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1 Prjekt NaLa Knzept Frmatknvertierung Phase III - Umsetzungsempfehlung Versin 1.0 Im Auftrag der Staatskanzlei SH erstellt durch

2 Verantwrtliche Stelle: Staatskanzlei SH Zentrales IT-Management SH Dataprt Dkumentenmanagement Versin: V vn 23

3 Dkumentinfrmatinen Autren Autren Staatskanzlei SH Christiane Cenen (CC) 0431/ Eckhard Lübcke (EL) 0431/ Ute Schlüter (US) 0431/ Autren Dataprt Henner Bck (HB) 0431/ Ulla Dreger (UD) 0431/ Dr. Martina Jäger (MJ) 0431/ Claudia Resech (CR) 0431/ Änderungsübersicht Versin Änderungsdatum Grund / Bemerkung Verantwrtliche Bearbeitung Ersterstellung CR, UD Qualitätssicherung CC, EL Überarbeitung CR Qualitätssicherung US Überarbeitung und Finalisierung CR vn 23

4 INHALTSVERZEICHNIS 1 Einleitung Grundlagen Authentizität der neuen Repräsentatinen Beweiswerterhalt signierter elektrnischer Dkumente Inventur der Dateifrmate und Festlegung des Langzeitspeicherfrmats Schnittstelle zur Archivbehörde Prtkllierung Kategrisierung vn E-Akte-knfrmen Fachverfahren Umgang mit Versinen und Ausgangsfrmaten Umgang mit Versinen Umwandlung aller nicht identischen Versinen Umwandlung der letzten (aktuellsten) Versin Umgang mit Ausgangsfrmaten Verbleib aller gewandelten Versinen im Ausgangsfrmat Verbleib der letzten (aktuellsten) Versin im Ausgangsfrmat Verbleib keiner Versin im Ausgangsfrmat Metadaten Signifikante Eigenschaften vn Metadaten Langzeitspeicherfrmat für Metadaten festlegen Knvertierungszeitpunkt vn Metadaten Technische Umsetzung und Werkzeuge Inhaltsdaten Signifikante Eigenschaften vn Inhaltsdaten Langzeitspeicherfrmat für Inhaltsdaten festlegen Knvertierungszeitpunkt vn Inhaltsdaten Technische Umsetzung und Werkzeuge...17 Quellen- und Literaturverzeichnis...18 Anhang A: Knvertierbare Frmate nach PDF/A...20 Anhang B: Nicht knvertierbare Frmate nach PDF/A vn 23

5 1 Einleitung Datenbjekte müssen über einen langen Zeitraum hinweg weiterhin genutzt werden können, auch wenn die für das jeweilige Datenfrmat ntwendige Anzeige- der Bearbeitungs- Sftware und ggf. die ntwendige Hardware nicht mehr vrhanden sind. Die Frmatknvertierung dient im Zusammenhang mit der Langzeitspeicherung als Erhaltungsmaßnahme. Nähere Infrmatinen zum Thema Erhaltung erhält das NaLa-Knzept Erhaltung. Das NaLa-Knzept Frmatknvertierung beschreibt, nach welchen fachlichen (Frm und Inhalt) und technischen Regeln Datenbjekte vn einem Frmat in ein anderes gewandelt werden sll und was bei der Knvertierung mit der Ursprungsdatei passieren sll. Der Umgang mit Versinen swie die Einbeziehung vn Metadaten werden dabei berücksichtigt vn 23

