Vergabeverfahren Online Marketing Kreation, Strategie und Mediaplanung - Display, SEA, Soziale Netzwerke -

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1 Vergabeverfahren Online Marketing Kreation, Strategie und Mediaplanung - Display, SEA, Soziale Netzwerke - -Frei definiertes Verfahren- Schlusstermin für den Eingang der Angebote: 28. Februar 2014 um Uhr 1

2 Inhalt Artikel 1 Auftragsgegenstand... 3 Artikel 2 Auswahlverfahren... 3 Artikel 3 Präsentation von ARTE und Rahmenbedingungen Artikel 4 Leistungsanforderungen des Auftrags

3 Artikel 1 Auftragsgegenstand ARTE GEIE führt ein Vergabeverfahren für die Kreation, Strategie und Mediabuchung im Rahmen der Onlinemarketingkampagnen des Senders durch (zur Bewerbung des Programms und des digitalen Angebots). Der Auftrag ist in drei Lose aufgeteilt: - Los 1: Gestaltung von Werbemitteln, Planung, Entwurf, Umsetzung und Produktion von Online Werbemitteln - Los 2: Mediabuchung (Display und SEA) einschließlich strategischer Beratung, Mediaplanung, Mediaeinkauf, Optimierung und Betreuung der Kampagnen auf allen Werbeträgern - Los 3: Beratung in Social Media Marketing Der Auftrag ist Teil eines Unternehmensplans, der die Marke ARTE und die Inhalte des Senders stärken, ARTE als Referenzmedium für Kreativität und Kultur etablieren und die Verbreitung seines Angebots erweitern soll. Die Aufträge der drei Lose beginnen am 1. April Jeder Auftrag wird zunächst für eine Dauer von 12 Monaten vergeben. Jeder Auftrag entspricht einem Los und kann verlängert werden. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer drei Monate im Voraus über eine etwaige Verlängerung. Es sind eventuell zwei Verlängerungen der jeweiligen Aufträge vorgesehen, wobei jedoch die Gesamtauftragsdauer 3 Jahre nicht überschreiten darf. Artikel 2 Auswahlverfahren 2.1. Vergabeverfahren Die Vergabe erfolgt im frei definierten Verfahren gemäß Artikel 10 des Erlass Nr vom 30. Dezember 2005 zur Durchführung der Verordnung Nr vom 6. Juni Die Vergabe der drei Aufträge erfolgt nach einer eventuellen Verhandlungsphase. Insbesondere für die Lose 1 und 2 und im Hinblick auf die besonderen Merkmale der betroffen Dienstleistungen behält sich ARTE GEIE die Möglichkeit vor, die Angebote in mehreren Schritten zu verhandeln, an deren Ende jeweils bestimmte Angebote in Anwendung der Zuschlagskriterien ausgeschlossen werden können. Im Rahmen dieser Verhandlungen können die Kandidaten gebeten werden, einen praktischen Fall zu bearbeiten. 3

4 2.2 Abgabeform und Einreichung Angebote Abgabeform der Angebote Die Angebote werden in deutscher oder französischer Sprache verfasst und sämtliche Preise werden in Euro angegeben. Die Angebote sind zwingend in Papierform abzugeben, müssen jedoch zusätzlich einen Datenträger mit einer digitalen Kopie aller eingereichten Unterlagen enthalten. Die Angebote bestehen zwingend aus folgenden Unterlagen: Für Los 1: - ein Portfolio mit Arbeiten und Referenzen der Agentur und der/den für den Auftrag verantwortlichen Person/en unter Angabe des Namens des Kunden und der Aufgaben, welche die Agentur übernommen hat. Die Referenzen sollten, wenn möglich, eine gültige URL des Referenzprojektes enthalten. - einen Kostenvoranschlag gemäß den angeforderten Leistungen (Gesamtpreis für ein Jahr). Für Los 2: - ein Dossier mit Referenzen von Kampagnen für ähnliche Kunden (Medien, Kulturbereich) unter Angabe des Namen des Kunden und der Aufgaben, die die Agentur im Rahmen der jeweiligen Kampagne übernommen hat - Angaben zu der/den mit dem Auftrag betrauten Person/-en - Nachweis der Mitgliedschaft in einem Werbenetzwerk - einen Kostenvoranschlag gemäß dem genannten Mediabudget, inklusive eventuell anfallender Kosten für Ad-Server (Honoraranteil für ein Jahr) Für Los 3: - ein Dossier mit Referenzen zu ähnlichen Kunden (Medien, Kulturbereich) unter Angabe des Namens des Kunden und der Aufgaben, die die Agentur übernommen hat - einen Kostenvoranschlag gemäß den angeforderten Leistungen für ein Jahr - ggf. die Angabe ihrer Zusammenarbeit mit sozialen Netzwerken (z.b. Facebook Preferred Marketing Developer) 4

