DIE AUF ELEKTRONISCHEM WEG

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1 DIE AUF ELEKTRONISCHEM WEG Notwendigkeit - Umsetzung - Nutzen von Mag. Ing. Markus Oman und Mag. Peter Groschedl VERLAG ÖSTERREICH Wien 2010

2 INHALTSVERZEICHNIS 1 Was ist der Nutzen dieses Buches und somit das Ziel? Die drei treibenden Kräfte des Themas erechnung Überblick über die Materie Herausforderungen Muss ich es tun? Was muss ich tun? Wann muss ich es tun? Welche Technik benötige ich? Brauche ich ein teures Archivsystem? Hafte ich für Probleme bei meinen Kunden? Hafte ich für Fehler meiner Lieferanten? Ist der Ausdruck oder das File das Original? Ich arbeite im Gutschriftverfahren - was gilt hierbei? Was sind die Kosten? Was ist mein Nutzen? Grundbegriffe Institutionen RTR A-Trust 16 2 Betriebswirtschaftlich sinnvolles Vorgehensmodell Prozesse im derzeitigen Alltag Nutzen Angebotene Dienste 24 3 Verstehen der gesetzlichen und somit auch steuerrechtlichen Anforderungen Aufsicht in Österreich 29

3 3.2 EU Vorgaben gemeinschaftsrechtliche Vorgaben zur elektronischen Rechnungslegung Österreichische Gesetze und Normen Umsetzung in Österreich / Umsatzsteuerliche Anwendungsvoraussetzungen BAO Aufbewahrung / weitere Verpflichtungen Umsatzsteuergesetz Umsatzsteuerrichtlinien Elektronische Rechnung Verordnung Erlass Signaturgesetz Übermittlung von Rechnungen mit elektronischer Signatur EDI elektronischer Datenaustausch Elektronische Rechnung ohne Signatur bzw. nicht isd SigG Verstehen der Technik Das generelle Prinzip Fachbegriffe Übersicht der Signaturarten Fortgeschrittene Signatur Sichere Signatur = Qualifizierte elektronische Signatur Einzelsignatur Technische Umsetzung in Kleinunternehmen Massensignatur Technische Umsetzung in größeren Unternehmen Plattformen 47 5 Erläuterung eines real umgesetzten erechnungs-systems Exkurs Scannen von Papierrechnungen 57 7 Grenzüberschreitende erechnungen 59 8 erechnungen in Deutschland Anforderungen an das e-invoicing in Deutschland Übersicht über die gesetzlichen Anforderungen des e-invoicing in Deutschland Wie streng ist die Prüfung der Finanzverwaltung? 65

4 8.4 Wie entwickelt sich das e-invoicing in Deutschland? Ausblick der erechnung in Deutschland 66 9 Meinungen zur erechnung Interview mit A-Trust Geschäftsführer Michael Butz Erfahrungen mit erechnung aus der Sicht der Steuerbehörden Exkurs earchiv earchiv für EPU und KMU Was sind die typischen Fragestellungen zum Thema earchiv? Was ist der Nutzen von effizienten und ordnungsgemäßen earchiven? Gesetze und Normen zu earchiven Anforderungen, die man bedenken sollte Lösungsansatz für effiziente und ordnungsgemäße earchive Evaluierung der Vorbedingungen IST Situationserfassung Langzeitarchiveriung Analyse des elektronischen Archivsystems Beispiel-Prozesse Abschluss Ausblick aus der Sicht der Steuergesetzgebung Ausblick erechnung auf europäischer Ebene Richtlinienvorschlag (COM(2009) 21 final) European Commission Expert Group on e-invoicing erechnungs-standards Ausblick aus der Sicht der WKO Übersicht über die Produkte und Anbieter eblnterface Online (ehem. WebForms) eblnterface Plugin für Microsoft Word eblnvoice-rechnungseingangsbuch (ebre) -Version avedium (Avenum) BEST*FIBU; BEST*FAKT (BERTEL-SOFTWARE) BMD NTCS (BMD) 109

5 13.7 ebilling Service (Telekom Austria) e-rechnung (EBPP) e-sign for SAP Solutions (rit edv-consulting) flexdoc (GRZ) hotbill; hotlnvoice (bdc) inndata Interchange (Inndata Datentechnik) Infoworx Suite (Infoworx Haindl) SIGNificant (xyzmo) ski P 5 (skip5 Software) WINLineFAKT (Mesonic) Schlusswort Anhang Umsatzsteuerrichtlinien RZ 1559 und eine Information des BMF aus dem Jahr Lexikon der wichtigsten Begriffe rund um die Signatur Abbildungsverzeichnis CV der Autoren Markus Oman Peter Groschedl 191