6 2 Grundlagen 2.1 Authentizität der neuen Repräsentatinen Bei Wahl der Transfrmatin- und Migratinsstrategie zur Sicherstellung der langfristigen Verfügbarkeit der aufbewahrten elektrnischen Dkumente werden digitale Objekte in neue langzeitspeicherfähige Repräsentatinen überführt. Trtz aller Veränderung müssen jedch die wesentlichen Eigenschaften erhalten bleiben (vgl. [Nestr, 1.1, S. 6]). Nur wenn die neuen Repräsentatinen die zuvr festgelegten signifikanten Eigenschaften auch besitzen, können sie als authentisch gelten (vgl. ([DIN 31644, S. 27, Anhang B, K17]). Als signifikante Eigenschaften werden diejenigen Eigenschaften bezeichnet, die zu jeder Zeit in allen aktuellen und zukünftigen Umgebungen bei der Darstellung erhalten bleiben sllen (vgl. [DIN 31645, 4.3.1, S. 12]). Je nach Anfrderungen in einer speziellen Prjektsituatin können auch die neuen Repräsentatinen signiert werden. Durch eine erneute elektrnische Signatur wird die Übereinstimmung hinsichtlich der signifikanten Eigenschaften der neu erzeugten Datei mit dem Original und die Gültigkeit des Signaturschlüssels zum Zeitpunkt der Frmatknvertierung bestätigt (vgl. [DOMEA, 4.3.2, S. 28]). Im Regelfall wird die Gültigkeit des Signaturschlüssels bereits zu einem sehr viel früheren Zeitpunkt im Verwaltungsprzess geprüft wrden sein, nämlich bei Empfang der qualifiziert signierten elektrnischen Unterlage. Da das Prüfergebnis aktenrelevant ist, wird es neben der qualifiziert signierten Unterlage abgelegt. Die neue Repräsentatin sllte swhl die qualifiziert signierte Unterlage als auch das Prüfergebnis zur qualifizierten Signatur enthalten und in einer Datei bündeln. Die Übereinstimmung hinsichtlich der signifikanten Eigenschaften mit dem Original inklusive dem zugehörigen Prüfergebnis kann mittels Geschäftsgangsvermerk bestätigt werden. Bei Bedarf könnte dies wiederum mit einer qualifizierten Signatur erflgen. Allerdings würde dies eine erneute Prüfungsrutine auslösen und das Prüfergebnis müsste zusätzlich abgelegt werden. Ein erkennbarer Mehrwert ist bei dieser Vrgehensweise fraglich. 2.2 Beweiswerterhalt signierter elektrnischer Dkumente Im Sinne der Beweiswerterhaltung dürfen während der Aufbewahrungszeit keine Frmatknvertierungen erflgen, durch die vrhandene Signaturen wertls werden können (vgl. [TRESOR, 4.3, S. 22, Abs. 1]). Die für den Beweiswerterhalt signierter elektrnischer Dkumente eingesetzten Verfahren und technischen Lösungen dürfen die weitere Verwendbarkeit der elektrnischen Dkumente für unterschiedliche Anwendungszwecke und in unterschiedlichen Anwendungssystemen (Fachverfahren) nicht beeinträchtigen. Durch Verfahren und technischen Lösungen der Erneuerung vn Signaturen dürfen insbesndere keine Behinderungen entstehen (vgl. [TR-ESOR, 6.1, S.31, A6.1-2]): für den Austausch vn Dkumenten zwischen Anwendungssystemen für den Wechsel vn Datenfrmaten in Anwendungssystemen für den Austausch vn Anwendungssystemen der -kmpnenten Das für das Thema Beweiswerterhaltung vrgesehene NaLa-Knzept Beweiswerterhalt ist zunächst verschben wrden vn 23

7 2.3 Inventur der Dateifrmate und Festlegung des Langzeitspeicherfrmats Die fachliche Anfrderung an eine lange Nutzbarkeit vn Infrmatinsbjekten wird durch die Festlegung eines technischen Langzeitspeicherfrmates durch die Langzeitspeicherung- Verfahrensverantwrtung (LZS-VV) umgesetzt. Diese führt zur Vrbereitung der Frmatknvertierung regelmäßig eine Inventur der verwendeten Dateifrmate durch (vgl. [LeA Fach ELArch, 4.11, S ]). Zu den Ausgangsfrmaten, die in der Verwaltung verwendet werden, sind die Frmate zu ermitteln, in die die Nutzdaten für eine langfristige Aufbewahrung unter dem Gesichtspunkt der nachhaltigen Verfügbarkeit swie maschinellen und menschlichen Lesbarkeit und Interpretierbarkeit migriert werden sllen. Dabei gehören zu den Nutzdaten swhl die eigentlichen Inhaltsdaten (Primärinfrmatinen der auch Objektdaten) als auch die den Geschäfts- und Archivierungskntext beschreibenden Metadaten (vgl. ([TR- ESOR-F, 4, S. 38]). Nutzdatenfrmate müssen für die Eignung als Langzeitspeicherfrmat flgende Merkmale besitzen: plattfrm- und herstellerunabhängig ([TR-ESOR, 6.2, S. 31, A6.2-1]) eindeutig interpretierbar ([TR-ESOR, 4.3, S. 22, Abs. 1]) langfristig verkehrsfähig, mindestens über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ([TR-ESOR, 4.3, S. 22, Abs. 1]) Spezifikatin standardisiert und öffentlich zugänglich ([TR-ESOR, 4.3, S. 22, Abs. 1]) Für die Abgabe an die Archivbehörde werden die Nutzdaten in ein Archivdatenbjekt überführt, dessen Frmat ebenfalls standardisiert werden muss. Hierzu gilt die flgende Festlegung (vgl. [TR-ESOR, 6.3, S. 32, A.6.3-1]): Inhaltsdaten, Metadaten und Verifikatinsdaten langfristig aufzubewahrender Daten und Dkumente werden in einem abgeschlssenen und selbsterklärenden Archivdatenbjekt auf der Basis vn XML (kurz XAIP für: XML frmatted Archival Infrmatin Package) und einer frmalisierten Dkumenttypbeschreibung in XML-Syntax (XML-Schema) abgelegt und verwaltet. Die Aufbewahrung vn Daten und Dkumenten in einem Archivdatenbjekt auf Basis vn XML unterstützt nicht nur die Plattfrm- und Prduktneutralität sndern auch die beweiswerterhaltende Migratin archivierter Daten (vgl. [TR-ESOR, 6.3, S. 32, letzter Abs.]). Zusätzlich zur Untersuchung und Inventarisierung bestehender Datenbestände kmmt die Frmatknvertierung im Zusammenhang mit Langzeitspeicherung und Archivierung bei flgenden Przessen zum Einsatz: Transfer (vgl. NaLa-Knzept Transfer, 4.2) Erhaltung (vgl. NaLa-Knzept Erhaltung, 5.1.2) 2.4 Schnittstelle zur Archivbehörde Auf Seiten der Archivbehörde ist die Frmatknvertierung ein Teilprzess des Ingest- Przesses (technische Eingangsbearbeitung), der autmatisiert angesteuert wird, falls die Primärdaten in einem SIP (Submissin Infrmatin Package) in einem nicht archivfähigen Frmat vrliegen (vgl. [Bundesarchiv, 8.2, S. 27]). Bei Umsetzung des NaLa-Transferprzesses wird sichergestellt, dass die Inhaltsdateien im SIP eines E-Akte-knfrmen Fachverfahrens bereits in einem archivfähigen Frmat vrliegen vn 23

