Messgenauigkeit verbessert

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1 22. Juli :02 Projekterfolgsbewertung Messgenauigkeit verbessert Dr. Stephan Genzel,Thomas Reutershan,Michael Weizemann In vielen Sparkassen zählen Projekte zum Tagesgeschäft, eine Erfolgsmessung auf Basis valider Kriterien führen jedoch nur wenige Institute durch. Die Stadtsparkasse München nutzt das mit bankon entwickelte System 3L, um die vom Bereich Organisation durchgeführten Projekte und Maßnahmen zu bewerten. Dank neuer Messmethoden kann die Stadtsparkasse München Projekterfolge nun noch genauer bewerten. (dpa) Im Zuge eines umfassenden Veränderungsprozesses hat sich der Unternehmensbereich Organisation der Stadtsparkasse München (SSKM) mit der internen Qualitätssicherung beschäftigt. Dazu wurde ein Instrument erarbeitet, auf dessen Grundlage der Erfolg jedes Projekts oder Vorhabens unabhängig von ihrem technischen, prozessualen oder organisatorischen Fokus gemessen und bewertet werden kann. Das Kriterium Erfolg umfasst dabei weniger die Faktoren eines klassischen Projekt-Controllings, sondern zielt in erster Linie auf den mittel- und langfristig erzeugten Nutzen für den Auftraggeber und die Sparkasse ab. Der Name Messsystem 3L steht für die Begriffe Lenken, Legitimieren und Lernen. Die Transparenz über die realisierten Ergebnisse sowie zu deren erlebtem Nutzen ( legitimieren ) eröffnet im Bedarfsfall die Möglichkeit, schnell einzugreifen und gezielt Maßnahmen zur Erhöhung der Qualität einzuleiten ( lenken ). Darüber hinaus fließen die Ergebnisse in einen Daten-Pool ein und ermöglichen bei künftigen Aufgabenstellungen von vornherein ein Setup, welches optimale Rahmenbedingungen durch das Minimieren von Fehlerpotenzialen sicherstellt ( lernen ). Modell basiert auf anerkannter Grundlage Dem 3L-Messsystem liegt mit dem von McLean und DeLone (1992; 2003) entwickelten IS-Sucess Modell eine wissenschaftlich anerkannte Methode zugrunde, die für den Bedarf einer Sparkasse erweitert wurde. So werden in einem Regelkreis die qualitativen Wirkungen von Informationen, Systemen und Service, die wahrscheinliche Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter, sowie der erwartete Mehrwert der Sparkasse einander gegenübergestellt. Ebenso analysiert das System,

2 ob die ursprünglich mit dem realisierten Projekt oder Vorhaben verbundenen Ziele erreicht wurden. Insgesamt umfasst das 3L-Messsystem acht Themenbereiche: Einführen bzw. Optimieren von IT-Systemen Einführen bzw. Optimieren von OSPlus-Komponenten Einführen bzw. Optimieren von Prozessen Einführen bzw. Optimieren von Organisationsstrukturen Auslagern fachlicher und technischer Komponenten Verankern organisatorischer Grundlagen und Leitlinien Erfüllen gesetzlicher Vorgaben Sonstiges. Der Erfolg von Vorhaben oder Projekten lässt sich anhand mehrerer Kriterien messen, die auf einer fünfstufigen Skala von trifft nicht zu bis trifft vollständig zu bewertet und einzelnen Erfolgsfaktoren zugeordnet werden. Im Hinblick auf ihre Bedeutung für die jeweilige Aufgabenstellung werden diese Erfolgsfaktoren gewichtet. Die Auswertung ermöglicht sowohl Aussagen zum Erfolg des einzelnen Faktors als auch eine aggregierte Betrachtung des Gesamterfolgs von Projekt bzw. Maßnahme. Qualitätsmanager begleitet den Gesamtprozess Um sicherzustellen, dass unterschiedliche Maßnahmen und Projekte neutral und einheitlich bewertet werden, hat die SSKM die Funktion eines Qualitätsmanagers neu geschaffen. Dieser begleitet eigenverantwortlich den gesamten Prozess der Erfolgsmessung und -bewertung mit folgendem Aufgabenspektrum: Herstellung von Transparenz und Einheitlichkeit durch Information und Beratung der Teilnehmer beim Gewichten der Erfolgsfaktoren Steuerung des Ablaufs durch Terminierung und Einladung der Teilnehmer zur Sitzung Messung/ Bewertung (je nach Projektyp finden gegebenenfalls Folgetermine statt, um eine Zeitreihenbetrachtung zu gewährleisten) Moderation der Sitzung Messung/Bewertung und Beratung der Teilnehmer während der Sitzung Auswertung der Ergebnisse durch Erstellung einer allgemeinen Übersicht anhand vorhandener Messungen laufende Qualitätssicherung des Messverfahrens statistische Aufbereitung der erhobenen Daten.

