72.30 Entwicklung einfacher Einzelplatzanwendungen

Transkript

1 Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien Entwicklung einfacher Einzelplatzanwendungen mit MS Access Datenstrukturen entwickeln Datenbankobjekte erstellen und gestalten Bearbeitung und Auswertung der Daten Benutzungsoberfläche gestalten und optimieren Hinweis zu den Versionen: Die hier beschriebenen Funktionalitäten sind in den Versionen MS Access 97, MS Access 2000, MS Access 2002 (MS Office XP) und MS Access 2003 vorhanden. Geringfügige Unterschiede werden im Text erwähnt. Stand: Februar 2007 Freie Hansestadt Bremen

2 Kursthemen 2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Hinweise Schulungsunterlagen im InfoSys Hotline des AFZ zu Software-Fragen Lernen am Arbeitsplatz Datenbankobjekte Datenbankfenster Grundstruktur einer Datenbankanwendung Tabellen erstellen, Datentypen Abfragen erstellen Datenbank komprimieren Daten Bewegen in Datensätzen Datensätze suchen Filter Selektion von Datensätzen Abfragen mit Kriterien Abfragen mit Berechnungen spezielle Abfragen Datenstrukturen Datenbank - Begriffe Datenbankentwurf Beziehungen Index erstellen Abfragen mit mehreren Tabellen Benutzungsoberfläche Formulare erstellen Verändern von Steuerelementen Werkzeuge zur Formulargestaltung...28 Toolbox...28 Feldliste...28 Symbolleiste Formatierung...29 Weitere Formatierungen über Menü Format...29 Eigenschaftenfenster...29 Aktivierreihenfolge der Felder Kombinationsfeld erstellen Haupt-/ Unterformulare Bereiche der Berichte Kursübersicht...33

3 Allgemeine Hinweise Schulungsunterlagen im InfoSys 3 1. Allgemeine Hinweise 1.1 Schulungsunterlagen im InfoSys Die Schulungsunterlagen und Übungsdateien zu den IT-Kursen des AFZ werden im InfoSys ( veröffentlicht und laufend aktualisiert. Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei Versionswechseln) oder zusätzliche Themen erarbeiten. Die Schulungsunterlagen finden Sie unter Grundsatzinformationen > Dienststellen > AFZ 1.2 Hotline des AFZ zu Software-Fragen Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an unsere Mail-Hotline: Software-Hilfe@AFZ.Bremen.de Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen. 1.3 Lernen am Arbeitsplatz Zu verschiedenen IT-Anwendungen, die in der bremischen Verwaltung eingesetzt werden, erstellt das AFZ Lernprogramme. Die einzelnen Lerneinheiten (Themen) dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden. Der Aufruf erfolgt über die jeweilige Anwendung, das InfoSys oder die Server des AFZ.

4 Datenbankobjekte Datenbankfenster 4 2. Datenbankobjekte 2.1 Datenbankfenster Das Datenbankfenster zeigt alle verfügbaren Objekte der Datenbank gegliedert nach Objekttypen. Hier werden Objekte zur Bearbeitung ausgewählt. Auch wenn weitere Fenster geöffnet sind, ist das Datenbankfenster immer vorhanden. Mit oder mit wird es immer im Vordergrund angezeigt Menüleiste mit den jeweils verfügbaren Befehlen 2 Symbol-Leiste des jeweiligen Fensters 3 Funktionen des Datenbankfensters 4 Auswahl der Access Objekttypen 5 Verfügbare Objekte des ausgewählten Objekttyps hier die Tabellen 6 Kontext-Menü (Klick mit rechter Maustaste in diesem Fall auf dem Objekt-Namen) 7 Favoriten und selbstdefinierte Gruppen (enthalten Verweise auf Datenbankobjekte) kann die Anzeige der Listen der Objek- Mit den Symbolen te beeinflusst werden.

5 Datenbankobjekte Grundstruktur einer Datenbankanwendung Grundstruktur einer Datenbankanwendung Datenstruktur Sichten Benutzungsoberfläche = "Speicherort" für Daten; unsortiert in Spalten stellt Daten aus einer = "Sicht" auf die Daten; (Datenfeldern) und Zeilen (Datensätzen) zur Verfügung oder mehreren Tabellen - Auswahl von Feldern - Sortieren - Selektieren von Datensätzen - Verknüpfen der Daten mehrerer Tabellen - Berechnen der Daten - Ändern der Daten oder der Strukturen (Aktionsabfragen) Formulare = "Bildschirmmasken" Bildschirmansicht für die Ansicht und Bearbeitung der Daten Berichte Gestaltung der Druckausgabe (Listen, Belege, Briefe...) Darstellung und Auswertung der Daten Weitere Access- Objekttypen Eine Datenzugriffsseite stellt einen speziellen Typ von Webseite zur Anzeige und Bearbeitung von Daten einer Microsoft Access-Datenbank im Internet oder einem Intranet dar. Eine Datenzugriffsseite kann außerdem auch Daten aus anderen Quellen enthalten, beispielsweise Excel-Daten. Makros dienen zum Automatisieren von Arbeitsabläufen. Mehrere Aktionen (Menübefehle, Mausklicks usw.) werden automatisch nacheinander abgearbeitet. In Modulen werden selbst programmierte Funktionen und Prozeduren gespeichert. Die Programmierung erfolgt in der Sprache VBA (Visual Basic for Applications).

