Anforderungen an kommunales DMS ein Erfahrungsbericht. Siegfried Kaiser ITOB GmbH CeBIT Hannover

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1 Anforderungen an kommunales DMS ein Erfahrungsbericht Siegfried Kaiser ITOB GmbH CeBIT Hannover

2 Herausforderungen für Kommunalverwaltungen Behörde Behörde Behörden Bürger/ Einwohner Haushaltskonsolidierung Effizientere Prozesse Demografischer Wandel Projektarbeit Telearbeit, mobile Arbeit Kommune Gestiegene Erwartungen Responsivität Transparenz Proaktivität Unternehmen Unternehmen Verbände Verbände Verbände E-Akten ITOB GmbH

3 Gliederung 1. E-Akten 2. Vorgangsbearbeitung 3. Zusammenarbeit 4. Sonstiges ITOB GmbH

4 E-Akten Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns: Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit (Art. 19 (4) GG) Unterstützung der Bearbeitung Anforderungen: Bilden & Umbuchen von Akten, Aktenplan Vollständigkeit von Akten Aufbewahren von unsignierten & signierten elektronischen Dokumenten: revisionssichere Ablage, ArchiSig, TR-ESOR Exportieren von Akten, z.b. für Gerichte ITOB GmbH

5 E-Akten: Bearbeitung Recherche: Volltextrecherche Metadatenrecherche Navigation Versionierung Löschen: 2-Augen- & 4-Augen-Prinzip Wiedervorlage: Integration in die Aufgabenverwaltung Office-Integration: Erstellen & Speichern, Einmischen von Metadaten ITOB GmbH

6 E-Akten: Scannen Funktionalität: OCR, Bildverbesserung, manuelles & automatisches Indexieren, Datenabgleich, Stapelverarbeitung, Transfervermerk, Übergabeschnittstellen, Konfigurierbarkeit, Erweiterbarkeit durch Skripte Unterstützte Hardware: Scanner, Multifunktionsgeräte Ausgangspunkt: Scankonzept! ITOB GmbH

7 E-Akte: Fachverfahren (1/2) Vollständige Akten erfordern die Übernahme von Dokumenten, die in Fachverfahren erzeugt wurden Hohe Zahl von Fachverfahren bei geringer Behördengröße Bearbeiten von Ablegen von Dokumenten Anlegen von Akten & Vorgängen Anzeigen von Dokumenten, Vorgängen & Akten Dokumenten, Vorgänge & Akten ITOB GmbH

8 E-Akte: Fachverfahren (2/2) Lösungen Standardschnittstellen Direkte Integration Herstellerspezifische Schnittstellen CMIS xdomea Einrichtungsaufwand gering mittel hoch Betriebsaufwand gering gering hoch Herstellerabhängigkeit hoch mittel mittel Enterprise Service Bus BizTalk, JBOSS ESB, IBM WebSphere, SAP NetWeaver PI, ITOB GmbH

9 E-Akte: Medium für hausinterne Abstimmungen Medium für die Kommunikation mit Externen -Integration: -Archivierung Manuelle Übernahme von s in das DMS Erstellen von s Gute -Integration ist ein Erfolgsfaktor für das DMS ITOB GmbH

10 E-Akte: Ausgänge Übernahme von Massenbescheiden: COLD D Drucken ITOB GmbH

11 E-Vorgangsbearbeitung Vordefinierte Workflows Beispiele: Bearbeitung eingegangener Rechnungen Ad-hoc-Workflows Beispiele: Bearbeitung von Eingängen Prozesssteuerung: Wiedervorlage, Eskalation, Statusverfolgung ITOB GmbH

12 Sonstiges Migration: Ablösung von Altverfahren, Zuständigkeitsänderungen, Wechsel des DMS, Primärdaten, Metadaten, Bearbeitungsdaten, Protokolldaten Eigen- oder Hostingbetrieb Ergonomie Hersteller/Systemhaus ITOB GmbH

13 Vorgehen Roll-out Pilotierung Beschaffung Strategie ITOB GmbH

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Dr. Siegfried Kaiser Am Wingertsberg 14a Ettringen Haben Sie Fragen? ITOB GmbH

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