Gemeinsam Ziele setzen

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1 Landratsamt Böblingen Gemeinsam Ziele setzen Leitfaden für Zielvereinbarungen Leitfaden für Zielvereinbarungen

2 Nur wer das Ziel kennt, kann es auch treffen (Griechisches Sprichwort) Inhalt Einleitung Allgemein Zielformulierung Zielkategorien Ebenen des Zielvereinbarungsprozesses Zielvereinbarungsprozess als jährlicher Kreislauf Die Zielvereinbarungsgespräche Ziel Status Analyse Effizienz und Transparenz des Zielvereinbarungsprozesses Beauftragte/r für den Zielvereinbarungsprozess Formulare Formular 1: Impulsformular Formular 2: Zielvereinbarungsformular... 12

3 Einleitung Der Zielvereinbarungsprozess trägt dazu bei, Ressourcen bewusst und wirtschaftlich auf gemeinsam gesetzte Ziele hin zu planen. Entscheidend dabei ist es, die Erfolge messbar zu machen. In der Folge erleichtert der Zielvereinbarungsprozess auch das Controlling. Indem der Zielvereinbarungsprozess alle Mitarbeiter 1 des Landratsamts 2 in die Verwaltungssteuerung einbindet, lässt sich überdies das Wissens, Kreativ und Erfahrungspotenzial des gesamten Landratsamts aktivieren. Der Zielvereinbarungsprozess schafft die Voraussetzungen dafür, dass die angebotenen Dienstleistungen mit nachhaltig hoher Effizienz erbracht werden. Dadurch vermag er auf der Kundenseite die Akzeptanz des Dienstleistungsunternehmens Landratsamts weiter zu steigern. Zugleich lassen sich durch Zielvereinbarungen auch Freiräume für ein verantwortlicheres, kreativeres und damit auch befriedigenderes Arbeiten aller Mitarbeiter schaffen. Der Zielvereinbarungsprozess bringt daher sowohl den Kunden wie auch den Mitarbeitern des Landratsamts greifbare Vorteile. Das Instrument des Zielvereinbarungsprozesses sollte mit den Mitarbeitergesprächen und dem Berichtswesen Hand in Hand gehen. Wirkungsmechanismus Zielvereinbarungsprozess: Mitarbeiterbeteiligung Effizienter Ressourceneinsatz Mitarbeiterzufriedenheit Kundenakzeptanz 1 Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wird in diesem Leitfaden auf die ständige Formulierung in weiblicher und männlicher Form verzichtet. Der Grundsatz, dass auch sprachlich der Gleichstellung von Frau und Mann Rechnung getragen werden muss, soll dadurch nicht in Frage gestellt werden. 2 Einschließlich der Mitarbeiter des Abfallwirtschaftsbetriebs. 1

4 1 Allgemein Das Leitbild des Landratsamtes Böblingen steht im Mittelpunkt des Zielfindungsprozesses. Seine Leitsätze sind für alle Beteiligten Anspruch und Maßstab zugleich. Sie prägen damit wesentlich die Zielsetzungen, Entscheidungen und Maßnahmen des Landratsamtes. Ziele der Dezernate zwischen Landrat und Dezernenten Ziele der Mitarbeiter Leitbild Orientierung für alle Mitarbeiter Ziele der Bereiche Ziele der Ämter zwischen Dezernenten und Amtsleitern Ziele der Sachgebiete Die im Zielvereinbarungsprozess zu entwickelnden Ziele lassen sich vier Dimensionen zuordnen. Die vier Zieldimensionen: Finanzen Kunden Mitarbeiter Lernen, Entwicklung Prozesse Innovation, Aufgaben Mit den vier Zieldimensionen vor Augen können wir verhindern, dass der Zielvereinbarungsprozess in dem Sinne eindimensional wird, dass etwa nur finanzrelevante Ziele vereinbart werden. Gerade auch das Leitbild des Landkreises verdeutlicht, dass die Zielvereinbarungen des Landratsamtes der vierfachen Anforderung von Finanz, Kunden, Mitarbeiter und Prozessorientierung Rechnung tragen müssen. Schließlich erstrecken sich auch die Leitsätze des Landkreises auf alle vier Zieldimensionen. 2