6 Datenbankobjekte Tabellen erstellen, Datentypen Tabellen erstellen, Datentypen Entwurfsansicht einer Tabelle Anlegen einer Tabelle in der Entwurfsansicht: 1. Legen Sie die Datenfelder fest: 1.1. Geben Sie den Namen ein, wählen Sie eine griffige und sprechende Bezeichnung, maximal 64 Zeichen, vermeiden Sie Sonderzeichen Legen Sie den Datentyp des Datenfeldes fest Geben sie eine nachvollziehbare Beschreibung für das Datenfeld ein Stellen Sie die Eigenschaften des Feldes ein (Feldgröße, Eingabe erforderlich, Format...). 2. Legen Sie den Primärschlüssel fest!!!! 3. Speichern Sie den Entwurf der Tabelle. Wählen Sie eine griffige und sprechende Bezeichnung, maximal 64 Zeichen, vermeiden Sie Sonderzeichen. Datenblattansicht einer Tabelle

7 Datenbankobjekte Tabellen erstellen, Datentypen 7 Datentypen Datentyp Text Memo Zahl Beschreibung Alphanumerische Eingaben (Buchstaben, Ziffern, Sonderzeichen) max. 255 Zeichen. Alphanumerische Eingaben bis zu Zeichen. Numerische Eingaben mit und ohne Dezimalstellen Zahlentypen mit Dezimalstellen: Single, Double, Dezimal Ganzzahlen (ohne Dezimalstellen): Byte, Integer, Long Integer Datum/Uhrzeit Eingaben von Datum und Uhrzeit Währung Autowert Ja/Nein OLE-Objekt Hyperlink Währungsbeträge bis max. 15 Stellen und vier Dezimalstellen Eine eindeutige, fortlaufende Zahl oder eine eindeutige Zufallszahl Ja- oder Nein-Wert Texte, Grafiken u.a. aus anderen Windows-Anwendungen Text, der als Hyperlink-Adresse verwendet wird Eigenschaften (abhängig vom Felddatentyp) Eigenschaft Feldgröße Format Dezimalstellen Eingabeformat Beschriftung Standardwert Gültigkeitsregel und Gültigkeitsmeldung Eingabe erforderlich Leere Zeichenfolge Beschreibung Festlegung der maximalen Länge bei Textfeldern in Byte, bei Zahlenfeldern mit Wertebereichen Datumsangaben und Zahlenwerte in bestimmten Anzeigeformaten (siehe oben), Anzahl der Dezimalstellen bei Zahlen Festlegen bestimmter Formatierungen für die Eingabe (Muster siehe Eingabeformatassistent ) Texte, die in Formularen und Berichten anstelle der Feldnamen verwendet werden Vorgabewerte für das Feld bei neuen Datensätzen Beschränkt die Daten, die eingegeben werden können auf vorgegebene Werte. Bei Verstoß gegen die Bedingung wird die Gültigkeitsmeldung angezeigt. Die Eingabe in diesem Feld kann erzwungen werden. Festgelegt wird, ob das Feld trotz Eingabezwang leer bleiben kann. Indiziert Erstellt einen Index über das Feld Unicode-Kompression Verkleinerung der Datenmenge, wenn ausschließlich westeuropäische Zeichensätze verwendet werden.

8 Datenbankobjekte Abfragen erstellen Abfragen erstellen Entwurfsansicht einer Abfrage: Name der Abfrage und Art der Abfrage hier: Auswahlabfrage 2 Feldliste 3 Felder der Abfrage 4 Datenherkunft der Felder 5 Einstellung von Sortierfolgen 6 Möglichkeit, die Anzeige des Feldes zu unterdrücken 7 Eingabemöglichkeit von Selektionskriterien Hinzufügen eines Feldes zum Abfrageentwurf: Ziehen aus der Feldliste in eine leere Spalte oder zwischen zwei vorhandene Spalten Doppelklick auf einen Eintrag in der Feldliste Schreiben des Feldnamens in die Zelle Feld einer Spalte Wahl in der Auswahlliste der Zelle Feld einer Spalte Hinzufügen aller Felder einer Feldliste: Doppelklick auf * oder Ziehen mit der Maus in eine Spalte Doppelklick auf die Titelleiste der Feldliste und Ziehen des markieren Blocks in eine Spalte Einstellung der Abfrageeigenschaft Alle Felder (wird nicht empfohlen) Datenblattansicht einer Abfrage

9 Datenbankobjekte Datenbank komprimieren Datenbank komprimieren MS-Access speichert alle Bestandteile einer Datenbankanwendung (Daten, Objekte, Beschreibungen, Einstellungen usw.) in einer Datei mit der Endung MDB. Bei der Speicherorganisation können Probleme auftreten, die zu Beschädigungen der Datenbank führen. Häufig wird die Datenbankdatei extrem groß und die Anwendung immer langsamer. Um diese Probleme zu vermeiden, sollte die Datenbank in regelmäßigen Abständen komprimiert werden. Dabei werden alle Objekte neu und geordnet in die Datei geschrieben. Manuelle Komprimierung / Reparatur: Wählen Sie Extras > Datenbankdienstprogramme > Datenbank komprimieren und reparieren... Automatische Komprimierung / Reparatur: Durch eine Einstellung in den Optionen auf der Registerkarte Allgemein können Sie erreichen, dass die Datenbank immer beim Schließen komprimiert und repariert wird:

