Word-Dokumentvorlage zur Erstellung von Rechnungen mit Excel-Datenbankanbindung

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1 BUI-Rechnung wxl Word-Dokumentvorlage zur Erstellung von Rechnungen mit Excel-Datenbankanbindung Büro-Service Uta Inderdühnen,

2 BUI-Rechnung wxl EINFÜHRUNG 1. Einführung Systemvoraussetzungen Installation Setup-Assistent Deinstallation Aufruf der Dokument-Vorlage über die Windows-Oberfläche über den Menüpunkt DATEI/NEU Der erste Aufruf von BUI-Rechnung wxl Arbeiten mit BUI-Rechnung wxl Menüleiste BUI-Rechnung wxl Rechnungs-Assistenten starten Vorgang erfassen Kundendaten erfassen Dialogfenster Kundendaten Kundennummer vergeben Option An Empfänger persönlich Eingabefeld Ansprache Datensatz speichern Erstes Speichern Wiederholtes Speichern Vorhandenen Datensatz auswählen Vorhandenen Datensatz löschen Datensatz in Excel bearbeiten Artikel hinzufügen Dialogfenster Artikel Datensatz speichern Erstes Speichern Wiederholtes Speichern Vorhandenen Datensatz auswählen Vorhandenen Datensatz löschen Datensatz in Excel bearbeiten Artikel bearbeiten Artikel löschen Zwischensummen einfügen Zwischensummen löschen Dokument drucken Seite 3

3 BUI-RECHNUNG WXL EINFÜHRUNG Dokument öffnen Dokument speichern Einstellungen ändern Vorgänge Bestehende Vorgänge ändern Neuen Vorgang anlegen Bestehenden Vorgang löschen Kunden Kundennummer Anrede Titel Mehrwertsteuer Mehrwertsteuersatz löschen Mehrwertsteuersatz hinzufügen Ausgabetext bei 0 % Mehrwertsteuer Einheiten/Währung Speicheroptionen Speicherverzeichnis Zusammensetzung des Dateinamens Druckoptionen/Bildschirmansicht Datenbank Zahlungsbedingungen Speichern der Einstellungen Hilfe Info Anpassen der Dokumentvorlage an individuelle Bedürfnisse Voraussetzungen Service von bui-it.de Shareware-Version und Registrierung Technischer Support Weitere bui-it.de-produkte Adresse und Ansprechpartner Index...50 Seite 4

4 BUI-Rechnung wxl EINFÜHRUNG 1. Einführung Bei der hier beschriebenen Anwendung BUI-Rechnung wxl handelt es sich um eine Word-Dokumentvorlage, die ab der Version Word 97 genutzt werden kann. Bei Dokumentvorlagen handelt es sich um spezielle Word- Dokumente, die wie ein Formular verwendet werden können. Neben gestalterischen und textlichen Vorgaben sind VBA-Programme enthalten, die die unterschiedlichen Funktionalitäten in der Dokumentvorlage steuern.! Vom Funktionsumfang steht BUI-Rechnung wxl anderen Programmen zur Auftragsbearbeitung in nichts nach: Es dient zur Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen usw.! Kundenadressen und Artikel werden in einer separaten - und somit leicht zu pflegenden - Excel-Datei gespeichert und können in das Word-Dokument integriert werden.! Alle Berechnungen wie z. B. Gesamtpreis aus Einzelpreis und Stück, Berechnung der Mehrwertsteuer, Summenberechnungen werden im Word-Dokument direkt ausgeführt.! Die Anpassung der Vorlage ist mit grundlegenden Word- Kenntnissen sehr einfach, Änderungen im Layout können jederzeit durchgeführt werden. Ebenso können Sie ohne großen Aufwand zusätzliche Texte oder ganze Textpassagen in Ihre Rechnung etc. individuell aufnehmen.! Die Umwandlung von beispielsweise Angeboten in eine Rechnung bzw. einen Lieferschein ist einfach durchzuführen, nachträgliche Korrekturen bzw. Ergänzungen ohne großen Aufwand möglich.! Es wird keine zusätzliche Software benötigt: Wenn Sie im Besitz von Word ab der Version 97 sind, können Sie mit BUI- Rechnung wxl Ihre Auftragsbearbeitung erledigen.! Die Anwendung von BUI-Rechnung wxl ist einfach gehalten. Auch ohne Kenntnisse in Word können problemlos Rechnungen etc. erstellt werden. Excel-Kenntnisse sind nicht erforderlich, da die Datenbankpflege von Word aus gesteuert wird. 2. Systemvoraussetzungen Für den Einsatz von BUI-Rechnung wxl benötigen Sie:! Word (97 oder höher)! Excel (97 oder höher) Ferner müssen Sie in den Sicherheitseinstellungen die Ausführung von Makros zulassen. Seite 5

5 BUI-RECHNUNG WXL INSTALLATION 3. Installation Für die Installation von BUI-Rechnung wxl steht Ihnen ein Setup- Assistent zur Verfügung, der die notwendigen Dateien auf Ihren PC kopiert Setup-Assistent Der Setup-Assistent führt Sie durch alle notwendigen Installationsschritte. Er legt Ihnen unter START\PROGRAMME einen eigenen Menüpunkt BUI-RECHNUNG WXL an, über den Sie die Vorlage komfortabel aufrufen können. Wahlweise können Sie auch ein Icon auf dem Desktop anlegen lassen. Laden Sie sich zur Installation die aktuelle Datei BUI-RWXL.exe von der Homepage herunter und speichern Sie die Datei in ein beliebiges Verzeichnis. Öffnen Sie den Windows-Explorer und starten Sie den Installationsvorgang mit einem Doppelklick auf die Datei BUI-RWXL.exe. Es erscheint folgendes Dialogfenster: Durch Anklicken des Buttons WEITER kommen Sie in den nächsten Installationsschritt: Seite 6

6 BUI-Rechnung wxl INSTALLATION Nachdem die Lizenzvereinbarung mit Weiter bestätigt wurde, werden Ihnen die zu installierenden Dateien mit einer kurzen Erläuterung dargestellt. Anschließend können Sie festlegen, in welches Verzeichnis BUI- Rechnung wxl installiert werden soll. Standardmäßig erfolgt die Installation in das Verzeichnis C:\Programme\Rechnung wxl. Sofern Sie die Installation in ein anderes Verzeichnis wünschen, können Sie dies hier eingeben. Seite 7

7 BUI-RECHNUNG WXL INSTALLATION Exkurs: Möchten Sie die Dokumentvorlage künftig in Word über den Menüpunkt DATEI/NEU aufrufen, installieren Sie diese Dateien in Ihr Vorlagenverzeichnis. Falls Ihnen dieses nicht bekannt ist, gehen Sie in Word über den Menüpunkt EXTRAS/OPTIONEN... in das Register SPEICHERORT FÜR DATEI- EN. Dort finden Sie unter BENUTZERVORLAGEN den Speicherort. Den kompletten Pfad können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie auf den Button ÄNDERN klicken. Hinweis: Geben Sie in dem Installationspfad das Verzeichnis RECHNUNG WXL mit an, wird Ihnen bei einem Auf- Seite 8

