audimexsd Handbuch audimex ag Stettenstraße Augsburg

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1 Handbuch audimex ag Stettenstraße Augsburg Stand:

2 Inhalt 1 Systemkonfiguration Stammdaten Konfiguration Prüffelder erfassen Risikomodelle Auswertungen MS-Word Berichte Bedienung Starten der Anwendung Einloggen in audimexsd Menü und Navigation Passwort ändern Schnelle Online-Hilfe mit Tipps, Hinweisen und Ideen Risikobewertung Planung Prüfungsabbruch Prüfungsvorbereitung Dokumente verwalten Wissensbasis Prüfungsdurchführung Arbeiten im Netz Lokales Arbeiten Berichterstellung Follow Up (Wiedervorlage) Auswertungen Weitere Informationsquellen Seite 2 von 77

3 1 Systemkonfiguration 1.1 Stammdaten Prüfer Doppelklick auf einen Benutzer ermöglicht dessen Konfiguration Ist Audit Manager Die Benutzer, die das Häkchen Ist Audit Manager aktiviert haben, haben erweiterte Berechtigungen. Sie können: Daten von vertraulichen Prüfungen einsehen, selbst wenn Sie nicht der Prüfung zugewiesen sind (Nicht beendete) Prüfungen löschen (allerdings nur, wenn in den Systemeinstellungen das Häkchen bei Audit Manager darf Prüfungen löschen gesetzt ist) Änderungen von Dokumenten im Bearbeitungsmodus verwerfen, die von anderen Benutzern durchgeführt wurden (wodurch das Dokument wieder von allen Benutzern bearbeitbar wird) Prüfungsübergreifende Berichte, die der Audit Manager erstellt, beinhalten auch die Daten vertraulicher Prüfungen, sofern er sie ausgewählt hat. Aus Sicherheitsgründen kann die Rolle Audit Manager nur von dem Benutzer Admin vergeben werden Ist Stammdatenverwalter Bestimmte Bereiche in audimexsd sind nur für Benutzer zugreifbar, die die Rolle Stammdatenverwalter innehaben. Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob ein Benutzer diese Rolle haben soll oder nicht. Stammdatenverwalter können zusätzlich: Alle Stammdaten sehen und bearbeiten Berichte / Umfassende Berichte bearbeiten Systemeinstellungen bearbeiten Farbcodes Die den Prüfungen zugeordneten Prüfer werden in der Planung mit der gewählten Farbe dargestellt Seite 3 von 77

4 Prüfertage pro Jahr Zum Ändern eines bestehenden Eintrags klicken Sie einfach doppelt auf den zu ändernden Eintrag. Zum Setzen der Prüfertage für ein noch nicht angezeigtes Jahr legen Sie einen neuen Eintrag durch Klick auf an. Hier werden die Prüfertage pro Jahr erfasst, aus denen die Auslastung pro Prüfer und die jährliche Prüfkapazität aller Prüfer berechnet und in der Planung wie folgt angezeigt werden: Konfiguration der Prüfer: Benutzername Vorname Nachname Stammdatenververwaltemanager Audit- Aktiv Manager Herbert Manager D D D Jährliche Kapazität: Passwort: Passwort muss beim nächsten Login geändert werden Letzte Passwort Änderung: Mustermann Elke Mustermann D D D Jährliche Kapazität: Passwort: Passwort muss beim nächsten Login geändert werden Letzte Passwort Änderung: Reichmuth Urs Reichmuth D D D Jährliche Kapazität: Passwort: Passwort muss beim nächsten Login geändert werden Letzte Passwort Änderung: Seite 4 von 77

5 1.1.2 Standardprüfungshandbücher Als Voreinstellung ist ein Standardkapitel Feststellungen erfasst. Wenn Sie mit Standardkapiteln arbeiten, benennen Sie bitte dieses Kapitel um und entfernen das Vorbelegungshäkchen, bevor Sie weitere erfassen. Standardkapitel, die in jeder Prüfung erscheinen sollen, definieren Sie mit dem Häkchen Ist Vorbelegung. Feststellungen können nur pro Kapitel erfasst werden: Wenn es kein Vorbelegungs- Standardkapitel gibt, muss in jeder Prüfung ein Kapitel manuell angelegt werden. Konfiguration der Standardprüfungshandbücher: Nr. Name Vorbelegung Aktiv 002 Datenschutz D D 003 Finanzen D D Debitoren D D Forderungen D D Zahlungen D D Gehaltsabrechnung D D Kapitalanlagen D D Bestellung und Bezahlung D D Warenkredit D D Insiderhandel D D 004 HR D D HR Management D D HR Beschäftigte D D 005 IT D D IT Kontrollen D D Backup und Wiederherstellung D D Change Control D D Logical Security D D Problem Management D D System-Dokumentation D D System-Support D D Informationssicherheit der Applikationen D D Zugangssicherheit D D Regeln und Richtlinien D D Physical Location, Zugriff und Schlüssel D D Alarm und Monitoring D D Umweltfaktoren D D Besucherzugang D D 006 Produktion D D Regeln und Richtlinien D D 007 Projekt Management D D 008 Vertrieb D D Partner D D Produkte D D Vertriebsorganisation D D 009 Risiko Management D D 010 IKS D D 001 Feststellungen D D Seite 5 von 77

6 1.1.3 Risikomodelle Aktivieren Sie ein beliebiges inaktives Risikomodell, das Sie sich mit der Filtereinstellung Inaktive Risikomodelle anzeigen lassen und nach Doppelklick mit Setzen des Häkchens Ist Aktiv aktivieren können. Wählen es als Ist Vorbelegung aus. Weitere Einstellungen werden nach der Erfassung von Prüffeldern vorgenommen. Siehe 1.4 Risikomodelle Vorlagen Eine Standardverzeichnis-Ablagestruktur, die für jedes neu erstellte Objekt, z. B. eine Prüfung, generiert wird, wird hier definiert. Hierzu markieren Sie das Objekt links und erfassen die Struktur rechts. Konfiguration der Ablagenstruktur: Name Kapitel Prüfung Prüffeld Feststellung Maßnahme Stellungnahme Vordefinierte Struktur Angeforderte Dokumente Berichte Draft 1 Final Checklisten Prüfungsankündigung Prozessbeschreibung Prüfungstypen Doppelklick auf den jeweiligen Prüfungstyp ermöglicht dessen Konfiguration. In der Grundinstallation (de) ist Standard als ein Prüfungstyp erfasst. Wenn Sie mit Prüfungstypen arbeiten, benennen Sie bitte diesen Typ um und entfernen das Vorbelegungshäkchen, bevor Sie weitere erfassen. Bei der Erstellung einer neuen Prüfung wird der Prüfungstyp, der als Ist Vorbelegung definiert ist, vorbelegt. Die Prüfungen werden in der Kalenderansicht gemäß der Farbe des gewählten Prüfungstyps dargestellt Seite 6 von 77

7 Konfiguration der Prüfungstypen: Nr. Name Vorbelegung Aktiv 01 Konzern Holding D D 02 OE 1 D D 03 OE 2 D D 04 OE 3 D D Prüfungsstatus Doppelklick auf einen Prüfungsstatus ermöglicht dessen Konfiguration und die Anpassung der möglichen Statusübergänge. Jeder Prüfungsstatus gehört zu einer Phase und gibt die Position im Lebenszyklus der Prüfung an. Bei der Erstellung einer neuen Prüfung wird der Prüfungsstatus, der als Ist Vorbelegung definiert ist, vorbelegt. In jeder Phase ändern sich die Operationen, die für eine Prüfung oder damit zusammenhängende Objekte anwendbar sind: Phase Planung Durchführung Follow Up Beendet Abgebrochen Verhalten Planungsrelevantes Verhalten während der Jahresplanung Prüfungsdurchführungsrelevantes Verhalten wie Erstellen und Bearbeiten von Feststellungen und Maßnahmen Nachvollziehbarer Workflow der Maßnahmenbearbeitung (Stellungnahmen) Unveränderbare Archivierung prüfungsrelevanter Informationen und der zur Prüfung verwalteten Dokumente. Maßnahmen einer abgebrochenen Prüfung werden ebenfalls auf abgebrochen gesetzt. Eine abgebrochene Prüfung erfordert einen Abbruchkommentar Seite 7 von 77

8 Konfiguration der Prüfungsstatus: Nr. Name Aktiv Vorbelegung Planung Durchführung Follow-Up Beendet Abgebrochen 01 Planung D D D D D D D Folgestatus: Abgebrochen Folgestatus: Vorbereitung 02 Vorbereitung D D D D D D D Folgestatus: Field Work Folgestatus: Verschoben Folgestatus: Abgebrochen 03 Field Work D D D D D D D Folgestatus: Verschoben Folgestatus: Berichterstellung Folgestatus: Abgebrochen 04 Berichterstellung D D D D D D D Folgestatus: Abgebrochen Folgestatus: Maßnahmenverfolgung Folgestatus: Verschoben 05 Maßnahmenverfolg D D D D D D D ung Folgestatus: Archiviert 06 Archiviert D D D D D D D 98 Verschoben D D D D D D D Folgestatus: Abgebrochen Folgestatus: Vorbereitung 99 Abgebrochen D D D D D D D Wenn Sie einen der Prüfungsstatus Maßnahmenverfolgung oder Archiviert umbenennen, müssen die Filter folgender umfassenden Berichte angepasst werden: Maßnahmen offen und im Follow Up Maßnahmen offen nach Verantwortlicher Maßnahmen offen nach Verfolger Prüfungen Soll/Ist Zeitvergleich Prüffelder mit Feststellungen Feststellungsverursacher ist prüfungsfremdes Prüffeld Prüfungshandbücher mit Feststellungen Prüfungsarten Doppelklick auf eine Prüfungsart ermöglicht ihre Konfiguration. Bei der Erstellung einer neuen Prüfung wird die Prüfungsart, die als Ist Vorbelegung definiert ist, vorbelegt. Konfiguration der Prüfungsarten: Nr. Name Vorbelegung Aktiv 01 Ad Hoc D D 02 Nach Plan D D 03 Nachprüfung D D Seite 8 von 77

9 1.1.8 Prüfungsergebnisse Doppelklick auf ein Prüfungsergebnis ermöglicht seine Konfiguration. Das Ergebnis mit dem kleinsten numerischen Wert ist das beste Ergebnis. Wir empfehlen nicht passende Prüfungsergebnisse umzubenennen, und zwar angefangen beim besten Ergebnis mit dem numerischen Wert 1. Konfiguration der Prüfungsergebnisse: Name Ergebnis (numerisch) Vorbelegung Aktiv Sehr Gut 1 D D Gut 2 D D Befriedigend 3 D D Mangelhaft 4 D D Prüfideeprioritäten Doppelklick auf eine Prüfideepriorität ermöglicht ihre Konfiguration. Bei der Erstellung einer neuen Prüfidee wird die Priorität, die als Ist Vorbelegung definiert ist, gesetzt. Konfiguration der Prüfideeprioritäten: Nr. Name Vorbelegung Aktiv 01 A D D 02 B D D 03 C D D 99 Verworfen D D Feststellungskategorien Doppelklick auf eine Feststellungskategorie ermöglicht dessen Konfiguration. Bei der Erstellung einer neuen Feststellung wird die Kategorie, die als Ist Vorbelegung definiert ist, gesetzt Feststellungsgewichte Doppelklick auf ein Feststellungsgewicht ermöglicht dessen Konfiguration. Bei der Erstellung einer neuen Feststellung wird das Feststellungsgewicht, das als Ist Vorbelegung definiert ist, gesetzt. Die den Feststellungsgewichten zugeordneten Farben können auch in die Word- Revisionsberichtsvorlagen übernommen werden Seite 9 von 77

10 In Wordberichten kann nach Feststellungen mit einem Feststellungsgewicht, welches das Häkchen In Management Summary auflisten aktiviert hat, gefiltert werden. Siehe vorkonfigurierte Berichte Aktivitätenstatus und Maßnahmenauflistung Konfiguration der Feststellungsgewichte: Nr. Name In Vorbelegung Aktiv Management Summary auflisten 01 Unwesentlich D D D 02 Wesentlich D D D 03 Schwerwiegend D D D Maßnahmenstatus Doppelklick auf den jeweiligen Maßnahmenstatus ermöglicht dessen Konfiguration und die Anpassung der möglichen Statusübergänge. Häufig haben Kunden vor der Einführung einer Audit Management Software einen Maßnahmenstatus mit Überfällig gekennzeichnet. Wir empfehlen jedoch, diese Situation aus dem Maßnahmenstatus und dem Fälligkeitsdatum herzuleiten. Eine offene Maßnahme ist überfällig, sobald sie den Zeitpunkt der Fälligkeit überschritten hat. So sind die Maßnahmenstatus immer auf dem aktuellen Stand ohne wenn und aber. Teilweise verwenden Kunden einen Maßnahmenstatus Geschlossen Management akzeptiert Risiko, um eine Maßnahme zu schließen, die von der Revision zwar erfasst wurde, bei der jedoch die Fachabteilung das Risiko statt der Umsetzung akzeptiert. Dieser Status ist vorkonfiguriert und kann bei Bedarf aktiviert werden Ist Vorbelegung Bei der Erstellung einer neuen Maßnahme wird der Maßnahmenstatus, der als Ist Vorbelegung definiert ist, gesetzt Beendet Wenn eine Maßnahme auf einen Maßnahmenstatus von Beendet gesetzt wird, wird das Enddatum automatisch gesetzt und die Maßnahmenbearbeitung ist abgeschlossen Abgebrochen Wenn eine Maßnahme abgebrochen wird, trägt das System Abbrechen der Maßnahme in den Titel der Stellungnahme ein Seite 10 von 77

11 Konfiguration der Maßnahmenstatus: Nr. Name Aktiv Vorbelegung Beendet Abgebrochen 01 Offen D D D D Folgestatus: In Bearbeitung Folgestatus: Geschlossen Folgestatus: Umgesetzt Folgestatus: Geschlossen - Maßnahme nicht mehr zutreffend Folgestatus: Abgebrochen Folgestatus: Geschlossen - Management akzeptiert Risiko 02 In Bearbeitung D D D D Folgestatus: Umgesetzt Folgestatus: Geschlossen Folgestatus: Geschlossen - Management akzeptiert Risiko Folgestatus: Geschlossen - Maßnahme nicht mehr zutreffend Folgestatus: Abgebrochen 03 Umgesetzt D D D D Folgestatus: In Bearbeitung Folgestatus: Geschlossen 05 Geschlossen D D D D 08 Abgebrochen D D D D Folgestatus: In Bearbeitung 06 Geschlossen - Management akzeptiert Risiko D D D D 07 Geschlossen - Maßnahme nicht mehr zutreffend D D D D Wenn Sie den der Maßnahmenstatus Offen oder In Bearbeitung umbenennen oder weitere Maßnahmenstatus hinzufügen, die weder Beendet noch Abgebrochen sind, müssen die Filter folgender umfassenden Berichte angepasst werden: Maßnahmen offen und im Follow Up Maßnahmen offen nach Verantwortlicher Maßnahmen offen nach Verfolger Maßnahmenklassifikation Doppelklick auf eine Maßnahmenklassifikation ermöglicht deren Konfiguration. Bei der Erstellung einer neuen Maßnahme wird die Maßnahmenklassifikation, die als Ist Vorbelegung definiert ist, vorbelegt Seite 11 von 77

12 1.2 Konfiguration Vorlauftage (Wiedervorlage) Die hier eingestellten Vorlauftage gelten für alle Benutzer als Voreinstellung, die bei jedem neuen Aufruf der Wiedervorlage unter Start und unter Follow Up verwendet wird. Konfiguration: Vorlauftage (Wiedervorlage): Name des Jahresplanberichts Mit dem Namen wird die Berichtsvorlage bestimmt, die für die Jahresplanberichterstellung in der Maske Planung/Planung unter Datei/Jahresplanbericht speichern verwendet wird. Eine neue Berichtsvorlage ist unter Berichte zu hinterlegen. Konfiguration: Name des Jahresplanberichts: Jahresplanbericht Geschäftsjahresbeginn Weicht Ihr Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, dann tragen Sie hier den Geschäftsjahresbeginn Ihres Unternehmens ein. Die Geschäftsjahreseinstellung hat Auswirkungen auf die Prüfungsplanung und auf die Master-Filterauswahl in den folgenden Ansichten: Seite 12 von 77

