Der Beitrag der IT zu Haushaltskonsolidierung

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1 Der Beitrag der IT zu Haushaltskonsolidierung aus Sicht eines IT-Lösungsanbieters 15. Ministerialkongress, 10. September 2010, Berlin Dr. Ulrike Brecht Industry Principal Geschäftsbereich Öffentliche Verwaltung, Marktentwicklung SAP Deutschland AG & Co. KG

2 Der Zwang zur Haushaltskonsolidierung aktuelle Beispiele SAP 2009 / Page 2

3 Haushaltskonsolidierung Beitrag der IT Unterstützung der Politischen Steuerung Politische Programmplanung und steuerung Rechnungswesen für die öffentliche Finanzwirtschaft Zusammenführen und Verdichtung von Informationen Aktualität der Informationen Ressourcensparende neue Arbeitsformen Prozessmodellierung und steuerung durch Business Process Management IT Unterstützung für Abstimmungsprozesse innerhalb und außerhalb der Verwaltung Neue Betriebs- konzepte für den Einsatz von IT Lösungen Kostenreduktion durch Auslagerung des Betriebs Keine Kapitalbindung durch eigene Rechenzentren Datensicherheit über zertifizierte Rechenzentren Konzentration auf die Kernkompetenz der Verwaltung SAP 2009 / Page 3

4 Performance Based Budgeting Unterstützung der Konsolidierungsvorgaben im Planungsprozess 3 SAP Public Budget Formulation Unternehmens netzwerk Erläuterung des Zahlenhintergrunds durch vollständig integrierten Text 1 Flexible und leistungsfähige Personalkostenprognose Tabellen- e kalkulation Erfassung und Kalkulation von Zahlenreihen und -spalten 2 Handelsübliche Planungs- Tools Darstellung der Zahlen Einfache Diagramme und Grafiken Einfache mathematische Algorithmen Budgetverknüpfung mit strategischen und leistungsbezogenen Plänen Integration mit vorhandenen Finanz-, HR-, Kapitelprojekt-, Förderungs- und Performance-Systemen Alle zentralen und dezentralen Budgetformulierungsprozesse in einem Web-basierten System gebündelt Unterstützung der effektiven und des effizienten Einsatzes von Ressourcen zur Erfüllunng der politischen Ziele und des gesetzlichen Auftrags SAP 2010 / Seite 4

5 Öffentliches Rechnungswesen Lösungen für kamerale und doppische Ansätze Kamerale Rechnungslegung Doppische Rechnungslegung Planungswerkzeuge Haushaltsbewirtschaftung Kosten- und Leistungsrechnung Buchführung Investitionsmanagement Rechnungslegung und Konsolidierung Haushaltsrechnung Jahresabschluss Konzernabschluss CO FI PSM FI-AA IM MM FC SAP 2009 / Page 5

6 Business Intelligence als Informationsbasis Aufbereiten + Zusammenführen von Daten zur Haushaltskonsolidierung interne Adressaten externe Adressaten WERKZEUGE FÜR BERICHTSWESEN / ANALYSEN / SIMULATIONEN DATAWAREHOUSE DATAMARTS WERKZEUGE FÜR DATENINTEGRATION / DATENQUALITÄT interne Datenquellen externe Datenquellen www SAP 2009 / Page 6

7 Unterstützung der Haushaltskonsolidierung durch entscheidungsrelevante Plan- und Istdaten Transparenz über die Plannahmen und die Kennzahlen zur Evaluierung der politischen Ziele Konsolidierung und Standardisierung, di i BI-Werkzeuge als Basiskomponenten Steuerungspotentiale erschließen und ausschöpfen IT als Beschleuniger für erforderliche Entscheidungen Neue Einsatzfelder Querschnitts- und Fachcontrolling Programmsteuerung WERKZEUGE FÜR BERICHTSWESEN / ANALYSEN / SIMULATIONEN WERKZEUGE FÜR DATENINTEGRATION / DATENQUALITÄT DATENQUELLEN SAP 2009 / Page 7

