Lernen aus Evaluierung Prozesse und Instrumente der GIZ als lernende Organisation und der Beitrag zum interorganisationalen Lernen

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1 Stabsstee Monitoring und Evauierung Lernen aus Evauierung Prozesse und Instrumente der GIZ as ernende Organisation und der Beitrag zum interorganisationaen Lernen

2 Inhat 1.3Lernen aus Evauierung as Unternehmensstrategie Lernen aus Evauierung im Management der GIZ Lernen aus Evauierung damit Evauierung wirkt auf aen Ebenen Lernorientierung im Monitoring- und Evauierungssystem Lernen aus Evauierung im Prozess Instrumente zum Lernen aus Evauierung Wissen teien as Beitrag zum interorganisationaen Lernen Herausforderungen 14. Impressum Herausgeberin Deutsche Geseschaft für Internationae Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Sitz der Geseschaft Bonn und Eschborn Friedrich-Ebert-Aee Bonn, Deutschand T F Dag-Hammarskjöd-Weg Eschborn, Deutschand T F E I Verantwortich Martina Vahhaus Autorinnen Sandra Fuhr und Dorothea Giesen-Thoe Gestatung Iris Christmann und Christian Mentze Fotos Dirk Ostermeier Grafiken Additiv Visuee Kommunikation Berin (Seite 4) Katrin Straßburger (Seite 5) Lithografie Andreas Groß Papier Gedruckt auf 100 % Recycingpapier, nach FSC-Standards zertifiziert Stand , Bonn und Eschborn 02_Lernen aus Evauierung

3 Grundage dieses Konzeptes ist das Verständnis der Deutsche Geseschaft für Internationae Zusammenarbeit (GIZ) as ernende Organisation. Lernen und Weiterentwickung sind danach wesentiche Faktoren für den Erfog. Dieses Konzept stet auf Basis des Lernverständnisses der GIZ den Prozess des Lernens aus Evauierungen im Rahmen des Evauierungssystems der GIZ sowie die Instrumente vor. Es eräutert, wie Erkenntnisse aus Evauierungen in die unternehmerischen Prozesse der GIZ eingehen und zum organisationaen Lernen genutzt werden. Es zeigt, wie die GIZ ihr Wissen über und aus Evauierungen teit, um einen Beitrag zum interorganisationaen Lernen zu eisten. Primäre Ziegruppe ist die Fachöffentichkeit, die sich mit dem Thema Lernen aus Evauierungen as Tei des Quaitätsmanagements von Organisationen und Unternehmen beschäftigt. 1. Lernen aus Evauierung as Strategie Vision der GIZ ist es, wetweit führender Diensteister in der internationaen Zusammenarbeit für nachhatige Entwickung zu werden. Die GIZ ist herausgefordert, Lernen und Wissen as Innovations- und Wettbewerbsfaktoren in ihren Strategien zu berücksichtigen, um effizient, wirksam und partnerorientiert Menschen und Geseschaften wetweit dabei zu unterstützen, Perspektiven zu entwicken und ihre Lebensbedingungen nachhatig zu gestaten. Dazu wi die GIZ das Lernpotenzia und die Wissensgrundage der Mitarbeiter/innen und der gesamten Organisation stärken und nutzen, um die Leistungsfähigkeit und Wirksamkeit des Unternehmens zu steigern. As ernende Organisation hat die GIZ den Anspruch, Ergebnisse aus Evauierungen für den unternehmensweiten Lernprozess zu nutzen. Evauierungen sind nicht nur ein wichtiges Instrument, um evidenzbasiert Wirkungen der internationaen Zusammenarbeit aufzuzeigen und so Rechenschaft gegenüber Partnern, Auftraggebern und der Öffentichkeit abzuegen. Evauierungen ermögichen eine systematische Refexion von Erfahrungen, um herauszufinden, was nachhatig wirkt und was nicht, was effizient ist und was nicht. Mit ca.100 Evauierungen pro Jahr verfügen die GIZ und ihre Partner über ein besonderes Lernpotenzia, um ihre Arbeit kontinuierich zu verbessern. Um die Erkenntnisse aus Evauierungen für den kontinuierichen Verbesserungsprozess nutzbar zu machen, hat die GIZ speziee Prozesse und Instrumente entwicket. Lernen aus Evauierung _03