13 Konfiguration: Geschäftsjahresbeginn: Geschäftsjahr: Synchronisationsaktionen für Bewegungsdaten immer anzeigen Treten beim Synchronisieren des Netzwerkdatenbestands Zentral mit dem lokalen Datenbestand Lokal Unstimmigkeiten auf, werden diese als Konflikte angezeigt. Ist der Konfigurationsparameter Synchronisationsaktionen für Bewegungsdaten immer anzeigen aktiviert, wird das Dialogfenster, in dem alle Aktionen im Rahmen der Synchronisation angezeigt und ggf. geändert werden können, bei jeder Synchronisation angezeigt. Ist dieser Konfigurationsparameter deaktiviert, dann wird das angesprochene Dialogfenster nur dann angezeigt, wenn Kollisionen, d.h. also Änderungen ein und desselben Objekts im zentralen wie auch im lokalen Datenbestand, aufgetreten sind. Konfiguration: Wir empfehlen, diesen Parameter zu deaktivieren. Synchronisationaktionen für Bewegungsdaten immer anzeigen Synchronisationsaktionen für Stammdaten vor dem Ausführen der Synchronisation anzeigen Dieser Konfigurationsparameter wird eigentlich nur in Supportfällen benötigt. Aktivieren Sie ihn bitte nur auf Anweisung. Konfiguration: Wir empfehlen, diesen Parameter zu deaktivieren. Synchronisationsaktionen für Stammdaten vor dem Ausführen der Synchronisation anzeigen Aufwand verteilen Mit dem Konfigurationsparameter Aufwand verteilen können die geplanten Aufwände automatisch, gleichmäßig an die der Prüfung zugeordneten Prüfer zugewiesen werden. Dies hat zur Folge, dass Seite 13 von 77

14 - bei Änderung des Wertes Aufwand (geplant) einer Prüfung der neu eingestellte Aufwand gleichmäßig auf alle zugeordneten Prüfer verteilt wird. - Bei Zu- oder Wegordnen eines Prüfers zu oder von der Prüfung der Wert Aufwand (geplant) gleichmäßig auf alle dann zugeordneten Prüfer verteilt wird. Selbst wenn der Konfigurationsparameter aktiviert ist, kann die automatische Zuweisung manuell überschrieben werden: Mit Klick auf das Kapazitätssymbol im Bereich Prüfer können Sie den der Prüfung zugeordneten Prüfern individuell Einsatztage zuweisen: Konfiguration: Aufwand verteilen Seite 14 von 77

15 1.2.7 Prüfungsdetails initial öffnen Wenn der Konfigurationsparameter nicht aktiviert ist, sind die Prüfungsdetails in der Prüfungsansicht einer Prüfung in der Phase Planung aufgeklappt. In allen anderen Phasen des Lebenszyklus einer Prüfung sind die Prüfungsdetails dann initial zugeklappt, können jederzeit aufgeklappt werden. Wenn der Konfigurationsparameter gesetzt ist, werden alle Prüfungen mit aufgeklappten Prüfungsdetails angezeigt. Konfiguration: Prüfungsdetails initial öffnen Filter Maßnahmenverfolger Wenn bei der Wiedervorlage unter Start/Start bzw. unter Follow Up/Wiedervorlage nur die Maßnahmen angezeigt werden sollen, bei denen der eingeloggte Benutzer als Maßnahmenverfolger eingetragen ist, muss dieser Filter aktiviert werden. Konfiguration: Filter 'Maßnahmenverfolger' Risikobewertung automatisch versionieren Sofern dieser Konfigurationsparameter aktiviert ist, wird bei Durchführung einer neuen Risikobewertung der zu ersetzende Risikobewertungsstand automatisch versioniert. Dabei fragt ein Dialog nach einem Versionierungskommentar. Die versionierte Risikobewertung beinhaltet ggf. auch neu erfasste Risiko-Prüffelder. Konfiguration: Risikobewertung automatisch versionieren Risikowert ausschließlich im Risikomodell editierbar Sinnvollerweise werden die Risikowerte der Risiko-Prüffelder ausschließlich in einem Risikomodell editiert. Selbst wenn keine Risikoberechnung der Risikowerte durchgeführt werden soll, kann ein Risikomodell erstellt werden, in dem allen Risiko-Prüffeldern manuell ein Risikowert zugewiesen wird. Hierzu verwenden Sie einfach die Risikomodell Vorlage und geben Ihre Werte manuell in der Spalte Berechneter Risikowert ein Seite 15 von 77

16 Konfiguration: Risikowert ausschließlich im Risikomodell editierbar Doppelklick öffnet Dokumente in der Wissensbasis schreibgeschützt Hier definieren Sie, ob Dokumente der Wissensbasis beim Doppelklick schreibgeschützt oder zur Bearbeitung geöffnet werden. Um versehentliche Änderungen in der Wissensbasis ausschließen zu können, empfehlen wir diesen Konfigurationsparameter zu aktivieren. Konfiguration: Doppelklick öffnet Dokumente in der Wissensbasis schreibgeschützt Dokumente ansehen öffnet die Datei schreibgeschützt Bei aktiviertem Häkchen werden Dokumente per rechter Maustaste und Klick auf Ansehen bzw. Dokumente aus archivierten und abgebrochenen Prüfungen als schreibgeschütztes Dokument geöffnet Seite 16 von 77

17 Bei deaktiviertem Häkchen werden Dokumente per rechter Maustaste und Klick auf Ansehen bzw. Dokumente aus archivierten und abgebrochenen Prüfungen nicht als schreibgeschütztes Dokument geöffnet, es können jedoch keine Änderungen zurück in die Datenbank gespeichert werden. Wir empfehlen dieses Häkchen bei Lotus Notes Anwendern zu deaktivieren, damit die zur Maßnahme hinterlegten s in Lotus Notes geöffnet werden können. Konfiguration: Dokument Ansehen öffnet die Datei schreibgeschützt Auditmanager darf Prüfungen löschen Bei aktiviertem Häkchen darf der Benutzer mit der Rolle Audit Manager diejenigen Prüfungen löschen, die weder in der Phase von Beendet noch in der der Phase Abgebrochen sind. Konfiguration: Auditmanager darf Prüfungen löschen solange sie nicht beendet oder abgebrochen sind Angemeldeter Benutzer ist Maßnahmenverantwortlicher Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, ist beim Erstellen einer Maßnahme der angemeldete Benutzer als Verfolger vorbelegt. Wenn Sie dieses Häkchen entfernen, wird der unter Vorbelegung Maßnahmenverfolger gewählte Benutzer vorbelegt. Sollten Sie keinen Benutzer vorbelegen wollen, entfernen Sie dieses Häkchen und wählen den unter Vorbelegung Maßnahmenverfolger angezeigten Benutzer per Bereinigen unter der Auswahl ab. Konfiguration: Angemeldeter Benutzer ist Maßnahmenverfolger Seite 17 von 77

18 Vorbelegung Maßnahmenverfolger Wenn Sie festlegen möchten, dass ein bestimmter Benutzer immer für die Verfolgung der Maßnahmen zuständig ist, können Sie diesen hier auswählen, nachdem Sie das Häkchen unter Angemeldeter Benutzer ist Maßnahmenverfolger entfernt haben. Sollten Sie keinen Benutzer vorbelegen wollen, entfernen Sie das Häkchen Angemeldeter Benutzer ist Maßnahmenverfolger und wählen den unter Vorbelegung Maßnahmenverfolger angezeigten Benutzer per Bereinigen unter der Auswahl ab. Konfiguration: Vorbelegung Maßnahmenverfolger: Formatierung des Namens von Objekten in der Dokumentenansicht Hier wird für die Objekte im Fenster Dokumente definiert, wie der Titel angezeigt werden soll. Die Zeichen {0} stehen für die Nummer und {1} für den Namen. Diese Zeichenfolgen dürfen nicht geändert werden, ansonsten dürfen aber beliebige Texte hinzugefügt werden. Beispiele: No. {0}: {1} ergibt No : Bestellung und Bezahlung {1} ({0}) ergibt Bestellung und Bezahlung ( ) {1} ergibt Bestellung und Bezahlung Konfiguration: Formatierung des Namens von Objekten in der Dokumentenansicht ({0} = Nummer, {1} = Name): {0} - {1} Berichtslogo importieren Alle Auswertungen zeigen in der rechten oberen Ecke ein Logo. Dieses können Sie durch ein eigenes ersetzen. Klicken Sie dazu auf diese Schaltfläche und wählen Sie die Datei, die Ihr Logo enthält aus. Das Logo sollte maximal 3,5 cm breit und 1 cm hoch sein. Sollte Ihr Logo abweichende Abmessungen haben, können Sie den Entwurf der Auswertungen ändern. Beachten Sie jedoch dabei, dass das ungünstige Auswirkungen auf das Layout des Dokuments haben könnte Seite 18 von 77

19 Farbeinstellungen für Risiken Die Risiko-Prüffelder werden im Risikobericht gemäß den hier definierten Bereichen und Farben dargestellt. Konfiguration der Farbeinstellungen für Risiken: Name Ab Risikowert Farbe Sehr gering 0 Gering 20 Mittel 40 Hoch 60 Sehr hoch Hinweis für Werte Maßnahmenverantwortlicher Hinterlegen Sie hier, wie das Textfeld Verantwortlicher vom Prüfer auszufüllen ist. Diese Vorgabe erscheint als Hinweisfeld, wenn in der Maßnahmenmaske mit der Maus über das Textfeld Verantwortlicher gefahren wird. Diese Vorgabe führt zu festgelegten Standards und erleichtert die Suche in den Berichten. Konfiguration: <Abteilungskürzel - Vorname, Nachname> Einbindung Geprüfter Konfiguration: Name des Berichts für die Anforderung der Stellungnahme: Name des Berichts für die Erinnerung: Name des Berichts für die Mahnung: Name des Berichts für die Anforderung des Management Kommentars: Anforderung Stellungnahme Betreff: Anforderung Stellungnahme Text: Anforderung Stellungnahme CC: Erinnerung Betreff: Formular Stellungnahme Formular Erinnerung Formular Mahnung Formular Management Kommentar Formular für Dokumentation der Maßnahme <Text mit Codierung per Copy/Paste einfügen> Erinnerung an Maßnahmenumsetzung Seite 19 von 77

20 Erinnerung Text: Erinnerung CC: Mahnung Betreff: Mahnung Text: Mahnung CC: Anforderung Management Kommentar Betreff: Anforderung Management Kommentar Text: Anforderung Management Kommentar CC: <Text mit Codierung per Copy/Paste einfügen> Mahnung <Text mit Codierung per Copy/Paste einfügen> Einholung Management Kommentar <Text mit Codierung per Copy/Paste einfügen> s nach Verantwortlicher gruppieren Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden für die bei der Mehrfachauswahl markierten Maßnahmen beim Ausführen der Aktionen Anforderung der Stellungnahme, Erinnerung an den Verantwortlichen und Mahnung an den Verantwortlichen eine pro Verantwortlicher generiert. Ist das Häkchen deaktiviert, erscheinen alle Maßnahmen in einer . Letzteres ist dann sinnvoll, wenn jemand aus dem geprüften Bereich als zentraler Ansprechpartner agiert und die Formulare weiter verteilt. Dann ist es auch sinnvoll, den Schalter Nur eine Maßnahme pro Formular zu aktivieren, da sonst nur ein Formular generiert wird und ein Weiterverteilen somit nicht möglich ist. Siehe Einbindung Geprüfter via übermittelte MS Word Formulare Kundenfelder In audimexsd gibt es die Möglichkeit, versteckte Felder zu aktivieren. Obwohl wir diese Funktion speziell für erfahrene Nutzer nicht deaktiviert haben, liefern wir für diese Option weder Dokumentation noch Support. Konfiguration der Kundenfelder: Feld Sprache Beschriftung Zusätzliche Kapitelfelder Activity.CustLstr01 Chapter Text Activity.CustLstr01 de Kapitel Text Zusätzliche Prüfungsfelder Auditing.CustLstr02 Distribution List Auditing.CustLstr02 de Verteiler Auditing.CustLstr03 Executive Summary Auditing.CustLstr03 de Zusammenfassung Passwort Regeln Hier können Sie die Passwortvoraussetzungen definieren. Konfiguration der Passwort Regeln: Eigenschaft Aktiv Wert Wert Ziffern D Ziffern sind nicht erforderlich. Ziffern sind nicht erforderlich. Kleinbuchstaben D Kleinbuchstaben sind nicht erforderlich. Kleinbuchstaben sind nicht erforderlich. Großbuchstaben D Großbuchstaben sind nicht erforderlich. Großbuchstaben sind nicht erforderlich. Sonderzeichen D Sonderzeichen sind nicht erforderlich. Sonderzeichen sind nicht erforderlich. Länge D Mindestlänge ist nicht erforderlich. Mindestlänge ist nicht erforderlich. Änderungsintervall D Änderungsintervall wird nicht beachtet. Passwort Historie D Passwort Historie wird nicht beachtet Seite 20 von 77

21 1.3 Prüffelder erfassen Mit Neu ( ) erfassen Sie neue Prüffelder. Die Prüffeld-Hierarchie kann per Drag-and-Drop umstrukturiert werden. Doppelklick auf ein Prüffeld ermöglicht es, dessen Eigenschaften zu ändern Eigenschaften von Prüffeldern Nummer Die Prüffeldnummer wird beim Anlegen eines Prüffelds zunächst vom System vergeben, kann jedoch im Nachhinein noch angepasst werden. Die Prüffeldnummer muss eindeutig sein, d.h. es darf keine zwei Prüffelder mit gleicher Nummer geben. Mit der Funktion Neu nummerieren können Prüffelder neu durchnummeriert werden Prüffeldtyp Pflicht Pflicht-Prüffelder sind solche, die regelmäßig geprüft werden müssen (beispielsweise aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder aufgrund von Vorgaben der Geschäftsleitung). Risiko Solche Prüffelder können von Ihnen geprüft werden. Es gibt aber einen Spielraum, wie häufig, wie intensiv und wann genau sie geprüft werden. Die Entscheidung, wie häufig ein Risiko- Prüffeld geprüft wird, hängt vom Risiko ab. Grundsätzlich gilt: Je höher das Risiko, desto häufiger/intensiver wird geprüft. Prüffeldern mit dem Typ Risiko muss ein Risikomodell zugeordnet sein. Ein Risiko-Prüffeld ohne hinterlegtes Risikomodell kann nicht gespeichert werden. Aktivieren Sie hierzu ein beliebiges inaktives Risikomodell, das Sie sich mit der Filtereinstellung Inaktive Risikomodelle anzeigen lassen und nach Doppelklick mit Setzen des Häkchens Ist Aktiv aktivieren können. Wählen Sie es als Ist Vorbelegung aus. Struktur Solche Prüffelder dienen der Abbildung hierarchischer Strukturen im Audit Universe. Sie werden weder für Prüfungen eingeplant, noch werden sie risikobewertet. Prüffelder mit dem Typ Struktur werden in der Prüffeld-Hierarchie unterstrichen dargestellt. Prüffelder vom Typ Struktur sind nicht Gegenstand der Risikobewertung und können auch keiner Prüfung zugeordnet werden. Auch als Feststellungsverursacher können solche Prüffelder nicht ausgewählt werden Seite 21 von 77

22 Prüfaufwand (geplant) Der eingegebene Wert (in Tagen) wird bei der Auswahl dieses Prüffelds in die Prüfungsplanung übernommen. Sie sollten hier einen Wert eingeben der widerspiegelt, wie viel Aufwand für die Prüfung des Prüffelds gewöhnlich investiert werden soll Aktiv Inaktive Prüffelder sind nicht planungsrelevant, sie können jedoch von einer historischen Prüfung oder von einer Feststellung als Verursacher referenziert sein. Inaktive Prüffelder werden grau und kursiv dargestellt. In Auswahllisten sind inaktive Prüffelder nicht enthalten Risikomodell Einem Risiko-Prüffeld muss eines der vorliegenden Risikomodelle zugeordnet werden. Das Prüfintervall dieses Prüffelds wird dann in dem zugeordneten Risikomodell aus dem Risikowert des jeweiligen Prüffeldes errechnet. Wir empfehlen Ihnen, vor dem Erstellen von Risiko-Prüffeldern ein beliebiges Risikomodell auszuwählen und dieses als Vorbelegung für das Feld Risikomodell zu konfigurieren. Das tun Sie, indem Sie das Feld Ist Vorbelegung des Risikomodells entsprechend setzen. Mit Risikomodell setzen wird allen Risiko-Prüffeldern ein neues Risikomodell hinterlegt Risikowert Numerischer Wert des Risikos. Je größer der Wert desto größer ist das Risiko. Ausführlichere Angaben zu Berechnung und Wertebereich von Risikowerten finden Sie unter 1.4 Risikomodelle. Sofern der Konfigurationsparameter Risikowert ausschließlich im Risikomodell editierbar aktiviert ist, kann der Risikowert für die Prüffelder des Typs Risiko nur über das zugewiesene Risikomodell in dessen Risikobewertung eingegeben werden. Die Farbeinstellungen für Risiken werden unter den Systemeinstellungen eingestellt Prüfintervall Numerischer Wert des Prüfintervalls in Monaten, d.h. die Anzahl an Monaten, die zwischen zwei Prüfungen des betreffenden Prüffeldes standardmäßig vergehen sollten. Bei Pflicht-Prüffeldern geben Sie für das Prüfintervall einen fixen Zeitraum in Monaten an. Die Prüfintervalle der Risiko-Prüffelder werden von den Risikowerten abgeleitet. Diese werden im Risikomodell bestimmt. Durch Zugrundelegen des Prüfintervalls jedes Prüffelds wird in der Planung der (farbig dargestellte) Zustand eines Prüffelds innerhalb eines Jahres dargestellt. Die Bedeutung der Farbcodes entnehmen Sie bitte der Legende Prüffelder Seite 22 von 77