10 Daten Bewegen in Datensätzen Daten 3.1 Bewegen in Datensätzen In Formularen oder in der Datenblattansicht von Tabellen oder Abfragen befindet sich am linken Rand der Datensatzmarkierer. Der Datensatzmarkierer hat folgende Funktionen: Er kennzeichnet den aktiven Datensatz. Durch Klick auf den Datensatzmarkierer wird der Datensatz insgesamt markiert (z. B. um ihn zu löschen). Er zeigt den Bearbeitungsstatus des Datensatzes an: Der aktuelle Datensatz ist gespeichert. Der aktuelle Datensatz wird bearbeitet die Änderungen sind nicht gespeichert. Die Änderungen werden gespeichert, wenn Sie den Datensatz verlassen oder auf den Datensatzmarkierer klicken. Der Bearbeitungsmodus kann mit abgebrochen werden, alle nicht gespeicherten Änderungen werden verworfen. Der aktuelle Datensatz ist für die Bearbeitung gesperrt. Zum Blättern zwischen Datensätzen in Formularen und Datenblättern dienen "Navigationssymbole" am unteren Fensterrand: Zum ersten Datensatz Einen Datensatz zurück Datensatznummer des aktuellen Datensatzes (in der Reihenfolge des Abfrageergebnisses) neuer Datensatz (am Ende) zum letzten Datensatz einen Datensatz weiter

11 Daten Datensätze suchen Datensätze suchen In einem Formular oder in der Datenblattansicht einer Tabelle oder einer Abfrage können Sie einen bestimmten Datensatz suchen. Aktivieren Sie in einem beliebigen Datensatz das Datenfeld, für das Sie eine Suchbedingung angeben wollen. Wählen Sie in der Symbolleiste oder Bearbeiten > Suchen. Tragen Sie im Suchfenster in "Suchen nach" einen Suchbegriff oder den gesuchten Wert ein. Achten Sie auf den richtigen Feldbezug im Feld Suchen in:. Im Feld Vergleichen bestehen die Auswahlmöglichkeiten: Teil des Feldinhaltes Ganzes Feld Anfang des Feldinhaltes. Eine hier getroffene Einstellung wirkt für alle weiteren Suchvorgänge oder bis eine andere Option gewählt wird. Flexibler und schneller ist es, zum Suchen von Teilen des Feldinhaltes Platzhalterzeichen zu verwenden: * beliebige Anzahl von Zeichen (*Meyer findet Niemeyer, Meyer...)? genau 1 Zeichen (Ma?er findet Mayer, Maier, Mauer aber nicht Maer) Suche wiederholen Klicken auf oder Dialogbox schließen, dann +

12 Daten Filter Filter In Formularen und in Datenblattansichten können Datensatzgruppen mit Hilfe von Filtern selektiert werden. A. Auswahlbasierter Filter Wählen Sie einen Datensatz, der den gewünschten Wert enthält. Aktivieren Sie das Feld, das den gewünschten Wert enthält Datensätze > Filter > Auswahlbasierter Filter oder. B. Auswahlausschließender Filter Wählen Sie einen Datensatz, der den Wert enthält, den Sie ausschließen wollen. Aktivieren Sie das Feld, das den Wert enthält, den Sie ausschließen wollen. Datensätze > Filter > Auswahlausschließender Filter. C. Filter nach -Methode Aktivieren Sie das Feld, nach dem Sie filtern wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in dieses Feld und tragen Sie im Kontextmenü bei Filter nach das gewünschte Kriterium ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return. D. Formularbasierter Filter Datensätze > Filter > Formularbasierter Filter oder. Tragen Sie die gesuchten Werte, Platzhalterzeichen und gegebenenfalls Vergleichsoperatoren in die entsprechenden Felder ein o- der wählen Sie einen vorhandenen Eintrag aus: Tragen Sie auf einer Seite des Formulars in mehreren Feldern Kriterien ein, werden nur Datensätze angezeigt, die alle Kriterien erfüllen (Und-Verbindung). Tragen Sie die Kriterien auf verschiedenen Seiten des Filterformulars ein, müssen die Kriterien auf der einen oder auf der anderen Seite erfüllt sein (Oder-Verbindung). Anzeigen der selektierten Datensätze mit (Filter anwenden). E. Spezialfilter Bei komplexen Selektionskriterien stellen Spezialfilter die flexibelste und übersichtlichste Form der Formulierung von Filtern dar: Datensätze > Filter > Spezialfilter/-sortierung. Die Handhabung der Spezialfilter gleicht der Erstellung von Abfragen.

13 Daten Filter 13 Gefilterte Daten Wenn ein Filter aktiv ist, werden nur noch die selektierten Datensätze angezeigt. Ein aktiver Filter wird neben den Navigationssymbolen und in der Statuszeile angezeigt! Alle Datensätze anzeigen Um wieder alle Datensätze anzuzeigen wählen Sie: Datensätze > Filter/Sortierung entfernen oder. Filter löschen Um einen formularbasierten Filter wieder zu entfernen, wählen Sie in der Ansicht des formularbasierten Filters: Bearbeiten > Alles löschen oder. Die Filter werden auch gelöscht, wenn das Formular geschlossen wird.

14 Daten Selektion von Datensätzen Selektion von Datensätzen In Abfragen und Filtern können u. a. Platzhalter für einzelne Zeichen, Vergleichsoperatoren oder logische Operatoren eingesetzt werden. Vergleichsoperatoren = gleich <> ungleich Wie Mustersuche mit Platzhaltern < kleiner <= kleiner oder gleich > größer >= größer oder gleich In(...;...;...) Zwischen... und... Ist Null Überprüft, ob sich der Eintrag in der Liste befindet (keine Leerzeichen!) Überprüft den beschriebenen Bereich (Leerzeichen erforderlich!) Überprüft, ob das Feld leer ist Platzhalter in Selektionen (nur in Verbindung mit dem Operator Wie!) * Steht für eine beliebige Menge beliebiger Zeichen.? Steht für genau ein beliebiges Zeichen. # Steht für eine beliebige Ziffer. [ ] Eines der Zeichen in der Klammer wird gesucht (steht für ein Zeichen). [! ] Die Zeichen in der Klammer werden ausgeschlossen (steht für ein Zeichen). [ - ] Die Zeichen in der Klammer geben einen Bereich vor (steht für ein Zeichen). Logische Operatoren NICHT <Bedingung> Negation der Bedingung <Bedingung> UND <Bedingung> Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. <Bedingung> ODER <Bedingung> Es muss mindestens eine Bedingung erfüllt sein.