5 2.2.2 Einreichung der Angebote Die Angebote sind in einem versiegelten Umschlag auf dem Postweg per Einschreiben zu richten an: ARTE GEIE Bereich Ausschreibungen 4 quai du Chanoine Winterer CS F STRASBOURG CEDEX Angebote können auch eigenhändig gegen Empfangsbestätigung am Sitz von ARTE GEIE abgegeben werden (Öffnungszeiten der Postannahme: 8.00 bis Uhr). Schlusstermin für den Eingang aller Bewerbungen und Angebote ist Freitag, der 28. Februar 2014, Uhr Der Umschlag muss wie folgt beschriftet sein: Online Marketing : Kreation, Strategie und Mediaplanung Los Nr - Display, SEA, Soziale Netzwerke ANGEBOT NICHT vor dem Angebotseröffnungstermin öffnen! Nach dem vorstehend angegebenen Schlusstermin eingereichte oder quittierte Bewerbungen und Angebote sowie nicht in einem versiegelten Umschlag zugehende Unterlagen werden nicht berücksichtigt und an den Absender zurückgeschickt. Artikel 3 Präsentation von ARTE und Rahmenbedingungen Präsentation von ARTE ARTE GEIE ist eine europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV), die zu gleichen Teilen aus ARTE France und der ARTE Deutschland TV GmbH besteht. ARTE besteht aus drei Einheiten: Der Zentrale ARTE GEIE in Straßburg und den beiden Mitgliedern ARTE France in Paris und ARTE Deutschland TV GmbH. Die Stellung von ARTE auf dem deutschen und französischen Markt unterscheiden sich in mehreren Aspekten (Wettbewerbsumfeld). ARTE GEIE: Die Mitgliederversammlung in Straßburg entscheidet über Grundsatzfragen des Senders und die allgemeine Konzeption des Programms. Die europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung ist verantwortlich für die Inhalte des Programms und ihre Ausstrahlung sowie für ihre Darstellung und ihre Sprachbearbeitung. Sie produziert außerdem die Nachrichtensendung, die Magazine und ausgewählte Themenabende. Sie definiert und koordiniert die Kommunikationsstrategie des Senders und verwaltet die Beziehungen mit den europäischen Partnern. 5

6 3.2. Rahmenbedingungen 2014 In einem zunehmend segmentierten, umfangreichen und vielförmigen Wettbewerbsumfeld konnte ARTE seit zwei Jahren einen konstanten Zuschauerzuwachs in Deutschland und Frankreich verzeichnen. Dies ist unter anderem auf die Einführung eines neuen Programmschemas Anfang 2012 und eines neuen digitalen Angebots im April 2013 zurückzuführen. Ziel ist es, diese Reichweitensteigerung fortzusetzen und dabei den innovativen, kreativen und europaorientierten Charakter des Senders auf allen Verbreitungswegen zu betonen. Als Indikatoren dienen dabei die TV-Reichweiten, sowie die Zugriffszahlen auf das Internetangebot und die mobilen Angebote in Deutschland, Frankreich und Europa. Artikel 4 Leistungsanforderungen des Auftrags Im Folgenden wird der Umfang der Aufträge für die zu vergebenden Lose näher erläutert: Los 1: Gestaltung von Werbemitteln - Agenturprofil ARTE sucht eine Agentur für die grafische Gestaltung seiner online-werbekampagnen. Die ausgewählte Agentur erstellt ein Design in Übereinstimmung mit der künstlerischen Leitlinie und den Grafikrichtlinien von ARTE. Sie übernimmt die künstlerische Leitung für drei oder vier der Online-Werbekampagnen im Jahr. ARTE erwartet von der ausgewählten Agentur Expertenkenntnisse im Bereich grafische Gestaltung und Webdesign sowie in der Anpassung dieses Designs an die verschiedenen digitalen Verbreitungswege (mobile Webseiten und Applikationen, HbbTV usw.). Eine gute Kenntnis der Grafikgestaltung für Print ist von Vorteil. Die ausgewählte Agentur muss in der Lage sein, auf dem deutschen und auf dem französischen Markt zu arbeiten. Dies gilt insbesondere für die Anpassung von Texten. Hinweis: Die ausgewählte Agentur verpflichtet sich, ARTE GEIE die Urheberrechte an ihren Entwürfe zu übertragen, insbesondere: - die Vervielfältigungsrechte und die Nutzungsrechte für sämtliche Verwendungszwecke und Prozesse, auf allen elektronischen oder Druckmedien, insbesondere CDs, Disketten, Bänder, Ausdrucke und Videogramme, und zu jeglicher Nutzung einschließlich im Internet; - die Vertretungsrechte in jeder Art und Weise, in allen Verbreitungswegen. Das Recht auf Veröffentlichung, Anpassung, Modifizierung, Verbesserung, Weiterentwicklung, Integration, Transkription und Übersetzung weltweit und für die gesetzliche oder vertragsmäßige Dauer der Urheberrechte, sowie alle damit verbundenen gegenwärtigen und zukünftigen Rechte. Die Übertragung dieser Rechte ist Gegenstand eines nach Auswahl der Agentur erstellten Vertrages. Sie führt in keinem Fall zu einer Erhöhung der pauschalen Vergütung, welche die Agentur für den Auftrag erhält. 6