8 BUI-Rechnung wxl INSTALLATION ruf der Vorlage über DATEI/NEU für die Rechnung ein eigenes Register RECHNUNG WXL angelegt. Beispiel: lautet Ihr Speicherort für die Benutzervorlagen C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen so geben Sie als Ziel-Ordner an: C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen\Rechnung wxl. Nachdem Sie das Installationsverzeichnis festgelegt haben, bestimmen Sie, wie die Programm-Verknüpfung im Startmenü-Ordner bezeichnet werden soll. Wünschen Sie keine Programm-Verknüpfung, klicken Sie die entsprechende Option an. Im nachfolgenden Schritt können Sie noch festlegen, ob ein entsprechendes Icon auf die Windows-Oberfläche abgelegt werden soll. Falls Sie ein Desktop-Icon wünschen, klicken Sie im nachfolgenden Dialogfenster die Option an. Seite 9

9 BUI-RECHNUNG WXL INSTALLATION Nach folgender Zusammenfassung wird Ihnen BUI-Rechnung wxl auf Ihren PC installiert. Den Abschluss der Installation zeigt Ihnen der Setup-Assistent an: 3.2. Deinstallation Die Installation können Sie jederzeit wieder rückgängig machen. Über den Startmenü-Ordner können Sie unter BUI-Rechnung wxl das Programm BUI-RECHNUNG WXL ENTFERNEN aufrufen. Alle installierten Dateien inklusive der Startmenü-Einträge und des Destop-Icons werden von Ihrem PC entfernt. Seite 10

10 BUI-Rechnung wxl AUFRUF DER DOKUMENT-VORLAGE 4. Aufruf der Dokument-Vorlage 4.1. über die Windows-Oberfläche Haben Sie BUI-Rechnung wxl mit Hilfe des Setup-Assistenten installiert, können Sie die Dokument-Vorlage bequem über die Programm-Verknüpfung im Startmenü-Ordner starten. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Eintrag im Programm-Ordner (START\PROGRAMME\BUI-RECHNUNG WXL\BUI-RECHNUNG WXL). Haben Sie sich während der Installation ein Destop-Icon anlegen lassen, können Sie auch durch Anklicken des Icons auf der Windowsoberfläche die Dokument-Vorlage starten. In beiden Fällen wird Word und die Dokumentvorlage geöffnet. Bitte beachten Sie beim ersten Start die Hinweise im Kapitel 4.3. Der erste Aufruf von BUI-Rechnung wxl auf Seite über den Menüpunkt DATEI/NEU Haben Sie die Dateien in ein Vorlagenverzeichnis gespeichert, können Sie in Word über den Menüpunkt DATEI/NEU Ihre Vorlage aufrufen. In dem Register ALLGEMEIN finden Sie nun die Vorlage RechnungwXL.dot. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf OK. Die Dokumentvorlage erscheint auf Ihrem Bildschirm. Seite 11

11 BUI-RECHNUNG WXL AUFRUF DER DOKUMENT-VORLAGE 4.3. Der erste Aufruf von BUI-Rechnung wxl Beim ersten Start von BUI-RECHNUNG WXL werden Sie zunächst gebeten, die Initialisierung durchzuführen. Klicken Sie auf WEITER, damit alle notwendigen Einstellungen vorgenommen werden können. Anschließend öffnen Sie die Dokument- Vorlage erneut. Seite 12

12 BUI-Rechnung wxl 5. Arbeiten mit BUI-Rechnung wxl BUI-Rechnung wxl ist von der Oberfläche her so gestaltet, dass es sich intuitiv bedienen lässt. Nachfolgend erhalten Sie Informationen zu den einzelnen Menüpunkten. Wichtig sind insbesondere die Einstellungsmöglichkeiten, die Ihnen BUI-Rechnung wxl bietet. Die wichtigsten Informationen über Kunden und Artikel sind in einer Excel-Datenbank abgespeichert, so dass Sie jederzeit auf bereits erfasste Daten zurückgreifen können. Ebenso werden alle Eingaben für den aktuellen Vorgang so gespeichert, dass die Dialogfelder auch nach dem Verlassen und erneutem Aufruf wieder "ausgefüllt" auf dem Bildschirm erscheinen Menüleiste BUI-Rechnung wxl Nach dem Aufruf der Vorlage erscheint in der Menüleiste eine neuer Eintrag BUI-RECHNUNG WXL. Über die Menüpunkte können Sie die einzelnen Funktionalitäten von BUI-Rechnung wxl aufrufen. Alle Menüpunkte stehen Ihnen auch in einer eigenen Symbolleiste zur Verfügung. Durch Anklicken der entsprechenden Symbole werden die Befehle ausgeführt. Seite 13

13 BUI-RECHNUNG WXL 5.2. Neuen Vorgang anlegen Haben Sie bereits BUI-Rechnung wxl plus geöffnet, haben Sie die zusätzliche Möglichkeit, über den Menüpunkt RECHNUNG WXL PLUS/NEUEN VORGANG ANLEGEN erneut ein leeres Dokument zu öffnen Rechnungs-Assistenten starten Klicken Sie auf den Menüpunkt RECHNUNG WXL/RECHNUNGS- ASSISTENTEN STARTEN, so werden folgende Arbeitsschritte hintereinander angearbeitet: - Vorgang erfassen - Kundendaten erfassen - Artikel hinzufügen Informationen zu den Inhalten der Arbeitsschritte folgen in den nachfolgenden Kapiteln Vorgang erfassen Klicken Sie auf den Menüpunkt RECHNUNG WXL/VORGANG ERFASSEN. Es öffnet sich folgendes Dialogfenster: Seite 14

14 BUI-Rechnung wxl Erstmaliges Erfassen Zum erstmaligen Erfassen eines Vorgangs gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie zunächst einen Vorgang aus. Voreingestellt sind die Vorgänge RECHNUNG, ANGEBOT und LIEFERSCHEIN. Wie Sie weitere Vorgänge erstellen können, erfahren Sie unter Einstellungen im Kapitel Neuen Vorgang anlegen auf der Seite Unter Datum geben Sie das Datum ein. Voreingestellt ist das aktuelle Datum. Die Voreinstellung kann jederzeit überschrieben werden. Sollte kein Datum eingetragen sein z. B. weil Sie das aktuelle Datum gelöscht haben können Sie über den Button HEUTE das aktuelle Datum in das Datumsfeld eintragen lassen. 3. Unter Vorgangs-Nr. wird die Rechnungs-, Angebots- oder Lieferschein-Nummer eingetragen. Sie können die Vorgangs- Nummer einerseits individuell eintragen. Klicken Sie auf den Button VERGEBEN, wird andererseits in Abhängigkeit der Voreinstellungen eine neue, fortlaufende Vorgangs-Nummer erzeugt und für diesen Vorgang vergeben. Da Sie seit dem für Rechnungen eine fortlaufende Nummer verwenden müssen, empfehlen wir, die Nummernautomatik zu verwenden. Das Format der Vorgangs-Nummer kann individuell gestaltet werden, ebenso können Sie einen beliebigen Startwert definieren. Im Kapitel Bestehende Vorgänge ändern auf Seite 31 finden Sie eine genaue Beschreibung. 4. Unter Mehrwertsteuer wählen Sie einen Mehrwertsteuersatz aus. Voreingestellt ist immer der erste Mehrwertsteuersatz, der unter Einstellungen als oberster Mehrwertsteuersatz eingetragen ist. 5. Unter Zahlungsbedingungen geben Sie durch Anklicken der entsprechenden Option an, welche der Zahlungsbedingungen unterhalb der Rechnung etc. angegeben werden. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Skontosatz und das Zahlungsdatum zu ändern. Vorgaben der Standardeinstellungen können Sie unter Einstellungen vornehmen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Kapitel Zahlungsbedingungen auf Seite In dem Feld Rabatt auf Gesamtpreis können sie einen Prozentsatz angeben, der automatisch einen Rabatt auf den gesamten Nettopreis berechnet. Im Rechnungsformular erscheint automatisch unter dem Nettopreis eine zusätzliche Seite 15

