlicher Genehmigung der R.STAHL AG Stand: März 2009

3 Die international aufgestellte R. STAHL AG ist ein führender Anbieter von elektrischer und elektronischer Sicherheitstechnik für explosionsgefährdete Umgebungen. Mit dem Produktprogramm von explosionsgeschützten Schaltgeräten, Tastern, Leuchten über Steuerungen, bis hin zu kompletten Systemen, ist die R. STAHL AG der einzige Hersteller, der das komplette Spektrum der verschiedenen Explosionsschutzmethoden anbieten kann. Hauptabnehmer finden sich in der Gas- und Ölindustrie sowie in der Chemie und Pharmazie. Aber auch die Nahrungsmittelbranche, der Schiffbau und die Biokraftstoff-Industrie setzen die explosionsgeschützten Produkte ein. Ebenso sind R. STAHL Produkte in Kläranlagen, Wasseraufbereitungsanlagen oder Destillerien zu finden. Tochtergesellschaften in 20 Ländern garantieren einen flächendeckenden Vertrieb und die Abwicklung internationaler Projekte. Das Unternehmen beschäftigt weltweit etwa Mitarbeiter und erzielte im Geschäftsjahr 2008 einen Umsatz von 222 Mio. Euro. Seit 1997 ist die R. STAHL Aktiengesellschaft an der Börse notiert und gehört dem Prime Standard an. Vollständig integriert Entscheidung für eine zukunftssichere Lösung Die R. STAHL AG stand 2006 vor der Aufgabe ihre IT- Infrastruktur zu überdenken und an den durch starkes Wachstum und Internationalisierung gestiegenen Anforderungen neu auszurichten. Die im Einsatz befindliche Unternehmenslösung bestand aus einem überalterten PPS-System, mit einer Vielzahl an individuellen Optimierungen und etwa 40 Subsystemen für unterschiedliche Prozesse und Anforderungen. Um den notwendigen Integrationsgrad der wichtigsten Anwendungssysteme herzustellen, musste eine Vielzahl spezifisch entwickelter Schnittstellen betrieben werden mit allen damit verbundenen Problemen, wie hohem Aufwand für den Betrieb, unzureichender Prozess- Sicherheit und redundanter Datenhaltung. Ein vollständiger, integrierter Mengen- und Wertefluss zwischen dem PPS-und dem Kostenrechnungssystem war im Standard nicht vorhanden, aktuelle, aussagefähige und vor allem korrekte Daten für Managemententscheidungen waren damit nur schwer und aufwendig zu erhalten. Das nur sehr personalintensiv am Leben zu erhaltende System konnte somit der dynamischen Unternehmensentwicklung nicht mehr gerecht werden und bot keine Basis für die internationale Ausrichtung und die Integration von Tochtergesellschaften und Vertriebspartnern. Reporting auf Basis konsolidierter Datenstrukturen in allen Gesellschaften ermöglichen. Zudem wurde eine deutliche Senkung der IT-Kosten angestrebt. Auf der Basis einer mittelstandsorientierten ERP-Software sollten transparente und beherrschbare Geschäftsprozesse geschaffen werden. Zentraler Kern der IT- Strategie war damit die Auswahl und Einführung eines neuen integrierten ERP-Systems. Eindeutiges Votum Zusammen mit den Fachbereichen wurden die Anforderungen und Auswahlkriterien definiert und das Projektteam gebildet. Die frühzeitige Einbeziehung aller Fachabteilungen war ein zentraler Bestandteil des Auswahlprozesse und damit eine gute Basis für die Akzeptanz des neuen ERP-Systems und enorm wichtig für den Projekterfolg Auf der Basis eigener Marktkenntnisse des Projektteams wurde dann eine erste Übersicht der möglichen Systeme erstellt und eine Vorauswahl der Anbieter getroffen. Generelle Auswahlkriterien waren die funktionale Eignung zur Unterstützung der Kerngeschäftsprozesse und ein möglichst hoher funktionaler Abdeckungsgrad, sowie die internationale Ausrichtung mit lokalisierten Versionen. Von dem Systemanbieter wurde zudem ein branchenspezifisches Know-how und eine langfristig gesicherte Stabilität erwartet. Die Zielsetzungen der zukünftigen IT-Strategie waren damit vorgegeben. Um das Wachstum des Unternehmens optimal zu unterstützen, sollten schnellstmöglich weltweit durchgängige Informationsstrukturen geschaffen werden. Das System sollte die internationalen Vertriebs-, Produktions- und Logistikstrategien unterstützen und durch den integrierten Mengen- und Wertefluss in einem System, ein transparentes Die Ziele, Kriterien und Präferenzen der Anwender wurden entlang der Prozesskette mit einem von Centric entwickelten Software-Selection-Tool erfasst und gewichtet. Mit dieser Vorgehensweise konnten dann die spezifischen Leistungskriterien der angebotenen Softwarepakete entsprechend der Prioritäten der R. STAHL AG verglichen und das Ergebnis des Auswahlverfahrens fundiert und nachvollziehbar