7 - Auftragsumfang Die ausgewählte Agentur liefert Dienstleistungen im Bereich Grafik und Webdesign gemäß den Bedürfnissen der Online-Werbekampagnen. Dies umfasst: den Entwurf eines Designs für Webmarketing-Kampagnen sowie dessen Umsetzung und Anpassung an die verschiedenen Formate und Werbeträger; den Entwurf und die Erstellung von Werbebannern mit integrierten Kampagnentags für regelmäßige Medien-Kampagnen für Web- und Mobilangebote; die Erstellung von Designkits für die Bewerbung der Themenschwerpunkte in sozialen Netzwerken (ca. 2 im Monat) die Entwicklung von Newsletter-Templates. Der geschätzte Arbeitssaufwand beträgt 16 Tage im Jahr. - Zuschlagskriterien Die Auswahl der Agentur erfolgt nach folgenden Kriterien: - 50 Punkte basierend auf den Gesamtkosten - 50 Punkte basierend auf den Kompetenzen und Referenzen Los 2: Medieneinkauf - Agenturprofil Die ausgewählte Agentur optimiert die Mediastrategien (Mediaplanung und Medieneinkauf) und die Suchmaschinenoptimierung unter Beachtung der von ARTE empfohlenen Leitlinien. ARTE wünscht, dass das zugeordnete Team hauptsächlich aus Experten der Bereiche Mediaplanung, Medieneinkauf und SEA besteht, um eine optimale Produktivität im Medienbereich zu garantieren. Hinweis: Bei der Optimierung muss die Tatsache berücksichtigt werden, dass die ARTE- Medienstrategie aus zahlreichen kleinen und mittleren Maßnahmen mit Bezug zum TV- Programm bestehen. Der Hauptansprechpartner für Anzeigenkunden muss ein gutes Allgemeinwissen besitzen sowie ein hohes Verständnis für den Umgang mit redaktionellen Webseiten aufweisen, die andere Ansprüche aufweisen als Onlineshops. Die ausgewählte Agentur muss außerdem in der Lage sein, die Kampagnen an den deutschen und französischen Markt oder an Märkte anderer europäischer Länder anzupassen. Der/die Hauptansprechpartner für Anzeigenkunden müssen zweisprachig sein und SEA-Kampagnen auf Deutsch und Französisch durchführen können. Die ausgewählte Agentur muss bei Google Adwords zertifiziert sein. 7

