Anonymisierte Version

Transkript

1 Lohnadministration im Kanton Zürich Abschlussbericht Ergebnis-Benchmarking Anonymisierte Version Dieser Bericht zeigt die Resultate des Ergebnis-Benchmarkings der Lohnadministration im Kanton Zürich auf. Er geht an die Beteiligten der wif!-gremien, das Personalamt des Kantons Zürich und die Mitglieder des Personaldienstrapports. Statistisches Amt des Kantons Zürich Bleicherweg 5, CH-8090 Zürich Telefon benchmarking@statistik.ji.zh.ch Internet

2 Inhaltsverzeichnis Management Summary Rechtliche Grundlagen Durchführung der Befragung Resultate zum Kernprozess Lohnadministration Zusammenfassung der Ergebnisse Beurteilung und Empfehlung Befragung zur Lohnadministration...8 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Art des Unternehmens...9 Abbildung 2: Abbildung 3: Abbildung 4: Abbildung 5: Abbildung 6: Abbildung 7: Abbildung 8: Abbildung 9: Für die Lohnadministration zuständiger Bereich...10 Organisation der Lohnabrechnung...11 Anzahl Mitarbeiter in der Lohnadministration...12 Jährliches Budget der Lohnadministration...13 Durch wen erfolgt die Datenverarbeitung?...14 Häufigkeit der Abrechnung...16 Anzahl Tage vor Lohnabrechnung, welche die Daten im System erfasst sein müssen...17 Bearbeitung ausserordentlicher Abrechnungen...19 Abbildung 10: Anteil der gesamten Lohnadministrations-Bearbeitungszeit, der auf Verarbeitung von Hand entfällt...20 Abbildung 11: Positionen im Bereich Lohnadministration...22 Seite 2 von 22

3 Management Summary Das Konzept dieser Untersuchung baut auf die Möglichkeiten der öffentlichen Internet-Befragung auf. Mit TBE stand ein leistungsfähiger Provider solcher Dienstleistungen zur Verfügung. Es wurden auf diesem Wege 79 Organisationen weltweit befragt. Dabei wurden weder typisch schweizerische noch verwaltungsspezifische Aspekte des Prozesses berücksichtigt, sondern nach der Best Practice in der Lohnadminstration gesucht. Auf dieser Basis können folgende Schlüsse gezogen werden: Die Lohnabrechnung im Kanton Zürich ist zu teuer, zu langsam und zu arbeitsintensiv. Zentralisierung der Abrechnung und die Steigerung des Anteils an automatisch verarbeiteten Abrechnungen sind die Schlüsselveränderungen, die es anzustreben gilt. Der (vorsichtig geschätzte) Aufwand von 1,7 Millionen Franken jährlich (nur IT und Personal, ohne Briefe und Frankaturen) wäre durchaus zu halbieren. Dies zeigt der Vergleich mit den 'Best in Class' der obigen Untersuchung. Um dieses Ziel zu erreichen sind jedoch auch Investitionen erforderlich. Der vermehrte Gebrauch des Internets für die Zustellung von Lohnabrechnungen (statt der Post) wäre zu prüfen. Weitere Abklärungen auf Prozessebene scheinen sinnvoll. Seite 3 von 22

