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1 webinar Internationales Projektmanagement einfach umgesetzt Stefan Plank, MSc,

2 Inhalte 1 2 Projektmanagement: Methoden und Prozesse Führen von internationalen Projekten Einführung Folie 2

3 pmcc consulting Stefan Plank, MSc, PMP,Senior Consultant > Leitung Themenfeld Projektmanagement bei pmcc consulting > Expert im Bereich Risikomanagement, Vertragsmanagement, Claimmanagement und Coaching in Projekten > Gast-Lektor an der WU Wien sowie an der Fachhochschule des bfi Wien > PM-Erfahrung: > Leitung und Entwicklung von (internationalen) Großprojekten in der Bauindustrie > Entwicklungsprojekte in Südost-Afrika > Internationale Qualifizierungsprogramme im Anlagenbau in Europa, China, Indien und Brasilien Einführung Folie 3

4 Unser Projektverständnis Aufgabe mit besonderen Merkmalen Temporäre Organisation Soziales System Einführung Folie 4

5 Soft Facts Steuern Hard Facts Unser Projektmanagement-Verständnis Zyklische Vorgehensweise (Neu-)Planen Betrachtungsobjekte > Ziele, Ergebnisse > Leistung > Termine Durchführen > Kosten & Ressourcen > Projektorganisation und -kultur Überprüfen > Projektkommunikation > Projektkontext/ -umfeld Einführung Folie 5

6 Internationale Projekte Besonderheiten > Internationale Projekte sind > Projekte, an denen mehrere Nationen wesentlich beteiligt sind > Projekte, an denen mehrere Kulturen repräsentiert werden > Verschiedene Standorte, Zeitzonen > Unterschiedliche rechtliche Bestimmungen > Unterschiedliche Erfahrungen und Erwartungen Internationale Projekte = komplexere Projekte! Einführung Folie 6

7 Kontext Internationale Projekte Die größten Herausforderungen Kontext Ziele und Ergebnisse nicht bzw. unklar definiert Kein Projektauftrag (Project Charter) Mangelende Expertise bzw. Erfahrung Keine integrierte Leistungsplanung (Arbeitspakete + Verantw.) Ziele Leistungen Organisation Kommunikation: Physischen Treffen werden nicht ermöglicht, unterschiedliche Zeitzonen Fehlendes Vertrauen, keine Teamentwicklung Vorurteile Kontext Kosten & Ressourcen Mangelnde Kenntnis von Länderspezifika (Gesetze, Normen, Klima, etc.) Mangelnde Berücksichtigung der Unterschiede (Kultur, Sprache, Moral, etc.) Kontext Termine Unrealistische Vorgaben / Blauäugigkeit Fehlende Leistungsplanung Einführung Folie 7

8 1. Projektmanagement: Methoden und Prozesse

9 Kontext Projektmanagement Methodenüberblick Kontext Ziele Leistungen Organisation Kontext Kosten & Ressourcen Termine 01 Kontext Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 9

10 Projektmanagement Methodeneinsatz in internationalen Projekten Projektstrukturplan: Transparentmachen von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 10

11 Projektmanagement Methodeneinsatz in internationalen Projekten Visualisierung: Ein Bild sagt mehr als 1000 Wörter 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 11

12 Projektmanagement Methoden: IT-Support > Gerade bei größeren Projekten trägt eine funktionale IT-Lösung (entlang des PM-Prozesses) wesentlich zum professionellen und effizienten Projektmanagement bei > Sowohl IT-unterstützte Methoden in der Projektplanung und im Projekt-Controlling als auch eine strukturierte Dokumentation dienen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Quelle: project handbook by pmcc consulting Folie 12

