EASY-LOGISTICS CENTER

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1 EASY-LOGISTICS CENTER EASY-LOGISTICS CENTER

2 EASY-LOGISTICS Das EASY LOGISTICS CENTER vereinigt Content- und D in einer webbasierten Lösung für zielsichere Logisti mehr Information und größere Effizienz. EASY CLASSIC PLATFORM Mit dem EASY Logistics Center präsentiert die EASY SOFTWARE AG eine technologisch neuartige Softwarelösung, die sich flexibel jeder individuellen Anforderung anpasst, die notwendigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stellt und den kompletten Dokumentenfluss eines Unternehmens in einer benutzer- Web-Oberfläche zusammenfasst. Moderne Informationstechnologie hat Offen für alles die Rahmenbedingungen für globales wirtschaftliches Handeln revolutioniert. Offener Standard für Ihre Investitionssicherheit: Geschwindigkeit in der Entscheidungsfindung Das EASY Logistics Center integriert sich in jede bei kundenorientierten Geschäftsprozessen sind Voraussetzung für eine gewinnbrin- auf aktuellen Windows-Betriebssystemen, als bestehende IT-Infrastruktur und kann sowohl gende unternehmerische Tätigkeit. Gleichzeitig auch auf Unix- oder Linux-Servern aufsetzen. müssen aus der stetig wachsenden Datenflut Eine eigene Installation auf den Client-Workstations ist nicht notwendig; sämtliche Funktionen die wirklich relevanten Informationen herausgefiltert werden und den beteiligten Mitarbeitern jederzeit uneingeschränkt zur Verfünetbrowser aufrufen. lassen sich über die Web-Oberfläche im Intergung stehen. Als Datenbank für die internen Verwaltungsdaten nutzt ELC neben verschiedenen Versionen Mit dem EASY Logistics Center schaffen Sie eine gemeinschaftliche Basis für ein erfolgreiches kooperatives Miteinander von sogar die Open Source Database MySQL. des Microsoft SQL Servers auch Oracle oder Partnern, Mitarbeitern und Kunden. Über das Java-basierte API sind Fremdanwendungen integrierbar. Das EASY Logistics Center vereinigt modernes, plattformunabhängiges und webbasiertes Dokumentenmanagement, einen leicht zu bedienenden Contentmanager und einen umfangreichen Web-Shop zu einem integralen digitalen Unternehmensportal, und schafft maximale Transparenz und Arbeitsergonomie für Anwender Administrator. ELC bietet dem Anwender Zugriff auf alle unternehmensrelevanten Dokumente, Informationen und ASY-ELCfreundlichen Inhalte sicher, schnell und kostengünstig.

3 CENTER okumentenmanagenent k, moderne Kommunikation, Ein Administrations-Client dient der zentralen, mandantenfähigen Verwaltung aller Aufgaben im EASY Logistics Center, angefangen vom Web-Design über Warengruppen im Shop bis zum Workflow-Generator in EASY Documents. Das EASY LOGISTICS CENTER Portal CONTENTS COMMUNITY COMMERCE DOCUMENTS Erstellen digitaler Formulare inkl. Mussfeldern, Klapplisten, Checkboxen oder Radiobuttons EASY LOGISTICS CENTER Server API Das EASY LOGISTICS CENTER (ELC) besteht aus vier Modulsäulen: EASY CONTENTS Web-Redaktionssystem Intranet-, Extranetmanager EASY COMMUNITY Newsmailer Forum Organizer Mail-Server EASY COMMERCE mit EASY DOCUMENTS und EASY ARCHIV-Integration EASY DOCUMENTS Dokumentenmanagement Formularbasierter Workflow und Ad-hoc-Workflow Vorschaufunktion im Redaktionsclient für alle angelegten Sprachvarianten

