PDF-Druck und Versand von Auftragsformularen

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1 Sie können nun Auftragsdokumente sowie ganze Rechnungsläufe möglichst einfach per PDF versenden. Bitte beachten Sie dafür die in dieser Dokumentation geschilderten Konfigurationsparameter. Anmerkung: Der für den Prozess benötigte Drucker wird beim ersten Start von Cips nach Einspielen des Programmupdates erst angelegt. Sie müssten das Programm zumindest einmal neu starten anschließend. Bitte beachten Sie auch, dass die Mailkonfiguration sowie Mail-Formulartextvorgaben arbeitsplatzspezifisch (Szenario 1) zu definieren sind und auf allen Arbeitsplätzen, von wo aus Rechnungen gedruckt bzw. versendet werden, durchgeführt werden müssen. Szenario 1 Einrichten und Testen des -Zugangs (Wiederholen auf allen Arbeitsplätzen mit Rechnungsversand bzw. druck) (1) Cips: Navigieren Sie zu <System> < Konfiguration>. Folgende Maske wird nun angezeigt: (2) Schritt 1: Art des Mail Clients definieren: Mit den Mail Clienten Outlook bzw. SMTP werden Mails automatisch versendet. Sollten diese Möglichkeiten nicht existieren, kann mit der Client-Art MAPI das bei

2 dem jeweiligen Rechner verknüpfte -Programm aufgerufen werden, wobei die Nachrichten dann nur als neue noch manuell zu versendende Nachricht hinzugefügt werden. (3) Schritt 2: - nur erforderlich, wenn Sie per SMTP senden Hinterlegen Sie hier zumindest die SMTP-ServerIP-Adresse und gegebenenfalls Benutzername und Passwort. (4) Schritt 3: - nur erforderlich, wenn Sie per SMTP senden Definieren Sie eine sinnvolle Absendermailadresse. Bitte beachten Sie, dass die Domain der Mailadresse einer validen Webdomäne zugeordnet sein sollte, ansonsten erkennen viele Spamfilter diese Adresse als ungültig. Die Absender-Mailadresse können Sie mit dem Ankreuzkästchen automatisch als BCC-Empfänger hinzufügen. (5) Schritt 4: Im Menü Vorlagen je Belegart können Sie die Betreffe und Nachrichtentexte der einzelnen Auftragsformulararten ändern. (6) Überprüfen Sie zum Schluss, ob mit den Einstellungen eine vom jeweiligen Arbeitsplatz aus versendet werden kann, indem Sie die Option Test Mail wählen. Szenario 2 Einrichten der Kopf- und Fußtexte für den pdf-druck (1) Cips: Navigieren Sie zu <System> <Basisdaten> <Formular Stamm>. Wählen Sie den Reiter PDF. Folgende Maske wird nun angezeigt: Anmerkung: Standardmäßig werden die List+Label-Einstellungen im Reiter pdf übernommen. Sollten Sie beispielsweise wegen vorgedruckter Briefpapiere kein Bild für den Kopftext definiert haben, so müssten Sie ein solches in diesem Reiter einpflegen wie beispielsweise oben ersichtlich.

3 Szenario 3 Standardeinstellung für PDF-Versand im Kundenstamm (1) Cips: Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Kunden Stamm>. Wählen Sie rechts unten den Button PDF Versand. Folgende Maske wird nun angezeigt: (2) Definieren Sie die gewünschten Mailempfänger für die jeweiligen Formulare. (3) Möchten Sie beim Rechnungslauf dem Kunden automatisch die Rechnung per Mail zukommen lassen, aktivieren Sie im Bereich Rechnung die Option PDF- Rechnungslauf. Anmerkung: Wünschen Sie für solche Kunden eine gedruckte Rechnungskopie, ändern Sie den Wert Anzahl Rechnungskopien bei diesem Kunden von 1 auf 2.

4 Szenario 4 Rechnungsnachdruck/-versand (1) Cips: Initiieren Sie den wiederholten Druck einer Rechnung. Folgende Maske wird Ihnen angezeigt: (2) Wenn Sie einen Druck in Papierform wünschen, deaktivieren Sie die Option Als Mail versenden. Ansonsten wird bei Kunden mit hinterlegter Mailadresse automatisch die Rechnung als pdf versendet bzw. bei Kunden ohne hinterlegter Mailadresse automatisch eine Papierrechnung gedruckt. (3) Wählen Sie die Option Starten zum Aufrufen des Druckvorgangs. Bestätigen Sie die Druckerauswahl anschließend einfach.

5 Szenario 5 Rechnungslauf (1) Cips: Initiieren Sie den üblichen Rechnungslauf. Folgende Maske wird angezeigt: (2) Starten Sie den Vorgang mit den benötigten Parametern und bestätigen Sie die daraufhin erscheinende Druckerauswahl wie gewohnt. Rechnungen an Kunden, für deren Rechnungskundennummer ein automatischer pdf- Rechnungslauf aktiviert wäre, werden automatisch per Mail versendet. Eventuelle Rechnungskopien werden in Papierform gedruckt. Rechnungen an andere Kunden werden wie gewohnt in Papierform gedruckt.

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