Präambel. 1 Was ist eine Zielvereinbarung

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1 Anlage 2 zum Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom Regelungen und Standards für Zielvereinbarungen zur Feststellung der Bewährung (Führungskräfte auf Probe) in der Fassung des Stadtratsbeschlusses vom 03/ Präambel Der Stadtrat der Landeshauptstadt München hat am am beschlossen, Ämter der Besoldungsgruppe B 4 im Beamtenverhältnis auf Zeit zu vergeben. Am fasste er den Beschluss beschlossen für die Besetzung von Führungspositionen ab der BesGr. A 15 (im Realschulbereich ab BesGr. A 14) das Beamtenverhältnis auf Probe einzuführen. Die Bewährungsfeststellung am Ende der Befristung bzw. der Probezeit soll an der Erreichung von Zielen gemessen werden. Die nachstehenden Regelungen und Standards konkretisieren das Instrument Zielvereinbarung, die Inhalte und das Verfahren. 1 Was ist eine Zielvereinbarung Handeln auf der Basis von Zielvereinbarungen setzt voraus, dass verbindliche und praktikable Zielsetzungen für Vorgesetzte und Führungskräfte aller Organisationsbereiche gemeinsam erarbeitet, aufeinander abgestimmt und vereinbart sind. Im funktionalen Bereich (d.h. auf die Aufgabenstellung der Führungskraft bezogen) ist Gegenstand der Zielvereinbarung ein Arbeitsergebnis, das den notwendigen Beitrag der Führungskraft zum Gesamterfolg der Organisation abbildet. Im personellen Bereich (d.h. auf die Führungskraft selbst bezogen) bietet die Zielvereinbarung die Möglichkeit, notwendige fachliche und methodische Qualifizierungen zur Erfüllung der gegenwärtigen und zukünftigen Aufgaben zu vereinbaren. Unabhängig davon können persönliche und verhaltensorientierte Entwicklungsziele im Mitarbeitergespräch vereinbart werden. Gleichzeitig werden in der Zielvereinbarung die Verantwortlichkeiten zur Umsetzung, die notwendigen Ressourcen, die Zeiträume sowie die Messkriterien zur Überprüfung der Ergebnisse festgelegt. Führungskräfte im Sinne dieser Richtlinien sind Führungskräfte auf Probe. Aus Vereinfachungsgründen wird im weiteren Text auf diesen Zusatz jeweils verzichtet.

2 Seite 2 2 Nutzen von Zielvereinbarungen Die Zielvereinbarung legt die Grenzen des Handelns und die Spielräume für eigenverantwortliches Handeln fest. Dies bietet folgende Vorteile: 2.1 Die Zielvereinbarung bringt Ergebnisorientierung, verdeutlicht den Sinn einer Aufgabe und unterstützt damit die individuelle Identifikation. Diese Identifikation ist wichtige Grundlage für engagiertes und motiviertes Handeln. Durch die definierten Handlungsspielräume können Eigeninitiative, Verantwortungsbereitschaft und die persönliche Weiterentwicklung gefördert werden. 2.2 In der Zielvereinbarung wird der persönliche Einzelbeitrag zur Erreichung des Gesamtziels verdeutlicht. Die Zielvereinbarungen tragen dazu bei, dass die Aktivitäten einzelner Einheiten koordiniert sind und nicht nebeneinander her- bzw. sogar auseinander laufen. 2.3 Die Zielvereinbarung ermöglicht die Bewertung des Grads der Zielerreichung anhand von klar definierten Kriterien. 3 Gegenstand von Zielvereinbarungen Gegenstand von Zielvereinbarungen sind: die Fachaufgaben; definiert in den Aufgabenbeschreibungen der Funktion und Zielen, die aus dem Zielsystem der Stadt abgeleitet sind Anforderungen aus der Funktion an die Person; grundlegende Anforderungen ergeben sich aus: den Grundsätzen für Führung und Zusammenarbeit, z.b. dienstleistungsorientiertes und wirtschaftliches Handeln, Informieren, Personalentwicklung als Führungsaufgabe, Konflikte und Probleme lösen, Kooperativ führen; der betrieblichen Gleichstellungspolitik der Stadt München, z.b. Frauenförderpläne, Gleichstellungssatzung, in Anlehnung an den Frauenbericht durchzuführende Analysen der Ist-Situation der Struktur der Beschäftigten im Verantwortungsbereich der Führungskraft und darauf aufbauende Entwicklung bereichsspezifischer Maßnahmen; den in den Beschreibungshilfen zur dienstlichen Beurteilung definierten Kriterien zum Führungsverhalten sowie spezielle Erwartungen, die vor allem auch der Stellenausschreibung zu entnehmen sind.

