Finanzbuchhaltung im SAP

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1 Finanzbuchhaltung im SAP am Beispiel eines Beschaffungsprozesses MMag. Renate Galler / EFP Consulting Gastvortrag TU Graz, 27. Oktober 2004

2 Ziel der Veranstaltung Allgemeine Kenntnisse über SAP erwerben Beschaffungsprozess im SAP aus Sicht der Finanzbuchhaltung nachvollziehen

3 Inhalte Vorstellung MMag. Renate Galler Einführung in die Lösungen von SAP Überblick Finanzbuchhaltung Vorstellung EFP-Consulting-Gruppe Demo integrierter Beschaffungsprozess aus Sicht der Finanzbuchhaltung

4 Vorstellung MMag. Renate Galler

5 Vorstellung Renate Galler (MMag.) Studium Wirtschaftspädagogik und Betriebswirtschaftslehre; Seit 2003 Studium Doktorat der Betriebswirtschaftslehre Berater bei EFP Consulting (seit 1997) in den Bereichen Organisationsentwicklung Rechnungswesen, Treasury Trainerausbildung

6 Einführung in die Lösungen von SAP Überblick Finanzbuchhaltung

7 Betriebswirtschaftliche Lösungen von SAP SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte SAP bietet Softwarelösungen wie z.b.: Finanzwesen Personalwirtschaft Logistik Branchenlösungen für die meisten betriebswirtschaftlichen Anforderungen SAP AG 2001

8 SAP-Lösungen: Beispiele Im Bereich Finanzwesen werden Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Controlling, Investitionsmanagement, Treasurymanagement und Unternehmenscontrolling verwaltet Im Bereich Logistik werden Prozesse wie Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Instandhaltung, Produktdatenmanagement und Projektmanagement verwaltet Im Bereich Personalwirtschaft werden Prozesse wie Personalabrechnung, Arbeitgeberleistungsverwaltung, Zeitwirtschaft, Einsatzplanung und Employee Self-Service verwaltet SAP AG 2001

9 Rechnungswesen: Architektur Rechnungswesen: Architektur EC Profit Center Unternehmens- Controlling EIS Konsolidierung Unter- nehmensplanung TR TREASURY Zahlungsmittel Treasury Finanzmittel FI FINANZWESEN Hauptbuch Debitoren/ Kreditoren Anlagen Konsolidierung CO CONTROLLING Gemeinkosten Produktkosten Ergebnis FI IM Investitions-Management R SAP AG

10 Strategien, Initiativen und Lösungen mysap.com EnjoySAP Branchenlösungen Customer Relationship Management E-Commerce Supply Chain Management Business Intelligence SAP AG 2001

11 Strategien, Initiativen und Lösungen mysap.com ist die Internet-Unternehmensstrategie von SAP. Sie umfasst webgestützte Anwendungen und Dienstleistungen, die es Unternehmen ermöglichen, an der Internetwirtschaft teilzuhaben. EnjoySAP ist eine SAP-Initiative, die außerordentliche Verbesserungen der Einsatzfähigkeit der SAP-Landschaft bietet, wie z.b. ein verbessertes visuelles Design, die Integration von Informationen in immer weniger Bilder, eine einheitliche Navigation und eine personalisierte, rollenspezifische Benutzungsoberfläche. E-Commerce-Lösungen schaffen eine webgestützte Vernetzung zwischen Unternehmen, deren Kunden, Partnern und Lieferanten. Die Branchenlösungen von SAP sind Zusatzanwendungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse bestimmter Branchen oder Arten von Unternehmen wie z.b. Aerospace & Defense zugeschnitten sind. Customer Relationship Management umfasst die effektive und profitable Verwaltung von Kundenbeziehungen während des gesamten Lebenszyklus eines Verkaufs. Supply Chain Management erweitert die IT-Umgebung um Optimierungs- und Ausführungsfunktionen und geht dabei über die bloße Planung hinaus. Business Intelligence ist ein auf dem neuesten Stand der Technik operierende, durchgängige Lösung zu Data Warehousing und Datenauswertung. Sie bietet Wissensarbeitern schnellen Zugriff auf betriebswirtschaftliche Informationen, die dem SAP-System oder anderen Unternehmensanwendungen oder externen Quellen entstammen.