4 2. Lernen aus Evauierung im Management der GIZ 1 Für weitere Informationen zu Capacity WORKS siehe Website der GIZ: htm Das GIZ-Managementmode für nachhatige Entwickung, Capacity WORKS, dient dem Management und der Steuerung von Projekten und Programmen. Der fünfte Erfogsfaktor Lernen und Innovation von Capacity WORKS 1 fogt Fragesteungen wie: Was haben wir aus Evauierungen geernt, wie führen wir diese Lernerfahrungen zu unseren Partnern und ins Unternehmen zurück und wie geingt es uns, noch wirksamer zu werden? Abb.1 Die fünf Capacity WORKS Erfogsfaktoren Zur Beantwortung dieser Fragen setzt die GIZ auch einen Fokus darauf, Lernkompetenz durch ein eistungsfähiges Wissensmanagement zu fördern. Zie ist ein mögichst effektiver Wissens- und Erfahrungsaustausch - auch in den Managementprozessen Kompetenzentwickung und Lernen aus Erfahrungen: Refektieren, Erkenntnisse auswerten, Evauieren und systematisches Dazuernen, um für künftige Aufgaben küger zu werden. 04_Lernen aus Evauierung

5 Im Verständnis von Quaitätsmanagement in der GIZ, das sich im Ziesystem am Leitbid für nachhatige Entwickung orientiert, ist Evauierung eines der Quaitätsmerkmae der GIZ. Es dient dazu, erreichte Wirkungen aufzuzeigen und Optimierungspotenziae zu erschießen, die die Wertschöpfungsquaität der Arbeit der GIZ sichersteen und erhöhen 2. 2 Für weitere Informationen zum Quaitätshaus der GIZ siehe Website der GIZ: giz/266.htm Abb.2 Quaitätshaus der GIZ 3. Lernen aus Evauierung damit Evauierung wirkt auf aen Ebenen und einen Beitrag zur nachhatigen Entwickung eistet. Das Potenzia aus Evauierungen zu nutzen ist nicht eicht, da Organisationen tendenzie auf Grundage fester Strukturen funktionieren, die nur schwer veränderbar sind. Fät es häufig schon dem/der Einzenen schwer, aus Erfahrungen und vor aem aus Fehern zu ernen, so sind die Lernhemmnisse auf Projekt- oder Unternehmensebene ungeich größer. Erschwerend kommt hinzu, dass Evauierungen oftmas mehr as Kontroinstrument und Zusatzaufwand wahrgenommen werden und weniger as Chance zum Lernen. Jedoch ist das Lernen aus Evauierung auf aen Ebenen in einem Unternehmen wie der GIZ mit einer dezentraen Organisationsaufsteung, Außenstruktur und einer hohen Personafuktuation unumgängich. Nur so kann die GIZ die Quaität und die Wirksamkeit ihrer Leistungsangebote und -erbringung steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit angfristig ausbauen. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, git es, die theoretischen Grundagen organisationaen Lernens zu verstehen und im Kontext des Unternehmens anzuwenden. Lernen aus Evauierung _05

