Qualifizierung effektiver managen Einführung eines softwaregestützten

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1 Qualifizierung effektiver managen Einführung eines softwaregestützten Bildungsmanagements Sabine Lopp Ostdeutsche Sparkassenakademie Jens Klöcker e/t/s didactic media

2 Zielstellung der Projektumsetzung Ablösung Altssystem Kursus Unterstützung der Marktöffnung Mehr Informationen für Kunden Prozessunterstützung Prozesskostenreduzierung Effizienzsteigerung 2

3 Der Gesamtprozess der Bildung wird unterstützt. Anforderungen der Sparkassen / Kunden an Bildung werden abgefragt und berücksichtigt Konzeption Kalkulation Vermarktung Durchführung Anforderungsgerechtes Bildungsprogramm Kundenbindung und Qualitätssicherung durch stringentes Dozentenmanagement Nachbereitung Interne Bildungsprozesse Kundenprozesse 3

4 Profile für standardisierte Veranstaltungsformen Profile für standardisierte Veranstaltungsformen Sichern effizientes Erstellen eines Konzeptes Gewährleisten eine einheitliche Zielgruppen- und Themensystematik Sichern Transparenz über den erwarteten Deckungsbeitrag Ermöglichen die effiziente Steuerung durch einmalige Genehmigung Auf Basis von Veranstaltungs- und Leistungsprofilen wird ein Seminar vorkonfektioniert. Konzeption Kalkulation Vermarktung Durchführung Nachbereitung 4

5 5

6 Für jedes Seminar wird eine Kalkulation umfassend und transparent erstellt Jede Leistung wird mit Kosten hinterlegt. Das System erstellt die Kalkulation aus den gewählten Leistungen und Preisen. Die Genehmigung des Seminarprofils legt Deckungsbeitragsuntergrenzen und maximale Preisrabatte fest. Prozessgesteuert wird bei Grenzwertüberschreitung die Akademieleitung durch das System informiert beziehungsweise eine Genehmigungen angefordert. Konzeption Kalkulation Vermarktung Durchführung Transparenz über Planung und Ist-Kosten wird über SAP- Schnittstelle gewährleistet. Nachbereitung 6

7 7

8 Vertriebsunterstützung sichert schnelle und qualitätsgesicherte Kundenansprache Jede Veranstaltung kann durch die Anbindung von passenden, standardisierten Kampagnen unterstützt werden, wie zum Beispiel: - Mailings für Campus-Veranstaltungen Vekuma stößt auf Basis der Kampagnenprofile - konkrete Aktionen an - löst Mailings aus - erstellt für die Dienstleister Aufgaben wie zum Beispiel Flyer erstellen Konzeption Kalkulation Vermarktung Durchführung Nachbereitung 8

9 9

10 Die Veranstaltungsorganisation wird durch prozessorientierte Softwaregestaltung optimiert Systeminterner Prozessmanager überwacht Terminketten und löst standardisierte Aktionen aus Die Bereitstellung von Teilnehmerunterlagen durch den Dozenten wird automatisch per Mail unterstützt Aufgabenmanagement auf den ersten Blick sichert Transparenz über Termine für Teilnehmer, Dozenten und OSA-Mitarbeiter Prüfungsaufgaben und Korrekturen werden über das Internet effizient erstellt Die Genehmigung von Honoraren kann prozessgesteuert effizienter ablaufen Konzeption Kalkulation Vermarktung Durchführung Nachbereitung 10

11 11

12 Auswertungen optimieren die Steuerung Beispiele: Welche Sparkasse hat Veranstaltungsreihe noch nicht absolviert? Welches Seminarkonzept war am erfolgreichsten? Wie können höhere Deckungsbeiträge erzielt werden? Ein flexibles Werkzeug zur Erstellung von Auswertungen wurde integriert Basis ist die Zuordnung jeder Veranstaltung zu standardisierten Zielgruppen, Themenbereichen, Kompetenzfeldern u.ä. Ein Ampelsystem unterstützt visuell die effiziente Auswertung. Konzeption Kalkulation Vermarktung Durchführung Nachbereitung 12

13 13

14 Nutzen für Sparkassen, Dozenten und OSA ist hoch Vertriebsunterstützung sichert schnelle und qualitätsgesicherte Teilnehmeransprache Sparkassenbindung erfolgt über den Sparkassennutzen, der über die speziellen Internetportale für Teilnehmer und Personalleiter dargestellt wird Standardisierte, transparente Prozesse in der Dozentenansprache sparen Zeit und garantieren eine professionelle Zusammenarbeit Eine automatisierte Prozessunterstützung und ein durchgehendes Aufgabenmanagement erhöhen die Prozesseffizienz und die Transparenz interner Prozesse sowie der Schnittstellenprozesse zu Kunden und Partnern 14

15 Sparkassen und Teilnehmer erleben VeKuMa über das Internet zum Beispiel über individuelle Portale 15

16 Anfragen über Bildungsangebote und deren Nutzung werden grafisch unterstützt 16

17 Ausblick: Bildungsberatung wird im Internet möglich (für 2010 geplant) 17

18 Übergreifendes Prozessmanagement erlaubt eine frei konfigurierbare Automatisierung Beispiel-Prozess: Überwache alle Veranstaltungen und erzeuge eine Aufgabe, falls 10 Tage vor Beginn die Mindestteilnehmerzahl noch nicht erreicht ist: 18

19 Übergreifendes Dokumentenmanagement gewährleistet eine einheitliche, revisionssichere Dokumentenablage 19

20 Aktueller Systemumfang nach Start Mitte Produktprofile 545 Produkte 657 Veranstaltungen Kunden- und Partner Dozenten 20

21 Einordnung von vekuma und Internetauftritt (www.osa-potsdam.de) Internetauftritt der OSA separate Anwendung als Frontend für Kunden OSA / BC Portal-Interface vekuma Prozessorientierte Veranstaltungsund Kundenmanagementsoftware Bidirektionaler Datenaustausch SAP - System Abrechnung der Teilnahmegebühren Notes - System Terminabgleich Mail-Export mit Portalangeboten zur Kundenbindung Internetumgebung inkl. DMS Prüfungsmanagement Vertriebsunterstützung Hosting: axilaris WebDAV Direktzugriff für Kongresshotel, Kooperationspartner Lokales Filesystem Dokumenten-Im- und Export 21

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