Microsoft Office 2007 Heterogene Microsoft-Office-Umgebungen und Dokumentenverwaltung mit BiG-Manager Review

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1 Aktualisierungen dieses Artikels Hinweise zu BiG-Manager BiG-Manager ist eine Anwendung, die ausschließlich auf Microsoft Office Access 2003 basiert. Es werden ausschließlich Microsoft-Komponenten verwendet. Lediglich für die Datenkomprimierung werden zwei ActiveX-Komponenten des Produkts Dynazip Max Secure 6.0 (Inner Media, USA) verwendet. Alle BiG-Manager-Funktionalitäten basieren auf Microsoft VBA- Projekten. Die GEWIDOR GmbH hat das Produkt Visual Studio Tools für Microsoft Office System Version 2003 käuflich erworben. Mit dem Erwerb ist das Recht verbunden, Microsoft Office Access 2003 Runtime lizenzgebührenfrei an Kunden weiterzugeben. Vorbemerkungen Microsoft hat Anfang 2007 ein neues Betriebssystem und eine neue Office Produktlinie herausgeben. Dieser Artikel soll Hinweise zur Migration von früheren Office-Produkten auf die neue Version Office 2007 aufzeigen. Es wird beschrieben, wie sich der Einsatz der neuen Office-Version 2007 in Verbindung mit der Dokumentenverwaltung von BiG-Manager auswirkt, wie auf neue Office-Formate migriert wird und welches Systemverhalten BiG-Manager und die Office-Produkte zeigen, wenn heterogene Office- Installationen Dokumente in früheren und dem neuen Format wechselweise verwalten. FAZIT Auf dem jetzigen Stand der neuen Microsoft Office 2007-Produkte wird von heterogenen Softwareumgebungen und programmgesteuerter Rückkonvertierung in frühere Office-Formate dringend abgeraten. Die wechselseitige Bearbeitung bzw. Konvertierung von Dokumenten mit Microsoft Office 2007 und früheren Versionen führt u. U. zum Verlust von dokumentenbezogenen Informationen oder Eigenschaften (z. B. Formatierungen, Verknüpfungen, usw.). Der Einsatz in heterogenen Microsoft Office-Umgebungen hängt wesentlich davon ab, wie leistungsfähig der Konverter in seiner bisherigen und in zukünftigen Versionen sein wird, den Microsoft zur Aufwärts- und Abwärtskonvertierung von Office-Dokumenten anbietet. Z. Zt. hat der Konverter bzgl. der Verknüpfung von Office-Dokumenten einen erheblichen Mangel. Eine Problembeschreibung finden Sie unter Microsoft Word, Verknüpfungen mit Excel- Dokumenten. Beachten Sie bitte, dass diese Informationen oder Teile davon unzutreffend sein können, wenn Microsoft Änderungen in Office-Produkten oder dem Dateiformatkonverter vornimmt. Ressourcen Microsoft Office 2007 Startseite Startseite für die Office 2007-Produkte Microsoft Office Online Support für Microsoft Office 2007 AddIn für Microsoft Office 2007 Microsoft Office Compatibility Pack Benutzerkontenschutz (UAC) Lifetime Cycle (Microsoft) AddIn für Speichern unter PDF oder XPS Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint 2007 Beschreibung des Benutzerkontenschutzes Supportzyklen für Microsoft Produkte Informationen der GEWIDOR GmbH Microsoft Office, Windows Vista und Windows XP sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. BiG-Manager ist ein eingetragenes Warenzeichen der GEWIDOR GmbH, Leverkusen. BIG-OFFICE2007.DOC 1 / 21