4 1 Rechtliche Grundlagen Die folgenden rechtlichen Grundlagen definieren den Handlungsraum des Projektes Benchmarking (BM): RRB vom 28. Juli 1999 Grundsätze wif!-projektorganisation Neue Querschnitt-Projekte, darunter Benchmarking: Auf der Grundlage des 5-Ebenen-Modells sollen für jeden Bereich mehrere Kennzahlen vorhanden sein, die ein abgerundetes Bild über die Leistungs- und Kostenentwicklung sowie den Vergleich mit gleichartigen Leistungsträgern vermitteln. BM soll breit und allgemein gefördert werden, da die damit erhaltenen Vergleichsdaten Wirkungssteigerungen und Kostensenkungen erlauben, die den zeitraubenden und anspruchsvollen Aufbau des BM rechtfertigen. Weil mit BM ein Rahmen zur Datenerfassung bereitgestellt wird, wird das Projekt dem Statistischen Amt übertragen. Der wif!- Ausschuss soll abklären, ob qualitative Aspekte ins BM-Projekt integriert oder separat in einem Projekt Qualitätsmanagement betrachtet werden sollen. RRB vom 8. März 2000 Bewilligung Projektkredite und Tranchen für das Jahr 2000 RRB vom 15. März 2000 Genehmigung wif!-projekte 10. Serie, darunter Benchmarking (Projekt-Nr. 66/2120). Projekt-Ziele & - Nutzen. Das Benchmarking basiert in seiner Arbeits- und Vorgehensweise auf dem Code of Conduct (siehe einer international gültigen Richtlinie für Benchmarking- Projekte. Das Querschnittsprojekt Benchmarking bringt den Verwaltungseinheiten folgende Vorteile: Gemeinsame Methodik, die den Verwaltungseinheiten durch das wif!-projektteam zur Verfügung gestellt wird Gemeinsames Benchmarking-Verständnis in der Verwaltung des Kantons Zürich (gemeinsame Sprache) Die Teilprojekte profitieren im Rahmen der Begleitung und des Coaching von den spezialisierten Fachkräften des wif!-projektteams. Das gemeinsame Vorgehen im Rahmen des wif!-projektes stellt eine Einsparung der personellen und finanziellen Ressourcen sicher, da nicht in jeder einzelnen Verwaltungseinheit die Grundlagen des Benchmarkings neu erarbeitet werden müssen. Trotz des zentralen Supports ist das Benchmarking-Projekt dezentral ausgerichtet. Die Verwaltungseinheiten bestimmen selbst, welche spezifischen Ziele im Projekt verfolgt werden. Seite 4 von 22

5 2 Durchführung der Befragung Initiant der Befragung: William M. Mercer Befragungszeitpunkt: Bis zum 9. Oktober 2001 Methode: Internet-Befragung via The Benchmarking Exchange (TBE) ( Der Kanton Zürich hat als Teilnehmer an dieser Befragung teilgenommen und erhält im Gegenzug eine Auswertung der eingegangenen Antworten sämtlicher Benchmarkingpartner. Rücklauf: 79 auswertbare Antworten TBE: The Benchmarking Exchange (TBE) wurde 1991 gegründet und ist eine internationale Vereinigung, die über 44'000 Mitglieder aus 79 Ländern umfasst (Stand Februar 2002). Sie bietet ihren Mitgliedern via Internet verschiedene Dienste im Bereich Benchmarking an, darunter die Möglichkeit Befragungen durchzuführen. Kontaktpersonen: Person / Amt Adresse Telefonnummer Personalamt Info not public Info not public Info not public Info not public Info not public Info not public Statistisches Amt des Kantons Zürich Michael Friedman michael.friedman@statistik.ji.zh.ch Michael Ryl michael.ryl@statistik.ji.zh.ch Sabine Klein sabine.klein@statistik.ji.zh.ch Seite 5 von 22