8 Nähere Infrmatinen zum Transferprzess erhält das NaLa-Knzept Transfer, Prtkllierung Bei einer Frmatknvertierung werden die Daten häufig zum Erhalt der Infrmatin verändert. Daher müssen die einzelnen Przesse swhl für Inhalts- als auch für Metadaten prtklliert werden. Als Dateifrmat wird XML verwendet und die Prtkllierung wie flgt umgesetzt (vgl. [Archivar 01/2010, S. 22, linke Spalte]): Zu jeder knkreten Frmatknvertierung eines digitalen Objektes wird ein Prtkll erstellt mit den Infrmatinen: Przess Przessausführender Przessende Bezug (Struktureintrag, digitales Objekt, Repräsentatin der Datei) Nähere Angaben In diesem Prtkll werden auch alle wesentlichen Przesse prtklliert, die sich auf die zugehörenden Repräsentatinen der Dateien beziehen. Die Prtklle sllen nicht mit überflüssigen Infrmatinen aufgebläht werden. Backup- Przesse und Benutzungen werden daher nicht prtklliert. 2.6 Kategrisierung vn E-Akte-knfrmen Fachverfahren Ein E-Akte-knfrmes Fachverfahren (FV) ist ein System, das Fachdaten in einer elektrnischen Fachakte ablegt und die aktenmäßige Organisatin und Verwendung der enthaltenen Dkumente sicherstellt. Es werden die flgenden Kategrien unterschieden: Fachverfahren der Kategrie 1 Zur rdnungsgemäßen Aktenführung ist das E-Akte-knfrme Fachverfahren mit einem Dkumentenmanagementsystem (DMS) gekppelt. Fachverfahren der Kategrie 2 Das E-Akte-knfrme Fachverfahren unterstützt selber die rdnungsgemäße Aktenführung. Für Fachverfahren der Kategrie 1 stellt das angebundene DMS die Werkzeuge als Dienst zur Verfügung. Fachverfahren der Kategrie 2 müssen eigenständig für die Anbindung der Werkzeuge zur Frmatknvertierung bereitstellen vn 23

9 3 Umgang mit Versinen und Ausgangsfrmaten 3.1 Umgang mit Versinen Liegen im E-Akte-knfrmen Fachverfahren bzw. im Dkumentenmanagementsystem Versinen vn Inhaltsdateien vr, s sind die Frmatknvertierung und der Verbleib dieser Versinen festzulegen. Eine Absprache mit der Archivbehörde ist dabei sinnvll. Der Vergleich der Versinen eines Schriftstückes ermöglicht es, die Genesis eines Schriftstücks und die Einflussnahme durch ggf. mehrere Beteiligte zu verflgen. Die vllständige Abflge der Versinen macht das Verwaltungshandeln erst nachvllziehbar. Im Umgang mit Dateiversinen bei der Frmatknvertierung sind drei Varianten denkbar (vgl. [LeA FK LZS, 4.4.1, S. 24]) Umwandlung aller Versinen Umwandlung aller nicht identischen Versinen Umwandlung der letzten (aktuellsten) Versin Die Umwandlung aller Versinen kann zu einem unnötig hhen Speicheraufwand führen. Denn auch geringfügige Veränderungen eines Schriftstücks wie z.b. die Krrektur vn Rechtschreibfehlern der auch das blße Einfügen vn Leerschritten in einem Dkument führt zu neuen, aber unwichtigen Versinen (vgl. [DOMEA, 7.4, S. 47, Dkumentversin]). Das System ist nicht in der Lage, unwichtige vn signifikanten Versinen zu unterscheiden. Daher sllten ausschließlich nicht identische Versinen umgewandelt werden, um den Speicheraufwand möglichst gering zu halten. Die als signifikant klassifizierten Metadaten müssen für jede Versin verfügbar sein. Die Zusammengehörigkeit vn Nutz- und Metadaten wird abhängig vm verwendeten System erreicht (z.b. Verwaltung in einem DMS der durch separate XML-Dateien in Archivdatenpaketen. Zu den verbleibenden beiden Varianten werden im Flgenden die Vr- und Nachteile ausgewiesen: Umwandlung aller nicht identischen Versinen Vrteil: Nachvllziehbarkeit, denn der Vergleich der Versinen eines Schriftstückes ermöglicht es, die Genesis eines Schriftstücks und die Einflussnahme durch ggf. mehrere Beteiligte zu verflgen. Nachteil: Eingeschränkte Datensparsamkeit, denn es werden ggf. auch nicht aktenrelevante Versinen umgewandelt. Eingeschränkte technische Realisierbarkeit, denn nicht alle Prdukte bieten den Versinsvergleich und das Ausfiltern identischer Versinen Umwandlung der letzten (aktuellsten) Versin Vrteil: Datensparsamkeit, denn es wird ausschließlich eine Versin gewandelt und aufbewahrt. Nachteil: vn 23

