Hauptmenü. Im Bereich Export befinden sich alle notwendigen Menüpunkte für die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei.

Transkript

1 NC Payments Quick Guide Import OnPremises NAV Client NCP für Microsoft Dynamics 365 Business Central* *Eine vollständige Liste aller verfügbaren Versionen finden Sie im Dokument Versionsmatrix. Beachten Sie, dass der Funktionsumfang bzw. die Funktionalität der Lösung abhängig von der installierten Version, dem von Ihnen verwendeten Client und/oder Ihrem Lizenzmodell variieren kann.

2 Hauptmenü Der Zahlungsverkehr bzw. NC Payments ist in den Standard von Microsoft Dynamics NAV integriert und in die Bereiche Export und Import unterteilt. Beide können über das Menü Zahlungsverkehr aufgerufen werden. Im Bereich Export befinden sich alle notwendigen Menüpunkte für die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei. Der Bereich Import enthält alle notwendigen Menüpunkte für den Import der von Ihrer Bank zur Verfügung gestellten camt.053, camt.054, MT940 und CREMUL Dateien.

3 Hauptmenü Import Mit Zahlungsverkehr Import können Sie camt.053, camt.054, MT940 und CREMUL Dateien, welche von Ihrer Bank zur Verfügung gestellt werden, importieren. Zahlungsverkehr Import ist Teil von Zahlungsverkehr und dort vollständig integriert. Es ist aber nicht zwingend erforderlich, den Zahlungsverkehr Teil zu verwenden. Alle notwendigen Menüpunkte befinden sich im Menü Abteilungen > Zahlungsverkehr > Import. Grundsätzlicher Arbeitsablauf: 1.) Importieren Sie die Datei, welche von Ihrer Bank zur Verfügung gestellt wurde. 2.) Übertragen Sie die Daten in ein Buch.-Blatt oder in die Bankkontoabstimmung. 3.) Ordnen Sie offene Posten zu und buchen Sie die Zeilen.

4 Einrichtung Import Bevor der Import verwendet werden kann, muss dessen grundlegende Funktionalität eingerichtet werden. Im Fenster Zahlungsverkehr Import Einrichtung werden die allgemeinen Einstellungen und Vorgaben festgelegt. Im Bereich Import wird festgelegt, welche Dateien für den Import zugelassen sind und wohin die Daten übertragen werden sollen. Der Bereich Übertragung bestimmt die Feldwerte im Buch.-Blatt bzw. der Bankkontoabstimmung. Zusätzlich kann hier festgelegt werden, ob Spesen ebenfalls übertragen bzw. berücksichtigt werden sollen. Die Einstellungen im Bereich Abgleich/Ausgleich bestimmen das Verhalten des Abgleichs- bzw. Ausgleichvorschlags. HINWEIS: Informationen zur Registrierung finden Sie unter Einrichtung Import System Registrierung.

5 Einrichtung Import Zusätzliche Einrichtung Bankcodes Über diese Aktion kann das Fenster Zahlungsverkehr Bankcodes aufgerufen werden. Hier können pro SWIFT-Code und BLZ die Bankdaten verwaltet bzw. eingerichtet werden. Über die Aktion Download können die Codes und deren Bankdaten heruntergeladen bzw. aktualisiert werden. Importcodes Über diese Aktion kann das Fenster Zahlungsverkehr Importcodes aufgerufen werden. Beim Import einer Datei werden, abhängig vom importierten Dateiformat, unterschiedliche Code-Felder befüllt. Hier kann eine genauere Beschreibung für diese Code-Felder hinterlegt werden. Über die Aktion Download können die Codes und deren Beschreibung heruntergeladen bzw. aktualisiert werden. Währungen Über diese Aktion kann das Fenster Zahlungsverkehr Währungseinrichtung aufgerufen werden. Alle notwendigen Einrichtungen für die einzelnen Währungscodes werden hier hinterlegt. Über die Aktion Daten initialisieren können Werte für die Einrichtung vorgeschlagen werden. HINWEIS: Richten Sie für den ISO Code der Mandantenwährung (normalerweise EUR) einen Datensatz ohne Währungscode ein. Länder/Regionen Über diese Aktion kann das Fenster Zahlungsverkehr Land/Regionseinrichtung aufgerufen werden. Alle notwendigen Einrichtungen für die einzelnen Länder-/Regionscodes werden hier hinterlegt. Über die Aktion Daten initialisieren können Werte für die Einrichtung vorgeschlagen werden.

