Gewinnreserve Business Travel Management. White Paper

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1 Gewinnreserve Business Travel Management White Paper

2 Inhalt 1 Warum sollte Ihr Business Travel Management optimiert werden? Der Geschäftsreisebuchungsprozess BusinessTravelManagement im Wandel Optimierung der direkten Reisekosten Optimierung der indirekten Reisekosten Informationsbeschaffung Reiserichtlinien/Compliance Buchung Ticketing Abrechnung/Zahlungssystem Reporting/Controlling Gegenüberstellung der Prozesskosten konventionell/internet-basiert Der konventionelle Reisebuchungsprozess Der internet-basierte Reisebuchungsprozess Kritische Erfolgsfaktoren Fazit Ausblick Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Gewinnreserven liegen tiefer... 3 Abbildung 2: Fünf Kernsegmente des Reisebuchungsprozesses... 4 Abbildung 3: Der Nutzen von Travel Management ist 3-dimensional... 5 Abbildung 4: Der konventionelle Reisebuchungsprozess Abbildung 5: Der internet-basierte Reisebuchungsprozess... 11

3 1. Warum sollte Ihr Business Travel Management optimiert werden? Von: Melanie Wiesemann, BrainNet Navigator GmbH, Hagen Die weltweit wirtschaftlich anspruchsvolle Lage zwingt Geschäftsführung und Management, nach neuen Einsparungspotenzialen zu suchen. Aktuelle Studien zum Business Travel Management belegen, dass Reisekosten in vielen Unternehmen einen der größten beeinflussbaren Kostenfaktor darstellen. Dieser Kostenblock liegt oftmals nicht in der Verantwortung des Einkaufs, und es fehlt besonders im Mittelstand noch an den richtigen IT-Tools für das Business Travel Management. Ergo ergeben sich auf diesem Sektor vielfach signifikante Einsparungs- und Optimierungspotenziale. Je mehr im Unternehmen gereist wird, je internationaler ein Unternehmen tätig ist, desto lukrativer wird es für dieses Unternehmen, sich mit der Optimierung seines Travel Management Prozesses auseinander zu setzen. Sind Sie bereit, Ihr Travel Management aus seiner Außenseiterposition zu lösen und durch eine Reorganisation noch schlummernde Einsparungspotenziale zu generieren? Die Zeit des Umdenkens ist gekommen! Sicherlich, es erfordert etwas Energie, den entscheidenden Schritt in Richtung zentrales und proaktives Reisekosten-Management zu starten und alte Gewohnheiten abzulegen. Doch wer ihn wagt, kann die Rendite seines Unternehmens maßgeblich positiv beeinflussen. Vielleicht haben Sie in Ihrem Unternehmen auch schon versucht, Ihre Reisekosten zu senken, indem Sie sich für einen günstigeren Flug oder das Hotel mit der niedrigeren Kategorie entschieden haben? Tatsächlich handelt es sich hierbei um kurzfristige Sparmaßnahmen. Sie bilden allerdings nur die Spitze des Kosten(Eis-)berges. Die wahren Gewinnreserven liegen tiefer. Abbildung 1: Gewinnreserven liegen tiefer Dieser Beitrag geht weiter in die (Prozess-)Tiefe und setzt sich intensiv mit der Frage auseinander, wie durch den Einsatz internetbasierter Travel Management-Lösungen Optimierungspotenziale realisiert werden können. Als Prämisse wird hierbei der Standardreisenprozess zu Grunde gelegt.