10 Eingeschränkte Nachvllziehbarkeit, denn die Genesis eines Schriftstücks und die Einflussnahme durch ggf. mehrere Beteiligte geht verlren <Bezeichnung der aktenführenden Stelle> wählt in Absprache mit <Bezeichnung der Archivbehörde> grundsätzlich die Variante <Umwandlung aller nicht identischen Versinen>. In den flgenden Anwendungsfällen wird nur die letzte (aktuellste) Versin gewandelt: 3.2 Umgang mit Ausgangsfrmaten Bei Ablage vn Dateien in den Langzeitspeicher kann es sich empfehlen, Dateiversinen im Ausgangsfrmat aufzubewahren, um bei Bedarf mit dem zugehörigen Werkzeug darauf zugreifen zu können. Eine erneute Bearbeitung bzw. Veränderung der Dateien ist zwar nicht möglich (vgl. [LeA FK LZS, 4.4.1, S. 24]), es kann zur Bearbeitung aber eine Kpie der Datei erzeugt werden. Hier sind die flgenden Varianten denkbar (vgl. [LeA FK LZS, 4.4.1, S ]): Zu jeder gewandelten Versinen bleibt das Ausgangsfrmat erhalten Nur zu der letzten (aktuellen) Versin bleibt das Ausgangsfrmat erhalten Es bleibt keine Versin im Ausgangsfrmat erhalten. Im Flgenden werden die Vr- und Nachteile dieser Varianten ausgewiesen: Verbleib aller gewandelten Versinen im Ausgangsfrmat Vrteil: Bearbeitungsmöglichkeit, denn zu jeder Dateiversin kann eine Kpie erzeugt werden, die mit dem zugehörigen Werkzeug bearbeitet werden kann. Es kann daher auf jeden Bearbeitungsstand aufgesetzt werden. Nachteil: Eingeschränkte Datensparsamkeit, denn jede Versin verbleibt im Ausgangs- und Langzeitspeicherfrmate im System. Darunter sind auch Versinen, deren Bearbeitungsstand irrelevant ist Verbleib der letzten (aktuellsten) Versin im Ausgangsfrmat Vrteil: Datensparsamkeit, denn es bleibt ausschließlich eine Versin im Ausgangsfrmat erhalten Nachteil: Eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeit, da zur erneuten Bearbeitung lediglich zur letzten Versin eine Kpie erzeugt und damit nur auf dem letzten Bearbeitungsstand aufgesetzt werden kann Verbleib keiner Versin im Ausgangsfrmat Vrteil: vn 23

11 Datensparsamkeit, da die Versinen ausschließlich im Langzeitspeicherfrmat aufbewahrt werden. Nachteil: Keine Bearbeitungsmöglichkeit, denn hne Datei im Ausgangsfrmat ist es nicht möglich, auf einem Bearbeitungsstand aufzusetzen. <Bezeichnung der aktenführenden Stelle> wählt grundsätzlich die Variante <Verbleib der letzten (aktuellsten) Versin einer Datei im Ausgangsfrmat>. In den flgenden Anwendungsfällen bleiben alle gewandelten Versinen auch im Ausgangsfrmat erhalten: In den flgenden Anwendungsfällen bleiben keine Versinen im Ausgangsfrmat erhalten: vn 23