23 Bei einem Prüfintervall von 0 erwartet das System für das betreffende Prüffeld keine Prüfung Kommentar Jedem Prüffeld kann im Kommentarfeld ein Text hinterlegt werden, der bei der Auswahl von Prüffeldern angezeigt wird. Weiterführende Informationen können auch als Dokumente zu einzelnen Prüffeldern hinterlegt werden Seite 23 von 77

24 Konfiguration der Prüffelder: Nr. Name Typ 001 Unternehmensprozesse Struktur Risiko wert Prüfintervall Aufwand (geplant) Datenschutz Risiko Finanzen Struktur Debitoren Risiko Forderungen Risiko Zahlungen Risiko Gehaltsabrechnung Risiko Kapitalanlagen Risiko Beschaffung und Bezahlung Pflicht Warenkredit Risiko Insiderhandel Pflicht HR Risiko IT Struktur IT Kontrollen Risiko Informationssicherheit der Applikationen Pflicht Zugangssicherheit Risiko Produktion Pflicht Projekt Management Risiko Vertrieb Risiko Partner Risiko Produkte Risiko Vertriebsorganisation Risiko Risikomodell Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls 1.4 Risikomodelle In der Grundinstallation sind mehrere Risikomodelle vorkonfiguriert und können bei Bedarf aktiviert werden. Das Risikomodell, das jedem neu erstellten Risiko-Prüffeld anfänglich zugeordnet sein soll, definieren Sie mit dem Häkchen Ist Vorbelegung Seite 24 von 77

25 Die Spalten Ergebnis der letzten Prüfung und Monate seit letzter Prüfung im Risikomodell beziehen sich auf die jüngste Prüfung, die sich in einer der Phasen Follow Up oder Beendet befindet. Die Anzahl der Monate werden vom Enddatum der Prüfung an gerechnet. Konfiguration der Risikomodelle: Name Vorbelegung Aktiv Risikomodell Beispiel mit Gewichtung.xls D D Risikomodell Vorlage.xls D D Erstellen eines Risikomodells Zur Erstellung eines Risikomodells gehen Sie vor wie folgt: 1. Setzen Sie den Masterfilter in der Ansicht Stammdaten/Risikomodelle auf Inaktive Risikomodelle. 2. Laden Sie das Risikomodell Risikomodell Vorlage durch Ausführen der Aktion Risikobewertung ansehen in Excel. 3. Speichern Sie die Excel-Datei zum Bearbeiten unter einem anderen Namen an einem beliebigen Ort. (Speichern unter z. B. Desktop) 4. Nun können Sie das Excel-Blatt unter Einhaltung der Anpassungsregeln bearbeiten. Speichern und schließen Sie es anschließend 5. Mit unter Stammdaten/Risikomodelle laden Sie das neue Risikomodell hoch 6. Hierzu wählen Sie mit das von Ihnen überarbeitete Risikomodell 7. Ändern Sie alle Risiko-Prüffelder, die dieses Risikomodell verwenden sollen unter Planung/Prüffelder. Mit Risikomodell setzen ( ) können Sie per Knopfdruck ein Risikomodell allen Risiko-Prüffeldern gleichzeitig zuordnen 8. Ändern Sie ggf. unter Planung/Risikomodelle die Vorbelegung des Risikomodells für neu zu erstellende Risiko-Prüffelder Regeln zur Risikomodell-Anpassung Grundsätzlich sind Sie in der Gestaltung Ihrer Risikomodelle völlig frei. Damit audimexsd jedoch auf die Daten im Risikomodell zugreifen kann, müssen folgende Anforderungen eingehalten werden: 1. Die Arbeitsmappe muss ein Blatt mit dem Namen risk enthalten. 2. In Spalte A des Arbeitsblatts risk steht die Nummer des Prüffeldes. 3. In Spalte B des Arbeitsblatts risk steht der Name des Prüffeldes. 4. In Spalte C des Arbeitsblatts risk steht der Risikowert für dieses Prüffeld. 5. In Spalte D des Arbeitsblatts risk steht das Prüfintervall für dieses Prüffeld. 6. In Spalte E der Arbeitsmappe risk schreibt audimexsd das Ergebnis der letzten durchgeführten Prüfung für dieses Prüffeld. 7. In Spalte F des Arbeitsblatts risk schreibt audimexsd die Anzahl der Monate, die seit der letzten durchgeführten Prüfung für dieses Prüffeld vergangen sind. 8. Die Spalten G-Z sind reserviert. 9. Die Zeilen 1-98 sind leer. 10. Informationen zu Prüffeldern stehen in den Zeilen 105 und folgende. 11. Die Zellen der Spalten A und B sind ab Zeile 105 als Text formatiert. 12. Die Zellen der Spalten C-F sind ab Zeile 105 als Zahlen formatiert Seite 25 von 77

26 13. Alle Formeln, die Sie in weiteren Spalten (AA-ZZ) eintragen, müssen in ausreichend viele Zeilen (je Prüffeld eine Zeile) kopiert werden. Wenn Sie also ca. 200 Prüffelder haben, sollten auf jeden Fall die Zeilen 105 bis 350 mit Formeln versehen sein Beispiel einer Risikowertberechnungsformel In der Standard Konfiguration ist der kleinste Risikowert 1 und der größte 100. Beachten Sie bitte, dass in diesem Formelbeispiel die Risikowertberechnung nicht auf einen maximalen Wert von 100 begrenzt ist. Je höher das Risiko, desto geringer das Prüfintervall. Definieren Sie im Tabellenblatt Prüfintervall-Definition die Abbildung der Risikowerte auf Prüfintervalle Beispiel einer Risikowertberechnungsformel mit Gewichtung Die Zeile 104 können Sie für eine Gewichtung verwenden. In unserem Beispiel ist die Gewichtung in Prozent, wobei alle Gewichtungswerte zusammen 100 ergeben sollen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Beispiel keine Kontrolle wie z. B. die Summe der Einzelgewichtungen muss 100 sein eingebaut ist Seite 26 von 77

27 In der Standard Konfiguration ist der kleinste Risikowert 1 und der größte 100. Beachten Sie bitte, dass in diesem Formelbeispiel die Risikowertberechnung nicht auf einen maximalen Wert von 100 begrenzt ist. Je höher das Risiko, desto geringer das Prüfintervall. Definieren Sie im Tabellenblatt Prüfintervall-Definition die Bereiche der Risikowerte, von denen die Prüfintervalle abgeleitet werden. 1.5 Auswertungen Konfiguration der umfassenden Berichte: Nr. Name Beschreibung Unterschiedliche Datensätze 011 Maßnahmen offen und im Follow Up Zeigt alle offenen Maßnahmen von Prüfungen im Status D Maßnahmenverfolgung. Sortiert nach: 0/AuditingNumber;1/ChapterNumber;2/Sugge stionnumber;3/suggestionlogcreationdate Kriterien: [AuditingState] = 'Maßnahmenverfolgung' And ([SuggestionState] = 'Offen' Or [SuggestionState] = 'In Bearbeitung') 012 Maßnahmen offen nach Verantwortlicher Sortiert nach: 0/AuditingNumber;1/ChapterNumber;2/Sugge stionnumber;3/suggestionlogcreationdate Kriterien: [AuditingState] = 'Maßnahmenverfolgung' And ([SuggestionState] = 'Offen' Or [SuggestionState] = 'In Bearbeitung') Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 12/AuditingNumber;13/AuditingName;14/AuditingType;10/IssueTitle;11/IssueWeig htname;0/suggestionnumber;1/suggestiontitle;2/suggestionpersecutor;5/suggesti onresponsible;4/suggestionduedate;3/suggestiondistancetoduedate;6/suggestio nlogcreationdate;7/suggestionlogcreator;8/suggestionlogname;9/suggestionlog Annotation Zeigt alle offenen Maßnahmen von Prüfungen im Status Maßnahmenverfolgung, gruppiert nach Verantwortlicher. Gruppiert nach: 0/SuggestionResponsible Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 6/AuditingNumber;7/AuditingName;8/AuditingType;5/IssueTitle;0/SuggestionNum ber;1/suggestiontitle;4/suggestionpersecutor;5/suggestionresponsible;3/suggesti onduedate;2/suggestiondistancetoduedate 013 Maßnahmen offen nach Verfolger Zeigt alle offenen Maßnahmen von Prüfungen im Status Maßnahmenverfolgung, gruppiert nach Verantwortlicher. Sortiert nach: Gruppiert nach: 0/SuggestionPersecutor 0/AuditingNumber;1/ChapterNumber;2/Sugge stionnumber;3/suggestionlogcreationdate Kriterien: [AuditingState] = 'Maßnahmenverfolgung' And ([SuggestionState] = 'Offen' Or [SuggestionState] = 'In Bearbeitung') 014 Maßnahmen mit Terminverschiebungen Sortiert nach: 0/AuditingNumber;1/ChapterNumber;2/Sugge stionnumber;3/suggestionlogcreationdate Kriterien: [SuggestionLogName] = 'Postpone Due Date' Or [SuggestionLogName] = 'Terminverschiebung' Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 6/AuditingNumber;7/AuditingName;8/AuditingType;5/IssueTitle;0/SuggestionNum ber;1/suggestiontitle;6/suggestionpersecutor;4/suggestionresponsible;3/suggesti onduedate;2/suggestiondistancetoduedate Zeigt alle Maßnahmen mit mindestens einer D Terminverschiebung in allen Prüfungsstatus. Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 11/AuditingNumber;12/AuditingName;13/AuditingType;10/IssueTitle;0/Suggestion Number;1/SuggestionTitle;2/SuggestionState;9/SuggestionPersecutor;5/Suggestion Responsible;4/SuggestionDueDate;3/SuggestionDistanceToDueDate;6/SuggestionL ogcreationdate;7/suggestionlogcreator;8/suggestionlogannotation 021 Stellungnahmen Zeigt alle Stellungnahmen, die beliebig sortiert und gefiltert D D D Seite 27 von 77

28 werden können. Sortiert nach: 0/AuditingNumber;1/ChapterNumber;2/Sugge stionnumber;3/suggestionlogcreationdate Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 13/AuditingNumber;14/AuditingName;15/AuditingType;11/IssueTitle;12/IssueWeig htname;4/suggestionnumber;5/suggestiontitle;6/suggestionstate;7/suggestionpe rsecutor;8/suggestionresponsible;9/suggestionduedate;10/suggestiondistanceto Kriterien: Not IsNullOrEmpty([SuggestionLogName]) DueDate;0/SuggestionLogCreationDate;1/SuggestionLogCreator;2/SuggestionLogNa me;3/suggestionlogannotation 030 Verschobene Prüfungen Zeigt alle Prüfungen, die verschoben wurden. D Sortiert nach: 0/AuditingNumber Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 2/AuditingCancelReason;0/AuditingNumber;1/AuditingName;3/AuditingStartDate;4 Kriterien: [AuditingState] = 'Verschoben' Or /AuditingAuditObjects;5/AuditingAuditScope;6/AuditingAuditObjective;7/AuditingT ype;8/auditingcategory;9/auditingleadingauditor [AuditingName] = 'Postponed' 031 Abgebrochene Prüfungen Zeigt alle Prüfungen, die abgebrochen wurden. D Sortiert nach: 0/AuditingNumber Kriterien: [AuditingState] = 'Abgebrochen' Or [AuditingState] = 'Cancelled' Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 2/AuditingCancelReason;0/AuditingNumber;1/AuditingName;3/AuditingStartDate;4 /AuditingAuditObjects;5/AuditingAuditScope;6/AuditingAuditObjective;7/AuditingT ype;8/auditingcategory;9/auditingleadingauditor;10/issuetitle;11/suggestionnum ber;12/suggestiontitle;13/suggestionstate;14/suggestionlogcreationdate;15/sugg estionlogannotation 032 Prüfungen Soll/Ist Zeitvergleich Zeigt den Soll/Ist Zeitvergleich von Prüfungen im Follow Up und archivierten Prüfungen. Sortiert nach: 0/SuggestionNumber;1/SuggestionLogCreation Date Kriterien: [AuditingState] = 'Maßnahmenverfolgung' Or [AuditingState] = 'Archiviert' 041 Prüffelder mit durchgeführten Prüfungen Sortiert nach: 0/SuggestionLogCreationDate;1/AuditingNumb er;2/chapternumber Kriterien: Not IsNullOrEmpty([AuditingNumber]) Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 0/AuditingNumber;1/AuditingName;2/AuditingStartDate;3/AuditingEndDate;6/Audi tingauditobjects;7/auditingauditscope;8/auditingauditobjective;9/auditingtype;1 0/AuditingCategory;11/AuditingLeadingAuditor;4/AuditingPlannedEffort;5/Auditing RealEffort Zeigt die Prüfungen, die in den jeweiligen Prüffeldern durchgeführt wurden. Gruppiert nach: 0/AuditingAuditObjects Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 0/AuditingNumber;1/AuditingName;2/AuditingState;3/AuditingStartDate;4/Auditin genddate;5/auditingauditobjects;5/auditingauditscope;6/auditingauditobjective; 7/AuditingType;8/AuditingCategory;9/AuditingLeadingAuditor;10/AuditingPlannedE ffort;11/auditingrealeffort;12/auditingresultname;13/chaptername;14/issuetitle; 15/IssueOriginator;16/SuggestionNumber;17/SuggestionTitle 042 Prüffelder mit Feststellungen Zeigt Prüffelder, die bei Prüfungen im Follow Up und archivierten Prüfungen als Feststellungsverursacher gewählt wurden. Sortiert nach: 0/ChapterNumber;1/SuggestionNumber;2/Sug gestionstate Kriterien: Not IsNullOrEmpty([IssueOriginator]) And ([AuditingState] = 'Maßnahmenverfolgung' Or [AuditingState] = 'Archiviert') 043 Feststellungsverursacher ist prüfungsfremdes Prüffeld Sortiert nach: 0/IssueOriginator Kriterien: Not IsNullOrEmpty([IssueOriginator]) And ([AuditingState] = 'Maßnahmenverfolgung' Or [AuditingState] = 'Archiviert') And Not Contains([AuditingAuditObjects], [IssueOriginator]) Gruppiert nach: 0/IssueOriginator Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 11/AuditingNumber;12/AuditingName;14/AuditingState;13/AuditingType;0/IssueTit le;1/issueweightname;2/issueobservation;3/issuejudgment;15/issueoriginator;4/s uggestionnumber;5/suggestiontitle;6/suggestiondescription;10/suggestionpersecu tor;9/suggestionresponsible;8/suggestionduedate;7/suggestiondistancetoduedat e Zeigt Feststellungen aus Prüfungen im Follow Up oder D archiviert, bei denen ein Prüffeld als Verursacher gewählt wurde, das nicht Bestandteil der Prüfung war. Gruppiert nach: 0/SuggestionNumber;1/SuggestionState Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 11/AuditingNumber;12/AuditingName;15/AuditingState;14/AuditingAuditObjects;1 3/AuditingType;0/IssueTitle;1/IssueWeightName;2/IssueObservation;3/IssueJudgm ent;4/issueoriginator;5/suggestionnumber;5/suggestiontitle;6/suggestiondescripti on;10/suggestionpersecutor;9/suggestionresponsible;8/suggestionduedate;7/sug gestiondistancetoduedate 051 Prüfungshandbücher mit Zeigt die in Prüfungshandbücher erfassten Feststellungen, D D D D Seite 28 von 77

29 Feststellungen Sortiert nach: 0/SuggestionLogCreationDate sofern die Prüfung im Follow Up oder archiviert ist. Gruppiert nach: 0/ChapterName Kriterien: Not IsNullOrEmpty([IssueNumber]) And ([AuditingState] = 'Maßnahmenverfolgung' Or [AuditingState] = 'Archiviert') Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 13/AuditingNumber;14/AuditingName;16/AuditingState;15/AuditingType;0/IssueTit le;1/issueweightname;3/issueobservation;4/issuejudgment;2/issueoriginator;5/s uggestionnumber;6/suggestiontitle;7/suggestiondescription;12/suggestionstate;1 1/SuggestionPersecutor;10/SuggestionResponsible;9/SuggestionDueDate;8/Suggest iondistancetoduedate 99 Default D Sortiert nach: 0/AuditingNumber;1/ChapterNumber;2/Sugge stionnumber;3/suggestionlogcreationdate Kriterien: Spalten (Position/Codename der Spaltenüberschrift): 0/AuditingNumber;1/AuditingName;2/AuditingState;3/AuditingStartDate;4/Auditin genddate;5/auditingauditobjects;6/auditingauditscope;7/auditingauditobjective; 8/AuditingType;9/AuditingCategory;10/AuditingLeadingAuditor;11/AuditingPlanned Effort;12/AuditingRealEffort;13/AuditingResultName;14/ChapterNumber;15/Chapt ername;16/issuetitle;17/issueweightname;18/issueobservation;19/issuejudgmen t;20/issueoriginator;21/issuecategory;22/suggestionnumber;23/suggestiontitle;24 /SuggestionClasification;25/SuggestionDescription;26/SuggestionManagementCom ment;27/suggestionstate;28/suggestionpersecutor;29/suggestionresponsible;30/s uggestionduedate;31/suggestiondistancetoduedate;32/suggestionfinishdate;33/s uggestionlogcreationdate;34/suggestionlogcreator;35/suggestionlogname;36/su ggestionlogannotation 1.6 MS-Word Berichte Mit dem Symbol definiert werden. können Berichte bearbeitet und die Sichtbarkeit der einzelnen Berichte Deaktivieren Sie nicht benötigte Berichte um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen Neue MS-Word-Berichtsvorlage hochladen 1.) Wählen Sie unter Auswertung/Berichte das Symbol und klicken Sie auf Word Bericht Seite 29 von 77