12 Vorstellung der EFP Consulting Gruppe We make organisations run better

13 Firmenprofil Organisation Prozesse - Informationstechnologie EFP Consulting GmbH, eine der führenden österreichischen Beratungsgesellschaften 1985 Unternehmensgründung durch Mag. Gert Eggenhofer und Mag. Andreas Frech Expansion in die Länder CH, DE, FR, SK, CZ, PL Standorte in Österreich Wien, Bischofshofen 300 Kunden werden in acht Ländern von 250 Mitarbeitern betreut 28,5 Mio Umsatz erwirtschaftete die EFP Gruppe im Geschäftsjahr 2003

14 Standorte der EFP Gruppe Deutschland Frankfurt Frankreich Paris Kroatien Zagreb Österreich Wien Graz Klagenfurt Bregenz Bischofshofen Polen Kraków Schweiz Bern Nyon Wil Slowakei Zilina Bratislava Tschechien Prag Olomouc

15 Steigerung / Optimierung von... Menschen und Organisation Prozessproduktivität IT-Ressourcen Organisationsberatung Ausrichtung auf Unternehmensziele Entwicklung interner Potentiale Prozessdesign Prozessberatung Betriebswirtschaftliche Fachberatung Technische Fachberatung Systemintegration Systemmigration Implementierung von SAP und mysap.com Branchenlösungen Aktive Unterstützung von Veränderungsprozessen

16 Unsere Kunden... Energieversorger Öffentliche Verwaltung und Non-Profit Organisationen Finanzdienstleister Industrie Gesundheitswesen

17 Auszug Referenzliste Stadt Wien, Stadt Graz, Stadt Innsbruck, Stadt Linz, Stadt Wels (A) Land Steiermark, Land Oberösterreich (A) Stadt Magdeburg, Stadt Kassel, Stadt Baunatal, Stadt Suhl (D) Landkreis Altenburger Land (D) KAGes Steiermärkische Krankenanstalten GmbH (A) AUVA Allgemeine Unfallversicherungs-Anstalt (A) Vienna International Airport (A) Joanneum Research ForschungsgesellschaftmbH (A) Pensionsversicherungsanstalt (A) Umdasch AG (A) OMV AG (A) Schindler Aufzüge und Fahrtreppen AG (A) Ascom Austria GmbH (A) Vorarlberger Kraftwerke AG, Bregenz (A) TIWAG (Tiroler Wasserkraftwerke AG) (A) EnBW Energie-Vertriebsgesellschaft mbh, Stuttgart u. Wien (D, A) VEG Vorarlberger Erdgas GmbH, Dornbirn (A) Städtische Klärwerke Köln (D) Städtisches Wasserwerk Dornbirn (A) Stadtwerke Essen (D) Wiener Stadtwerke (A) Wienstrom GmbH (A) Wien Energie Gasnetz GmbH (A) STEWEAG-STEG (Steirische Wasserkraft- u. Elektrizitäts-AG) (A) Linz AG (A) Wasserwerke Zug (CH) Kaba GmbH (A) Frantschach Packaging AG (A) Wenzel Logistics GmbH (A)

18 Beispiel Beschaffungsprozess

19 Beispiel Beschaffungsprozess Kauf von 1 Stück Rechenmaschine á 100,-- (exkl. 20% Ust) Frage: Aus welchen Teilschritten besteht ein Beschaffungsprozess?

20 Teilprozesse 1. Bestellung anlegen 2. Wareneingang prüfen und buchen 3. Rechnungseingang prüfen und buchen 4. Zahlung durchführen 5. Kontoauszug buchen (in elektronischer Form)

21 SAP Maske

22 Teilprozesse

23 1. Bestellung anlegen

24 Eingabe Kontierungstyp, Materialnummer, Menge, Lieferdatum,... Daten wie Sachkonto, Preis werden automatisch ermittelt

25 2. Wareneingang prüfen und buchen

26 Eingabe der Bestellnummer und Lieferscheinnummer

27 Daten bestätigen (Daten werden aus Bestellung übernommen) und sichern

28 Buchhaltungsbeleg wird automatisch erzeugt

29 Kostenrechnungsbeleg wird automatisch erzeugt: Auftrag und Kostenstelle werden belastet

30 Bestellentwicklung kann angezeigt werden

31 3. Rechnungseingang prüfen und buchen

32 Eingabe von Rechnungsdatum, Nummer der Eingangsrechnung, Bruttobetrag, Bestellnummer

33 Bestätigung der Eingabe: Daten werden aus Bestellung übernommen

34 Buchhaltungsbeleg wird automatisch erstellt

35 Bestellentwicklung kann analysiert werden

36 4. Zahlung durchführen

37 Zahlung maschinell durchführen

38 Folgende Buchung wird automatisch erzeugt

39 Datenträger Automatisch erzeugter Datenträger wird mittels Telebanking an die Bank weitergeleitet.

40 5. Kontoauszug buchen

41 Erhalt des Kontoauszuges Der Kontoauszug wird in elektronischer Form (MT940) aus dem Telebanking heruntergeladen und in SAP eingelesen.

42 Folgende Buchung wird automatisch erzeugt

43 Konklusion Integriertes Managementinformationssysteme erfordert fachübergreifendes Wissen der Führungskräfte!

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