4 1.1 Der Geschäftsreisebuchungsprozess Laut der aktuellen Studie Geschäftsreiseklima 2002 im Auftrag der Wirtschaftswoche reisten 2002 durchschnittlich 37% der Mitarbeiter geschäftlich zu Messen, Tagungen, Seminaren, Kongressen oder Kunden. Um diese Reisen zu realisieren, entstehen nicht nur erhebliche Transport- und Übernachtungskosten sowie Spesen, sondern auch exorbitante Prozesskosten. Jede einzelne Reise bedeutet einen enormen administrativen Aufwand. Abbildung 2 zeigt die fünf Kernbereiche eines Reisebuchungsprozesses: Informationsbeschaffung - Planung - Genehmigung Auswertung - Reporting/ Controlling Reisebuchungsprozess Reiserichtlinien - Prüfung auf Richtlinienkonformität Abrechnung/ Zahlungssystem - Erfassung der Reisekosten - Prüfung der RK-Abrechnung - Buchung der Reisekosten - Rückerstattungen Buchung - Verfügbarkeitsprüfung - Buchung - Ticketing Abbildung 2: Fünf Kernsegmente des Reisebuchungsprozesses Es wird deutlich, dass es bei der Durchführung eines einzigen Reisebuchungsprozesses eine Vielzahl von Prozessbeteiligten gibt. Neben dem Reisenden sind intern noch Sekretärinnen, Mitarbeiter der Reisekostenstellen, Buchhaltung und Controlling sowie Entscheider involviert. Als extern beteiligte Parteien folgen Reisebüros, Reiseleistungsträger sowie Kreditinstitute. Der hohe Verwaltungsaufwand zur Buchung einer Reise lässt die indirekten Reisekosten, die Prozesskosten, im Unternehmen deutlich ansteigen. Addiert man die anfallenden Prozesskosten pro Reisebuchung auf, so ist es verwunderlich, dass das Business Travel Management in den meisten Unternehmen bisher als Stiefkind galt.

5 1.2 BusinessTravelManagement im Wandel Um diesen Kostentreibern ein Ende zu setzen und von den Optimierungspotenzialen zu profitieren, empfiehlt sich u.a. der Einsatz einer Internet-Booking-Engine (IBE) kombiniert mit Abrechnungssystemen. Bei der IBE handelt es sich um ein internet-basiertes Buchungstool zur schnellen und unkomplizierten Erfassung, Buchung, Abrechnung sowie der anschließenden Auswertung von Standardreisen. Diese sind als einfach und wiederkehrend einzustufen und von daher für eine technologische Unterstützung prädestiniert. In mehr als 30 Projekten haben wir festgestellt, dass sich durch den konsequenten Einsatz eines internet-basierten Buchungstools sowohl direkte als auch indirekte Kosten zwischen 8 und 34 Prozent einsparen lassen. Darüber hinaus wird die Prozessqualität erhöht, z. B. durch permanente Verfügbarkeit und eine drastische Reduzierung der Durchlaufzeiten. Der Nutzen eines web-basierten Travel Managements ist von daher 3-dimensional zu betrachten, so Oliver Altstadt, Geschäftsführer des navigator beratungsteams, Hagen. - Reduzierung der direkten Reisekosten durch verbesserte Einkaufskonditionen (Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen...) - Reduzierung der indirekten Reisekosten - Optimierung der administrativen Prozesse - Reduzierung des Man-Power-Einsatzes Kosten Zeit Qualität - unabhängiger durch Online- Verfügbarkeitsprüfung - Richtlinien-Einhaltung (Compliance) - 24 hour-use/ 7 days a week - flexibel, da Änderungen der Reiseplanung jederzeit möglich - Service-Grad-Erhöhung - Senkung der Fehlerquote - Rückgänge der Medienbrüche Travel- Management - Beschleunigung des BT-Prozesses - Optimierung des Genehmigungsworkflows - Ticketing entfällt - zeitnahe Auswertung der Daten (MIS) Abbildung 3: Der Nutzen von Travel Management ist 3-dimensional

