Runbook IKS einfach, übersichtlich mit Runbook

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1 Runbook IKS einfach, übersichtlich mit Runbook Alle Teilnehmer sind während des Webinars stumm geschaltet. Webinar 24. Juni 2014 Einwahlnummern Deutschland: Österreich: Schweiz: Veranstaltungsnummer:

2 Inhaltsübersicht Informationen zu Runbook Company und Runbook ONE Überblick über SAFE Controls Live- Show für interne Kontrollen mit Runbook Fragen?

3 Runbook Company Erster RELEASE IN INSTALLATIONEN bei den Top 500 Firmen Anwender weltweit in SHARED SERVICE CENTERS, BPOS, CORPORATE und REGIONAL FINANCE DEPARTMENTS RUNBOOK ist SAP Gold Partner (SAP software & technology solution partner) Im SAP Store erhältlich Runbook Software ist zertifiziert für SAP HANA Runbook Software ist SAP zertifiziert und als SAP Applications eingebettet im SAP ERP

4 Runbook ONE Was macht Runbook? Die Entwicklungspartner von Runbook sind Novartis, P&G, Bayer und Siemens AG. Implementierungspartner sind Deloitte und BearingPoint. Mehr unter Wer leitet das Webinar? Marena Grautoff Service Manager Nina Demmelmaier Marketing Specialist

5 Arbeitsprozess Finanzbuchhaltung Runbook ONE SMART Close Finanzbuch- Einzelhaltunabschluss Gesellschaftsabschluss - Reporting && Publizierung Hauptbuch (GL) (GL) Close Management Konsolidierung Reporting && Analyse Runbook ONE ONE TRUE Reconciliation Haupt- & & Nebenbücher Konzernabschluss Kontrollanforderungen Dokument.- & & Veröffentl.-pflicht Continuous Monitoring Runbook ONE ONE SAFE Controls

6 SAFE Controls Überblick

7 Internes Kontroll- System (IKS) No PROCESS NAME Subprocess ID SUB-PROCESSES RISK AREA RISK Risk Rating ACTUAL CONTROL Detective 2 Finance (FI) 2.1 Balance consistency Financial Statement IFRS Balance not "0" High check accounts with variant XXX via report RFBILA00 = 0 Übertragung des IKS nach Runbook Safe Controls

8 Vorteile von Runbook Safe Controls Verlinkung der Monatsabschlussschritte mit internen Kontrollen Eindeutige Identifizierung, analog zum IKS Klare Aufgabenzuordnung und 4-Augen Prinzip Gewichtung der Kontrollen Kundenspezifische Konfiguration fürs Ergebnis Remediation Möglichkeit Prüfungshandlungen zu erläutern Anhänge & Dokumente

9 Übersicht für User und Manager Report Verification = automatisierte Kontrolle

10 Internal Control Cockpit für Monitoring Nachverfolgung des IKS-Prozesses, des Fortschreitens, der Details und der automatischen Ergebnisse.

11 Monatliche Stichproben mit dem Test Manager Jan Feb Mrt April May June July Aug Sep Oct Nov Dec Kontroll-Bewertungs- Funktionalität, um zu testen ob alle Kontrollen korrekt durchgeführt wurden. Meine Kontrollen Basierend auf der periodischen Performance und der Abzeichnungskontrolle. Effizienztest und Dokumentation pro Kontrolle

12 Fragen & Antworten F: Kann man Kontrollen selber einstellen, oder muss man alles programmieren lassen? A: Die Erstellung der Safe Controls ist recht unkompliziert. Entweder man füllt manuell die Felder aus, oder man lädt die Informationen per xls- file direkt in die Runbook Software hoch. Von der SAP Berechtigungsseite ist das kein Problem, da Runbook in einem eigenem Transaktionscode operiert, und somit keine anderen SAP- Transaktion (Bspw. Buchungen) auslöst oder beeinflusst. Die teilautomatisierten Kontrollen = Report Verification werden per Template erstellt, was einmal programmiert werden muss. Erfahrungsgemäß können das versierte SAP- User in einer Fachabteilung (Buchhaltung, Controlling etc.) selber machen, wenn Sie es 2-3 Mal mit einem Runbook Consultant gemeinsam gemacht haben. Runbook ist als Software konzipiert, die von den Anwendern selber gepflegt werden soll. Somit können diese auf aktuelle Änderungen im Periodenabschluss oder IKS selbständig und zeitnah reagieren.

13 Fragen & Antworten F: Kann man Runbook zur Umsatzsteuerverprobung nutzen? A: Das kommt darauf an, welche Reports sie zu der Verprobung nutzen. Wenn es Standard SAP- Reports sind, dann ist die Automatisierung der Verprobung möglich. Sollten noch Daten genutzt werden, die aus anderen Quellen kommen (Schnittstelle), dann müsste man sich den Prozess einmal genau anschauen.

14 Runbook SAFE Controls Wenn EIN Puzzleteilchen zum ANDEREN passt!

15 Was kann Runbook leisten? Hohe Prozess Transparenz A Z Sicht Akurate Daten Vollständige Dokumentation Pünktliche Erstellung Arbeitsprozess & Kommunikation Kosteneinsparung Qualitätsver - besserung Automatisiertes und globales real time Monitoring für alle Prozessteilnehmer Klare Zuständigkeiten für jeden Schritt Alle Arbeitsschritte in einem System (unabhängig von Activity Split) = mehr Harmonisierung ERP Reports werden zentral und automatisch erstellt und gespeichert Die richtige Reihenfolge der (Abschluss)Schritte wird gewährleistet Reconciliation Schritte können automatisiert werden Wer hat wann was gemacht wird automatisch dokumentiert (inkl. Ergebnisse) EIN Speichort für audit relevante Dokumentation (audit trail) Zeitgerechte Durchführung von Vorarbeiten (teilautomatisiert) vermeidet Überstunden Abschlussschritte können zeitgleich durchgeführt und dokumentiert werden Prozesstransparenz hinsichtlich Abzeichnen und Remediation = Fehlerkorrektur EINE Informations- und Kommunikationsplattform für alle Automatisierte Prozesse erhöhen die Effzienz Harmonisierte & standardisierte Prozesse ermöglichen verbesserte Ressourcen Allokation Standardisierte und automatisierte Schritte erhöhen die Datenqualität Management nach dem Ausnahmeprinzip ermöglich Zeiteinsparungen

16 Runbook Kontakt: Runbook Company B.V. Graf-Adolf-Platz Düsseldorf Sales D/A/CH: Thomas Rupf Tel.: Runbook ONE Service Deutschland: Marena Grautoff Tel.: Runbook Webinare

17 Disclaimer Die erwähnten SAP Produkte und SAP Services SAP, R/3, mysap, mysap.com, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge und andere, sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP Deutschland SE & Co. KG in Deutschland und in diversen anderen Ländern der Welt. Alle weiteren erwähnten Produkte und Dienstleistungen sind Warenzeichen ihrer jeweiligen Unternehmen. Runbook ist ein eigenständiges Unternehmen und weder im Besitz von SAP noch durch dieses gesteuert.

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