13 offen offen offen offen offen offen 10 5 gelb % 10 5 rot offen % gelb offen % erledigt offen % 81% 54% 13% 1 23% Projektmanagement Methoden: IT-Support Look n Feel Projektstrukturplan Projekt Relax Aktualisieren Gehe zu AP Knoten ohne Basisplan kennzeichnen Projekt Relax PROJEKTMANAGEMENT IST-ANALYSE SOLL-KONZEPTION PLANUNG & BESCHAFFUNG UMSETZUNG PILOT DURCHFÜHRUNG ÜBERGABE Projekt gestartet Analyse andere Unternehmen Erstellung EA Infrastruktur Planung Umbaumaßnahmen Baubeginn Vorbereitung Pilot Mitarbeiter-Information Berger Weichselbaum Brenner Berger Strasser Projektstart Interviews Führungskräfte Erstellung EA Organisationsstrukturen Einholung Baubescheid Baudurchführung Einweisung Pilot TN Go live Kretschner Weber Brenner Brenner Projektkoordination Interviews Mitarbeiter Durchführung Rechtliche Prüfung Planung Infrastruktur Installationen Start Pilot Betreuung erste 2 Monate Weber Gruber Weichselbaum Projektcontrolling Analyse Berater Kalkulation Kosten Ausschreibung & Beschaffung Infrastruktur Innenausbau Durchführung Pilot Übergabe an Personalabteilung Schreder Gruber Berger Projektmarketing Analyse Literatur Zusammenfassung Gesamtkonzept Einrichtung Teilnehmer-Betreuung Pilot Übergabe an Personalabteilung erfolgt Gruber Schreder Berger Projektabschluss Analyse Räumlichkeiten Abstimmung+ Optimierung Konzept Behördliche Abnahme Pilot abgeschlossen Brenner Weber Projekt abgeschlossen Zusammenfassung Ist-Analyse Abnahme Konzept Abnahme Evaluierung Pilot Ist-Analyse abgeschlossen Auswahl Pilot Bereich Optimierung Relaxingzone Organisationsplanung Projektmanagement Methoden und Prozesse Quelle: project handbook by pmcc consulting Folie 13

14 Projektmanagement Methoden: IT-Support Look n Feel 01 Quelle: project handbook by pmcc consulting Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 14

15 INHALTLICHE PROJEKTABWICKLUNG PROJEKTMANAGEMENT Projektmanagement Projektmanagement als Prozess VORPROJEKTPHASE PM-Aufwand PROJEKTMANAGEMENTPROZESS Intuitive Projektabwicklung NACHPROJEKTPHASE PROJEKTKOORDINATION PROJEKTMARKETING PROJEKT- BEAUFTRAGUNG PROJEKT- START PROJEKT- CONTROLLING PROJEKT- KRISE PROJEKT- ABSCHLUSS PROJEKT- EVALUIERUNG Zeit PM-Planung Projektcontrolling Projektabschluss AKQUISITION DESIGN BESCHAFFUNG MONTAGE INBETRIEBNAHME OPERATIONS / AFTER SALES Erste inhaltliche Besprechung Inhaltliche Abnahme 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 15

16 Frage 1 In wie weit unterscheidet sich die hier präsentierte Theorie von der Praxis in Ihren Projekten? a. Gar nicht (fast deckungsgleich) b. Einige Unterschiede c. Sehr (fast keine Übereinstimmung) 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 16

17 Projekt-Start Beschreibung > Der Projekt-Startprozess stellt einen Kommunikationsprozess dar, dessen Ergebnis eine adäquate, im Projektteam erstellte PM-Planung sein soll > Die Erstellung der Projektpläne erfolgt in iterativen Zyklen > Eine adäquate Projektorganisation ist aufzubauen, Teambuilding-Maßnahmen sind durchzuführen > Ein ausbalanciertes Verhältnis zwischen Planungsqualität und Dauer bzw. Aufwand für den Projekt-Startprozess ist sicherzustellen 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 17

18 Projekt-Start Projektplanung in internationalen Projekten PM- Qualität Projekt - Konklave Kick-off - Meeting Eigenständige Planung Aufwand 01 Projekt - Startworkshop Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 18

19 Projekt-Start Look n Feel: Projekt-Startworkshop 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 19

20 Projekt-Start Look n Feel: Projekt-Startworkshop 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 20

21 ABWEICHUNG Projekt-Controlling Ausgangssituation > Ausgehend von der Dynamik als wesentlichem Projektmerkmal ergeben sich während der Laufzeit Änderungen im Projekt > Um den Überblick über das Projekt zu wahren, ist es notwendig, sich regelmäßig eine aktuelle Gesamtsicht über das Projekt zu verschaffen: FORECAST (Rest) AB- WEICHUNG IST FORECAST (Rest) AKTUELL PLAN PLAN (Basis) IST-STAND AKTUELL > Nur was geplant ist, kann auch controlled werden > Projektcontrolling = Krisenprävention 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 21