15 Daten Abfragen mit Kriterien Abfragen mit Kriterien Geben Sie das Kriterium in der Spalte ein, die die gesuchten Werte beinhaltet. Ein Kriterium besteht immer aus Vergleichsoperator und Vergleichsausdruck. Bei Textfeldern muss der Vergleichsausdruck in " ", bei Datumsfelder in # # eingeschlossen sein. Sollen Bezüge zu Objekten der Datenbank (z. B. zu Spalten oder Feldern) hergestellt werden, wird die Bezeichnung in [ ] geschrieben. Wenn der Vergleichsoperator Wie verwendet wird, können Platzhalterzeichen für eine Mustersuche eingesetzt werden. Kriterien, die in einer Zeile eingetragen sind, müssen alle erfüllt sein (Und-Verbindung). Bei Kriterien, die in verschiedenen Zeilen eingetragen sind, müssen lediglich die Kriterien einer Zeile erfüllt sein (Oder-Verbindung). In einer Zelle können Sie verschiedene Kriterien (Operator und Ausdruck) mit Und oder Oder verbinden. Bei einer Parameterabfrage werden die Kriterien bei der Ausführung der Abfrage erfragt. Dazu tragen Sie in der entsprechenden Spalte den Vergleichsoperator und in [ ] (es müssen die eckigen Klammern sein!) den Text ein, der auf dem Bildschirm erscheinen soll.

16 Daten Abfragen mit Berechnungen Abfragen mit Berechnungen Ein- und Ausblenden der Zeile Funktionen mit Ansicht > Funktionen oder mit. Die Zelle Funktion muss in jeder Spalte einen Eintrag aufweisen. Vorbelegt ist jede Zelle mit Gruppierung. Für die Gruppierung werden alle Felder herangezogen, die den entsprechenden Eintrag aufweisen auch wenn sie nicht angezeigt werden. Folgende Funktionen können genutzt werden Summe Summe der Werte eines Feldes Mittelwert Durchschnitt der Werte eines Feldes (leere Felder werden nicht berücksichtigt) Min niedrigster Wert eines Feldes Max höchster Wert eines Feldes Anzahl Anzahl der Werte eines Feldes (leere Felder werden nicht berücksichtigt) StdAbw Standardabweichung Varianz Varianz der Werte eines Feldes Berechnungen können nur mit Zahlen- oder Datumsfeldern vorgenommen werden! Für die Zählung von Datensätzen verwenden Sie nach Möglichkeit ein Feld, das Bestandteil des Primärschlüssels ist. Soll ein Feld für die Eingabe von Kriterien verwendet, aber nicht für die Gruppierung oder andere oben aufgeführte Funktionen herangezogen werden, wählen Sie Bedingung aus. Daten, die von einer gruppierten Abfrage angezeigt werden, können nicht ergänzt, geändert oder gelöscht werden! In der Zelle Feld der Spalten können Ausdrücke eingetragen werden. Ausdrücke können Funktionen beinhalten. Hier stehen wesentlich mehr Funktionen auch für Text- oder Datumsfelder zur Verfügung.

17 Daten spezielle Abfragen spezielle Abfragen Für spezielle Aufgaben können diverse Formen der Abfragen genutzt werden. Bei einigen handelt es sich um Aktionsabfragen, die nach einer Warnmeldung unmittelbar Änderungen an Daten vornehmen. Zweidimensionale Darstellung der Daten z. B. für die Zählung der Teilnehmer nach Kursarten und Geschlecht. Mit dem Ergebnis der Abfrage wird eine neue Tabelle erzeugt. Inhalte einzelner Felder werden geändert. Die Datensätze, die im Ergebnis der Abfrage enthalten sind, werden an eine Tabelle angefügt. Die Datensätze, die im Ergebnis der Abfrage enthalten sind, werden gelöscht. Die folgenden Abfragen können nur in der Abfragesprache SQL formuliert werden: Vereinigung der Ergebnisse mehrerer Abfragen Abfragen an SQL- Datenbanken Assistenten zur Erstellung von Kreuztabellenabfragen, einfachen und zwei Sonderformen von Auswahlabfragen.

18 Datenstrukturen Datenbank - Begriffe Datenstrukturen 4.1 Datenbank - Begriffe Datenbank Sammlung strukturierter Informationen Datenbank-Management-System (DMS) Programm zur Speicherung und Organisation der Daten Relationales Datenbank-Management- System Die Daten werden in verschiedenen Tabellen (Relationen) gespeichert. Zwischen den Tabellen bestehen logische Zusammenhänge über die Inhalte von Datenfeldern. MS-Access ist ein relationales Datenbank- Management-System. Datenbankanwendung Programm zur Verwaltung, Pflege, Anzeige, Ausgabe und Auswertung der Daten. Kursverwaltung.mdb ist eine mit MS-Access erstellte Datenbankanwendung. Tabelle (Relation) Sammlung von Daten zu einem Thema in Zeilen und Spalten. Beispiel Tabelle TabTeilnehmer. Datensatz (Tupel) Alle Informationen zu einem Fall - entspricht einer Zeile der Tabelle. Beispiel: alle Daten zu Hannelore Abendrot. Datenfeld (Attribut) Jede einzelne Information innerhalb der Datensätze - entspricht einer Spalte der Tabelle. Beispiel: Hannelore ist Inhalt des Datenfeldes Vorname.