4 dargestellt werden. In Workshops wurde die Bewertung der drei geeignetsten Systeme, IFS, SAP und PSIpenta, verifiziert und mit Referenzbesuchen abgerundet. Die Entscheidung für das neue ERP-System wurde durch das gesamte Projektteam getroffen, unter Einbeziehung der Auswertungen des erarbeiteten ERP- Kriterienkatalogs und der Workshop-Ergebnisse sowie der verhandelten Kosten. Die Entscheidung des Projektteams für die SAP-Lösung fiel eindeutig aus. Wesentliche Gründe waren unter anderem die hohe integrierte Funktionalität, die beste Voraussetzungen für eine Reduzierung der Systemvielfalt bot, sowie die langfristige Sicherheit des Anbieters und die hohe Akzeptanz bei externen Geschäftspartnern. Weitere Kriterien waren aber auch die extreme Flexibilität der SAP-Lösung in Bezug auf Customizing, Datenbankauswahl oder Rechenzentrumsbetrieb, sowie das Knowhow im Mittelstand und das vorhandene Branchen- Template des SAP-Partners. Hinzu kam, dass SAP im Finanzwesen, Controlling und Personalwesen bei R.STAHL bereits im Einsatz war und sich damit Knowhow und Randbedingungen für einen Go-live nicht zwingend am Geschäftsjahr orientieren mussten. Und auch im Kostenvergleich schnitt SAP besser ab als die Wettbewerber. Einführung in der Holding Mitte Oktober 2006 fand dann der Kick-off für das Projekt statt. Der Go-live für die Gesamtlösung war zunächst für den 1. Januar 2008 geplant, während der Projektlaufzeit wurde dann aber doch entschieden, die Einführung in drei Stufen erfolgen zu lassen. In der ersten Stufe sollten die bereits im Einsatz befindlichen SAP-Module FI und CO auf das neueste Release 6.0 umgestellt werden. Danach sollten die Bereiche Produktion und Logistik (Stufe 2) implementiert werden und schließlich der Vertriebsbereich (Stufe 3). Die interne Projektleitung für alle drei Stufen wurde durch Centric übernommen. Als sehr planungsintensiv stellte sich die Schulung der Anwender dar. Um das Projekt nicht durch die notwendigen Schulungsmaßnahmen für die etwa 700 zukünftige User zu verzögern, wurden zwei zusätzliche Schulungsräume eingerichtet und eine genaue zeitliche Planung und Abfolge des Trainings für die einzelnen Unternehmensbereiche und Gesellschaften entwickelt. Das gesamte Training konnte dann in nur 3,5 Monaten, parallel in vier Schulungsräumen, durchgeführt werden, wobei die Key User eine wesentliche Rolle übernahmen. Zur Unterstützung und zur Festigung des erlernten wurden zusätzlich E-Learning Tools eingesetzt. Firmensitz der R.STAHL AG in Waldenburg. Die R.STAHL AG ist über Tochtergesellschaften in 20 Ländern vertreten.