12 4 Metadaten 4.1 Signifikante Eigenschaften vn Metadaten Die Authentizität der neu hergestellten digitalen Objekte wird anhand vn Metadaten, die die Herkunft beschreiben, sichergestellt. Es werden die im DOMEA-Knzept festgelegten Mindest-Metadatensätze zu Akte, Vrgang und Dkument festgelegt (vgl. [DOMEA, 7, S ]). Als Beispiel seien repräsentativ genannt: Metadaten für die Anbietung/Abgabe Behördenbezeichnung Abgabe-/Anbietedatum Abgabennummer Ansprechpartner Anzahl der Akten/Aktenschnitte Metadaten für die Anbietung/Abgabe vn Akte / Vrgang Objekt-ID Betreff Aufbewahrungsfrist Laufzeit vn / bis Geheimhaltungsgrad Metadaten für die Anbietung/Abgabe vn Dkument Dkumenthistrie (Abbildung vn Geschäftsgängen) Dkumentversin (Versin eines Schriftstücks in der Bearbeitungsphase) Primärdkument (Referenz auf das mit den Metadaten beschriebene Primärdkument) Digitale Signatur (Signierer, Zertifizierer und Signaturdatum pr Signatur) Metadaten zum Aktenplan Aktenplanbezeichnung (Name des Aktenplans) Aktenplan-Aufbau (Hierarchischer Aufbau des Aktenplans) Metadaten zur Dkumentadresse Institutin Nachname Vrname Ort Abhängig vm jeweiligen E-Akte-knfrmen Fachverfahren können weitere Eigenschaften signifikant sein. Zum Beispiel ist die Rechnungsnummer eine Infrmatin, die auch bei Langzeitspeicherung und Archivierung relevant sein kann. Infrmatinen über die verschiedenen Arten vn Metadaten enthält das NaLa-Knzept Metadaten, vn 23

13 Zu dem E-Akte knfrmen Fachverfahren <Fachverfahren> sind zusätzlich die flgenden Metadaten signifikant: ODER Es gibt in der <Bezeichnung der Behörde> zu dem E-Akte-knfrmen Fachverfahren keine zusätzlichen signifikanten Metadaten. 4.2 Langzeitspeicherfrmat für Metadaten festlegen Für eine langfristige Ablage der Metainfrmatinen ist grundsätzlich das XML-Frmat geeignet (vgl. [DOMEA, 4.4, S. 31] und [TR-ESOR-F, 4, S ]). Für den Austausch vn Datenbjekten aus E-Akte-knfrmen Fachverfahren ist das Austauschfrmat xdmea der gültige XÖV-Standard. Zusätzlich bietet das xdmea-schema: die Abbildung vn Geschäftsganginfrmatinen swie weiteren Bearbeitungs- und Prtkllinfrmatinen die Einbindung fach- bzw. anwendungsspezifischer Infrmatinen die Erweiterung der Anwendungsmöglichkeiten auf die Aussnderung und den Przess der Anbietung und Übergabe behördlichen Schriftguts an die zuständigen Archive (Integratin vn XArchiv) die Einbindung elektrnisch signierter Dkumente. Nähere Infrmatinen zum Thema Metadaten enthält das NaLa-Knzept Metadaten. Als Übergabe-Frmat für die Metadaten wird das xdmea-schema festgelegt. Hinweis zur Frmatfestlegung für nicht-e-akte-knfrme Fachverfahren: Für die Langzeitspeicherung vn Daten aus nicht-e-akte-knfrmen Fachverfahren muss geprüft werden, b die zugehörigen XÖV-Standards die Anfrderungen an den Erhalt der Nutzbarkeit erfüllen. Sllte der aktuell gültige XÖV-Standard den Anfrderungen nicht genügen der gibt es keinen gültigen XÖV-Standard, s wird empfhlen, die Spezifikatin eines slchen XÖV- Standards über die geltenden Przesse anzustßen. 4.3 Knvertierungszeitpunkt vn Metadaten Unter dem Fkus Langzeitspeicherung und Archivierung erflgt die Überführung der Metadaten in das xdmea-frmat bei der Überführung der digitalen Objekte in Transferpakete frühestens, wenn die Objekte bereits in der Verwaltung in einem digitalen Magazin verwaltet werden, spätestens aber bei der Abgabe an die Archivbehörde. Nähere Infrmatinen zum Zeitpunkt der Überführung vn Metadaten in Transferpakete enthält das NaLa-Knzept Transfer, vn 23