3 Seite 3 4 Der Prozess der Zielvereinbarung Die Stadt setzt sich und damit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern generelle Ziele, die sich aus ihrem Auftrag, aus Gesetzen und aus den Vorgaben des Stadtrats und des Oberbürgermeisters ergeben. Diese normativen Zielsetzungen (generellen Ziele), wie z.b. Rechtmäßigkeit, Bürgerorientierung, Gleichstellung der Geschlechter, Partizipation, Wirtschaftlichkeit, Effektivität werden über die Leitbilder, Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit und sonstige generelle Vorgaben zur Richtschnur des Handelns aller Beteiligten. Die Aufgabe der Vorgesetzten ist es, diese relativ abstrakten Zielsetzungen gemeinsam mit der Führungskraft in konkrete, verständliche und herausfordernde Zielsetzungen umzuwandeln. 4.1 Der Zusammenhang zwischen Zielvereinbarung und normativen übergeordneten Zielen Alle Zielvereinbarungen müssen sicherstellen, dass sie die Elemente der normativen übergeordneten Zielsetzungen berücksichtigen bzw. beinhalten. 4.2 Zielfindung Die Zielfindung läuft über zwei unterschiedliche Prozesse ab: Zielvorgaben von oben z. B. gesetzliche Vorgaben oder Aufträge der Stadtspitze. Sie eröffnen in der Regel nur begrenzte Diskussionsspielräume für die Formulierung der Ziele. Über die Art der Umsetzung, die notwendigen Rahmenbedingungen, Ressourcen und Zeiten wird jedoch eine gemeinsame Festlegung erforderlich. Zielvorschläge von unten Modifizierende und weiterführende Ideen, Aktivitäten, Verfahren können auch von der Führungskraft aus eigener Initiative oder aufgrund von Anregungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. der Personalvertretung vorgeschlagen und in Zielvereinbarungen eingebracht werden, sofern sie einen Beitrag zu den übergeordneten städtischen Zielen leisten. Beide Zielfindungsformen enden in einem Vereinbarungsgespräch, in dem die Ziele, notwendige Ressourcen und sonstige Rahmenbedingungen gemeinsam als Messlatte des zukünftigen Handelns festgelegt werden.