30 2.) Öffnen Sie nach dem Klick auf rechts von Bericht: den hochzuladenden Bericht 3.) Wählen Sie den Datentyp des Berichts: z.b. Prüfung 4.) Stellen Sie Benötigt genau ein Objekt ein, sofern mit der Berichtsvorlage Berichte von jeweils einem selektierten Objekt (z.b. Prüfung) erstellt werden soll. Soll die Berichtsvorlage Berichte von mehreren Objekten (z.b. prüfungsübergreifend über mehrere Prüfungen) erstellen, dann stellen Sie Benötigt ein oder mehrere Objekte ein. 5.) Vergeben Sie einen beliebigen Anzeigenamen Seite 30 von 77

31 6.) Wählen Sie nach dem Klick auf rechts von Bild: ein beliebiges Symbol aus 7.) Aktivieren Sie das Häkchen in Bericht anzeigen und wählen Sie Prüfung_List unter In Ansichten sichtbar: aus, sofern der Bericht aus der Prüfungsliste unter Durchführung aufgerufen werden soll. Wählen Sie Prüfung_Detail, um den Bericht aus der Prüfung ausführen zu können. Wählen Sie Prüffeld, Feststellung bzw. Maßnahme um den Bericht von der entsprechenden Auflistung starten zu können. 8.) Nach dem Speichern und Schließen können Sie nun Ihren hochgeladenen Bericht ausprobieren Neue Berichtsvorlage als Kopie einer bestehenden erstellen 1. Markieren Sie einen Word Bericht (z. B. Prüfungsankündigung) und wählen Sie das Symbol Bericht bearbeiten. 2. Öffnen Sie den Bericht, in dem Sie den Dateinamen doppelklicken Seite 31 von 77

32 3. Speichern Sie die Vorlage zum Bearbeiten unter einem beliebigen Ort. (Speichern unter z. B. Desktop) 4. Schließen Sie das audimexsd Word Bearbeitungsfenster ohne zu speichern. 5. Jetzt können Sie in Word das Dokument bedingt bearbeiten, wie z. B.: a. Ihr Logo einfügen b. Standard Text aufnehmen c. Legenden einführen d. Schriftart formatieren e. Kopf- und Fußzeile bearbeiten f. Felder einfügen g. Reihenfolge der Felder ändern 6. Speichern Sie das von Ihnen bearbeitete Word Dokument am besten unter einem anderen Dateinamen ab und schließen Sie es. 7. Wählen Sie unter Auswertung/Berichte das Symbol und klicken Sie auf Word Bericht: Seite 32 von 77

33 8. Öffnen Sie nach dem Klick auf rechts von Bericht: den von Ihnen überarbeiteten Bericht: 9. Wählen Sie Prüfung als den Datentyp des Berichts: 10. Stellen Sie Benötigt genau ein Objekt ein. Wenn dieses Feld selektiert ist, dann wird der Bericht für das jeweils selektierte Objekt (z.b. eine Prüfung) erstellt. 11. Vergeben Sie einen beliebigen Anzeigenamen, z. B. Prüfungsankündigung Muster GmbH Seite 33 von 77

34 12. Wählen Sie nach dem Klick auf rechts von Bild: ein beliebiges Symbol aus: 13. Aktivieren Sie das Häkchen in Bericht anzeigen und wählen Sie Prüfung_Detail und Prüfung_List unter In Ansichten sichtbar: aus: 14. Nach dem Speichern und Schließen können Sie nun Ihren überarbeiteten Bericht ausprobieren Jahresplanbericht (Word) Mit dieser Berichtsvorlage können Auswertungen zu den ausgewählten Prüffeldern erstellt werden. Durch folgende Berichtsparameter kann die Berichtsvorlage angepasst werden: $_HideConfidentialAudits=0 0=(Voreinstellung) 1=Daten von vertraulichen Prüfungen verbergen $_YearOffset=1 1=(Voreinstellung) Prüfungsplanung ist für aktuelles Jahr 0=Prüfungsplanung ist für nächstes Jahr Seite 34 von 77

35 $_IncludeAuditsWoAuditObjects=1 0=Nur zu den ausgewählten Prüffeldern verlinkte Prüfungen auflisten 1=(Voreinstellung) Zu den ausgewählten Prüffeldern verlinke Prüfungen und Prüfungen ohne Prüffelder auflisten $_ListPlannedAuditBy=0 0=(Voreinstellung) Übersicht mit Anzahl der verplanten Prüfungen nach Prüfungskategorisierung 1=Übersicht mit Anzahl der verplanten Prüfungen nach Prüffeldern $_MinRiskValue=60 60=(Voreinstellung) Nummerischer Wert=Im Kapitel Prüffelder mit hohem Risiko werden die Risiko-Prüffelder aufgelistet, deren Risikowert größer als der eingestellte Wert ist. Ist kein Risikowert größer als der eingestellte Wert, wird das Kapitel entfernt. $_HideAuditIdeas=1 0= Prüfideen ohne Prioritäten 1=(Voreinstellung) Kapitel Prüfideen entfernen 2= Prüfideen nach Prioritäten sortiert 3=Nur Prüfideen mit folgender Prioritätennummer $_1FilterByAuditIdeaPriorityNumber='01' $_2FilterByAuditIdeaPriorityNumber='02' $_3FilterByAuditIdeaPriorityNumber='03' $_4FilterByAuditIdeaPriorityNumber='' $_5FilterByAuditIdeaPriorityNumber='' $_HideMultipleRiskAuditObjects=1 1=(Voreinstellung) In den Jahresspalten des Kapitels Prüffelder mit hohem Risiko weitere zur Prüfung verlinke Prüffelder nicht ausgeben 2=In den Jahresspalten des Kapitels Prüffelder mit hohem Risiko weitere zur Prüfung verlinkte Prüffelder mit Prüffeldnummer ausgeben 3=In den Jahresspalten des Kapitels Prüffelder mit hohem Risiko weitere zur Prüfung verlinkte Prüffelder ohne Prüffeldnummer ausgeben $_HideMultipleAuditObjects=1 1=(Voreinstellung) In den Jahresspalten des Kapitels Mehrjahresabdeckung der Prüffelder weitere zur Prüfung verlinke Prüffelder nicht ausgeben 2=In den Jahresspalten des Kapitels Mehrjahresabdeckung der Prüffelder weitere zur Prüfung verlinkte Prüffelder mit Nummer und Name des Prüffeldes ausgeben 3=In den Jahresspalten des Kapitels Mehrjahresabdeckungder Prüffelder weitere zur Prüfung verlinkte Prüffelder mit Nummer jedoch ohne Name des Prüffeldes ausgeben $_HideCanAudits=0 0=(Voreinstellung) 1=Kein Unterkapitel mit abgebrochenen Prüfungen unter Verplante Prüfungen yyyy erstellen $_HideChapters=1 1=(Voreinstellung) Prüfungskapitel in den Mehrjahresansichten verbergen $_RenameAuditingTypeShort='Typ' Typ=(Voreinstellung) Kurzform des Prüfungstyps umbenennen. Leerzeichen sind als &#32 zu definieren $_RenameAuditingTypes='Prüfungstypen' Prüfungstypen=(Voreinstellung) Mehrzahlform des Prüfungstyps umbenennen. Leerzeichen sind als &#32 zu definieren Seite 35 von 77

36 $_FilterAuditingType=0 0=(Voreinstellung) Prüfungstyp-Filter deaktiviert 1= Prüfungstyp relevante Daten verbergen 2=Nach folgenden Nummern des Prüfungstyps filtern $_1FilterByAuditingTypeNumber='01' $_2FilterByAuditingTypeNumber='02' $_3FilterByAuditingTypeNumber='03' $_4FilterByAuditingTypeNumber='' $_5FilterByAuditingTypeNumber='' $_HideAuditingCategory=0 0=(Voreinstellung) 1= Prüfungsart verbergen $_RenameAuditingCategoryShort='Art' Art=(Voreinstellung) Kurzform der Prüfungsart umbenennen. Leerzeichen sind als &#32 zu definieren $_RenameAuditingCategory='Prüfungsart' Prüfungsart=(Voreinstellung) Prüfungsart umbenennen. Leerzeichen sind als &#32 zu definieren $_HidePlannedEffort=1 0= Aufwand (geplant) ausgeben 1=(Voreinstellung) Prüfaufwand (geplant) der Prüffelder verbergen 2= Aufwand (geplant) der Prüffelder und der Prüfungen verbergen $_HideRealEffort=1 1=(Voreinstellung) Aufwand (real) verbergen Prüfungsankündigung (Word) Die Auswertung Prüfungsankündigung ist ein an eine Prüfung gebundenes MS Word- Dokument, das von Ihnen individuell angepasst werden kann. Aus der kontextsensitiven Hilfe können die Codes heraus kopiert werden können. Durch folgende Berichtsparameter kann die Berichtsvorlage angepasst werden: $_HideAuditObjective=0 0=(Voreinstellung) Prüfungsziel ausgeben 1=Prüfungsziel verbergen $_HideAuditScope=0 0=(Voreinstellung) Prüfungsumfang ausgeben 1=Prüfungsumfang verbergen $_ScopeBy=1 0=Es werden keine Bereiche aufgelistet 1=(Voreinstellung) Als Bereiche werden die Prüffelder der Prüfung aufgelistet 2=Als Bereiche werden die Kapitel der Prüfung aufgelistet Revisionsbericht Anhang Maßnahmenblatt (Word) Der Bericht Anhang Maßnahmenblatt listet die Feststellungen und Maßnahmen der Prüfung im Querformat auf. Er ist als Anhang zum Revisionsbericht gedacht. Einerseits hat dies den Vorteil, Seite 36 von 77

37 dass spätere Aktivitäten wie Erinnerungen und Mahnungen bzw. Statusberichte im gleichen Design erfolgen. So finden sich der Geprüfte und das Management aufgrund der gleichen Darstellung schneller zurecht. Anderseits wird die Handhabung mit dem rückschreibbaren Revisionsbericht einfacher. Denn wenn im Revisionsbericht z.b. die Maßnahmenbeschreibung verändert wird, ändert sich der Inhalt dank der Rückschreibemöglichkeit nicht nur in der Datenbank, sondern wird durch die späte Erstellung des Anhang Maßnahmenblatts direkt mit dem finalen Inhalt befüllt. Durch folgende Berichtsparameter kann die Berichtsvorlage angepasst werden: $_HideIssuesWoSugs=0 0=(Voreinstellung) Feststellungen ohne Maßnahmen im Maßnahmenplan auflisten 1=Feststellungen ohne Maßnahmen im Kapitel Maßnahmenplan verbergen Qualitätscheck (Word) Mit dem Bericht Qualitätscheck kann überprüft werden, ob alle Felder einer Prüfung ausgefüllt wurden, oder aber auch ob Maßnahmen zu einer Feststellung unter gewissen Bedingungen erfasst wurden. Die Auswertung Qualitätscheck ist ein an eine Prüfung gebundenes MS Word- Dokument, das von Ihnen individuell angepasst werden kann. In der Qualitätscheck-Berichtsvorlage können mit Hilfe von Konfigurationsparametern Anpassungen vorgenommen werden. Je nach Einstellung der entsprechenden Konfigurationsparameter bestimmen Sie pro Feld, ob der Bericht bei fehlenden Inhalten: eine Warnung in gelber Schrift auf rotem Hintergrund ausgibt, weil das Feld ausgefüllt sein muss einen Hinweis in schwarzer Schrift auf gelbem Hintergrund ausgibt, weil das Feld ausgefüllt sein kann keine Warnung ausgibt, da das Feld nicht verwendet wird. Zusätzlich können Sie bestimmen, unter welchen Feststellungs-Voraussetzungen eine Maßnahme erfasst werden muss bzw. werden kann. Durch folgende Berichtsparameter kann die Berichtsvorlage angepasst werden: $_HideAuditingType=0 0=(Voreinstellung) 1= Prüfungstyp verbergen $_AuditingCategoryDef=2 Prüfungsart: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_FolderDef=3 Referenz: 1=Verbergen 2=Pflicht 3=(Voreinstellung) Optional $_AuditingResultDef=2 Prüfungsergebnis: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional Seite 37 von 77

38 $_LeadingAuditorDef=2 Prüfungsleiter: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_AssignedAuditorDef=3 Prüfer: 1=Verbergen 2=Pflicht 3=(Voreinstellung) Optional $_PlannedEffortDef=2 Aufwand (geplant): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_RealEffortDef=2 Aufwand (real): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_AuditingCustLstr01=2 Kundenfeld 01 der Prüfung (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_AuditingCustLstr02=2 Kundenfeld 02 der Prüfung (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_AuditingCustLstr03=2 Kundenfeld 03 der Prüfung (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_AuditingCustLstr04=2 Kundenfeld 04 der Prüfung (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_AuditingCustLstr05=2 Kundenfeld 05 der Prüfung (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional Seite 38 von 77

39 $_ChapterDef=2 Prüfungshandbuch Kapitel: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_ActivityCustLstr01=2 Kundenfeld 01 des Kapitels (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_ActivityCustLstr02=2 Kundenfeld 02 des Kapitels (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_ActivityCustLstr03=2 Kundenfeld 03 des Kapitels (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_ActivityCustLstr04=2 Kundenfeld 04 des Kapitels (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_ActivityCustLstr05=2 Kundenfeld 05 des Kapitels (nur wirksam, wenn Feld aktiviert): 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_AuditObjectsDef=3 Prüffeld: 1=Verbergen 2=Pflicht 3=(Voreinstellung) Optional $_AuditScopeDef=2 Prüfungsumfang: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_AuditObjectiveDef=2 Prüfungsziel: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_FindingDef=2 0=Es müssen keine Feststellungen vorhanden sein 1=Prüfung muss Feststellungen enthalten 2=(Voreinstellung) Prüfung sollte Feststellungen enthalten Seite 39 von 77

40 $_CategoryDef=1 Feststellungs-Kategorie: 1=(Voreinstellung) Verbergen 2=Pflicht 3=Optional $_WeightOfIssueDef=2 Feststellungs-Gewichtung: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_OriginatorDef=2 Verursacher: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_ObservationDef=2 Sachverhalt: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_JudgmentDef=3 Beurteilung: 1=Verbergen 2=Pflicht 3=(Voreinstellung) Optional $_RecommendationRequired=4 1=Es müssen keine Maßnahmen vorhanden sein 2=Feststellung darf keine Maßnahme enthalten, wenn die Maßnahmenvoraussetzung Recommendation Prerequisit erfüllt ist 3=Feststellung sollte keine Maßnahme enthalten, wenn die Maßnahmenvoraussetzung Recommendation Prerequisit erfüllt ist 4=(Voreinstellung) Feststellung muss Maßnahme enthalten, wenn die Maßnahmenvoraussetzung Recommendation Prerequisit erfüllt ist 5=Feststellung sollte Maßnahme enthalten, wenn die Maßnahmenvoraussetzung Recommendation Prerequisit erfüllt ist $_RecommendationPrerequisit=5 1=Die Gewichtung der Feststellung hat das Häkchen In Management Summary auflisten gesetzt 2=Die Gewichtung der Feststellung hat das Häkchen In Management Summary auflisten nicht gesetzt 3=Die Nummer der Feststellungsgewichtung ist identisch mit folgendem Parameter WeightOfIssueNumber 4=Die Nummer der Feststellungsgewichtung ist nicht identisch mit folgendem Parameter WeightOfIssueNumber 5=(Voreinstellung) Alle Feststellungen $_WeightOfIssueNumber='01' $_ClassificationDef=1 Maßnahmen-Klassifikation: 1=(Voreinstellung) Verbergen 2=Pflicht 3=Optional Seite 40 von 77