22 Projektabschluss Beschreibung Voraussetzung: Die inhaltliche Leistungserstellung ist weitgehend abgeschlossen > Dokumentation des Ist-Verlaufs > Planung von Aufgaben der Nachprojektphase > Beurteilung des Projekterfolgs (Messung der Zielerreichung), Marketing der Projektergebnisse > Auflösung der temporären Organisation > Know-how-Transfer > Sozialer Projektabschluss (Feiern) > Würdigung der Leistung des Projektteams > Motivator für nächste Projekte 01 Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 22

23 Literaturempfehlung: setting milestones setting milestones Projektmanagement Methoden Prozesse - Hilfsmittel Christian Gernot Winkler 2. Auflage Seiten ISBN: Projektmanagement Methoden und Prozesse Folie 23

24 2. Führen von internationalen Projekten

25 Soft Facts Steuern Hard Facts Unser Projektmanagement-Verständnis Zyklische Vorgehensweise (Neu-)Planen Betrachtungsobjekte > Ziele, Ergebnisse > Leistung > Termine Durchführen > Kosten & Ressourcen > Projektorganisation und -kultur Überprüfen > Projektkommunikation > Projektkontext/ -umfeld 02 Führen von internationalen Projekten Folie 25

26 Frage 2 Wie groß sehen Sie den Anteil von sozialen Themen (zb Kommunikation, Rollenverständnis) am Erfolg eines internationalen Projekts? a. Weniger als 25% Anteil b Anteil c % Anteil d. Über 75% Anteil 02 Führen von internationalen Projekten Folie 26

27 Frage 3 Wie viel Zeit (gemessen am Gesamtaufwand) widmen Sie für deren Planung und Umsetzung? a. Weniger als 25% Anteil b Anteil c % Anteil d. Über 75% Anteil 02 Führen von internationalen Projekten Folie 27

28 Besonderheiten Internationale Projekte sind vor allem sozial komplex > Herausforderungen durch unterschiedliche Kulturen und Sprachen > Fehlende Rufdistanz > Fehlende Identifikation mit dem Gesamtprojekt (statt dessen mit der Firma oder dem Standort) > Internationale Projekte sind immer und vor allem interkulturelle Projekte > Verbindlichkeiten sind nicht (immer) verbindlich 02 Führen von internationalen Projekten Folie 28

29 Internationale Projekte Herausforderungen in der Führung > Jeder im Team hat eine andere Wohlfühlzone > In jeder Kultur wird anders geführt es gibt unterschiedliche Normen und Werte > Respekt und Wertschätzung werden in den jeweiligen Kulturen unterschiedlich ausgedrückt 02 Führen von internationalen Projekten Folie 29

30 Eh-Klar-Falle Verschiedene Hinterde und Sichtweisen 02 Führen von internationalen Projekten Folie 30

31 Eh-Klar-Falle Verschiedene Hinterde und Sichtweisen Es ist ein FÄCHER! Es ist ein SPEER! Es ist eine WAND! Es ist ein SEIL! Es Es ist eine SCHLANist eine SCHLANGE! Es ist ein BAUM! 02 Führen von internationalen Projekten Folie 31

32 Internationale Projekte Unterschiedliche Wahrnehmungen > Jede Kultur nimmt Wertschätzung unterschiedlich wahr > Mein Verständnis von Respekt, Akzeptanz und Wertschätzung darf keinen Absolutheitsanspruch haben > Stell Dich selbst in Frage! > Der/die ProjektleiterIn muss vor allem Fragen stellen und eine gemeinsame Projektkultur schaffen! 02 Führen von internationalen Projekten Quelle: s cards by pmcc consulting ( Feedback ) Folie 32

