Moderne Geschäftsbriefe leicht gemacht

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1 DUDEN Moderne Geschäftsbriefe leicht gemacht Bearbeitet von der Dudenredaktion DUDENVERLAG Mannheim Leipzig Wien Zürich

2 Inhalt Schreibanleitungen und Musterbriefe 13 Einleitung 15 Vom Sprechen und Schreiben 15 Wer schreibt wem warum? 16 Bewusst formulieren 18 Höflich schreiben wie sieht das aus? 18 Von Floskeln, Füll- und Papierwörtern 20 Fremdwörter und fremde Wörter 23 Vom Wechseln oder Wiederholen des Ausdrucks 24 Zu viele Hauptwörter 28 Zu häufiger Gebrauch des Passivs und ähnlicher Formen 29 Unterteilen des Satzes 29 Reihenfolge und Wortstellung 32 Das kleine 1 1 der geschäftlichen Korrespondenz 35 Anschrift 35 Datumsangabe 39 Betreff 39 Anrede 39 Briefschluss 41 Anlagenvermerk 45 Die richtige Anrede kein Problem 47 Adelstitel 47 Nicht titulierter Adel 47 Titulierter Adel 48 Akademische Grade 49 Professor/Professorin 49 Rektor/Rektorin 50 Doktor 50 Diplomtitel 51

3 Bundesregierung und Landesregierungen 52 Bundespräsident/Bundespräsidentin 52 Bundeskanzler/Bundeskanzlerin 52 Weitere Mitglieder des Bundesrats, des Bundestags und der Länderparlamente 53 Bundesminister/Bundesministerin 54 Ministerpräsident/Ministerpräsidentin 55 Diplomaten/Diplomatinnen 57 Funk und Fernsehen 58 Justiz 59 Kirchliche Ämter 60 Römisch-katholische Kirche 60 Evangelische Kirche 61 Landkreisverwaltung und Stadtverwaltung 61 Parteien 62 Polizei und Bundeswehr 63 Schule und Schulverwaltung 64 Verwaltung allgemein 64 Wirtschaft 66 Geschäftliche Korrespondenz 67 Allgemeine Bemerkungen 67 Briefe von Privatkunden an Unternehmen 67 Reklamationen 68 Briefe an Versicherungen 73 Voranfrage 76 Antwort auf Voranfrage 76 Anfrage 82 Angebot 86 Bestellung 90 Kaufvertrag 92 Zwischenbescheid 94 Annahme von Bestellungen 97 Ablehnung von Bestellungen 100 Widerruf von Bestellungen 103 Versandanzeige 106 Lieferverzug 109 Reklamation 113 Antwort auf Reklamation 117 Mahnung 123

4 Bestätigung des Zahlungseingangs 126 Briefe an Bewerber 129 Absagen an Bewerber 129 Einladungen an Bewerber 132 Das Zeugnis 135 Zeugnisarten 135 Abstufung der Beurteilung 135 Wahrheit und Wohlwollen 136 Das Protokoll 142 Zweck eines Protokolls 142 Anforderungen an das Protokoll 142 Protokollarten 142 Protokollkopf 144 Sprache des Protokolls 146 Der Werbebrief 150 Anrede 150 Aufbau 150 Betreffzeilen 151 Datum 151 Fettschrift 151 Fragen 151 Postskriptum 152 Sie/wir 152 Stil 152 Unterschrift 153 Unterstreichen 153 Wortlänge 153 Presseinformation 156 Aufbau 156 berschrift 157 Begleitschreiben 157 Form 157 Umfang 157 Fotos 158 s 159 Vor- und Nachteile von s 159 Die wichtigsten Verhaltensregeln im Internet Netiquette 159 Beweiskraft von s 162

5 Englische Korrespondenz 163 Die Briefgestaltung 163 Der Umschlag 163 Der Brief selbst 164 Anrede 165 Schlussformel 165 Grüße 166 Englische Musterbriefe 167 An das Fremdenverkehrsbüro 167 Hotelzimmerreservierung 168 Stornierung einer Hotelzimmerreservierung 168 Bewerbung um einen Studienplatz 169 Anfrage an einen Handwerksbetrieb 169 Auftrag an einen Handwerksbetrieb 170 Mahnung wegen Lieferverzug 170 Reklamation an einen Handwerksbetrieb 171 Bewerbung um eine Praktikantenstelle 171 Initiativbewerbung Initiativbewerbung Bewerbung auf eine Stellenanzeige hin 173 Lebenslauf Lebenslauf Suche nach einer Aupairstelle 176 Anbieten einer Aupairstelle 176 Bitte um ein Empfehlungsschreiben 177 Dank für ein Empfehlungsschreiben 177 Annahme eines Stellenangebots 178 Ablehnung eines Stellenangebots 178 Empfehlungsschreiben 179 Kündigung des Arbeitsverhältnisses 179 Hinweise für das Maschinenschreiben 181 Korrekturzeichen 193