6 Lernen im unternehmerischen Kontext findet in Lernscheifen zwischen drei Ebenen statt: 1. Auf individueer bzw. Projekt- und Programmebene: durch Beteiigung von Projekt- und Programmmitarbeitern, externen Facheuten sowie nationaen Partnern an Evauierungen, die später auch as Mutipikatoren für wichtige Erkenntnisse fungieren. 2. Auf Organisationseinheitsebene (i.d.r. Fach- sowie Regionabereiche): Evauierungsergebnisse werden über das einzene Projekt/Programm hinaus refektiert, so dass sich Verbesserungen in den fachichen und regionaen Ansätzen erzieen assen. 3. Auf institutioneer bzw. Unternehmensebene: für ein organisationaes Lernen, das zu Veränderungen von Strategien, Prozessen und Instrumenten führt, müssen zudem ausgewähte Handungsempfehungen konsequent in aufende Geschäftsprozesse integriert werden. Abb.3 Angeehnt an das Loop Mode von Agyris und unternehmen organisationseinheiten projekt/ programm wirkungen Schön 3 evauierung 3 Argyris und Schön, 1978 in: (Ramaingam, 2008, S. 4) Projekt/Programmevauierung Auswertungssitzung Lernwerkstatt Querschnittauswertung Auswertungssitzung Unternehmensstrategische Evauierung Querschnittauswertung Lerncafe Entscheidung der Leitungsebene Management Response System > Umsetzungsvereinbarung auf Basis der Evauierungsempfehungen Evauierungen iefern evidenzbasierte Erkenntnisse, die handungsorientiertes Erfahrungsernen im Unternehmen auf den verschiedenen Ebenen des Tripe Loop Learning Modes ermögichen. Zunächst wird auf Projektebene wird Wissen erworben. Um davon as Unternehmen profitieren zu können, git es, dieses Wissen unternehmensweit in weiterführende Prozesse zu integrieren. Hierfür ist ein Austausch auf verschiedenen Ebenen erforderich: in der Horizontaen zwischen den verschiedenen Organisationseinheiten eines Unternehmens, sowie in der Vertikaen zwischen den Hierarchieebenen von der Geschäftseitung bis zum/zur einzenen Mitarbeiter/in. Die zentrae Aufgabe besteht aso darin, Erfahrungswerte so aufzubereiten, dass unterschiediche Akteure in verschiedenen Prozessen daraus ernen können. 06_Lernen aus Evauierung

7 Um Evauierungsergebnisse für das Unternehmen und dessen Geschäftsprozesse über das einzene Projekt/Programm hinaus nutzbar zu machen, hat die Stabsstee Monitoring und Evauierung verschiedene Evauierungs- und Lerninstrumente entwicket diese werden in Kapite 5 und 7 vorgestet. Sie institutionaisieren das Lernen aus Evauierungen, indem die Erkenntnisse auf den drei Lernebenen in den Prozess zurückgeführt werden. 4. Lernorientierung im Monitoring- und Evauierungssystem Die GIZ verfügt über Monitoring- und Evauierungsinstrumente, die dazu beitragen, Feder des Lernens zu identifizieren. Im Wesentichen unterscheidet die GIZ zwischen dezentraen Evauierungen (d.h. Evauierungen, die von den Projekten/Programmen vor Ort verantwortet und gesteuert werden wie z.b. Projektfortschrittskontroen) und zentraen unabhängigen Evauierungen (d.h. Evauierungen, die von der Stabsstee Monitoring und Evauierung verantwortet und gesteuert werden). Die unterschiedichen Evauierungsinstrumente ermögichen das Erfahrungsernen auf mindestens einer der drei Ebenen (Projekt, Organisationseinheits- oder Unternehmensebene). Eine besondere Roe nehmen die unabhängigen unternehmensstrategischen Evauierungen sowie Querschnittauswertungen in Form von Metaevauierungen und Ergebnissynthesen ein. Denn hier ist der Fokus nicht das Lernen aus Erfahrung, sondern auch die Eingiederung organisationsfremden und neu entwicketen Wissens auf Basis bereits im Unternehmen vorhandenen Wissens. Dezentrae Evauierung Steuerung durch operative Einheiten M&E-Instrumente der GIZ Zentrae (unabhängige) Evauierung Steuerung durch Stabsstee Monitoring und Evauierung Abb.4 Monitoring- und Evauierungsinstrumente Projektfortschrittskontroe (PFK) Portfoio-Evauierung (UE) Schussevauierung Ex-Post-Evauierung Sonstige dezentrae Evauierung Querschnittauswertung Unternehmensstrategische Evauierung (USE) Komparatives Perspektiven Assessment (KOMPASS) Wirkungsorientiertes Monitoring (WoM) zur kontinuierichen Lieferung reevanter Daten und Informationen Lernen aus Evauierung _07