6 Einrichtung Import Bankkonten Im Fenster Zahlungsverkehr Bankkontoeinrichtung werden alle Bankkonten, welche im Zahlungsverkehr benötigt werden, hinterlegt bzw. verwaltet. Im Feld Spesenkontonr. kann das Spesenkonto für die direkte Übertragung der Spesen in ein Buch.-Blatt, bzw. die indirekte Übertragung in ein Buch.-Blatt über die Bankkontoabstimmung, pro Bankkonto hinterlegt werden. HINWEIS: Das Feld Länder-/Regionscode muss beim Bankkonto angegeben werden, damit das Konto im Zahlungsverkehr verwendet werden kann.

7 Einrichtung Import System Registrierung Die Testversion läuft in 30 Tagen ab. Danach können die Funktionen des Zahlungsverkehrs nur mehr genutzt werden, wenn Sie sich registrieren. Beachten Sie, dass der Registrierungsprozess einige Zeit dauern kann. Die Registrierung kann in der Zahlungsverkehr Import Einrichtung über What's New durchgeführt bzw. überprüft werden. Dabei wird ein Browserfenster geöffnet. Klicken Sie anschließend auf Registrierungsanfrage senden um eine mit Ihrer Anfrage zu senden. In den nächsten Tagen erhalten Sie eine mit weiteren Informationen. Sollten Sie bereits registriert sein, kann die Registrierung in der Zahlungsverkehr Import Einrichtung über Registrierung aktualisieren aktualisiert werden. HINWEIS: Die Registrierung muss einmal im Jahr aktualisiert werden. In der Zahlungsverkehr Import Einrichtung werden unter System das Ablaufdatum und die verbleibenden Tage angezeigt. Innerhalb der letzten 30 Tage vor Ablauf der Registrierung werden Hinweise angezeigt.

8 Einrichtung Import System Über die Aktionen in der Menügruppe System stehen folgende Funktionen für die weitere Einrichtung zur Verfügung: Zugriffsrechte erstellen Damit kann der Berechtigungssatz NCP-IMPORT-EDIT erstellt bzw. aktualisiert werden. Daten löschen Durch das Importieren einer Datei wird ein Eintrag im Zahlungsverkehr Import erstellt. Die importierte Datei wird ebenfalls dort gespeichert. Mit dieser Aktion können, falls notwendig, die archivierten Importdateien aus dem Zahlungsverkehr Import entfernt werden.

9 Import Im Fenster Zahlungsverkehr Import können Sie Dateien importieren, Daten an Buch.-Blätter oder Bankkontoabstimmungen übertragen und die dazugehörigen Buch.-Blätter und Abstimmungen verwalten. Abhängig von der Einrichtung werden unterschiedliche Aktionen und Felder angezeigt. Grundsätzlicher Arbeitsablauf: 1.) Klicken Sie auf Import um die Datei, welche von Ihrer Bank zur Verfügung gestellt wurde, zu importieren. Solange weder Buch.-Blattzeilen noch Abstimmungen zu der importieren Zeile vorhanden sind, können Sie die Zeile jederzeit löschen. Klicken Sie auf Import, falls Sie die gelöschten Daten erneut importieren möchten. 2.) Der Import versucht für jede Datenzeile ein Bankkonto aufgrund verschiedener Kriterien zu ermitteln. Falls nicht alle Bankkonten automatisch vorgeschlagen wurden (siehe Feld Anzahl Daten ohne Bankzuordnung ), klicken Sie auf Daten und wählen Sie die Bankkontonr. manuell aus. Das nächste Mal, wenn Sie eine Datei mit denselben Kriterien importieren, wird das Bankkonto vorgeschlagen. 3.) Klicken Sie auf Übertragung, um die Daten, abhängig von den Import Einstellungen, in ein Buch.- Blatt oder eine Bankkontoabstimmung zu übertragen. 4.) Klicken Sie auf Offene Buch.-Blätter bzw. Offene Abstimmungen, um das entsprechende Fenster zu öffnen.

10 Import Datenstruktur Jede Zeile im Fenster Zahlungsverkehr Import kann mehrere Daten Zeilen beinhalten, welche wiederum mehrere Transaktionen enthalten können. Die Transaktionen wiederum können mehrere Verwendungszweckzeilen und Spesen beinhalten. Abhängig vom importierten Dateiformat werden unterschiedliche Felder befüllt bzw. genutzt. Zahlungsverkehr Import Zahlungsverkehr Import Daten Zahlungsverkehr Import Transaktionen Zahlungsverkehr Import Verwendungszweck Zahlungsverkehr Import Spesen Übertragung Bei der Übertragung wird für jede Zahlungsverkehr Import Transaktion eine entsprechende Zeile im Buch.- Blatt bzw. in der Abstimmung angelegt. Ist das Feld Übertr. Spesen in der Zahlungsverkehr Import Einrichtung auf Ja gesetzt, wird für die Summe der Spesen pro Transaktion ebenfalls eine Zeile im Buch.- Blatt bzw. in der Abstimmung angelegt. Sie können entweder die gesamte importierte Datei übertragen, oder einzelne Zahlungsverkehr Import Daten, oder auch nur einzelne Zahlungsverkehr Import Transaktionen. Buch.-Blatt Bankkontoabstimmung HINWEIS: Solange eine Zeile noch nicht gebucht wurde, können Sie diese im Buch.-Blatt bzw. der Abstimmung jederzeit löschen. Klicken Sie auf Übertragung, falls Sie die gelöschte Zeile erneut übertragen möchten. Buch.-Blatt