6 1.3 Optimierung der direkten Reisekosten Dem Travel Management obliegt die Verantwortung, Geschäftsreisen im Sinne des Unternehmens zu gestalten und umzusetzen. Hierfür fehlt es oftmals an der nötigen Transparenz bezüglich Art und Umfang der eingekauften Leistungen von Leistungsträgern. Die Zusammenführung der relevanten Daten aus verschiedenen internen und externen Datenquellen ist in den meisten Fällen problematisch und häufig unvollständig. Stellen Sie sich vor, zwei Mitarbeiter derselben Firma übernachten zufällig im selben Hotel unter denselben Bedingungen, zahlen aber unterschiedliche Zimmerraten. Diese Situation lässt sich zukünftig durch den Einsatz einer IBE vermeiden. Werden Geschäftsreisen über einen internetbasierten Prozess erfasst, so ermöglicht dies durch das Buchungstool eine zentrale Auswertung und Zusammenführung aller Daten in einem Travel-Datawarehouse. Hier kann mit Leichtigkeit Kostentransparenz der beanspruchten Leistungen je Kostenstelle und Leistungsträger geschaffen werden. Diese neu gewonnene Transparenz bildet die Grundlage für Verhandlungen von Rahmenverträgen mit den Leistungsträgern zur Verbesserung der Einkaufskonditionen. Die Praxiserfahrungen der navigatoren zeigen, dass die direkten Kosten um mind. 4-6 Prozent gesenkt werden können. Hinzu kommen Savings bei den Gebühren der Reisebüros, da dort wie nachfolgend beschrieben signifikante Prozess- und Ressourcenoptimierung erzielt werden kann. In zahlreichen Projekten konnten die Transaktions- bzw. Management Fees der Reisebüros um bis zu 40 Prozent gesenkt werden. 1.4 Optimierung der indirekten Reisekosten Doch nicht nur die direkten Kosten lassen sich durch eine internet-basierte Neuorganisation des Reisebuchungsprozesses senken. Ein besonderes Augenmerk muss auch auf die bereits erwähnten, aufwändigen Prozesskosten, die indirekten Kosten, gelegt werden. Die elektronisch gestützte Administration von Geschäftsreisen ermöglicht eine einfachere und einheitliche Organisation. Durch Automatisation verschiedener Prozess-Schritte können die an der Ausführung bisher beteiligten Parteien deutlich reduziert werden. Die zuvor involvierten Mitarbeiter und der Reisende sparen Zeit durch eine schnellere und papierlose Planung, Genehmigung und Abrechnung. Dem Reisenden kommt eine stärkere Eigenverantwortung zu. Bei der näheren Betrachtung eines IBE organisierten Geschäftsreisebuchungsprozesses werden im Vergleich zur konventionellen Vorgehensweise eine Reihe an Effizienzsteigerungen entlang der gesamten Prozesskette deutlich. Die einzelnen Nutzenaspekte werden nachfolgend im Detail beschrieben.

7 1.4.1 Informationsbeschaffung Konventionell Steht eine Geschäftsreise ins Haus, so werden bei einem konventionellen Reisebuchungsprozess üblicherweise zunächst die Reiseeckdaten wie die Personalien des Reisenden, Reisedauer und Reiseziel erfasst. Diese werden an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Oft kommt es hierbei zu Rückfragen oder Fehlkommunikation. Eine explizite Genehmigung der Reise durch einen Entscheider muss eingeholt werden. Internet-basiert Bei dem internet-basierten Buchungsprozess kommt die Eigenverantwortung des Reisenden zum Tragen. Die benötigten Reiseeckdaten werden von dem Reisenden selbst online zusammengestellt. Dies bedeutet, dass außer dem Reisenden keine weiteren Mitarbeiter involviert sind. Das Personal wird entlastet und kann für andere Aufgaben effizienter eingesetzt werden. Da kein Kommunikationsaufwand entsteht, ist eine schnelle Abwicklung der Vorgänge gewährleistet, Rückfragen entfallen. Sind die notwendigen Reiserichtlinien und Genehmigungsvorschriften bereits an zentraler Stelle in das System eingepflegt, entfällt die explizite Genehmigung eines Entscheiders. Das System prüft automatisch die eingegebenen Daten auf Richtlinien und Vorschriftenkonformität. Diese Flexibilisierung der Genehmigungshierarchien optimiert den Genehmigungsworkflow und führt zu einer enormen Produktivitätssteigerung Reiserichtlinien/Compliance Konventionell Regeln sind dafür da, dass man sie einhält. In den firmeninternen Reiserichtlinien ist der gesamte Geschäftsreiseprozess mit benutzerspezifischen Regeln verankert. Diese Richtlinien machen jedoch nur Sinn, wenn sie an alle beteiligten Mitarbeiter weitergegeben und eingehalten werden. Bei der Buchung eines Geschäftsreiseprozesses ist dies oft nicht oder nur teilweise der Fall. Die Prüfung auf Einhaltung der Richtlinien obliegt meistens den Agenten der Reisebüros. Hinzu kommt die Berücksichtigung bestimmter Präferenzen des Reisenden, die in einem persönlichen Profil hinterlegt sind. Diese Daten werden oft doppelt und dreifach gepflegt, da sie nicht nur im Reisebüro, sondern z.b. auch im Unternehmen für die Abrechnung relevant sind. Internet-basiert Der web-basierte Buchungsprozess hingegen garantiert ein konsequentes Einhalten der Reiserichtlinien, da bei Eingabe der Daten deren Überprüfung automatisch im Hintergrund erfolgt. Änderungen können kurzfristig und flexibel in das System eingepflegt werden. Durch das realtime reporting sind die Richtlinien immer auf dem aktuellsten Stand und konzernweit verfügbar. Die automatische Überprüfung entlastet die Reisebüro-Mitarbeiter. Die Pflege des persönlichen Profils wird vom Reisenden selbst online übernommen. Auf diese Weise werden Doppelarbeiten vermieden, da die einmal erfassten Daten in einer zentralen Datenquelle allen Beteiligten online zur Verfügung stehen.