2 Dokumente in unterschiedlichen Dateiformaten In Microsoft Office 2007 wird ein neues Dateiformat eingeführt, das auf XML basiert. Es wird als "Microsoft Office Open XML-Format" bezeichnet und findet in Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 und Microsoft Office PowerPoint 2007 Anwendung. Können in verschiedenen Office-Versionen dieselben Dateien gemeinsam genutzt werden? Microsoft Office 2007 ermöglicht es Ihnen, Dateien sowohl in den neuen Open XML-Formaten als auch dem binären Dateiformat früherer Office-Versionen zu speichern. Microsoft Office 2007 umfasst sowohl Kompatibilitätsprüfungen als auch Dateikonverter, um das gemeinsame Nutzen von Dateien innerhalb verschiedener Office-Versionen zu vereinfachen.. In der Dokumentenverwaltung von BiG-Manager werden zu einer Dokumenten-ID (gebildet aus Geschäftsjahr und Referenz), Dateiname und Dateierweiterung gespeichert. Werden Dokumente im Format früherer Office-Versionen bearbeitet, so ändert sich für den Benutzer nichts. Die neuen Office-Produkte werden ältere Dokumente in einem sog. Kompatibilitätsmodus öffnen, in dem neue Leistungsmerkmale von Microsoft Office 2007 jedoch nicht verwendet werden können. Aktivieren des Kompatibilitätsmodus Der Kompatibilitätsmodus kann auch beim Erstellen eines neuen Dokuments aktiviert werden. Die Einstellungen können unter Word Optionen vorgenommen werden. Wie unterstützt BiG-Manager die Migration auf das neue XML-basierte Format? Wenn der Benutzer ein Dokument im alten Format (XLS oder DOC) mit einem Microsoft Office Produkt öffnet und anschließend im neuen Format (XLSX oder DOCX) speichert, sind im Datenaustauschverzeichnis vorübergehend zwei Dokumente vorhanden. In der Dokumentenliste liegen die Angaben zu Dokumentendateiname und Dateierweiterung jedoch in unveränderter Form vor. Diese Vorgehensweise ist unzulässig, da das Dokument im neuen Format der Anwendung nicht bekannt gemacht wurde. Das Dokument im neuen Format kann daher weder über die Dokumentenliste noch über Geplante Vorgänge geöffnet oder aktualisiert werden. Um vom alten Format auf das neue Format zu migrieren, muss eine spezielle Programmfunktion von BiG-Manager verwendet werden. Diese Funktion finden Sie unter Dokumentenliste -> Optionen -> Register Office Details finden Sie in diesem Dokument unter Automatisierte Konvertierung. BIG-OFFICE2007.DOC 2 / 21

3 Die Anpassung der Dokumentenliste erfolgt für alle Dokumente automatisch nach folgenden Regeln, die bei der Mandantenauswahl in BiG-Manager angewandt werden: Datei im Datenaustauschordner (TRA) mit der Dateierweiterung in der Dokumentenliste gespeicherte Dateierweiterung Systemverhalten BiG-Manager Änderung in Dokumentenliste XLS XLS keine Aktion XLS XLSX Änderung in XLS XLSX XLS Änderung in XLSX XLS + XLSX XLS Änderung in XLSX XLS-Datei wird gelöscht XLS + XLSX XLSX XLS-Datei wird gelöscht XLSM + XLSX XLS Änderung in XLSM Hier ist zu beachten, dass Dateien mit der Erweiterung XLSM (Arbeitsblatt mit VBA-/Makro- Code) stets eine höhere Priorität eingeräumt wird. XLSX bleibt als Datei erhalten Falls BiG-Manager Änderungen bei der Auswahl eines Mandanten ausgeführt hat, werden Sie darüber wie folgt informiert: BIG-OFFICE2007.DOC 3 / 21

4 Automatisierte Konvertierung Ab Version steht die automatisierte Konvertierung von Microsoft Word- und Excel- Dokumenten für einen Firmendatenbestand zur Verfügung. Diese programmgestützte Konvertierung ist erforderlich, da bei Verwendung des Befehls Datei -> Speichern unter eine neue Datei im Datenaustauschordner entstehen würde, die jedoch nicht in der Dokumentenliste enthalten wäre. Einzelheiten können den Hilfen im abgebildeten Formular entnommen werden. Ver BIG-OFFICE2007.DOC 4 / 21