8 3 Wirkungsorientiertes Monitoring Wirkungsorientiertes Monitoring (WoM) dient der aufenden, internen Überprüfung des Projektfortschritts und damit der Steuerung des Projekts/Programms und der Berichterstattung. Es egt die Grundage für Evauierungen und eistet einen Beitrag zum Lernen im Projekt/Programm. Auf der Grundage von Monitoringergebnissen kann evidenzbasiert darüber kommuniziert werden, was wirkt und wo nachzubessern ist. Monitoringergebnisse fördern somit den Lernprozess im Projekt/Programm und fießen in das Wissensmanagement ein. Die Lernerfahrungen dienen dazu, die Konzeption des Projekts/Programms anzupassen oder ein neues Projekt/Programm vorzubereiten. KOMPASS Komparatives Perspektiven Assessment Die Meinungen und Wahrnehmungen der unterschiedichen Projektbeteiigten sind in der (Beratungs-) Arbeit der GIZ unmittebar bedeutsam für die Quaität der Leistungserbringung und die Wirksamkeit eines Projekts/Programms. Einschätzungen und Erfahrungen der Partner und Ziegruppen werden daher mindestens einma offen und systematisch erfasst. Die Daten werden mittes eines quaitativen Instruments erhoben, z.b. mit dem computergestützten Interviewverfahren e-val. Stärken und Schwächen einer Maßnahme aus Sicht unterschiedicher Akteure werden so erkannt. Die Ergebnisse werden systematisch ausgewertet, im Projektteam mit den Partnern diskutiert und fießen mittes eines Management-Response-Systems in die Steuerung und Konzeption des Projekts/Programms ein. Projektfortschrittskontroen Projektfortschrittskontroen (PFK) sind ein Instrument zur Steuerung und Panung von Entwickungsprojekten und -programmen. Die PFK kombiniert den kritisch anaytischen Rückbick auf die Wirkungen mit der strategischen Vorausschau auf die Zukunft eines Projekts/Programms. Die Ergebnisse der PFK werden gemeinsam mit den Partnern für die Steuerung genutzt und fießen in die Panung zur Fortführung des Projekts/Programms ein. Sonstige dezentrae Evauierungen Dezentrae Evauierungen werden zu unterschiedichen Zeitpunkten (z.b. as Zwischen- oder Schussevauierung) und Anässen durchgeführt. Der Gegenstand der Evauierungen (z.b. Programm/Projekt, Sektorportfoio, Länderportfoio, Instrument oder Produkt) hängt vom Erkenntnisinteresse, Interessensgebieten und Erwartungen ab, die vor der Evauierung zwischen Projektteam und Partnern festgeegt werden. Je karer das Erkenntnissinteresse ist, desto höher ist die spätere Nutzung der Ergebnisse. Die Ergebnisse und Empfehungen aus den dezentraen Evauierungen werden mit aen Beteiigten und Nutzern vergemeinschaftet, um einen Lernprozess zu initiieren. 08_Lernen aus Evauierung

9 Portfoioevauierungen Portfoioevauierungen (UE) sind Schuss- und Ex-post- Evauierungen, die abschießend oder rückbickend die Wirksamkeit von Entwickungsprojekten und programmen beurteien. Die Schwerpunktthemen wechsen jährich. Mit methodisch anspruchsvoen Evauierungen begegnet die GIZ zudem der Herausforderung, in einer immer kompexeren Entwickungszusammenarbeit Wirkungen nachweisen und zuordnen zu können. Die Ergebnisse sind Gegenstand einer Auswertungssitzung. Querschnittauswertungen Erkenntnisse zum programmübergreifenden organisationaen Lernen und zur Quaität der Evauierungen erhät die GIZ über Querschnittauswertungen in Form von Evauierungssynthesen / Syntheseberichten und Metaevauierungen oder Reviews. Erkenntnisse aus den verschiedenen Evauierungen werden im Rahmen der Synthesen anaytisch aufbereitet und zusammenfassend dargestet. Durch die nochmaige, im Vergeich angestete Auswertung anhand sebst gewähter Fragesteungen und Kriterien wird neues Wissen generiert. So werden u. a. programmübergreifende Erfogsfaktoren, Verbesserungspotentia und Good Practice identifiziert. Die Ergebnisse aus Querschnittauswertungen werden dem Führungsgremium der GIZ vorgestet. Es kann so die Umsetzung der Evauierungsempfehungen nachhaten und Erkenntnisse und Empfehungen für das Unternehmen abeiten. Standardmäßig werden Portfoioevauierungen zentra von der Stabsstee Monitoring und Evauierung im Querschnitt ausgewertet unter Einbeziehung dezentraer Evauierungen des Portfoios. Querschnittauswertungen dezentraer Evauierungen werden auch im Auftrag und in der Verantwortung der jeweiigen Sektorfachabteiungen durchgeführt, z.b. ae PFK Evauierungsberichte der etzten Jahre in einem Sektor, um sektorspezifische Erkenntnisse zu aggregieren. Unternehmensstrategische Evauierungen Unternehmensstrategische Evauierungen (USE) haben unternehmensweite Poitiken und Strategien der Leistungserbringung zum Gegenstand. Sie sind in der Rege geschäftsfed- und instrumentenübergreifend angeegt. Sie befassen sich zum einen mit der Umsetzung und Anwendung verabschiedeter Poitiken und Strategien zum anderen soen Fragesteungen untersucht werden, die der Entwickung und Fortschreibung von Poitiken und Strategien der GIZ dienen. Das Instrument der Unternehmensstrategischen Evauierungen so evidenzbasiertes Lernen und Entscheiden unternehmensübergreifend ermögichen, um Wirksamkeit, Wirtschaftichkeit und Quaität der Leistungserbringung der GIZ zu erhöhen und zugrundeiegende Poitiken und Strategien (weiter) zu entwicken. Lernen aus Evauierung _09