4 Seite 4 5 Kriterien für die Zielformulierung 5.1 Ziele sind als Ergebnis formuliert Ziele beschreiben zukünftige Zustände oder Ergebnisse, die erreicht sein müssen und nicht die Aktivitäten innerhalb eines Prozesses. 5.2 Ziele sind quantitativ und qualitativ bestimmt Die zu erreichenden Ergebnisse werden nach Umfang (Quantität) und qualitativen Anforderungen beschrieben. Gleichzeitig werden Messgrössen und Indikatoren für das Ergebnis festgelegt. 5.3 Ziele sind zeitlich bestimmt Der Zeitrahmen für die Zielerreichung muss eindeutig festgelegt sein. Beispiele für die Zielformulierung nach den Kriterien a) Die EDV-Ausstattung ist am auf folgendem Stand: Hardware x ist vorhanden, Software x ist eingerichtet und funktionsfähig. nicht: Bis wird die EDV-Ausstattung optimiert b) Die Führungskraft hat in der Zielperiode vom zweimal monatlich eine Abteilungsbesprechung geführt. nicht: der Informationsfluss wird verbessert. c) Das X-Amt ist ab 1. Juli 05 jeden Dienstag von 8.30 Uhr bis Uhr geöffnet. nicht: Die Öffnungszeiten werden verlängert. d) Bis sind außerhalb der allgemeinen Öffnungszeiten Terminabsprachen mit Kunden/innen eingeführt und für die Sachbearbeiter/innen Sprachboxen installiert. nicht: Die Erreichbarkeit wird optimiert. e) Die Führungskraft hat im Kalenderjahr 2005 mindestens x Tage in die eigene Führungsschulung investiert. nicht: Eine Verbesserung der Führungsqualifikation wird angestrebt. f) Die Führungskraft hat bis in der Abteilung einen Arbeitskreis Lernen am Arbeitsplatz zur internen Qualifizierung der Mitarbeiter/innen eingerichtet (Ressourcen: ca. 15 Teilnehmer/-innen, ½ Tag im Monat). nicht: die Fachkompetenz der Mitarbeiter/innen wird gestärkt. Weitere Beispiele für Vereinbarungen zu persönlichen Ziele: o Präsentations-/Moderationskompetenz, z.b. Übernahme von zwei wichtigen Präsentationen im Amt, einer Bürgerversammlung, Kundinnen/Kunden o Konfliktmanagement, Verhandlungstechniken, Informationsmanagement, Kreativitätstraining, z.b. durch Vereinbarung von Arbeitsprojekten, Hospitation, Schulungen mit Feedback des Vorgesetzten über den Erfolg o Maßnahme zur Selbsteinschätzung durch Vereinbarung eines Feedback von Kolleginnen/Kollegen mit Führungsfeedback durch die/den Vorgesetzte/n o Team-Regeln zur Kommunikation unter Einbeziehung des Gender Aspekts sind erarbeitet z.b. regelmäßige jour fixe, aktives Zuhören, Redezeiten, Umgang mit Störungen, Verteilung von Kurzpräsentationen an Teammitglieder o Steigerung von Arbeitszufriedenzeit z.b. durch Stärkung von Eigenverantwortung, Anerkennung der Leistung, Beteiligung an Entscheidungsprozessen

5 Seite Ziele sind abgestimmt auf den Verantwortungsbereich Die Zielvereinbarung erfolgt auf der Basis der definierten Aufgabenstellung der jeweiligen Funktion. In der Vereinbarung werden auch die notwendigen Voraussetzungen festgelegt: der Handlungsspielraum, z.b. Aufgaben, die in Eigenverantwortung erledigt und solche, die mit dem Vorgesetzten abgestimmt werden die für die Zielerreichung notwendigen sachlichen Mittel und personellen Ressourcen (Zahl, Qualifikation) Zugang zu notwendigen Informationen. 5.5 Ziele sind abgegrenzt gegenüber anderen Organisationseinheiten Bei Überschneidungen mit den Aufgabengebieten anderer Funktionsbereiche wird festgelegt, wer welche Form der Zuständigkeit hat z.b. Federführung, Mitarbeit und Teilverantwortung, Verpflichtung zur Beratung, Pflicht zur Information, Recht auf Information. 5.6 Ziele werden an veränderte Rahmenbedingungen angepasst Wesentliche, mit eigenen Möglichkeiten nicht ausgleichbare Änderungen der Rahmenbedingungen oder eigene neue Erkenntnisse (Bsp.: nicht beeinflussbare Prioritätenänderungen) führen zu einer sofortigen Kommunikation der Vertragspartner. Auf der Basis der neuen Bedingungen wird das Ziel neu vereinbart. 5.7 Ziele sind realisierbar Bei der Zielvereinbarung steht die Realisierbarkeit immer im Vordergrund. Beide Partner müssen zum Zeitpunkt der Vereinbarung unter den gegebenen Rahmenbedingungen die Ziele als realisierbar akzeptieren. Fehlt die Akzeptanz, so müssen die Beteiligten zusätzliche Vorarbeiten leisten. Vereinbarungsfähig sind nur zeitlich und inhaltlich realisierbare Ziele. 