14 4.4 Technische Umsetzung und Werkzeuge Als Übergabe-Frmat für die Metadaten ist das xdmea-schema festgelegt (siehe 4.2) Bei jedem E-Akte-knfrmen Fachverfahren, das digitale Objekte an die Archivbehörde abgeben muss, ist daher zu prüfen, b das Fachverfahren den xdmea-exprt, einen beliebigen xml-exprt der keinen xml-exprt unterstützt. Abhängig vn der Kategrie, der das E-Akte-knfrme Fachverfahren zugerdnet ist (siehe 2.6), wird die flgende Unterscheidung gemacht: Fachverfahren der Kategrie 1 Nutzt das E-Akte-knfrme Fachverfahren den Dienst eines Dkumentenmanagementsystems zur Führung der elektrnischen Akten, s erflgt die Migratin der Metadaten in das xdmea-frmat über das angebundene Dkumentenmanagementsystem. Fachverfahren der Kategrie 2 Unterstützt das Fachverfahren bereits den xdmea-exprt, s wird diese Schnittstelle für die Überführung der Metadaten in das xdmea-frmat eingesetzt. Für beide Kategrien gilt: Unterstützt das Fachverfahren der das angebundene Dkumentenmanagementsystem einen beliebigen xml-exprt der gar keinen xml-exprt, s muss unter Ksten-/ Nutzenaspekten bewerten werden, b das Exprt-Frmat mithilfe eines Mappingdienstes in xdmea überführt wird. Als Werkzeug kann hier der xdmea-builder, der mit der xdmea-suite bereitgestellt wird, eingesetzt werden. der b die xdmea-schnittstelle im Fachverfahren realisiert wird. Zur Validierung, dass die Metadaten fehlerfrei in das xdmea-schema migriert wurden, kann ebenfalls die xdmea-suite eingesetzt werden. Das Cre-Paket enthält alle Funktinen zur Validierung und Transfrmatin. Die <Bezeichnung der Behörde> setzt grundsätzlich zur Validierung der Migratin in das xdmea-schema das flgende Werkzeug ein: <Werkzeug>. Die flgenden E-Akte knfrmen Fachverfahren verfügen über eine xdmea-exprtschnittstelle und migrieren die Metadaten direkt in xdmea: Die flgende Tabelle zeigt eine Übersicht zu den Akte knfrmen Fachverfahren, die einen beliebigen xml-exprt der keinen xml-exprt unterstützen und die Metadaten mittels eines Mappingdienstes in xdmea überführen: Fachverfahren Ausgangsfrmat Mappingdienst Validierung vn 23

15 5 Inhaltsdaten 5.1 Signifikante Eigenschaften vn Inhaltsdaten Zu den signifikanten Eigenschaften vn Inhaltsdaten gehört der gesamte Inhalt einer Datei, wie z.b. Text, Layut, Bilder und Tabellen. Es ist sicherzustellen, dass die signifikanten Eigenschaften auch für alle benötigten Versinen (siehe 3.1) und Frmate (siehe 3.2) erhalten bleiben. Flüchtige Eigenschaften wie z.b. Hyperlinks sind als signifikante Eigenschaften nicht geeignet. Welche Eigenschaften signifikant sind, muss im jeweiligen Anwendungsfall genau entschieden werden. Dafür ist nicht nur die heutige fachliche Nutzung, sndern auch die zukünftige fachliche Zielgruppe ausschlaggebend. <Bezeichnung der aktenführenden Stelle> legt für Inhaltsdaten grundsätzlich flgende signifikante Eigenschaften fest: Zu den flgenden Anwendungsfällen gelten die spezifischen Festlegungen: 5.2 Langzeitspeicherfrmat für Inhaltsdaten festlegen Für eine langfristige Ablage der Inhaltsdaten vn elektrnischem Schriftgut sind die flgenden Frmate geeignet (vgl. [TR-ESOR-F, 4, S ]): Dkumente (Schriftgut): PDF/A, Text (ASCII), ODF, TIFF, JPEG, PNG Multi-Media Frmate: Audifrmate: Ogg Encapsulatin Frmat, MP4 / MPEG-4 Part 14, Advanced Audi Cding (AAC), EBU Bradcast Wave Frmat (BWF) Videfrmate: Ogg Encapsulatin Frmat, MP4 / MPEG-4 Part 14 Die <Bezeichnung der aktenführenden Stelle> trifft für die Nutzdatenfrmate die flgenden Festlegungen: Dkumente: PDF/A Audi-Dateien: <Bezeichnung des Frmates> Vide-Dateien: <Bezeichnung des Frmates> vn 23