15 BUI-RECHNUNG WXL Zeile mit dem entsprechenden Prozentsatz und dem errechneten Rabattbetrag. Sofern keine Eingaben getätigt werden, erscheint im Rechnungsformular kein Eintrag. 7. Zusätzliche Beträge für Porto und Verpackung können eingetragen werden, die dann entsprechend im Rechnungsformular angelistet werden.! Die vorgenommenen Einträge werden mit dem Button ÜBERNEHMEN in Ihr Dokument übertragen.! Klicken Sie auf ABBRECHEN verlassen Sie das Dialogfenster und kehren in das Dokument zurück, ohne dass die Einstellungen übernommen werden.! Über den Button ZURÜCKSETZEN werden alle Voreinstellungen gelöscht und Sie erhalten ein leeres Dialogfenster.! Mit dem HILFE-Button gelangen Sie jederzeit in die Online-Hilfe. Nachdem die Vorgangsdaten in das Dokument übernommen wurden, können Sie jederzeit den Menüpunkt RECHNUNG WXL/VORGANG ERFASSEN aufrufen. Die einmal von Ihnen getätigten Eingaben werden in das Dialogfenster voreingestellt Umwandeln eines bestehenden Vorgangs Sie können auch jederzeit einen bestehenden Vorgang in einen anderen Vorgang umwandeln, z. B. ein Angebot in eine Rechnung. Dazu öffnen Sie zunächst den Vorgang (z. B. das Angebot) und rufen den Menüpunkt RECHNUNG WXL PLUS/VORGANG ERFASSEN auf. Wählen Sie den "neuen" Vorgang aus (z. B. Rechnung) und vergeben Sie ein neues Datum und eine neue Vorgangs-Nr. Ggf. passen Sie die Zahlungsbedingungen an. Schließen Sie den Vorgang durch Anklicken des Buttons ÜBERNEHMEN ab. Anschließend können Sie wie weiter unten beschrieben ggf. bestehende Artikel ändern, löschen bzw. neue Artikel hinzufügen. Seite 16

16 BUI-Rechnung wxl 5.5. Kundendaten erfassen Dialogfenster Kundendaten Klicken Sie auf den Menüpunkt RECHNUNG WXL/ADRESSE ERFASSEN, öffnet sich folgendes Dialogfenster: Über dieses Dialogfenster können Sie die Adressdaten für Ihr Dokument etc. erfassen. Zu den wichtigen Informationen gehören: - Firma - Abteilung - Anrede - Titel - Vorname - Nachname - Straße/Postfach - Postleitzahl (PLZ) - Ort. In den Eingabefeldern können Sie die von Ihnen gewünschten Daten erfassen. In den Drowdown-Feldern ANREDE sowie TITEL können Sie aus den voreingestellten Inhalten eine passende Anrede bzw. Titel auswählen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, in das Dropdown-Feld einen beliebigen anderen Begriff einzutragen und somit den Inhalt Seite 17

17 BUI-RECHNUNG WXL individuell zu überschreiben. Die voreingestellten Einträge können erweitert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Kunden auf Seite 32 f.! Die vorgenommenen Einträge werden mit dem Button ÜBERNEH- MEN in Ihre Dokumentvorlage übertragen.! Klicken Sie auf ABBRECHEN, verlassen Sie das Dialogfenster und kehren in die Dokumentvorlage zurück, ohne dass die Einstellungen übernommen werden.! Über den Button ZURÜCKSETZEN werden alle Voreinstellungen gelöscht und Sie erhalten ein leeres Dialogfenster.! Mit dem HILFE-Button gelangen Sie jederzeit in die Online-Hilfe Kundennummer vergeben Die Kundennummer kann einerseits in das Eingabefeld KUNDENNUM- MER individuell eingetragen werden. Klicken Sie neben dem Eingabefeld auf den Button VERGEBEN, wird andererseits in Abhängigkeit der Voreinstellungen eine neue, fortlaufende Kundennummer erzeugt und für diesen Kunden vergeben. Diese Möglichkeit hat jedoch nur dann Zweck, wenn die aktuellen Kundendaten anschließend auch in der Excel-Datenbank gespeichert werden. Im Kapitel Kunden auf Seite 32 ist beschrieben, wie Sie die Kundennummern im Aufbau individuell gestalten können. Im Kapitel Datensatz speichern auf Seite 19 ist erläutert, wie der aktuelle Kundendatensatz gespeichert wird Option An Empfänger persönlich In der Mitte des Dialogfensters finden Sie die Option AN EMPFÄNGER PERSÖNLICH. Hierüber können Sie steuern, wie die Adresse im Dokument dargestellt wird. Dies hat jedoch nur Auswirkungen, wenn die Eingabefelder Firma bzw. Abteilung eingegeben wurden, wie folgende Darstellung zeigt: Ist die Option AN EMPFÄNGER PERSÖNLICH nicht angeklickt (= Standard): Firma Abteilung Anrede Vorname Nachname Straße PLZ Ort Seite 18

18 BUI-Rechnung wxl Ist die Option AN EMPFÄNGER PERSÖNLICH angeklickt: Anrede Vorname Nachname Firma Abteilung Straße PLZ Ort Eingabefeld Ansprache Wenn die Adresse vollständig eingegeben wurde, können Sie bei Bedarf eine individuelle ANSPRACHE erstellen. Dazu klicken Sie neben dem Eingabefeld ANSPRACHE auf den Button ERSTELLEN. Die Ansprache wird entsprechend der Eingaben im Dropdown-Feld ANREDE und TITEL generiert: Anrede Frau Herrn Eheleute kein Eintrag oder sonstige Einträge Ansprache Sehr geehrte Frau Titel Nachname, Sehr geehrter Herr Titel Nachname, Sehr geehrte Frau Nachname, sehr geehrter Herr Nachname, Sehr geehrte Damen und Herren, Sie können in das Eingabefeld Ansprache auch einen individuellen Text eingeben. Achten Sie jedoch bitte darauf, dass durch das Anklicken des Buttons ERSTELLEN die aktuellen Eingaben überschrieben werden Datensatz speichern Einerseits haben Sie die Möglichkeit, Kundendatensätze direkt über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/ADRESSE ERFASSEN einzugeben, zu ändern oder zu löschen. Andererseits können Sie die Änderungen direkt in der Excel-Datei vornehmen Erstes Speichern Haben Sie die Kundendaten wie oben beschrieben im Dialogfenster eingegeben, können Sie diese Daten in der beigefügten Excel- Datenbank abspeichern und künftig wieder verwenden. Zum Spei- Seite 19

19 BUI-RECHNUNG WXL chern der aktuellen Adresse klicken Sie auf den Button ALS DATEN- SATZ SPEICHERN. Als Nächstes werden Sie aufgefordert, für den aktuellen Datensatz eine Kurzbezeichnung einzugeben. Als Vorgabe erhalten Sie bei einer Firma den Namensvorschlag Firma Ort: Ist das Feld FIRMA leer, erhalten Sie den Namensvorschlag Nachname, Vorname Ort. Der vorgeschlagene Name kann individuell überschrieben werden. So können Sie beispielsweise auch die Kundennummer als Kurzbezeichnung eingeben. Durch Anklicken des Buttons OK wird der Datensatz gespeichert, mit dem Button ABBRECHEN gelangen Sie ohne Speicherung der Daten in den Eingabedialog zurück. Bitte beachten Sie: Die hier eingetragene Kurzbezeichnung ist das Auswahlkriterium für vorhandene Kundendaten über das Dropdown-Feld VORHANDENEN DATENSATZ AUS- WÄHLEN Wiederholtes Speichern Haben Sie einen bereits bestehenden Kundendatensatz geändert und möchten diese Änderung dauerhaft speichern, klicken Sie ebenfalls auf den Button ALS DATENSATZ SPEICHERN. Als Kurzbezeichnungsvorschlag wird die bereits vorhandene Kurzbezeichnung eingetragen. Klicken Sie auf OK, erfolgt anschließend die Sicherheitsabfrage, ob Sie den bestehenden Datensatz überschreiben möchten. Seite 20