41 $_ResponsibleDef=2 Verantwortlicher: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_PersecutorDef=2 Verfolger: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_DescriptionDef=2 Beschreibung: 1=Verbergen 2=(Voreinstellung) Pflicht 3=Optional $_ManagementCommentDef=3 Management Kommentar: 1=Verbergen 2=Pflicht 3=(Voreinstellung) Optional $_WaitingManagementComment=1 Offener Management Kommentar verfolgen: 1=(Voreinstellung) Ja Formulare (Stellungnahme, Erinnerung und Mahnung) Die Formulare sind rückschreibbare MS Word Formulare, welche dem Design vom Revisionsbericht Anhang Maßnahmenblatt entsprechen. Die Maßnahmen werden nach den Prüfungen und ihren Feststellungen gruppiert. Texteingaben werden über freigegebene MS Word Formularfelder angeboten. Ansonsten sind die Formulare schreibgeschützt. Aufgerufen und der beigelegt werden die Formulare mit der an Geprüften Aktion. Der Dokumentschutz kann mit Schutz aufheben der MS Word Funktion Dokument schützen mit Eingabe des Passwortes audimexsd aufgehoben werden. Nach Aufheben des Dokumentschutzes kann die Berichtvorlage wie alle anderen Word Berichtsvorlagen angepasst werden. Durch folgende Berichtsparameter können die Berichtsvorlagen angepasst werden: $_ClosedRecommendationNotEditable=1 0=Es können Stellungnahme für geschlossene Maßnahmen erfasst werden 1=(Voreinstellung) Es kann keine Stellungnahme für geschlossene Maßnahmen erfasst werden $_HideCanceledRecommendations=1 0=Abgebrochene Maßnahmen werden aufgelistet 1=(Voreinstellung) Abgebrochene Maßnahmen werden nicht aufgelistet Seite 41 von 77

42 1.6.8 Formular Management Kommentar (Word) Das Formular Management Kommentar ist ein rückschreibbares MS Word Formular. Falls vorhanden wird der bereits erfasste Management Kommentar angezeigt, welcher im freigegebenen MS Word Formularfeld überschrieben werden kann. Ansonsten kann ein neuer Management Kommentar im leeren Formularfeld erfasst werden. Bis auf die Formularfelder ist das Dokument schreibgeschützt. Aufgerufen und der beigelegt wird das Formular mit der Aktion Anforderung des Management Kommentars. Durch folgende Berichtsparameter kann die Berichtsvorlage angepasst werden: $_ResponsibleIsEditable=1 0= Verantwortlicher ist kein Eingabefeld, demnach kann es vom Geprüften nicht bearbeitet werden 1=(Voreinstellung) Verantwortlicher ist ein Eingabefeld, demnach kann es für offene Maßnahmen vom Geprüften bearbeitet werden $_HideAuditsNotInProceeding=1 0=Es werden auch Feststellungen und Maßnahmen zu Prüfungen aufgelistet, die nicht in der Phase Durchführung sind 1=(Voreinstellung) Feststellungen und Maßnahmen von Prüfungen, die nicht in der Phase Durchführung sind, verbergen $_ClosedRecommendationNotEditable=1 0=Es kann auch für geschlossene Maßnahmen ein Management Kommentar eingegeben bzw. bearbeitet werden 1=(Voreinstellung) Es kann kein Management Kommentar für geschlossene Maßnahmen eingegeben bzw. bearbeitet werden $_HideCanceledRecommendations=1 0=Abgebrochene Maßnahmen werden aufgelistet 1=(Voreinstellung) Abgebrochene Maßnahmen werden nicht aufgelistet Maßnahmenauflistung (Word) Die Auswertung Maßnahmenauflistung ist ein Bericht, welcher dem Design des Revisionsberichts Anhang Maßnahmenblatt entspricht. Die Maßnahmen werden nach den Prüfungen und ihren Feststellungen gruppiert. Durch folgende Berichtsparameter kann die Berichtsvorlage angepasst werden: $_DisplayIssuesInManagementSummaryOnly=0 0=(Voreinstellung) 1=Nur Feststellungen mit der Gewichtung auflisten, in der das Häkchen In Management Summary auflisten gesetzt ist $_HideConfidentialAudits=0 0=(Voreinstellung) 1=Daten von vertraulichen Prüfungen verbergen $_HideFindingsOfAuditsNotClosed=1 0=Es werden auch Feststellungen und Maßnahmen zu Prüfungen aufgelistet, die nicht in der Phase Follow-Up oder Beendet sind 1=(Voreinstellung) Feststellungen und Maßnahmen von Prüfungen, die nicht in der Phase Follow-Up oder Beendet sind, verbergen Seite 42 von 77

43 $_ReactionsLastNumberOfDays=10000 Nur Maßnahmen auflisten, zu denen innerhalb der in diesem Wert definierten Anzahl von Tagen eine Stellungnahme erfasst wurde 10000=(Voreinstellung) Alle Maßnahmen zeitlich unbegrenzt auflisten $_NoticeToInclude=1 0=Stellungnahme Notiz (beinhaltet auch Verantwortungsübertragung) verbergen 1=(Voreinstellung) Stellungnahme Notiz (beinhaltet auch Verantwortungsübertragung) einbeziehen $_CloseToInclude=2 0=Stellungnahme Schließen der Maßnahme verbergen 2=(Voreinstellung) Stellungnahme Schließen der Maßnahme einbeziehen $_ReopenToInclude=4 0=Stellungnahme Maßnahme wieder öffnen verbergen 4=(Voreinstellung) Stellungnahme Maßnahme wieder öffnen einbeziehen $_PostponeToInclude=8 0=Stellungnahme Terminverschiebung verbergen 8=(Voreinstellung) Stellungnahme Terminverschiebung einbeziehen $_CancelToInclude=16 0=Stellungnahme Abbrechen der Maßnahme verbergen 16=(Voreinstellung) Stellungnahme Abbrechen der Maßnahme einbeziehen $_ReminderToInclude=32 0=Stellungnahme Erinnerung an den Verantwortlichen verbergen 32=(Voreinstellung) Stellungnahme Erinnerung an den Verantwortlichen einbeziehen $_PastDueToInclude=64 0=Stellungnahme Mahnung an den Verantwortlichen verbergen 64=(Voreinstellung) Stellungnahme Mahnung an den Verantwortlichen einbeziehen $_AnswerToInclude=128 0=Stellungnahme Antwort des Verantwortlichen verbergen 128=(Voreinstellung) Stellungnahme Antwort des Verantwortlichen einbeziehen {{$_ReactionRequestToInclude=256 0=Stellungnahme Anforderung der Stellungnahme verbergen 256=(Voreinstellung) Stellungnahme Anforderung der Stellungnahme einbeziehen $_ManagementCommentRequestToInclude=0 0=(Voreinstellung) Stellungnahme Anforderung des Management Kommentars verbergen 512=Stellungnahme Anforderung des Management Kommentars einbeziehen Followup Status (Word) Mit dieser Berichtsvorlage können per Knopfdruck Auswertungen erstellt werden, in denen der jeweilig aktuelle Prüfungsstatus und der aktuelle Followup-Status der Feststellungen/Maßnahmen aufbereitet sind. Durch folgende Berichtsparameter kann die Berichtsvorlage angepasst werden: $_HideConfidentialAudits=0 0=(Voreinstellung) 1=Daten von vertraulichen Prüfungen verbergen Seite 43 von 77

44 $_HideFinishedAudit=0 0=(Voreinstellung) 1=Keine Prüfungen der Phase Beendet auflisten $_HideAuditingType=0 0=(Voreinstellung) 1= Prüfungstyp verbergen $_RenameAuditingType='Prüfungstyp' Prüfungstyp=(Voreinstellung) 1= Prüfungstyp umbenennen $_HideAuditingCategory=0 0=(Voreinstellung) 1= Prüfungsart verbergen $_RenameAuditingCategory='Prüfungsart' Prüfungsart=(Voreinstellung) 1= Prüfungsart umbenennen $_HidePlannedEffort=0 0=(Voreinstellung) 1= Aufwand (geplant) verbergen $_MinAuditsForChart100=25 25=(Voreinstellung) Chart 100 anstatt dem Diagramm mit Prüfungsnummern anzeigen, sobald mehr Prüfungen in einem Status als der eingestellte Wert sind $_AuditingStateNumberforPostponed='98' 98=(Voreinstellung) Nummer des Prüfungsstatus für verschobene Prüfungen $_NumberOfAuditingStatesinProceeding=3 1=Erstellt das Diagramm für einen Prüfungsstatus der Phase Durchführung 2=Erstellt das Diagramm für zwei Prüfungsstatus der Phase Durchführung 3=(Default) Erstellt das Diagramm für drei Prüfungsstatus der Phase Durchführung $_AuditingStateNumberforProceeding1='02' 02=(Voreinstellung) Nummer des ersten Prüfungsstatus der Phase Durchführung $_AuditingStateNumberforProceeding2='03' 03=(Voreinstellung) Nummer des zweiten Prüfungsstatus der Phase Durchführung $_AuditingStateNumberforProceeding3='04' 04=(Voreinstellung) Nummer des dritten Prüfungsstatus der Phase Durchführung $_NumberOfIssueSeverities=3 0=Tabelle Feststellungsgewichte verbergen 5=Tabelle mit fünf Feststellungsgewichte 4= Tabelle mit vier Feststellungsgewichte 3=(Voreinstellung) Tabelle mit drei Feststellungsgewichte Bem.: andere Werte generieren Tabelle mit fünf Feststellungsgewichte $_WeightOfIssueNumberConfig01='01' 01=(Voreinstellung) Nummer des ersten Feststellungsgewichts $_WeightOfIssueNumberConfig02='02' 02=(Voreinstellung) Nummer des zweiten Feststellungsgewichts $_WeightOfIssueNumberConfig03='03' 03=(Voreinstellung) Nummer des dritten Feststellungsgewichts $_WeightOfIssueNumberConfig04='04' 04=(Voreinstellung) Nummer des vierten Feststellungsgewichts Seite 44 von 77

45 $_WeightOfIssueNumberConfig05='05' 05=(Voreinstellung) Nummer des fünften Feststellungsgewichts $_DisplayIssuesInManagementSummaryOnly=0 0=(Voreinstellung) 1=Nur Feststellungen mit der Gewichtung auflisten, in der das Häkchen In Management Summary auflisten gesetzt ist $_HideIssuesWoSugs=} 0=(Voreinstellung) Feststellungen ohne Maßnahmen im Maßnahmenplan auflisten 1=Feststellungen ohne Maßnahmen im Kapitel Maßnahmenplan verbergen Seite 45 von 77

46 2 Bedienung 2.1 Starten der Anwendung Sie starten audimexsd am besten über das Startmenü: 2.2 Einloggen in audimexsd Wählen Sie die gewünschte Datenbank Zentral oder Lokal aus und geben Sie Benutzernamen und Passwort an. Durch Klicken auf Anmelden gelangen Sie in audimexsd. Beachten Sie bitte, dass ein Einloggen in den lokalen Datenbestand erst möglich ist, nachdem lokaler und zentraler Datenbestand wenigstens einmal synchronisiert worden sind. 2.3 Menü und Navigation Nach der erfolgreichen Anmeldung landen Sie auf Ihrer Startseite mit dem Navigationsmenü auf der linken Seite und den von Ihnen gewählten Favoriten (nehmen Sie hier beispielsweise die aktuell von Ihnen bearbeiteten Prüfungen auf) und der zu Beginn leeren Wiedervorlageliste auf der unteren Seite: Seite 46 von 77

47 In der Toolbar wird Ihnen die schnelle Navigation durch die grün unterlegten Zurück- und Vorwärts-Pfeile erleichtert. Änderungen werden erst durch einen Klick auf Speichern und Schließen in die Datenbank geschrieben. 2.4 Passwort ändern Unter Start Eigene Dateien verwalten Sie Ihre eigenen Daten, legen Ihr persönliches Passwort fest und ändern es bei Bedarf. Mit einem Klick auf den Schlüsselbund können Sie Ihr Passwort ändern. 2.5 Schnelle Online-Hilfe mit Tipps, Hinweisen und Ideen Neben den ausführlichen Informationen im Handbuch erhalten Sie zusätzliche Unterstützung auf fast jeder Seite durch den Klick auf das Symbol am rechten Maskenrand. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, audimexsd sinnvoll zu nutzen. Erfahrene Software-Anwender können damit auch direkt, ohne zeitaufwendige Lektüre des Handbuchs, mit audimexsd arbeiten Seite 47 von 77

48 2.6 Risikobewertung Die eigentliche Risikobewertung wird in einem Risikomodell (Excel) durchgeführt. Die Spalten Ergebnis der letzten Prüfung und Monate seit letzter Prüfung im Risikomodell beziehen sich auf die jüngste Prüfung, die sich in einer der Phasen Follow Up oder Beendet befindet. Die Anzahl der Monate werden vom Enddatum der Prüfung an gerechnet. Neue Prüffelder müssen in der Datenbank unter Planung/Prüffelder angelegt werden. Eine automatische Versionierung kann per Konfigurationsparameter Risikobewertung automatisch versionieren aktiviert werden Risikobewertung durchführen Gehen Sie bei der Risikobewertung wie folgt vor: 1. Markieren Sie in Planung/Prüffelder ein Risiko-Prüffeld mit dem entsprechend hinterlegten Risikomodell. Alternativ markieren Sie in Planung/Risikomodelle das Risikomodell, mit dem eine Risikobewertung durchgeführt werden soll. 2. Klicken Sie auf Risikobewertung ( ) 3. Ordner wählen 4. Führen Sie die Risikobewertung im Risikomodell (Excel) durch. Hierfür bewerten Sie die gewünschten Risikoindikatoren pro Prüffeld. Speichern Sie die geänderte Risikobewertung und beenden Sie Excel anschließend. 5. Importieren Sie die neue Risikobewertung mit Importieren und Entsperren ( ) in die Datenbank. 6. Sofern der Konfigurationsparameter Risikobewertung automatisch versionieren aktiviert ist, fragt ein Dialog nach einem Versionierungskommentar. Sie können einen Kommentar für die Version eingeben, die bis zum aktuellen Zeitpunkt gegolten hat. Die versionierte Risikobewertung beinhaltet ggf. neu erfasste Risiko-Prüffelder. Sie beinhaltet jedoch nicht die neu bewerteten Risiken. 7. Wir empfehlen die finale Risikobewertung jeweils manuell zu versionieren Risikobewertung ansehen Um eine Risikobewertung anzusehen, klicken Sie einfach auf Risikobewertung ansehen ( ). Damit wird die zuletzt durchgeführte Risikobewertung zur Ansicht in Excel geöffnet. Änderungen können nicht in die Datenbank übernommen werden Risikobewertung manuell versionieren Um eine Risikobewertung manuell zu versionieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie in Planung/Risikomodelle das Risikomodell, auf Basis dessen die zu versionierende Risikobewertung durchgeführt wurde. 2. Klicken Sie auf Risikobewertung versionieren ( ) 3. Ein Dialog fragt nach einem Versionierungskommentar. Sie können einen Kommentar für die Version eingeben, die bis zum aktuellen Zeitpunkt gegolten hat Seite 48 von 77

49 Es wird der in der Datenbank aktuelle Stand der Risikobewertung versioniert. Demnach wird nicht die offene, sich in der Excel Datei in Bearbeitung befindende Risikobewertung versioniert. Um die aktuell überarbeitete Risikobewertung zu versionieren, muss vor der Aktion Risikobewertung versionieren zuerst die offene Excel Datei gespeichert und geschlossen und anschließend importiert und entsperrt werden Eine ältere Version der Risikobewertung öffnen Um eine versionierte Risikobewertung anzusehen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie in Planung/Risikomodelle das Risikomodell, mit dem die versionierte Risikobewertung durchgeführt wurde. 2. Klicken Sie auf Eine ältere Version der Risikobewertung öffnen ( ) 3. Wählen Sie im Dialog Version auswählen und öffnen eine Version zum Ansehen aus. In der Spalte Version sehen Sie den optional eingegebenen Versionskommentar, in der Spalte Gültig bis sehen Sie den Zeitpunkt der Archivierung und in der Spalte Prüfer erkennen Sie, von wem die Versionierung durchgeführt wurde. 2.7 Planung In der Planung beantworten Sie letztendlich die Frage Wer prüft wann was?. Die Beantwortung dieser Frage erfolgt in mehreren Schritten, die im Folgenden beschrieben werden. Die gesamte Planung geschieht in der Planungsmaske. Diese erreichen Sie über die Funktion Planung der Gruppe Planung im Navigationsbereich Prüfer Inaktive Prüfer Mit der Schaltfläche können Sie inaktive Prüfer anzeigen bzw. verbergen Auslastung In der Spalte Auslastung werden pro Prüfer gemäß gewähltem Geschäftsjahr die von ihm insgesamt zur Verfügung gestellten Prüfertage (=jährliche Prüfkapazität)/seine noch verfügbaren Prüfertage angezeigt Legende Prüferkalender Prüfer ist in der grünen Zeit einer Prüfung zugeordnet Prüfer ist in der roten Zeit mehreren Prüfungen gleichzeitig zugeordnet Prüfungen Legende Prüfungskalender Der Farbcode einer Prüfung im Prüfungskalender entspricht dem Farbcode, der dem entsprechenden Prüfungstyp zugeordnet wurde Seite 49 von 77