5 Eines der größten Probleme des Projektes bildete die Migration der Daten aus den Altsystemen und deren Aufbereitung für die qualitativen Anforderungen eines integrierten Systems. Es mussten teilweise aufwendige Programmierungen erstellt werden, um zum Beispiel Stammdatenfelder aus den Bewegungsdaten des Altsystems abzuleiten - und in einigen Fällen war selbst eine solche Ableitung nicht möglich, so der verantwortliche Projektleiter von Centric, Jochem Brisch. Zudem musste die Datenmigration mehrfach auf die im Customizing umgestellten Prozesse angepasst werden. Als aufwendig stellte sich auch das umfangreiche Customizing des Systems heraus. Es sollten zum Start die bisher bewährten Prozesse weitgehend unverändert beibehalten werden, dies erforderte eine erhebliche Ausnutzung der Flexibilität des Systems durch entsprechende Anpassungen. Wobei der Zeit- und auch der Kostenrahmen trotz der umfangreichen Anpassungen eingehalten wurde. Ebenfalls bedeutete die Erstellung und Anpassung der benötigten Formulare und Reports einigen Aufwand. Ein Problem ist, dass Anwender sich häufig schwer tun, vorher zu definieren was sie nachher sehen wollen, so Jochem Brisch, Centric. Ein anderes, dass wir erst mit den Produktivdaten die Plausibilität überprüfen konnten, wir also vor dem Go-live ausreichend Tests einplanen mussten. Bis zum geplanten Go-live waren aber noch weitere wichtige Themen abzuarbeiten: Ein Berechtigungskonzept wurde durch Centric erstellt. Das Hochregallagersystem musste eingebunden werden, EDI-Schnittstellen zu externen Partnern erstellt und das Katalogdatensystem integriert werden. Auch wollte man auf das bisher genutzte Vertriebsfrontend zur Angebots- und Auftragsverwaltung, inklusive Artikelkonfiguration, nicht verzichten. Und das bisherige Artikelnummernsystem wurde durch eine nichtsprechende Ident-Nummer und ein Klassifikationssystem ersetzt um nur einige Aufgaben zu nennen. Komplett integriertes System Ein hoher Auftragseingang in 2007 und die damit verbundene hohe Belastung der Bereiche im operativen Geschäft sorgte dann aber doch für die Verschiebung des geplanten Go-live. R.STAHL wollte das Risiko nicht eingehen, bei einer voll ausgelasteten Produktion eventuell Handlings-Probleme zum Beispiel in der Logistik zu bekommen. Die Zeit bis zum neuen Termin für den Echtbetrieb wurde genutzt um SAP HR zu integrieren und SAP BI als Reporting-Plattform zu installieren. Das Intranet wurde abgelöst und als Portal für die gesamte Unternehmensgruppe SAP NetWeaver installiert. Damit ist es den Anwendern möglich, bei gleichen Zugriffsrechten, benötigte Informationen weltweit über eine Webbrowser-Oberfläche zu erhalten um zum Beispiel prozessorientierte Transaktionen vorzunehmen, ein Versandtracking zu erhalten oder elektronische Archive aufzurufen. Ein besonderes Feature wurde auch in der Produktion installiert. Um die einfache und schnelle Anmeldung am SAP-Frontend in der Produktionsumgebung zu gewährleisten, wird eine spezielle Lösung zur Anmeldung über einen Stick genutzt. Durch das Einführen eines personenbezogenen Schlüssels in ein Lesegerät, erfolgt die automatische Anmeldung des Anwenders an die individuelle Arbeitsumgebung, werden anstehende Fertigungsaufträge angezeigt und die Produktionsdaten erfasst. Die R.STAHL AG beliefert unter anderem die Gas- und Ölindustrie mit explosionsgeschützten Produkten