9 Business Process Management zur Optimierung von Verwaltungsprozessen Prozess-Start System Bearbeiter/in Verkehrsbehörde System Bearbeiter/in Verkehrsbehörde Prozess-Ende Portal Prüft und validiert Antragsdaten Prüft Antrags-Unterlagen und entscheidet über die Genehmigung Generiert Unterlagen für den Bescheid Prüft Ergebnis des vollständigen Bearbeitungs- Prozesses und schließt Vorgang ab Bürger/Firma Stellt Antrag online Forms SAP NetWeaver BPM (Prozess-Erweiterung) System Bucht fällige Gebühren im Rechnungswesen Bearbeiter/in Finanzen Greift bei Bedarf ein SAP ERP / SAP PSCD (Standard-Kernkomponente)

10 Optimierung von Verwaltungsprozessen SOA mit SAP Netweaver BPM Antrag, Ausstellung und Versenden eines Handwerkerparkausweises Absprung aus Aufgabe

11 Potenziale der Prozessorientierung Effizienzsteigerungen Optimierungspotenzial Budgetwirksame Kostenreduktion (Personal- und Materialkosten) Beschleunigung der Prozesslaufzeiten Reduktion der manuellen Bearbeitungsschritte (Minimierung des Personaleinsatzes) Sinkende Fehler durch Wegfall manueller Eingaben Nutzen bzw. Anbinden von vorhandenen Querschnittsanwendungen Online Antrag stellen Vorgang / Akte anlegen Geschäftspartner / Debitor suchen Rechnung buchen Ausweis und Bescheid erstellen Ausweis und Bescheid elektronisch versenden Prozesssteuerung mit SAP NetWeaver BPM Ausgestaltung der Geschäftsregeln Regionalisierung des Antrags Automatische Auswahl von Bearbeitern Prüffunktionalitäten Überprüfung der Handwerks Versenden von Nachrichten Einbinden von externen Services Gewerberegisterauskunft

12 Zusammenarbeit am Beispiel Bereich der Jugendhilfe über das Internet Abstimmungsprozesse mit unterschiedlichen Beteiligten beim Alkoholmissbrauch von Jugendlichen mit SAP Streamwork StreamWork Kollaboration mit Mitarbeitern innerhalb und außerhalb der Verwaltung Mitarbeiter einladen und Aufgaben zuweisen Information aufbereiten und dem Team zur Verfügung stellen Entscheidungen vorbereiten und herbeiführen

13 Zusammenarbeit: Management von unstrukturierten Prozessen und Informationen Opti- mierungspotenzial Budgetwirksame Kostenreduktion (Personal-, Kommunikations- und Reisekosten Materialkosten) Beschleunigung der Abstimmprozesse im organisationsübergreifenden Team Gemeinsame Datenbasis für alle Beteiligten Kurze Reaktionszeiten und schnelle Information der Beteiligten Einsatz von Kollaborationstools Dokumentation der Diskussion Bereitstellen t von Informationen und Werkzeugen für die Zusammenarbeit Ziele für die Arbeitsgruppen und Projekte setzen Wissen für das Team aufbereiten und zur Verfügung stellen Personen für die Zusammenarbeit einladen und mit Aufgaben versehen Managementtechniken zur Ideenfindung anwenden Entscheidungen vorbreiten und nachvollziehbar entscheiden SAP StreamWork

15 Flexibler Betrieb von IT Lösungen nach individueller Analyse vor Ort Kerngeschäft im Ergänzendes Portfolio Mobile eigener Betrieb als on demand Lösung Anwendungen für Spezialanwender ERP BI SAP Business by Design StreamWork SAP Netweaver BPM CRM Mobile Transaktionen Aktuelle Informationen

16 Planbare Kosten + hohe Sicherheitsstandards bei on demand Lösungen von SAP Kosteneffizienz Abonnementsystem Keine Investition in Hardware und Hardwarebetrieb b Niedrige Einstiegskosten Stets aktuellste Software, kein Upgrade Aufwand Integrierte Lernumgebung Schnelle Implementierung Geringes Risiko durch individuelles Probesystem: Erkunden, ausprobieren, nutzen Kurze Einführungszeiten Datensicherheit Leistungsfähige Rechenzentren in Deutschland Verschlüsselte Internetverbindungen Mehrfachabgesicherte Backupsysteme für Hardund Software Systemmanagement age e t durch SAP Experten Eigene Systeme für die Daten Integrierter Service & Support mit Health-Checks

17 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! SAP 2009 / Page 17

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