5 Zuordnung der Leitsätze des Leitbildes zu den Zieldimensionen: Leitsatz: Zuordnung zu Zieldimension: Gemeinsam stellen wir uns neuen Herausforderungen Mitarbeiter + Wir arbeiten miteinander Mitarbeiter + Führen ist Verpflichtung Mitarbeiter + Wir arbeiten für und mit den Menschen in unserem Landkreis Kunden + Wir arbeiten kostenbewusst, wirtschaftlich und umweltbewusst Finanzen + Prozesse Prozesse Prozesse Prozesse Prozesse 2 Zielformulierung Damit alle an Zielvereinbarungen beteiligten Personen Gewissheit über die zukünftigen Aufgaben haben, ist es wichtig, die Ziele klar und verständlich festzulegen. Feste Elemente der Zielformulierung sind daher: Zielinhalt: Wo wollen wir hin? Was wollen wir erreichen? Zuständigkeit: Wer ist für die Erreichung des Ziels zuständig? Zeitpunkt: Bis zu welchem Zeitpunkt soll das Ziel erreicht werden? Auch Sitzungstermine können einen Zeitpunkt vorgeben. Kenngröße: Kriterien für die Messung des Zielerreichungsgrades. Dies kann zum Beispiel die Quantität oder Qualität eines Produktes sein. Damit die Ziele möglichst präzise messbar sind, soll die Formulierung nach den SMARTN Kriterien erfolgen. Wofür stehen diese 6 Buchstaben? Abkürzung S M A R T N Begriffserläuterung spezifisch und schriftlich fixiert messbar anspruchsvoll, ausführbar, akzeptiert realistisch, relevant terminiert nachhaltig 3

6 Beispiel für eine Zielformulierung nach SMARTN Kriterien: NICHT MESSBAR: Dienstaufsichtsbeschwerden sollen schneller bearbeitet werden. MESSBAR: Wer eine Dienstaufsichtsbeschwerde einlegt, erhält innerhalb von 3 Wochen eine Antwort. 3 Zielkategorien Es gibt die unterschiedlichsten Zielkategorien und hochkomplexe Zielsysteme. Allerdings bringt eine starke Ausdifferenzierung nicht unbedingt einen höheren Ertrag bei der Zielerreichung. Im Landratsamt wird daher lediglich zwischen zwei Kategorien unterschieden: Oberziele Unterziele Oberziele stellen die übergeordneten Ziele dar und sind für jede hierarchische Ebene zu formulieren. Für die Oberziele einer Ebene soll eine Reihenfolge nach der Priorität gebildet werden. Dies erleichtert die Zeit und Ressourcenplanung. Insbesondere auf Dezernatsebene werden die Oberziele vielfach strategischen Charakter haben. Jedes Dezernat und jedes Amt soll mindestens drei Oberziele haben, wobei auch mehrere Dezernate bzw. Ämter dasselbe Oberziel formulieren können. Oberziele können nach SMARTN Kriterien formuliert sein, müssen es aber nicht. Die Unterziele konkretisieren die definierten Oberziele und sind wie diese für jede Hierarchieebene zu formulieren. Jedes Oberziel soll auf derselben Hierarchieebene durch mindestens zwei Unterziele konkretisiert werden. Um Klarheit und Verbindlichkeit des Ziels zu wahren, müssen die Unterziele nach SMARTN Kriterien formuliert werden. Unterziele einer höheren Hierachieebene können unverändert an diejenige Hierachieebene durchgereicht werden, die zuständig ist. Diese stuft das betreffende Ziel entsprechend der eigenen Zielarchitektur entweder als Ober oder Unterziel ein. 4

