Schnellübersichten. Excel 2019 Fortgeschrittene Techniken

Transkript

1 Schnellübersichten Excel 2019 Fortgeschrittene Techniken 1 Namen 2 2 Tabellen gliedern 3 3 Formatierung an Bedingungen knüpfen 4 4 Formeln und Zellinhalte überwachen 5 5 Spezialfilter 6 6 Excel-Datenbanken 7 7 Daten kombinieren und konsolidieren 8 8 Pivot-Tabellen erstellen 9 9 Pivot-Tabellen anpassen Trendanalysen, Datentabellen, Zielwertsuche Solver Szenarien Matrizen Verschiedene Diagrammtypen Professionell mit Diagrammen arbeiten Tabellen mit Illustrationen gestalten Daten importieren bzw. exportieren Microsoft Query Im Team arbeiten 20

2 1 Namen Zellen bzw. Bereiche benennen Namen automatisch vergeben Namen ausschließlich für bestimmte Tabellenblätter definieren einen Namen in eine Formel einsetzen Namen nachträglich in Formeln übernehmen den Geltungsbereich eines Namens markieren Zelle bzw. Bereich markieren, in das Namenfeld klicken, Name eingeben, Ü Zellen inklusive Spalten- bzw. Zeilenüberschriften markieren, Register Formeln, Gruppe Definierte Namen, Aus Auswahl erstellen Register Formeln, Gruppe Definierte Namen, Namen definieren, gewünschtes Tabellenblatt im Feld Bereich wählen Während der Formelerstellung mit der Eingabe des Namens beginnen, Name in der Liste der AutoVervollständigen-Formel doppelt anklicken oder > oder Register Formeln, Gruppe Definierte Namen, In Formel verwenden Register Formeln, Gruppe Definierte Namen, Pfeil von Namen definieren anklicken, Namen übernehmen Name im Namenfeld auswählen eine Liste der in der Arbeitsmappe verwendeten Namen erzeugen Register Formeln, Gruppe Definierte Namen, In Formel verwenden, Namen einfügen, Liste einfügen einen Namen bearbeiten oder löschen Register Formeln, Gruppe Definierte Namen, Namens-Manager oder S > 2 HERDT-Verlag

3 2 Tabellen gliedern eine automatische Gliederung erstellen eine manuelle Gliederung erstellen bestimmte Gliederungsebenen einblenden die Detaildaten einer Gliederungsgruppe ein- bzw. ausblenden eine Gliederungsgruppe markieren einzelne Gliederungsgruppen aufheben die gesamte Gliederung entfernen eine Tabelle mit Teilergebnissen gliedern Teilergebnisse und Gliederung entfernen Register Daten, Gliederung, Pfeil von Gruppieren anklicken, AutoGliederung Register Daten, Gliederung, oberen Bereich von Gruppieren anklicken Gliederungsschaltfläche in der Gliederungsleiste anklicken bzw. H gedrückt halten und bzw. anklicken Register Daten, Gliederung, oberen Bereich von Gruppierung aufheben anklicken Register Daten, Gliederung, Pfeil von Gruppierung aufheben anklicken, Gliederung entfernen Register Daten, Gliederung, Teilergebnis Register Daten, Gliederung, Teilergebnis, im geöffneten Dialogfenster Alle entfernen anklicken HERDT-Verlag 3

4 3 Formatierung an Bedingungen knüpfen eine individuelle Regel für die bedingte Formatierung festlegen vorhandene Formatierungsregeln anzeigen Formatierungsregeln bearbeiten Formatierungsregeln löschen die Reihenfolge von Formatierungsregeln ändern Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Neue Regel Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten, Regel markieren, Regel bearbeiten Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten, Regel markieren, Regel löschen oder Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regel löschen Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten, zu verschiebende Regel markieren, bzw. 4 HERDT-Verlag

5 4 Formeln und Zellinhalte überwachen eine Tabelle auf Formelfehler überprüfen Formeln schrittweise auswerten Zellinhalte mit dem Überwachungsfenster überwachen Überwachungen beenden Formeln auf dem Tabellenblatt anzeigen Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Fehlerüberprüfung Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Formelauswertung Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Überwachungsfenster, Zellen markieren, im Überwachungsfenster: Überwachung hinzufügen Im Überwachungsfenster: Einträge der überwachten Zellen markieren, Überwachung löschen Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Formeln anzeigen HERDT-Verlag 5

6 5 Spezialfilter den Spezialfilter nutzen Suchkriterien für Spezialfilter mit einer UND-Bedingung verknüpfen Suchkriterien für Spezialfilter mit einer ODER-Bedingung verknüpfen Suchkriterien definieren, Register Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Schaltfläche Erweitert Suchkriterien in einer Zeile anordnen Suchkriterien in verschiedenen Zeilen anordnen 6 HERDT-Verlag