5.8 Ziele sind innerhalb der Zielperiode Zwischenschritten überprüfbar Der Verlauf des Umsetzungsprozesses ist aktiv zu begleiten, um Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und darauf reagieren zu können. In der Zielvereinbarung werden Zwischenschritte festgelegt, die eine systematische Begleitung ermöglichen. Dies können Zwischenergebnisse, feste Zeitpunkte oder wichtige Prozessschritte sein. 5.9 Ziele von einem vorgelagerten Ziel abgeleitet und für die jeweilige Ebene wichtigsind mehr als Routine Der Beitrag der vereinbarten Ziele zum Erfolg des Aufgabenbereichs, Referats oder der Stadt muss im Zielvereinbarungsprozess immer sichtbar sein, um den Sinn der Ziele verständlich zu machen und um zu motivieren. Der Bezug der einzelnen Ziele zu einem übergeordneten Ziel muss deshalb logisch und auch methodisch nachvollziehbar sein. Ziele sind immer aus der Basis der normalen Aufgabenstellung entwickelt. Die laufenden Aufgaben sind in der Regel in den Aufgabenbeschreibungen der Funktionsbereiche bzw. den Arbeitsplatzbeschreibungen definiert und bedürfen keiner speziellen Zielvereinbarung. Gegenstand der Zielvereinbarung können aber z.b. sein: Weiterentwicklungen des Aufgabengebietes, um eine zeitgemäße zukunftsorientierte Erfüllung der Aufgaben sicherzustellen, Abbau von Defiziten oder Aufträge, die zusätzlich zum normalen Aufgabengebiet zu erledigen sind. Auch die Beibehaltung erreichter Standards kann Inhalt einer Zielvereinbarung sein, wenn deren Sicherung Routineanstrengungen übersteigt. Bei Neubesetzungen mit Personen, die nicht aus dem Organisationsbereich kommen, werden Ziele zur Einarbeitung und vollständigen Übernahme des Aufgabengebietes vereinbart Ziele sind wichtig für den Organisationserfolg

6 Seite 6 Der Beitrag der vereinbarten Ziele zum Erfolg des Aufgabenbereichs, Referats oder der Stadt muss im Zielvereinbarungsprozess immer sichtbar sein, um den Sinn der Ziele verständlich zu machen und um zu motivieren. Der Bezug der einzelnen Ziele zu einem Oberziel muss deshalb logisch und auch methodisch nachvollziehbar sein. 6 Inhalte der Zielvereinbarung (Prüfliste) Eine Zielvereinbarung muss nach den oben genannten Kriterien für Zielformulierungen folgende Elemente enthalten: 6.1 Das zu unterstützende Oberzielübergeordnete Ziel Um die Orientierung am übergeordneten Stadtratsziel bzw. soweit vorhanden Referatsziel Gesamtziel sicherzustellen, muss die Beziehung zumm übergeordneten Ziel der nächsthöheren Führungsebene dargestellt sein. 6.2 Das Ziel der Führungskraft Folgende Fragestellungen können den Prozess der Zielklärung erleichtern: was? = qualitative Festlegung: Es ist dargestellt, was erreicht werden soll. Was sind die Indikatoren oder Messgrößen zur Prüfung des Zielerreichungsgrads?. wieviel? = quantitative Festlegung: Der Umfang oder die Menge des zu erreichenden Ergebnisses ist festgelegt. wann? = zeitliche Festlegung: Der zeitliche Rahmen des gesamten Zielprozesses mit Zwischenschritten (Meilensteinen) ist vereinbart. für wen? = Adressaten: In der Zielvereinbarung ist erkennbar, für welche Zielgruppen im Rahmen des Gesamtprozesses bestimmte Ergebnisse zu erarbeiten sind. 6.3 Die Mittel/Ressourcen Unter welchen Voraussetzungen soll das Ziel erreicht werden. Festlegungen können getroffen werden zu: Personal. Mit welchen personellen Ressourcen (Qualifikationen, Zahl) soll das Ziel erreicht werden? Technik. Welche technischen Ressourcen (DV-Systeme, techn. Einrichtungen, notwendige Geräte etc.) stehen zur Verfügung? Methoden. Welche Arbeitsmethoden werden eingesetzt? (z.b. Projekte, Arbeitsgruppen). Budget/Geld. Welcher finanzielle Rahmen ist festgelegt? 6.4 Die Priorität Welche Wichtigkeit hat das jeweilige Ziel im Vergleich zu anderen Zielen der Führungskraft bzw. zu Zielen anderer Organisationseinheiten.