16 Eine Übersicht über nach PDF/A knvertierbare Frmate inklusive technischer Einschränkungen bei der Knvertierung ist in Anhang A: Knvertierbare Frmate nach PDF/A enthalten. Darüber hinaus ist in Anhang B: Nicht knvertierbare Frmate nach PDF/A auch eine Übersicht über nicht nach PDF/A knvertierbare Frmate aufgeführt. Zu den technischen Einschränkungen siehe auch Knvertierungszeitpunkt vn Inhaltsdaten Eine Übertragung in ein langzeitspeicherfähiges Frmat sllte für Inhaltsdateien keinesfalls erst mit der Übergabe an die zuständige Archivbehörde erflgen (vgl. [DOMEA, 4.4, S. 31]). Mit hher Wahrscheinlichkeit können die Daten dann schn nicht mehr gelesen werden. Für die Frmatknvertierung vn Inhaltsdateien sind die flgenden Varianten geeignet: Variante 1: Knvertierung nach Ablauf der Transferfrist Die Knvertierung der Frmate wird über das Metadatum "Transferfrist" gesteuert (vgl. [DO- MEA, 4.4, S. 31]). Vrteil: Datensparsamkeit, denn Schriftgut, das als Wegwerfsache deklariert ist und nicht in den passiven Datenbestand überführt wird, wird nicht in ein Langzeitspeicherfrmat knvertiert. Nachteil: Eingeschränkte technische Realisierbarkeit, denn es besteht das Risik, dass das Ausgangsfrmat nach Ablauf der Transferfrist nicht mehr der nur mit hhem Aufwand mit den aktuellen Werkzeugen gelesen bzw. knvertiert werden kann (vgl. [LeA FK LZS, 4.4.1, S. 24]). Fazit: Diese Variante kann nur gewählt werden, wenn sichergestellt ist, dass die Lebensdauer der Werkzeuge die Transferfrist überdauert. Variante 2: Knvertierung nach zda-verfügung Dateien elektrnischer Dkumente werden unmittelbar nach Abschluss der Bearbeitung des Dkuments, des übergerdneten Vrgangs der der übergerdneten Akte, im Regelfall durch die Verfügung zda, in das festgelegte Langzeitspeicherfrmat knvertiert (vgl. [LeA FK LZS, 4.4.1, S. 24] und [Bundesarchiv, 8.2, S. 28]). Vrteil: Technische Realisierbarkeit, denn: Der Aufwand zur Knvertierung verteilt sich gleichmäßig auf den Betrieb. Die Werkzeuge zum Lesen und Bearbeiten des Ausgangsfrmates stehen hne Einschränkung zur Verfügung. Nachteil: Eingeschränkte Datensparsamkeit, denn es werden auch Dateien knvertiert, die nicht in einem Langzeitspeicher abgelegt werden müssen vn 23

17 In <Bezeichnung der aktenführenden Stelle> werden die Dateien bereits nach der zda- Verfügung in ein langzeitspeicherfähiges Frmat knvertiert. 5.4 Technische Umsetzung und Werkzeuge Viele digitale Objekte enthalten technische Vrkehrungen, die die Nutzung aus rechtlichen Gründen einschränken (vgl. [DIN 31644, S. 28, Anhang B, K20] und [Bundesarchiv, 8.2, S ]): interne Einstellungen verhindern z.b. Kpieren, Drucken der Speichern der Objekte verschlüsselte Objekte verlangen die Eingabe vn Kennwörtern Objekte sind nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums der nach einer definierten Zahl an Nutzungen nicht mehr zu öffnen Auch die in Anhang A: Knvertierbare Frmate nach PDF/A aufgeführten Faktren, wie z. B. Makrs, können die Qualität des Knvertierungsergebnisses beeinträchtigen. Um die Erhaltungsmaßnahmen nicht zu gefährden der zu erschweren, sind bei einer Frmatknvertierung sämtliche Einschränkungen zu entfernen. Für die Umwandlung vn Dateien in ein langzeitspeicherfähiges Frmat werden Frmatknvertierungs-Funktinalitäten benötigt. Diese können im E-Akte-knfrmen Fachverfahren enthalten sein der durch einen externen Frmatknvertierungs-Dienst bereitgestellt werden. Nähere Infrmatinen zum externen Frmatknvertierungs-Dienst erhält das NaLa- Knzept IT-Architektur, vn 23

18 Quellen- und Literaturverzeichnis [Archivar 01/2010] Landesarchiv Nrdrhein-Westfalen, Archivar, Heft 01, Februar 2010, S , Christian Keitel, Digitale Archivierung beim Landesarchiv Baden-Württemberg [Bundesarchiv] Bundesarchiv 2010, Versin 1.2, Aussnderung digitaler Unterlagen und deren Archivierung im Bundesarchiv - Ein Leitfaden en-v internet.pdf [DIN 31644] DIN Deutsches Institut für Nrmung e.v., August 2010, DIN 31644, Entwurf, Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive [DIN 31645] DIN Deutsches Institut für Nrmung e.v., Nvember 2011, DIN 31645, Leitfaden zur Infrmatinsübernahme in digitale Langzeitarchive [DOMEA] KBSt, 2004, Aussnderung und Archivierung elektrnischer Akten, DOMEA -Knzept: Erweiterungsmdul zum Organisatinsknzept 2.0, Schriftenreihe der KBSt, Band 66, Berlin Archiv/dmea_knzept_aussnderung_und_ archivierung_elektrnischer_akten.pdf? blb=publicatinfile&v=1 [LeA Fach ELArch] Teilprjekt Elektrnische Archivierung, Sächsisches Staatsarchiv, Ref. 11/12/23, Versin 1.0.0, Fachknzept zum Elektrnischen Staatsarchiv im Freistaat Sachsen [LeA FK LZS] Teilprjekt Langzeitspeicherung, Staatsbetrieb Sächsische Infrmatik Dienste, Versin 1.5, Fachknzept zur Langzeitspeicherung im Freistaat Sachsen [TR-ESOR] Bundesamt für Sicherheit in der Infrmatinstechnik, , Versin 1.1, BSI Technische Richtlinie Beweiswerterhaltung kryptgraphisch signierter Dkumente linien/tr03125/bsi_tr_03125_v1.1.pdf? blb=publicatinfile vn 23