8 - Umfang des Auftrags Mediaplanung, Medieneinkauf und SEA-Optimierung Die ausgewählte Agentur unterstützt ARTE jährlich in rund drei bis vier Medieneinkauf- Kampagnen bei der Erarbeitung von Strategien zum optimalen Erreichen der Zielgruppen, insbesondere für die Online- und Mobilangebote. Mediaberatung / Mediaplanung - Wahl des Mediums - Wahl der Platzierung - Erstellung der Zeitpläne - Ermittlung der Rahmendaten und technischen Spezifikationen Betreuung und Optimierung der Mediaplanung Traffic - Onlinestellung und Kontrolle der onlinegestellten Elemente - Optimierung der Kampagne - Bilanz: Detaillierte Analyse der Kampagneneffizienz (Tracking, Klicks, PV, Auswertung) - Programmierung der Kampagnen auf dem Bannerserver - Eventuell: Einsetzen von Tags auf der Seite des Anzeigenkunden - Weitergabe der Links an die Werbeagenturen Tracking (Bannerserver) - Steuerung des Bannerservers - Messung des ROI (Klicks, Besuche auf der Seite des Anzeigenkunden) Verwaltung des Medieneinkaufs : - Erstellung von Kostenvoranschlägen und Versand der Kaufaufträge an die Träger, Rechnungskontrolle - Verhandlung mit den ausgewählten Trägern über Tarife, die Allgemeinen Verkaufsbedingungen, Platzierungen und Opportunity-Management - Erstellung der Kampagnen-Bilanzen (quantitativ und qualitativ) - Finanzielle Bilanz des Medieneinkaufs Die Agentur unterstützt ARTE ebenfalls wie folgt bei SEA-Kampagnen: Strategische Beratung und Planung von Adwords Kampagnen Realisierung der SEA Kampagnen zur Bewerbung des ARTE-Angebots sowie deren Optimierung und dessen Reporting : - Entwurf von Anzeigen und Festlegung von Keywords auf Deutsch und Französisch - Aktivierung der Kampagnen über Google Adwords - Ständige Optimierung der laufenden Kampagnen 8

9 - Überwachung des Budgets - Monatliches Tracking und Berichtswesen zur Effizienz der Kampagnen - Strategische Beratung (insbesondere zu Preisen und Budgetoptimierung) Das Mediabudget für Displaykampagnen und SEA beträgt voraussichtlich / Jahr, ohne Honorare des Auftragnehmers. - Zuschlagskriterien Die Auswahl der Agentur erfolgt nach folgenden Kriterien: - 50 Punkte basierend auf den Gesamtkosten - 50 Punkte basierend auf den Kompetenzen und Referenzen Los 3: Social Media Marketing - Agenturprofil Die ausgewählte Agentur unterstützt ARTE bei der Konzeption und Umsetzung von Social- Media-Kampagnen gemäß den Themenschwerpunkten des Senders. Außerdem berät sie ARTE bei der Formulierung der allgemeinen Social-Media-Strategie und zeigt Best Practices aus anderen, vergleichbaren Unternehmen auf. Die Agentur wird vor allem auf dem deutschen Markt tätig, sollte aber auch in der Lage sein, Kampagnen im französischen Raum und unter Umständen auch europaweit zu unterstützen. ARTE wünscht, dass das zugeordnete Team aus Social-Media-Experten besteht, die sowohl Kompetenzen im Marketing- als auch im Kreativ-Bereich aufweisen. Der zentrale Agentur-Ansprechpartner von ARTE sollte zwingend eine besondere Affinität zu Kulturthemen aufweisen. - Auftragsumfang Die Agentur begleitet ARTE kontinuierlich im Kampagnenmanagement, setzt ihre Social- Media-Infrastruktur für ARTE ein und unterstützt ARTE im Benchmark und Innovationsmanagement. Kampagnenmanagement o A priori: Unterbreitung von Kampagnenvorschlägen zu den von ARTE definierten Themenschwerpunkten unter Berücksichtigung aller Möglichkeiten jedes sozialen Netzwerks und des zur Verfügung gestellten Budgets. Die Kampagne selbst wird von ARTE gesteuert. o A posteriori: Auswertung der Performance einer Kampagne und Vergleich mit anderen ARTE-Kampagnen Benchmark und Innovationsmanagement 9

10 o Einsetzen von direkten Kontakten mit den sozialen Netzwerken, in denen ARTE besonders stark präsent ist (Facebook, Twitter, Youtube, Google+) o Information über technische und redaktionelle Neuerungen in den sozialen Netzwerken (Werbe- und Bildformate, Facebook Edge Rank etc.) o Monatliches Briefing über Best Practices in den sozialen Medien Der geschätzte Arbeitsaufwand beträgt 12 Tage pro Jahr. - Zuschlagskriterien Die Auswahl der Agentur erfolgt nach folgenden Kriterien: - 50 Punkte basierend auf den Gesamtkosten - 50 Punkte basierend auf den Kompetenzen und Referenzen 10

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