50 Navigation im Kalender 1. Dargestellte Zeitspanne verschieben Durch Drücken der linken Maustaste im Prüfungskalender und horizontalem Ziehen wird die dargestellte Zeitspanne zeitlich nach vorne oder hinten verschoben. Die Länge der dargestellten Zeitspanne bleibt dabei gleich. 2. Zoom Durch Betätigen des Mausrades über dem Prüfungskalender wird die dargestellte Zeitspanne vergrößert bzw. verkleinert. 3. Mittels Drag-and-Drop Aktion auf einer Prüfung können Sie diese verschieben. 4. Durch Auswählen einer Prüfung (linke Maustaste) und nachfolgende Drag-and-Drop Aktion auf dem linken oder rechten Rand des Prüfungsbalkens können Sie eine Prüfung verkürzen bzw. verlängern. 5. Mit Klick auf zentrieren Sie den Kalender wieder auf die Geschäftsjahresansicht des Geschäftsjahres, das links von dieser Schaltfläche eingestellt ist. Es werden ausschließlich Prüfungen innerhalb der angezeigten Zeitspanne des Kalenders angezeigt Prüffelder Legende Prüffelder1 Dieser Farbcode wird für aktuelle oder zukünftige Geschäftsjahre angezeigt, die eine dem Prüfintervall entsprechende Anzahl an Prüfungen enthalten. Dieser Farbcode wird für vergangene Geschäftsjahre angezeigt, die eine dem Prüfintervall entsprechende Anzahl an Prüfungen enthalten und in einer der Prüfungsphasen Durchführung, Follow Up oder Beendet sind. Dieser Farbcode wird für aktuelle oder zukünftige Geschäftsjahre angezeigt, die gemäß Prüfintervall zu wenige Prüfungen enthalten. Darüber hinaus existieren Prüfungen in einem zurückliegenden und in einem zukünftigen Geschäftsjahr. Dieser Farbcode wird für aktuelle oder zukünftige Geschäftsjahre angezeigt, die in Bezug auf das Prüfintervall zu viele Prüfungen enthalten. Dieser Farbcode wird für aktuelle oder zukünftige Geschäftsjahre angezeigt, die gemäß Prüfintervall zu wenige Prüfungen enthalten und die nicht rot dargestellt werden müssen. 1 Die erwartete Anzahl an Prüfungen in einem Geschäftsjahr wird ausgehend vom Startdatum der zuerst angelegten Prüfung für das jeweilige Prüffeld und dessen Prüfintervall berechnet. Abgebrochene Prüfungen oder in Planung befindliche Prüfungen aus vergangenen Jahren werden für die Planungsvorschlagsberechnung nicht berücksichtigt Seite 50 von 77

51 Vertrauliche Prüfungen, für die der Anwender keine Berechtigung hat, werden in der Mehrjahresansicht nicht angezeigt. Wir empfehlen, bei Produkteinführung mindestens eine historische Prüfung pro Prüffeld zu erfassen und mindestens in einen Prüfungsstatus der Phase Durchführung (in der Regel aber Follow Up oder Archiviert ) zu überführen, damit sie in der Mehrjahresplanung berücksichtigt werden können Prüfungen nach Prüffeld filtern Um in der Planung die Prüfungen nach den Prüffeldern zu filtern, wählen Sie die anzuzeigenden Prüffelder in der Spalte aus und aktivieren Sie den so eingestellten Filter durch aktivieren der Schaltfläche in der Toolbar der Prüffeld-Hierarchie. Ist diese Schaltfläche aktiviert, so wird Sie aktiv dargestellt: Prüffelder nach Risiko sortieren Um die Risiko-Prüffelder mit den höchsten Risikowerten zuerst planen zu können, lassen Sie sich mit Klick auf die Prüffelder ohne Hierarchie anzeigen. Anschließend sortieren Sie nach der Spalte Risiko mit Klick in die Kopfzeile Seite 51 von 77

52 2.7.6 Neue Prüfung aus Prüffeld erstellen Durch Klick in einer Jahresspalte in der Zeile eines Prüffelds wird eine Prüfung angelegt, die in dem gewählten Jahr stattfindet und der das betreffende Prüffeld zugeordnet ist. Auf einen solchen Klick hin wird ein Dialog geöffnet, in dem weitere Einstellungen für die anzulegende Prüfung gemacht werden können. Für Prüffelder vom Typ Struktur oder für vergangene Jahre können keine Prüfungen angelegt werden. audimexsd zeigt die Möglichkeit zur Anlage einer Prüfung in einem bestimmten Feld durch einen Rahmen um dieses Feld herum an. Wird dieser nicht angezeigt, bewirkt ein Klick nichts. Bestimmte Daten wie das Hinzufügen weiterer Prüffelder, die Auswahl von Kapiteln sowie das Erfassen weiterer Prüfer können erst nach dem erstmaligen speichern erfolgen Prüfideen Hier werden die unter Planung/Prüfideen erfassten Prüfthemen angezeigt. Aus einer Prüfidee (=mögliches Prüfungsthema) kann eine Prüfung generiert werden, indem auf das Symbol am Anfang der Zeile der Prüfidee geklickt wird. Der Titel der Prüfidee wird dabei zum Namen der generierten Prüfung, die Beschreibung der Prüfidee wird zum Prüfungsumfang. Wenn aus einer Prüfidee eine Prüfung generiert wird, dann wird ein Dialog geöffnet, in dem diese Einstellungen geändert und alle weiteren Einstellungen einer Prüfung vorgenommen werden können. Die Prüfidee wird, nachdem eine Prüfung aus ihr generiert ist, automatisch gelöscht Seite 52 von 77

53 Zu einer Prüfidee können unter Planung/Prüfideen auch Dokumente erfasst werden, die in eine resultierende Prüfung übernommen werden. Nachdem aus einer Prüfidee eine Prüfung erstellt wurde, können ihr auch Prüffelder zugewiesen werden Prüfideeprioritäten Die Prüfideen können über ihre Prioritäten kategorisiert werden: A B C Verworfen Prüfungen und Aufwand Vertrauliche Prüfungen, für die der Anwender keine Berechtigung hat, werden nicht mitgezählt Prüfkapazität Die Prüfkapazität ist die Summe aller bei allen aktiven Prüfern hinterlegten Prüfertage pro Jahr Noch verfügbare Prüfkapazität Die noch verfügbare Prüfkapazität ist die Prüfkapazität minus die verplante Prüfkapazität Verplante Prüfkapazität Die verplante Prüfkapazität ist die Summe der geplanten Prüfaufwände der für das Geschäftsjahr erstellten Prüfungen Prüfern zugewiesene Prüftage Dies ist die Summe der den Prüfern zugewiesenen Prüftage für die im Geschäftsjahr erstellten Prüfungen. Wenn diese Zahl von der Zahl verplante Prüfkapazität abweicht, bedeutet das, dass es Prüfungen gibt, denen weniger Prüfertage zugeordnet sind als der Wert Aufwand (geplant) der Prüfung erforderlich macht Seite 53 von 77

54 Prüfern zuzuweisende Prüftage Dies ist die Differenz zwischen der verplanten Prüfkapazität und der Prüfern zugewiesenen Prüftage, oder mit anderen Worten die Prüftage, die Prüfern noch zugewiesen werden müssen. Diese Zahl sollte am Ende der Kapazitätsplanung nahe 0 sein, insofern die bei den Prüfungen erfassten geplanten Aufwände aussagekräftig sind Jahresplanbericht Um den Jahresplanbericht zu erstellen wählen Sie im Menü Datei/Jahresplanbericht speichern oder klicken Sie auf die Schaltfläche. Geben Sie dem Bericht eine nachvollziehbare Bezeichnung. Anschließend können Sie ihn unter Jahresplanbericht öffnen ansehen. Dort finden Sie ihn unter der Rubrik des Geschäftsjahres, für das er erstellt wurde. Vertrauliche Prüfungen, für die der Anwender keine Berechtigung hat, werden in dem von ihm erstellten Jahresplanbericht nicht aufgelistet. Bei Bedarf kann der Stammdatenverwalter unter Konfiguration/System eine andere Berichtsvorlage hinterlegen, von der dann, wie oben beschrieben, der Jahresplanbericht erstellt werden kann. Anstatt des internen Jahresplanberichts kann auch der Jahresplanbericht (Word) unter Auswertung/Berichte verwendet werden. Mit dem Jahresplanbericht können Sie mehrere Planungszwischenstände archivieren. Er kann auch als Basis für die Jahresplanungsbesprechung mit dem Audit Komitee dienen. Im Jahresplanbericht sind unter anderem alle Risiko-Prüffelder mit ihren aktuellen Risikowerten aufgelistet. Somit enthält er einen wichtigen Teil des Nachweises der risikoorientierten Planung (Warum habe ich so geplant, wie ich geplant habe?). 2.8 Prüfungsabbruch Prüfungen dürfen bei Zugrundelegung einer revisionssicheren Arbeitsweise nicht gelöscht werden. Statt Löschen einer Prüfung überführen Sie diese in einen Prüfungsstatus der Phase Abgebrochen und hinterlegen den Abbruchgrund (z. B. zu wenige Ressourcen, vom Audit Komitee verworfen etc.), um die Nachvollziehbarkeit sicherstellen zu können. Sofern eine abzubrechende Prüfung offene Maßnahmen enthält, erscheint ein Dialog mit der Frage, ob die offenen Maßnahmen ebenfalls abgebrochen werden sollen. Die Prüfung wird nur mit dem Klick auf Ja abgebrochen, wobei dadurch die entsprechenden Maßnahmen mit einer Stellungnahme Prüfungsabbruch! in den Maßnahmenstatus Abgebrochen überführt werden Seite 54 von 77

55 2.9 Prüfungsvorbereitung Prüfungsstatus Jeder Prüfungsstatus gehört zu einer Phase und gibt die Position im Prüfungs-Lebenszyklus an. Er wird manuell gesetzt. In jeder Phase ändert sich das Systemverhalten. Nr. Name Aktiv Vorbelegung Planung Durchführung Follow-Up Beendet Abgebrochen 01 Planung D D D D D D D 02 Vorbereitung D D D D D D D 03 Field Work D D D D D D D 04 Berichterstellung D D D D D D D 05 Maßnahmenverfolg D D D D D D D ung 06 Archiviert D D D D D D D 98 Verschoben D D D D D D D 99 Abgebrochen D D D D D D D Um eine Prüfung in die Phase Follow-Up überführen zu können, müssen alle offenen Maßnahmen ein Fälligkeitsdatum enthalten. Sofern es der entsprechende Statusübergang erlaubt, kann eine Prüfung mit der Aktion Prüfung beenden archiviert oder abgebrochen werden. Eine Prüfung kann nur dann beendet (archiviert) werden, wenn all ihre Maßnahmen geschlossen oder abgebrochen sind. Der Prüfungsstatus mit der Phase Beendet archiviert die Prüfung. Alle prüfungsrelevanten Informationen und die zur Prüfung verwalteten Dokumente können jetzt nicht mehr verändert werden Seite 55 von 77

56 2.9.2 Prüfungsdaten ergänzen Nummer Die Nummer wird automatisch von audimexsd erstellt. Sie beginnt mit der Jahreszahl von dem Jahr, indem die Prüfung erstellt wird, gefolgt von einer Laufnummer. Bei Bedarf kann die Nummer überschrieben werden Prüfungstyp Mit dem Prüfungstyp wird die Prüfung für Auswertungszwecke kategorisiert. Prüfungstypen: Konzern Holding OE 1 OE 2 OE Prüfungsart Mit der Prüfungsart wird die Prüfung für Auswertungszwecke kategorisiert. Prüfungsarten: Ad Hoc Nach Plan Nachprüfung Name Der Name wird als Vorbelegung vom Prüffeld oder der Prüfidee, aus dem die Prüfung erstellt wird, übernommen Referenz Referenz ist ein freies Textfeld, in dem Sie z. B. einen Bezug zu einem physischen Ablageort mit prüfungsbezogenen Unterlagen erstellen können Prüfungsleiter Mit Wahl des Prüfungsleiters wird dieser auch als Prüfer der Prüfung zugeordnet Aufwand (geplant) Der geplante Aufwand wird aus der Summe der in den Prüffeldern hinterlegten Einzelaufwände berechnet Seite 56 von 77

57 Bei Bedarf kann die Zahl in Prüfaufwand (geplant) manuell überschrieben werden. Wird ein Prüffeld wieder entfernt, wird dessen Aufwand subtrahiert (Aufwand (geplant) bleibt dabei immer mindestens 0, wird also nicht negativ). Beim Hinzufügen eines Prüffelds wird dessen Aufwand addiert Ist Vertraulich Daten von mit Ist Vertraulich markierten Prüfungen können nur von den ihr zugeordneten Prüfern und von einem Audit Manager eingesehen und je nach Prüfungsstatus bearbeitet werden. Nachdem ein Prüfer zugeteilt wurde, kann die Prüfung mit setzen des Häkchens Ist Vertraulich von diesem Prüfer als solche definiert werden (nur ein zugeordneter Prüfer kann die Prüfung als vertraulich markieren) Prüfungshandbuch Unter Prüfungshandbuch können individuelle Kapitel erfasst oder aus Standardkapiteln ausgewählt werden. Die Verwendung von Kapiteln erlaubt das prüfungsübergreifende Berichten von Feststellungen zu Arbeitsbereichen, die sich von den Prüffeldern unterscheiden können. Erfasste Kapitel werden z.b im Jahresplanbericht (Word) in den verplanten Prüfungen aufgelistet. Damit kann der Umfang der Prüfung übersichtlich dargestellt werden. Je nach Konfiguration der Berichtsvorlage können die Kapitel auch in der Mehrjahresansicht angezeigt werden Kapitelaufwand Der im jeweiligen Kapitel erfassbare Aufwand dient zur Orientierung, hat jedoch keinen Einfluss auf die Aufwandsberechnung Prüfer Wenn Sie bei der Erfassung einer Prüfung zuerst den Prüfungsleiter bestimmen, dann repräsentiert das unter * in der zweiten Spalte des Prüfungskalenders der Planungsübersicht stehende Piktogramm den Prüfungsleiter. In der Prüfungsansicht finden Sie die Prüferzuordnung für Prüfungen in einem Status der Phase Planung : Im Reiter Prüfer Prüfungen in einem anderen Status: Durch Klick auf die Schaltfläche Prüfer in den Prüfungsdetails Seite 57 von 77

58 Prüfer werden einer Prüfung durch eine Drag-and-Drop-Aktion von der rechten Liste (Verfügbare Prüfer) in die linke Liste (Zugeordnete Prüfer) zugewiesen und umgekehrt wieder aus der Prüfung entfernt Prüfertage zu Prüfer zuweisen Mit Klick auf das Kapazitätssymbol ( ) im Bereich Prüfer können Sie den der Prüfung zugeordneten Prüfern individuell Einsatztage zuweisen. Wenn der Konfigurationsparameter Aufwand verteilen aktiviert ist, wird der geplante Aufwand gleichmäßig an die der Prüfung zugeordneten Prüfer zugewiesen Prüffelder Einer Prüfung können mehrere Prüffelder zugewiesen sein. Weitere Prüffelder können per Dragand-Drop der Prüfung hinzugefügt werden. In der Prüfungsansicht finden Sie die Prüffeldzuordnung für Prüfungen in einem Status der Phase Planung : Im Reiter Prüffelder Prüfungen in einem anderen Status: Durch Klick auf die Schaltfläche Prüffelder in den Prüfungsdetails. Prüffelder werden einer Prüfung durch eine Drag-and-Drop-Aktion von der rechten Liste (Alle Prüffelder) in die linke Liste (Prüffelder) zugewiesen und umgekehrt wieder aus der Prüfung entfernt. Zu den Prüffeldern werden deren Nummer, Name und Prüfintervall angezeigt. Für die Risiko- Prüffelder ist zusätzlich der aktuelle Risikowert zu finden. Sollte im Kommentarfeld des Prüffeldes Text erfasst worden sein, wird er unterhalb des Prüffeldes wiedergegeben Seite 58 von 77