10 5. Lernen aus Evauierung im Prozess Lernen aus Evauierungen vozieht sich as Prozess in mehreren Schritten. Die größte Unterstützung für den Evauierungsprozess und die besten Ergebnisse gibt es dann, wenn Lernen das eigene und das der anderen an bestehende Prozesse anknüpft und as integraer Bestandtei des Projektmanagements mitgedacht wird. Dahinter steht die Überzeugung, dass nur soches Erfahrungswissen effektiv ist, das voständig in die Strategien und Prozessabäufe der Projekte/Programme und des Unternehmens integriert ist. Die GIZ fördert den fogenden Lernprozess aus Evauierungen: Wir richten die Leistungsbeschreibungen für Evauierungen an Lernbedarfen aus. Wir achten bei der Ersteung des Evauierungsberichts auf handungsorientierte und nutzeradressierte Empfehungen. Wir werten Evauierungen im Querschnitt aus z.b. nach Sektoren, Regionen, Instrumenten oder Quaität, um programmübergreifende Erkenntnisse zu erhaten. Wir nutzen systematische Erkenntnisse aus der Diskussion der Evauierungserkenntnisse in: Auswertungssitzungen mit den beteiigten Organisationseinheiten (OEs) und den Evauator/innen, Lerncafés oder Lernwerkstätten mit den beteiigten OEs, den Evauator/innen und weiteren OEs, die Erkenntnisse und Empfehungen nutzen können, Fachverbünden in Penar- und Arbeitsgruppen-Präsentationen. Wir vereinbaren im Rahmen des Management Response System die Berücksichtigung der Evauierungserkenntnisse und -empfehungen in: Fogephasen bzw. neuen Projekten/Programmen, Sektorstrategien, Ansätzen und Konzepten, der Produktentwickung. Wir steen wichtige Ergebnisse und Umsetzungsvereinbarungen aus Querschnittauswertungen Führungsund Managementgremien vor. Wir berichten der Unternehmensführung und dem Vorstand in aggregierter Form über Ergebnisse und abgeeitete Empfehungen. Wir dokumentieren Ergebnisse, Empfehungen und Vereinbarungen in den unternehmensweiten Speicher- und Suchsystemen. Wir kommunizieren Ergebnisse, Empfehungen und Vereinbarungen adressatengerecht und nutzen bestehende Formate. 10_Lernen aus Evauierung

