Feststellung, Organisation des. Kenntnisnahme Jahresabschlusses

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1 Aus der Praxis für die Praxis ZEITPLAN Roman Rohatschek/Gerhard Schwartz 1 Phase 1 Phase 2 Phase 3 Konzern- abschluss Phase 1 2 Alle vorbereitenden Aktivitäten zur eines organisatorischen und inhaltlichen Leitfadens Phase 2 Alle vorbereitenden Maßnahmen auf Ebene der Einzelgesellschaften um den Abschluss so rasch als möglich zu erstellen sowie die selbst Phase 3 Konsolidierung im engeren Sinn sowie rechtlicher Nachlauf

2 Aktivitäten bei erstmaliger Konsolidierung 3 Konzern- abschluss Entscheidung für GAAP (HGB, IAS,...) Entscheidung für Konsolidierungs-Software Inhaltliche Entscheidungen (Konsolidierungskreis...) eines Konzernhandbuches Vorfrage: Was geschieht derzeit bei den Töchtern? eines Reporting Packages Minimum: aggregierte JA-Positionen Maximum: Konzernkontenplan Road Show mit den Materialien Aktivitäten bei Folgekonsolidierung 4 Konzern- abschluss Lessons learned Analyse Probleme Vorjahr Adaptierung / Ergänzung Handbuch und Package Änderungen im Konzern Änderung Konsolidierungskreis Änderungen Zeitplan Geänderte Rahmenbedingungen Bilanzierungsvorschriften Erwartungshaltungen

3 Unterlagenversand 5 Konzern- abschluss Aktuelles Handbuch Aktuelles Package Training Road Show Controller Meeting Workshop Einbindung Abschlussprüfer Detaillierter Financial Statement Closing Process (FSCP) Gliederung der Bilanzierungstätigkeit in Prozesse / Aufgaben / Verantwortlichkeiten Erhebung von kritischen Punkten / Engpassfaktoren Erarbeiten von Lösungsansätzen Hard Close vs. Fast Close 6

4 Hard Close 7 Vorgezogener Jahresabschluss um z.b. 1 oder 2 Monate Definition von JA-Positionen / Routinen die zum Jahresende nicht mehr durchgeführt werden Vermeidung von Doppelarbeiten Wesentlichkeitsüberlegungen Analytische Überprüfung zum Jahresende, Änderung nur, wenn etwas passiert ist Erfassung aller Bilanzierungserfordernisse spätestens im Monatsergebnis des Hard Close, keine Überraschung zum Jahresende Fast Close 8 Erfahrung Bei Terminverkürzungen kann nicht beliebig oft das Gleiche wie bisher einfach nur schneller gemacht werden Lösungsansatz Die Prozesse müssen anders als bisher ablaufen Vorverlegung einzelner Bilanzierungsschritte Unterschiedliche Eignung der Bilanzposten dafür Vorurteilsfreie Prüfung aller Engpässe / Tabuthemen

5 Vorbereitung auf die zeitlichen Vorgaben aus Phase 1 Letzter Tag für konzerninterne Fakturierungen Klare Spielregeln (z.b. der Rechnungsempfänger hat zu buchen) Verpflichtende Klärung von Differenzen zu einem vorgelagerten Stichtag (nicht feststellen sondern klären!!!) Zahlungen um den Bilanzstichtag (Gelder unterwegs) Organisatorische Voraussetzungen für Anhangangaben 9 Umsetzung des Ablaufplanes (FSCP) 10 Konzerninterne Fakturierung (z.b. Ende KW 1) Konzerninterne Saldenbestätigungen (z.b. Mitte KW 2) Allgemeiner Buchungsschluss (z.b. Ende KW 2) Bewertungsläufe, Einzelabschluss (z.b. KW 3) Aufbereitung des Reporting Packages (z.b. KW 4) Fortführung Überleitungsrechnung HB I / HB II Buchen in HB II Überleitung auf HB I? Ergänzende Angaben und Erläuterungen / Anhang Währungsumrechnung (wenn nicht zentral)

6 Umsetzung des Ablaufplanes (FSCP) Übergabe des Packages an Abschlussprüfer (z.b. Ende KW 4) Übergabe des Packages (ungeprüft) an Konsolidierungsstelle (z.b. Ende KW 4)? Prüfung durch Abschlussprüfer (z.b. 2 Wochen) Reporting Package testiert vorhanden (z.b. Ende KW 6) Testiertes Reporting Package an Konsolidierungsstelle (z.b. Ende KW 6) 11 Konsolidierung im engeren Sinn (z.b. KW 7, 8) 12 Einspielen der Reporting Packages in Konsolidierungssoftware Währungsumrechnung (wenn nicht schon lokal) Summenabschluss Kapitalkonsolidierung Schuldenkonsolidierung Aufwands- und Ertragskonsolidierung Entwicklungsrechnungen (Anlagenspiegel, Rücklagen, Rückstellungen,...)

7 Konsolidierung im engeren Sinn Cashflow Statement Anhangangaben Fehlerbearbeitung Eigenkapitalüberleitung Überleitung des Jahresüberschusses Erstkonsolidierungseffekte Entkonsolidierungseffekte 13 Analytische Auswertung (z.b. KW 9, 10) Interpretation von Entwicklungen / Veränderungen der konsolidierten Zahlen Analyse von wesentlichen Einzelpositionen Fehlerbearbeitung 14

8 Übergabe an prüfer (z.b. Ende KW 10) Prüfung des es (z.b. KW 11) 15 Formale Konsolidierungsroutinen, formelle und materielle Prüfung der Reporting Packages, konzernbilanzpolitische Entscheidungen bereits vorher Fertigstellung des WP-Berichts (z.b. KW 12, 13) Nochmals Rückkopplung mit Interpretation, Abweichungsanalyse Versand Unterlagen für die Bilanzausschusssitzung des Aufsichtsrates (z.b. Ende KW 13) Bilanzausschusssitzung des Aufsichtsrates (z.b. KW 15) Aufsichtsratssitzung (z.b. KW 17) Hauptversammlung (z.b. KW 19) 16

9 Phase 1 Phase 2 Phase 3 Konzern- abschluss Stolpersteine 17 Zu später Projektstart Nicht individualisierte Werkzeuge (Handbuch, Package) Unklarer Terminplan Unklare Verantwortlichkeiten Ungenügendes Training / Kommunikation = mangelnde Akzeptanz Keine straffe zentrale Führung = zu weiche / schwache Konsolidierungsstelle Mangelnder Support vom operativen Management Phase 1 Phase 2 Phase 3 Konzern- abschluss Stolpersteine 18 Kein Brechen mit hinderlichen Traditionen Zu späte Information / Feedback über Probleme Nicht befolgen der (qualitativ guten) Anweisungen Bilanzierung als one time event im Jahr statt reiner Routinearbeit auf quartalsweiser oder monatlicher Basis Mangelnde Abklärung der Terminsituation bzw. Erfordernisse im rechtlichen Nachlauf Keine lessons learned Ungenügende Einbindung des Abschlussprüfers

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