Elektronischer Rechnungsaustausch im Kontext von Umsatzsteuer, GoBD & Compliance

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1 Elektronischer Rechnungsaustausch im Kontext von Umsatzsteuer, GoBD & Compliance Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 2 Die E-Rechnung einst...?

3 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 3 Papier Elektronische Signatur Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger EDI Elektronische Rechnung

4 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 4 und jetzt

5 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 5 Rechnung Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger

6 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 6 Steuervereinfachungsgesetz 2011

7 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 7 14 UStG gibt den Takt vor Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES / EDI Papier EDV

8 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 8 Innerbetriebliches Kontrollverfahren

9 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 9 Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen

10 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 10 Die Auffassung der Finanzverwaltung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. Kein zusätzliches Verfahren erforderlich

11 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 11 Lesbarkeit

12 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 12 Lesbarkeit Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten sinnvoll: geeigneter Viewer u. E. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt

13 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 13 Dokumentation

14 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 14 Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast

15 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 15 Aufbewahrung

16 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 16 Aufbewahrung - Grundsatz Papierrechnung Original optional, wenn digitalisiert kann digitalisiert werden GoBD Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung E-Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig

17 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 17 Sonderfall Übermittlung der Rechnung per (Attachement) Unterscheidung zwischen: als reines Transportmittel enthält umsatzsteuerliche Pflichtangaben

18 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 18 Was sagen die GoBD?

19 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 19 Die GoBD als Framework GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme E-Rechnung

20 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 20 Zeitgerechtheit und Belegsicherung Bargeschäfte Unbare Geschäfte Belegsicherung Sollen täglich festgehalten werden Innerhalb von 10 Tagen unbedenklich Grundsatz: Buchung hat bis zum Ablauf des Folgemonats zu erfolgen Buchung Soweit Vorgaben an die Belegsicherung sowie Sicherstellung der Unverlierbarkeit erfüllt (!) sind, kann die Buchung grundsätzlich zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen

21 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 21 Papierrechnungen dürfen digitalisiert und Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt Bildliche Übereinstimmung bei Lesbarmachung Das Verfahren muss dokumentiert werden und der Steuerpflichtige sollte eine Organisationsanweisung erstellen Weitere Bearbeitung mit elektronischem Dokument (alternativ: Erneutes Scannen) Besonderheit (1): Datenzugriff Besonderheit (2): OCR-Verarbeitung

22 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 22 unter gewissen Vorgaben vernichtet werden Vernichtung der Papierrechnung grundsätzlich zulässig Erfassungs- und Archivierungsverfahren müssen den GoBD entsprechen Das Verfahren muss dokumentiert werden und der Steuerpflichtige sollte eine Organisationsanweisung erstellen

23 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 23 Maschinelle Auswertbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit Mathematisch technische Auswertungen Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne IDEA-Auswertbarkeit s / DMS Bildschirmabfragen etc. bisher originär elektronisch

24 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 24 Der E-Rechnungsprozess ist zu dokumentieren

25 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 25 ZUGFeRD als Digitaler Glücksfall

26 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 26 Ausgangspunkt ZUGFeRD bilateral systemisch

27 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 27 ZUGFeRD als gemeinsamer Nenner Papier Bild- Datei (PDF)!? EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert

28 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance entscheidend ist die Prozess-Architektur!

29 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 29 Medienbruchfreie Prozess-Architektur Eingang XML Prüfung a Aufbewahrung

30 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 30 Arbeitshilfen

31 E-Rechnung, Umsatzsteuer, GoBD & Compliance 31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: Internet:

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