7 Zielarchitektur: Oberziel 1 Oberziel 2 Oberziel 3 Unterziel Nachfolge 1a Unterziel 1b Unterziel 2a Unterziel 2b Unterziel 3a Unterziel 3b Können SMARTN sein Müssen SMARTN sein Beispiele für ein Oberziel mit je zwei Unterzielen: Beispiel Straßenverkehrsamt: Oberziel: Höhere Verkehrssicherheit Unterziele: Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße Vollständige Digitalisierung der Geschwindigkeitsmessung zwecks höherer Auswertequalität Amt 32 07/ Kfz mit Digitaltechnik Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße Beschleunigte Vollstreckung von Betriebsuntersagungen nach Fahrzeug Zulassungsrecht Amt 32 03/2010 Erste Vollstreckungshandlung spätestens 3 Werktage nach Vollstreckungsauftrag Beispiel Straßenbauamt: Oberziel: Sensibilisierung der Bevölkerung für die Arbeit des Straßenbauamtes Unterziele: Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße Tag der offenen Tür in Amt 31 12/ Tag/Jahr Straßenmeisterei Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße Mehr Pressearbeit über starke Umweltorientierung bei Straßenbaumaßnahmen Amt 31 12/2010 Mind. 4 Pressemitteilungen / Jahr 5

8 Beispiel Öffentlichkeitsarbeit/Statistiken (kann auch von anderen Ämtern verwendet werden): Oberziel: Männer und Frauen fühlen sich durch Publikationen des Landratsamtes, die sich an beide Zielgruppen richtet, gleichermaßen angesprochen und informiert Unterziele: Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße Publikationen des Landratsamts richten sich gleichermaßen an Bürgerinnen und Bürger Amt 10 12/2010 Alle neuen Publikationen mit der Zielgruppe beider Geschlechter, zeigen Frauen und Männer bzw. Mädchen und Jungen, soweit Bildmaterial von Personen verwendet wird. Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße Statistiken zu Planungszwecken differenzieren nach Geschlechtern Amt 21 12/2010 Alle Erhebungen/Statistiken differenzieren nach Geschlecht (z.b. Anzahl weibliche/männliche Nutzer) 4 Ebenen des Zielvereinbarungsprozesses Zielvereinbarungen werden immer mit dem direkten Vorgesetzten getroffen. Hieraus ergeben sich fünf Ebenen des Zielvereinbarungsprozesses, die den Hierarchieebenen des Landratsamtes entsprechen: 1. Zielvereinbarung zwischen Landrat und Dezernent (obligatorisch) 2. Zielvereinbarung zwischen Dezernent und Amtsleiter (obligatorisch) 3. Zielvereinbarung zwischen Amtsleiter und Sachgebietsleiter (obligatorisch) 4. Zielvereinbarung zwischen Sachgebietsleiter und Bereichsleiter (falls vorhanden obligatorisch) 5. Zielvereinbarung zwischen Bereichsleiter bzw. falls nicht vorhanden Sachgebietsleiter und Mitarbeiter (fakultativ) 6

9 5 Zielvereinbarungsprozess als jährlicher Kreislauf Der Zielvereinbarungsprozess läuft parallel zum Prozess der Haushaltsaufstellung ab. Dadurch wird die Zielplanung unmittelbar und effizient mit der Ressourcenplanung verknüpft. Zeitlicher Ablauf des Zielvereinbarungsprozesses: ab 01. April Landrat setzt etwa im Rahmen einer Klausur mit den Dezernenten Impulse zur strategischen Ausrichtung. Als Hilfestellung für Impulse kann die Nachhaltigkeitsstrategie des Landes verwendet werden; siehe bis 15. Mai Die Impulse werden durch alle Hierarchieebenen bis hinunter zu den Sachgebieten bzw. Bereichen verfeinert. bis 31. Juli Vom Bereich bzw. Sachgebiet aufwärts werden nacheinander die Zielvereinbarungen erarbeitet. Diese orientieren sich an den ggf. gesetzten Impulsen. Das sogenannte erste Zielvereinbarungs Gespräch hat den Zweck, die unterjährige Ziel Status Analyse durchzuführen und die neue Zielvereinbarung vorzubereiten. bis 30. September Der Zielvereinbarungsprozess ist, vorbehaltlich des vom Kreistag zu beschließenden Haushaltsplans, abgeschlossen und die Zielvereinbarungen sind elektronisch veröffentlicht. bis 31. Dezember Zielvereinbarungen werden angepasst, soweit der vom Kreistag beschlossene Haushalt dies nachträglich erfordert. Das sogenannte zweite Zielvereinbarungsgespräch hat den Zweck, die abschließenden Ziel Status Analyse für die Zielvereinbarungen des ablaufenden Jahres durchzuführen und zeitgleich die Zielvereinbarungen für das kommende Jahr formell abzuschließen. ab 01. Januar Mit Beginn des neuen Jahres werden die konkreten Maßnahmen zur Zielerreichung umgesetzt. 7