11 Übertragung Buch.-Blatt In den Buch.-Blättern können Sie offene Posten auf Basis der importierten Daten ausgleichen und schließen. Nachdem die Daten aus dem Zahlungsverkehr Import übertragen wurden, klicken Sie auf Import Ausgleich vorschlagen Alle Zeilen, um einen automatischen Ausgleichsvorschlag zu erstellen. Der Vorschlag versucht dabei, die Kontonr. und die dazugehörigen offenen Posten, aufgrund verschiedener Kriterien, zu ermitteln. Der Vorschlag berücksichtigt nur Zeilen, für die noch kein Ausgleich gesetzt wurde. Bei Zeilen, welche im Feld Kontonr. einen Wert enthalten, wird dieser Wert als Filter für die Postensuche verwendet. Das Feld Import Herkunftsart in den Buch.-Blattzeilen zeigt an, ob die Zeile aus einer Transaktion, aus den Spesen, oder indirekt über eine Bankkontoabstimmungszeile erstellt wurde. Klicken Sie auf Import Abweichung Filter setzen, um nur Zeilen anzuzeigen, welche noch nicht vollständig ausgeglichen wurden. Import Abweichung Filter entfernen entfernt den Filter wieder.

12 Übertragung Bankkontoabstimmung Mit Hilfe der Bankkontoabstimmung können sie ihr Microsoft Dynamics NAV Bankkonto mit den importierten Auszugsdaten abgleichen. Nachdem die Daten aus dem Zahlungsverkehr Import übertragen wurden, werden die importierten Auszugszeilen im linken Fensterbereich angezeigt. Der rechte Bereich zeigt die Posten des Bankkontos an. Klicken Sie auf Automatisch abgleichen, um einen automatischen Abgleich der beiden Seiten durchzuführen. Wenn es Auszugszeilen gibt, die nicht vollständig mit den Bankposten abgeglichen werden können (automatisch oder manuell), kann der Grund dafür sein, dass die entsprechenden Zahlungen noch nicht gebucht sind. Verwenden Sie die Aktion Übertragung an Fibu Buch.- Blatt, um den nicht-abgeglichenen Betrag, angezeigt im Feld Differenz, zur Buchung in ein Buch.-Blatt zu übertragen. Das Feld Import Herkunftsart in den Bankauszugspositionen zeigt an, ob die Zeile aus einer Transaktion oder aus den Spesen erstellt wurde.

13 Einrichtung Fixe Kontozuordnungen Wenn der Ausgleichsvorschlag bestimmte Transaktionen immer einem fixen Sachkonto, Debitor, Kreditor oder Bankkonto zuordnen soll, können dafür Fixe Kontozuordnungen eingerichtet werden. Fixe Kontozuordnungen werden grundsätzlich im Fenster Zahlungsverkehr Import Einrichtung verwaltet bzw. angelegt, können aber auch über das Buch.-Blatt oder die Bankkontoabstimmung aufgerufen werden. Suche nach gibt die Zeichenfolge bzw. den Wert an, nachdem innerhalb der Importdaten gesucht werden soll. Suche in gibt den Bereich im Import an, an dem sich der Suche nach Wert befindet.

14 Auswertung / Bericht Vom Zahlungsverkehr Import Fenster aus können Sie die importierten Daten bzw. den importierten Auszug drucken. Klicken Sie im Zahlungsverkehr Import Fenster auf Importliste, um den Auszug zu drucken.

15 Weitere add-ons finden Sie auf NAVAX is not just a company. NAVAX stands for a philosophy. The philosophy to change the future with passion. NAVAX Group Technologiestrasse Wien Österreich Tel.: quickguide@navax.com Disclaimer Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Bei Verwendung zu anderen Zwecken lehnt die NAVAX Consulting GmbH jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. Die NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden - sei es aus Vertrag oder aus Gesetz - ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Dokuments entstehen können. Dieses Dokument kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigungen von der NAVAX Consulting GmbH geändert werden. Die NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. Der Inhalt dieses Dokuments ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis der NAVAX Consulting GmbH darf kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke, vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der NAVAX Consulting GmbH, diese entnehmen Sie bitte unserer Homepage