6 3 Resultate zum Kernprozess Lohnadministration Der Kernprozess Lohnadministration wurde gemeinsam mit 79 anderen Unternehmen verglichen. Davon stammten 42 aus den USA und zehn aus Europa. Sieben der Befragten waren Betriebe der öffentlichen Verwaltung. 14 Betriebe hatten mehr als 10'000 Angestellte. Sechs Betriebe hatten mehr als 50 Angestellte im Bereich der Lohnadministration (inkl. Kanton Zürich). Aufgrund der Internet Befragung im Rahmen einer TBE 1 Untersuchung, konnten in Bezug auf die Lohnadministration einige Erkenntnisse gewonnen werden; diese sind im folgenden Kapitel zusammenfassend dargestellt. 3.1 Zusammenfassung der Ergebnisse 1. Im Gegensatz zur kantonalen Verwaltung Zürich wird in den meisten (55) der 79 befragten Unternehmen die Lohnadministration zentral geführt. 2. 'Best Practice' in dieser Untersuchung, waren totale Kosten bei der Lohnadministration von unter 150 CHF pro Jahr und Person. Dies entspricht weniger als einem Drittel des Wertes der Kantonalen Verwaltung. Dies obwohl viele der beteiligten Unternehmen auch noch Steuern und/oder Krankenkassenbeiträge abzurechnen haben. 3. People Soft und SAP (je 10% Anteil) sind die gebräuchlichsten Informationssysteme zur Lohnabrechnung. Ansonsten sind Eigenentwicklungen oder Adaptionen bei einem Viertel der Befragten in Gebrauch. 4. Gut die Hälfte der Befragten (54%) benutzen dieselbe Informatiklösung für die Lohnabrechnung sowie für das Personalmanagement. Gut ein Drittel (35%) benutzen getrennte Systeme. Die übrigen machen keine Angaben. 5. Eine Eingabe am Vortag reichte bei einem Drittel der Befragten bereits zur Lohnzahlung zum nächsten Zahltag. Bei der Hälfte reichten zwei Tage. Die kantonale Verwaltung ist mit Ihren 10 Tagen Wartezeit fast ganz am Schluss der Befragten. 6. Mit seinen nicht vorhandenen Web-Services in der Personaladminstration befindet sich der Kanton in Gesellschaft von drei Vierteln der Befragten. Trotzdem stellt sich die Frage, ob es nicht möglich wäre Abrechnungen auf dem Internet bereitzustellen. Das Einsparungspotential ist nach Wegfall der Pauschalfrankatur beträchtlich. Spesenabrechnungen oder Zeiteingaben sind weitere genannte Möglichkeiten die via Internet getätigt und verbucht werden. 7. Rund die Hälfte der Befragten hat die Möglichkeit, rückwirkende Veränderungen automatisch abzurechnen. Was die manuelle nachträgliche Abrechnung an Aufwand mit sich bringt, wissen wir spätestens seit der Anpassung der Löhnen im Pflegebereich. 8. Mit 2/3 der Zeit, die unsere Lohnadministration für manuelle Abläufe aufwendet, ist sie fast das Schlusslicht aller Befragten. Nur drei Prozent der Befragten benötigen noch mehr Zeit dafür. 9. Nur bei 42 % der Befragten benutzen (fast) alle Angestellten eine Bankkontoverbindung. Viele (amerikanische) Unternehmen stellen auch noch grösserer Mengen an Checks aus. Dies ist für den Kanton eigentlich eine zusätzliche Vereinfachung der Abrechnung. 1 TBE - The Benchmarking Exchange: Eine internationale Vereinigung professioneller Benchmarker Seite 6 von 22

7 Darüber hinaus ist beim Kanton mit weniger Fluktuation und auch mit weniger flexiblen Löhnen zu rechnen. Einzig die wahrscheinlich häufigere Änderung des Beschäftigungsgrades ist hier zu berücksichtigen. Das höhere Lohnniveau der Angestellten in der Lohnadministration sorgt für einen relativ hohen durchschnittlichen Kostenfaktor. Jedoch stehen höhere Löhne (meist) auch für höhere Produktivität. 3.2 Beurteilung und Empfehlung Das Konzept dieser Untersuchung baut auf die Möglichkeiten der öffentlichen Internet-Befragung auf. Mit TBE stand ein leistungsfähiger Provider solcher Dienstleistungen zur Verfügung. Es wurden auf diesem Wege 79 Organisationen weltweit befragt. Dabei wurden weder typisch schweizerische noch verwaltungsspezifische Aspekte des Prozesses berücksichtigt, sondern nach der Best Practice in der Lohnadminstration gesucht. Auf dieser Basis können folgende Schlüsse gezogen werden: Die Lohnabrechnung im Kanton Zürich ist zu teuer, zu langsam und zu arbeitsintensiv. Zentralisierung der Abrechnung und die Steigerung des Anteils an automatisch verarbeiteten Abrechnungen sind die Schlüsselveränderungen, die es anzustreben gilt. Der (vorsichtig geschätzte) Aufwand von 1,7 Millionen Franken jährlich (nur IT und Personal, ohne Briefe und Frankaturen) wäre durchaus zu halbieren. Dies zeigt der Vergleich mit den 'Best in Class' der obigen Untersuchung. Um dieses Ziel zu erreichen sind jedoch auch Investitionen erforderlich. Der vermehrte Gebrauch des Internets für die Zustellung von Lohnabrechnungen (statt der Post) wäre zu prüfen. Weitere Abklärungen auf Prozessebene scheinen sinnvoll. Seite 7 von 22

