Finanzbuchführung mit Kanzlei-Rechnungswesen/ Rechnungswesen. - Teil I -

Transkript

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2 Finanzbuchführun mit Kanzlei-Rechnunswesen/ Rechnunswesen - Teil I -

3 Herauseber: DATEV eg, Nürnber Alle in dieser Unterlae verwendeten personen- und firmenbezoenen Bezeichnunen und Anschriften sind speziell für diese Unterlae erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufälli. Die in dieser Unterlae abebildeten Formulare wurden z. T. diital nachebildet. Abweichunen vom Oriinal in Größe und Farbebun sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderunen wurden nicht vorenommen. Copyriht DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellun von Kopien und der Übersetzun, vorbehalten. Windows ist ein einetraenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein einetraenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Anaben ohne Gewähr /12-01 Bestell-Art.-Nr.:

4 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Prorammen erleichtert Ihren Arbeitsallta. Voraussetzun für ein erfolreiches Arbeiten sind allerdins solides Grundlaenwissen und ute Kenntnisse im Uman mit der jeweilien Software. Die vorlieende Arbeitsunterlae vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlaen bzw. den praxisbezoenen Einstie in das Proramm. Sie dient als Unterlae für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlaewerk und tälicher Beleiter zum Prorammeinsatz unabhäni von einem Seminar bezoen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlae orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktoramme, zahlreiche Übunen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlae übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können ut auf die täliche Anwendunspraxis übertraen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfol mit unserem Weiterbildunsanebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensaneboten: Im Bestell-Manaer und im Internet unter im Bereich Produkte & Leistunen Wissensvermittlun können Sie sich 24 Stunden tälich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinun ist uns wichti Wir freuen uns über Ihre Anreunen und Verbesserunsvorschläe. Senden Sie diese einfach formlos an folende Adresse: DATEV eg, V62, Nürnber oder verwenden Sie unseren beilieenden Beurteilunsboen: Telefax:

5 Zum Aufbau dieser Unterlae Der rasche Wandel unserer Zeit zwint uns, immer mehr Wissen in mölichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies elint, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlae wurde deshalb nach einem eindeutien didaktischen Konzept aufebaut, das durch folende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel/Abschnitt Nach diesem Kapitel/Abschnitt können Sie So... È Übun Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtun! Ð LEXinform Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels bzw. des Abschnitts. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufabe eienständi. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eiene Anmerkunen notieren. Dieser Textteil ibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Beleitwissen oder oranisatorische Tipps. Diese Warnun soll Ihnen helfen, schwerwieende Fehler zu vermeiden. Hier erhalten Sie Auskunft über weiterführende Informationen in LEXinform. 2

6 Inhaltsverzeichnis 1 Allemeine Hinweise zu Kanzlei-Rechnunswesen/ Rechnunswesen Überblick und Einbindun in die DATEV-Produktwelt Die Bedeutun des Rechenzentrums bei Einsatz von Kanzlei- Rechnunswesen/Rechnunswesen Vorteile von Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen Informationsmedien Hilfe im Proramm Elektronisches Wissen Prorammverbindun zu den LEXinform-Datenbanken Informationsmölichkeiten über die Informations-Datenbank Hilfsmittel auf Papier Rechnunswesen Bedienun des Proramms Aufbau des Bildschirms Kontextmenü Schaltflächen Verhalten bei Prorammstart Herkunft der Daten Standarddaten Einspielen der Standarddaten von der Proramm-CD Anforderun von Standarddaten aus dem Rechenzentrum Anforderun von Mandantendaten aus dem Rechenzentrum Datenumfan und Tipps zur Vorehensweise bei einer Datenanforderun Holauftra zur Anforderun eines Mandanten formulieren Eränzuns-Holauftra für verschiedene Mandanten enerieren Bestandssicherun des steuerlichen Beraters einspielen Für Anwender von Rechnunswesen Neuanlae eines Mandanten mit einer Offenen-Posten- Buchführun