4 EASY-DOCUMENT EASY DOCUMENTS das Kernstück des EASY LOGISTICS CENTER ASY-DOCUMENTS EASY CLASSIC PLATFORM EASY Documents ist das Kernstück des neuartigen Dokumentenmanagement Systems. EASY Documents ist eine plattformunabhängige Lösung, die zahlreiche Möglichkeiten rund um das Thema Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung und Ad-hoc-Workflow anbietet. Über den Web-Client von EASY Documents werden Dokumente oder Geschäftsprozesse erstellt, bearbeitet bzw. ergänzt und anschließend zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet. EASY Documents übernimmt das bewährte EASY-Mappenkonzept, das einen Geschäftsvorgang inklusive der dazugehörigen Dokumente und Daten in einer digitalen Mappe zusammenfasst und so eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender generiert. Durch frei definierbare Versendeszenarien wird der Dokumentenfluss rationalisiert und eine termingerechte Vorlage beim zuständigen Sachbearbeiter garantiert. Geschäftsprozesse werden beschleunigt und Terminüberschreitungen vollständig ausgeschlossen. Jeder Vorgang bleibt jederzeit transparent. Dabei verzichtet EASY Documents auf die enge, zentral festgelegte Vorgangssteuerung prozessorientierter Workflow-Systeme. Mit EASY Documents bestimmt der Anwender den Weg seiner Dokumente selbst und kann jederzeit dem Einzelfall angepasst agieren. Vom gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten bis zum formularbasierten Workflow zeigt EASY Documents alles, was heute von einem durchdachten Dokumentenmanagementsystem erwartet wird. Zero-Administration Clients sowie eine installationsfreie Verteilung des Produkts durch die Ausrichtung auf Browserfunktionalitäten sind markante Neuheiten dieses modernen Workflows. Mappen, Ordner und Dokumente Nach erfolgreicher Anmeldung an EASY Documents sieht der Anwender nur die Ablageordner und Vorgangsmappen, für die ihm in der zentralen Administration Zugriffsrechte gewährt wurden. In einem ersten Übersichtsfenster findet er sämtliche in seinem Eingangskorb eingegangenen Prozesse, die zuletzt von ihm bearbeiteten Mappen, zur Wiedervorlage anstehende Vorgänge und besonders dringliche Geschäftsmappen in einem exklusiven Favoriten-Ordner. Der Anwender erkennt auf einen Blick, welche Mappen in welcher Abteilung vorliegen, wo Belege zu bearbeiten und zu ergänzen sind, welcher Geschäftsfall noch genehmigt werden muss. Gearbeitet wird mit dem zentral vorliegenden Originaldokument, keine Kopien oder Duplikate kursieren durch die Abteilungen. Jede Mappe enthält eigene Registerkarten, welche die notwendigen Informationen zu einem Vorgang wie z. B. Kundennamen, Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum in Indexfeldern anzeigen. Auf weiteren Karten sind die dazugehörigen Dokumente sinnvoll angeordnet. EASY Documents hat einen systemeigenen Viewer, der die ausgewählten Dokumente im Browser anzeigt; wahlweise kann ein Dokument auch in die verknüpfte externe Anwendung geladen werden. Und sollte der einzelne Sachbearbeiter ein bestimmtes Dokument bzw. eine Mappe vermissen oder einen abgeschlossenen Vorgang reaktivieren wollen, so steht