11 6. Instrumente zum Lernen aus Evauierungen Die GIZ hat Lerninstrumente entwicket, die das Lernen aus Evauierungen fördern: 3 Lern- und nutzenorientierte Leistungsbeschreibung Lernprozess aus Evauierungen beginnt mit der Leistungsbeschreibung. Bei der Festegung der zu prüfenden Fragen werden die späteren Empfänger der Evauierungserkenntnisse und -empfehungen mit einbezogen. Insbesondere werden Koeginnen und Koegen aus den zuständigen Fachabteiungen (für sektorfachiche Lerninteressen), aus den zuständigen Regionaeinheiten (für kuturee und änderbezogene Lerninteressen), Führungskräfte (für übergreifende unternehmens-/entwickungspoitische Fragesteungen) sowie Fachkräfte aus Evauierung und Wissensmanagement (für methodische Fragesteungen) gebeten, ihr Lern- und Erkenntnisinteresse zu formuieren und in die Leistungsbeschreibung einzubringen. 3 Lern- und nutzenorientiertes Berichtsraster Damit optima aus Evauierungen geernt werden kann, iefert der Evauierungsbericht evidenzbasierte, handungsorientierte Empfehungen. Diese sind vorzugsweise nach Lernadressaten gegiedert. Eine vorgegebene annotierte bzw. abgestimmte Berichtsgiederung führt zu einer einheitichen Quaität in der Berichterstattung und gewähreistet, dass der Evauierungsbericht den Lernerwartungen der Nutzer/innen entspricht. Auswertungssitzungen Um das individuee Lernen des Projekt- und Fachpersonas zu fördern, werden die Ergebnisse in Auswertungssitzungen diskutiert. Lernwerkstatt Die Lernwerkstatt eignet sich für jede Form der Evauierung sei es im Anschuss an eine Einzeevauierung, Sektorevauierung oder thematische Evauierung, etc. Die Evauierungsergebnisse und -empfehungen werden mit einem geschossenen Teinehmerkreis aus Auftraggebern der Evauierung, Beteiigten, Projektmitarbeitern und reevanten Führungskräften diskutiert. Der Teinehmerkreis sote mit dem Evauierungsgegenstand eng vertraut sein und so kein wie mögich gehaten werden. Fokus der Lernwerkstatt ist die Vergemeinschaftung und die Auseinandersetzung mit den Evauierungserkenntnissen zwischen den direkt von der Evauierung Betroffenen, um konkrete Umsetzungsvereinbarungen zu treffen. Zie der Lernwerkstatt ist es, durch einen geschützten Raum angstfreies Lernen und ein Lernen aus Fehern zu ermögichen. Die Lernwerkstatt eignet sich daher insbesondere zum Lernen aus schecht bewerteten Projekten/Programmen. Lernen aus Evauierung _11

12 Lerncafé Das Lerncafé ist eine Diaog- und Workshop-Methode, die sich insbesondere für größere Gruppen eignet und darauf abziet, einen interaktiven Wissensaustausch hin zu neuen strategischen Ausrichtungen zu ermögichen. In einem Lerncafé werden Evauierungsergebnisse in einem OE-übergreifenden Diaogforum diskutiert. An Lerncafés nehmen nicht nur die unmittebar an einer Evauierung beteiigten Gutachter/innen und Verantwortichen tei, sondern a diejenigen, für die die Evauierungserkenntnisse einen Nutzen versprechen. Dazu gehören sowoh Vertreter/innen aus den Fach- und Regionaabteiungen as auch Führungskräfte aus reevanten Abteiungen. Auf der Grundage der Evauierungsergebnisse führen die Vertreter/ innen unterschiedicher Organisationseinheiten koektives Wissen zu einem Thema mit unterschiedichen Perspektiven zusammen. Der Austausch mit aen Lernadressaten einer Evauierung führt dazu, dass Lernerfahrungen über das evauierte Projekt/Programm hinaus genutzt werden. Durch den Austausch über das einzene Projekt/Programm hinaus assen sich strukturee Defizite in den Unternehmensprozessen identifizieren und Verbesserungen in Ansätzen und Verfahren erzieen. Strategien werden auf ihre Wirksamkeit hin überprüft, bewertet und Beispie gebende Ansätze ( best practices ) identifiziert. Management Response System Das Management Response System (MRS) unterstützt dabei, die Quaität und Wirksamkeit noch gezieter durch das Lernen aus Evauierungsergebnissen zu erhöhen. Es bietet eine Struktur zur Bearbeitung der Evauierungsergebnisse. Zwei Tabeen des MRS ermögichen es, die Evauierungsempfehungen übersichtich und knapp festzuhaten. Am Anfang steht die Auseinandersetzung mit den Empfehungen der Evauator/innen: Sind sie nützich? Bauen sie auf den Anaysen der Evauierung auf? Lassen sie sich umsetzen? Darauf fogt die Entscheidung, ob und in wecher Form sie angenommen werden. Wenn ja, wird im nächsten Schritt ein Aktionspan erstet: Wie und in wechem Zeitrahmen werden die Empfehungen umgesetzt? Verantwortichkeiten werden festgeegt. Nach einem Jahr wird der Umsetzungsstand der Empfehungen gemonitort. Fachverbünde Fachverbunde sind die Pattform für den organisierten fachichen Austausch und die inhatiche Zusammenarbeit zwischen GIZ-Mitarbeiter/innen in den Projekten/Programmen in den Partnerändern sowie in der Zentrae. Fachverbünde sind regiona und fachich ausgerichtete Netzwerke, die das gemeinsame, änderübergreifende Lernen aus Erfahrungen zum Zie haben. In Fachverbünden werden Ergebnisse aus Evauierungen insbesondere nach übergreifenden Fragesteungen systematisch erfasst, diskutiert und ausgewertet. Das Erfahrungswissen wird anschießend in guten Beispieen aufbereitet, in Produkten hinteregt oder im Wissensspeicher der GIZ zur Verfügung gestet. 12_Lernen aus Evauierung