5 Microsoft Excel Microsoft Office-Produkte vor Office 2007 benötigen einen Konverter, wenn mit Ihnen Dateiformate von Office 2007 verarbeitet werden sollen. Dieser Konverter wird von Microsoft zur Verfügung gestellt. Konverter Die Grafik zeigt das Systemverhalten von Microsoft Excel 2003 beim Öffnen eines Dokuments, das im neuen Dateiformat xlsx von Excel 2007 gespeichert wurde. Nach Installation des Konverters werden die neuen Dateiformate mit den neuen Office-Produkten verknüpft. Microsoft Word ist mit einem eigenen Konverter ausgestattet. Konverter stehen für die Microsoft Office-Produkte Office 2000 Service Pack 3, Office XP Service Pack 3 und Office 2003 Service Pack 1 zur Verfügung. Wichtig Zuerst muss das Service Pack für die Office-Version installiert werden und danach der Konverter. Es werden die Betriebssysteme Microsoft Windows 2000 und Microsoft Windows XP unterstützt. Aktuelle Informationen dazu finden Sie auf den Internetseiten von Microsoft unter Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint BIG-OFFICE2007.DOC 5 / 21

6 Installation Die Grafik zeigt das installierte Produkt, das die Dateibearbeitung der neuen Office- Formate mit früheren Office- Versionen ermöglicht. Öffnen Die Grafik zeigt das Systemverhalten von Microsoft Excel 2003 beim Öffnen eines Dokuments, das im neuen Dateiformat xlsx von Excel 2007 gespeichert wurde. Der Konverter konvertiert das xlsx-format in ein für Excel 2003 verarbeitbares Format und konvertiert erneut, wenn Excel 2003 das Dokument im Excel 2007-Format speichert. Diese Konvertierung ist nach dem heutigen Stand mit diversen Problemen verbunden, die einerseits die Formatierung betreffen und andererseits die Verknüpfungen zwischen Office-Dokumenten. BIG-OFFICE2007.DOC 6 / 21

7 Formatierungsprobleme Um relevante Angaben aus BiG-Manager an Microsoft Excel-Arbeitspapiere zu übergeben, werden häufig Excel-Zeichnungsobjekte verwendet. Sie erlauben auch Grafiken in den Kopf des Arbeitspapiers zu übernehmen. Alternative Übergabe von Kopf- und Fußzeilen in den Layout-Bereich von Arbeitsmappen. Diese Art der Übergabe führt nicht zu Kompatibilitätsproblemen. Blattkopf Darstellung eines Excel-Zeichnungsobjektes unter Excel 2003 Darstellung desselben Excel- Zeichnungsobjektes unter Excel 2003, wenn das xlsx-format vorlag und erneut in diesem Format gespeichert wurde Die Formatierungen des Zeichnungsobjektes wurden durch Bearbeitung der Datei aus Excel 2007 mit Excel 2003 verändert, wenn mit Excel 2003 im Format von Excel 2007 gespeichert wurde. Das Problem kann dadurch gelöst werden, dass die Blattkopfvorlage geeignet angepasst wird. BIG-OFFICE2007.DOC 7 / 21

8 Microsoft Word, Verknüpfungen mit Excel-Dokumenten Microsoft Word wird bei Verwendung von BiG-Manager primär zur Berichtserstellung eingesetzt. In den Dokumenten sind i. d. R. von BiG-Manager generierte Tabellen (z. B. für die Zusammensetzung und Entwicklung eines Abschlusspostens im Erläuterungsteil) und Verknüpfungen zu Microsoft Excel- Tabellen (z. B. Bilanz und GuV) enthalten. Diese Tabelle zeigt Testergebnisse verschiedener Konfigurationen. Aktionen mit einem Microsoft Word-Dokument Datenübergabe von BiG-Manager Verknüpfung mit Excel-Tabelle im XLS-Format Verknüpfung mit Excel-Tabelle im XLS-Format Verknüpfung mit Excel-Tabelle im XLSX-Format von BiG-Manager generierte Tabelle DOC-Dateiformat (Office 2003 und früher) fehlerfrei fehlerfrei fehlerfrei in Microsoft Word 2003 nicht möglich Grafik (1) fehlerfrei DOCX-Dateiformat (Office 2007) fehlerfrei Verknüpfung wird zu einem grafischen Objekt umgewandelt, wenn das Dokument nachfolgend mit Word 2003 geöffnet wird Grafik (2-6) fehlerfrei fehlerfrei fehlerfrei Grafik(1) Versuch, eine Verknüpfung von einem Word Dokument zu einer Excel-2007-Tabelle herzustellen Grafik(2) Öffnen eines Word- Dokuments im Word 2003-Format mit Verknüpfung zu einer Excel-Tabelle im Excel 2007-Format (grau unterlegte Tabelle) Grafik(3) Doppelklicken auf dem Excel-Objekt In Folge wird ein Reparaturversuch gestartet, der jedoch erfolglos ist. BIG-OFFICE2007.DOC 8 / 21