20 BUI-Rechnung wxl Dabei können Sie folgende Optionen wählen:! ABBRECHEN: Ohne die Eingaben zu speichern gelangen Sie zurück in das Dialogfenster! WIEDERHOLEN: Ohne die Eingaben zu speichern gelangen Sie in den Eingabedialog, in dem Sie eine neue Kurzbezeichnung eingeben können.! IGNORIEREN: Der aktuelle Kundendatensatz wird unter der Kurzbezeichnung gespeichert, der "alte" Kundendatensatz wird dabei überschrieben Vorhandenen Datensatz auswählen Haben Sie bereits Kundendatensätze abgespeichert, können Sie ü- ber das Dropdown-Feld VORHANDENEN DATENSATZ AUSWÄHLEN aus den vorhandenen Datensätzen den gewünschten Kunden auswählen Vorhandenen Datensatz löschen Haben Sie einen Kundendatensatz aus der bestehenden Excel- Datenbank ausgewählt, können Sie den aufgerufenen Kundendatensatz aus der Excel-Datei löschen. Klicken Sie dazu lediglich auf den Button LÖSCHEN und es erscheint folgende Sicherheitsabfrage: Bestätigen Sie die Frage mit JA, wird der Datensatz gelöscht, klicken Sie auf NEIN, wird der Löschvorgang abgebrochen. Seite 21

21 BUI-RECHNUNG WXL Datensatz in Excel bearbeiten Alternativ können Sie Änderungen in der Excel-Datei direkt vornehmen. Öffnen Sie dazu die Datei RechnungwXL.xls und wechseln Sie in das Tabellenblatt Adresse. Hier können Sie neue Zeilen einfügen, überschreiben und löschen. Bitte beachten Sie:! Verändern Sie nicht den Aufbau der Datei: Das Vertauschen, Löschen oder Hinzufügen von Spalten führt zu falschen Zuweisungen im Eingabedialog zum Erfassen der Kundendaten.! Die Excel-Datei sollte nicht gleichzeitig mit der Word- Vorlage geöffnet sein, damit keine Konflikte zwischen Excel und dem Aufruf der Excel-Datei aus Word heraus entstehen und somit vorhandene Daten gegenseitig überschrieben werden Artikel hinzufügen Dialogfenster Artikel Durch Aufruf des Menüpunktes RECHNUNG WXL/ARTIKEL HINZUFÜGEN öffnen Sie folgendes Dialogfenster: Seite 22

22 BUI-Rechnung wxl Über dieses Dialogfenster können Sie die Artikeldaten für Ihre Rechnung etc. erfassen. Zu den Informationen gehören: - Menge - Einheit - Einzelpreis - Beschreibung In die Eingabefelder können Sie die von Ihnen gewünschten Daten erfassen. Bitte beachten Sie:! In die Erfassungsfelder MENGE und EINZELPREIS können nur Zahlenwerte und Kommata eingetragen werden. Alle anderen Eingaben wie z. B. Texte sind nicht zugelassen.! Im Eingabefeld BESCHREIBUNG können Sie Zeilenumbrüche mit Hilfe der <Enter>-Taste vornehmen.! Die vorgenommenen Einträge werden mit dem Button ÜBERNEH- MEN in Ihre Dokumentvorlage übertragen. Das Dialogfenster steht Ihnen für weitere Eingaben wieder zur Verfügung.! Klicken Sie auf BEENDEN, verlassen Sie das Dialogfenster und kehren in das Dokument zurück.! Über den Button ZURÜCKSETZEN werden alle Einträge gelöscht und Sie erhalten ein leeres Dialogfenster.! Mit dem HILFE-Button gelangen Sie jederzeit in die Online-Hilfe Datensatz speichern Einerseits haben Sie die Möglichkeit, Artikel direkt über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/ARTIKEL HINZUFÜGEN einzugeben, zu ändern o- der zu löschen. Andererseits können Sie die Änderungen direkt in der Excel-Datei vornehmen Erstes Speichern Haben Sie die Artikeldaten wie oben beschrieben im Dialogfenster eingegeben, können Sie diese Daten in der beigefügten Excel- Datenbank abspeichern und künftig wieder verwenden. Zum Speichern des aktuellen Artikels klicken Sie auf den Button ALS DATEN- SATZ SPEICHERN. Seite 23

23 BUI-RECHNUNG WXL Als nächstes werden Sie aufgefordert, für den aktuellen Datensatz eine Artikelnummer/Kurzbezeichnung einzugeben: Durch Anklicken des Buttons OK wird der Datensatz abgespeichert, mit dem Button ABBRECHEN gelangen Sie ohne Speicherung der Daten in den Eingabedialog zurück. Bitte beachten Sie: Die hier eingetragene Artikelnummer/Kurzbezeichnung ist das Auswahlkriterium für vorhandene Artikel über das Dropdown-Feld VORHANDENEN AR- TIKEL AUSWÄHLEN Wiederholtes Speichern Haben Sie einen bereits bestehenden Artikel geändert und möchten diese Änderung dauerhaft speichern, klicken Sie ebenfalls auf den Button ALS DATENSATZ SPEICHERN. Als Artikelnummer-/Kurzbezeichnungsvorschlag wird die bereits vorhandene Artikelnummer/Kurzbezeichnung eingetragen. Klicken Sie auf OK, erfolgt anschließend die Sicherheitsabfrage, ob Sie den bestehenden Datensatz überschreiben möchten. Dabei können Sie folgende Optionen wählen:! ABBRECHEN: Ohne die Eingaben zu speichern gelangen Sie zurück in das Dialogfenster! WIEDERHOLEN: Ohne die Eingaben zu speichern gelangen Sie in den Eingabedialog, in dem Sie eine neue Artikelnummer/Kurzbezeichnung eingeben können.! IGNORIEREN: Der aktuelle Artikel wird unter der Artikelnummer/Kurzbezeichnung gespeichert, der "alte" Artikel wird dabei überschrieben. Seite 24

24 BUI-Rechnung wxl Vorhandenen Datensatz auswählen Haben Sie bereits Artikel abgespeichert, können Sie über das Dropdown-Feld VORHANDENEN ARTIKEL AUSWÄHLEN aus den vorhandenen Datensätzen den gewünschten Artikel auswählen Vorhandenen Datensatz löschen Haben Sie einen Artikel aus der bestehenden Excel-Datenbank ausgewählt, können Sie den aufgerufenen Artikel aus der Excel-Datei löschen. Klicken Sie dazu lediglich auf den Button LÖSCHEN und es erscheint folgende Sicherheitsabfrage: Bestätigen Sie die Frage mit JA, wird der Datensatz gelöscht, klicken Sie auf NEIN, wird der Löschvorgang abgebrochen Datensatz in Excel bearbeiten Alternativ können Sie Änderungen in der Excel-Datei direkt vornehmen. Öffnen Sie dazu die Datei RechnungwXL.xls und wechseln Sie in das Tabellenblatt Artikel. Hier können Sie neue Zeilen einfügen, überschreiben und löschen. Bitte beachten Sie:! Verändern Sie nicht den Aufbau der Datei: Das Vertauschen, Löschen oder Hinzufügen von Spalten führt zu falschen Zuweisungen im Eingabedialog zum Erfassen der Artikeldaten.! Die Excel-Datei sollte nicht gleichzeitig mit der Word- Vorlage geöffnet sein, damit keine Konflikte zwischen Excel und dem Aufruf der Excel-Datei aus Word heraus entstehen und somit vorhandene Daten gegenseitig überschrieben werden. Seite 25