8 3.3 Befragung zur Lohnadministration Unternehmen/Sektor: Bank 4 Chemie 1 IT 7 Elektronik 2 Restauration 4 Öffentliche Verwaltung (inkl. ZH) 7 Spital/Gesundheitswesen 2 Versicherung 1 Produktionsbetrieb 14 Bergbau 2 Finanzen (ohne Banken) 1 Öl-Erzeugnisse 1 Pharma 2 Detailhandel 2 Telekommunikation 1 Anderes 28 Seite 8 von 22

9 Unternehmen Bank Chemie IT Elektronik Restauration Anzahl Öffentliche Verwaltung (inkl. ZH) Spital/Gesundheitswesen Versicherung Produktionsbetrieb Bergbau Finanzen (ohne Banken) Öl-Erzeugnisse Pharma Detailhandel Telekommunikation Anderes Abbildung 1: Art des Unternehmens 1. Wie viele Angestellte hat Ihr Unternehmen? unter 10, 000 Angestellte 65 über 10, 000 Angestellte (inkl. ZH; 30'000 Angestellte) 14 Seite 9 von 22

10 2. Welcher Bereich Ihres Unternehmens ist für die Lohnadministration zuständig? Personalabteilung (inkl. ZH) 22 Finanzen 39 gemeinsam genutzte Dienste 5 Andere 8 zuständiger Bereich Anzahl Personalabteilung (inkl. ZH) Finanzen gemeinsam genutzte Dienste Andere Abbildung 2: Für die Lohnadministration zuständiger Bereich Seite 10 von 22

11 3. Wie ist Ihre Lohnadministration organisiert? zentralisiert 55 dezentralisiert (inkl. ZH) 10 ausgelagert (Outsourcing) 10 Anderes 4 Organisation Anzahl zentralisiert dezentralisiert (inkl. ZH) ausgelagert (Outsourcing) Anderes Abbildung 3: Organisation der Lohnabrechnung Im Gegensatz zur kantonalen Verwaltung Zürich wird in den meisten (55) der 79 befragten Unternehmen die Lohnadministration zentral geführt. Seite 11 von 22

12 4. Wie viele Angestellte hat Ihre Lohnadministration? 1-5 Angestellte Angestellte Angestellte 2 über 50 Angestellte (inkl. ZH) 6 Anzahl Mitarbeiter Lohnadministration Anzahl Angestellte 6-10 Angestellte Angestellte über 50 Angestellte (inkl. ZH) Abbildung 4: Anzahl Mitarbeiter in der Lohnadministration Seite 12 von 22

13 5. Wie viel beträgt Ihr gesamtes jährliches Budget für die Lohnadministration (inklusive Gehälter, IT, Büros etc.)? weniger als $100 pro Angestellten 17 $100-$199 9 $200-$500 (inkl. ZH; 333$) 2 14 mehr als $ Basis für diese Berechnung sind 30'000 Angestellte, es werden aber 44'000 Lohnabrechnungen erstellt (somit ergeben sich 227$). jährliches Budget der Lohnadministration Anzahl weniger als $100 pro Angestellten $100-$199 $200-$500 (inkl. ZH; 333$) mehr als $500 Abbildung 5: Jährliches Budget der Lohnadministration 'Best Practice' in dieser Untersuchung, waren totale Kosten bei der Lohnadministration von unter 150 CHF pro Jahr und Person. Dies entspricht weniger als einem Drittel des Wertes der Kantonalen Verwaltung. Dies obwohl viele der beteiligten Unternehmen auch noch Steuern und/oder Krankenkassenbeiträge abzurechnen haben. Seite 13 von 22