9 Grafik(4) Office Reparaturversuch Grafik(5) Office Reparaturversuch Grafik(6) Office Reparaturversuch Facit Wird mit Verknüpfungen von Excel-Objekten in Microsoft Word gearbeitet, führt die Bearbeitung von Office 2007 Dokumenten mit früheren Office-Versionen zum Verlust zuvor funktionsfähiger Verknüpfungen. Beim Speichern eines Word-Dokuments im Office 2007-Dateiformat mit Office 2003 werden diese Verknüpfungen in grafische Objekte umgewandelt. Im beschriebenen Fall, wäre also die Vermögenslage im Word-Dokument NICHT mehr dynamisch mit dem Excel-Dokument verknüpft. Änderungen im Excel-Dokument werden also im Word-Dokument nicht mehr dargestellt. Die Bearbeitung von Dokumenten in heterogenen Microsoft-Office-Umgebungen ist daher unbedingt zu vermeiden, wenn Verknüpfungstechniken angewandt werden. BIG-OFFICE2007.DOC 9 / 21

10 Erstmalige Verwendung von Microsoft Word 2007 Wenn Sie ein Dokument mit Verknüpfungen zu Microsoft Excel erstmalig mit Microsoft Word 2007 öffnen und auf einer Verknüpfung Doppelklicken, werden Sie die folgenden zwei Fehlermeldungen erhalten: 1 2 Sie lösen dieses Problem, indem Sie eine Vollaktualisierung aller Dokumente ausführen. Nach der Aktualisierung kann die Verknüpfung mit dem Excel-Dokument wie gewohnt per Doppelklick bearbeitet werden. Ebenso ist zu verfahren, wenn BiG-Manager eine Konvertierung der Microsoft Office- Dokumente in das XML-Format von Microsoft Office 2007 ausgeführt hat. Hinweis Die Aktualisierung der Verknüpfungen zu Microsoft Excel-Dokumenten (XLS/XLSX) ist Bestandteil der Word-Dokumentenvorlage Version die im Rahmen des Service Packs für BiG-Manager ausgeliefert wurde. BIG-OFFICE2007.DOC 10 / 21

11 Microsoft Office Sicherheitsoptionen Seit einiger Zeit ist Microsoft bemüht, Sicherheitsrisiken in Betriebssystemen und Office-Produkten zu beseitigen. Dies führt jedoch oft zu völlig unverständlichem Systemverhalten und zur Blockade gewisser Aktionen, die in früheren Versionen noch funktionsfähig waren. Im folgenden Beispiel wird ein Problem beschrieben, das bei Verwendung von OLE (Object Linking and Embedding = Herstellen von Verknüpfungen z. B. in einem Word-Dokument zu einer Excel-Tabelle) auftreten kann. Beim Doppelklicken auf einem verknüpften Worksheet-Objekt erscheint die nebenstehende Meldung. Diese Meldung erscheint u. U. auch, wenn versucht wird, das Word-Dokument über BiG-Manager zu aktualisieren und die automatische Aktualisierung von Verknüpfungen in Word aktiviert wurde. Mit der rechten Maustaste wird auf dem verknüpften Worksheet-Objekt geklickt, um dieses zu bearbeiten. BIG-OFFICE2007.DOC 11 / 21

12 Wird das Excel- Objekt geöffnet, erscheint eine Sicherheitswarnung. Wie können Sie solche Warnungen verhindern? Öffnen Sie das Vertrauensstellungscenter und fügen Sie den Speicherort d:\japman (d=datenbankstandort) zur Liste der vertrauenswürdigen Speicherorte hinzu. BIG-OFFICE2007.DOC 12 / 21