25 BUI-RECHNUNG WXL 5.7. Artikel bearbeiten Möchten Sie nachträglich bereits eingetragene Artikel bearbeiten, rufen sie den Menüpunkt RECHNUNG WXL/ARTIKEL BEARBEITEN auf. Im nachfolgenden Dialog geben Sie die laufende Nummer des Artikels aus dem Dokument an, den Sie bearbeiten möchten. Anschließend öffnet sich das Ihnen bereits bekannte Dialogfenster zur Erfassung der Artikel. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf dem Button ÜBERNEHMEN. Bitte beachten Sie: Damit in Word sämtliche Positionen richtig berechnet werden, sollten Sie keine Änderungen direkt im Word-Dokument vornehmen. Sämtliche nachträgliche Änderungen sollten immer über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/ARTIKEL BEARBEITEN durchgeführt werden. Nur dadurch ist sichergestellt, dass alle Berechnungen korrekt durchgeführt werden Artikel löschen Möchten Sie einen in Ihrem Dokument bereits eingetragenen Artikel löschen, rufen Sie dazu den Menüpunkt RECHNUNG WXL/ARTIKEL LÖ- SCHEN auf. Im nachfolgenden Dialog geben Sie die laufende Nummer des Artikels aus dem Dokument an, den Sie löschen möchten. Seite 26

26 BUI-Rechnung wxl Nach dem Löschen werden die Positionen neu durchnummeriert. Bitte beachten Sie: Damit in Word sämtliche Positionen richtig berechnet werden, sollten Sie keine Löschung direkt im Word-Dokument vornehmen. Sämtliche Löschungen sollten immer über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/ARTIKEL LÖSCHEN durchgeführt werden. Nur dadurch ist sichergestellt, dass alle Berechnungen korrekt durchgeführt werden Zwischensummen einfügen Über diesen Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, zum Abschluss jeder Seite eine Zwischensumme einzufügen. Anschließend erfolgt ein Seitenwechsel und am Anfang der darauf folgenden Seite erscheint in der ersten Zeile der Hinweis Übertrag. Bitte beachten Sie: Haben Sie Zwischensummen eingefügt, können keine Änderungen/Löschungen in den Artikeln vorgenommen werden. Dazu werden die Zwischensummen wieder aufgehoben. Im Anschluss müssen die Seite 27

27 BUI-RECHNUNG WXL Zwischensummen nochmals über den Menüpunkt eingefügt werden Zwischensummen löschen Das Löschen der Zwischensummen erfolgt über diesen Menüpunkt. Alle mit dem Menüpunkt RECHNUNG WXL/ZWISCHENSUMMEN EINFÜGEN erstellen Seitenwechsel werden aufgehoben Dokument drucken Über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/DOKUMENT DRUCKEN können Sie das aktuelle Dokument ausdrucken. Dabei werden die Standardeinstellungen von Word für die Druckausgabe übernommen. Lediglich die Anzahl der zu druckenden Dokumente wird hierbei Ihren individuellen Einstellungen entnommen. Über die Einstellungsmöglichkeiten können Sie sich im Kapitel Druck auf Seite 38 informieren Dokument öffnen Um vorhandene Dokumente zu öffnen, rufen Sie den Menüpunkt RECHNUNG WXL/DOKUMENT ÖFFNEN auf. Sie gelangen dabei direkt in das Unterverzeichnis, welches Sie für das Speichern des jeweiligen Dokumentes (Rechnung, Angebot, Brief etc.) vorgesehen haben. Über die Einstellungsmöglichkeiten können Sie sich im Kapitel Speicheroptionen auf Seite 36 informieren. Es öffnet sich folgendes Dialogfenster: Wählen Sie aus, welche Art von erstellen Dokumenten Sie öffnen möchten. Anschließend erscheint nachfolgendes Dialogfenster: Seite 28

28 BUI-Rechnung wxl Hier können Sie das gewünschte Dokument öffnen Dokument speichern Über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/DOKUMENT SPEICHERN können Sie das aktuelle Dokument speichern. Dabei werden automatisch Ihre individuellen Einstellungsmöglichkeiten bezüglich Laufwerk, Verzeichnis, Zusammensetzung des Dokumentnamens berücksichtigt. Es öffnet sich anschließend das Dialogfenster zum Speichern von Dateien. Sie befinden sich automatisch in dem von Ihnen vorgegebenen Verzeichnis und ein Dokumentname entsprechend Ihren Vorgaben wird vorgeschlagen. Sie müssen lediglich das Speichern mit OK bestätigen. Seite 29

29 BUI-RECHNUNG WXL Über die Einstellungsmöglichkeiten können Sie sich im Kapitel Speicheroptionen auf Seite 36 informieren Einstellungen ändern Innerhalb von BUI-Rechnung wxl können Sie verschiedene Grundeinstellungen vornehmen. Diese beziehen sich auf - Vorgänge - Kunden - Mehrwertsteuer - Einheiten/Währung - Speichern - Drucken/Ansicht - Datenbank - Zahlungsbedingungen Die unterschiedlichen Einstellungsoptionen werden Ihnen in den folgenden Kapiteln vorgestellt. Die Grundeinstellungen können Sie durch Aufruf des Menüpunktes RECHNUNG WXL/EINSTELLUNGEN ÄNDERN aufrufen Vorgänge Einstellungen zu den Vorgängen nehmen Sie im ersten Register VORGÄNGE vor: Seite 30

30 BUI-Rechnung wxl Bestehende Vorgänge ändern Zunächst haben Sie für die bestehenden Vorgänge die Möglichkeit, den Aufbau der jeweiligen Vorgangs-Nummer individuell zu gestalten.! Wählen Sie zunächst den gewünschten Vorgang aus (z. B. Rechnung)! In den Eingabefeldern PRÄFIX, LFD. NUMMER und SUFFIX werden Ihnen die aktuellen Einstellungen angezeigt. So wird beispielsweise aus dem Präfix R-, der lfd. Nummer 0001 und dem Suffix die Rechnungsnummer R generiert.! Ändern Sie zunächst den PRÄFIX nach Ihren individuellen Vorstellungen. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass ein Präfix eingesetzt wird.! Unter LFD. NUMMER erscheint die nächste zu vergebene Vorgangsnummer. Durch ein Verändern dieser Einstellung können Sie künftige Vorgangsnummern verändern. Beachten Sie jedoch, dass es gesetzlich vorgeschrieben ist, eine fortlaufende Rechnungsnummer zu verwenden. Nach Möglichkeit sollten Sie diese Einstellung nicht verändern. Durch die Anzahl der Stellen (z. B. durch führende Nullen) legen Sie auch gleichzeitig das Format der Vorgangsnummer fest.! Ändern Sie den SUFFIX nach Ihren individuellen Vorstellungen. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass ein Suffix eingesetzt wird.! Damit diese Änderungen abgespeichert werden, klicken Sie anschließend unbedingt auf den Button ÄNDERN. Allein durch das Verändern der Inhalte in den Eingabefeldern werden die Änderungen nicht gespeichert Neuen Vorgang anlegen Standardmäßig werden Ihnen die Vorgänge - Rechnung - Angebot - Lieferschein zur Verfügung gestellt. Sie können jedoch auch noch eigene Vorgänge definieren, wie z. B. Gutschriften, Stornorechnungen usw. Dazu stehen Ihnen im unteren Bereich des Dialogfensters Eingabefelder zur Verfügung.! Geben Sie zunächst die Bezeichnung des neuen Vorgangs ein. Bitte beachten Sie, dass diese Bezeichnung später im Rechnungsformular als Vorgangstext angezeigt wird.! Als nächstes geben Sie, soweit gewünscht, einen Präfix und/oder Suffix für den neuen Vorgang ein. Seite 31