59 2.9.5 Prüfungsankündigung Innerhalb einer Prüfung können Sie im Fenster Dokumente eine Prüfungsankündigung erstellen. Hierzu klicken Sie in der linken Spalte mit der rechten Maustaste auf das Objekt (z.b. Ordner), in dem der zu erstellende Bericht gespeichert werden soll und wählen eine Berichtsvorlage unter Bericht erstellen aus. Speichern Sie vor der Berichtserstellung die Prüfung, damit alle aktuellen Daten in den Bericht übernommen werden können. Die Berichtsvorlagen können unter Auswertung/Berichte angepasst werden. Sie können dort auch eigene Berichtsvorlagen erstellen Dokumente verwalten Dokumente, Ordner, ggf. auch mit Inhalten, und s, ggf. auch mit Anhängen, können durch eine Drag-and-Drop-Aktion zu den Objekten wie z. B. Prüffeldern, Prüfungen, Kapiteln, Feststellungen, Maßnahmen, Stellungnahmen oder in die darunter liegende Verzeichnisstruktur im Fenster Dokumente kopiert werden. Alternativ können einzelne oder auch mehrere Dateien gleichzeitig per rechter Maustaste mit Klick auf Importieren zu den Verzeichnissen kopiert werden. Die im Fenster Dokumente gespeicherten Daten werden in der Datenbank abgelegt. Solange Dokumente in Bearbeitung sind, werden sie in der Datenbank gesperrt. Eine Standardverzeichnis-Ablagestruktur kann von einem Stammdatenverwalter in den Stammdaten/Vorlagen hinterlegt werden Dokumente bearbeiten Dokumente werden per Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet und in der Datenbank gesperrt. Alternativ können die Dokumente per rechter Maustaste und Klick auf Bearbeitungsmodus / Öffnen zur Bearbeitung geöffnet werden. Nach beendeter Bearbeitung wird das Dokument mit einem Klick auf das Bearbeitungssymbol oder per rechter Maustaste und Klick auf Bearbeitungsmodus beenden in der Datenbank aktualisiert und wieder freigegeben Seite 59 von 77

60 Bitte beachten Sie, dass der zuletzt gespeicherte Zustand der Dokumente übernommen wird. Sofern der entsprechende Dokumenttyp es zulässt, weist ein Dialog auf die sich noch in Bearbeitung befindenden Dokumente hin. Diese müssen vor der Aktualisierung in der Datenbank und vor der Freigabe geschlossen werden. Mit einem Klick auf das im Fenster Dokumente sich oben links befindende Symbol Bearbeitungsmodus beenden können Sie alle bearbeiteten Dokumente der Prüfung in die Datenbank aktualisieren und wieder freigeben. Ein Dokument kann nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern bearbeitet werden. Wird ein Dokument bearbeitet, ist es in der Datenbank gesperrt. Während der Bearbeitungszeit kann es von anderen Benutzern nur zum Stand des Bearbeitungsbeginns lesend geöffnet werden Dokumente exportieren Dokumente können per rechter Maustaste und Klick auf Exportieren aus der Datenbank kopiert werden. Ist ein Dokument gesperrt, kann es zum Stand des Bearbeitungsbeginns exportiert werden Dokumente versionieren Um einen alten Stand eines Dokuments revisionssicher zu erhalten, wählen Sie per rechte Maustaste Datei(en) versionieren. Im darauf folgenden Dialog können Sie einen Versionskommentar eingeben. Um ältere Versionen ansehen zu können, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Versionen anzeigen und wählen Sie die gewünschte Version aus Dokumente löschen Um Dokumente aus der Datenbank zu löschen, markieren Sie diese und wählen mit der rechten Maustaste Löschen. Physikalisch sind die Dokumente erst gelöscht, nachdem Sie Datenbank bereinigen durchgeführt haben Datenbank bereinigen Objekte wie z. B. Dokumente werden mit einer Lösch-Aktion physikalisch nicht aus der Datenbank gelöscht, sondern es werden nur die logischen Bezüge gelöscht. Dies hat zur Folge, dass die Performance von audimexsd bei vielen gelöschten Objekten verschlechtert werden kann. Mit der Aktion Datenbank bereinigen, die unter Extras/Datenbank bereinigen durchgeführt wird, werden die gelöschten Objekte physikalisch aus der Datenbank entfernt Seite 60 von 77

61 Archivierung der Dokumente Sobald eine Prüfung beendet wird, werden die in der Prüfung verwalteten Dokumente archiviert. Das bedeutet, dass keine Datei mehr verändert oder gelöscht werden kann. Es können dann auch kein Verzeichnis und keine Datei für die betreffende Prüfung angelegt oder damit zusammenhängende Objekte wie Feststellungen, Maßnahmen oder Stellungnahmen verändert werden Wissensbasis Dokumente, Ordner, ggf. auch mit Inhalten, können durch eine Drag-and-Drop-Aktion von der Wissensbasis zu den Objekten wie z. B. Prüffeldern, Prüfungen, Kapiteln, Feststellungen, Maßnahmen, Stellungnahmen oder in die darunter liegenden Verzeichnisstruktur im Fenster Dokumente kopiert werden. Dokumente können per Drag-and-Drop-Aktion in die Wissensbasis kopiert werden. In der Wissensbasis können Sie alle Dokumente ablegen, die sich nicht auf eine einzelne spezielle Prüfung beziehen, sondern für eine Klasse von Prüfungen oder die Gesamtrevision von Interesse sind. Hierzu gehören beispielsweise die folgenden Arten von Dokumenten: 1. Checklisten 2. Informationen über Gesetze, Vorschriften, Richtlinien 3. Ihr Revisionshandbuch 4. Arbeitsanweisungen für Revisoren 5. Historische Auswertungen, z. B. der Quartalsbericht Ihrer Revision Die Wissensbasis kann synchronisiert werden, sodass Sie mit ihr auch lokal arbeiten können Dokumente der Wissensbasis öffnen bzw. bearbeiten Dokumente werden per Doppelklick zur Ansicht geöffnet. Per rechter Maustaste und Klick auf Bearbeitungsmodus / Öffnen können die Dokumente der Wissensbasis zur Bearbeitung geöffnet werden. Wir empfehlen, das Dokument der Wissensbasis vor der Bearbeitung zu versionieren. Nach beendeter Bearbeitung wird das Dokument per Klick auf das Bearbeitungssymbol Wissensbasis aktualisiert und wieder freigegeben. in der Ein Dokument kann nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern bearbeitet werden. Wird ein Dokument bearbeitet, ist es in der Datenbank gesperrt. Während der Bearbeitungszeit kann es von anderen Benutzern nur zum Stand des Bearbeitungsbeginns lesend geöffnet werden Checklisten Nutzen Sie falls vorhanden Ihre bestehenden Checklisten in Excel, indem Sie sie in einer für Sie passenden Struktur in der Wissensbasis ablegen und dort verwalten. Wollen Sie eine Checkliste in einer Prüfung verwenden, so kopieren Sie einfach die entsprechende Excel-Datei Seite 61 von 77

62 aus der Wissensbasis per Drag-and-Drop-Aktion z. B. in das Prüfungskapitel im Fenster Dokumente Prüfungsübergreifende Berichte erstellen Aus den Auflistungen (Planung/Prüffelder, Durchführung/Prüfungen, Auswertung/Feststellungen und Auswertung/Maßnahmen) können Sie im Fenster Wissensbasis einen Bericht erstellen. Hierzu klicken Sie in der linken Spalte mit der rechten Maustaste auf das Objekt (z.b. Ordner), in dem der zu erstellende Bericht gespeichert werden soll und wählen eine Berichtsvorlage unter Bericht erstellen aus. Objektübergreifende Berichte können in der Wissensbasis abgelegt werden. Hierzu empfehlen wir einen geeigneten Ordner in der Wissensbasis zu erstellen. Bei objektübergreifenden Berichten wählen Sie vorab mit Mehrfachauswahl die Objekte (z.b. Prüfungen) aus der Liste aus, die im zu erstellenden Bericht enthalten sein sollen. Zum Erstellen eines objektübergreifenden Berichts muss die MS Word-Berichtsvorlage entsprechend konfiguriert sein. Mit Hilfe der Suchfunktionen, Filter und geeigneter Spaltenauswahl können Sie die anzuzeigenden Objekte einschränken, was die Mehrfachauswahl der gewünschten Objekte erleichtert. Die Berichtsvorlagen können unter Auswertung/Berichte angepasst werden. Sie können dort auch eigene Berichtsvorlagen erstellen Prüfungsdurchführung In der Prüfungsdurchführung dokumentiert der Prüfer seine Prüfungstätigkeit. Ziel der Dokumentation ist es, für einen Außenstehenden nachvollziehbar zu machen, wie und wodurch der Prüfer zu seinen Ergebnissen gekommen ist. Mit audimexsd erfasst der Prüfer während der Prüfungsdurchführung zudem Feststellungen und Maßnahmen. Die Feststellungen benötigt man, um sie später statistisch auswerten zu können. Viele Unternehmen unterliegen auch gewissen Berichtspflichten, die damit abgedeckt werden können. Maßnahmen dagegen bilden die Basis für den Follow-Up Feststellungen Um Feststellungen und Maßnahmen erfassen und bearbeiten zu können, muss der Prüfungsstatus in einem Status der Phase Durchführung sein Nummer Zu jedem Kapitel können mehrere Feststellungen erfasst werden, wobei innerhalb jeder Prüfung die Feststellungsnummerierung mit 01 beginnt und laufend fortgesetzt wird. Die Nummer kann nach dem erstmaligen Speichern einer Feststellung auch verändert werden Seite 62 von 77

63 Mit der Funktion werden. Neu nummerieren können Feststellungen neu durchnummeriert Titel Der Titel der Feststellung dient zur besseren Darstellung in verschiedenen Auflistungen Gewicht Mit der Gewichtung wird die Feststellung für Auswertungszwecke klassifiziert. Festellungsgewichte: Unwesentlich Wesentlich Schwerwiegend Verursacher Der Verursacher ist das Prüffeld, dem die Feststellung zuzuordnen ist. Als Vorbelegung wird das erste Prüffeld der Prüfung gewählt. Als Verursacher kann auch ein anderes in der Prüfung enthaltenes oder auch nicht enthaltenes Prüffeld gewählt werden Sachverhalt Hier wird der Feststellungstext eingegeben Beurteilung Teilweise wird dieses Textfeld von Kunden statt zur Beurteilung des Sachverhalts zu einer Risikobeschreibung verwendet Maßnahmen Zu jeder Feststellung können mehrere Maßnahmen erfasst werden, wobei die Maßnahmennummerierung vom System vergeben wird. Die Nummer kann nach dem erstmaligen Speichern verändert werden. Mit der Funktion Neu nummerieren können Maßnahmen neu durchnummeriert werden. Für offene und geschlossene Maßnahmen werden unterschiedliche Icons verwendet. So zeigt der gehobene Hammer noch offene Maßnahmen an, der nach unten zeigende Hammer steht für geschlossene Maßnahmen Titel Der Titel der Maßnahme dient zur besseren Darstellung in verschiedenen Auflistungen Maßnahmenstatus Nr. Name Aktiv Vorbelegung Beendet Abgebrochen 01 Offen D D D D 03 Umgesetzt D D D D 05 Geschlossen D D D D 08 Abgebrochen D D D D Seite 63 von 77

64 Fälligkeitsdatum Das Fälligkeitsdatum ist das Datum, zu dem die Maßnahme umgesetzt sein soll. Die Anpassung des Fälligkeitsdatums bewirkt eine Terminverschiebung, die zur Nachvollziehbarkeit (als neue Stellungnahme) dokumentiert wird. Das Fälligkeitsdatum kann beim Erfassen einer Maßnahme auch leer gelassen werden. Bevor die Prüfung jedoch in die Phase Follow-Up überführt werden kann, muss für jede offene Maßnahme ein Fälligkeitsdatum gesetzt sein. Das Fälligkeitsdatum kann auch in einem Bericht wie z.b. dem Formular Management Kommentar (Word) oder dem Revisionsbericht rückschreibbar (Word) erfasst und in die Datenbank eingelesen werden. Wurde beim Erstellen einer Maßnahme kein Fälligkeitsdatum erfasst, wird das nachträgliche Erfassen eines Fälligkeitsdatums nicht protokolliert. Eine fällige Maßnahme erscheint in der Wiedervorlage beim Verfolger. Der Zeitpunkt des Erscheinens hängt von den für die Wiedervorlage gewählten Vorlauftagen ab Enddatum Das Enddatum wird vom System bei der Schließung der Maßnahme gesetzt. Bis die Maßnahme geschlossen ist, ist das Enddatum leer Verantwortlicher Verantwortlicher ist ein Textfeld, in dem Sie je nach Bedarf die verantwortliche Fachabteilung oder den verantwortlichen Geprüften in Person eingeben können. Eine Definition, die als Hinweis angezeigt wird, wurde wie folgt definiert: <Abteilungskürzel - Vorname, Nachname> Seite 64 von 77

65 Verfolger Der Verfolger ist derjenige Prüfer, der das Verfolgen dieser Maßnahme verantwortet. Dem eingeloggten Benutzer werden in der Wiedervorlage alle Maßnahmen von Prüfungen im Follow-Up angezeigt, sofern er nicht per individueller Filterauswahl explizit nach den Maßnahmen filtert, bei denen er als Maßnahmenverfolger eingetragen ist Beschreibung In dieser Eigenschaft wird beschrieben, was genau vom Geprüften umzusetzen ist Management Kommentar In dieser Eigenschaft wird die Sicht des Geprüften auf die Maßnahme hinterlegt. Mit dem Management Kommentar wird die Sicht des Geprüften während der Prüfung bzw. während der Berichterstellung eingeholt. Für Kommentare von Geprüften im Follow-Up, sprich nachdem der finale Revisionsbericht erstellt wurde, sind vom Geprüften, Stellungnahmen, Erinnerungen und Mahnungen vorgesehen. Management Kommentare können von den Geprüften via übermittelten MS-Word Formularen eingeholt werden. Führen Sie hierzu die Aktion Anforderung des Management Kommentars aus. Der vorbelegte -Text kann von Ihrem Stammdatenverwalter unter Konfiguration/System/Einbindung Geprüfter angepasst werden. Mit dem automatischen Erstellen einer Stellungnahme mit dem Titel Anforderung des Management Kommentars wird bestätigt, dass Ihrem -Client die zum Versand übergeben wurde. Der wird ein vorkonfiguriertes MS-Word Formular beigelegt, in dem der Geprüfte zu einer Maßnahme in einem freigegebenen Formular-Feld bzw. zu mehreren Maßnahmen in freigegebenen Formularfeldern Stellung beziehen kann. Wie die zurück erhaltenen MS Word Formulare eingelesen werden, ist im Kapitel Formulare einlesen beschrieben Arbeiten im Netz Lokales Arbeiten Für den Fall, dass Sie an Orten arbeiten, an denen Sie keine direkte Verbindung zur zentralen audimexsd Datenbank haben, können Sie audimexsd auch benutzen. Hierfür ist es erforderlich die Prüfungen, die lokal bearbeitet werden sollen, in den lokalen Datenbestand zu überführen Seite 65 von 77

66 ( synchronisieren ). Bei nächster Gelegenheit können dann die Arbeitsergebnisse auf gleichem Wege in den zentralen Datenbestand überführt werden. Mit der Auswahl der Datenbank beim Einloggen bestimmen Sie, ob Sie Zentral oder Lokal arbeiten Lokales Arbeiten Bevor Sie Lokal arbeiten können, müssen Sie mindestens eine Prüfung synchronisieren. Um lokal zu arbeiten, gehen Sie wie folgt vor: 1) Markieren Sie die zu synchronisierenden Prüfungen unter Durchführung/Prüfungen im Netzwerkbestand Zentral und klicken Sie auf das Symbol Synchronisieren : 2) Optional kann die Wissensbasis mit synchronisiert werden. Wählen Sie hierzu Wissensbasis synchronisieren aus: 3) Je nach Datenumfang kann die Synchronisation ein paar Minuten in Anspruch nehmen 4) Datenbank wechseln zu Lokal 5) Neu einloggen ( Lokal ist vorgewählt) Nun können Sie lokal arbeiten. Haben Sie die lokale Arbeit an einer Prüfung beendet, so führen Sie erneut eine Synchronisation durch. Diese sorgt dafür, dass alle Ihre Arbeitsergebnisse in den Netzwerkdatenbestand übernommen werden. Sie können danach lokal oder zentral an der Prüfung weiterarbeiten, beide Datenbestände sind in Bezug auf diese Prüfung gleich Seite 66 von 77

67 2.14 Berichterstellung Prüfungsergebnis Das Prüfungsergebnis wird einerseits dazu verwendet, um Prüfungen statistisch auswerten zu können. Andererseits fließen Prüfungsergebnisse in Risikomodelle ein, da sie ein wichtiger Risikoindikator sind. Prüfungsergebnisse: Sehr Gut Gut Befriedigend Mangelhaft Revisionsbericht Innerhalb einer Prüfung können Sie im Fenster Dokumente einen Bericht erstellen. Hierzu klicken Sie in der linken Spalte mit der rechten Maustaste auf das Objekt (z.b. Ordner), in dem der zu erstellende Bericht gespeichert werden soll und wählen eine Berichtsvorlage unter Bericht erstellen aus. Speichern Sie vor der Berichtserstellung die Prüfung, damit alle aktuellen Daten in den Bericht übernommen werden können. Die Berichtsvorlagen können unter Auswertung/Berichte angepasst werden. Sie können dort auch eigene Berichtsvorlagen erstellen Qualitätscheck Siehe Revisionsbericht 2.15 Follow Up (Wiedervorlage) Wiedervorlage In der Wiedervorlage werden alle Maßnahmen von Prüfungen im Follow-Up angezeigt, die fällig bzw. je nach Auswahl von Vorlauftagen in x Tagen fällig werden. Eine vom Geprüften erhaltene können Sie per Drag-and-Drop-Aktion direkt zur Maßnahme hinzufügen. Stellungnahmen, Erinnerungen und Mahnungen zur Maßnahmenumsetzung können per an die Geprüften übermittelt werden. Diese beinhalten MS Word Formulare, in denen die Geprüften ihre Stellungnahme erfassen. Aus den zurück erhaltenen Formularen werden die Stellungnahmen per Knopfdruck ausgelesen und zu den entsprechenden Maßnahmen importiert. Mit der negativen Zahl von Vorlauftagen werden die Maßnahmen erst entsprechend der Tage nach Fälligkeit angezeigt Seite 67 von 77