13 Einstellungen für Microsoft Office 2007 Relevante Optionseinstellungen für Dateiformate unter Microsoft Office 2007 (am Beispiel von Microsoft Excel 2007) Wenn Sie in heterogenen Microsoft Office-Umgebungen arbeiten wollen, sollten Sie im Abschnitt Speichern das dargestellte Format Excel Arbeitsmappe auswählen. Sie verhindern so, dass beim Öffnen von Dokumenten durch Kollegen mit älteren Office-Versionen ständig der Dateikonverter für das betreffende Dokument (beim Öffnen, beim Speichern und beim Aktualisieren durch BiG-Manager) ausgeführt wird. BIG-OFFICE2007.DOC 13 / 21

14 Relevante Optionseinstellungen zur Sicherheit unter Microsoft Office 2007 (am Beispiel von Microsoft Excel 2007) Die Komponenten zur Datenübergabe aus Mandantendatenbanken an Microsoft Office-Dokumente wurden von der GEWIDOR GmbH digital signiert. Daher können die nachfolgend beschriebenen Sicherheitseinstellungen verwendet werden. Sie sind verfügbar im Vertrauensstellungscenter. BIG-OFFICE2007.DOC 14 / 21

15 Das Zertifikat der GEWIDOR GmbH erscheint unter Vertrauenswürdige Herausgeber, wenn Sie BiG-Manager erstmalig installiert haben und im Dialog Sicherheitswarnung die Option Dateien von dieser Quelle immer vertrauen aktiviert haben. In diesem Fall wird das Zertifikat in den Zertifikatsspeicher Ihres Computers übernommen. Keine besonderen Einträge sind unter Vertrauenswürdige Speicherorte erforderlich. BIG-OFFICE2007.DOC 15 / 21

16 Zu BiG-Manager wird das Excel-AddIn BIGMANAD.XLA ausgeliefert, das digital signiert ist und es erlaubt, Daten der Mandantendatenbank mit Excel-Dokumenten dynamisch zu verknüpfen. Keine besonderen Einträge sind unter ActiveX-Einstellungen erforderlich. Die Abbildung zeigt die Standardeinstellungen nach Installation von Microsoft Office BIG-OFFICE2007.DOC 16 / 21

17 Makros werden von der GEWIDOR GmbH nicht verwendet. Wenn Sie selbsterstellte Makros verwenden, werden Sie vermutlich die Einstellung Alle Makros aktivieren verwenden müssen, es sei denn, Sie sind im Besitz eines digitalen Zertifikates einer Zertifizierungsagentur. Die Statusleiste sollte immer angezeigt werden, um mögliche Funktionsbeeinträchtigungen zur deaktivierte Add.Ins oder Makros erkennen zu können. BIG-OFFICE2007.DOC 17 / 21

18 Keine besonderen Einträge sind unter Externer Inhalt erforderlich. Die Abbildung zeigt die Standardeinstellungen nach Installation von Microsoft Office Keine besonderen Einträge sind unter Datenschutzoptionen erforderlich. Die Abbildung zeigt die Standardeinstellungen nach Installation von Microsoft Office BIG-OFFICE2007.DOC 18 / 21

19 Systemverhalten bei nicht signierten Komponenten Wenn Sie z. B. das XBRL-Tool der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbh zur Veröffentlichung von Jahresabschlüssen beim elektronischen Bundesanzeiger einsetzen, werden Sie nach dem Stand Mai 2008 folgende Sicherheitswarnung erhalten: Für nicht signierte Module (hier BA XBRL Tool) müssen Sie im Vertrauensstellungscenter unter Add-Ins die Option Anwendungs-Add-Ins müssen von einem vertrauenswürdigen Herausgeber signiert sein deaktivieren. BIG-OFFICE2007.DOC 19 / 21

20 XML-Tags in Microsoft Word Wenn Sie das XBRL-Tool der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbh zur Veröffentlichung von Jahresabschlüssen beim elektronischen Bundesanzeiger einsetzen, werden Sie in Microsoft Word 2007 bei Textkomponenten möglicherweise die Tags (z. B. für den Anhang) nicht sehen. Sie müssen dazu zunächst in den Word-Optionen die Registerkarte Entwicklertools einblenden. BIG-OFFICE2007.DOC 20 / 21

21 Unter Entwicklertools klicken Sie auf Struktur und im Aufgabenbereich rechts auf XML-Tag im Dokument anzeigen. BIG-OFFICE2007.DOC 21 / 21