31 BUI-RECHNUNG WXL! Zum Schluss wählen Sie die Startposition der fortlaufenden Vorgangsnummer. Beachten Sie, dass durch führende Nullen das Format der Vorgangnummer festgelegt wird.! Anschließend klicken Sie auf den Button HINZUFÜGEN, damit der neue Vorgang auch dauerhaft gespeichert ist Bestehenden Vorgang löschen Wählen Sie aus den vorhandenen Vorgängen den zu löschenden Vorgang aus und klicken Sie anschließend auf den Button LÖSCHEN. Nachfolgende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie zum endgültigen Löschen des Vorgangs. Bitte beachten Sie: Der Vorgang Rechnung kann nicht gelöscht werden Kunden Einstellungen, die Kunden betreffen, nehmen Sie im zweiten Register KUNDEN vor: Kundennummer Die Zusammenstellung der Kundennummer können Sie individuell gestalten:! In den Eingabefeldern PRÄFIX, LFD. NUMMER und SUFFIX werden Ihnen die aktuellen Einstellungen angezeigt. Seite 32

32 BUI-Rechnung wxl So wird beispielsweise aus dem Präfix K und der lfd. Nummer die Kundennummer K10001 generiert.! Ändern Sie zunächst den PRÄFIX bzw. SUFFIX nach Ihren individuellen Vorstellungen. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass ein Präfix/Suffix eingesetzt wird.! Unter LFD. NUMMER erscheint die nächste zu vergebene Kundennummer. Durch ein Verändern dieser Einstellung können Sie künftige Kundennummern verändern. Durch die Anzahl der Stellen (z. B. durch führende Nullen) legen Sie auch gleichzeitig das Format der Kundennummer fest.! Damit diese Änderungen abgespeichert werden, klicken Sie anschließend unbedingt auf den Button ÄNDERN. Allein durch das Verändern der Inhalte in den Eingabefeldern werden die Änderungen nicht gespeichert Anrede Bestehende Anreden können gelöscht werden bzw. neue Anreden hinzugefügt werden. Bei der Auswahl einer bestehenden Anrede wird der Button LÖSCHEN aktiviert. Durch Anklicken des Buttons wird - nach entsprechender Sicherheitsabfrage - die ausgewählte Anrede gelöscht. Geben Sie in das Dropdown-Feld eine neue Anrede ein, wird der Button HINZUFÜGEN aktiviert. Durch Anklicken des Buttons wird die neue Anrede angehängt Titel Bestehende Titel können gelöscht werden bzw. neue Titel hinzugefügt werden. Die Vorgehensweise ist analog zur Anrede (siehe vorheriges Kapitel). Seite 33

33 BUI-RECHNUNG WXL Mehrwertsteuer Einstellungen zur Mehrwertsteuer nehmen Sie im dritten Register MEHRWERTSTEUER vor: Standardmäßig sind die derzeit aktuellen Mehrwertsteuersätze 0, 7 und 16 % hinterlegt. Sollten sich künftig Mehrwertsteuersätze ändern, können Sie einerseits bestehende Mehrwertsteuersätze löschen, andererseits neue Mehrwertsteuersätze anlegen Mehrwertsteuersatz löschen Zum Löschen eines vorhandenen Mehrwertsteuersatzes wählen Sie zunächst den zu löschenden Mehrwertsteuersatz im Drowpdown- Feld aus. Anschließend klicken Sie auf den Button LÖSCHEN. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit JA bzw. brechen Sie die Aktion mit NEIN ab Mehrwertsteuersatz hinzufügen Einen neuen Mehrwertsteuersatz können Sie hinzufügen, indem Sie in dem Dropdown-Feld den neuen Satz eingeben. Bitte tragen Sie nur die Ziffer ein, d. h. ohne %-Zeichen, damit die korrekte Weiterverarbeitung gewährleistet ist. Schließen Sie die Eingabe durch Anklicken des Buttons HINZUFÜGEN ab. Seite 34

34 BUI-Rechnung wxl Ausgabetext bei 0 % Mehrwertsteuer In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass Sie keine Mehrwertsteuer in Ihrer Rechnung ausweisen: 1. Wenn Ihr Gewerbe einen bestimmten Mindestumsatz nicht ü- berschreitet, sind Sie nicht zur Berechnung einer Mehrwertsteuer verpflichtet. 2. Bei Bauleistungen unter Handwerkern wird keine Mehrwertsteuer verrechnet. In beiden Fällen ist ein entsprechender Hinweis unterhalb der Rechnung anzubringen. Welcher Text standardmäßig bei einer Rechnung ohne Mehrwertsteuerausweis angezeigt werden soll, können Sie im Dropdown-Feld auswählen. In Zweifelsfragen informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater Einheiten/Währung Bestehende Einheiten können gelöscht werden bzw. neue Einheiten hinzugefügt werden. Bei der Auswahl einer bestehenden Einheit wird der Button LÖSCHEN aktiviert. Durch Anklicken des Buttons wird - nach entsprechender Sicherheitsabfrage - die ausgewählte Einheit gelöscht. Seite 35

35 BUI-RECHNUNG WXL Geben Sie in das Dropdown-Feld eine neue Einheit ein, wird der Button HINZUFÜGEN aktiviert. Durch Anklicken des Buttons wird die neue Einheit angehängt. Im Eingabefeld WÄHRUNGSZEICHEN können Sie ein neues Währungskennzeichen eintragen. Dadurch haben Sie einerseits die Möglichkeit zwischen den Zeichen und EUR zu wechseln, andererseits können Sie so auch Dokumente in Fremdwährungen ausstellen wie z. B. $ etc. Die Änderung übernehmen Sie durch Anklicken des Buttons ÄN- DERN Speicheroptionen Das Speichern von Dateien unter Word ist nicht immer einfach: Sie müssen zunächst das gewünschte Laufwerk und Verzeichnis wählen und anschließend einen Dateinamen vergeben. Um Ihnen diese Arbeit zu erleichtern, können Sie bestimmte Vorgaben definieren, so dass Ihnen mit dem Speichern der Dokumente über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/SPEICHERN das richtige Verzeichnis und ein Dateiname vorgeschlagen werden. Sie brauchen nur noch mit OK ZU bestätigen. Die Einstellungen zum Speichern von Dokumenten nehmen Sie im vierten Register SPEICHEROPTIONEN vor: Seite 36