10 6 Die Zielvereinbarungsgespräche Die beiden Zielvereinbarungsgespräche im Sommer und zum Jahresende sind fester Bestandteil des Zielvereinbarungsprozesses und fördern die Transparenz über die Zielvorstellungen der Beteiligten. Zur Natur einer Zielvereinbarung gehört es, dass beide Parteien mit den Zielen einverstanden sind. Sollte es in den Zielvereinbarungsgesprächen nicht gelingen ein einvernehmliches Verständnis über die Ziele zu erlangen, so kann der jeweilige Beteiligte seinen Zweifel oder seine Kritik in dem Feld Anmerkungen in dem Zielvereinbarungsformular vermerken. Am Ende werden die Zielvereinbarungen von beiden Beteiligten akzeptiert und damit abgeschlossen. Fragestellungen zur Zielfindung Die nachfolgenden Fragen können bei der Zielfindung helfen: Was soll für welche Zielgruppe wann erreicht werden? (Ergebnis/Wirkung) Welche Maßnahmen müssen in welcher Reihenfolge ergriffen werden, um das Ziel zu erreichen? (Prozess) Welche Ressourcen sind verfügbar bzw. erforderlich für die zu erzielende Leistung? (Personal, Finanzen) Im Zeitraum von Mai bis Juli findet das erste Zielvereinbarungsgespräch statt. Darin wird zum einen über Zielvorstellungen des nächsten Jahres gesprochen und zum anderen die unterjährige Ziel Status Analyse zu den Zielen des laufenden Jahres (siehe Ziel Status Analyse) durchgeführt. Im Dezember erfolgt das zweite Zielvereinbarungsgespräch. Dabei werden zunächst die Arbeitsergebnisse zu den Zielen des laufenden Jahres abschließend betrachtet (siehe Ziel Status Analyse). Darauf aufbauend werden die Zielvereinbarungen für das nächste Jahr besprochen und unterzeichnet. Organisationseinheiten, die im besonderen Maße von Ergebnissen der Haushaltsberatungen des Kreistags betroffen sind, schließen das zweite Zielvereinbarungsgespräch bis spätestens ab. Das Zielvereinbarungsgespräch soll in einem zeitlich ausreichenden Rahmen und in ungestörter Atmosphäre durchgeführt werden. 8