7 6 Excel-Datenbanken doppelte Datensätze entfernen eine Excel-Datenbank mit Datenbankfunktionen auswerten Register Daten, Gruppe Datentools, Suchkriterien festlegen, Datenbankfunktion in die gewünschte Zelle des Tabellenblattes eintragen HERDT-Verlag 7

8 7 Daten kombinieren und konsolidieren Daten kombinieren Daten mit Formeln konsolidieren Tabellen nach Position/ Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Konsolidierungsergebnisse löschen Wert, mit dem die Berechnungen durchgeführt werden sollen, in die Zwischenablage kopieren, zu berechnenden Bereich markieren, Register Start, Gruppe Zwischenablage, Pfeil von Einfügen anklicken, Inhalte einfügen, ein Optionsfeld im Bereich Vorgang aktivieren In Zieltabelle Formelzelle markieren, gewünschte Bezüge durch die Zeigen-Methode in die Formel aufnehmen Register Daten, Gruppe Datentools, Bereich mit konsolidierten Daten markieren, Register Daten, Gruppe Datentools, Bereich mit konsolidierten Daten markieren, _ 8 HERDT-Verlag

9 8 Pivot-Tabellen erstellen eine empfohlene Pivot- Tabelle erstellen Felder in der Pivot-Tabelle beschriften Pivot-Tabellen verschieben eine individuelle Pivot- Tabelle aus Excel-Daten erstellen die Berechnungsfunktion im Wertebereich ändern benutzerdefinierte Berechnungen im Wertebereich durchführen ein anderes Berichtslayout zuweisen ein PivotTable-Format zuweisen bestimmte Elemente eines Zeilen- bzw. Spaltenfeldes anzeigen bestimmte Elemente eines Seitenfeldes anzeigen Datenschnitte einblenden Zeitachsen einblenden Pivot-Tabellendaten mit Zeitachsen filtern eine Pivot-Tabelle aus externen Daten erstellen Zelle innerhalb einer zusammenhängenden Excel-Tabelle aktivieren, Register Einfügen, Gruppe Tabellen, Empfohlene PivotTables oder kompletten Quelldatenbereich markieren,, Tabellen, PivotTable Zelle des betreffenden Feldes aktivieren, Namen eingeben, Ü Zelle in Pivot-Tabelle aktivieren, Register Analysieren, Aktionen, PivotTable verschieben Register Einfügen, Gruppe Tabellen, PivotTable In der Feldliste auf Feldschaltfläche im Bereich Werte klicken, Wertfeldeinstellungen, Funktion wählen In der Feldliste auf Feldschaltfläche im Bereich Werte klicken, Wertfeldeinstellungen, Register Werte anzeigen als Zelle in Pivot-Tabelle aktivieren, Register Entwurf, Gruppe Layout, Berichtslayout Zelle in Pivot-Tabelle aktivieren, Register Entwurf, Gruppe PivotTable-Formate Schaltfläche des Feldes anklicken, in der Filterliste Kontrollfeld Alle anzeigen deaktivieren, Kontrollfelder der gewünschten Elemente aktivieren oder Beschriftungs-, Werte- bzw. Datumsfilter anwenden Schaltfläche des Feldes anklicken, Element wählen bzw. Kontrollfeld Mehrere Elemente auswählen aktivieren, Elemente wählen Register Analysieren, Gruppe Filtern, Datenschnitt einfügen Register Analysieren, Gruppe Filtern, Zeitachse einfügen Im Zeitstrahl die Kachel des gewünschten Zeitraums anklicken oder mit der Maus über mehrere Kacheln ziehen Register Einfügen, Gruppe Tabellen, PivotTable, Optionsfeld Externe Datenquelle verwenden aktivieren, Verbindung auswählen HERDT-Verlag 9