36 BUI-Rechnung wxl Speicherverzeichnis Das Speicherverzeichnis können Sie für die unterschiedlichen Vorgänge getrennt festlegen. So können beispielsweise Rechnungen in einem anderen Verzeichnis gespeichert werden als Angebote.! Wählen Sie zunächst den VORGANG aus, für den Sie das Speicherverzeichnis ändern möchten.! Klicken Sie auf den Button SUCHEN und wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis aus. Wichtig ist, dass das Zielverzeichnis vorher eingerichtet sein muss. Die anschließende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie bitte, wenn Ihre Eingabe dauerhaft gespeichert werden soll.! Klicken Sie auf den Button LÖSCHEN um die Eintragung zu entfernen. Beim Öffnen bzw. Speichern von Dateien gelangen Sie automatisch im Standard-Arbeitsverzeichnis Zusammensetzung des Dateinamens Auch die Zusammensetzung des Dateinamens, der Ihnen beim Speichern vorgeschlagen wird, kann von Ihnen individuell zusammengestellt werden. Sie können dabei aus den folgenden Komponenten auswählen: - Kundenkurzbezeichnung - Kundennummer - Vorgangsnummer - Datum Maximal können drei Komponenten miteinander kombiniert werden. Wählen Sie unter 1. KOMPONENTE den ersten Teil des Dokumentnamens aus usw. Zudem können Sie bestimmen, mit welchem Trennzeichen die einzelnen Komponenten voneinander getrennt werden sollen. Damit die Änderungen abgespeichert werden, klicken Sie zum Abschluss auf den Button ÄNDERN. Bitte beachten Sie: Diese Einstellung wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Speichervorgang über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/SPEICHERN aufrufen. Seite 37

37 BUI-RECHNUNG WXL Drucken/Ansicht Die Einstellungen zum Drucken von Dokumenten nehmen Sie im Register DRUCKOPTIONEN vor: Hierüber können Sie einstellen, wie viele Exemplare des gewählten Dokuments gedruckt werden sollen. Die Standardeinstellung ist 2. Sie können mit Hilfe des Dropdown-Feldes eine andere Zahl auswählen. Damit die Änderung gespeichert wird, klicken Sie auf den Button ÄNDERN. Bitte beachten Sie: Diese Einstellung wirkt sich nur dann aus, wenn Sie den Druckvorgang über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/DRUCKEN aufrufen. Im unteren Bereich Bildschirmansicht können Sie bestimmen, ob die Gitternetzlinien für die Tabellenbegrenzungen ein- bzw. ausgeblendet sind, oder ob die Textmarken sichtbar oder unsichtbar sein sollen. Ein Einblenden dieser Bildschirmelemente ist lediglich dann sinnvoll, wenn Sie die Dokumentvorlage bearbeiten müssen, um sie Ihren Vorstellungen anzupassen Datenbank Die Kunden- und Artikeldaten werden in einer Excel-Datei abgespeichert. Diese Excel-Datei hat in der Standardauslieferung den gleichen Dateinamen wie die Dokumentvorlage (z. B. RechnungwXL.xls - RechnungwXL.dot). Lediglich in der Dateiendung unterscheiden Seite 38

38 BUI-Rechnung wxl sich diese Dateien. Sie können alternativ auch eine Excel-Datei verwenden, die einen anderen Dateinamen hat. Wichtig ist jedoch, dass der Aufbau der Excel-Datei der mitgelieferten Vorlage entspricht. Wichtiger ist jedoch diese Möglichkeit, wenn Sie für unterschiedliche Vorgänge verschiedene Dokumentvorlagen erstellen. Beispiel: Für Angebote benötigen Sie nach Zusammenstellung der Artikel einen ausführlichen, erläuternden Text. Diesen fügen Sie einmalig in ein Dokument ein und speichern sich dies als neue Dokumentvorlage z. B. unter dem Namen Angebot.dot ab. Um auf dieselben Kundenund Artikeldaten zurückgreifen zu können wie für die Rechnungen, können Sie unter DATENBANK die Excel-Datei für die Rechnungen auswählen Zahlungsbedingungen Im letzten Register können Sie Einstellungen zu den Zahlungsbedingungen vornehmen. Im oberen Bereich legen Sie den Skontobetrag und das Zahlungsziel in Tagen fest. Die Tage werden anschließend, ausgehend vom aktuellen Datum, in ein Datum umgerechnet. Seite 39

39 BUI-RECHNUNG WXL Im unteren Teil legen Sie fest, welche Voreinstellungen beim Anlegen eines neuen Vorgangs bereits angeklickt sind. Dadurch soll vermieden werden, dass Sie immer wieder die gleichen Einstellungen im Dialogfenster VORGANG manuell eingeben müssen Speichern der Einstellungen Alle von Ihnen vorgenommen Einstellungen werden in der mitgelieferten INI-Datei hinterlegt. Diese INI-Datei hat den gleichen Namen wie die Dokumentvorlage, unterscheidet sich lediglich durch die Dateiendung (z. B. RechnungwXL.ini - RechnungwXL.dot). Die Einstellungen können auch direkt in der INI-Datei vorgenommen werden. Dies sollte jedoch nur durch versierte Anwender erfolgen Hilfe Die Online-Hilfe können Sie jederzeit über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/HILFE aufrufen. Dort stehen sämtliche Informationen über BUI- Rechnung wxl zur Verfügung Info Über den Menüpunkt RECHNUNG WXL/INFO können Sie sich anzeigen lassen, mit welcher BUI-Rechnung wxl-version Sie zur Zeit arbeiten. Seite 40

40 BUI-Rechnung wxl Ferner finden Sie Informationen darüber, ob es sich bei der installierten Version um eine Shareware-Version oder um eine lizenzierte Version handelt. Bei einer lizenzierten Version steht der Lizenznehmer und das Registrierdatum. Seite 41

41 BUI-RECHNUNG WXL ANPASSEN DER DOKUMENTVORLAGE AN INDIVIDUELLE BEDÜRFNISSE 6. Anpassen der Dokumentvorlage an individuelle Bedürfnisse BUI-Rechnung wxl ist eine Word-Dokumentvorlage, die mit einer Reihe von zusätzlichen, in VBA programmierten Funktionalitäten ausgestattet ist. Trotzdem haben Sie die Möglichkeit, die Dokumentvorlage soweit anzupassen, dass Ihr individuelles Brieflayout in diese Vorlage eingefügt werden kann Voraussetzungen Die Ihnen zur Verfügung gestellte Dokumentvorlage BUI- Rechnung wxl ist ein "Rohling", der von Ihnen weiterverarbeitet werden kann. Beachten Sie bitte folgenden Hinweis: 1. Die Dokumentvorlage kann auch unter einem anderen Namen abgespeichert werden. Bitte beachten Sie bei der Umbenennung darauf, dass die INI-Datei und ggf. die Excel-Datei den selben Namen (mit entsprechend anderer Endung) erhalten wie die Dokumentvorlage. Ansonsten erhalten Sie Fehlerhinweise, dass die Dateien nicht gefunden werden. Dies ist insbesondere bei der INI-Datei wichtig, da darin alle Einstellungen hinterlegt sind. Die Excel-Datei kann einen anderen Namen haben, soweit Sie unter Einstellungen auf diese veränderten Dateinamen verweisen (siehe Kapitel Datenbank auf Seite Damit die Informationen aus dem Dialogfenster VORGANG ER- FASSEN ordnungsgemäß in das Rechnungsformular eingetragen werden, sind Textmarken an den Positionen hinterlegt, an denen die Informationen eingefügt werden sollen. Diese Textmarken dürfen nicht gelöscht werden bzw. müssen bei einer Änderung der Dokumentvorlage entsprechend angepasst werden. Das Dialogfenster VORGANG ERFASSEN erwartet folgende Textmarken:! Vorgang, für die Vorgangsbezeichnung wie z. B. Rechnung! Nummer, für die Vorgangsnummer wie z. B. Rechnungsnummer! Datum, für das jeweilige Datum wie z. B. Rechnungsdatum Existieren diese Textmarken nicht in Ihrer überarbeiteten Dokumentvorlage, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, wenn Sie das Dialogfenster VORGANG ERFASSEN mit ÜBERNEHMEN abschließen. Zum Einfügen von nicht vorhandenen Textmarken gehen Sie mit dem Cursor an die Position im Dokument, wo der entsprechende Inhalt dargestellt werden soll. Rufen Sie dort den Me- Seite 42