19 Datenstrukturen Datenbankentwurf Datenbankentwurf 1. Schritt Aufgabenanalyse Welche Aufgaben soll die Datenbank erfüllen? Welche Aufgaben sollen durch die Anwendung unterstützt werden? Nutzen Sie Materialien wie Aufgabenbeschreibungen, Geschäftsverteilungspläne, Tätigkeitsverzeichnisse, Arbeitsaufzeichnungen usw. Sammeln Sie alle Aufgaben und Tätigkeiten. Denken Sie daran, die Tätigkeiten aller beteiligten MitarbeiterInnen - auch in "vor- und nachgelagerten Bereichen" - einzubeziehen. Bei komplexen Aufgabenstellungen vereinbaren Sie Arbeitsaufzeichnungen über einen bestimmten Zeitraum. Halten Sie unterschiedliche Bearbeitungsweisen fest. 2. Schritt Informationen festlegen Welche Informationen werden für die Aufgaben benötigt? Werten Sie Karteikarten, Akten, Vordrucke usw. aus. Klären Sie bei personenbezogenen Informationen die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung. Listen Sie alle Informationen auf. 3. Schritt Informationen bezeichnen Jede Information muss eindeutig bezeichnet werden. Wählen Sie inhaltliche und nachvollziehbare Bezeichnungen. Informationen dürfen nicht in kleinere Elemente unterteilbar sein. Vermeiden Sie aufzählende Merkmale (Merkmal1, Merkmal2...). 4. Schritt Informationen unterteilen Es sollen keine identischen Informationen in mehreren Datensätzen auftreten (Redundanzen). Unterteilen Sie die Informationen in Themen (Datengruppen). Jedes Feld muss in direktem Bezug zum Thema stehen, nehmen Sie keine abgeleiteten oder berechnete Felder auf. Jede Informationsgruppe (Datensatz) muss eindeutig identifizierbar sein (Primärschlüssel). 5. Schritt Beziehungen definieren Legen Sie die Beziehungen zwischen den Datengruppen (Tabellen) fest. Stellen Sie die Beziehungen über Primärschlüssel und Fremdschlüssel her. M : N-Beziehungen müssen in 1 : N-Beziehungen aufgelöst werden.

20 Datenstrukturen Beziehungen Beziehungen Auf der Ebene der Tabellen besteht die Möglichkeit, Beziehungen zwischen den Tabellen zu definieren. Beim Erstellen von Abfragen, von Kombinationsfeldern oder von Haupt-/Unterformularen stellen diese Beziehungen Vorbelegungen dar (die bei Bedarf aber auch geändert werden können). Darüber hinaus können Sie die Integrität Ihrer Daten erhöhen und die Anwendung beschleunigen. Um Beziehungen zwischen Tabellen herzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie das Datenbankfenster. 2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras > Beziehungen oder klicken Sie auf und fügen Sie die entsprechenden Tabellen hinzu. Nachträglich können Sie Tabellen mit hinzufügen. 3. Sie stellen eine Beziehung zwischen zwei Tabellen her, indem Sie mit der Maus eine Linie zwischen den entsprechenden Feldern ziehen. Beginnen Sie dabei auf der 1-Seite der Beziehung und ziehen Sie die Linie zur n-seite hinüber. (Beispiel: Von der Tabelle Dienststellen zur Tabelle Teilnehmer) Klicken Sie auf. 4. Speichern Sie das Layout der Beziehung mit. Dies erleichtert spätere Änderungen und zeigt vorhandene Beziehungen schneller an. 5. Dokumentieren Sie die Beziehungen. Wenn Sie eine vorhandene Beziehung löschen wollen, reicht es nicht, die Tabelle(n) in der Layout-Ansicht der Beziehungen zu löschen. Die Beziehung bleibt erhalten! Zum Löschen markieren Sie die betreffende Verbindungslinie und entfernen die Beziehung mit. Kontrollieren Sie den Löschvorgang, indem Sie sich alle vorhandenen Beziehungen mit anzeigen lassen.

21 Datenstrukturen Beziehungen 21 Nach einem Doppelklick auf eine Verbindungslinie zwischen zwei Tabellen erscheint folgendes Dialogfenster zur Bearbeitung der Beziehungen: Vergewissern Sie sich, dass auf der linken Seite die Primärtabelle (1- Seite) und unter Detailtabelle die n-seite aufgeführt sind. Wenn das Feld der Primärtabelle der Primärschlüssel dieser Tabelle ist, handelt es sich zuverlässig um eine 1 : n Beziehung. Der Beziehungstyp wird entsprechend angezeigt. Sie können die Option 'Mit referentieller Integrität' wählen. Access achtet dann darauf, dass die Daten auf gültige Weise miteinander verbunden sind und dass miteinander verknüpfte Daten nicht versehentlich gelöscht werden. Wird ein Datensatz in der Detailtabelle eingegeben, muss ein übereinstimmender Datensatz bereits in der Primärtabelle vorhanden sein. Es wird verhindert, dass ein Datensatz aus der Primärtabelle gelöscht wird, solange korrespondierende Datensätze in einer Detailtabelle vorhanden sind. Die Verknüpfungslinien bei Beziehungen mit referentieller Integrität werden optisch dargestellt: Mit den Optionen 'Löschweitergabe an Detaildatensatz' und / oder 'Aktualisierungsweitergabe an Detailfeld' erreichen Sie trotz der Regeln der referentiellen Integrität, dass Löschungen von Datensätzen in der Primärtabelle oder Änderungen von Werten des Primärschlüssels in der Primärtabelle an die Detaildatensätze weitergegeben werden. Über die Schaltfläche 'Verknüpfungstyp...' können Sie Vorbelegungen für die Verknüpfungsart bei Abfragen vornehmen (siehe Seite 24). Speichern Sie das Layout der Beziehungen erneut und aktualisieren Sie die Dokumentation.