5 S ihm in allen Ansichten des Documents-Clients eine komfortable und sekundenschnelle Volltextsuche zur Verfügung. In jeder Mappe wird die Historie des Geschäftsvorgangs in einem Monitor aufgezeichnet. Es wird protokolliert, welche Anwender zu welchem Zeitpunkt die Mappe bearbeitet haben, wer Dokumente hinzugefügt, geändert oder gelöscht hat, oder ob die Mappe gerade versendet wird. So bleibt jeder Vorgang transparent und nachvollziehbar. Vielfältige Versendeszenarien Nach Abschluss der eigenen Bearbeitung leitet der Anwender die Mappe gezielt an einen anderen Sachbearbeiter, an eine andere Abteilung oder an einen öffentlichen Ordner weiter, oder er schickt die Mappe direkt ins Archiv. Vorher definierte Versendeszenarien erleichtern den Dokumentenfluss. Der Anwender kann entscheiden, ob er diese Mappe parallel an verschiedene Anwender sendet, oder ob er eine Versendesequenz festlegt, welche die Mappe in gewählter Reihenfolge an nachfolgende Sachbearbeiter versendet Terminvorgaben inklusive. Die Versendung ist so einfach wie in einem Mailsystem, aber leistungsfähiger. Der Webclient kommuniziert über eine abgesicherte und SSL-verschlüsselte HTTP-Verbindung mit dem ELC-Server. Ein unerlaubter Zugriff von außen auf sensible firmeninterne Daten und persönliche Informationen ist ausgeschlossen. Zentral vergebene Objektrechte gewähren dem einzelnen Anwender ausschließlich Zugriff auf Geschäftsprozesse und Vorgangsmappen, die er prüfen und bearbeiten soll. Bei der Anmeldung mit persönlichem Kennwort checkt EASY Documents automatisch die vergebenen Objektrechte und schaltet dem Anwender die zugestandenen Informationen frei. Alle Aufgaben im Blick Ansicht der Übersichtsseite in EASY DOCUMENTS Formularbasierte Dokumentenmappen und Workflows machen das Arbeiten mit digitalen Vorgängen übersichtlich und einfach. Vordefinierte und ad hoc angelegte Workflows werden anschaulich grafisch dargestellt und bei Bedarf automatisch zugeordnet. Archivanbindung Sind Geschäftsfälle beendet und abgeschlossen kann der Anwender diese Mappen ganz einfach per Knopfdruck revisionssicher in einem EASY ARCHIV ablegen. Und genau so einfach kann er die archivierten Mappen in seinem Documents-Client wieder recherchieren und anzeigen, um den gesuchten Vorgang zu reaktivieren. EASY Documents verfügt über eine Archiv-Bridge, die den direkten und unkomplizierten Austausch mit dem elektronischen Langzeitarchiv unterstützt. Die sekundenschnelle Volltextrecherche findet archivierte Mappen im Handumdrehen, ohne dass der Sachbearbeiter die EASY Documents-Oberfläche verlassen muss. Ordner, Feldinformationen und Dokumente sind ergonomisch in Ansicht und Bearbeitung.

6 Internet Intrane Mit EASY CONTENTS, EASY COMMUNITY und EASY SH Drei Module für den kompletten Portalauftritt. ASY-PORTAL EASY CLASSIC PLATFORM Mit der business information platform des EASY Logistics Centers lassen sich Ihre Webauftritte zielgruppenspezifisch und personalisiert abdecken: Von der öffentlichen Internetpräsenz über zugriffsgeschützte Informations- und E-Commerce-Bereiche für Geschäftspartner, Kunden oder Mitglieder bis hin zum Intranet als Informationspool für Ihre Mitarbeiter. Mit nur einem Login befindet sich der Anwender nicht nur in seinen EASY Documents-Vorgängen, sondern in der gesamten Informationswelt des Unternehmens-Portals. Gestalten Sie mit dem Redaktionssystem Ihren Webauftritt selbst! Das Layout lässt sich an jedes Corporate Design anpassen; Ihnen sind keine Grenzen gesetzt. Firmenlogos, Banner, Schrifttypen oder Farben jedwedes Designmerkmal wird problemlos integriert. Sie sind nicht mehr von Webmastern und Agenturen abhängig. Redaktionssystem für jedermann Das gesamte Content Management wird komfortabel online bearbeitet. Redakteure mit entsprechendem Zugriffsrecht können direkt im Browser Texte editieren, Formatierungen ändern, Downloads aktualisieren und sogar den Publikationszeitraum befristen, um immer nur die aktuellsten Informationen zu präsentieren ohne Programmierung, ohne HTML-Kenntnisse. Internet, Extranet und Intranet Die schnelle Verfügbarkeit entscheidungsrelevanter Informationen und effektives Zeitmanagement sind unverzichtbare Wettbewerbsvorteile. Jeder Besucher der Unternehmenswebsite erhält automatisch und personalisiert die seinem Nutzerprofil entsprechenden Informationen. Sensible Inhalte stehen erst nach Eingabe eines Passwortes zur Verfügung. Über eine erweiterbare Baumstruktur finden zugriffsberechtigte Portalbesucher schnell die benötigten Informationen bei Bedarf auch in mehreren Sprachen. Das Intranet ergänzt Ihr Portal um Funktionalitäten speziell für Ihre Mitarbeiter: Einen geschützten Informationsbereich, den Organizer zur Koordination aller Termine, oder die Möglichkeit, extern auf s zugreifen zu können. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter kontinuierlich auf dem Laufenden gehalten. Integration von Applikationen EASY PORTAL ermöglicht die einfache Integration bestehender Anwendungen oder Datenbanken. Geschäftsprozesse mit Kunden lassen sich so personalisiert durch die Anbindung von z. B. Warenwirtschaftssystemen oder Customer Relationship Management Systemen abbilden. EASY-Archive gehen online Selbst ganze EASY-Archive können in das Portal integriert werden. So haben Filialbetriebe und Außendienstmitarbeiter jederzeit Zugriff auf archivierte Dokumente und Belege ein