42 BUI-Rechnung wxl ANPASSEN DER DOKUMENTVORLAGE AN INDIVIDUELLE BEDÜRFNISSE nüpunkt EINFÜGEN/TEXTMARKE auf und vergeben Sie den fehlenden Namen der Textmarke und klicken Sie anschließend auf HINZUFÜGEN. 3. Ebenfalls werden die Informationen aus dem Dialogfenster KUNDENDATEN ERFASSEN über Textmarken im Dokument eingefügt:! Adresse, für die von Ihnen eingegebene Adresse! Kundennummer, für die jeweilige Kundennummer! Ansprache, für die individuelle Ansprache, soweit gewünscht Bei der Adresse gilt es zu beachten, dass der einzufügende Inhalt aus mehreren Zeilen besteht. Deshalb sollte die Textmarke Adresse in einer Tabelle, genauer einer Zelle stehen, damit durch die mehrzeiligen Adresstexte keine unerwünschten Verschiebungen innerhalb des Dokumentes erzeugt werden. Existieren diese Textmarken nicht, erhalten sie nach Abschluss der Eingaben über KUNDENDATEN ERFASSEN einen entsprechenden Fehlerhinweis. Fügen Sie dann wie unter 2. beschrieben die fehlenden Textmarken ein. 4. Die Tabelle, in der die Artikel eingefügt und der Rechnungsbetrag berechnet wird, sollte von Ihnen nicht verändert werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die VBA-Programme nicht korrekt arbeiten und es zu fehlerhaften Berechnungen kommen kann. Beschränken Sie Ihre Änderungen auf folgende Möglichkeiten:! Formatieren der Schriftart! Verändern der Spaltenbreite Bitte beachten Sie:! Löschen Sie keine Spalten oder Zeilen! Fügen Sie keine neuen Spalten oder Zeilen hinzu! Löschen Sie keine Textmarken! Verändern Sie keine Berechnungen! Verändern Sie keine Verweise! Verändern Sie keine sonstigen Felder Sollten Sie einen individuellen Anpassungsbedarf haben werden wir Ihnen gerne behilflich sein. Beachten Sie dazu bitte den Hinweis im nachfolgenden Kapitel. 5. Zusätzliche Texte können jederzeit und überall eingetragen werden. Seite 43

43 BUI-RECHNUNG WXL ANPASSEN DER DOKUMENTVORLAGE AN INDIVIDUELLE BEDÜRFNISSE 6.2. Service von bui-it.de Als zusätzlichen Service bieten wir Ihnen an:! Anpassung der Dokumentvorlage BUI-Rechnung wxl an Ihre individuellen Bedürfnisse. Dazu benötigen wir von Ihnen eine Vorlage (als Datei oder in Papierform).! Integration der Funktionalitäten von BUI-Rechnung wxl in eine bereits bestehende Dokumentvorlage. Dazu benötigen wir von Ihnen die bestehende Dokumentvorlage.! Weitere Anpassungen innerhalb der Dokumentvorlage und VBA- Programme, die speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sollten Sie den zusätzlichen Service von bui-it.de in Anspruch nehmen wollen, setzen Sie sich unverbindlich mit uns in Verbindung. Wir können mit Ihnen alles Weitere telefonisch oder schriftlich Abklären und Ihnen ein individuelles Angebot über die Höhe der zusätzlichen Kosten erstellen. Die Adresse finden Sie am Ende des Handbuches. Wir bitten Sie, nach Möglichkeit per Kontakt aufzunehmen, da wir so die Anfragen besser bearbeiten können. Seite 44

44 BUI-Rechnung wxl SHAREWARE-VERSION UND REGISTRIERUNG 7. Shareware-Version und Registrierung Alle von bui-it.de erstellten Produkte werden als Shareware-Version im Internet zur Verfügung gestellt. Damit haben Sie ausreichend Möglichkeit, die Funktionalitäten in Ihrer Rechnerumgebung zu testen. Die Shareware-Versionen besitzen den vollen Funktionsumfang. Alle Shareware-Versionen können maximal 30 Tage benutzt werden. Danach werden Sie ohne Registrierung für Sie unbrauchbar. Gegen eine Gebühr können Sie sich registrieren lassen. Eine Registrierung ist über das Internet unter möglich. Dort füllen Sie das entsprechende Bestellformular aus. Anschließend erhalten Sie eine Mitteilung, die Registrierungsgebühr auf das angegebene Konto zu überweisen. Nach Zahlungseingang werden wir Ihnen den UserName und RegKey zusenden. Rufen Sie den Registrierungs- Dialog entweder über den Startbildschirm oder über RECHNUNG WXL/HILFE auf und geben Sie die Ihnen zugesandten Angaben ein: Danach ist die Anwendung unbegrenzt nutzbar. Die Lizenz ist gültig für einen PC-Arbeitsplatz. Bei Verwendung der Vorlage an mehreren PCs müssen Sie eine entsprechende Anzahl von Lizenzen erwerben. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an uns, Seite 45

45 BUI-RECHNUNG WXL SHAREWARE-VERSION UND REGISTRIERUNG wir werden Ihnen für die von Ihnen gewünschte Anzahl von Lizenzen ein individuelles Angebot zusenden. Wir versenden mit der Registrierung keine neuen Dokumentvorlagen an Sie, sondern Sie schalten sich Ihre vorhandene Vorlage mit dem UserName und dem RegKey frei. Dies hat den Vorteil, dass von Ihnen bereits vorgenommene individuelle Anpassungen nicht nochmals in eine "neue" Vorlage übertragen werden müssen. Sie können so bereits bestehende Vorlagen weiterverwenden. Seite 46

46 BUI-Rechnung wxl TECHNISCHER SUPPORT 8. Technischer Support Gerne sind wir bereit, Fragen zur Dokumentvorlage und deren Einbindung in Word zu beantworten. Am Ende des Handbuchs finden Sie die Adresse. Bitte beachten Sie, dass wir nur Anfragen via beantworten können. Alternativ können Sie auch unser Kontaktformular unter nutzen. Wir werden Ihre Anfragen schnellstmöglich beantworten. Da wir aufgrund der begrenzten Mitarbeiterkapazitäten und des günstigen Verkaufspreises keinen telefonischen Support zur Verfügung stellen können, bitten wir um Verständnis für dieses Vorgehen. Wir rufen Sie jedoch gerne an, soweit sich die Fragen nicht per E- Mail beantworten lassen. Um unsere Produkte ständig zu verbessern, sind wir auf Ihre Mithilfe angewiesen: Teilen Sie uns Fehler mit, die Ihnen im alltäglichen Gebrauch auffallen. Selbst das intensivste Testen der Anwendungen garantiert nicht für einen fehlerfreien Ablauf. Teilen Sie uns den aufgetretenen Fehler nach Möglichkeit, in welchem Zusammenhang er aufgetreten ist und Ihre Word-Version mit. Wir werden versuchen, den Fehler zu bereinigen. Seite 47