8 1.4.3 Buchung Konventionell Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie wollen die Verfügbarkeit einer Reise prüfen und rufen in Ihrem Reisebüro an. Beim ersten Mal ist Ihr Ansprechpartner gerade nicht am Platz, beim nächsten Versuch ist die Leitung besetzt und beim dritten Anlauf sagt Ihnen die freundliche Stimme auf dem Anrufbeantworter, dass Sie außerhalb der Geschäftszeiten anrufen. In einem nicht IT-unterstützten Buchungsprozess ist zur Klärung der Verfügbarkeit ein Abstimmungsprozess zwischen dem Agenten des Reisebüros, dem Reisenden und ggf. dem Mitarbeiter, der für die Umsetzung der Reise verantwortlich ist (z.b. der Sekretärin) unvermeidbar. Dies geschieht in der Regel über die üblichen Kommunikationswege Telefon, Fax und . Bei Verfügbarkeit wird die Buchung der Reise vom Agenten des Reisebüros übernommen. Änderungen in der Reiseplanung oder Stornierungen erfordern grundsätzlich eine neue Kontaktaufnahme zum Reisebüro. Hierbei sind Unternehmen jedoch auf die Öffnungszeiten des Reisebüros angewiesen. Sollte eine dringende Änderung der Reise anstehen, die jedoch außerhalb der Geschäftszeiten anfällt, ergibt sich ein Problem. Internet-basiert Das Internet hat keine Öffnungszeiten! Durch eine IBE ist der Reisende selbst in der Lage, die Verfügbarkeit seiner Reise online abzurufen. Er erhält sofort Feedback, ob die Reise wie geplant stattfinden kann. Ob morgens, mittags abends oder sogar nachts der Reisende hat unabhängig von Zeit und Ort auf seine Buchung direkten Zugriff und kann jederzeit Änderungen vornehmen. Reisemittler können durch eine direkte Anbindung an die Leistungsanbieter umgangen werden. Voraussetzung hierfür ist natürlich eine Öffnung der Systeme der Leistungsanbieter, um den Zugriff über standardisierte Schnittstellen zu ermöglichen. Das Internet ermöglicht auf diesem Wege eine flexible und unabhängige Gestaltung der Reise; lästige und zeitaufwändige Kommunikationswege entfallen. Mitarbeiter des Reisebüros und des Unternehmens zur Organisation der Reise werden entlastet Ticketing Konventionell In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen werden die Reisetickets bestenfalls vom Reisebüro zugeschickt. Andernfalls liegt es an Ihnen, Ihre Mitarbeiter auf einen kleinen Sparziergang zur Abholung der Tickets zu schicken. Internet-basiert Das Ticket liegt in diesem Fall zum Bedarfszeitpunkt für den Reisenden am Schalter bereit oder kann als Bordkarte am Automaten gezogen werden. So befindet sich der Reisende immer auf der sicheren Seite, denn diese Tickets kann er weder vergessen noch verlieren. Das Reisebüro hat ebenfalls einen Vorteil. Es erspart sich das Ausdrucken und ggf. Eintüten und Versenden der Tickets. Die gewonnenen Personalressourcen auf beiden Seiten können effizienter für andere Aufgaben eingesetzt werden.