7 t Extranet OP: EASY PORTAL ermöglicht individuelle Web-Lösungen. Internetzugang genügt. Über Log-in und Passwort identifiziert EASY PORTAL den Besucher und schaltet die individuell bereitgestellten Informationen frei unbefugter Zutritt ist ausgeschlossen. Internetauftritt optional mit Shop für den B2B- oder B2C-Bereich EASY SHOP Der optionale Online-Shop ermöglicht den Verkauf von Produkten im B2B- sowie B2C- Bereich. Ihre Kunden können sich einen individuellen Warenkorb zusammenstellen. Je nach Nutzerprofil lassen sich Preisgruppen flexibel gestalten: Einkaufspreise für Großhändler, Endkundenpreise für Konsumenten. Durch die Verknüpfung des Online-Shops mit einem Warenwirtschaftssystem können Warengruppen, Artikel und Preisinformationen via BME Catkompatiblem XML in das Portal eingelesen werden. Im Zusammenspiel mit EASY Documents wird nach dem Einkauf im Online-Shop direkt eine Vorgangsmappe an den Verkauf versandt. Nach der Bearbeitung wird der Auftrag automatisch revisionssicher in EASY ARCHIV abgelegt. Inhalte werden mit dem WYSIWYG-Editor direkt online mit dem Browser bearbeitet. Das Publizieren von Webseiten ist so einfach wie das Schreiben eines Word-Dokuments. Formulargenerator beschleunigt Geschäftsprozesse Mit dem Formulargenerator erstellen Sie z. B. Urlaubsanträge oder Supportanfragen ohne HTML-Programmierung. Die Inhalte der Formulare werden in der PORTAL-Datenbank abgelegt und können per XML auch an Fremdsysteme übergeben werden. Das Redaktionssystem zeigt sich durch die Outlookähnliche Oberfläche ausgesprochen benutzerfreundlich.

8 überreicht durch: Adressen EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 D Mülheim an der Ruhr Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) information@easy.de EASY SOFTWARE INC. 72 E. Swedesford Road Great Valley, PA 19355, USA Telefon: +1 (610) Telefax: +1 (610) information@easysoftware.us EASY SOLUTIONS GmbH, Salzburg Roseggerstraße 2 A-5020 Salzburg, Österreich Telefon: +43 (0) Telefax: +43 (0) office@easy-austria.at EASY SOFTWARE (UK) PLC. Reflection House Olding Road Bury St. Edmunds Suffolk, IP33 3TA, UK Telefon: +44 (0) Telefax: +44 (0) info@easysoftware.net Art.-Nr EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 D Mülheim an der Ruhr Tel.: +49(0) Fax: + 49(0) information@easy.de Internet: Copyright 2003 by EASY SOFTWARE AG. All rights reserved. No part of this brochure may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of EASY SOFTWARE AG. The information contained herein may change without prior notice. EASY-CAPTURE, EASY-DMS, EASY-ARCHIV, EASY-WEB, EASY-WARE TM are trademarks or registered trademarks of EASY SOFTWARE AG. All trademarks, tradenames and logos in this publication are the property of their respective owners. Stand Februar 2003