10 9 Pivot-Tabellen anpassen die Anordnung der Pivot- Tabellenfelder ändern Felder aus einer Pivot-Tabelle löschen Daten einer Pivot-Tabelle gruppieren Gruppierungen entfernen die Quelldaten eines Wertfeldes in separatem Tabellenblatt anzeigen jedes Element eines Seitenfeldes in einem separaten Tabellenblatt anzeigen berechnete Felder bzw. Elemente einfügen zusätzliche Teilergebnisse für Zeilen- und Spaltenfelder einblenden die Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren ein Diagramm zu einer Pivot-Tabelle erstellen Pivot-Tabelleneigenschaften festlegen In der Feldliste die Feldschaltflächen in den Layoutbereich Filter, Spalten, Zeilen oder Werte ziehen Feldschaltflächen der Feldliste auf das Tabellenblatt ziehen Elemente markieren, Register Analysieren, Gruppieren, Gruppenauswahl Gruppenfeld(er) markieren, Register Analysieren, Gruppieren, Gruppierung aufheben In der Pivot-Tabelle die betreffende Zelle im Wertebereich doppelt anklicken Zelle in Pivot-Tabelle aktivieren, Register Analysieren, PivotTable, Pfeil von Optionen anklicken, Berichtsfilterseiten anzeigen, gewünschtes Feld auswählen Zelle in Pivot-Tabelle bzw. Element des betreffenden Feldes markieren, Register Analysieren, Gruppe Berechnungen, Schaltfläche Felder, Elemente und Gruppen, Eintrag Berechnetes Feld bzw. Berechnetes Element In der Feldliste gewünschte Feldschaltfläche anklicken, Feldeinstellungen, Optionsfeld Benutzerdefiniert aktivieren, Funktion(en) wählen Zelle in Pivot-Tabelle markieren, Register Analysieren, Gruppe Daten, Aktualisieren Zelle in Pivot-Tabelle aktivieren, Register Analysieren, Gruppe Tools, PivotChart Register Analysieren, PivotTable, Optionen 10 HERDT-Verlag

11 10 Trendanalysen, Datentabellen, Zielwertsuche einen Trend (nur zukünftige Werte) mit der Ausfüllfunktion ermitteln einen Trend ermitteln und die Vergangenheitswerte neu berechnen einen linearen Trend auf einem Prognoseblatt ermitteln und darstellen eine Trendanalyse mit der Funktion TREND durchführen Daten innerhalb einer Datentabelle analysieren eine Zielwertsuche durchführen Datenbereich markieren, Anfasser mit der rechten Maustaste nach unten bzw. rechts ziehen, Linearer Trend bzw. Exponentieller Trend Datenbereich und den anschließenden Zellbereich, der die Trendwerte enthalten soll, markieren, Register Start, Gruppe Bearbeiten,, Reihe, Kontrollfeld Trend aktivieren Register Daten, Gruppe Prognose, Prognoseblatt Funktion TREND eingeben, Bereich für zukünftige Trendwerte markieren, in Bearbeitungsleiste klicken, S H Ü Register Daten, Gruppe Prognose, Was-wäre-wenn-Analyse, Datentabelle Register Daten, Gruppe Prognose, Was-wäre-wenn-Analyse, Zielwertsuche HERDT-Verlag 11

12 11 Solver das Add-In Solver aktivieren mit dem Solver einen bestimmten Zielwert berechnen Nebenbedingungen hinzufügen Nebenbedingungen bearbeiten Nebenbedingungen löschen den minimalen bzw. maximalen Zielwert ermitteln ein Solver-Modell speichern bzw. laden einen Solver-Bericht erstellen Register Datei, Optionen, Add-Ins, im Feld Verwalten Eintrag Excel-Add-Ins wählen, Los, Kontrollfeld Solver aktivieren Register Daten, Gruppe Analyse, Solver Register Daten, Gruppe Analyse, Solver, Hinzufügen Register Daten, Gruppe Analyse, Solver, zu ändernde Nebenbedingung markieren, Ändern Register Daten, Gruppe Analyse, Solver, Nebenbedingung markieren, Löschen Register Daten, Gruppe Analyse, Solver, Optionsfeld Min bzw. Max aktivieren, Nebenbedingungen festlegen Register Daten, Gruppe Analyse, Solver, Laden/Speichern, Speichern bzw. Laden Register Daten, Gruppe Analyse, Solver, Lösen, im Dialogfenster Solver-Ergebnisse Berichtsform wählen 12 HERDT-Verlag

13 12 Szenarien den Szenario-Manager einblenden Szenarien erstellen die Werte eines Szenarios im Tabellenblatt anzeigen Szenarien bearbeiten ein Szenario löschen Szenarioberichte erstellen Szenarien zusammenführen Register Daten, Gruppe Prognose, Was-wäre-wenn-Analyse, Szenario-Manager Im Szenario-Manager: Hinzufügen Im Szenario-Manager: Anzeigen Im Szenario-Manager: Bearbeiten Im Szenario-Manager: Löschen Im Szenario-Manager: Zusammenfassung Im Szenario-Manager: Zusammenführen HERDT-Verlag 13

14 13 Matrizen eine Matrixformel erstellen eine Matrixformel bearbeiten eine Matrixformel löschen Formel eingeben, S H Ü Ergebnisbereich markieren, Formel ändern, S H Ü Ergebnisbereich markieren, _ 14 HERDT-Verlag