68 Die Anzahl Vorlauftage, die als Voreinstellung erscheint, kann vom Stammdatenverwalter unter Konfiguration/System definiert werden. Sollte immer der gleiche Benutzer für die Verfolgung der Maßnahmen zuständig sein, z. B. eine Administrationsperson, kann der Stammdatenverwalter unter Konfiguration/System diesen Benutzer unter Vorbelegung Maßnahmenverfolger hinterlegen Stellungnahme (Nachricht, Erinnerung etc.) Zu jeder Maßnahme können mehrere Stellungnahmen erfasst werden, wobei die Nummerierung vom System vergeben wird. Die Nummer kann nach dem erstmaligen Speichern verändert werden. Mit der Funktion werden. Neu nummerieren können Stellungnahmen neu durchnummeriert Unter Geprüfte(r) könnte der Nachrichtenüberbringer als Ergänzung zum Verantwortlichen eingetragen werden vom Geprüften Eine vom Geprüften erhaltene können Sie per Drag-and-Drop-Aktion auf einer Maßnahme (in einer Listen- oder Baumstruktur) fallen lassen. Diese Aktion erstellt eine Stellungnahme mit dem Titel Antwort des Geprüften vom Typ Antwort. Die bzw. das Dokument wird automatisch im Dokumentenmanager unter der Maßnahme abgelegt. Beinhaltet die ein MS Word Formular aus dem Prozess Einbindung der Geprüften via übermittelte MS-Word Formulare, muss das Formular via Drag-and-Drop-Aktion in dem entsprechenden Bereich innerhalb des Dokumentenmanagers fallen gelassen werden (Sie können das Formular direkt aus der herausziehen). Falls Sie zusätzlich noch die speichern möchten, raten wir Ihnen, die nun im Dokumentenmanager unter der automatisch erstellten Stellungnahme abzulegen (anstatt die wie im ersten Absatz beschrieben auf der Maßnahme fallen zu lassen). So wird verhindert, dass die Stellungnahme Antwort des Geprüften zweimal generiert wird. Siehe Formulare einlesen Einbindung der Geprüften via übermittelte MS-Word Formulare Die Maßnahmenumsetzung wird mit MS Word Formularen unterstützt. Die Geprüften werden so mit ihnen bekannten Mitteln in den Prozess eingebunden. Per erhalten sie die Aufforderung, beigelegte MS Word Formulare auszufüllen und zurückzusenden. Sie bestimmen dabei, wer welche Maßnahmen zur Umsetzungsdokumentation erhält Seite 68 von 77

69 Maßnahmen schreibgeschützter Prüfungen können nicht in den -Workflow eingebunden werden MS Word Formlure per versenden Wählen Sie in der Wiedervorlage oder unter Auswertung/Maßnahmen eine oder per Mehrfachauswahl mehrere Maßnahmen aus, deren Verantwortlichen per ein oder mehrere MS Word Formulare übermittelt werden sollen. Per Schalter können Sie bestimmen, ob für jede Maßnahme ein eigenes Formular erstellt werden soll, oder ob alle Maßnahmen in einer in einem Formular zusammengefasst werden sollen. Bei einer Mehrfachauswahl und deaktiviertem Schalter wird pro Verantwortlicher eine erstellt. Mit Hilfe der Suchfunktionen, Filter und geeigneter Spaltenauswahl können Sie die anzuzeigenden Maßnahmen einschränken, was die Mehrfachauswahl der gewünschten Objekte erleichtert. Nachdem Sie die Maßnahmen ausgewählt haben, deren Verantwortliche eine Aufforderung erhalten sollen, führen Sie die gewünschte Aktion aus: Je nach gewählter Aktion wird der ein unterschiedliches MS Word-Formular beigelegt. Der vorbelegte -Text wird anhand der Aktion, der Maßnahmenauswahl (eine oder mehrere Maßnahmen einer Prüfung, oder mehrere Maßnahmen mehrerer Prüfungen), der Schalterauswahl (ein oder mehrere Formulare per ) und der Grundeinstellung ( s nach Verantwortlichen gruppieren) erstellt. Mit dem Management Kommentar wird die Sicht des Geprüften während der Prüfung bzw. während der Berichterstellung eingeholt. Für Kommentare von Geprüften im Follow-Up (sprich nachdem der finale Revisionsbericht erstellt wurde) sind vom Geprüften, Stellungnahmen und die hier beschriebenen Erinnerungen und Mahnungen vorgesehen. Die vorbelegten -Texte können von Ihrem Stammdatenverwalter unter Konfiguration/System/Einbindung Geprüfter angepasst werden Seite 69 von 77

70 Mit dem automatischen Erstellen einer Stellungnahme mit dem Titel Anforderung des Management Kommentars, Anforderung der Stellungnahme, Erinnerung an den Verantwortlichen oder Mahnung an den Verantwortlichen wird bestätigt, dass dem -Client die zum Versand übergeben wurde. Der werden vorkonfigurierte MS-Word Formulare beigelegt, in dem der Geprüfte in freigegebenen Formularfeldern Stellung beziehen kann. Wie die zurück erhaltenen MS Word Formulare eingelesen werden, ist im Kapitel Formulare einlesen beschrieben Bericht zurückschreiben/formular einlesen Zurück erhaltene Formulare sowie rückschreibbare Berichte werden zum Einlesen per Drag-and- Drop-Aktion in dem entsprechenden Bereich unterhalb des Dokumentenmanagers fallen gelassen. Beenden Sie den Bearbeitungsmodus des rückschreibbaren Berichts mit einem Klick auf das Bearbeitungssymbol, bevor Sie den Importvorgang per Drag-and-Drop-Aktion starten. Um das Formular nachvollziehbar zu hinterlegen, können Sie es vor dem Einlesen entweder zu einer Prüfung im Fenster Dokumente oder prüfungsübergreifend im Fenster Wissensbasis ablegen. Gleiches gilt für die , die die vom Geprüften ausgefüllten Formulare enthält Dialog Import aus Wordformular Nach dem Einlesen öffnet sich ein Dialog, in dem die zu importierenden Daten angezeigt werden. Wählen Sie die zu importierenden Daten mit Setzen des Häkchens vor dem entsprechenden Datensatzes aus. Mit Alle selektieren werden alle zu importierenden Datensätze mit einem Klick ausgewählt. Klicken Sie anschließend Importieren, um die ausgewählten Daten in die Datenbank zu importieren. In einigen Formularen können die Geprüften mit Setzen eines Häkchens mitteilen, dass nach ihrer Ansicht die Maßnahme umgesetzt wurde. Wurde das Häkchen vom Geprüften gesetzt, steht im Datensatz hinter dem Text Der Geprüfte ist der Meinung, dass die Maßnahme umgesetzt wurde: Ja. Wurde das Häkchen nicht gesetzt, wird dort Nein ausgegeben. Außer dieser Anzeige wird mit Setzen des Häkchens in audimexsd nichts verändert, auch wird diese Information nicht in die Stellungnahme importiert. Der Prüfer könnte aufgrund dieser Information manuell den Maßnahmenstatus verändern. Es werden nur geänderte Datensätze angezeigt. Sofern im Import-Dialog eine Änderung vorgenommen werden kann, wie z.b. den Maßnahmenstatus zu verändern, wird der Datensatz ebenfalls angezeigt Seite 70 von 77

71 Können Datensätze nicht importiert werden, wird die Ursache in roter Schrift angezeigt. Ein Grund kann sein, dass nicht alle Pflichtfelder eines Datensatzes ausgefüllt wurden. Bei bestehenden Objekten wird in der Spalte Wordformular der aus dem Bericht/Formular ausgelesene Inhalt dem aktuellen Inhalt der Datenbank in der Spalte audimexsd gegenübergestellt. Zur Nachvollziehbarkeit kann der Dialog mit Klick auf Drucken und entsprechender Auswahl im Drucker-Dialog auch in eine Datei gedruckt werden, die Sie wiederum z.b. in der Wissensbasis individuell ablegen können. Aktualisieren Sie nach dem Einlesen eines rückschreibbaren Berichts bzw. eines MS-Word Formulars das Fenster mit der Funktionstaste F5 um sicherzustellen, dass die neuen Inhalte angezeigt werden Änderung der Fälligkeit Beim Ändern des Fälligkeitsdatums soll eine Stellungnahme eingegeben werden. Der Datumswechsel wird vom System protokolliert Verantwortung übertragen Beim Ändern des Verantwortlichen bzw. des Verfolgers, sofern die Prüfung in einem Status der Phase Follow Up ist, muss eine Stellungnahme eingegeben werden Abbruch einer Maßnahme Wenn eine Maßnahme abgebrochen wird, trägt das System Abbrechen der Maßnahme in den Titel der Stellungnahme ein und fragt nach dem Abbruchgrund Schließen einer Maßnahme Das Enddatum wird automatisch vom System bei Schließung der Maßnahme gesetzt. Wenn eine Maßnahme bereits während der Prüfung umgesetzt wird, kann der Maßnahmenstatuswechsel bereits in der Durchführung erfolgen. Einige Kunden verwenden einen Maßnahmenstatus Geschlossen Management akzeptiert Risiko um eine Maßnahme zu schließen, die von der Revision zwar erfasst wurde, bei der jedoch die Fachabteilung das Risiko statt der Umsetzung akzeptiert. Wenn eine Maßnahme geschlossen wird, trägt das System Schließen der Maßnahme in den Titel der Stellungnahme ein und verlangt einen Kommentar. Nach dem Schließen der letzten Maßnahme der Prüfung wird mit einem Dialog informiert, dass die Prüfung beendet werden kann Seite 71 von 77

72 2.16 Auswertungen Sie können Auswertungen wie im Folgenden erläutert filtern, gruppieren oder Spalten hinzufügen oder entfernen. Mit der Aktion der Toolbar können Sie die definierte Liste drucken. Die Aktion erlaubt hierfür die Druckseite auf folgendem Dialog einzurichten: Die Aktion liefert Ihnen eine Seitenvorschau auf die zu druckende Liste. Die Aktion exportieren. erlaubt es Ihnen, die eingestellte Liste in viele verschiedene Formate zu Durch Doppelklick auf eine Feststellung bzw. Maßnahme gelangen Sie in die Prüfungsbearbeitungsmaske der zugehörigen Prüfung. In dieser Maske ist dann die Feststellung bzw. die Maßnahme, auf die sie doppelt geklickt hatten, ausgewählt Suchen Mit einem Suchbegriff, der oben rechts in das Feld neben Suchen eingegeben werden kann, kann die Anzeige weiter eingeschränkt werden. Es müssen mindestens zwei Zeichen als Suchbegriff eingegeben werden, die bei den anzuzeigenden Objekten nacheinander enthalten sein müssen. Beispiel 12 in der Hauptmaske Prüfungen zeigt mir alle Prüfungen, deren Nummer 12 enthält (demnach , usw. jedoch auch ), oder deren Namen eine 12 enthalten, oder deren Start- oder Enddatum 12 enthalten (z. B. auch als Enddatum) Wählen Sie zuerst im Masterfilter den Bereich aus, innerhalb dessen gesucht werden soll Seite 72 von 77

73 Die Suche kann mit der Suchfunktion weiter eingeschränkt werden Suchfunktion Mit Strg-F oder Auswahl des Menüpunkts Suche einblenden aus dem Kontextmenü einer Spaltenüberschrift aktivieren Sie die Suchfunktion. Sie können die Suchfunktion jederzeit wieder deaktivieren, indem Sie die ESC -Taste drücken. Mittels der Suchfunktion können Sie einen Text in allen Spalten aller angezeigten Zeilen der dargestellten Tabelle finden. Suchergebnisse werden jeweils gelb markiert. Wählen Sie zuerst im Masterfilter den Bereich aus, innerhalb dessen gesucht werden soll. Die Suchfunktion kann mit der Suche weiter eingeschränkt werden Spalten Nach Spalte sortieren Mit Klick auf die Überschrift einer Spalte werden die Daten nach dieser Spalte sortiert. Durch nochmaligen Klick auf die Überschrift einer bereits sortierten Spalte wird die Sortierung umgekehrt (absteigende Sortierung wird zu aufsteigender Sortierung und umgekehrt). Halten Sie beim Klick auf eine Spaltenüberschrift die Shift-Taste gedrückt, so wird diese Spalte als zusätzliches (der bisherigen Sortierung untergeordnetes) Sortierkriterium benutzt. Durch Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift und Auswahl des Menüpunkts Sortierung entfernen wird die betreffende Spalte als Sortierkriterium nicht mehr benutzt Nach Spalte gruppieren Schieben Sie eine Spaltenüberschrift in den grauen Bereich oberhalb der Spaltenüberschriften, um nach dieser zu gruppieren. Es können auch Untergruppierungen erstellt werden, in dem man erneut eine Spaltenüberschrift in den grauen Bereich schiebt. Mit rechter Maustaste im grauen Bereich können Sie Alle Gruppen erweitern bzw. Alle Gruppen reduzieren Spalten verschieben Möchten Sie die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, dann ziehen Sie einfach die betreffende Spaltenüberschrift auf die gewünschte Position Spalten entfernen Mit Klick rechter Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und Auswahl Spalte entfernen verschwindet die betreffende Spalte aus der Tabelle Seite 73 von 77

74 Zusätzliche Spalten anzeigen Mit Klick rechter Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und Auswahl Spaltenauswahl öffnen Sie einen Dialog, aus dem Sie die angebotenen Spaltenüberschriften in die Überschriftenzeile schieben können. Durch Klick auf Hinzufügen im Spaltenauswahl-Dialog können alle verfügbaren Datenbankfelder angezeigt und in die Liste übernommen werden. Die Symbole zeigen die Zugehörigkeit wie folgt an: Prüfung Kapitel Feststellung Maßnahme Stellungnahme Filter Master-Filter Der Master-Filter ist der Filter, den Sie in der Toolbar des Hauptfensters sehen. Hier können Sie die angezeigten Objekte gemäß ihrer Zugehörigkeit zu einem Geschäftsjahr filtern. Dabei stehen Ihnen das aktuelle, das vorhergehende oder das folgende Geschäftsjahr zur Verfügung. Alternativ können Sie auch immer alle Objekte anzeigen und diese individuell filtern. Der Filter bezieht sich auf das jeweilige Startdatum der Prüfung Nach Werten filtern Positionieren Sie die Maus auf einer Spaltenüberschrift, um das Filtersymbol in der oberen Ecke dieser Überschrift anzuzeigen: Mit Klick auf das Filtersymbol haben Sie folgende Filtermöglichkeiten: Zusammenstellen eines individuellen Filters ( Angepasst ) Auswahl aller leeren Felder ( Leerfelder ) Auswahl aller nicht-leeren Felder ( keine Leerfelder ) Auswahl eines bestimmten Werts, der in der Spalte vorkommt Aktivierte Filter werden am unteren Rand angezeigt und können durch Klick auf das Symbol deaktiviert bzw. mit gelöscht werden Seite 74 von 77

75 Erweiterte Filtereinstellungen Über die im vorangegangenen Abschnitt dargestellten Möglichkeiten hinausgehende Filteroptionen erhalten Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift klicken und Filter bearbeiten auswählen. Sie können in dem dann angezeigten Dialog über vielfältige Operatoren sämtliche verfügbaren Felder filtern Nach Excel exportieren Sie können die Daten aus Auswertungen in verschiedene Dateiformate, darunter auch Excel exportieren Vorkonfigurierte Berichte Ein Stammdatenverwalter kann festlegen, welche Berichte für Benutzer verfügbar sind und auf welchen Masken sie aufrufbar sind. Eine genaue Berichtsdefinition der vorkonfigurierten Berichte finden Sie in der kontextsensitiven Hilfe mit Klick auf die Funktionstaste F Umfassende Berichte Umfassenden Bericht erstellen 1) Wählen Sie unter den vorhandenen umfassenden Berichten denjenigen aus, der Ihren Anforderungen am nächsten kommt. 2) Wählen Sie die von Ihnen benötigten Spalten in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge aus. 3) Definieren Sie die Sortierreihenfolge. 4) Definieren Sie den Datensatz-Filter Alle oder unterschiedliche Datensätze 5) Speichern Sie mit den neu zu erstellenden Bericht unter Eingabe von: Seite 75 von 77