9 1.4.5 Abrechnung/Zahlungssystem Konventionell Vorschussleistungen für Hotel- und Flugbuchungen sind bei einem konventionellen Reisebuchungsprozess ganz selbstverständlich. Diese sind bereits vor Antritt der Reise fällig. Hinzu kommen noch weitere Reisekosten, die erst während der Reise anfallen und vom Reisenden zunächst vorgestreckt werden müssen (z.b. Spesen). Dies erfolgt vorzugsweise über eine Firmenkreditkarte, der jedoch ein privates Konto hinterlegt ist. Nach erfolgter Reise werden die entstandenen Kosten vom Reisenden elektronisch erfasst. Die eingeforderten Reisekosten werden daraufhin manuell auf Richtigkeit geprüft. Dieses findet meistens in einer eigenen organisatorischen Einheit, der Reisekostenabrechnung, statt. Zur tatsächlichen Rückerstattung ist jedoch, gemäß dem Grundsatz keine Buchung ohne Beleg, ein Ausdruck mit dazugehörigen Belegen notwendig. Dieser wird einem Entscheider zur Genehmigung vorgelegt. Erst jetzt kommt es zur Buchung und Entlastung des Reisenden. Internet-basiert Auch das geht unkomplizierter. Auf der Grundlage des internet-basierten Prozesses werden die vor Antritt der Reise fälligen Kosten über offene Schnittstellen direkt von den Leistungsträgern in das ERP- System des in Anspruch nehmenden Unternehmens eingespielt. Ein entscheidener Unterschied liegt darin, dass die Rechnungen erst bei tatsächlicher Inanspruchnahme der Leistungen aktiviert werden. Die während der Reise anfallenden Kosten werden vom Reisenden ganz flexibel unmittelbar per Handy oder Handheld-PC erfasst. Auch hier erfolgt die Bezahlung der unterwegs anfallenden Kosten zunächst bequem und sicher über die Firmenkreditkarte, welche zur Stärkung der Eigenverantwortlichkeit des Reisenden über ein privates Konto läuft. Die Prüfung der angegebenen Reisekosten auf Compliance (Reiserichtlinienkonformität) sowie die Genehmigung laufen auch hier wieder automatisch im Hintergrund. Auffälligkeiten und Ausnahmen werden gemeldet. In diesem Fall erfolgt dann eine gezielte manuelle Prüfung wie bei der konventionellen Reisekostenabrechnung. Standardabrechnungen verursachen keinen weiteren Aufwand mehr. Die Gutschrift und somit endgültige Entlastung des Reisenden erfolgt nach einwandfreier Prüfung der Reisekosten. Dem Reisenden entstehen durch die Abrechnung über ein privates Konto keine Nachteile. Dafür garantieren ein ausreichend langes Zahlungsziel sowie der durch eine IBE beschleunigte Abrechnungsprozess.