22 Datenstrukturen Index erstellen Index erstellen Um Sortier- und Suchvorgänge zu beschleunigen, sollten Tabellen indiziert werden. Wird häufig nach einem Merkmal sortiert oder gesucht, stellen Sie für dieses Feld die Eigenschaft Indiziert auf Ja. Ein Index kann eindeutig sein oder mehrfache Einträge zulassen. Beziehen sich Such- oder Sortiervorgänge häufig auf mehrere Felder, erstellen Sie einen Mehr-Felder-Index. Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht > Indizes, geben Sie einen Namen für den Index an und wählen Sie untereinander die Felder aus:

23 Datenstrukturen Abfragen mit mehreren Tabellen Abfragen mit mehreren Tabellen Abfrage erstellen Erstellen Sie eine neue Abfrage und fügen Sie alle Tabellen, die verwendet werden sollen, dem Abfrageentwurf hinzu. Um Tabellen nachträglich hinzufügen, klicken Sie auf die Tabellen aus, und schließen Sie das Fenster., wählen Sie Fügen Sie nur die Tabellen dem Abfrageentwurf hinzu, die Sie für den Zweck der Abfrage benötigen. Tabellen miteinander verknüpfen Achten Sie darauf, dass immer Verknüpfungslinien vorhanden sind! a) Ziehen Sie mit der Maus eine Verbindungslinie zwischen den Feldern, die miteinander verknüpft werden sollen. b) Findet Access in zwei Tabellen Felder mit gleichem Namen und identischem Datentyp, wird die Verknüpfung automatisch hergestellt. c) Haben Sie auf der Tabellen-Ebene Beziehungen zwischen den Tabellen definiert, werden entsprechende Verknüpfungen automatisch hergestellt. Verknüpfung löschen Klicken Sie auf die Verknüpfungslinie und löschen Sie die Verknüpfung mit. Eigenschaften der Abfrage oder der Spalten einstellen Spalte oder Abfrage auswählen (die Abfrage wird durch Klick in den grauen Hintergrund des oberen Bereichs ausgewählt) Das Eigenschaftenfenster einblenden (Ansicht > Eigenschaften) Eigenschaften einstellen (z. B. das Anzeigeformat bei Datums- oder Zahlenfeldern oder das Ausblenden identischer Datensätze Keine Duplikate: Ja)

24 Datenstrukturen Abfragen mit mehreren Tabellen 24 Tabellen verknüpfen Im Normalfall erstellt Access eine Gleichheitsverknüpfung zwischen zwei Tabellen. Dabei werden nur Datensätze berücksichtigt, die auf beiden Seiten der Verknüpfung vertreten sind. Ein Beispiel: Ausgangstabellen Abfrage-Ergebnis Name Vorname BKZ Abendrot Hannelore 050 Name Vorname Dienststelle Meyer Fritz 200 Abendrot Hannelore Standesamt Müller Elfriede 999 Meyer Fritz Sen.f.Bildung Schulz Karl 050 Schulz Karl Standesamt Stube Gisela 007 BKZ Dienststelle 050 Standesamt 200 Sen.f.Bildung 926 AFZ Ist dieses Ergebnis nicht erwünscht, können die Verknüpfungseigenschaften geändert werden. Die Einstellmöglichkeit erreichen Sie durch Doppelklick auf die Verknüpfungslinie.

25 Benutzungsoberfläche Formulare erstellen Benutzungsoberfläche 5.1 Formulare erstellen 1. Klick auf Neu 2. Wählen Sie eine Option zur Formular-Erstellung (siehe unten) 3. Wählen Sie die Datenherkunft (Abfrage oder Tabelle) Sie erstellen ein völlig leeres Formular. Alle Elemente fügen Sie manuell ein und positionieren sie im Formular-Entwurf. Über den Assistenten werden Felder in der gewünschten Reihenfolge gewählt und verschiedene Gestaltungsvorgaben ausgewählt. Diese Assistenten erstellen automatisch voreingestellte Formulare. Anpassungen sind nur nachträglich in der Entwurfsansicht möglich. Entwurfsansicht Formular-Assistent AutoFormular Einspaltig Tabellarisch Datenblatt Spezielle Assistenten unter Nutzung der Programme MS Graph bzw. MS Excel Diagramm- Assistent PivotTable- Assistent

26 Benutzungsoberfläche Formulare erstellen 26 Ansichten eines Formulars Entwurfsansicht des Formulars: Detailbereich Textfelder Bezeichnungsfelder Formularansicht des Formulars: Datenblattansicht des Formulars:

27 Benutzungsoberfläche Verändern von Steuerelementen Verändern von Steuerelementen Steuerelemente können nur in der Entwurfsansicht verändert werden! Markieren von Steuerelementen Bevor Steuerelemente verändert werden können, müssen sie markiert werden. Dazu klicken Sie mit der Maus auf das entsprechende Element. Das Steuerelement (und das zugehörige Bezeichnungsfeld) erhalten einen Positionsrahmen. Um mehrere Elemente zu markieren, bieten sich verschiedene Methoden an: Steuerelemente bei gedrückter Umschalt-Taste anklicken. Mit der Maus einen Rahmen aufziehen, der alle Steuerelemente erfasst, die Sie bearbeiten wollen. Durch Klick im Lineal eine Linie kennzeichnen, die alle Steuerelemente markiert, die diese berühren. Größe eines Steuerelementes verändern Die kleinen Quadrate des Positionsrahmens dienen zur Änderung der Größe (in der Mitte nur Höhe bzw. Breite, an den Ecken gleichzeitig Höhe und Breite). Der Mauszeiger hat dabei die Pfeilform. Verschieben von Steuerelementen Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein markiertes Steuerelement. Wenn der Mauszeiger die Form einer geöffneten Hand annimmt, können Sie das gesamte Element verschieben. Sind mehrere Steuerelemente markiert, werden sie alle verschoben. Die etwas größeren Quadrate links oben an den Steuerelementen (Ziehpunkte) dienen zum Verschieben der Einzelelemente. Soll z. B. nur das Bezeichnungsfeld verschoben werden, nutzen Sie den Ziehpunkt oben links. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Zeigefingers an. Am genauesten lassen sich die Steuerelemente über das Eigenschaftenfenster platzieren; dort können der linke obere Rand sowie Breite und Höhe eingetragen werden. Über Format > Ausrichten können Sie Funktionen zur Ausrichtung mehrerer markierter Steuerelemente nutzen. Aktion rückgängig machen Versehentliche Aktionen können unmittelbar anschließend rückgängig gemacht werden (aber nur die jeweils letzte Aktion!). Sie erreichen dies im Menü Bearbeiten > Rückgängig, über das Symbol in der Symbolleiste oder mit der Tastenkombination <Strg> + <Z>.

28 Benutzungsoberfläche Werkzeuge zur Formulargestaltung Werkzeuge zur Formulargestaltung Toolbox Einblenden der Symbolleiste Toolbox über Ansicht > Toolbox oder über. Klicken Sie auf das Symbol für den Typ des Steuerelements, das Sie einfügen wollen. Klicken Sie dann an die Stelle des Formulars, an der Sie das Element einfügen wollen. Objekte markieren Bezeichnungsfeld Optionsgruppe Optionsfeld Kombinationsfeld Befehlsschaltfläche Objektfeld Seitenwechsel Unterformular /- bericht Rechteck Steuerelement-Assistenten 1 Textfeld Umschaltfläche Kontrollkästchen Listenfeld Bild Gebundenes Objektfeld Registersteuerelement Linie Weitere Steuerelemente 2 1 Assistenten sind für einzelne Arten von Steuerelementen vorhanden 2 Umfang und Nutzbarkeit der weiteren Steuerelemente ist von der Installation abhängig Feldliste Einblenden über Ansicht > Feldliste oder über. Um gebundene Steuerelemente zu erstellen, ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Feldliste an die entsprechende Stelle im Formular.

29 Benutzungsoberfläche Werkzeuge zur Formulargestaltung 29 Symbolleiste Formatierung Füll- / Hintergrundfarbe 2 Schrift- / Vordergrundfarbe 3 Linien- / Rahmenfarbe 4 Linien- / Rahmenbreite 5 Spezialeffekt (z.b. vertieft, schattiert) Falls die Symbolleiste in der Entwurfsansicht des Formulars nicht an- werden sollte, blenden Sie sie über den Menüpunkt Ansicht > gezeigt Symbolleisten ein. Weitere Formatierungen über Menü Format Eigenschaftenfenster Einblenden über Ansicht > Eigenschaften oder über Eigenschaften des Formulars, der Bereiche des Formulars und aller Steuerelemente können eingestellt werden. Aktivierreihenfolge der Felder Aktivierreihenfolge der Felder festlegen: Ansicht > Aktivierreihenfolge.

30 Benutzungsoberfläche Kombinationsfeld erstellen Kombinationsfeld erstellen Kombinations- und Listenfelder können in Formularen verwendet wer- den, um Daten aus Fremd-Tabellen/Abfragen anzuzeigen bzw. einzu- Der Inhalt eines Kombinations- oder Listenfeldes kann wie bei fügen. Textfeldern an ein Datenfeld der Tabelle/Abfrage, die dem Formular zugrunde liegt, gebunden sein. Bei der Erstellung eines Kombinationsfeldes gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Erstellen Sie eine Abfrage für die Anzeige der Liste im Kombinationsfeld. 2. Wählen Sie in der Toolbox das Symbol für ein Kombinationsfeld und klicken Sie an die passende Stelle im Formularentwurf. 3. Geben Sie die erforderlichen Angaben für den Kombinationsfeldassistenten ein: - Herkunft der Daten für die Liste des Kombinationsfeldes (Tabelle/ Abfrage oder eigene Werteliste) - Wählen Sie die Tabelle bzw. Abfrage aus bzw. geben Sie die Werteliste ein. - Wählen Sie die Felder aus, die im Kombinationsfeld angezeigt werden sollen. - Legen Sie die Breite der Spalten durch Ziehen der Begrenzungslinien fest. - Geben Sie die Spalte an, deren Wert im Formular verwendet werden soll (in der Regel ein Schlüsselfeld). - Geben Sie das Feld an, in dem der eingegebene Wert gespeichert werden soll. Es muss sich um ein Feld aus der Abfrage oder Tabelle handeln, auf der das Formular basiert. - Geben Sie die Bezeichnung des Feldes ein. 4. Kontrollieren bzw. ergänzen Sie die Eigenschaften des Kombinationsfeldes. Hierbei sind vor allem die Daten-Eigenschaften von Bedeutung. Mit der Option 'Nur Listeneinträge' können Sie verhindern, dass Werte eingegeben werden, die nicht im Kombinationsfeld angezeigt werden.

31 Benutzungsoberfläche Haupt-/ Unterformulare Haupt-/ Unterformulare 1. Erstellen Sie eine Abfrage für das Hauptformular. Die Abfrage muss das Feld beinhalten, das für die Verknüpfung mit dem Hauptformu- lar genutzt werden soll (Primärschlüssel). 2. Erstellen Sie eine Abfrage für das Unterformular. Die Abfrage muss das Feld beinhalten, das für die Verknüpfung mit dem Unterformular genutzt werden soll (Fremdschlüssel). 3. Erstellen Sie das Hauptformular. Das Feld mit der Verknüpfungsinformation muss nicht zwingend im Formular enthalten sein. Aktivieren Sie in der Toolbox den Steuerelementassistenten und wählen Sie den Objekttyp Unterformular. Klicken Sie an die entsprechende Stelle im Hauptformular. Falls Sie bereits ein geeignetes Formular erstellt haben, können Sie es auswählen und vom Assistenten einbauen lassen. Andernfalls wählen Sie die Option Tabelle/Abfrage. Wählen Sie die Abfrage und die Datenfelder aus. Das Feld für die Verknüpfung mit dem Hauptformular muss auch ausgewählt werden. Der Assistent schlägt eine Verknüpfung vor. Entscheiden Sie sich für Eigene definieren und wählen Sie die Felder für die Verknüpfung aus. 4. Der Steuerelementassistent erstellt ein Formular in der Datenblatt- und fügt es im Hauptformular ein. Das Unterformular wird ansicht a ls eigenständiges Formular gespeichert. Im Hauptformular befindet sich ein Steuerelement als Platzhalter für das Unterformular. Passen Sie die Größe des Unterformular- Steuerelements an. Das Unterformular kann hier direkt bearbeitet werden. Diese Änderung en müssen aber gesondert gespeichert werden. Bleib t das Unterformular bei allen Datensätzen leer, werden im U nterformular immer alle Datensätze angezeigt oder errameterabfrage, dann hat die Verknüpfung nicht geklappt. scheint beim Aufruf des Formulars eine unbeabsichtigte Pa- Überprüfen Sie die Schreibweise der Feldangaben bei Ver- von und bei Verknüpfen nach. Überprüfen Sie, ob knüpfen die Felder in den entsprechenden Tabellen/Abfragen tatsächlich enthalten sind und in der Datenblattansicht der Ab- fragen angezeigt werden

32 Benutzungsoberfläche Bereiche der Berichte Bereiche der Berichte Berichtskopf/-fuß Der Berichtskopf wird einmal am Anfang des Berichts auf der ersten Seite ausgegeben; er wird normalerweise für Überschrif- ten, Erstellungsdatum u. ä. verwendet. Der Berichtsfuß wird einmal am Ende des Berichts auf der letzten Seite ausgegeben; er enthält normalerweise Zusammenfassungen. Berichtskopf und -fuß werden in der Entwurfsansicht über Ansicht > Berichtskopf-/Fuß eingeschaltet. Seitenkopf/-fuß Der Seitenkopf wird auf jeder Seite ausgegeben; er wird für Spaltenüberschriften, Seitenzahlen usw. verwendet. Der Seiten- über fuß wird am Ende jeder Seite ausgegeben. Seitenkopf und -fuß werden in der Entwurfsansicht Ansicht > Seitenkopf-/Fuß eingeschaltet. Auf den Seiten, auf denen ein Berichtskopf oder -fuß erscheint, lässt sich die Ausgabe des Seitenkopfes bzw. -fußes unterbin- Die entsprechenden Einstellungen werden in den Eigen- den. schaften des Berichts vorgenommen. Detailbereich Im Detailbereich werden die Daten der einzelnen Datensätze angezeigt. Sollen im Bericht nur zusammenfassende Informati- onen enthalten sein, müssen die für die Berechnungen erforder- lic hen Felder im Detailbereich vorhanden sein, der gesamte Bereich wird aber nicht angezeigt. Gruppenkopf/-fuß Bei Gruppierungen können bei jedem Gruppenwechsel Gruppenkopf bzw. Gruppenfuß für Überschriften bzw. Zusammenfassungen verwendet werden. Gruppierungen werden über Ansicht > Sortieren und Gruppieren angelegt. Über die Eigenschaften können Sie hier die Gruppenköpfe und / oder Gruppenfüße einblenden.

33 Kursübersicht Kursübersicht Entwicklung einfacher Einzelplatzanwendungen mit MS-Access Schulung von Access-Anwendungen der Dienststellen Weiterführende Kurse komplexe Datenstrukturen (3 Tage) Formulare und Berichte erstellen und gestalten (3 Tage) Auswerten und Berechnen von Daten (4 Tage) Weitere Themen auf Anfrage: Grundlagen der Datenbankerstellung und rung der Datenmodellie- Access-Datenbanken in Mehrbenutzerumgebungen (gemeinsame Datenzugriffe, Berechtigungen, Benutzerverwaltung) Makros, Module, VBA-Programmierung SQL

34 Impressum Impressum Herausgeber Aus- und Fortbildungszentrum der Freien Hansestadt Bremen Doventorscontrescarpe 172C Bremen Redaktion und Koordination Aus- und Fortbildungszentrum IT-Lehreinheit Doventorscontrescarpe 172C Bremen Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Hotline: Die Texte, Bilder und Grafiken sind ein Angebot des Aus- und Fortbildungszentrums. Sie dienen ausschließlich dem persönlichen Service und der persönlichen Information des Nutzers und der bremischen Dienststellen, Einrichtungen und Betriebe. Eine Vervielfältigung, Veröffentlichung oder Speicherung in Datenbanken sowie jegliche Form der gewerblichen Nutzung oder die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Das Copyright für Texte, Bilder und Grafiken liegt beim Aus- und Fortbildungszentrum.