6 Montage von explosionsgeschützten Systemen bei der R.STAHL AG Am 1. Oktober 2008 war es dann soweit die R. STAHL AG ging mit dem neuen System ohne größere Probleme mit der 2. Stufe live. Als Ergebnis ist nun eine vollständig integrierte Lösung für die Bereiche Produktion, Logistik, Controlling und Finanzwesen implementiert, die Geschäftsprozesse sind transparenter und beherrschbarer geworden. Wichtige Ergebnisse des Systemwechsels sind aber auch die bereits zu verzeichnende Effizienzsteigerung in Produktion und Logistik: Standardgeschäfte lassen sich heute schneller abwickeln und bei Systemgeschäften gibt es mehr Transparenz und einen besseren Informationsfluss. Seit dem Go-live der 2. Stufe ist viel Feinarbeit erfolgt und es stehen noch weitere wichtige Themen an, wie die Komplettierung der Einführung mit der 3. Stufe (Vertriebsabwicklung), der weitere Ausbau von Funktionen, wie Chargenrückverfolgung, Fließfertigung und der Optimierung von Prozessen. Von Centric wurde das gesamte Projekt vom Auswahlprozess bis zum Go-live Support unterstützt. Der Betrieb des Systems wurde ebenfalls komplett an Centric vergeben die Betreuung erfolgt remote vom Rechenzentrum in Chemnitz aus. Die fachliche Unterstützung und das professionelle interne Projektmanagement von Centric haben wesentlich dazu beigetragen, dass das Projekt in dem geplanten Zeit- und Budgetrahmen erfolgreich umgesetzt werden konnte. Leiter IT, R.STAHL AG

7 Centric. The right direction in IT. Centric, mit Hauptsitz im niederländischen Gouda, verfügt als IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen über ein breites Branchen-Know-how und unterstützt mittelständische Unternehmen unterschiedlichster Bereiche, darunter Konsumgüter- und Pharmaindustrie, Fertigungsindustrie, Handel und Großhandel. Centric bietet alle Dienstleistungen, die Unternehmen zum optimalen Einsatz ihrer IT-Systeme benötigen. Zu den Kernkompetenzen zählen unter anderem die Geschäftsfelder Business Integration, Business Performance Management, Business Process Optimization und Managed Services. Der Betrieb eigener Rechenzentren, mit den Angeboten Business Process Outsourcing, Application Hosting und Software as a Service rundet das Angebot ab. Für unsere Kunden sind wir der Ansprechpartner, der ihre gesamte Wertschöpfungskette mit breiter Kompetenz unterstützt und bei dem sie für alle Problemstellungen adäquate Lösungen aus einer Hand erhalten. In den Niederlanden gehört Centric zu den top five IT-Unternehmen und wurde dort unter anderem von Ernst & Young mit dem Jan Pieterszoon Coen Preis als leistungsfähigstes ICT-Unternehmen auf dem Gebiet von Qualität und Service ausgezeichnet. Die Unternehmensgruppe beschäftigt etwa Mitarbeiter und ist europaweit und in den USA über eigene Niederlassungen und Partner vertreten. Standorte in der Region Central Europe sind Mainz, Oberhausen, Düsseldorf, Berlin, Chemnitz, Frankfurt und Stuttgart sowie Wien, Zürich, Bukarest und Wasserbillig (Luxemburg). Zu den Kunden des Unternehmens gehören in der Region Central Europe unter anderem BEG Bürkle, Dolby, Dole, ETHICON, EIZO, HILCONA, Magnetrol, M.Y. Healthcare, OERLIKON, Pernod Ricard, Techem, Wright Medical.

8 Centric IT Solutions GmbH Robert-Koch-Straße 37 D Mainz Germany Phone Fax Centric IT Solutions Switzerland AG Headquarter Central Europe Ruemlangerstrasse 9 CH-8105 Watt-Zuerich Switzerland Phone Fax

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