13 Die fogende Tabee skizziert, weche Lerninstrumente innerhab der verschiedenen Evauierungsinstrumente genutzt werden, um den Lernprozess aus Evauierungsergebnissen zu fördern. Evauierungsinstrument Sonstige dezentrae Evauierung PFK KOMPASS UE Querschnittauswertung USE Instrumente zum Lernen aus Evauierung Leistungsbeschreibung Berichtsraster Auswertungssitzung Lernwerkstatt Lerncafé Management Response System Fachverbünde 7. Wissen teien as Beitrag zum interorganisationaen Lernen Das Zie, den Wissens- und Erfahrungsaustausch zu verstärken, verfogt die GIZ mit ihrer Poicy zu Transparenz und Informationsaustausch 4. Dabei geht es darum, nicht nur der Öffentichkeit Daten und Dokumente über ihre Arbeit sowie deren Ergebnisse und Wirkungen zur Verfügung zu steen, sondern auch einen intensiven Informationsaustausch mit ihren Partnern vor Ort, ihren Auftraggebern und ihren Kooperationspartnern zu pfegen: Interaktion zwischen Menschen gestaten durch viefätige Veranstatungs- und Diaogformen, um Wissen und Erfahrungen mit anderen zu teien. 4 Für weitere Informationen zur Poicy Transparenz und Informationsaustausch siehe Website der GIZ: giz2011-de-poicy-transparenz. pdf Mit der Weitergabe und Veröffentichung von Informationen aus und über Evauierungen fördert die GIZ auch den Wissens- und Erfahrungsaustausch mit anderen Institutionen der internationaen Zusammenarbeit, Universitäten und Forschungseinrichtungen sowie Organisationen der Wirtschaft und Zivigeseschaft (Unternehmen, Wirtschaftsverbänden, Nichtregierungsorganisationen, poitischen Stiftungen etc.). Davon profitieren nicht nur die Kooperationspartner, sondern auch die GIZ. Zum einen verbreitet sie so ihre Ansätze, Themen, Erkenntnisse und Hatungen und stärkt dadurch auch ihre Reputation in der internationaen Diskussion. Zum anderen ernt sie von den Erfahrungen anderer. Das hift Feher zu vermeiden, Innovationen hervorzubringen und die Wirksamkeit des Projekts/Programms zu verstärken. Lernen aus Evauierung _13