33 Internationale Projekte Teamarbeit Unechte Teamarbeit Echte Teamarbeit > Co-agierend > Addition von Einzelleistungen > Partielle Sichtweisen > Inter-agierend > Mehrwert entsteht > Ganzheitliche Sichtweisen 02 Führen von internationalen Projekten Folie 33

34 Internationale Projekte Aufbau einer adäquaten Projektorganisation PROJEKT- LENKUNGSAUSSCHUSS ProjektauftraggeberIn ProjektmitarbeiterIn Projektteammitglied ProjektmitarbeiterIn ProjektleiterIn PROJEKTTEAM Projektteammitglied Projektteammitglied ProjektmitarbeiterIn Projektteammitglied SUBTEAM ProjektmitarbeiterIn ProjektmitarbeiterIn PROJEKTORGANISATION Wichtig: > Max Teammitglieder > Konkrete Definition der Projektorganisation mittels Projektorganigramm! 02 Führen von internationalen Projekten Folie 34

35 Führen von virtuellen Projektteams Kommunikation 02 Führen von internationalen Projekten Quelle: s cards by pmcc consulting ( Führen ) Folie 35

36 Kommunikation in internationalen Projekte Auch Kommunikation muss geplant werden > Gerade in internationalen Projekten muss eine regelmäßige Kommunikation innerhalb der Projektorganisation geplant und aufrechterhalten werden ProjektleiterIn < > Projektteam Projektteammitglieder < > Subteams ProjektleiterIn < > ProjektauftraggeberIn / Lenkungsausschuss > Hinzu kommen natürlich auch bilaterale Abstimmungen bzw. Besprechungen bei Bedarf > Je weniger Aufwand in die Projektplanung investiert wurde, um so größer zeigt sich der Koordinations- und Diskussionsaufwand während des Projektes! 02 Führen von internationalen Projekten Folie 36

37 Kommunikation in internationalen Projekte Kommunikationsstrukturen (Beispiel) Projektkommunikation (Periodische Kommunikationsstrukturen) Bezeichnung Ziele, Inhalte Teilnehmer Termine Projekt- Jour fixe > Operative Koordination der Projektbeteiligten > Diskussion inhaltlicher Themen und Probleme > Planung nächster Schritte ProjektleiterIn, Projektteam, (Projekt-Coach) wöchentlich Subteamsitzung > Koordination des Subteams > Diskussion inhaltlicher Problemstellungen Subteam bei Bedarf > Planung WVW Projektcontrollingsitzung > Feststellen des Projektstatus > Controlling von Zielen, Leistungen, Terminen sowie Ressourcen und Kosten ProjektleiterIn, Projektteam monatlich > Controlling der Stakeholderbeziehungen > Entscheidungsaufbereitung für die Projektauftraggeber-Sitzung > Diskussion von Projektstatus, Abweichungen im Projekt > Treffen ausstehender Entscheidungen > Abnahme des Projektfortschrittsberichts Projektauftraggebersitzung ProjektauftraggeberIn, ProjektleiterIn, Lenkungsausschuss nach Projektcontrollingsitzung 02 Führen von internationalen Projekten Folie 37

38 Kommunikation in internationalen Projekte IT-Unterstützung > Speziell in internationalen und überregionalen Projekten sind regelmäßige physische Meetings nicht möglich > Moderne Telekommunikationsmittel können hierbei kräftig unterstützen > Physische Zusammenkünfte sind dadurch jedoch nicht vollständig ersetzbar 02 Foto: citrixonline.de Führen von internationalen Projekten Folie 38

39 Kommunikation in internationalen Projekte IT-Unterstützung Beispiele: > Web Clouds > Online-Meetings > Projekt-Avatare > etc. 02 Führen von internationalen Projekten Quellen: techglobex.blogspot.com / citrixonline.de/ avameo.de Folie 39