6 Deutsche Rechtschreibung und Zeichensetzung im berblick 197 Die Laut-Buchstaben-Zuordnungen 199 Grundlagen 199 Die Wiedergabe der Kurzvokale (Schärfung) 199 Die Wiedergabe der Langvokale (Dehnung) 201 Die Umlaute ä und äu 202 Wörter mit ei und ai 203 Die Wiedergabe der s-laute 203 Gleich und ähnlich klingende Wörter 204 Die Schreibung der Fremdwörter 206 Die Getrennt- und Zusammenschreibung 208 Grundlagen 208 Verbindungen mit einem Verb 208 Verbindungen aus Präposition (Verhältniswort) plus Substantiv 211 Verbindungen mit einem Partizip oder Adjektiv 211 Einzelfallregelungen 212 Die Schreibung mit Bindestrich 213 Grundlagen 213 Zusammensetzungen mit Einzelbuchstaben, Abkürzungen und Ziffern 213 Der Durchkopplungsbindestrich 214 Weitere Anwendungsregeln 214 Der Bindestrich bei mehrgliedrigen Fremdwörtern 215 Die Groß- und Kleinschreibung 216 Grundlagen 216 Die Großschreibung 216 Die Kleinschreibung 221 Die Zeichensetzung 224 Grundlagen 224 Der Punkt 224 Das Ausrufezeichen 227 Das Fragezeichen 227 Das Komma 228

7 Das Semikolon (der Strichpunkt) 230 Der Doppelpunkt 231 Der Gedankenstrich 231 Die Klammern 232 Die Anführungszeichen 233 Der Apostroph (das Auslassungszeichen) 234 Der Ergänzungsstrich (Ergänzungsbindestrich) 235 Die Worttrennung am Zeilenende 237 Grundlagen 237 Die Trennung von einheimischen Wörtern 237 Die Trennung von Fremdwörtern 238 Deutsche Grammatik im berblick 239 Wörter und Wortarten 241 Das Verb 244 Das Substantiv 268 Das Adjektiv 281 Das Adverb 290 Präpositionen 292 Konjuktionen 295 Interjektionen 296 Der Satz 297

8 Die richtige Anrede kein Problem Adelstitel Ist der Empfänger eines Briefes Träger eines Adelstitels (z. B. Ritter, Freifrau, Herzogin, Prinz), dann bereitet die Anrede häufig Kopfzerbrechen. Im Zweifel ist die Kombination von Herr oder Frau mit Titel und vollem Namen richtig. Dabei steht in der gesetzlich geregelten Schreibweise sie ist für Behörden verbindlich der Titel hinter dem Vornamen: Gustav Baron von Wiesental Wählen Sie diese Form der Anrede in Ihrem Brief, liegen Sie formal gesehen in jedem Falle richtig. Gesellschaftlich üblich sind jedoch oft andere Schreibweisen, die von der gesetzlich (durch das BGB) geregelten oft erheblich abweichen und sich von Titel zu Titel unterscheiden. Beide Varianten sollen im Folgenden für die wichtigsten Ränge des Adels dargestellt werden. Die gesetzlich geregelte Anrede weicht häufig von der gesellschaftlich üblichen ab! Nicht titulierter Adel Unter»nicht tituliertem Adel«versteht man Adlige, deren Namen keinen Adelstitel enthalten. Zum nicht titulierten Adel werden auch die so genannten Edlen gezählt, da das Prädikat Edle[r] nicht als Titel, sondern nur als Adelsnuance gilt. Ähnliches gilt auch für Ritter: Anschrift Peter von Hansen Peter von Hansen Frau Rita Edle von Märklenstadt Edle Rita von Märklenstadt Anrede Sehr geehrter Herr von Hansen Sehr geehrter Herr v. Hansen Sehr geehrte Frau Edle von Märklenstadt Sehr geehrte Edle v. Märklenstadt Sehr geehrte Frau v. Märklenstadt Herr von Y/ Frau von Y Edle/-r

9 48 Die richtige Anrede kein Problem Ritter Peter Ritter von Haunstein Ritter Peter von Haunstein Sehr geehrter Herr Ritter von Haunstein Sehr geehrter Ritter v. Haunstein Sehr geehrter Herr v. Haunstein Titulierter Adel Allgemeinere Aussagen, wie Angehörige des titulierten Adels angesprochen werden, lassen sich nur für die Mitglieder des niederen Adels (Grafen, Freiherrn, Barone) machen. Für die Anrede von Fürsten, Herzögen, Prinzen, Königen und Kaisern gibt es dagegen keine allgemein gültige Anredeform. Jeder, der es genau nehmen will, muss sich in solchen Fällen im Fürstenband des»genealogischen Handbuchs des Adels«bei der jeweiligen Familie und für die jeweilige Person die richtige Titelführung anschauen: Oft werden schon innerhalb einer Familie unterschiedliche Titel geführt! Baron/Baronin/ Baronesse (= Tochter) Freiherr/Freifrau Graf/Gräfin Anschrift Baron Knut von Helfenstein Baron Knut von Helfenstein Frau Hetty Freifrau von Stein Freifrau Hetty v. Stein Wolfgang Graf von Niebelfels Graf Wolfgang v. Niebelfels Anrede Sehr geehrter Herr Baron von Helfenstein Sehr geehrter Baron Helfenstein Sehr geehrter Baron v. Helfenstein Sehr geehrte Frau Freifrau von Stein Sehr geehrte Freifrau v. Stein Sehr geehrte Frau v. Stein oder (vor allem in Süddeutschland): Sehr geehrte Frau Baronin Stein Sehr geehrter Herr Graf von Niebelfels Sehr geehrter Graf Niebelfels Sehr geehrter Graf v. Niebelfels