14 6. Wer unterhält/bearbeitet die Lohnadministrations-Daten der Angestellten? zentrale Lohnadministration 42 lokale Lohnadministration 11 Firmenpersonalabteilung (inkl. ZH) 6 lokale Personalabteilung 7 Andere 11 Datenverarbeitung durch Anzahl zentrale Lohnadministration (inkl. ZH) lokale lokale Lohnadministration Firmenpersonalabteilung Personalabteilung Andere Abbildung 6: Durch wen erfolgt die Datenverarbeitung? Seite 14 von 22

15 7. Falls die Lohnadministration bei Ihnen erfolgt, welche(s) Lohnadministrations-System(e) benutzen Sie? PeoplesSoft 7 SAP 7 Oracle 1 Lawson 1 Cyborg 1 GEAC 2 ADP 3 Andere (inkl. ZH) 23 People Soft und SAP (je 10% Anteil) sind die gebräuchlichsten Informationssysteme zur Lohnabrechnung. Ansonsten sind Eigenentwicklungen oder Adaptionen bei einem Viertel der Befragten in Gebrauch. 8. Benutzen Sie das gleiche System für die Lohnadministration wie für die Personaldaten? keine Angabe 4 Ja (inkl. ZH) 43 Nein 28 weiss nicht 4 Gut die Hälfte der Befragten (54%) benutzen dieselbe Informatiklösung für die Lohnabrechnung sowie für das Personalmanagement. Gut ein Drittel (35%) benutzen getrennte Systeme. Die übrigen machen keine Angaben. Seite 15 von 22

16 9. Wie häufig erfolgt die Lohnabrechnung? täglich 3 wöchentlich 21 alle 2 Wochen 40 halbmonatlich 18 monatlich (inkl. ZH) 29 anders 2 Häufigkeit Anzahl täglich alle 2 Wochen wöchentlich halbmonatlich monatlich (inkl. ZH) anders Abbildung 7: Häufigkeit der Abrechnung Seite 16 von 22

17 10. Wie viele Tage vor Beginn der Lohnabrechnung müssen die Daten ins System eingegeben werden? 1 Tag 26 2 Tage 13 3 Tage 9 4 Tage 7 5 Tage 8 6 Tage 3 7 Tage 2 8 Tage 2 10 Tage (inkl. ZH) 2 3 Wochen 1 anderes 2 Zeitspanne Anzahl Tag 2 Tage 3 Tage 4 Tage 5 Tage 6 Tage 7 Tage 8 Tage 10 Tage (inkl. ZH) 3 Wochen anderes Abbildung 8: Anzahl Tage vor Lohnabrechnung, welche die Daten im System erfasst sein müssen Eine Eingabe am Vortag reichte bei einem Drittel der Befragten bereits zur Lohnzahlung zum nächsten Zahltag. Bei der Hälfte reichten zwei Tage. Die kantonale Verwaltung ist mit Ihren 10 Tagen Wartezeit fast ganz am Schluss der Befragten. Seite 17 von 22

18 11. Wie viele fehlerhafte Lohnabrechnungen werden durchschnittlich pro Abrechnungszyklus erstellt? 0% (inkl. ZH) Welche Internet-Self-Service Lohnadministrationsfunktionen unterstützen Sie gegenwärtig? k. A. z. Z. keine Internet-Self-Service Funktionen unterstützt (inkl. ZH) 57 Lohnabrechnung einsehen 6 Bearbeitung der Spesenabrechnung 1 Zeiterfassung 4 Andere 2 Mit seinen nicht vorhandenen Web-Services in der Personaladminstration befindet sich der Kanton in Gesellschaft von drei Vierteln der Befragten. Trotzdem stellt sich die Frage, ob es nicht möglich wäre Abrechnungen auf dem Internet bereitzustellen. Das Einsparungspotential ist nach Wegfall der Pauschalfrankatur beträchtlich. Spesenabrechnungen oder Zeiteingaben sind weitere genannte Möglichkeiten, die via Internet getätigt und verbucht werden. Seite 18 von 22