15 14 Verschiedene Diagrammtypen ein Säulen- bzw. ein Balkendiagramm erstellen ein Linien- bzw. ein Flächendiagramm erstellen Register Einfügen, Gruppe Diagramme, Register Einfügen, Gruppe Diagramme, ein Kreis- bzw. ein Ringdiagramm erstellen ein Treemap- bzw. ein Sunburst-Diagramm erstellen ein Histogramm, ein Pareto-Diagramm bzw. ein Kastengrafikdiagramm erstellen ein Punkt(XY)- bzw. ein Blasendiagramm erstellen ein Wasserfall- bzw. ein Kursdiagramm erstellen ein Oberflächen- bzw. ein Netzdiagramm erstellen Register Einfügen, Gruppe Diagramme, Register Einfügen, Gruppe Diagramme, Register Einfügen, Gruppe Diagramme, Register Einfügen, Gruppe Diagramme, Register Einfügen, Gruppe Diagramme, Register Einfügen, Gruppe Diagramme, ein Verbunddiagramm erstellen Register Einfügen, Gruppe Diagramme,, Benutzerdefiniertes Verbunddiagramm erstellen HERDT-Verlag 15

16 15 Professionell mit Diagrammen arbeiten die Einheit der Wertachse ändern das Zahlenformat der Wertachse ändern die Skalierung der Wertachse individuell anpassen die Kategorieachse formatieren eine Sekundärachse für eine Datenreihe einblenden eine lineare Trendlinie für eine Datenreihe erstellen eine Trendlinie eines bestimmten Typs für eine Datenreihe erstellen eine Trendlinie löschen Fehlerindikatoren für eine Datenreihe anzeigen Fehlerindikatoren löschen eine Diagrammvorlage erstellen eine Diagrammvorlage anwenden Wertachse doppelt anklicken, im Aufgabenbereich: Kategorie, Bereich Achsenoptionen, Feld Anzeigeeinheiten Wertachse doppelt anklicken, im Aufgabenbereich: Kategorie, Bereich Zahl Wertachse doppelt anklicken, im Aufgabenbereich: Kategorie, Bereich Achsenoptionen Kategorieachse doppelt anklicken, im Aufgabenbereich: Kategorie, Bereich Achsenoptionen, Teilstriche bzw. Beschriftungen Datenreihe doppelt anklicken, im Aufgabenbereich: Kategorie, Bereich Reihenoptionen, Optionsfeld Sekundärachse aktivieren Datenreihe markieren,, auf Trendlinie zeigen,, Linear Datenreihe markieren,, auf Trendlinie zeigen,, Weitere Optionen, Optionsfeld des gewünschten Trendlinientyps aktivieren Trendlinie markieren, _ Datenreihe markieren, Optionen Fehlerindikatoren markieren, _, auf Fehlerindikatoren zeigen, Weitere Diagramm mit rechter Maustaste anklicken, Als Vorlage speichern Register Einfügen, Gruppe Diagramme, Empfohlene Diagramme, Register Alle Diagramme, Kategorie Vorlagen 16 HERDT-Verlag

17 16 Tabellen mit Illustrationen gestalten eine lokal oder auf einem Netzlaufwerk gespeicherte Grafik einfügen eine Grafik von einer Webseite einfügen Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Bilder Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Onlinebilder eine Form einfügen Register Einfügen, Gruppe Illustrationen,, Form durch Ziehen mit der Maus einfügen ein Textfeld einfügen eine geschlossene Form beschriften eine Illustration markieren ein Textfeld markieren die Größe einer Illustration proportional ändern eine Illustration löschen eine Illustration formatieren eine SmartArt-Grafik einfügen eine neue Form in eine SmartArt- Grafik einfügen eine Form innerhalb einer SmartArt-Grafik löschen eine Form innerhalb einer SmartArt-Grafik auf eine andere Hierarchieebene verschieben in einer SmartArt-Grafik die Position einer Form innerhalb einer Hierarchieebene ändern die Größe einer Form innerhalb einer SmartArt-Grafik schrittweise anpassen eine SmartArt-Grafik löschen Register Einfügen, Gruppe Text, Textfeld Kontextmenüpunkt Text bearbeiten Illustration anklicken In das Textfeld klicken, Rahmen des Textfeldes anklicken Eckziehpunkt auf dem Rahmen der markierten Form bei gedrückter H-Taste in gewünschte Richtung ziehen _ Entsprechende Elemente des Registers Format nutzen Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Register Entwurf, Gruppe Grafik erstellen, auf den Pfeil von Form hinzufügen klicken und gewünschte Position für die neue Form wählen _ Register Entwurf, Gruppe Grafik erstellen, Höher stufen bzw. Tiefer stufen Register Entwurf, Gruppe Grafik erstellen, Nach oben bzw. Nach unten Register Format, Gruppe Formen, Größer bzw. Kleiner _ HERDT-Verlag 17

