Software Audit durch den Hersteller. Marc Roggli, SAM Consultant Zürich WTC

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1 Software Audit durch den Hersteller Marc Roggli, SAM Consultant Zürich WTC

2 Warum Audits? BESTELLUNGEN Grundsätzlich ist das Recht zu einem Audit im Lizenzvertrag geregelt Der Lizenznehmer ist gemäss dem Lizenzvertrag zu einem Audit verpflichtet wenn dies der Hersteller verlangt Die Hersteller haben dem Compliance-Prozess weitgehend professionalisiert 2

3 Formen von Audits Welche Arten gibt es Selbstdeklaration Kunde wird angehalten die Informationen zu der eingesetzten Software und den Lizenzen selbständig oder mit einen Partner zu erarbeiten und zu übermitteln Lizenzreview Kunde wird mittels einer Revisionsfirma zum Einsatz von Lizenzen und Software befragt Audit Mittels Androhung von rechtlichen Schritten gelangt ein Revisor zum Einsatz, der die installierten Produkte mittels eigener Lösung erfasst und den erworbenen Lizenzen gegenüberstellt 3

4 Qualifikation durch Hersteller Wie wird der Kunde vom Hersteller her auserwählt? In der Regel gelangen folgende Entscheidungsgrundlagen zum Einsatz: Begutachtung der Einkaufshistorie Verlängerung von Wartung Geschäftsberichte (Anzahl MA) Firmenwachstum Bisherige Anstrengungen in SAM 4

5 Output Erwartetes Resultat durch Hersteller (Beispiel MS) Folgende Informationen müssen erfasst werden: Produkt, Edition und Version Anzahl erworbene Volumenlizenzen, OEM-Lizenzen und Boxprodukte Anzahl der eingesetzten Produkte Anzahl Up- und Downgrade 5

6 Voraussetzung und Erfolgsfaktoren Qualität Beschaffungshistorie Vollständigkeit Verträge und Zusatzvereinbarungen Qualität Clientinventarisierung Vollständigkeit Qualität Serverinventarisierung Vollständigkeit Infrastrukturwissen 6

7 Anforderungen an den Lizenzbestand Details zu den erworbenen Lizenzen 7

8 Anforderung an den Installationsbestand Details zu den Installationen 8

9 Ablauf Selbstdeklaration Basis Insight SAM Baseline Lizenzbilanz zu einem Stichtag auf Basis von technischen Datenquellen kaufmännischen Datenquellen Empfehlungen zur Optimierung der Lizenzierungssituation zur Konsolidierung der Lizenznutzung und Verträge zur Konsolidierung des Softwareportfolios Ergebnis Dokumentation von identifizierten Risiken Zusammenfassender Abschlussbericht Zertifizierung der Lizenzbilanz beim Hersteller (nur auf Kundenanforderung und abhängig vom Hersteller) 9

10 Insight SAM Baseline Best Practice ] Kick Off [ [ Qualitätssicherung [ für Client- und Server- ] [ Lizenzerfordernisberechnung für inventarisierung Prüfung und Plausibilisierung der internen und externen Beschaffungshistorie Clients und Server ] ] [ Lizenzpotenzial- Analyse ] ] 1. Reconciliation [ ] Optimierung und Konsolidierung [ [ Lizenzerfordernisberechnung für ] Clients und Server [ Lizenzpotenzial- Analyse ] ] 2. Reconciliation [ ] Abschlussbericht [ Start Qualifizierung Berechnung Maßnahmen Berechnung Ende 10

11 Reconciliation als Ziel der Baseline Zweck der Reconciliation OEM Volumen Verträge Citrix / TS Scan Box- Produkte Manuelle Erfassung 100% Lizenzpotenzial 100% Lizenzerfordernisse Allokation der Up- und Downgrades Verwendung der optimalem Nutzungsrechte Reports / Bilanz 11

12 Insight SAM Baseline Beispiel Lizenzbilanz 12

13 Insight SAM Baseline Beispiel Empfehlungen im Falle einer Fehllizenzierung Lizenzbilanz und nun? Nachlizenzierung behebt nicht automatisch die Ursachen Ermittlung von sinnvollen Varianten zur Nachlizenzierung erforderlich Identifizierung der Ursachen Analyse der Abstimmung zwischen Einkauf und IT (z.b. hinsichtlich Softwareverteilung, Paketierung) Prüfung der Korrektheit der Inventarisierung Bedarfsprüfung (Viewer vs. Standard vs. Professional) Einschränkung der Zugriffsberechtigung (z.b. bei administrativen Rechten, Terminal Server) 13

14 Baseline Abschlussbericht Beschreibung der Baseline für Kunden und Hersteller Ablauf und Vorgehen Beschreibung der Vorgehensweise bei der Ermittlung der Lizenzerfordernisse Beschreibung des Scope (Firmen und Bereiche) Resultat Grundlage für Resultat / Reconciliation Feststellungen und Abgrenzungen (z.b. Rollout) Bilanz Massnahmen zu Gunsten der Compliance 14

15 Sponsoring durch Microsoft Finanzielle Unterstützung für die Selbstdeklaration Finanzielles Sponsoring Der involvierte Partner des Kunden kann finanzielle Unterstützung bei Microsoft beantragen Microsoft deckt mit dem Sponsoring Consulting-Tage des Partners für SAM ab Erwartung Seitens Microsoft für Sponsoring Letter of Engagement (Durchführung Kunde mit Partner) Abgabe der Resultate (Grundlage der Selbstdeklaration) Abgabe des Abschlussberichtes 15

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