1 Einleitung neue Dateiformate PDF-Format Markierungen

Transkript

1 1 Einleitung Lernziele neue Dateiformate kennen im PDF-Format speichern Markierungen setzen Lerndauer 4 Minuten Seite 1 von 16

2 2 Neue Dateiformate Dieses Word-Dokument ist zwar fast fertig, aber noch nicht gespeichert.» Um dies nachzuholen, klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche links oben in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Seite 2 von 16

3 » Seit Office 2007 nutzen die Anwendungen neue Dateiformate. Für Word-Dokumente lautet die Dateinamenerweiterung *.docx. Dementsprechend haben sich auch die Formate für Excel und PowerPoint geändert. Öffnen Sie jetzt das Listenfeld Dateityp. Wollen Sie Ihr Dokument jemandem geben, der mit einer älteren Office-Version arbeitet? Dann nutzen Sie hier den Eintrag Word Dokument. Tipp Ältere Office-Versionen Um ein Dokument in einem der neuen Formate in einer älteren Office-Version zu öffnen, benötigen Sie einen Konverter. Er lässt sich kostenlos von der Microsoft-Internetseite herunter laden. Außerdem können Sie Ihr Dokument jetzt auch im Betriebssystem-übergreifenden PDF-Format oder als Open Document speichern. Seite 3 von 16

4 » Aktivieren Sie jetzt den Eintrag PDF. Seite 4 von 16

5 » Außerdem können Sie entscheiden, ob das Dokument sofort im Adobe Reader angezeigt werden soll. Über die Optionen lassen sich weitere Einstellungen vornehmen. Seite 5 von 16

6 Nach Eingabe des Dateinamens können Sie das PDF erzeugen. Klicken Sie für diesen Zweck auf Speichern. Seite 6 von 16

7 » Dokumente im PDF-Format lassen sich unabhängig vom Erstellungsprogramm nutzen und sehen auf allen Betriebssystemen gleich aus. Sie lassen sich allerdings nur eingeschränkt weiter bearbeiten. Tipp PDF erstellen Eine weitere Möglichkeit zur Erstellung eines PDF oder zur Änderung des Dateityps finden Sie in der Backstage-Ansicht auf der Seite Freigeben. Seite 7 von 16

8 » Öffnen Sie den Speicher-Dialog erneut, aber diesmal über die Backstage-Ansicht: Klicken Sie auf Datei und anschließend auf Speichern.» Öffnen Sie den Speicher-Dialog erneut, aber diesmal über die Backstage-Ansicht: Klicken Sie auf Datei und anschließend auf Speichern. Seite 8 von 16

9 3 Markierungen setzen Unterhalb des Dateityps können Sie einen Autoren-Namen eingeben, einen Titel oder Markierungen für die Schlagwortsuche.» Klicken Sie in das Feld Markierungen und geben Sie das Schlagwort Quartal1 ein. Seite 9 von 16

10 » Klicken Sie in das Feld Markierungen und geben Sie das Schlagwort Quartal1 ein.» Weitere Stichworte trennen Sie mit einem Semikolon. Tipp Markierungen Wollen Sie nach dem Speichern Markierungen ergänzen, markieren Sie die Datei im Windows Explorer. Dann können Sie im Detailbereich des Explorers weitere Schlagworte eingeben.» Damit das Dokument gespeichert werden kann, wird hier noch der Dateiname ergänzt. Speichern Sie jetzt das Dokument im aktuellen docx-format. Seite 10 von 16

11 » Die Markierungen lassen sich im Explorer als eigene Spalte einblenden und mit der geschickten Vergabe von Schlagworten können Sie ein Dokument schnell wiederfinden.» Probieren Sie es aus: Öffnen Sie das Startmenü und geben Sie in das Suchfeld Quartal1 Seite 11 von 16

12 ein.» Probieren Sie es aus: Öffnen Sie das Startmenü und geben Sie in das Suchfeld Quartal1 ein. Seite 12 von 16

13 » Sofort haben Sie die Datei gefunden eine wunderbare Möglichkeit zur Beschleunigung der Suche. Bitte beantworten Sie zum Abschluss eine Frage: Über welche Seiten in der Backstage-Ansicht können Sie ein Dokument in das PDF-Format umwandeln? Seite 13 von 16

14 4 Zusammenfassung Neue Dateiformate Ab Office 2007 nutzen die einzelnen Anwendungen neue Dateiformate, z.b. *.docx für Wordoder *.pptx für PowerPoint-Dokumente. Ein Speichern im alten Format (z.b. *.doc für Word) ist weiterhin möglich. Neue Dateiformate PDF-Format Aus den Office-Anwendungen lassen sich Dokumente im PDF-Format erstellen. Dafür stellen Sie im Speichern unter-dialog den Dateityp auf PDF. PDF-Format Seite 14 von 16

15 Markierungen setzen Im Dialog Speichern unter lassen sich Schlagworte als Markierungen eingeben. Diese können Sie in das Windows-Suchfeld eingeben und so die Suche erheblich beschleunigen. Markierungen setzen Seite 15 von 16

16 Klicken Sie auf einen Lerninhalt, um eine kurze Zusammenfassung einzublenden. Damit kennen Sie die neuen Dateiformate, können eine Datei im PDF-Format abspeichern und Ihr Dokument mit Markierungen versehen. Seite 16 von 16