98, 100, 0, 45 WORK-FLOW & DOKUMENTENMANAGEMENT. NTC-Vertragsmanager. So haben Sie Ihre Verträge und Fristen fest im Griff. Fakten statt Akten

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1 98, 100, 0, 45 WORK-FLOW & DOKUMENTENMANAGEMENT NTC-Vertragsmanager So haben Sie Ihre Verträge und Fristen fest im Griff Fakten statt Akten

3 NTConsult-Vertragsmanager Durch mangelhaftes Vertragsmanagement entstehen Unternehmen nach Experten-Schätzungen jährlich mehrere Millionen Euro Verluste. Die Praxis sieht oft so aus: Verträge laufen unnötig weiter, da Kündigungsfristen verpasst wurden, Wartungsverträge werden nicht beendet, obwohl die Geräte längst nicht mehr genutzt werden, Informationen müssen immer wieder aufs Neue mühsam aus Aktenordnern gesucht werden, usw. Meist werden diese Dokumente noch manuell und dezentral verwaltet und abgelegt. In jedem Unternehmen sind Verträge die maßgebliche Geschäftsgrundlage. Um so wichtiger ist eine strukturierte und übersichtliche Verwaltung, die den jeweils zuständigen Personen stets einen genauen Überblick über den aktuellen Vertragsbestand und -inhalt liefert. Mit dem NTC-Vertragsmanager ist dies kein Problem mehr. Aus Akten werden Fakten und Sie haben Ihre Verträge im Griff! Verträge werden zentral verwaltet, kontrolliert und archiviert, sind vielschichtig auswertbar und unternehmensweit durch Web-Technologie verfügbar. Die Erfassung einer Vielzahl von Vertragsarten erfolgt individuell und objektorientiert. Bewährte Office-Funktionalitäten, wie Aktivitäten, und Kalender ermöglichen eine Work-Flowgestützte Termin- und Fristenüberwachung mit automatischer Benachrichtigungsfunktion. Eine übersichtliche Cash-Flow-Darstellung macht Einnahmen und Kosten transparent. Durch Pflege von Kostenarten und Kostenstellen können die Beträge direkt zugeordnet werden. Eine Investition, die sich sofort bezahlt macht! Vorteile: Risikominimierung durch automatisierte Überwachung und Archivierung Qualitätssicherheit durch strukturierte Verwaltung und integrierte Genehmigungsprozesse Kostenersparnis durch Verlustminimierung und effizientes Arbeiten Produktivitätssteigerung durch Konzentration auf Kernkompetenzen Optimale Transparenz und Auswertbarkeit der Vertragsinhalte und Rahmenbedingungen Sicherheitsgewinn durch Dokumentenverschlüsselung und ausgereifte Benutzerverwaltung mit konsequenter Durchführung von Authentifizierungen und Zugriffskontrollen über definierte Rollen Technische Informationen: Web-Technologie Client-Server-Technologie für Windows, MAC, Unix Intra- und internettauglich Automatische und selektive Replikation Mandantenfähigkeit Einzelplatzlösung mit einfacher Sofortinstallation oder Multi-User-Varianten Datenbankintegration

4 Vertragsverwaltung Die Anzahl und Vielfalt von abgeschlossenen Verträgen gewinnt stetig an Komplexität. Mit dem NTC-Vertragsmanager können Sie folgende Vertragsarten objektorientiert erfassen: Kauf / Verkauf Leasing Lizenzen Rahmenverträge Beratung Personal Versicherungen Bürgschaften Miete/ Verträge Erfassen und überwachen Sie auch: Termine Fristen Aktivitäten Die Erfassung erfolgt über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Die Erfassungsmasken sind den spezifischen Anforderungen je nach Vertragsart angepasst. Neben allgemeinen Vertragsinformationen können auf Wunsch nahezu alle Detaildaten zu jedem Vertrag, jeder Anlage und jedem Partner hinterlegt werden. Selbstverständlich können Originaldokumente und beliebige Anhänge beigefügt werden.

5 Vertragsverwaltung Ein wichtiger Bestandteil des NTC-Vertragsmanagers ist die objektorientierte Erfassung und die Kostenstellen- und Kostenarten-Zuordnung der Verträge. Wenn die Verträge den betroffenen Dingen, z.b. Wartung für den Server Personen, z.b. Leasing-Fahrzeuge, Handys, Orten, z.b. Niederlassungen, Abteilungen zugeordnet werden, lassen Sie sich leichter verwalten und auswerten. Die Zuordnung von Kosten/Einnahmen nach Art und Kostenstelle gibt stets einen aktuellen Überblick und Vergleichbarkeit. Durch automatische Generierung der monatlichen Zahlungsströme ist der aktuelle Cash-Flow stets im Blick. Die Daten und Dokumente werden zentral gespeichert und stehen durch die verwendete Web-Technologie unternehmensweit jederzeit, je nach Zugriffsrecht, für Informationen, Entscheidungen und Auswertungen übersichtlich zur Verfügung. Eine Volltextrecherche ermöglicht die einfache Suche. Ein übersichtlicher Vertragsbestand sichert Ihnen eine optimale Verhandlungsposition mit Ihrem Vertragspartner, verringert den administrativen Aufwand und minimiert das unternehmerische Risiko.

6 Vertragscontrolling Mit dem NTC-Vertragsmanager ist die Kontrolle und Steuerung der Vertragsinhalte, Termine und Fristen, Limitbeschränkungen und der dazugehörigen Zahlungsströme einfach und übersichtlich gewährleistet. Anstehende Vertragsverlängerungen, -erneuerungen, -kündigungen und Zahlungstermine können durch automatische, work-flow-gestützte Benachrichtigungen nicht mehr übersehen werden. Die Wiedervorlage per an einen oder mehrere berechtigte Personen lässt keinen Termin mehr verpassen. Im Vorfeld zum Vertragsabschluss kann durch den mitgelieferten Work-Flow ein individuell gestalteter Genehmigungsprozess durchlaufen werden, so dass es gar nicht erst zu Kompetenzüberschreitungen kommen kann.

7 Vertragscontrolling Die Kostenarten- und Kostenstellen-Erfassung unterstützt die interne Zuordnung. Die übersichtliche Darstellung der Kennzahlen und Zahlungsströme ermöglicht jederzeit den Überblick und die Auswertbarkeit. Somit ist eine aktive Risikobewertung in Anlehnung an existierende Vertragsverhältnisse möglich und bietet eine Grundlage für zukünftige Entscheidungen. Mit dem Einsatz des NTC-Vertragsmanagers verringert sich das unternehmerische Risiko und Verluste können durch größere Transparenz und Überwachung maßgeblich minimiert werden.

8 Archivierung Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Dies trifft im Besonderen auf die Vertragsdaten zu. Der NTC-Vertragsmanager schafft diese Vorraussetzungen! Durch detaillierte Archivierungskriterien und individuelle Zeitplansteuerung erfolgt ein automatisierter Archivierungsprozess, der selbstverständlich alle Sicherheitsanforderungen erfüllt. Das Auffinden der archivierten Daten ist durch ausgereifte Suchfunktionalitäten unproblematisch. Mit dem NTC-Vertragsmanager archivieren Sie Ihre elektronischen Informationen sicher, geordnet und haben sie jederzeit im Zugriff.

9 Automatisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen durch das Vertragsmanagement Fast alle Abteilungen in einem Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette sind von diesem Thema betroffen. Jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement: Einkauf: Vertrieb: Rechtsabteilung: Controlling: Revision: Geschäftsführung: Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten, Maklern und Partnern Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden Einhaltung gesetzlicher sowie gesellschaftsrechtlicher Vorschriften (z. B. Einhaltung von Firmenrichtlinien) im Vertragswesen Aktive Risikobewertung in Anlehnung an existierende Vertragsverhältnisse Verbesserung der Audit-Fähigkeit über existierende Verträge sowie Transparenz aller Vertragsprozesse Aufbau und Optimierung des internen Kontrollsystems sowie Kostenreduzierungen auf Basis eingeschränkter und kalkulierbare Vertragsrisiken Die Bereitstellung einer Plattform für die Automatisierung, Feinabstimmung und Verwaltung komplexer Geschäftsprozesse trägt zur Erhöhung der Reaktionsfähigkeit der Mitarbeiter bei. Manuelle Prozesse können schneller, einheitlicher und mit weniger Fehlern ausgeführt werden, weil die Schritte vordefiniert und dokumentiert sind.

10 NTC-Vertragsmanager auf einen Blick Office-Funktionalitäten: Kontaktdaten und Stammdatenerfassung Kalender Aktivitäten Vertragsverwaltung: Unterschiedliche Erfassungsmasken für eine Vielzahl von Vertragsarten Objektorientierung Volltextsuche Anhang elektronischer Original-Dokumente Weitere, beliebige Datei-Anhänge möglich Kerninformationen auf einen Blick Controlling: Kosten- und Einnahmenübersicht Cash-Flow-Darstellung Kennzahlen-Übersichten Work-Flow gestützte Funktionalitäten: Termin- und Fristenüberwachung mit -Benachrichtigung Genehmigungsprozess Archivierung: Detaillierte Archivierungskriterien Automatischer Zeitplan Client und Serverarchivierung möglich Suchfunktionalitäten für einfaches Wiederfinden Erweiterungsoptionen: Portal-Anbindung Anbindung an komplexes Dokumentenmanagement Schnittstellenprogrammierung zu anderen Systemen Erweitertes Reporting

12 Process Time One Process Time Two NTConsult Informationssysteme GmbH Lanterstraße 9 D Dinslaken Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) workflow@ntconsult.de

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