19 [TR-ESOR-F] Bundesamt für Sicherheit in der Infrmatinstechnik, , Versin 1.1, BSI Technische Richtlinie Beweiswerterhaltung kryptgraphisch signierter Dkumente - Anlage TR-ESOR-F: Frmate und Prtklle linien/tr03125/bsi_tr-esor_f.pdf? blb=publicatinfile vn 23

20 Anhang A: Knvertierbare Frmate nach PDF/A Auszug aus [Bundesarchiv, 8.2, S ]: Das Bundesarchiv empfiehlt, die Daten nach der z.d.a.-verfügung nach PDF/A zu knvertieren. Knvertierbare Ausgangsfrmate Gegenwärtig können flgende Ausgangsfrmate nach PDF/A knvertiert werden: - BMP - DOC (einfache Strukturen) - GIF - HTM (extern verlinkte Bilder werden nicht berücksichtigt) - JP(E)G - MSG - Open Office - PDF - PNG - PPT - RTF (Rich Text) - TIF - TXT - XLS (einfache Strukturen) Hinweis: Die Qualität des Knvertierungsergebnisses kann durch flgende Faktren, die im Bundesarchiv gegenwärtig bekannt sind, beeinträchtigt werden: Grundsätzlich gilt für alle Frmate, dass Dateien, die mit einem Schreib- der Passwrtschutz versehen sind swie slche, bei denen die Druckfunktin ausgeschaltet ist, nicht knvertiert werden können! DOC - Makrs - Makrviren (Überprüfung erflgt vr der Knvertierung) - Referenzen auf externe Ressurce - Embedded bjects - Nicht vrhandene Mdule (Silbentrennung, Sprachen) - Nicht vrhandene Fnts - Druckereinstellungen (speichern), Frmatänderung Seite - Restriktinen (z.b. Passwrtschutz) JPG - Auflösung fehlt vn 23

21 PDF - Signaturen im pdf werden entfernt - Restriktin: Knvertierung in pdf/a nicht möglich; Frderung an Lieferanten: keine Restriktinen - Wandlung nicht möglich z.b. bei Präsentatinen, Skripting, 3D --> Wandlung in Image - Transparenzinfrmatinen gehen verlren MSG - Bdy: TXT (s..), RTF (s..), HTML (externe Referenzen) - Zusatzinfrmatinen (Betreff, Fllw Up, Prirität) - Attachements (knvertierbar, nicht knvertierbar) Open Office - s. MS-Office PPT - Präsentatinsinfrmatinen gehen verlren - S. DOC TIF - Verlust der IFD (Metadaten zum Bitmap, erzeugendes Prgramm, Erzeugungszeitpunkt) - defekte Bitmap-Daten - tifs mit Streifen/Kacheln, gegebenenfalls auch nch mit unterschiedlicher Kmprimierung - tifs mit Jpg-Kmprimierung - Wang tif Dateien (prprietäre Tags gehen verlren) TXT - Encding muss vm Lieferanten bei Text geliefert werden (Hinterlegung im technischen Prfil der Behörde) - Seitenaufbau (Anzahl Zeilen/Spalten) Fnt (Art/Größe) definieren XLS - Druckbereich - mehrere Sheets - siehe Dc vn 23

22 Anhang B: Nicht knvertierbare Frmate nach PDF/A Auszug aus [Bundesarchiv, 8.2, S ]: Nicht knvertiert werden derzeit z.b. flgende Dateitypen: - Dateien mit falschen der hne Endungen - BIN - BOF - BUP - CNT - CPT - CSS - DB ( Thumb.db ) - DLL - DOT - DSK - DS_STORE (Mac OS Systemdateien) - EMZ - EXE - FI - GID - HIC - HLP - HTM(L) (Objekte, auf die referenziert wird, werden nicht knvertiert) - ID - IDX - IFO - INI - ISR - ISU - JS - KI - LCK - LD - Lgdateien - MP3 - MP4 - MPG - ML - MSO - NBF vn 23

23 - NSF - OBD - PCO - POT - PSD - SHS - TMP (leere tempräre Dateien) - TTF - USL - UTF - VOB - VSD - Windws-Verknüpfung - WMF (Bilder, auf denen kaum etwas zu erkennen ist) vn 23