7 Seite 7 7 Das Verfahren der Zielvereinbarung für Führungskräfte auf Probe oder auf Zeit 7.1 Vorschaltphase Die oder der Vorgesetzte zeigt der Führungskraft die übergeordneten Ziele Oberziele auf, die zu erfüllen sind. Dabei nennt sie/er die Vorstellungen für den funktionalen Beitrag der Führungskraft und erläutert, welche persönliche, fachliche und methodische Qualifizierung zur optimalen Erfüllung des Anforderungsprofils noch erwartet wird. Die Führungskraft bekommt ausreichend Gelegenheit zu überlegen, welche Beiträge sie selbst zum Erreichen der Oberziele übergeordneten Ziele leisten kann. Sie soll bereits in dieser Phase Überlegungen in Bezug auf die notwendigen Mittel für die Realisierung anstellen. In der Regel dürfte ein Zeitraum von längstens drei Monaten ausreichend sein. Die Führungskraft soll auch die Möglichkeit haben, sich mit ihren eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern rückzukoppeln und sie zu beteiligen. Im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit bindet sie die jeweils zuständige örtliche Personalvertretung ein. 7.2 Das Zielvereinbarungsgespräch Im Zielvereinbarungsgespräch werden die Vorstellungen der/des Vorgesetzten und der Führungskraft zu den Zielen und zur fachlichen und methodischen Qualifizierung in gemeinsame Ziele zusammengeführt. Im funktionalen Bereich sollten nicht mehr als fünf Ziele vereinbart werden. Das Ergebnis des Gespräches ist eine schriftliche Zielvereinbarung. Begleitend können im Mitarbeitergespräch weitere Maßnahmen zur Abrundung der Führungspersönlichkeit angesprochen und in einer getrennten vertraulichen Vereinbarung festgelegt werden. 7.3 Begleitung der Zielvereinbarung Die Gespräche zur Zielkontrolle werden mindestens im vierteljährlichen Turnus geführt. Gegenstand ist der Abgleich des bisher erreichten Ergebnisses mit den vereinbarten Teilergebnissen für den zurückliegenden Zeitraum. In diesem Gespräch werden evtl. notwendige Zielkorrekturen, wie z.b. Anpassung an geänderte Rahmenbedingungen, Veränderungen der Ressourcenplanung, zusätzliche Maßnahmen zur Unterstützung der Zielerreichung gemeinsam vorgenommen. Die Gesprächsergebnisse werden als weiterentwickelte Zielvereinbarungen abgeschlossen und schriftlich niedergelegt. 7.4 Ergebnisbewertung Nach Ablauf des zeitlichen Rahmens eines vereinbarten Zieles wird gemeinsam das erreichte Ergebnis festgestellt. Dabei wird der Grad der Zielerfüllung anhand der festgelegten Kriterien des Zieles (Indikatoren, Messgrößen) geprüft. Der Erfüllungsgrad des Zieles wird dokumentiert. Soweit es keine übereinstimmende Bewertung gibt, werden die unterschiedlichen Auffassungen festgehalten. 7.5 Dokumentation Die Durchführung und die Ergebnisse der Gespräche im Zielprozess sind schriftlich zu dokumentieren. Diese Protokolle sind die Grundlage für das jeweils folgende Gespräch im Zielprozess und die Basis für die Entscheidung, in welchem Maße die Zielerreichung erfolgt ist. Die funktionalen Ziele der Zielvereinbarung sind für alle unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich.