Vorwort. In diesem Vorwort: Wie ist dieses Buch aufgebaut? 27

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1 In diesem Vorwort: Wie ist dieses Buch aufgebaut? 27 25

2 Mit diesem Buchprojekt hat Sisyphos für mich ein Gesicht bekommen! Nach unendlich erscheinender Zeit und vielen Klippen, die umschifft werden mussten, hat dieses Projekt die Bergspitze erreicht. Es hat sich ein hohes Ziel gesteckt: Es soll praxisgerecht, anwenderorientiert, lösungsnah und umfassend sein. Ich gebe in diesem Buch Erfahrungen aus meiner täglichen Projektarbeit weiter. Dabei berücksichtigte ich ebenso Anregungen und Tipps meiner Seminarteilnehmer und Kunden wie auch Probleme, die bei den Anwendern bei der Arbeit mit Microsoft Project auftreten. Es liegt Ihnen hier ein Buch vor, das neben seinem Anspruch, ein umfassendes Nachschlagewerk für alle Anwendungsbereiche zu sein, auch ergänzende Themen berücksichtigt und viele Lösungen liefert, die Ihnen bei der effizienten Anwendung von Microsoft Office Project 2007 helfen sollen. Ich habe mich in nunmehr zehn Jahren der Tätigkeit im Project-Umfeld zum ersten Mal fast alleine an die Erstellung dieses Buches gewagt: Steffen Reister ist seit zehn Jahren als Berater, Consultant und Trainer für Microsoft Project tätig. In den letzten Jahren hat er sich vollumfänglich dem Thema»Microsoft Project im unternehmensweiten Einsatz«gewidmet und diverse Unternehmen aus der Finanz-, Versicherungs-, Chemie-, Software- und Pharmabranche beim Aufbau von Multiprojektmanagement-Umgebungen auf Basis von Microsoft Project beraten. In diesem Zusammenhang ist die Anpassungsfähigkeit von Microsoft Project auf die jeweiligen firmen- und benutzerspezifischen Bedürfnisse ein Hauptfaktor für eine erfolgreiche Implementierung. Außerdem hat er diverse Schulungsunterlagen verfasst, deren Zielsetzung immer den Anwender und seine Anforderungen in den Mittelpunkt stellen. Während der Autorenarbeit haben mich fachlich ein paar Kollegen sehr kompetent unterstützt: Ralph Goetze der seine langjährige Projektmanagement-Erfahrung dazu genutzt hat, das Kapitel 1 zu überarbeiten. Dabei hat er den Bogen geschlagen von der Projektmanagement-Methodik zur Funktionalität von Microsoft Office Project Lars Raue (lr@reister.biz) hat dieses Buch um ein wichtiges Thema ergänzt, welches bisher nur am Rande in dem ein oder anderen Kapitel erwähnt wurde. Er hat ein eigenes Kapitel zu Thema»Ertragswertanalyse«geschrieben, welches die Qualität dieses Buches nochmals sehr gesteigert hat. Martin Hespe (mh@reister.biz) hat sich in die neuen SharePoint 3.0-Technologien intensiv eingearbeitet und diese Erfahrungen in das Kapitel 22 eingearbeitet, welches sich mit der Installation von Project Server beschäftigt. Vielen Dank auch an Stavros Georgantzis und Johann Strasser von»the Project Group«in München. Die beiden Autoren von Inside Project haben freundlicherweise die kompletten Dokumente dieser Veröffentlichungen zur Verfügung gestellt, welches ein sehr hilfreicher zusätzlicher Informationsfundus für uns war. Erwähnen möchte ich auch Helmut Reinke und Martin Kuppinger, die dieses Handbuch 1998 aus der Taufe gehoben und im Jahr 2002 die Aufgabe an Matthias Jäger und mich übertragen haben, dieses Buch weiter mit unseren Ideen auszubauen. Mittlerweile bin ich alleine für die Weiterführung verantwortlich! 26