11 7 Ziel Status Analyse Schon bei der Zieldefinition muss auf die Messbarkeit der Ziele geachtet werden, denn nur messbare Ziele können überprüft werden. Die halbjährliche Ziel Status Analyse zur Zwischenauswertung, die gemeinsam mit dem ersten Zielvereinbarungsgespräch stattfindet, soll folgende Fragestellungen berücksichtigen: Sind Korrekturen notwendig? Ist Unterstützung von anderer Stelle erforderlich? Müssen weitere Ressourcen zur Verfügung gestellt werden? Welche Hindernisse können mit welchen Maßnahmen beseitigt werden? Die abschließende Ziel Status Analyse erfolgt im Dezember mit dem zweiten Zielvereinbarungsgespräch. Der Grad der Zielerreichung wird im Zielvereinbarungsformular in der Spalte Status sowohl in Prozentangaben sowie durch die manuelle Ampelschaltung dargestellt. 8 Effizienz und Transparenz des Zielvereinbarungsprozesses Um die Effizienz des Zielvereinbarungsprozesses zu gewährleisten, wird dieser ausnahmslos mit Hilfe elektronischer Formulare abgewickelt. Das elektronische Zielvereinbarungssystem (kurz: Zielversys) kommt mit zwei Formularen aus, dem Impuls sowie dem Zielvereinbarungsformular. Diese beiden Formulare finden auf allen Ebenen Anwendung. Das Zielvereinbarungsformular ist mit der Ziel Status Analyse verknüpft. EDV technisch wird sichergestellt, dass die Ziele und die Ziel Status Analyse fortgeschrieben werden können. Die Fortschreibungshistorie kann innerhalb von Zielversys abgerufen werden. Der Zielvereinbarungsprozess muss grundsätzlich transparent sein. Dadurch können Zielkonflikte frühzeitig erkannt, Synergien genutzt und die Identifikation der Mitarbeiter mit den ihnen gesetzten Zielen gefördert werden. Die von Anfang April bis Mitte Mai gesetzten Impulse können nach ihrer Veröffentlichung im Prinzip von allen Mitarbeitern des Hauses gelesen werden. Allerdings besteht die Möglichkeit einzelne Impulse als vertraulich einzustufen. Der betreffende Impuls kann dann nur von derjenigen Person gelesen werden, an die er unmittelbar gerichtet ist. Auch die veröffentlichen Zielvereinbarungen können in weiten Teilen von allen Mitarbeitern des Hauses gelesen werden. Dies gilt allerdings nicht für die Angaben, die Rückschlüsse auf den aktuellen Grad der Zielerreichung zulassen. Diese Informationen sind nur amtsintern sowie für alle weisungsbefugten Vorgesetzten verfügbar. 9

12 Darüber hinaus können einzelne Ziele als vertraulich eingestuft werden. Dann können die betreffenden Einträge insgesamt nur von den Zielvereinbarungspartnern gelesen werden. Dem Kreistag können ausgewählte Ober und Unterziele vorgestellt werden. 9 Beauftragte/r für den Zielvereinbarungsprozess Dem Zielvereinbarungsprozess kommt zentrale Bedeutung für die Steuerung und das Controlling im Landratsamt zu. Ihn funktionsfähig zu halten und ständig zu verbessern, liegt daher im vitalen Interesse unseres Hauses. Der/die jeweilige Leiter/in des Dezernats Steuerung ist Beauftragte/r für den Zielvereinbarungsprozess. Böblingen, Roland Bernhard Landrat Wolf Eisenmann Erster Werkleiter 10

13 10 Formulare 10.1 Formular 1: Impulsformular Übergreifende Impulse: Impulse Organisationseinheit 1: Impulse Organisationseinheit 2: Impulse Organisationseinheit 3: Impulse Organisationseingheit 4: 11

14 10.2 Formular 2: Zielvereinbarungsformular Vereinbarun gspartner: Oberziele 1 Zielinhalt Welches Ziel soll erreicht werden? Zuständigkeit Wer soll dieses Ziel erreichen? Zeitraum Zeitpunkt oder raum der Zielerreichung + evtl. Sitzungstermine Kenngröße Kriterien zur Beurteilung des Ergebnis Zielerreichungsgrad 2 Wurde das Ziel erreicht? in Prozent Anmerkungen Presserelevanz optional Unterziele 1 in Prozent 1 Bitte Ober und Unterziele durch Auswahl der Hintergrundfarbe einer bestimmten Zieldimension zuordnen. Sofern ein Ziel mehreren Zieldimensionen zuordenbar ist, ist auf die schwerpunktmäßig betroffene Zieldimension abzustellen. Finanzen Mitarbeiter Kunden Prozesse 2 erst bei der Ziel Status Analyse notwendig. 12

15 Impressum: 2010, Landkreis Böblingen Steuerung