19 13. Wie bearbeiten Sie ausserordentliche Abrechnungen (z. Bsp. Zwischenzahlungen)? zusammen mit der normalen Lohnabrechnung (inkl. ZH) 20 separate Lohnabrechnung 19 von Hand 35 anders 2 ausserordentliche Abrechnungen Anzahl mit der normalen Lohnabrechnung (inkl. ZH) separate Lohnabrechnung von Hand anders Abbildung 9: Bearbeitung ausserordentlicher Abrechnungen 14. Wie werden rückwirkende Korrekturen bearbeitet? von Hand (inkl. ZH) 39 systematisch 36 anders 2 Rund die Hälfte der Befragten hat die Möglichkeit, rückwirkende Veränderungen automatisch abzurechnen. Was die manuelle nachträgliche Abrechnung an Aufwand mit sich bringt, wissen wir spätestens seit der Anpassung der Löhnen im Pflegebereich. Seite 19 von 22

20 15. Wie viel der gesamten Lohnadministrations-Bearbeitungszeit wird für die Verarbeitung von Hand verwendet? 0-10% % % % % % % (inkl. ZH) % % Zeitanteil verwendet für Verarbeitung von Hand 8 Anzahl % 11-20% 21-30% 31-40% 41-50% 51-60% 61-70% (inkl. ZH) 71-80% 81-90% Abbildung 10: Anteil der gesamten Lohnadministrations-Bearbeitungszeit, der auf Verarbeitung von Hand entfällt Mit 2/3 der Zeit, die unsere Lohnadministration für manuelle Abläufe aufwendet, ist die kantonale Verwaltung fast das Schlusslicht aller Befragten. Nur drei Prozent der Befragten benötigen noch mehr Zeit dafür. Seite 20 von 22

21 16. Welcher Prozentsatz der Angestellten benutzt Banküberweisungen? weniger als 20% % % % % % % % % (inkl. ZH) 33 Nur bei 42 % der Befragten benutzen (fast) alle Angestellten eine Bankkontoverbindung. Viele (amerikanische) Unternehmen stellen auch noch grösserer Mengen an Checks aus. Dies ist für den Kanton eigentlich eine zusätzliche Vereinfachung der Abrechnung. 17. Welche Positionen gibt es in Ihrer Lohnadministration? Bezeichnung Anzahl Anteil Anzahl ZH Anteil ZH Direktor Lohnadministration 17 3,7% 1 1,9% Manager Lohnadministration 40 8,6% 8 15,4% Supervisor Lohnadministration 50 10,8% 9 17,3% Analytiker Qualitätskontrolle 2 0,4% 0,5 1,0% Koordinator Lohnadministration 69 14,8% 1 1,9% Angestellter Lohnadministration ,1% 30 57,7% Kundendienst 41 8,8% 0 0,0% Verwaltungsangestellter 19 4,1% 1 1,9% Buchhalter Lohnadministration 24 5,2% 1 1,9% Seite 21 von 22

22 Revisor Lohnadministration 3 0,6% 0 0,0% Systemadministrator Lohnadministration 19 4,1% 0 0,0% Steuerberater Lohnadministration 11 2,4% 0 0,0% Analytiker 8 1,7% 0,5 1,0% Trainer 1 0,2% 0 0,0% Postangestellter 14 3,0% 0 0,0% andere 7 1,5% 0 0,0% 60% Positionen 50% 40% Anteil Anteil ZH in % 30% 20% 10% 0% Direktor Lohnadmin. Manager Lohnadmin. Supervisor Lohnadmin. Analytiker Qualitätskontrolle Koordinator Lohnadmin. Angestellter Lohnadmin. Kundendienst Verwaltungsangestellter Buchhalter Lohnadmin. Revisor Lohnadmin. Systemadministrator Lohnadmin. Steuerberater Lohnadmin. Analytiker Trainer Postangestellter andere Abbildung 11: Positionen im Bereich Lohnadministration Seite 22 von 22