14 Kooperationen kommt eine besondere Bedeutung für die Weitergabe von Wissen und Erfahrungen sowie das Erschießen von neuem Wissen und das Schießen von Wissensücken zu. Im Rahmen von Kooperationen teit die GIZ ihr Wissen durch den persönichen Kontakt der Beteiigten direkt und besonders intensiv. Die GIZ kooperiert bisher vor aem mit dem Centrum für Evauation der Universität des Saarandes und der Universität Wageningen. Die GIZ nimmt intensiv an internationaen Fachforen tei (z.b. Evauierungskonferenzen) und veröffenticht den Großtei ihrer Arbeitsergebnisse in geeigneten Pubikationen bzw. im Internet. Sie beteiigt sich aktiv an Netzwerken und ädt Externe (Gutachter/innen, Wissenschafter/innen, Organisationen und Unternehmen) zu Veranstatungen über Evauierungsergebnisse und -methoden ein. 8. Herausforderungen Aus Evauierungserkenntnissen für die Praxis zu ernen, ist unerässich für die Arbeit der GIZ, um Wirkungen künftig noch besser zu erzieen. Mit dem bestehenden Instrumentarium bieten Evauierungen wesentiche Voraussetzungen zum unternehmensweiten Lernen auf aen Ebenen. Die Lernscheifen sind jedoch erst dann voendet, wenn die Auswertung von Evauierungsergebnissen Veränderungen zur Foge hat. Auf dem Weg zur voständigen Institutionaisierung des Lernens aus Evauierungen in der GIZ steen sich derzeit noch Herausforderungen: Lernen findet dann statt, wenn sich der Fokus einer Evauierung weg bewegt von dem Erwarteten hin zu dem Unerwarteten und Neuen. Wenn nicht Rechtfertigung im Vordergrund steht, sondern die Auseinandersetzung mit den Erkenntnissen, Schussfogerungen und Empfehungen und den daraus abgeeiteten Veränderungen. Ein offener Auseinandersetzungsprozess mit Evauierungsergebnissen findet vor aem dann statt, wenn sich die Ergebnisse und Empfehungen an den vom Projekt/Programm identifizierten Erkenntnissinteresse orientieren. Die Evauierung sote sich auf Wesentiche konzentrieren sprich auf das Erkenntnisinteresse des Projekts/Programms. Das Lernpotentia aus Evauierung wird zudem dann vo ausgeschöpft, wenn ae bereit sind, neue Erkenntnisse in Handen umzusetzen und aus Fehern zu ernen. Besonders Lernen aus Fehern setzt eine offene Unternehmenskutur voraus. Das Schaffen einer vertrauensvoen Atmosphäre ist deshab in den Leitinien der GIZ für Führungskräfte verankert. Mit dem Management Response System werden Umsetzungsvereinbarungen verbindich festgehaten und die Umsetzung von Evauierungsempfehungen nachgehaten. Eine Herausforderung ist jedoch die geziete Nutzung von Evauierungsergebnissen bei der Panung von neuen Projekten/Programmen in der Außenstruktur der GIZ. 14_Lernen aus Evauierung

15 Die Partnerinstitutionen in den Projekten/Programmen werden in jeder Evauierung von Anfang an eingebunden, was bei der Formuierung der Leistungsbeschreibung für die Evauator/innen beginnt und in der Rege mit dem Debriefing und der Übermittung des Berichts endet. Für den konstruktiven Umgang mit Evauierungsergebnissen im Sinne des Lernens ist ein methodisches Verständnis für den Abauf einer Evauierung von Vortei, um Ownership entstehen zu assen. Capacity Deveopment in Evauierung ist daher eine der Herausforderungen bei der Quaifizierung der GIZ-Mitarbeiter/ innen und bei der Partnereinbindung. Im Rahmen des internen Fortbidungsprogramms soen ae mit dem Auftragsmanagement befassten Mitarbeiter/innen entsprechend geschut werden. Mit dem Projekt zu Evauation Capacity Deveopment woen wir die Evauierungskapazitäten in Partnerändern stärken. Lernen aus Evauierungen ohnt! Ein Stück des Weges ist geschafft es iegt aber auch noch ein Stück Arbeit vor uns. Das Wissen, wie wir vorgehen, teien wir mit Ihnen und freuen uns auf den Austausch mit Ihnen. Lernen aus Evauierung _15

16 Deutsche Geseschaft für Internationae Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Sitz der Geseschaft Bonn und Eschborn Friedrich-Ebert-Aee Bonn, Deutschand T F Dag-Hammarskjöd-Weg Eschborn, Deutschand T F E I

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