3 Stringenter Ablauf der Erfolgsmessung Die Erfolgsmessung startet bereits mit der Abschlusssitzung des durchgeführten Projekts bzw. der realisierten Maßnahme. Gemeinsam mit dem Auftraggeber und dem Projekt- bzw. Vorhabenleiter nimmt der Qualitätsmanager die Typisierung vor. Dabei grenzt er die Messfelder ein, legt Ziele und Erfolgsfaktoren sowie den Zeitpunkt der Messung fest. Nach einem Zeitraum von etwa einem halben Jahr lassen sich in der Regel die Auswirkungen beurteilen. Dabei werden, zusätzlich zu den Erfolgsfaktoren, auch die Nutzenaspekte des Projekts bzw. Vorhabens betrachtet, insbesondere die: Steigerung der Vertriebszeiten Verbesserung der Kosten- und Ertragssituation Reduktion des Risikos Erhöhung des Standardisierungsgrads. Gemeinsam mit dem Projekt- bzw. Vorhabenleiter sowie ausgewählter Anwender aus einem oder mehreren Fachbereichen werden den einzelnen Faktoren während des Tests die jeweiligen Skalenwerte zugeordnet. Die Auswertung erfolgt dabei im System. Den jeweiligen Zielen und dem erwarteten Nutzen wird mittels Aggregation der Ergebnisse aus den hierfür relevanten Erfolgsfaktoren ein Durchschnittswert gegenübergestellt. Die Bewertung gibt Aufschluss darüber, ob die einzelnen Ziele erreicht wurden ( in Ordnung ) oder der erzielte Erfolg hinter den ursprünglichen Erwartungen zurückbleibt ( kritisch ). Nach der Erfolgsbewertung informiert der Qualitätsmanager den Auftraggeber über die erzielten Ergebnisse. Dieser legt fest, ob bei den als kritisch bewerteten Zielen entsprechende Nacharbeiten stattfinden sollen, um den Erfolg nachträglich sicherzustellen. Sofern dies der Fall ist, wird gleichzeitig eine Folgemessung terminiert. Technischer Hintergrund (BBL) Das 3L-Erfolgsmessystem wurde auf der Basis von Excel 2003 entwickelt und ist auf Finanz Informatik konformen Standardarbeitsplätzen lauffähig. Die Steuerung der Bildschirmmasken, die Ablage und die Auswertung der erhobenen Daten ist komplett über eine VBA Makroprogrammierung realisiert. Nach dem Einstieg über die Startseite gelangt der Benutzer zur Hauptmenüseite. Über diese erfolgt der Aufruf der einzelnen Funktionen des Messsystems. Über den Menüpunkt Gewichtung durchführen werden die relevanten Kennwerte zum Vorhaben bzw. Projekt erhoben (s. Abb. 1 links). Im nachfolgenden Schritt Weiter wird die Gewichtung

4 der Erfolgsfaktoren durchgeführt (s. Abb. 1 rechts). Die Gewichte der Erfolgsfaktoren sind voreingestellt und können nach Bedarf angepasst werden. (BBL) Über die Hauptmenüseite wird die Erfolgsmessung für das ausgewählte Vorhaben gestartet (s. Abb. 2 links). Um die einzelnen Fragen zu beantworten, wird eine fünfstufige Likert-Skala eingesetzt. Am Ende der Messung werden die Testwerte pro Faktor aggregiert und die Gewichtung der Einzelfaktoren in die Berechnung des Gesamtwerts mit einbezogen. Das Ergebnis der Erfolgsmessung wird entweder direkt nach der Durchführung des Verfahrens angezeigt oder kann alternativ über den Menüpunkt Aktuelles Ergebnis anzeigen (s. Abb. 2 rechts) im Nachgang aufgerufen werden. Zu den ermittelten Kennwerten zählen neben einem normalisierten Gesamtwert auch die jeweiligen Messwerte zu den einzelnen Erfolgsfaktoren. Dadurch besteht die Möglichkeit, jeden Erfolgsfaktor itemspezifisch zu analysieren. Die Rohdaten von bis zu sechs einzelnen Erfolgsmessungen werden für das bewertete Projekt bzw. die betrachtete Maßnahme in der Anwendung abgelegt und können über den Menüpunkt 3L Erfolgsmessung Übersicht im Verlauf angezeigt werden. Eine Exportfunktion für die Weiterverarbeitung der Daten und den interindividuellen Vergleich von Vorhaben steht zur Verfügung.

5 Fazit Mit dem Erfolgsmesssystem setzt der Unternehmensbereich Organisation ein Instrument ein, das einen wesentlichen Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der Qualität leistet. An Stelle der bisher subjektiven Erfolgsbetrachtung tritt nun eine objektive, kriterienbasierte Bewertung der Ziele und Wirkungen von Vorhaben (Maßnahmen oder Projekte). Die Vorteile des neuen Verfahrens sind: Vergleich verschiedener Vorhaben aufgrund eines standardisierten Vorgehens Durchführung von Verlaufsmessungen mit detaillierten Aussagen zu ausgewählten Erfolgsfaktoren und Fragestellungen Aufbau eines Daten-Pools (Aussagen zur Qualität von Projekten und Vorhaben auf einer Zeitachse möglich) Aufzeigen vorhandener Potenziale (Was sind kritische Erfolgsfaktoren? Wo können wir uns steigern? In welchen Erfolgsfaktoren sind wir bereits besonders gut?). Da nur vorhabenorientierte Auswertungen und Vergleiche erstellt und keine Mitarbeiterdaten erfasst werden, unterliegt die Erfolgsmessung nicht der Mitbestimmung. Literatur 1. William H. DeLone, Ephraim R. McLean (1992), Information systems success: the quest for the dependent variable. Information Systems Research 3(1), William H. DeLone, Ephraim R. McLean (2003), The DeLone and McLean model of information systems success: a ten-year update. Journal of Management Information Systems 19(4), Autoren Dr. Stephan Genzel und Thomas Reutershan sind Mitarbeiter des Unternehmensbereichs Organisation bei der Stadtsparkasse München. Michael Weizemann ist Partner bei bankon Management Consulting in Aschheim bei München.

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