10 1.4.6 Reporting/Controlling Konventionell Zu viele Köche verderben den Brei. Dieses Sprichwort trifft die Problematik bei der Auswertung der Reisedaten eines Unternehmens. Aktuelle Berichte basieren meistens auf externen Informationsquellen: Kreditkarteninstitute, Reisebüros, Autovermietungen... Hierbei stellt sich vor allem die Zusammenführung von Datensätzen aus verschiednen Datenquellen als problematisch dar. Zeitpunkt und Struktur der Auswertungen sind von den externen Dienstleistern abhängig. Auf diese Weise ist es nicht möglich, eine konsistente Auswertungsbasis zu schaffen. Der Abgleich zwischen IST- und PLAN-Daten ist somit nicht umsetzbar. Internet-basiert Da bei einem internet-basierten Ablauf alle Buchungen über Inter/Intranet-Schnittstellen intern gespeichert werden, entfällt die Abhängigkeit von Fremddaten. Durch die Zusammenführung der Daten mit den Daten aus der Reisekostenabrechnung in einem Travel-Datawarehouse, wird eine differenzierte und zeitnahe Auswertung der Daten ermöglicht. Der Abgleich zwischen IST- und PLAN- Daten ist auf diese Weise problemlos realisierbar. Nur so ist es möglich, Schwachstellen im Unternehmen ausfindig zu machen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufzubauen. Durch den konsequenten Einsatz einer IBE werden Medienbrüche in allen Prozess-Stufen vermieden! 1.5 Gegenüberstellung der Prozesskosten konventionell/internet-basiert Nach Ausleuchtung der einzelnen möglichen Optimierungspotenziale wird es konkret. In welchem Maß lassen sich Prozessabläufe verkürzen und indirekte Kosten einsparen? In verschiedenen Workshops und Projekten konnte das navigator beratungsteam Einsparungspotenziale im Prozessablauf in Einzelfällen von bis zu 34% ausmachen. Im folgenden Kostenvergleich gehen wir von einer Einsparung von 30% aus Der konventionelle Reisebuchungsprozess Erfahrungsgemäß dauert die Standardbuchung einer Reise ohne IBE durchschnittlich 45 Minuten. Dauer in Minuten (gesamt 45 min) 7 min 3 min 11 min 18 min 6 min Informationsbeschaffung Reiserichtlinien Buchung Reiseabrechnung Auswertung Abbildung 4: Der konventionelle Reisebuchungsprozess

11 1.5.2 Der internet-basierte Reisebuchungsprozess Dauer in Minuten (gesamt 31,5 min) 5 min 2 min 7 min 14,5 min 3 min Informationsbeschaffung Reiserichtlinen Buchung Reiseabrechnung Auswertung Abbildung 5: Der internet-basierte Reisebuchungsprozess Aufgrund der Tool-bedingten Prozessbeschleunigung können pro Standardbuchung ca. 13,5 Minuten eingespart werden. Geht man nun von einem Durchschnittsstundensatz von 45 für Arbeits- und Transaktionskosten aus, so ergibt sich quantitativ folgende Einsparung: 34 Prozesskosten pro konventionellem Reisebuchungsprozess 24 Prozesskosten pro IBE-optimiertem Reisebuchungsprozess Einsparung pro Standardbuchung: = 10 Die Prozesskosteneinsparung von 10 pro Standardbuchung stellt eine durchaus realistische Zahl dar. Überlegen Sie nun, wie viele Standardbuchungen regelmäßig in Ihrem Unternehmen anfallen. Multiplizieren Sie die Einsparung pro Buchung mit der Anzahl der Buchungen und Sie werden feststellen, welche Gewinnreserven hier vorliegen.

12 1.6 Kritische Erfolgsfaktoren Sind Sie bereit für den Umbruch in Ihrem Unternehmen? Dann sollten Sie vorab zur Realisierung und Umsetzung der Optimierungspotenziale folgende kritische Erfolgsfaktoren beachten: stabiles System Die Systemstabilität und eine ausreichende Netzwerkkapazität müssen gewährleistet sein, um Vertrauen in das System zu schaffen und die Beteiligungsquote zu erhöhen. vorhandene IT-Infrastruktur Als Grundvoraussetzung muss jeder potenzielle Nutzer einen Internet-Zugang besitzen sowie die notwendige Hard- und Software. Datenschutz Die Standardanforderungen an den Datenschutz (z.b. Firewall) müssen im Zusammenhang mit webbasierten DV-Lösungen umgesetzt werden. Akzeptanz der Mitarbeiter Die Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitern lässt sich durch eine frühzeitige Einbindung der Reisenden bei der Gestaltung des Systems fördern. Die für den Reisenden entstehenden Vorteile müssen klar ersichtlich sein. Nur bei einem konsequenten Einsatz des online-buchungstools bei Standardreisen lassen sich die aufgezeigten Einsparungspotenziale realisieren. Schulung der Mitarbeiter Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig durch Schulungen zum Handeln mit der neuen Software befähigt werden. Nur so ist ein aktiver und effektiver Einsatz des Tools gewährleistet. Projektmanagement Die Systemeinführung verlangt ein stringentes Projektmanagement mit klaren und eindeutigen Verantwortungsbereichen. Alle notwendigen Kompetenzen wie IT- und Einkaufsabteilung, sowie Buchhaltung und Betriebsrat sollten unbedingt in die Planung miteinbezogen werden. Dies ist eine Grundvoraussetzung zur Ausschöpfung der vorhandenen Potenziale.