3 Wie ist dieses Buch aufgebaut? Die Lektoratsarbeit wurde von Georg Weiherer äußerst kompetent durchgeführt und ist ein wichtiger Bestandteil für die Qualität dieses Buches gewesen. Des Weiteren möchten wir Microsoft Press und stellvertretend hier Thomas Pohlmann dafür danken, dass sie uns als Autoren dieses Buches das Vertrauen geschenkt haben. Für ihren Einsatz, die Geduld und das Engagement bei der Erstellung dieses Buchs möchte ich mich bei allen an dieser Stelle herzlich bedanken. Last but not least, möchte ich meine Frau Conny erwähnen und ihr dafür danken, dass sie diesen Dauerstress mit mir ausgehalten und es toleriert hat, dass ich soviel kostbare Freizeit für die Erstellung des Buches geopfert habe. Danke auch Ihnen, liebe Leser, die hoffentlich viel Nutzen aus diesem Buch ziehen werden. Wir freuen uns, dass wir als Autoren, Trainer und Berater in der täglichen Projektmanagement-Praxis mit Microsoft Project unser Know-how mit diesem Handbuch an Sie weitervermitteln dürfen, wünschen Ihnen und Ihren Kollegen viel Spaß bei der Lektüre und freuen uns über jedes Feedback oder Fragen von Ihnen. Die Autoren stehen Ihnen unter der folgenden Adresse zu Verfügung: (Steffen Reister) Ich kann Ihnen versprechen, dass ich bei jeder Art von Fragen und Schwierigkeiten immer per für Sie erreichbar bin. Auch wenn Sie Feedback haben, sei es positiver oder negativer Natur, zu den Inhalten dieses Buches, freue ich mich über jede Mail, die mich erreicht. Denn nur durch offen geäußerte Kritik bin ich in der Lage, die Qualität des Buches in Zukunft zu verbessern. Steffen Reister Wie ist dieses Buch aufgebaut? Ob Sie im kaufmännischen oder technischen Bereich mit dem Computer arbeiten Microsoft Project hat sich als Planungssoftware etabliert. Die Methoden des Project Management Institute (PMI) finden in der Struktur des Buches Berücksichtigung und spiegeln sich im Aufbau wieder. Es ist geplant in folgenden Versionen diesen Weg konsequent weiter zu gehen und das Buch inhaltlich noch stärker am PMBoK (Project Management Body of Knowledge) des PMI zu orientieren. Ab dem ersten Kapitel definieren wir zum jeweiligen Thema Fragestellungen, wie sie in der Praxis nach unserer Erfahrung häufig vorkommen, und zeigen unmittelbar danach den Lösungsweg auf. Anschließend folgen weitere Tipps und zusätzliche Hinweise zum Thema. Schließlich wird in den Ausführungen wenn sinnvoll und geboten ein Praxisbeispiel erarbeitet. Dieses Buch enthält eine Marginalspalte, in der Sie folgende Texte immer wieder finden: Marginalspalte Hinweis Wichtig Tipp Beschreibung Bietet wissenswerte Zusatzhinweise zum Thema Enthält Hinweise, mit deren Hilfe Sie Fehler vermeiden Verrät Tipps und Tricks 27

4 Das vorliegende Buch ist anwenderorientiert aufgebaut. Auf Grund unserer jahrelangen Erfahrung aus Trainings und Vorträgen wissen wir, wo»der Schuh drückt«. Wir wollen unser Wissen nun konsequent an die Leser dieses Buches weitergeben. Das Buch ist in Abschnitte unterteilt, welche den Stufen vom Einsteiger zum fortgeschrittenen Anwender entsprechen: Teil A Das erste Projekt Ein schneller Einstieg Wenn Sie bisher noch keine Erfahrung mit Project haben oder von einer älteren Version auf Project 2007 umsteigen, sollten Sie diese Seiten unbedingt durcharbeiten. In diesem Teil geht es zunächst um die Grundlagen des Projektmanagements sowie den Zusammenhang zwischen Methodik und Softwareanwendung. Sie lernen den Einstieg in die Oberfläche von Project kennen und eignen sich an, wie Sie Project starten und schließen bzw. wie Sie mit den Menüs, Symbolleisten, den verschiedenen Ansichten und Bildschirmaufteilungen arbeiten. Ferner wird der Zugriff auf die Online-Hilfe erklärt und auf deren Neuheiten eingegangen. Zielsetzung dieses Teiles ist es, einen schnellen Überblick über die Funktionalität von Project zu gewinnen, ohne sich gleich mit jeder Feinheit beschäftigen zu müssen. Sie erstellen ein erstes Projekt, um wie häufig gefordert im Ergebnis einen groben und nicht zu detailliert geplanten Projektplan vorweisen zu können. Teil B Projektplanung, -überwachung und -analyse In Project gibt es vor der ersten