18 17 Daten importieren bzw. exportieren Access-Daten importieren Textdateien in eine neue Arbeitsmappe importieren Textdateien in eine vorhandene Arbeitsmappe importieren Daten aus anderen Anwendungen importieren eine Arbeitsmappe in einem fremden Dateiformat speichern Register Daten, Daten abrufen, Aus Datenbank, Aus Microsoft Access- Datenbank Register Datei, Öffnen, doppelt auf Dieser PC klicken, Schaltfläche neben dem Feld Dateiname, Eintrag Textdateien, Importoptionen im Textkonvertierungs-Assistenten festlegen Register Daten, Externe Daten abrufen, Aus Text, Importoptionen im Textkonvertierungs-Assistenten festlegen Register Datei, Öffnen, doppelt auf Dieser PC klicken, über Schaltfläche neben dem Feld Dateiname Format Alle Dateien wählen Register Datei, Speichern unter, doppelt auf Dieser PC klicken, gewünschtes Dateiformat wählen 18 HERDT-Verlag

19 18 Microsoft Query eine Abfrage erstellen alle Abfragen einer Arbeitsmappe aktualisieren eine bestimmte Abfrage aktualisieren Eigenschaften für die automatische Aktualisierung festlegen Abfragedefinition löschen eine Abfrage (mit dem Query-Assistenten) bearbeiten das Microsoft-Query- Fenster öffnen in Microsoft Query die automatische Aktualisierung deaktivieren/aktivieren das Ergebnis einer Abfrage in die Excel-Tabelle eintragen Abfragekriterien hinzufügen ein einzelnes Abfragekriterium löschen alle Abfragekriterien entfernen eine neue Tabelle in die Abfrage einfügen neue Spalten in die Abfrage einfügen eine einzelne Spalte aus der Abfrage entfernen Register Daten, Daten abrufen, Eintrag Aus anderen Quellen - Aus Microsoft Query Register Daten, Gruppe Abfragen und Verbindungen, oberen Bereich von Alle aktualisieren anklicken Beliebige Zelle innerhalb der betreffenden Ergebnisreihen aktivieren, Register Daten, Gruppe Abfragen und Verbindungen, unteren Bereich von Alle aktualisieren anklicken, Aktualisieren Register Daten, Gruppe Abfragen und Verbindungen, unteren Bereich von Alle aktualisieren anklicken, Verbindungseigenschaften Zelle in den Ergebnisreihen aktivieren, Register Entwurf, Gruppe Externe Tabellendaten, Zelle in den Ergebnisreihen aktivieren, Register Daten, Gruppe Verbindungen, unteren Bereich von Alle aktualisieren anklicken, Verbindungseigenschaften, Register Definition, Abfrage bearbeiten Abfrage (mit dem Query-Assistenten) bearbeiten, im ersten Dialogfenster des Query-Assistenten auf Abbrechen klicken, Ja Im Microsoft-Query-Fenster: Datensätze - AutoAbfrage oder bzw. Im Microsoft-Query-Fenster: Datei - Daten an Microsoft Excel zurückgeben oder Im Microsoft-Query-Fenster: Kriterien - Kriterien hinzufügen Im Microsoft-Query-Fenster entsprechende Spalte im Kriterienbereich markieren, _ Im Microsoft-Query-Fenster: Kriterien - Alle Kriterien entfernen Im Microsoft-Query-Fenster: Tabelle - Tabellen hinzufügen oder Im Microsoft-Query-Fenster: Datensätze - Spalte hinzufügen Im Microsoft-Query-Fenster entsprechende Spalte im Datenausschnitt markieren, Datensätze - Spalte entfernen oder _ HERDT-Verlag 19

20 19 Im Team arbeiten eine Arbeitsmappe auf OneDrive speichern die Arbeitsmappe freigeben und anderen Nutzern zur Verfügung stellen die Arbeitsmappe online im Team bearbeiten Register Datei, Speichern unter OneDrive auswählen rechts oben im Excel-Fenster auf Freigeben, Personen einladen klicken/ergänzen, Kann bearbeiten aktivieren, Freigeben in der erhaltenen Schaltfläche Auf OneDrive anzeigen, Arbeitsmappe bearbeiten, Im Browser bearbeiten 20 HERDT-Verlag