7 3 Bearbeitun der Stammdaten Anleen einer BWA Betriebswirtschaftliche Auswertunen im Proramm Einrichtun der BWA-Stammdaten Übermittlun der USt-Werte an das Finanzamt Datenübermittlun über das Rechenzentrum Datenübermittlun über das Internet (Telemodul) Bearbeitun der OPOS-Stammdaten Offene-Posten-Bereiche Zahlunsbedinunen Anleen von Debitoren und Kreditoren Anleen individueller Sachkonten Weitere Stammdaten Banken BWA-Schema Protokollierun der Stammdaten und des Verarbeitunsstands der Buchführun Stammdaten-Protokoll Änderunsprotokolle Infodaten Stammdaten-Ableich mit Prorammen der Eienoranisation Buchen mit Kanzlei-Rechnunswesen/ Rechnunswesen Allemeine Hinweise zum Buchen Verschiedene Buchunsarten im Proramm Besonderheiten bei einer Offenen-Posten-Buchführun Vorläufe als Stapel in das Proramm einlesen Übernahme von Daten aus einer Fremdsoftware Einlesen von Daten aus DATEV-Prorammen Übernahme von Daten aus einer ASCII-Datei Besonderheiten der Stapelverarbeitun Erfassen von Buchunssätzen und Hilfsmittel im Dialobuchen Vorläufe neu anleen oder fortsetzen Hilfsmittel im Dialobuchen Diitales Belebuchen Einrichtun einer individuellen Buchunszeile KOST-Prüfun

8 4.3.6 Anzeie Konto-Notiz Buchunstexte erfassen und auswählen Zusatzinformationen Dispositionsnummer aus Kostenrechnun Beispiele für die Erfassun von Rechnunen Erfassun aufzuteilender Belee Sachverhalte em. 13b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 5 UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistunsempfäners) ANLAG-Sofort-Erfassun Zuordnun zu Einkommensteuer-Sachverhalten Buchen von Bankbeleen Einabe der Abstimmsumme Aktivierun des Buchunsmodus OPOS-Zahlunen Zahlunsausleich ohne Skonto Zahlunsausleich mit Skontoabzu Teilzahlun Sachkontobuchun im Buchunsmodus OPOS-Zahlunen Sammelzahlunen Erfassen der Kasse Aktivieren der Kassenminusprüfun Erkennen eines Kassenminus während der Erfassun Kassen-/Bankbericht Abstimmarbeiten anhand der Auswertunen am Bildschirm Kontenabstimmun im Dialobuchen Allemeine Informationen zu den Auswertunen Reister Eienschaften Kontextmenü Suchfunktion Veränderun der Bildschirmanzeie Direkter Wechsel ins Dialobuchen aus verschiedenen Auswertunen Seitenansicht FIBU-Auswertunen Kontoblatt Arbeitskonto Kontojahresübersicht Summen- und Saldenliste

9 5.3.5 Primanota Buchunsübersicht Umsatzsteuer-Voranmeldun (UStVA) Betriebswirtschaftliche Auswertunen (BWA) Grundauswertunen Verleichsauswertun Wertenachweis Zeitreihe Betriebswirtschaftlicher Kurzbericht (BKB) BWA-Grafiken Controllinreport OPOS-Auswertunen OPOS-Konto und OPOS-Liste Fällikeitsliste Saldenbestätiun Überwachunsbericht Effiziente Nutzun der Auswertunen und Qualitätssicherun der Buchführun Effiziente Nutzun der Auswertunen bei der Abstimmun der Buchführun Prozessabläufe Druck der Auswertunen Auswertunspakete Einzeldruck und Druck mehrerer Auswertunen Abschließende Arbeiten Übermittlun der Daten an das Rechenzentrum Vorteile der Sicherun im Rechenzentrum Senden automatisch bereitstehender Vorläufe Wiederholtes Bereitstellen von Sendedaten Rechnunswesen-Abrufe Kontrolle der Übertraun und Verarbeitun im Rechenzentrum Vorlaufübersicht in der RZ-Kommunikation Verarbeitunsprotokoll am PC Prüfun des Auswertunsversands und Anzeie von Fehlerprotokollen

10 7.2.4 Prüfun des Verarbeitunsstands und Ausabe von Auswertunen im Rechenzentrum Kontrolle der Bereitstellun für die Datenübermittlun im Rechenzentrum Übermittlun der USt-Werte an das Finanzamt über das Internet Abschließende Arbeiten am PC Festschreibun der Vorläufe Prorammverbindunen zu Prorammen der Eienoranisation Komplettsicherun Weitere Prorammdienste Bestands-Manaer Kopieren Löschen Transfer Bestand Musterbestand Datenpfad-Verwaltun Postversanddaten prüfen Anhan Bearbeitun österreichischer Mandate Ausabemölichkeit der Auswertunen über das Rechenzentrum Ausabemedium Papier Ausabemedium auf Abruf bzw. keine Ausabe Ausabemedium der Protokolle aus dem Rechenzentrum Mandantenneuanlae mit einer Branchenlösun Layouteienschaften Permanente Änderunen der Layouteinstellunen Temporäre Änderunen der Layouteienschaften Gewährleistun der GoB Telefonie-Manaer Hilfesystem Aufruf der Hilfe über das Hilfemenü Aufruf der Hilfe über die Schaltfläche Aufruf der Direkthilfe Demos zu Prorammabläufen

11 9.8.5 Beispiel für Einsteier RZ-Kommunikation Allemeine Hinweise Voreinstellunen in der RZ-Kommunikation Voreinstellunen für die DFÜ in Kanzlei- Rechnunswesen/Rechnunswesen Verwaltun der DFÜ-Aufträe in der RZ-Kommunikation Auswertunen online Was ist Auswertunen online? Wie kann auf Auswertunen online zueriffen werden? Einsatzmölichkeiten von Auswertunen online Steuerun des Nutzuns- und Auswertunsumfans mittels der Nutzunskontrolle online RZ-Auswertunsumfan von Auswertunen online Abrufen eines Kontoblattes über Auswertunen online Abruf der FIBU-Basisinformationen im Rechenzentrum direkt aus Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen mittels Auswertunen online Übersicht der Medien Auswertunen online Institutionsverwaltun Lösunen zu den Übunen Inhalt Teil II des Seminars/der Arbeitsunterlae Arbeitsplatz Eienoranisation Die Oberfläche Aufruf von Prorammkomponenten Schnellinfos Individuelle Konfiuration Ihres Arbeitsplatzes Aufruf von Auswertunen und Mustermappen Favoriten Stichwortverzeichnis

12 1 Allemeine Hinweise zu Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen 1 Allemeine Hinweise zu Kanzlei-Rechnunswesen/ Rechnunswesen 1.1 Überblick und Einbindun in die DATEV-Produktwelt 1.2 Die Bedeutun des Rechenzentrums bei Einsatz von Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen 1.3 Vorteile von Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen 1.4 Informationsmedien 1.5 Bedienun des Proramms 9

13 1 Allemeine Hinweise zu Kanzlei-Rechnunswesen/Rechnunswesen À Zu dieser Arbeitsunterlae Im ersten Teil der Unterlae lernen Sie die Grundlaen kennen, um mit Kanzlei- Rechnunswesen bzw. Rechnunswesen eine Finanzbuchführun zu erstellen. Nach der Einführun erhalten Sie einen Überblick über die Datenherkunft sowie die Bearbeitun der Stammdaten. Nach dem Buchen von Geschäftsvorfällen, erfahren Sie, wie Sie Ihre Buchführun anhand der Auswertunen abstimmen können. Zusätzlich erhalten Sie Informationen zum Datenaustausch zwischen PC und Rechenzentrum. Zahlreiche Handlunsanleitunen und Übunen eben Ihnen Geleenheit, Ihr neues Wissen zu festien. Ä Nach Durcharbeiten dieser Arbeitsunterlae können Sie: die Daten eines Mandanten aus dem Rechenzentrum holen, FIBU- und OPOS-Stammdaten eines Mandanten bearbeiten, Geschäftsvorfälle im Proramm buchen, die verschiedenen Gestaltunsmölichkeiten bei der Ausabe der Auswertunen vor Ort nutzen, Daten an das Rechenzentrum senden, den Abruf von Auswertunen aus dem Rechenzentrum vornehmen. Ä Nach Durcharbeiten dieser Arbeitsunterlae kennen Sie: die verschiedenen Einrichtunsmölichkeiten eines Mandanten im Proramm, die Mölichkeiten, die Buchführun anhand der Auswertunen abzustimmen, die verschiedenen Funktionen, die Ihnen zur Bestandsverwaltun vor Ort zur Verfüun stehen, die im Proramm interierte Hilfe. 10

14 2 Herkunft der Daten 2 Herkunft der Daten 2.1 Standarddaten 2.2 Anforderun von Mandantendaten aus dem Rechenzentrum 2.3 Bestandssicherun des steuerlichen Beraters einspielen Für Anwender von Rechnunswesen 2.4 Neuanlae eines Mandanten mit einer Offenen-Posten- Buchführun 31

15 2 Herkunft der Daten À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel werden verschiedene Mölichkeiten der Datenherkunft besprochen. Zunächst werden die Standarddaten behandelt. Sie lernen, wie Sie Standarddaten von der Proramm-CD oder vom automatisch installierten Standardverzeichnis- Ordner (KR_STD) einspielen oder aus dem Rechenzentrum anfordern. Danach wird die Anforderun von Mandantendaten aus dem Rechenzentrum besprochen. In diesem Zusammenhan erhalten Sie Informationen über den Datenumfan, der bei der Definition eines Holauftras festelet wird. Anwender von Rechnunswesen, deren PC keine DFÜ-Einrichtun hat, können den Datenbestand von ihrem Steuerberater übernehmen. In dem Kapitel wird beschrieben, wie Sie diesen Datenbestand in Rechnunswesen einspielen. Abschließend lernen Sie die Vorehensweise zur Neuanlae eines Mandanten kennen und haben die Geleenheit, die erworbenen Kenntnisse anhand eines Praxisbeispiels zu festien. Ä Nach diesem Kapitel können Sie: Standarddaten von der Proramm-CD oder KR_STD-Verzeichnis einspielen, Standarddaten aus dem Rechenzentrum holen, Mandantendaten aus dem Rechenzentrum holen, Bestandssicherunen einspielen, einen Mandanten neu anleen. Ä Nach diesem Kapitel kennen Sie: verschiedene Mölichkeiten der Datenherkunft, den Ablauf einer Datenanforderun von Standard-, Mandanten- und Kanzleidaten, den Assistenten, der Sie bei der Neuanlae von Mandanten unterstützt. 32

16 2 Herkunft der Daten 2.1 Standarddaten Für die Bearbeitun von Mandantenbeständen an Ihrem PC benötien Sie bestimmte Standarddaten. Diese werden von DATEV bei der Prorammbereitstellun mit auseliefert. Sie beinhalten u. a. Kontenrahmen, Zuordnunstabellen und Auswertunssteuerunsdaten. Nach der Installation des Proramms spielen Sie die benötiten Standarddaten von der Proramm-CD ein. Ist die Proramm-CD nicht verfübar, können Sie die Standarddaten von dem automatisch lokal installierten Standardverzeichnis LW:\DATEV\KONFIG\KR\ KR_STD einspielen oder enteltlich aus dem Rechenzentrum an Ihren PC übertraen. Eine Übersicht der derzeit an Ihrem PC vorhandenen Standarddaten erhalten Sie über Bestand Bestands-Manaer Standard Einspielen der Standarddaten von der Proramm-CD Â So spielen Sie Standarddaten von der Proramm-CD ein Voraussetzun: Kanzlei-Rechnunswesen bzw. Rechnunswesen ist eöffnet. 1. Leen Sie die aktuelle Proramm-CD in Ihr CD-ROM-Laufwerk. Das Autostart-Fenster der CD wird eöffnet. Schließen Sie dieses Fenster mit Beenden. 2. Wählen Sie Bestand Bestands-Manaer Standard. Das Dialofenster Bestands-Manaer Standard wird eöffnet. Es enthält eine Übersicht aller bereits vorhandenen Standarddaten. 33

17 2 Herkunft der Daten 3. Klicken Sie auf. Das Proramm durchsucht alle Datenpfade (ob Laufwerk lokal oder CD) nach dem Ordner KR_STD. Dieser Ordner beinhaltet die Standarddaten. Sie erhalten z. B. folenden Hinweis: 4. Klicken Sie auf, wenn die aktuellen Standarddaten von dem enannten z. B. CD-Pfad einespielt werden sollen. Ã Hinweis: Klicken Sie auf, wenn Sie keine aktuelle Proramm-CD zur Hand haben und sich der Ordner mit den Standarddaten auf einem anderen Laufwerk befindet. Wählen Sie in der folenden Laufwerksübersicht das entsprechende lokale Laufwerk mit Verzeichnis: LW\DATEV\KONFIG\KR\KR_STD. 5. Markieren Sie die zu übernehmenden Standarddaten. Ã Hinweis: Sie können mehrere Einträe leichzeiti markieren: + linke Maustaste = Markierun einzelner Einträe, + linke Maustaste = Markierun eines Bereichs, + = Markierun aller Standarddaten. 6. Starten Sie die Übernahme der Standarddaten mit. 7. Bestätien Sie nach dem Einspielen die Hinweismeldun mit. 8. Beenden Sie das Dialofenster Einspielen Standard mit. 9. Schließen Sie den Bestands-Manaer Standard. 34