10 Akademische Grade 49 Besitzt der oder die Adlige zugleich einen akademischen Grad, so wird dieser grundsätzlich an den Anfang gesetzt, egal ob es sich um die gesetzliche oder die gesellschaftliche Anrede handelt: Sehr geehrter Herr Dr. Graf von Niebelfels Sehr geehrter Dr. Graf von Niebelfels Akademische Grade Professor/Professorin Eine Änderung in DIN 5008 sieht nun vor, dass im Anschriftfeld jetzt immer»prof.«unmittelbar vor den Namen geschrieben wird. In der Anrede wird»professor«nach wie vor ausgeschrieben. Professor oder Prof.? Prof. Dr. Hans Meyer XY-Universität XY-Universität Prof. Dr. Hans Meyer Sehr geehrter Herr Professor Sehr geehrter Herr Professor Meyer Eine Professorin wird als Frau Professor oder als Frau Professorin angesprochen: Frau Professor oder Frau Professorin? Frau Prof. Dr. Claudia Kaminski Sehr geehrte Frau Professor Sehr geehrte Frau Professorin Kaminski Durch Beschluss einer Landesregierung oder eines Kultusministers/ einer Kultusministerin kann der Professorentitel als Ehrentitel sogar an Nichtakademiker verliehen werden. Äußerlich bleibt aber (im Unterschied zum Doktor h. c.) die Ehrenbeleihung nicht erkennbar: Professor h. c.

11 50 Die richtige Anrede kein Problem Prof. Felix Ravensburg Sehr geehrter Herr Professor Sehr geehrter Herr Professor Ravensburg Anschrift Rektor/Rektorin Die Anschrift in einem Schreiben an einen Rektor/eine Rektorin lautet folgendermaßen: An den Rektor der XY-Universität Prof. Dr. Peter Winter An die Rektorin der XY-Universität Frau Prof. Dr. Petra Müller Anrede In der Anrede sind verschiedene Formen möglich. Magnifizenz wird heute nur noch bei hochoffiziellen Ansprachen und auf ausdrücklichen Wunsch hin verwendet. Sehr geehrter Herr Professor Sehr geehrter Herr Professor Winter Sehr geehrter Herr Rektor Sehr geehrte Frau Professorin Sehr geehrte Frau Professorin Müller Sehr geehrte Frau Rektorin Den Doktortitel sollten Sie nicht unterschlagen. Doktor Den Doktortitel sollte man in Anschrift und Anrede nicht weglassen, es sei denn, man kennt den Empfänger gut und weiß, dass er keinen Wert auf Förmlichkeiten legt. Man verwendet ihn in der abgekürzten Form (Dr.) mit Namen:

12 Akademische Grade 51 Dr. M. Müller Sehr geehrter Herr Dr. Müller Frau Dr. S. Steinbach Sehr geehrte Frau Dr. Steinbach Möchten Sie mehrere Doktorinnen und Doktoren (z. B. in einer Gemeinschaftspraxis) anschreiben, lautet die Anrede Sehr geehrte Damen und Herren Doktoren, handelt es sich nur um Männer, heißt die Anrede Sehr geehrte Herren Doktoren. Ist eine Person Inhaber mehrerer Doktortitel, führt man diese in der Anschrift auf. Die Doktortitel werden hintereinander ohne Komma geschrieben: Dr. phil. Dr. med. Helga Berner. In der Anrede wird der Doktortitel nur noch einmal genannt: Sehr geehrte Frau Dr. Berner. Umgangssprachlich gebrauchen viele Sprecher die Anrede Doktor ohne Namen als Berufsbezeichnung für den Arzt (Sehr geehrter Herr Doktor). Das sollten Sie im Brief jedoch vermeiden. Anrede mehrerer Doktoren Diplomtitel Für Diplomtitel gilt das unter»doktor«gesagte. Die Berufsbezeichnung Ingenieur ist gesetzlich geschützt. Der Ing. grad. wird nicht mehr erteilt. Dafür lautet die heutige Form: Dipl.-Ing. (FH). In der Anschrift stets mit Dipl. Dipl.-Ing. Karl Meister Frau Dipl.-Ing. Elke Raddenhaus In der Anrede lässt man den Diplomtitel im Gegensatz zum Doktortitel dagegen weg: In der Anrede ohne Dipl. Sehr geehrter Herr Meister Sehr geehrte Frau Raddenhaus

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