13 1.7 Fazit Das Business Travel Management muss sich verstärkt den Marktbedingungen anpassen. Die Vorteile eines durchgängig internet-basierten ebusiness Travel Managements liegen hierbei klar auf der Hand. Durch eine einfache und einheitliche Organisation des Reisebuchungsprozesses lassen sich nicht nur direkte Kosten senken. Nennenswerte Einsparungspotenziale bei der Abwicklung des Reisebuchungsprozesses lassen sich durch die Umsetzung folgender Aspekte verwirklichen: Automatisierung der Abläufe Hinterlegung und automatische Prüfung der Reiserichtlinien selbstständige und unabhängige Buchung der Reise Vereinfachung der Abrechnung zentrale Auswertung der Daten Die durch die Zeitersparnis gewonnenen Personalressourcen im Unternehmen sowie bei externen Dienstleistern zeigen sich durchaus bilanzwirksam. Mitarbeiter können sich entweder wieder auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren oder es kann ggf. Personal freigesetzt werden. Personal aus dem Reisebüro wird weitgehend nicht mehr in Anspruch genommen, so dass sogenannte Fees, also Gebühren für Dienstleistungen von Reisemittlern, eingespart werden können. Die dynamische und unabhängige Gestaltung der Reise sowie die Automatisierung verschiedener Prozessabschnitte tragen eindeutig zur Servicegrad-Erhöhung bei. Trotz der Vorteile eines internet-basierten Buchungstools scheuen sich noch viele Unternehmen den entscheidenen Schritt zu tun. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten sind finanzielle Ressourcen knapp bemessen. Investitionskosten bei der Hard- und Software sowie die interne Umstrukturierung lassen Unternehmen zögern. Die Bedenken bezüglich der Anschaffungskosten sind zunächst nachvollziehbar. Jedoch bestätigt Oliver Altstadt die Ergebnisse aktueller Studien zum Business Travel Management: Bei der Gegenüberstellung der realisierbaren finanzwirtschaftlichen Optimierungs- und Einsparungspotenziale gegenüber den Anschaffungs- und Lizenzkosten haben wir in verschiedenen Projekten festgestellt, dass sich eine IBE nach 6-11 Monaten komplett amortisiert. Entscheidungsgrößen hierfür sind die Anzahl der User und der getätigten Reisen, das Reisevolumen sowie die Anzahl der externen Dienstleister. 1.8 Ausblick Obwohl der große Hype des Internets vorbei und bei den Unternehmen Realismus eingetreten ist, ist der Fortschritt elektronischer und miteinander vernetzter Systeme unaufhaltsam. Das Internet wird hierbei nach wie vor eine wichtige Rolle spielen. Wer diese Entwicklung verschläft, wird im Wettbewerb nicht bestehen können. Je mehr Mobilität gefordert wird, desto schneller und effizienter muss reagiert werden. Die Vision von überwiegend automatisierten Kontrollmechanismen zur Vermeidung von Missbrauch ist in den USA bereits Realität. Deswegen ist es nur eine Frage der Zeit, wann auch wir uns in dieser Realität wiederfinden werden.

14 Kontakt: Seien Sie vorbereitet und gehen Sie tief in die Kostenstruktur Ihres Unternehmens. Die Experten des navigator beratungsteams unterstützen Sie gerne bei der Analyse der firmenspezifischen Faktoren zur Optimierung Ihres Business Travel Managements und zeigen Ihnen Ihre speziellen Optimierungspotenziale auf. Auf der Grundlage einer fundierten ROI-Planung wird Ihnen die Entscheidung leicht fallen. BrainNet Navigator GmbH Sven Marlinghaus Bergstraße 94 D Hagen Fon: Fax: