Einsteigen in PERSUISSE 2. Das Menü Lohndaten 4. Das Menü Personen 5. Das Menü Dokumente 6. Das Menü Links 8. Das Menü Mailings 10

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1 Einsteigen in PERSUISSE 2 PERSUISSE Homepage 2 Anmelden im System 2 Passwort vergessen 3 Passwort ändern 3 Befehle der Menüleiste 3 Das Menü Lohndaten 4 Lohndaten anzeigen 4 Lohndaten bearbeiten 4 Lohndaten exportieren 5 Das Menü Personen 5 Personendaten anzeigen 5 Personendaten erfassen 6 Personendaten editieren und löschen 6 Das Menü Dokumente 6 Dokumente anzeigen 7 Dokumente suchen 7 Dokumente veröffentlichen 8 Dokumente löschen 8 Das Menü Links 8 Links anzeigen 9 Neuen Link erfassen 9 Links editieren 9 Links löschen 10 Das Menü Mailings 10 Mailnachrichten versenden 11 Dokumente an Mailnachricht anhängen 11 Das Menü Administration 11 Abmelden von PERSUISSE 12 Troubleshooting 12

2 1. Einsteigen in PERSUISSE Internetexplorer starten als URL-Adresse eintippen <Enter> drücken 1.1. PERSUISSE Homepage Die Homepage von PERSUISSE ist öffentlich zugänglich. Sprache auswählen (Deutsch / Französisch) 1.2. Anmelden im System Button <Login/Logout> klicken Persönliche -adresse als Benutzername eingeben Passwort eintippen Button <Login> klicken Die korrekte Anmeldung wird vom System bestätigt (siehe Punkt 1.5)

3 1.3. Passwort vergessen Auf den Hyperlink Passwort vergessen klicken Ein neues Fenster öffnet sich Persönliche -adresse eintippen Button <Passwort zusenden> klicken Das Passwort wird Ihnen auf dem normalen zugestellt Passwort ändern Anmelden im System (gem. Punkt 1.2) Hyperlink Passwort ändern anklicken Neues Passwort eintippen und bestätigen Button <Passwort ändern> klicken 1.5. Befehle der Menüleiste Wenn die Anmeldung im System erfolgreich war, wird der persönliche Desktop angezeigt. Gleichzeitig werden am oberen Fensterrand die verfügbaren Befehle der Menüleiste sichtbar, d.h.; Desktop Lohndaten Personen Dokumente Links Mailings Administration

4 2. Das Menü Lohndaten Menü Lohndaten anwählen Hier besteht die Möglichkeit, sich alle eingetragenen Lohndaten der Mitgliederinstitutionen anzeigen zu lassen Hyperlink Alle Lohndaten anzeigen klicken oder Lohndaten der eigenen Institution zu erfassen bzw. zu editieren Hyperlink Eigene Lohndaten editieren klicken oder Lohndaten für die Weiterverarbeitung (Statistik etc.) zu exportieren Hyperlink Lohndaten exportieren klicken 2.1. Lohndaten anzeigen Hyperlink Alle Lohndaten anzeigen klicken (siehe Punkt 2) Auswahl, welcher Status der Daten angezeigt werden soll. Es werden alle eingetragenen Lohndaten aller Mitgliederinstitutionen angezeigt. Die verschiedenen Stati werden unterschiedlich grau hinterlegt Lohndaten bearbeiten Hyperlink Eigene Lohndaten editieren klicken (siehe Punkt 2) Gewünschte Stati auswählen Entsprechenden Button <Edit> klicken Lohndaten einfüllen (gem. Anleitung) Bearbeiteter Datensatz löschen (Cancel) oder speichern (Update)

5 2.3. Lohndaten exportieren Hyperlink Lohndaten exportieren klicken (siehe Punkt 2) Button <Go> klicken Alle Daten des ausgewählten Jahres werden nun in ein csv-format exportiert. Taste F12 auf Ihrer PC-Tastatur bestätigen (oder <Datei> <Speichern unter...>) Nun kann die exportierte Datei auf dem persönlichen System gespeichert werden. Beim Speichern den Datei-Typ.XLS auswählen. 3. Das Menü Personen Menü Personen anwählen Hier besteht die Möglichkeit, sich alle Benutzer mit Zugriffsberechtigung anzeigen zu lassen Hyperlink Alle Personen anzeigen klicken oder zusätzliche Benutzer zu erfassen (max. 2 Personen pro Institution) Hyperlink Neue Person erfassen klicken oder eingetragene Benutzer zu löschen oder zu editieren Hyperlink Personen editieren und löschen klicken 3.1. Personendaten anzeigen Hyperlink Alle Personen anzeigen klicken (siehe Punkt 3) Es werden alle Systembenutzer aller Mitgliederinstitutionen angezeigt sowie deren Rolle in PERSUISSE (Administrator, Mitglied der Konferenz, keine spezifische Rolle). Mittels Mausklick auf die entsprechende -adresse kann Nachricht an eine ausgewählte Person geschickt werden.

6 3.2. Personendaten erfassen Hyperlink Neue Person erfassen klicken (siehe Punkt 3) Formular ausfüllen Daten speichern mit Button <Insert> Systembenutzer können neue Benutzer der eigenen Institution erfassen. Pro Institution dürfen maximal 2 Personen im System erfasst sein Personendaten editieren und löschen Hyperlink Personen editieren und löschen klicken (siehe Punkt 3) Ausgewählte Person editieren oder löschen Achtung: Beim Löschen einer Person erfolgt keine Sicherheitsabfrage, d.h., nach Betätigung des Buttons <Delete> sind die Daten unwiederruflich aus der Datenbank gelöscht. 4. Das Menü Dokumente Menü Dokumente anwählen Hier besteht die Möglichkeit, sich alle verfügbaren Dokumente pro Kategorie anzeigen zu lassen Hyperlink Alle Dokumente anzeigen klicken oder gezielt nach Dokumenten zu suchen Hyperlink Dokument suchen klicken oder neue Dokument in PERSUISSE aufzunehmen Hyperlink Dokument uploaden oder eigene Dokument aus dem System zu löschen Hyperlink Dokumente löschen

7 4.1. Dokumente anzeigen Hyperlink Alle Dokumente anzeigen klicken (siehe Punkt 4) Einschränkung der Auswahl durch Wahl der gewünschten Kategorie Dokumente der gewählten Kategorie werden aufgelistet. Mausklick auf eine Spaltenüberschrift Die Dokumente werden entsprechend den in dieser Spalte enthaltenen Kriterien sortiert. Anzeige weiterer Seiten der Liste Dokument auswählen und öffnen (Mausklick auf ein Dokument in erster Spalte) 4.2. Dokumente suchen Hyperlink Dokument suchen klicken (siehe Punkt 4) Suchbegriff(e) eingeben Button <Suchen> klicken Achtung: Es wird im gesamten Inhalt der Dokumente nach den Suchbegriffen gesucht. Es können mehrere Suchbegriffe eingegeben werden. Alle Wörter: Mit dieser Einstellung werden nur diejenigen Dokumente angezeigt, in denen alle eingegebenen Suchbegriffe enthalten sind. Beliebige Wörter: Mit dieser Einstellung werden alle Dokumente angezeigt, in denen mindestens einer der Suchbegriffe vorkommt.

8 4.3. Dokumente veröffentlichen Dokumentenkategorie auswählen Dokumentenbezeichnung eingeben Button <Durchsuchen> klicken Gewünschte Datei auswählen und mittels Mausdoppelklick übernehmen Hyperlink Dokument uploaden klicken Dokumentenkategorie: Es ist wichtig, dass das Dokument der korrekten Kategorie zugewiesen wird (siehe separate Konvention). Dokumentenbezeichnung: Die Dokumentenbezeichnung ist nicht identisch mit dem Dateinamen. Die Dokumentenbezeichnung muss für die Benutzer einen klaren Hinweis auf den Dokumenteninhalt geben Dokumente löschen Hyperlink Dokumente löschen klicken (siehe Punkt 4) Entsprechenden Button <Delete> klicken um die gewünschte Datei zu löschen Achtung: Beim Löschen einer Datei erfolgt keine Sicherheitsabfrage, d.h., nach Betätigung des Buttons <Delete> sind die Daten unwiederruflich aus der Datenbank gelöscht. Es können nur Dateien der eigenen Institution gelöscht werden. 5. Das Menü Links Menü Links anwählen Hier besteht die Möglichkeit, sich alle verfügbaren Links anzeigen zu lassen Hyperlink Alle Links anzeigen klicken oder neue Links zu erfassen Hyperlink Neuen Link erfassen klicken oder vorhandene Links zu löschen oder zu editieren Hyperlink Links editieren und löschen klicken

9 5.1. Links anzeigen Hyperlink Alle Links anzeigen klicken (siehe Punkt 5) Einschränkung der Auswahl durch Wahl der gewünschten Kategorie Dokumente der gewählten Kategorie werden aufgelistet. Dokument auswählen und öffnen (Mausklick) Die Liste der Dokumente kann mehrere Seiten enthalten. Auswahl der entsprechenden Seite mittels Mausklick Neuen Link erfassen Hyperlink Neuen Link erfassen klicken (siehe Punkt 5) Prägnante Beschreibung des Link-Inhaltes URL eingeben ( ) Der entsprechenden Link-Kategorie zuweisen Button <Insert> klicken 5.3. Links editieren Hyperlink Links editieren und löschen klicken (siehe Punkt 5) Button <Edit> für den zu ändernden Eintrag klicken Gewünschte Änderung vornehmen Button <Update> klicken und Link abspeichern Vor dem Abspeichern kann die aktuelle Bearbeitung mittels Button <Cancel> rückgängig gemacht werden.

10 5.4. Links löschen Hyperlink Links editieren und löschen klicken (siehe Punkt 5) Entsprechenden Button <Delete> klicken um den gewünschten Link zu löschen Achtung: Beim Löschen eines Links erfolgt keine Sicherheitsabfrage, d.h., nach Betätigung des Buttons <Delete> ist der Link unwiederruflich aus der Datenbank gelöscht. 6. Das Menü Mailings Menü Mailings anwählen Die Adressaten können nach folgenden Kriterien in die Adresszeile übernommen werden: Button <Alle Mitglieder hinzufügen> klicken (alle Mitglieder der Konferenz) oder Button <Mitgliedskantone hinzufügen> klicken (Konferenzmitglieder aller Kantone) oder Button <Mitgliedsstädte hinzufügen> klicken (Konferenzmitglieder aller Städte) oder hinzufügen einzelner Adressen mittels Add Neben dem normalen Nachrichtentext können einem Mail noch maximal 3 Beilagen angehängt werden: Button <Durchsuchen> klicken Gewünschte Datei auswählen und mittels Mausdoppelklick übernehmen Anmerkung Die Empfänger erhalten die Mail-Nachricht in ihrem Standard-Postfach (Outlook etc.)

11 6.1. Mailnachrichten versenden Menü Mailings anwählen Adressaten hinzufügen Betreff einfügen Nachrichtentext erfassen evtl. Dokument anhängen Button <Mail versenden> klicken 6.2. Dokumente an Mailnachricht anhängen Menü Mailings anwählen Button <Durchsuchen> klicken Gewünschte Datei auswählen und mittels Mausdoppelklick übernehmen Anmerkung: Es können maximal 3 Dateianhänge begefügt werden. 7. Das Menü Administration Im Menü Administration sind nur Administratoren zugriffsberechtigt. Die vorhandenen Funktionalitäten entsprechen dem übrigen Menü. Administratoren haben jedoch die Berechtigung, Daten von allen Institutionen zu erfassen und/oder zu mutieren.

12 8. Abmelden von PERSUISSE Menü Login/Logout anwählen Button <Logout> klicken Die korrekte Abmeldung wird vom System bestätigt (analog zur korrekten Anmeldung) Troubleshooting Im Problemfall bitte immer zuerst gemäss nachstehender Graphik und Massnahmeliste das Problem eingrenzen. Im Kontakt mit einem PERSUISSE-Administrator ist es hilfreich, auf die entsprechende Nummer zu verweisen, wo das Problem auftritt. Adressen Administratoren Finanzdepartement Aargau Abt. Personal und Organisation Peter Kyburz Telefon

13 Prüfpunkte Fehler Nr. Massnahmen Internet / Login 100 URL auf korrekte Schreibweise überprüfen Mit anderer URL, z.b. überprüfen, ob Internet allgemein zugänglich ist Fragen Sie den Systembetreuer der eigenen Institution 101 Benutzername korrekt eingeben (eigene -adresse) Passwort korrekt eingeben Passwort vergessen neues Passwort anfordern Lohndaten 200 Weiterer Versuch nach erneutem Login 201 Korrekte Auswahl der gewünschten Daten (Budget, Entscheid Regierungsrat, Entscheid Grossrat) 202 Korrekte Auswahl der gewünschten Daten (Budget, Entscheid Regierungsrat, Entscheid Grossrat) Button <Edit> betätigen Mit Button <Cancel> nicht gespeicherte Daten löschen Nach dem Editieren Button <Update> betätigen Personen 300 Weiterer Versuch nach erneutem Login 301 Weiterer Versuch nach erneutem Login 302 Cursor in entsprechendes Feld setzen (Cursor ist sichtbar und blinkt) Evtl. Fehlermeldung beachten 303 Button <Edit> betätigen, dann editieren Editierte Daten mit Button <Update> speichern Button <Cancel> funktioniert nur bei noch nicht gespeicherten Daten

14 Prüfpunkte Fehler Nr. Massnahmen Dokumente 400 Weiterer Versuch nach erneutem Login 401 Andere Kategorie wählen (evtl. keine Dokumente in gewählter Kategorie vorhanden) 402 Option Alle Wörter wählen Anderer Suchbegriff (Schreibweise beachten!) eingeben 403 Button <Durchsuchen> klicken, Datei anwählen und mittels Maus-Doppelklick übernehmen Evtl. Fehlermeldung beachten 404 Button <Durchsuchen> klicken, Datei anwählen und mittels Maus-Doppelklick übernehmen Evtl. Fehlermeldung beachten Links 500 Weiterer Versuch nach erneutem Login 501 Andere Kategorie wählen (evtl. keine Links in gewählter Kategorie vorhanden) 502 Format der URL-Adresse überprüfen Evtl. Fehlermeldung beachten Button <Insert> klicken 503 Button <Edit> klicken Maus-Cursor in zu editierendes Feld stellen Mit Button <Cancel> noch nicht gespeicherte Daten löschen Nach dem Editieren Button <Update> betätigen 504 Button <Delet> klicken

15 Prüfpunkte Fehler Nr. Massnahmen Mailings 500 Weiterer Versuch nach erneutem Login 501 Weiterer Versuch mit anderen Adressaten 502 Button <Durchsuchen> klicken, Datei anwählen und mittels Maus-Doppelklick übernehmen Evtl. Fehlermeldung beachten 503 Fehlermeldung beachten

16 Troubleshooting Troubleshooting PERSUISSE Internet Internet / Login Sonstiges 1 Internet / Login Homepage Persuisse sichtbar? 2 ja Benutzername und Login erfolgreich? i. O. Passwort Sonstiges nein (Nr. 100) nein (Nr. 101) Lohndaten Lohndaten Menü Lohndaten funktioniert? alle Anzeige eigene Editieren ja Lohndaten ja Lohndaten i. O. anzeigen editieren nein (Nr. 200) nein (Nr. 201) nein (Nr. 202) Personen Personen Menü Personen funktioniert? alle Personen Anzeige neue Erfassen Personen Editieren ja ja anzeigen Personen ja editieren und i. O. erfassen löschen nein (Nr. 300) nein (Nr. 301) nein (Nr. 302) nein (Nr. 303) Dokumente Dokumente Menü Dokumente funktioniert? alle Anzeige Dokument Dokument Dokument Upload ja Dokumente ja ja ja suchen gefunden? uploaden funktioniert? anzeigen Dokument löschen Dokument gelöscht? i. O. nein (Nr. 400) nein (Nr. 401) nein (Nr. 402) nein (Nr. 403) nein (Nr. 404) Links Links Menü Links funktioniert? alle Links Anzeige Neuen Link Erfassen Editieren ja ja ja anzeigen erfassen Link editieren ja Link löschen Link gelöscht? i. O. nein (Nr. 500) nein (Nr. 501) nein (Nr. 502) nein (Nr. 503) nein (Nr. 504) Mailings Mailings Menü Mailings funktioniert? Dokumente Adressaten hinzufügen Dokumente anhängen Mail Versand ja ja ja i. O. hinzufügen anhängen versenden nein (Nr. 600) nein (Nr. 601) nein (Nr. 602) nein (Nr. 603)

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