richtigen Projektplanung einige Einstellungen zu beachten, die die spätere Detailplanung von Terminen, Ressourcen und Kosten wesentlich erleichtern und Ihnen viel Mühe und Nerven bei der Arbeit mit Project ersparen. In diesem Teil des Buches erfahren Sie, welche Einstellungen Sie im Menü Extras/Optionen sinnvoll setzen sollten und welche Auswirkungen diese auf die spätere Planung haben könnten. Ferner erhalten Sie einen Einblick in den Aufbau der verschiedenen Kalendereinstellungen für die Arbeitszeiten von Project 2007 mit Projekt-, Basis- und Ressourcenkalendern und den beiden verschiedenen Berechnungsarten in Projekten (Vorwärts- und Rückwärtsrechnung). Weiterhin erlernen Sie die Eingabe von Vorgangsdauern und Verknüpfungen von Vorgängen und deren Auswirkungen auf mögliche Terminplankonflikte. In einem weiteren Schritt erfahren Sie mit einem detaillierten Einstieg in die Welt des Ressourcenmanagements mit Project 2007 mehr über den Zusammenhang zwischen Dauer, Arbeit und prozentualer Zuordnung von Ressourceneinheiten. Die Analyse und Optimierung von Ressourcenüberlastungen runden den Buchteil ab. Eine häufige Vernachlässigung ist die Fortschreibung der Termine und deren Verfolgung im Vergleich zur ursprünglichen Planung. Sie erfahren zunächst mehr über den Vergleich von geplanten mit aktuellen Vorgangsterminen sowie über den Aufwand von Ressourcen und deren Kosten. Weiterhin beschäftigen sich die nachfolgenden Kapitel mit dem Thema, wie Sie Ihren Projektplan immer auf dem aktuellsten Stand halten können sei es mit Hilfe des prozentualen Fortschritts oder einer Rückmeldung zum Status. Ein weiterer Fokus dieses Teiles ist die Analyse von Projektplänen. Sie erlernen, wie Sie gezielt Filtertechniken zur Analyse von Vorgangsverschiebungen und Ressourcenengpässen wie auch zur Analyse des kritischen Weges einsetzen können. 28

5 Wie ist dieses Buch aufgebaut? Das Kapitel Berichtswesen beendet diesen Teil in Form des Projektreportings und zeigt Ihnen verschiedene Wege auf, mit welchen Berichten Sie sinnvoll die Termin-, Ressourcen- und Kostenplanungen darstellen können. Teil C Praxistipps für den Projektalltag Für den Fall, dass Ihnen die Ansichten und Masken, die standardmäßig von Project mitgeliefert werden, nicht ausreichen oder Sie weitere spezifische Anforderungen an die Daten haben, die Sie sehen möchten, werden Ihnen die beiden nachfolgenden Kapitel (14 und 15) behilflich sein. Sie machen sich damit vertraut, wie Sie Ihre Ansichten und Masken verändern müssen, um diese später inklusive aller Daten genau in der gewünschten Form präsentieren zu können. Project berechnet so einiges jedoch nicht unbedingt alles, was für Ihre Belange speziell notwendig sein könnte. Weiterhin möchten Sie nicht immer nur Zahlen sehen, sondern an der einen oder anderen Stelle auch grafische Symbole zum Visualisieren einsetzen. Hier wird Ihnen Kapitel 16 nützliche Hinweise liefern: So geht es u.a. darum, wie Sie benutzerdefinierte Felder in Project mit Formeln versehen und die Ergebnisse im Anschluss daran mit Hilfe von Symbolen darstellen können. Wenn Sie eine bestimmte Zeit mit Project gearbeitet haben, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Ihnen das eine oder andere Procedere zu umständlich ist. Das Kapitel 17 beschäftigt sich damit, wie Sie verschiedene Funktionalitäten mit Hilfe der Menüs und Symbolleisten an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können. Kapitel 18 beschäftigt sich mit einem äußerst wichtigen Thema, nämlich der Frage wie erfolgreich Ihr Projekt überhaupt ist. Dies wird mit der Ertragswertanalyse getan. Wie Sie diese Analyse in Project betreiben, zeigt dieses Kapitel auf. In Kapitel 19 habe ich versucht, Ihnen einige Regeln mit auf den