40 Online-Collaboration Vorteile von Online-Meetings in der Projektarbeit > Sie ermöglichen regelmäßige Treffen zu vernachlässigbaren Kosten, bei denen sich die TeilnehmerInnen nicht nur sprechen, sondern auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten können > Webkonferenzen schaffen eine Nähe, die mit einem persönlichen Treffen vergleichbar ist. Teammitglieder können von jedem Ort der Welt aus an Meetings ihrer Projektgruppe teilnehmen > Durch den regelmäßigen persönlichen Austausch kommen Fehlplanungen früh zur Sprache und sind somit auch schneller zu beheben > Die Kommunikation ist effizienter als per oder Telefon 02 Führen von internationalen Projekten Folie 40

41 Online-Collaboration Einfach einsetzbar & geringe Investitionen > Online-Meetings lassen sich schnell und einfach organisieren (ad hoc oder geplante Meeting per Mausklick) > Es reicht ein herkömmlicher Computer mit Internetzugang und eine spezielle Software für Webkonferenzen; aufwendig zu installierende Hardware ist nicht nötig > Präsentationen oder sonstige Dokumente werden über den Bildschirm an alle Teilnehmer übertragen; alle Beteiligten können diese per Echtzeit gemeinsam ansehen und bearbeiten > Online-Meetings lassen sich aufzeichnen und somit sind Ziele und Vorgaben auch im Nachhinein leicht nachvollziehbar (hohe Transparenz) 02 Führen von internationalen Projekten Folie 41

42 Literaturempfehlung: social competene im Projektmanagement social competence im Projektmanagement Projektteams führen, entwickeln, motivieren Christian Majer Luis Stabauer 1. Auflage Seiten ISBN: Führen von internationalen Projekten Folie 42

43 PROJEKTMANAGEMENT Projekt gestartet Projektstart Projektkoordination Projektcontrolling Projektmarketing Projektabschluss Projekt abgeschlossen % erledigt 10 25% 25% offen IST-ANALYSE Analyse andere Unternehmen Berger Interviews Führungskräfte Kretschner Interviews Mitarbeiter Analyse Berater Analyse Literatur Gruber Analyse Räumlichkeiten Brenner Zusammenfassung Ist-Analyse Ist-Analyse abgeschlossen % offen Aktualisieren Gehe zu AP Knoten ohne Basisplan kennzeichnen SOLL-KONZEPTION Erstellung EA Infrastruktur Weichselbaum Erstellung EA Organisationsstrukturen Weber Durchführung Rechtliche Prüfung Weber Kalkulation Kosten Schreder Zusammenfassung Gesamtkonzept Schreder Abstimmung+ Optimierung Konzept Weber Abnahme Konzept % 10 75% gelb 10 rot 5 gelb 5 offen Projekt Relax PLANUNG & BESCHAFFUNG Planung Umbaumaßnahmen Brenner Einholung Baubescheid Brenner Planung Infrastruktur Gruber Ausschreibung & Beschaffung Infrastruktur Gruber % 13% UMSETZUNG Baubeginn Baudurchführung Installationen Innenausbau Einrichtung Behördliche Abnahme Abnahme Auswahl Pilot Bereich Organisationsplanung offen offen PILOT DURCHFÜHRUNG Vorbereitung Pilot Berger Einweisung Pilot TN Brenner Start Pilot Durchführung Pilot Berger Teilnehmer-Betreuung Pilot Berger Pilot abgeschlossen Evaluierung Pilot Optimierung Relaxingzone offen offen ÜBERGABE Mitarbeiter-Information Strasser Go live Betreuung erste 2 Monate Weichselbaum Übergabe an Personalabteilung Übergabe an Personalabteilung erfolgt offen offen Internationale Projekte Zusammenfassung Es gibt kein Koch-Rezept, um internationale Projekte erfolgreich führen zu können! Ansatzpunkte: > Focus auf den Aufbau einer adäquaten Projektorganisation > Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren > Kommunikationsstrukturen festlegen > Bewusstsein und Berücksichtigung der kulturellen Unterschiede und Ähnlichkeiten Projektstrukturplan > IT-Unterstützung im Bereich Kommunikation (Online-Meetings, etc.) und Dokumentation (Planungsund Controlling-Tools) Projekt Relax 02 Führen von virtuellen Projektteams Folie 43

44 Kontakt Stefan Plank, MSc pmcc consulting GmbH Salzburg Wien Graz Bonn München Ljubljana E: I :

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