Weg zu geben, die Ihnen das Leben und Arbeiten mit Project vereinfachen sollen. Diese»10 Goldenen Regeln«sind nicht dogmatisch zu sehen. Sie sind aber aus meiner langjährigen Erfahrung mit Project entstandenen und haben sich auch in den allermeisten Fällen bewährt. Sobald mehrere Benutzer die gleichen Projektpläne benutzen, ist es unabdingbar, dass alle mit den gleichen Grundeinstellungen arbeiten. Da diese Grundeinstellungen normalerweise lokal in der globalen Vorlagendatei Global.mpt gespeichert werden, wird im Kapitel 20»Project im Netzwerk«besprochen, wie eine Vorlagendatei für alle Benutzer zugänglich gemacht und gesichert wird. In Kapitel 21 wird besprochen, wie mehrere Projektpläne miteinander verknüpft werden, wie ein gemeinsamer Ressourcenpool erstellt wird und worauf hierbei unbedingt zu achten ist. Teil D Project im Unternehmenseinsatz In diesem Teil wird der Frage des unternehmensweiten Einsatzes und der Einbindung aller Projektbeteiligten in ein Projekt nachgegangen. Nachdem Sie in Kapitel 22 lernen wie man den ProjectServer installiert wird speziell in Kapitel 23 und 24 auf das Zusammenspiel der Produkte Microsoft Office Project 2007 und Microsoft Office Project Server 2007 eingegangen. Die drei Kapitel beschäftigen sich damit, welche Funktionen Microsoft Office Project 2007 im Unternehmenseinsatz zu bieten hat. Angefangen bei einfachen Darstellungen von Projektplänen im Web, bis hin zur integrierten unternehmensweiten Gesamtlösung auf Basis einer SQL Datenbank und dem Microsoft Office Project Server

6 Teil E Project und die Office-Familie Als Project-Anwender sollten Sie auch das Zusammenspiel von Project mit den Office-Anwendungen Outlook, Excel, Word, PowerPoint und Visio kennen. Ich zeige im Teil E den Datenaustausch zwischen Project und Visio, wie Sie ein Balkendiagramm (Gantt) von Project nach Word oder PowerPoint exportieren, und wie Sie Aufgabenlisten von Outlook nach Project importieren. Teil F Vom Profi zum Programmierer Als Profi fehlt Ihnen jetzt nur noch die Fähigkeit, eigene Lösungen zu programmieren. Machen Sie sich mit den Grundlagen der VBA-Programmierung in Project vertraut. In Teil F beschreiben wir den Unterschied zwischen Funktionen und Prozeduren, wie Sie mit der VBA-Programmiersprache Variablen und Konstanten definieren, Programmstrukturen aufbauen und Benutzerdialoge erstellen und anwenden. Im Einzelnen lernen Sie, wie Sie Programme mit dem Makrorekorder aufzeichnen, Meldungen anzeigen und Benutzereingaben verarbeiten, Werte vergleichen und mit Programmverzweigungen reagieren, mit Schleifen Aktionen wiederholt ausführen, auftretende Fehler im Programm verarbeiten, Programme automatisch starten, auf alle Vorgänge und Ressourcen mit einer Schleife zugreifen. Das Zusammenspiel von Project mit anderen Programmen der Office-Familie nebst anwendungsübergreifender Programmierung runden diesen Teil ab. Danach gehören Sie ohne Zweifel zu den»power-usern«von Project. Teil G Anhang Nicht alles kann man in Texten abhandeln und doch freut sich jeder, wenn es irgendwo»schwarz auf weiß«abgedruckt ist. Bestimmte Fragen bewegen viele Benutzer von Project: Welche Felder gibt es und wozu dienen sie? Welche Tastenkombinationen gibt es überhaupt? Welche Funktion hat welche Syntax beim Berechnen benutzerdefinierter Felder? Wie sind bestimmte Ausdrücke und Begriffe zu verstehen? All diese Fragen werden im Anhang zu diesem Buch beantwortet und quasi als»bonbon«ergänzt durch Tipps und Tricks aus dem Arbeitsalltag der Autoren. Zu guter Letzt Es kann also losgehen. Wo und wie Sie anfangen, hängt von Ihrer persönlichen Einschätzung und Ihren Aufgaben ab. Schreiben Sie mir, teilen Sie mir Ihre Meinung mit! Ich werden Sie gern auf dem Laufenden halten. 30